Riverview Law Asistentes Vituales de Encargo y Clasificación e Interno

Transcripción

1 Asistentes Vituales de Encargo y Clasificación e Interno

2 Asistentes Virtuales Las cuestiones clave Página Tema 3 Resumen 4 Qué problemas resuelven los Asistentes? 5-6 Cómo resuelven estos problemas los Asistentes? 7 Es fácil implementar los Asistentes? 8 En que tendrá que variar su trabajo mi equipo jurídico? 9 Son seguros los Asistentes? 10 Cuánto cuestan los Asistentes? Anexo1 Capturas de pantalla Anexo2 Detalle de Productos y Servicios del Asistente de Riverview Law 2

3 Asistentes de Instrucción y Asignación / Interno Resumen Muchos equipos jurídicos internos buscan una manera fácil de obtener datos fiables de su actividad que les asegure que el trabajo correcto lo está haciendo la persona adecuada en el lugar preciso y al precio apropiado, aunque el trabajo lo esté realizando internamente o un proveedor externo. Los obstáculos para el despliegue de este tipo de herramientas incluyen el coste, el tiempo, la complejidad técnica y su efectiva utilización por los abogados y otros miembros del equipo jurídico. Para abordar estos problemas, Riverview Law ha creado un producto, con los procesos de planificación y gestión de asuntos que el propio despacho utiliza en la prestación de servicios jurídicos a empresas multinacionales, dividido en dos Asistentes Virtuales los Asistentes Instrucción & Asignación e In-house. Coste: El Asistente de Instrucción y Asignación es 10,000 / US$12,250 pa para hasta un máximo de diez miembros de un equipo. Para los usuarios de la empresa (no miembros del equipo jurídico), se cobra una cantidad anual simbólica para facilitar una amplia implantación. Tiempo: Los Asistentes de nivel Básico pueden estar en funcionamiento en un día laboral y la versión Profesional, en una semana. La captura de datos y todos los informes son automatizados. Tecnología: La tecnología está probada, es fiable, intuitiva y fácil de usar. Adopción por el Equipo Jurídico: Después de la instalación, el equipo jurídico gestionará los asuntos de manera muy similar a como lo hacían anteriormente, minimizando así la resistencia al cambio. 3

4 Asistentes de Instrucción y Asignación / In-house Qué problemas resuelven estos Asistentes? Asistente de Instrucción y Asignación Necesito gestionar el trabajo entrante y su asignación a la persona adecuada. Necesito saber qué tipo de trabajo se está haciendo, de donde proviene (individuo y unidad de negocio), que perfil de riesgo tiene y cuanto se ha tardado. Necesito datos exactos para poder planificar y asegurar que el trabajo correcto lo está haciendo la gente precisa, al precio adecuado, ya sean trabajos hechos internamente o encargados a terceros. Asistente In-house Además de gestionar y asignar los encargos entrantes (este Asistente incorpora las funciones del Asistente de Instrucción y Asignación), también necesito una herramienta de gestión de asuntos, gestión de documentos y capacidad de control de versiones, un estado de asuntos más detallado. También quiero, en la versión Profesional, poder adecuar la herramienta a mi manera de trabajar y al estilo de mi organización. 4

5 Flujos de trabajo pre configurados, software y cuadros de mando Cómo resuelven estos problemas los Asistentes? Resuelven estos problemas al aplicar en los productos el modelo operativo y el flujo de trabajo fundamental probado por Riverview Law El flujo de trabajo pre configurado en el que se fundamenta refleja un modelo operativo sencillo y efectivo: (i) Apertura de asuntos: por la empresa y/o el equipo jurídico, según configuración; (ii) Gestión de encargo: para asegurar instrucciones completas; (iii) Asignación: para que el trabajo esté en manos del equipo/persona adecuada; (iv) Gestión de Asunto: con todas las notas y documentos en un único sitio; (iv) Estado del Asunto: Cuanto tiempo estuvo el asunto con el departamento jurídico, con la empresa o con un tercero ; y (v) Cierre: para capturar el tiempo que duran los asuntos, por tipo de trabajo Este modelo está sustentado por cuadros de mando autogenerados, fáciles de interpretar. 5

6 Flujos de trabajo pre configurados, software y cuadros de mando Cómo resuelven estos problemas los Asistentes? En la versión Básica, es la combinación del software intuitivo, la captura de datos automatizada y los cuadros de mando fáciles de leer (Visión General, Jefe de Equipo y Miembro de Equipo) más la posibilidad en la versión Profesional de adecuar el Asistente a su organización, que nos permite ayudarle a solventar estos problemas (ver el Anexo1) 6

7 Cinco pasos para arrancar Estos Asistentes son fáciles de arrancar? Una vez ha decidido adquirir el Asistente Virtual, nuestro Centro de Servicio al Cliente le dará el apoyo necesario mientras ajusta la herramienta a su equipo jurídico y, si lo desea, a sus empresas usuarias. Los Asistentes de nivel Básico pueden estar funcionando en un día laboral desde la entrega del Formulario de Configuración completado. Normalmente, los de nivel Profesional pueden arrancar en una semana laboral. Los cinco sencillos pasos a seguir son: Paso 1 Configuración de cuenta Paso 2 Configuración Usuario Paso 3 Configuración Asistente Paso 4 Comunicaciones Usuarios Paso 5 Arranque Llame a su Centro de Atención al Cliente y le configuramos su cuenta de empresa para el Asistente que desea adquirir Cuando su cuenta está configurada le enviamos un Formulario de Configuración fácil de rellenar, que le pide (i) sus usuarios de tipo jurídico / los no jurídicos (de negocio), (ii) sus unidades de negocios / departamentos o su forma organizativa y (iii) donde quiere que esté ubicado el Asistente (UK/USA). También le enviaremos la Guía del Usuario detallada En cuanto tengamos el Formulario de Configuración, se adecúa el Asistente a sus unidades de negocio y se configuran sus perfiles de Usuario Cuando está configurado y probado su Asistente, le avisamos y le facilitamos unas plantillas de que podrá adaptar y enviar a sus Usuarios. Estas comunicaciones advierten a los usuarios que pronto recibirán accesos al Asistente, el porqué se ha implementado y como pueden sacarle el máximo partido Cuando ha notificado al Centro de Servicio al Cliente que todos sus usuarios han sido avisados, arrancaremos el Asistente y todos los usuarios recibirán un de arranque automatizado y el link para el Asistente. Por razones de seguridad todos los Usuarios deberán cambiar la contraseña temporal la primera vez que accedan al Asistente.. 7

8 Cambio Minimo Que deberá variar mi equipo jurídico? Estos Asistentes se pueden implementar con los usuarios de negocio (no abogados) y el equipo jurídico o únicamente entre el equipo jurídico Para facilitar su adopción e implementación, algunos clientes empiezan por desplegarlo con el equipo jurídico primero, y luego ampliarlo a la empresa al cabo de unas semanas o meses. Para los miembros del equipo jurídico, los Asistentes son flexibles y minimizan los cambios, sin perder ninguno de los beneficios que la información de gestión y de los cuadros de mando proporciona: (a) Despliegue con los usuarios de la empresa Si los asistentes se implementan para que los usuarios de la empresa completen el formulario inicial de encargo, los cambios para el departamento jurídico son: (i) todas las instrucciones se reciben en un formulario uniforme; (ii) el asunto deberá ser asignado a un miembro del equipo (bien por un jefe de equipo o por un administrador legal); y (iii) para capturar la duración de cada asunto, el miembro del equipo asignado al asunto deberá cerrarlo. (b) Despliegue únicamente con el equipo jurídico (i) además de lo anterior, un miembro del equipo jurídico deberá capturar el encargo por medio de unos desplegables sencillos de la herramienta. Sabemos, gracias a nuestra experiencia, que los equipos jurídicos se adaptan con facilidad a estas simples disciplinas en cuanto se dan cuenta de la visión y la información que les proporcionan los cuadros de mando. 8

9 Información y seguridad informática Son seguros los Asistentes? No hace falta instalar ningún software en el equipo del Usuario para que pueda acceder al Asistente el Usuario accede al Asistente simplemente desde un link que le proporciona el Centro de Servicio al Cliente. Tanto el Asistente de nivel Básico, como el de nivel Profesional, funcionan en el Cloud y pueden ejecutarse en los navegadores Internet Explorer, Chrome, Firefox y Safari. Los Asistentes Virtuales Riverview Law por Kim están ubicados en centros de datos con la certificación ISO / IEC ISO es el único estándar internacional para sistemas de gestión de seguridad de información auditable. Esta certificación reconocida a nivel internacional proporciona la seguridad de que mantenemos los nivel más altos de seguridad para la información de nuestros clientes. El sistema transcurre bajo encriptación con certificado SSL para transferencia de datos Mantenemos y administramos protecciones físicas y técnicas para la confidencialidad e integridad de su información. El almacenamiento de sus datos es seguro dentro de las bases de datos de Kim (Microsoft SQL) Sus datos se pueden almacenar en el Reino Unido o en los Estados Unidos según sus necesidades. La versión para empresa de estos Asistentes se pueden instalar bien en la nube o en configuración in situ. 9

10 Datos y Seguridad IT Cuánto cuestan los Asistentes? Asistente de Instrucción y Asignación También se acordará un precio simbólico para los usuarios no abogados de la empresa Asistente In-house Nivel Básico Usuarios Coste total anual Coste equivalente anual por usuario Para hasta 10 Usuarios 10,000 / US$12,250 1,000 / US$1,225 Sean 2 o 10 los usuarios, el precio anual es de 10,000 o US$12,250. También se acordará un precio simbólico para los usuarios no abogados de la empresa. Nivel Profesional Opciones Usuario jurídico adicional Incorporación de su estilo corporativo Adecuación de los flujos de trabajo a sus procesos Plantillas adicionales para documentos auto generados Añadir/Personalizar cuadros de mando Integrar los Asistentes en sus sistemas ya existentes (APIs) Precio Precio por usuario en la aplicación 1,000 / US$1,500 Desde 15,000 / US$22,500 Desde 15,000 / US$22,500 Desde 25,000 / US$37,500 Desde 20,000 / US$30,000 10

11 Anexo 1 Capturas de Pantallas Asistentes Virtuales 11

12 Asistentes Virtuales Capturas de Pantalla 12

13 Asistentes Virtuales Capturas de Pantalla 13

14 Asistentes Virtuales Capturas de Pantalla 14

15 Asistentes Virtuales Capturas de Pantalla 15

16 Asistentes Virtuales Capturas de Pantalla 16

17 Asistentes Virtuales Capturas de Pantalla 17

18 Cuadro de Mando Visión General 18

19 Jefe de Equipo 19

20 Miembro de Equipo 20

21 Anexo 2 Detalle de Productos Asistentes Virtuales de Riverview Law

22 Asistentes Virtuales De procesos a Asistentes Smart IA deficiente/ Aumento Informático Asistentes Smart Capa de Datos Terciario (Significado) Proceso y Asesoramiento Mejora de procesos Soluciones Proxys Por tema jurídico Ayudar a proporcionar el consejo y asesoramiento en todas las áreas. Inclusión de la política de riesgo y comercial de la empresa. Asistentes Asesores Capa de Datos Secundario (Conocimiento / Inteligencia) Asistentes de Procesos Capa de Datos Primario (Conocimiento) Por Procesos Gestión de Encargos Self-service Clasificación Apertura de Asunto- Gestión de Asunto- Creación de documentos Control de Versión Cierre de Asunto- Flujos Datos y análisis Configuración no programación 22

23 Riverview Law Asistentes Virtuales Abril 2016 Aplicable a todas las organizaciones Pre-configurado Arranque en un día Cloud Básico Asistentes Virtuales Aplicación para Empresa Prueba-de-concepto Entrega en 4 semanas Demuestra el arte-de-lo-posible Empresa Consultoría Prototipo Powered by Kim Profesional Asistentes Virtuales Aplicable a todas las organizaciones Menú de elementos configurables Arranque en una semana Cloud Empresa Soluciones In-house Aplicación para Empresa Adecuada a la organización Programa de implementación Estructurada Cloud o In Situ 23

24 Asistentes Vituales de Encargo y Clasificación e Interno