MS EXCHANGE 2013 MANUAL DEL USUARIO...

Transcripción

1 Manual de usuario MS Exchange 2013

2 Índice 1. OBJETO DEFINICIONES MS EXCHANGE 2013 MANUAL DEL USUARIO MANUAL OWA... 4 Acceso al portal OWA... 4 Cómo conocer la nueva dirección de correo principal... 8 Funciones básicas... 9 Enviar como o enviar en nombre de Uso de carpetas compartidas Configuración de la firma personal Abrir un buzón compartido Crear contactos personales y grupos de contactos personales Crear reglas ANEXOS ANEXO Manual de usuario Exchange 2 de 93

3 1. Objeto En este documento se describen un seguido de acciones básicas que se pueden realizar a nivel de usuario en el entorno de correo web OWA (Outlook Web App). 2. Definiciones SCS: Servicio Cántabro de la Salud SMTP: dirección de buzón principal smtp: direcciones de buzón secundarias, los ALIAS del buzón principal. DA: Directorio Activo Ms: Microsoft Manual de usuario Exchange 3 de 93

4 3. Ms Exchange 2013 manual del usuario 3.1. Manual OWA Acceso al portal OWA PASO DESCRIPCION Ejemplo 1 Desde un navegador web (ejemplo: Internet Explorer) abrimos la siguiente dirección: Manual de usuario Exchange 4 de 93

5 2 Para acceder introducimos el DNI sin la letra o la matrícula de usuario (identificador de usuario que consta de una letra y tres números). En el ejemplo se muestran las dos opciones: Manual de usuario Exchange 5 de 93

6 3 Tras validarnos accedemos a la cuenta de correo: Manual de usuario Exchange 6 de 93

7 Manual de usuario Exchange 7 de 93

8 Cómo conocer la nueva dirección de correo principal PASO DESCRIPCION Ejemplo 1 Una vez dentro del correo, en la parte superior derecha, apretar el desplegable 2 Manual de usuario Exchange 8 de 93

9 Funciones básicas PASO DESCRIPCION Desde un navegador web (ejemplo: Internet Explorer) accedemos al portal de correo 1 web, OWA (Outlook Web App): Ejemplo Manual de usuario Exchange 9 de 93

10 2 Una vez dentro, en la barra principal superior disponemos de las opciones básica: Correo, Calendario, Contactos, Tareas Manual de usuario Exchange 10 de 93

12 3 Crear correo Nuevo Manual de usuario Exchange 12 de 93

13 4 Crear contacto personal nuevo Crear una entrada en el 5 calendario 6 Crear una Tarea nueva Manual de usuario Exchange 13 de 93

14 7 Crear una carpeta nueva Botón derecho Manual de usuario Exchange 14 de 93

16 Opciones posibles sobre la carpeta: Manual de usuario Exchange 16 de 93

17 Enviar como o enviar en nombre de PASO DESCRIPCION Desde un navegador web (ejemplo: Internet Explorer) accedemos al portal de correo web, OWA (Outlook Web App): 1 Ejemplo Manual de usuario Exchange 17 de 93

20 3 Nuevo correo Manual de usuario Exchange 20 de 93

21 4 Manual de usuario Exchange 21 de 93

24 7 Ejemplo con permisos enviar en nombre de Manual de usuario Exchange 24 de 93

25 8 9 Ejemplo con permisos enviar como Manual de usuario Exchange 25 de 93

26 Uso de carpetas compartidas PASO DESCRIPCION Ejemplo 1 Desde un navegador web (ejemplo: Internet Explorer) accedemos al portal de correo web, OWA (Outlook Web App): Manual de usuario Exchange 26 de 93

28 3 En la barra principal seleccionamos CORREO (suele ser la pantalla principal por defecto). En este ejemplo somos el usuario r698 y vamos a compartir una carpeta con el usuario p467. Manual de usuario Exchange 28 de 93

29 4 Sobre la carpeta raíz o principal (donde aparece el id del usuario) la seleccionamos y pulsamos el botón derecho del ratón. Nos aparecerá un menú de opciones: Seleccionamos Permisos Manual de usuario Exchange 29 de 93

49 Configuración de la firma personal Si se desea realizar la configuración de la firma de correo electrónico para el uso desde el navegador Web siga los siguientes pasos: PASO DESCRIPCION Ejemplo 1 Desde un navegador web (ejemplo: Internet Explorer) accedemos al portal de correo web, OWA (Outlook Web App): Manual de usuario Exchange 49 de 93

50 2 Accedemos al menú Opciones Manual de usuario Exchange 50 de 93

51 3 A continuación, pulsamos en Configuración en el menú de la izquierda y en Correo en el menú superior: Manual de usuario Exchange 51 de 93

52 4 Escribimos la información deseada para la firma personalizada en el cuadro Firma de correo electrónico Manual de usuario Exchange 52 de 93

53 5 Si se desea agregar uno o más logotipos / imágenes, será necesario seguir los pasos que se describen a continuación. Nota: para incorporar imágenes en la firma, debemos importarlas como un acceso directo a una dirección web donde los destinatarios puedan acceder. La recomendación es utilizar los logos corporativos referenciados en las páginas oficiales del Servicio Cántabro de Salud. Ejemplos de accesos web a logotipos oficiales: Servicio Cántabro de la Salud Hospital Marques de Valdecilla Manual de usuario Exchange 53 de 93

54 Pasos para incorporar imágenes en la firma: 6 Desde otra pestaña del navegador (u otro navegador), acceder a la URL deseada: Ejemplo: accedemos a la web oficial del SCS Manual de usuario Exchange 54 de 93

55 7 Nos colocamos sobre el logo que queremos incorporar en la firma: Manual de usuario Exchange 55 de 93

56 8 Sobre la imagen pulsamos el botón derecho del ratón, al aparecernos el menú de opciones, seleccionamos PROPIEDADES: Manual de usuario Exchange 56 de 93

57 9 Tras seleccionar propiedades no muestra las propiedades de la imagen, una de esas propiedades es la Dirección URL. Debemos seleccionarla y copiarla (CTR+C) Manual de usuario Exchange 57 de 93

58 10 Abrimos una nueva pestaña en el navegador o en otro navegador y pegamos la dirección URL copiada. El navegador nos mostrará únicamente la imagen, la cual pulsando sobre ella con el botón derecho del ratón y la copiamos. Manual de usuario Exchange 58 de 93

59 11 En la configuración de la firma pegamos la imagen (1), luego marcamos la opción de incluir la firma en los correos nuevos (2), y finalmente guadamos los cambios (3). Manual de usuario Exchange 59 de 93

60 12 Para incorporar otra imagen, primero seleccionamos la otra imagen utilizando el método anterior, la copiamos y teniéndola copiada nos dirigimos a la configuración de la firma, nos colocamos con el cursor en el lugar deseado y comprobando que aparezca el curso en ese punto pegamos la imagen mediante las teclas (CTR+P). Manual de usuario Exchange 60 de 93

61 13 Antes de salid debemos guardar los cambios y luego podemos volver a la pantalla principal. Manual de usuario Exchange 61 de 93

62 14 Seleccionamos crear un correo nuevo: Manual de usuario Exchange 62 de 93

63 15 Como le hemos indicado anteriormente la firma se incorpora al crear un nuevo correo. 16 Fin de la configuración. Manual de usuario Exchange 63 de 93

64 Abrir un buzón compartido Si se desea realizar la configuración de la firma de correo electrónico para el uso desde el navegador Web siga los siguientes pasos: PASO DESCRIPCION Para poder abrir un buzón compartido previamente es 0 necesario realizar una solicitud a Informática. Ejemplo 1 Accedemos al portal de correo web, OWA (Outlook Web App): Manual de usuario Exchange 64 de 93

65 2 3 Introducir el nombre de buzon compartido. Manual de usuario Exchange 65 de 93

66 Crear contactos personales y grupos de contactos personales PASO DESCRIPCION Ejemplo 1 Accedemos al portal de correo web, OWA (Outlook Web App): Manual de usuario Exchange 66 de 93

67 2 En la barra principal, seleccionamos CONTACTOS y una vez en esa opción pulsamos NUEVO: Manual de usuario Exchange 67 de 93

68 3 Tras pulsar NUEVO, no muestra tres opciones: Seleccionamos CREAR CONTACTO Manual de usuario Exchange 68 de 93

69 4 Rellenamos los datos del contacto: en el ejemplo creaos un contacto llamado AMIGO. GUARDAR cambios. Manual de usuario Exchange 69 de 93

70 5 Al crear el usuario en el ejemplo hemos creado mal la dirección de correo(es una dirección inventada pero creada mal intencionadamente). Para modificarla, seleccionamos el contacto y en la derecha de la pantalla pulsamos Modificar Manual de usuario Exchange 70 de 93

71 Modificamos la dirección y guardamos. 6 Nota: En este ejemplo añadimos un 1, ya que el los pasos siguientes crearemos más contactos para posteriormente crear un GRUPO. Manual de usuario Exchange 71 de 93

72 Creamos 3 contactos más: 7 8 Nota: si intentamos crear dos contactos con la misma dirección, automáticamente el sistema Vincula los contactos al último contacto creado con la misma dirección de correo. Ver el ejemplo explicado en los próximos pasos: Manual de usuario Exchange 72 de 93

73 9 En el ejemplo AMIGO 1 tiene la dirección amigo1.correo@yahoo.com Manual de usuario Exchange 73 de 93

74 10 Creamos el contacto Colaborador 1 con la misma dirección del contacto AMIGO 1. Manual de usuario Exchange 74 de 93

75 Desaparece de contactos el contacto AMIGO Seleccionamos Colaborador 1 y seleccionamos la opción Administrar Manual de usuario Exchange 75 de 93

76 12 Nos aparecerán los contactos vinculados: Manual de usuario Exchange 76 de 93

77 13 Para que el usuario AMIGO 1 nos vuelva a aparecer Desvinculamos. Manual de usuario Exchange 77 de 93

78 14 Ya nos aparecen por separado. Manual de usuario Exchange 78 de 93

80 16 Para crear un grupo de contactos personales, pulsamos NUEVO Manual de usuario Exchange 80 de 93

81 17 Seleccionamos la opción Crear grupo : Manual de usuario Exchange 81 de 93

82 18 Asignamos un nombre al grupo y añadimos los miembros que queramos. En este caso contactos personales creados por nosotros previamente. Manual de usuario Exchange 82 de 93

83 19 Tras crearlo podemos ver lo componentes de nuestro grupo personal de contactos. 20 Fin de la creación. Manual de usuario Exchange 83 de 93

84 Crear reglas PASO DESCRIPCION Ejemplo 1 Accedemos al portal de correo web, OWA (Outlook Web App): Manual de usuario Exchange 84 de 93

85 2 En este ejemplo crearemos una regla para que todos los correos de una persona en concreto (destinatario) al recibirlos se muevan automáticamente a una carpeta en concreto. En la barra principal superior a la derecha nos aparece el icono de Configuración. Lo seleccionamos y elegimos Opciones : Manual de usuario Exchange 85 de 93

86 En la opción: Organizar correo electrónico seleccionamos reglas de bandeja de entrada. 3 Al pulsar el símbolo más nos aparecen las opciones. Seleccionamos Transferir mensajes de alguien a una carpeta. Manual de usuario Exchange 86 de 93

87 4 Se nos abrirá una ventana con las opciones para configurar la regla: Manual de usuario Exchange 87 de 93

88 5 Seleccionamos desde la opción Seleccionar contactos la persona a la que queremos mover los correos. Manual de usuario Exchange 88 de 93

89 6 1) La buscamos 2) La seleccionamos 3) La añadimos 4) Nos parece en el campo de y aceptamos. Manual de usuario Exchange 89 de 93

90 7 En la opción Hacer lo siguiente seleccionamos Mover el mensaje a la carpeta y posteriormente seleccionamos una carpeta destino desde Seleccionar uno Manual de usuario Exchange 90 de 93