INSTRUCTIVO DE MANEJO Y SEGURIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA OI-IN

Transcripción

1 HOJA: 1 / 6 1 OBJETIVO El objetivo es normar las actividades para el manejo, control, protección y respaldo de la documentación electrónica de la Organización. 2 ALCANCE Aplica a los documentos electrónicos almacenados en los computadores de la organización. 3 RESPONSABILIDAD Verificación de cumplimiento: Cumplimiento: Asesor Técnico de Sistemas Asesor Técnico de Sistemas Usuarios 4 DEFINICIONES 4.1 SERVIDOR Un servidor es un computador que provee servicios a otras máquinas en una red, esto es compartición de archivos, punteo de red o procesamiento de aplicaciones. Un servidor usualmente es una máquina que permite acceso multiusuario para compartir archivos. 4.2 CLAVE DE ACCESO / NOMBRE DE USUARIO Es el identificador del usuario en la red 4.3 CONTRASEÑA / PASSWORD Es el verificador de usuario de la red, es decir, que autentifica que la clave de acceso sea del usuario de la red. 4.4 ACCESO REMOTO Es la conexión vía telefónica, puede ser a la red, a Internet, etc. ELABORADO POR: Marcelo Calvopiña CARGO: Asesor Técnico de Sistemas. FECHA: Febrero / 2008 FIRMA: APROBADO POR: Alexandra Yánez CARGO: Gerente General. FECHA: Febrero / 2008 FIRMA: APROBADO POR: Vicente Sánchez CARGO: Presidente OISA. FECHA: Febrero / 2008 FIRMA:

2 HOJA: 2 / INTRANET Red interna de comunicación dentro de la empresa 4.6 INTERNET Es una red de redes a escala mundial de millones de computadoras interconectadas con el conjunto de protocolos TCP/IP. 4.7 CORREO ELECTRÓNICO O EN INGLÉS Es un servicio de red para permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes. Junto con los mensajes también pueden ser enviados ficheros como paquetes adjuntos. 4.8 DIGITADOR Consiste en la transferencia de información física a medios electrónicos, en el formato acordado con el cliente. 4.9 RED Es una colección interconectada de ordenadores y dispositivos, entendiéndose por interconectados la capacidad de intercambiar información DVD (DIGITAL VERSATILE DISC) Es un formato de almacenamiento multimedia en disco óptico que puede ser usado para guardar datos, incluyendo películas con alta calidad de video y sonido PDF (del inglés portable document format, formato de documento portátil): es una forma de almacenamiento de documentos, desarrollado por la empresa Adobe Systems. 5 DESARROLLO La Organización dispone de dos formas de comunicación electrónica: A través de la Intranet e Internet. 5.1 SEGURIDAD Claves de Acceso, Contraseñas y Políticas de uso HW y SW Un sobre con las claves de acceso es entregado por el Asesor Técnico de Sistemas a la Gerencia General. A cada usuario el Asesor Técnico de Sistemas explica y entrega las Políticas de uso de HW y SW (OI-FR-101), siendo responsabilidad del usuario su conocimiento y

3 HOJA: 3 / 6 aplicación. En este documento constan las claves y contraseñas asignadas a cada usuario Seguridad de acceso a la Intranet y a correo electrónico. Las cuentas de acceso a la intranet y de correo electrónico, las maneja el Asesor Técnico de Sistemas. Él mismo que se encarga de crear, modificar o eliminar cuentas. La información en una Intranet esta restringido para los usuarios que no estén autorizados. Para obtener la seguridad adecuada es necesario establecer una red segura y esto se lo logra: Creando cuentas de usuario que están formadas por un nombre de usuario y una contraseña única. Creando limitaciones de tiempo de uso a las cuentas de usuario, es decir, horario de trabajo, a excepción de gerencias Seguridad en el acceso a Internet. Todos los computadores de la Empresa tienen acceso a Internet, este servicio se logra siempre y cuando exista la adecuada configuración. El acceso a Internet se lo realiza mediante dos tipos de conexión: Acceso A Internet Vía Remota Acceso A Internet Vía Red Acceso a documentos y datos compartidos. Todo usuario que se autentifique en la red, tiene acceso a los recursos compartidos y están restringido según su identificación a ciertos programas o sistemas, archivos y documentos electrónicos Documentos compartidos y transferencia de datos en la intranet. La Presidencia y la Gerencia General de la organización tienen acceso a todos los documentos de la red y tienen carpetas con permisos de escritura exclusivos para hacer transferencia de documentos. Cada computador tiene una carpeta con permisos de lectura y escritura de propósito general, localizado como Temp o Temporal con el fin de intercambio de archivos en la intranet. Adicional cada usuario de la Organización tiene acceso único a sus documentos de respaldo en la red (Servidor). 5.2 MANEJO Y SEGURIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN ISO El contenido de los archivos están protegidos contra escritura, copia, e impresión, excepto en los formatos, que se encuentran en su extensión original. Y se encuentra cifrado mediante el Formato de Documento Portátil (PDF), por el Asesor Técnico de Sistemas.

4 HOJA: 4 / Ubicación de documentación ISO Los archivos electrónicos originales de la documentación ISO estan localizados en el servidor principal (Quito) ubicados en la Red de la organización en: \\Servidor\ISO, (Acceso total solo para: El Representante del Sistema de Calidad y Asesor Técnico de Sistemas, Digitadora). Además se encuentra publicado en la pagina Web (acceso Web para el personal de OISA y acceso de lectura, copia, e impresión (Excepto formatos)) 5.3 RESPALDO DE LA INFORMACIÓN Método de Respaldo El asesor Técnico de sistemas es el encargado de aplicar las metodología de Respaldos según: A. Archivos del sistema. Este respaldo se aplica a: Sistema TMAX 2000: ubicación \\Servidor\tm2000 COMP00 COMPDI COMPD4 COMPD0 COMP99 COMPNM COMPFF COMPDC COMPD7 COMP00 COMPNN COMPMI COMPIL COMP99 COMP40 COMPSM COMPPP COMPD7 COMPD2 COMP75 COMP25 COMPIL COMPPP Sistema AquaProof: ubicación \\Servidor\AquaProof Base de datos Esquemas Sistema SalesProof: ubicación \\Servidor\SalesProof Todos los archivos Sistema SISALEM: ubicación \\Compras\Sisalem Todos los archivos Sistema ISO: ubicación \\Servidor\ISO Todos los archivos

5 HOJA: 5 / 6 A.1. Respaldo Diario El respaldo seguridad diaria es realizada automáticamente por el computador de Sistemas. A.2. Respaldo Semanal El Asesor Técnico de Sistemas es el encargado de sacar una copia de Respaldo normal que se almacena en un DVD. A.3. Respaldo Mensual El Asesor Técnico de Sistemas es el encargado de sacar una copia de Respaldo normal Total que se almacena en un DVD. Las copias semanales y mensuales contienen las carpetas anteriormente descritas y son enviadas a la Planta de OISA para su resguardo. Este envío se registra en el Control de Backup (OI-FR-102) por el Asesor Técnico de Sistemas y su recepción por el Gerente de Producción. Se mantiene dos DVD de respaldo, los mismos que son utilizados alternadamente por seguridad. B. Archivos Personales (Mis Documentos y Correo electrónico) Los tipos de respaldos personales se los realiza unicamente a computadores de tipo potatiles y son los siguientes: B.1. Sincrónico Respaldo automático de la carpeta Mis Documentos de cada Usuario configurado por el Asesor Técnico de Sistemas en los computadores con sistema operativo Windows 2000, Windows XP o superior. Este respaldo se almacena en carpetas asignadas a cada uno de los usuarios en el Servidor. Respaldo automático de los archivos de de cada Usuario configurado por el Asesor Técnico de Sistemas en los computadores con Microsoft Outlook 2000 o superior. Este respaldo se almacena en carpetas asignadas a cada uno de los usuarios en el Servidor. B.2. Proceso Batch Respaldo automático de la carpeta Mis Documentos y de de cada Usuario configurado por el Asesor Técnico de Sistemas en los computadores con sistema operativo Windows 9X o ME. Este respaldo se almacena en carpetas asignadas a cada uno de los usuarios en el Servidor. 5.4 PROTECCIÓN ANTIVIRUS DE LA INFORMACIÓN El Asesor Técnico de Sistemas es el encargado de la instalación del software de prevención contra virus y spyware en cada computador de la Organización TIPO DE SOFTWARE ANTIVIRUS El software utilizado para la prevención de virus y spyware se lo tiene instalado en dos formas: Centralizada

6 HOJA: 6 / 6 Autónoma Centralizada Instalada en computadores que se conectan a la red en periodos no mayores a quince días. La actualización del software antivirus y búsqueda de virus son automáticos. Esto es configurada y administrado por el Asesor Técnico de Sistemas. El Servidor de mail escanea previamente los correos electrónicos ( s) en busca de virus y spyware, los mismos que si son detectados son eliminados y notificados al usuario y al remitente Autónoma Instalada en computadores que no se conectan a la red todo el tiempo. La actualización del software antivirus es automática y la busqueda de virus debe ser realizada por el usuario al menos cada semana. Esto es configurada y administrado por el Asesor Técnico de Sistemas Precauciones Todo usuario debe realizar un chequeo diario de que el software antivirus esta en total funcionamiento. Esto se verifica en la barra de herramientas del sistema operativo (Ver gráfico). Verificar que este activo el antivirus (Escudo amarillo) 6 REFERENCIAS No aplica 7 ANEXOS No aplica 8 REGISTROS OI-FR-101: OI-FR-102 Políticas de Uso de HW y SW Control de Backup