LA AUDITORÍA APLICADA A LA LOGÍSTICA. Dr. ARMANDO VALDES GARRIDO-LECCA

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1 LA AUDITORÍA APLICADA A LA LOGÍSTICA Dr. ARMANDO VALDES GARRIDO-LECCA

2 TEMARIO El control y su importancia para la empresa moderna. La Auditoría como herramienta de gestión. La Metodología de Evaluación y Diagnóstico de la Administración Logística. (MEDAL) Aplicaciones del MEDAL.

3 DEFINICIÓN de CONTROL PROCESO EMPRESARIAL ORIENTADO A LA UTILIZACIÓN EFICIENTE DE LOS RECURSOS PRODUCTIVOS, CON VISTA A LA CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.

4 DEFINICIÓN de CONTROL COMPARACIÓN DE LO REAL CON LO PLANEADO, A FIN DE RATIFICAR, RECTIFICAR O CAMBIAR LA DECISIÓN TOMADA.

5 CONTROL INTERNO CONSTITUYE UNA RED DE CONTROLES Y COMUNICACIONES, QUE INFORMAN A LA GERENCIA DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS Y SI LAS POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS, NORMAS, SISTEMAS Y MÉTODOS ESTABLECIDOS, SON ADECUADOS A CADA SITUACIÓN Y OBSERVADOS RIGUROSAMENTE.

6 CONTROL INTERNO Y RESPONSABILIDAD LA PRINCIPAL INTERROGANTE EN LAS EMPRESAS SE CENTRA EN LA SIGUIENTE PREGUNTA: EN QUIEN RECAE LA RESPONSABILIDAD DE APLICAR EL CONTROL INTERNO EN LA EMPRESAS?.

7 RESPONSABILIDAD GERENCIA GENERAL FORMULACIÓN DE LOS PLANES Y OBJETIVOS UNIDADES OPERATIVAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUACIÓN Y APROVECHA- MIENTO EFICIENTE DE LOS RECURSOS, EN EL MARCO ESTABLECIDO

8 RESPONSABILIDAD CONTABILIDAD REGISTRO OPORTUNO Y VERAZ DE LA INFORMACIÓN Y OBTENCIÓN DE RESULTADOS INFORMÁTICA REGISTRO OPORTUNO, VERAZ Y ÉTICO DE LOS DATOS Y DE LA INFORMACIÓN AUDITORÍA INTERNA SUPERVISIÓN CONSTANTE DEL CUMPLIMIENTO DE LO PLANEADO Y CERTIFICACIÓN DE SU RAZONABILIDAD

9 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO PRINCIPAL: VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS Y PLANES ESTABLECIDOS POR LA ALTA DIRECCIÓN O ADMINISTRACIÓN.

10 SECUNDARIOS: OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO PROTECCIÓN DE LOS ACTIVOS Y BIENES DE LA EMPRESA; PROMOVER LA EFICIENCIA DEL PERSONAL; PROMOVER LA EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES, A TRAVÉS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ÓPTIMOS; OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN OPORTUNA, CORRECTA Y SEGURA; CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGLAMENTOS VIGENTES.

11 PROCESO DE CONTROL QUÉ SE DESEA LOGRAR OBJETIVOS PLANEAMIENTO SE VAN A LOGRAR CÓMO DONDE QUIÉN ES EL RESPONSABLE ORGANIZACIÓN NORMAS ESTÁNDARES ES UN BUEN DESEMPEÑO QUÉ CÓMO SE HA HECHO FINALMENTE EVALUACIÓN

12 EL SISTEMA DE CONTROL DEBE: DISEÑARSE; IMPLANTARSE; SER EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVO; FACILITAR EL ENTENDIMIENTO Y LA CONCIENCIA DE SU NECESIDAD.

13 NIVELES DE CONTROL LOS NIVELES DE CONTROL E INFORMACIÓN MIDEN EL RENDIMIENTO Y SON: POLÍTICA = DECISIÓN = CAMBIO DE OBJETIVOS MODIFICA LOS PLANES VARIACIÓN = ACTIVIDADES QUE NO SE REALIZARON, SEGÚN EL PLAN DIRECCIÓN = PLAN OPERATIVO

14 CONTROL LOGÍSTICO EL PLAN PERMITE EL CONTROL DE LAS OPERACIONES. LOS PLANES LOGÍSTICOS SE PUEDEN Y DEBEN PREPARAR E IMPLANTAR, PERO ELLO NO ASEGURA QUE SE PUEDAN LOGRAR LOS OBJETIVOS. EL CONTROL SIRVE PARA AJUSTAR LA EJECUCIÓN DEL PLAN Y MANTENERLO DENTRO DE LOS MÁRGENES PREVISTOS.

15 CONTROL LOGÍSTICO EL SISTEMA DE CONTROL ASEGURA LA ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS. EL CONTROL ES POR EXCEPCIÓN SOBRE LOS DESVÍOS DE LOS RESULTADOS. LA AUDITORÍA PROPORCIONA LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA EFECTUAR EL CONTROL.

16 CONTROL LOGÍSTICO LA PREOCUPACIÓN DE TODOS LOS DIRIGENTES Y EJECUTIVOS ES LOGRAR UN BUEN FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA Y DE SUS DEPENDENCIAS, PARA LO CUAL DEBEN: DISEÑAR E IMPLANTAR UN BUEN SISTEMA DE CONTROL

17 LABOR DEL CONTROL MEDIR CONTROL EVALUAR CORREGIR

18 TEMARIO El Control y su importancia para la empresa moderna. La Auditoría como herramienta de gestión.

19 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA ES UNA ACTIVIDAD PROFESIONAL, QUE IMPLICA, AL MISMO TIEMPO, EL EJERCICIO DE UNA TÉCNICA ESPECIALIZADA Y LA ACEPTACIÓN DE UNA RESPONSABILIDAD PÚBLICA. (I.M.C.P.)

20 DIVERSOS TIPOS DE AUDITORIA CLASE/TIPO ÁREA OBJETO FINALIDAD FINANCIERA OPERATIVA GESTIÓN FORENSE INFORMÁTICA LOGÍSTICA Contabilidad y Finanzas Operativa y Administrativa Gerencias y Jefaturas Médica y de Salud Centros de Cómputo Operaciones y Logística Evaluar las cuentas anuales. Evaluar los sistemas y procedimientos, así como el uso adecuado de los recursos. Evaluar a la Dirección y a la Gerencia en su actuación. Evaluar y descubrir las causas de la muerte del paciente. Evaluar la existencia y conveniencia de los sistemas de aplicación, recursos informáticos y planes de contingencia. Evaluar el uso racional de los recursos logísticos. Presentar la realidad y dictaminar sobre los Estados Financieros. Establecer la responsabilidad y eficiencia de su empleo. Dictaminar sobre la actuación de la alta dirección. Dictaminar sobre las razones o causas de la muerte de un paciente. Dictaminar sobre la eficiencia de la operación del centro de cómputo y las seguridades que brinda. Informar sobre la eficiencia de actuación de la logística.

21 AUDITORÍA FINANCIERA ES EL EXAMEN SISTEMÁTICO DE LOS LIBROS Y REGISTROS DE UNA EMPRESA O NEGOCIO, CON EL FIN DE DETERMINAR O VERIFICAR LOS HECHOS RELATIVOS A LAS OPERACIONES FINANCIERAS Y LOS RESULTADOS DE ESTAS, PARA PODER INFORMAR SOBRE LOS MISMOS. (Montgomery)

22 LA INTERPRETACIÓN QUE PODEMOS HACER DE LA DEFINICIÓN ESTABLECIDA POR MONTGOMERY, ES QUE LA AUDITORÍA, FINANCIERO CONTABLE TIENE COMO SU OBJETIVO PRINCIPAL: ANALIZAR EL PASADO PARA DICTAMINAR LA RAZONABILIDAD DE LAS OPERACIONES Y LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA A UNA FECHA DADA.

23 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ES EL EXAMEN COMPRENSIVO Y CONSTRUCTIVO DE LA ESTRUCTURA DE UNA EMPRESA, O PARTE DE ELLA, EN CUANTO A SUS PLANES Y OBJETIVOS, SUS MÉTODOS Y CONTROLES, SU FORMA DE OPERACIÓN Y SUS FACILIDADES HUMANAS Y FÍSICAS. (W.P. Leonard)

24 LA DEFINICIÓN ESTABLECIDA POR LEONARD, PARA LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVO / OPERATIVA, SE PUEDE INTERPRETAR EN FUNCIÓN DE SU OBJETIVO PRINCIPAL, COMO EL CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE NOS PERMITAN: ANALIZAR EL PASADO, PARA CORREGIR EL PRESENTE Y MEJORAR EL FUTURO.

25 AUDITORÍA DE GESTIÓN ES UNA HERRAMIENTA QUE AYUDA A ANALIZAR, DIAGNOSTICAR Y ESTABLECER RECOMENDACIONES. SEÑALA DE QUE MODO LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y LA CAPACIDAD EJECUTIVA EXISTENTES PUEDEN ADAPTARSE PARA DISEÑAR CON ÉXITO UNA ESTRATEGIA. (Sir Michael Graig-Cooper y Philippe de Backer).

26 AUDITORÍA DE GESTIÓN ESTA DEFINICIÓN, PERMITE IDENTIFICAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS RELEVANTES: PROCESO QUE PERMITE COMPROBAR QUE LOS RECURSOS HUMANOS DE UNA EMPRESA CONSTITUYEN SU MAS PRECIADO E IMPORTANTE ACTIVO. PRETENDE EVALUAR LAS FUERZAS Y DEBILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN, SU EQUIPO DIRECTIVO Y SU ESPIRITU CORPORATIVO. ESTA AUDITORÍA PERMITE QUE UNA EMPRESA ADAPTE SUS PRINCIPALES RECURSOS HUMANOS A LAS CONDICIONES CAMBIANTES DEL ENTORNO DE LOS NEGOCIOS Y ASEGURA QUE EL EQUIPO DIRECTIVO ESTÉ EN PLENA FORMA.

27 DINÁMICA DEL MERCADO SOCIO- DEMOGRÁFICA ECONÓMICA AMENAZA SUSTITUCIÓN PODER NEGOCIADOR DE PROVEEDORES INTENSIDAD DE COMPETENCIA PODER NEGOCIADOR DE CLIENTES BARRERAS DE ENTRADA TECNOLÓGICA LEGAL

28 COMPETENCIA ESTRATEGIA DE EMPRESA DESARROLLO DE PRODUCTO CLIMA ECONÓMICO PERSONAS ESTRATEGIA SISTEMAS INTERNOS ADAPTABILIDAD A LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN LIMITACIONES FINANCIERAS

29 VALOR CREADO POR LOS PROCESOS

30 RELACIÓN Y AFINIDAD AUDITORIA ADMINISTRATIVA SITUACIÓN ADMINISTRATIVA SITUACIÓN FINANCIERA AUDITORIA CONTABLE

31 CAMPO DE ACCIÓN AUDITORIA ADMINISTRA TIVA COORDINACIÓN AUDITORIA CONTABLE CAUSA EFECTO ESTADOS FINANCIE ROS

32 PROPÓSITO DE LA AUDITORIA REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN P A R A DETERMINAR DESPERDICIOS DEFICIENCIAS MEJORES MÉTODOS SISTEMAS MEJORES CONTROLES EFICIENTE OPERACIÓN MEJOR USO DE LOS RECURSOS

33 UTILIDAD DE LA AUDITORIA LIMITACIONES A.A. UTILIDADES PRECIO DE VENTA COSTOS MATERIALES MANO DE OBRA DESPERDICIOS DEFICIENCIAS

34 TEMARIO El control y su importancia para la empresa moderna. La Auditoría como herramienta de gestión. La Metodología de Evaluación y Diagnóstico de la Administración Logística. (MEDAL)

35 METODOLOGIA DE EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO DE LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA

36 DEFINICIÓN: MEDAL CONSTITUYE UNA HERRAMIENTA DISEÑADA CON EL OBJETIVO FUNDAMENTAL DE FACILITAR, ORDENAR Y ORIENTAR LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA, EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA O INSTITUCIÓN.

37 MEDAL AREAS DE ACTUACIÓN: MEDAL HA SELECCIONADO SIETE (7) ÁREAS DE LA EMPRESA, DIRECTAMENTE VINCULADAS A LA LOGÍSTICA EMPRESARIAL, LAS CUALES SON CONSIDERADAS CLAVES PARA PERMITIR UN ESTUDIO APROPIADO Y ADECUADO DEL AREA Y SU IMPORTANCIA PARA LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA. LAS SIETE AREAS SON LAS QUE SE INDICAN A CONTINUACIÓN:

38 AREAS DE ACTUACIÓN: ORGANIZACIÓN ANALISIS FINANCIERO DE LOS INVENTARIOS ÁREAS DE ALMACÉN Y PLANTA PROCEDIMIENTOS ACTUALES SISTEMA DE INFORMACIÓN RELACIONES INTER - SISTEMAS PERSONAL MEDAL

39 MEDAL - AREAS CLAVES 1.- ORGANIZACION

40 MEDAL - AREAS CLAVES 1) ORGANIZACIÓN: SE BUSCA OBTENER LA INFORMACIÓN FORMAL U OFICIAL, SOBRE LA ORGANIZACIÓN EN GENERAL Y EN PARTICULAR LA REFERIDA AL ÁREA LOGÍSTICA DE LA ENTIDAD. MEDIO: PLAN DE ORGANIZACIÓN.

41 ORGANIZACION OBJETIVOS (LARGO PLAZO) PROPOSITO ESTRATEGIA POLITICA METAS (CORTO PLAZO)

42 LOGÍSTICA VENTAS OBJETIVOS DIVERGENTES FINANZAS PRODUCCIÓN

43 OBJETIVOS DIVERGENTES? VENTAS COMPRAS PRODUCCIÓN FINANZAS RACIONALIZAR LA INVERSIÓN RACIONALIZAR LOS NIVELES LOTES DE COMPRA ECONÓMICOS EVITAR PARADAS DE PLANTA MANTENER Y ELEVAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

44 MEDAL - AREAS CLAVES 2. ANALISIS FINANCIERO DE LOS INVENTARIOS

45 MEDAL - AREAS CLAVES 2) ANALISIS FINANCIERO EN ESTA AREA CLAVE, SE BUSCA CONOCER TODO LO RELACIONADO CON LA INVERSION REALIZADA EN STOCKS, ASI COMO LOS DIFERENTES PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE LOS MISMOS Y SUS METODOS DE VALUACION.

46 MEDAL - AREAS CLAVES 3. ÁREAS DE ALMACÉN Y DE PLANTA

47 MEDAL - AREAS CLAVES 3) AREAS DE ALMACEN Y PLANTA: PERMITIRÁ AL INVESTIGADOR / AUDITOR TOMAR CONOCIMIENTO EXACTO DE LA DISTRIBUCIÓN Y UBICACIÓN DE LA PLANTA Y LOS ALMACENES, ASÍ COMO CONOCER LA INFRAESTRUCTURA CON LA CUAL SE CUENTA, ASÍ COMO LAS CONDICIONES EN LAS QUE BRINDA SU SERVICIO.

48 MEDAL - AREAS CLAVES 4. PROCEDIMIENTOS ACTUALES P.C.I

49 MEDAL - AREAS CLAVES 4) PROCEDIMIENTOS ACTUALES: ESTA CONSTITUYE LA ETAPA MÁS IM- PORTANTE DE LAS ACTIVIDADES QUE DEBEN SER DESARROLLADAS POR EL AUDITOR, DEBIDO A QUE PERMITE OB- TENER INFORMACIÓN SOBRE EL PRO- CESO LOGÍSTICO A NIVEL EMPRESA.

50 MEDAL - AREAS CLAVES 5. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

51 MEDAL - AREAS CLAVES 5) SISTEMA DE INFORMACIÓN: EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE MATERIALES, ES DE VITAL IMPORTANCIA PARA LA UNIFICACIÓN DEL CRITERIO E IDIOMA SOBRE MATERIALES A NIVEL EMPRESA.

52 MEDAL - AREAS CLAVES 6. RELACIONES INTER SISTEMAS

53 MEDAL - AREAS CLAVES 6) RELACIONES INTER-SISTEMAS: ESTA ETAPA PERMITIRÁ ESTABLECER EL GRADO DE COORDINACIÓN EXISTENTE ENTRE LAS DIFERENTES UNIDADES ORGANIZACIONALES, QUE A TRAVÉS DE LOS SISTEMAS, SE ENCUENTRAN DIRECTA O INDIRECTAMENTE RELACIONADAS CON LA LOGÍSTICA Y LOS MATERIALES.

54 MEDAL - AREAS CLAVES 7. PERSONAL

55 MEDAL - AREAS CLAVES 7) PERSONAL: EN ESTA ETAPA DEL MEDAL, SE PRETENDE EVALUAR AL PERSONAL DE LA EMPRESA, DESDE EL PUNTO DE VISTA EMINENTEMENTE TÉCNICO LOGÍSTICO Y DE SU CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA.

56 RESULTADOS DE MEDAL DIAGNÓSTICO ESTRUCTURADO RECOMENDACIONES PLAN DE DESARROLLO EFICIENTE ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS

57 ESFUERZO CONJUNTO AUDITOR LOGÍSTICO METODOLOGÍA ENTRENAMIENTO PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN EJECUCIÓN NUEVAS ÍDEAS REVISIÓN IMPARCIAL PERSONAL EMPRESA CONOCIMIENTO DE SU NEGOCIO DEFINICIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS INFORMACIÓN ADECUADA

58 TEMARIO El control y su importancia para la empresa moderna. La Auditoría como herramienta de gestión. La Metodología de Evaluación y Diagnóstico de la Administración Logística (MEDAL). Aplicaciones del MEDAL.

59 APLICACIONES DEL MEDAL MEDAL ES UNA GUIA METODOLÓGICA QUE ORIENTA LA ACTUACIÓN DEL AUDITOR, DESDE UN PUNTO DE VISTA EMINENTEMENTE TÉCNICO. SE HA APLICADO EN MUCHAS EMPRESAS, DE DIVERSOS SECTORES, CON EXCELENTES RESULTADOS.

60 APLICACIONES DEL MEDAL PROPORCIONA SOLUCIONES A PROBLEMAS PUNTUALES EN CADA UNA DE LAS ÁREAS BAJO EVALUACIÓN. NO SE REQUIERE APLICAR A TODA LA LOGÍSTICA, PUDIÉNDOSE APLICAR EN FORMA SELECTIVA.

61 LA AUDITORÍA APLICADA A LA LOGÍSTICA MUCHAS GRACIAS Dr. ARMANDO VALDES GARRIDO-LECCA

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