XXI CONGRESO NACIONAL DE TRIBUNALES DE CUENTAS, ÓRGANOS Y ORGANISMOS DE CONTROL EXTERNO DE LA REPÚBLICA ARGENTINA

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1 XXI CONGRESO NACIONAL DE TRIBUNALES DE CUENTAS, ÓRGANOS Y ORGANISMOS DE CONTROL EXTERNO DE LA REPÚBLICA ARGENTINA 2, 3 y 4 de Noviembre de 2011 Mendoza - República Argentina Tema IV: Los bienes del Estado y/o demás Entes Públicos. Problema que plantea su fiscalización. Titulo LOS BIENES DEL ESTADO, PROCEDIMIENTOS DE CONTROL. Autoras C.P. Estela M. García Alarcón C.P. Mariela L. Torres García Tribunal de Cuentas de la Provincia de San Juan 2011

2 ÍNDICE INDICE... 1 INTRODUCCIÓN... 2 CAPÍTULO I Conceptos Generales Nociones de Patrimonio Inventario Actos de Conservación y Actos de Utilización... 9 CAPÍTULO II El Control de los Bienes Mecanismos y Procedimientos de Control Actividades de Control Controles relativos a la Incorporación de los bienes Controles relativos a la Administración de su uso Controles relativos a Bajas CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

3 LOS BIENES DEL ESTADO, PROCEDIMIENTOS DE CONTROL. INTRODUCCION Si bien el tema de los bienes del Estado, el Patrimonio Estatal e Inventario han sido recogidos, analizados y estudiados por numerosos tratadistas de renombre, las autoras al abordar estos tópicos han desarrollado una enumeración de situaciones de control entrelazando los contenidos conceptuales con cuestiones prácticas atinentes a las tareas de auditoria. El presente trabajo tiene por objeto desarrollar el alcance del Control Público en el manejo de los Bienes del Estado, para ello analizaremos a través de los distintos capítulos que conforman el presente, la naturaleza jurídica y contable del Patrimonio Estatal, para adentrarnos en el análisis del control del mismo, resaltando las dificultades con las que se encuentran los organismos de control en la verificación y análisis de este rubro. Comprende los aspectos más sobresalientes del patrimonio, como así también sus características básicas y esenciales para comprender los puntos claves de control, brindando de esta manera una herramienta útil para las labores de auditoria y control, cuyo estudio nos convoca. El presente trabajo se ajusta a las normas de presentación de investigaciones que aprobó el Secretariado Permanente de Tribunales de Cuentas en función de los siguientes lineamientos: Una vez formulados los objetivos de la investigación se procedió a la elaboración del marco de referencia a través de la búsqueda de 2

4 bibliografía detallada y concreta para que el tema del objeto a investigar tenga un soporte teórico que permita ampliar y conceptualizar los contenidos. Analizando el marco teórico se procedió al ordenamiento y sistematización de lo estudiado 3

5 CAPÍTULO I CONCEPTOS GENERALES 1. NOCIONES DE PATRIMONIO El Estado requiere para la organización y prestación de servicios públicos, que constituyen el fundamento de su existencia y su finalidad primordial, una cantidad de elementos y bienes no consumibles, esos bienes permanentes o estáticos constituyen por agregación un patrimonio. Al comparar el patrimonio estatal con el privado, el patrimonio estatal y el privado no presentan las mismas características y naturaleza, el concepto de patrimonio en la hacienda privada se fundamenta en que todos los bienes que lo forman están unidos a un sujeto jurídico por el derecho de dominio (tal como se encuentra legislado en los códigos civiles). Con referencia al Estado no puede hallarse esa relación en todos los casos. Los elementos susceptibles de posesión por la hacienda del Estado, se clasifican en bienes del dominio público y bienes del dominio privado. Respecto de los primeros, el Estado no puede disponer como lo haría si estuviese investido de la condición de propietario del derecho común. Ya sea que se trate de bienes del dominio público natural o artificial éstos son inembargables, imprescriptibles e inalienables mientras no sean desafectados de su dominio público. Además de estos bienes, el Estado posee otros para cumplir adecuadamente sus fines, adquiridos por distintas vías, ingresados por medios contractuales, por la apropiación o por cualquier otro modo, formando el dominio privado del Estado. Así los inmuebles donde funcionan sus dependencias 4

6 administrativas o los muebles para la prestación de un servicio pertenecen al Estado en virtud de un derecho idéntico al de propiedad ejercido por los particulares. Sin embargo no se concibe que el Estado venda los elementos necesarios para el desarrollo de su gestión, si antes no se verifica que no los necesita para la prestación de un servicio. Estas diferencias entre el patrimonio del Estado y el de la hacienda privada no son exclusivamente jurídicas, sino también hay distinciones desde el punto de vista contable. Así encontramos que por ejemplo, el elemento denominador común en el balance privado es la valuación en dinero, mientras que en el Estado no todos los bienes son valuables pecuniariamente (ya que para los bienes de dominio público natural no existe la posibilidad de asignarles valor en dinero por no estar en el comercio). Según el profesor Bayetto, no es propio concebir un patrimonio del Estado constituido por el conjunto de sus bienes y obligaciones. Recíprocamente carecería de objeto la pretensión de formular un balance general de activo y de pasivo de la hacienda del mismo; en el activo no se podría computar los bienes que por su naturaleza no son valuables en dinero y resultaría inocuo comprender los que siendo teóricamente susceptibles de valuación no tienen valor efectivo en el mercado, por ser legalmente inalienables, inembargables, etc. Los demás bienes no siempre podrían establecer una situación de equilibrio frente a la masa de las deudas del Estado. En resumen, el concepto de patrimonio de la hacienda privada no se puede trasladar en toda su extensión a la hacienda del Estado. Por ello, la contabilidad pública debe 5

7 elaborar reglas propias de presentación, de preparación de los registros, de inclusión y de valuación de los elementos en los inventarios. El conjunto de bienes que constituye el patrimonio del Estado está formado por su poder de imposición más los bienes susceptibles de posesión estática. Esta distinción lleva a dividir la gestión del Estado en dos esferas una de ellas denominada gestión financiera cuyo objeto es reunir medios monetarios y aplicarlos al pago de los gastos públicos y la otra denominada gestión patrimonial tendiente a la conservación de los bienes. Estos conceptos crean la necesidad de elaborar reglas relativas a la contabilidad patrimonial que tenga por finalidad: a) determinar los bienes del Estado para permitir su utilización y conservación, b) regular con normas jurídicas coactivas la gestión de los bienes de posesión estática y c) delimitar la responsabilidad de los encargados de la administración de esos bienes. También es importante mencionar la Recomendación Técnica del Sector Público Nº 1 Marco Conceptual Contable para la Administración Pública de la FACPCE, donde se establece, con el objetivo de constituir un aporte profesional para enriquecer la información contable de la gestión gubernamental, lo siguiente: En la definición de activo se sigue el criterio integralista sobre todos los derechos y bienes de dominio público o privado de posesión estática o dinámica, receptado por la RT 16, incorporando la finalidad de contribuir al desarrollo del cometido estatal y/o de la función administrativa. 6

8 2. INVENTARIO La definición de inventario 1 usada en la contabilidad en general no se adapta al concepto de inventario de los bienes del Estado por no incluir por ejemplo a los bienes del dominio público natural o porque la descripción de los bienes en el inventario estatal no persigue el cálculo del patrimonio neto de la hacienda sino otros fines de control de la gestión de los bienes. Sin embargo la Recomendación Técnica del Sector Público Nº 1 en el apartado Patrimonio neto 2, establece que: El patrimonio neto de un ente resulta del conjunto de bienes, derechos y obligaciones reconocidos al momento de su origen y de la acumulación de resultados. Según los lineamientos de la primera postura, el inventario del patrimonio del Estado se efectúa con miras a posibilitar un adecuado control de la gestión patrimonial en la hacienda pública. Para la confección de un inventario no solo se debe tener en cuenta la clasificación de los bienes, sino también los criterios de valuación a aplicar. Es así como varios autores han tratado este tema, estableciendo un ordenamiento o clasificación de los bienes más conveniente a los fines perseguidos y una valuación aplicable de acuerdo a cada tipo de bien. Como mencionamos anteriormente, los bienes pueden ser de dominio 1 Según el diccionario de la lengua española el inventario es el asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, a diferencia de la definición contable que incluye el valor en dinero asignado a esos bienes. 2 En los estados contables que presentan la situación individual de un ente, surgen las siguientes ecuaciones: Por su naturaleza: Patrimonio Neto = Activo Pasivo Por su origen: Patrimonio Neto = Patrimonio Institucional + Resultados Acumulados Ello implica la adopción del criterio de que el patrimonio a mantener es el financiero y no el que define un determinado nivel de actividad, habitualmente denominado patrimonio físico. 7

9 público o de dominio privado. Los bienes públicos del Estado son de uso y goce de todos los ciudadanos, con las limitaciones que establezcan las normas respectivas. En el inventario del patrimonio de la hacienda referido a los bienes inmuebles de dominio público natural tales como ríos, playas, lagos, sería aconsejable incluirlos en el inventario (ya que el Estado tiene el deber de conservarlos y utilizarlos) en una simple descripción de los mismos, sin necesidad de su valuación; y en lo atinente a los de dominio público artificial tales como calles, plazas, caminos, puentes, etc. se los incluiría al costo del bien, representado por el valor de las inversiones hechas en la obra hasta habilitarla y luego mejorarla, sin incluir los ulteriores gastos de conservación y renovación. En el caso de los bienes muebles, solo habrá de incluirse los susceptibles de posesión estática, es decir de uso continuado o destinado a la formación de almacenes y se excluirán aquellos bienes que son consumibles. Estos conceptos fueron recepcionados por la Recomendación Técnica del Sector Público Nº 1 Marco Conceptual Contable para la Administración Pública de la FACPCE, detallados en el Anexo A de la misma, denominado Glosario, donde se definen Bienes de Dominio Público y Privado del Estado. La mencionada Recomendación también establece que elementos contiene el Activo, disponiendo lo siguiente: Conjunto de bienes del dominio público y del dominio privado, derechos y pertenencias tangibles e intangibles, de propiedad del ente, como así también aquellos en que este tenga su disposición, como consecuencia de hechos ya ocurridos, de los que puedan derivar un potencial de servicio y/o beneficios 8

10 económicos (tiene valor), con la finalidad de contribuir al desarrollo del cometido estatal y/o de la función administrativa. Se considera que un activo tiene valor para un ente cuando posee aptitud para satisfacer necesidades públicas o para generar y/o representar, por si o en combinación con otros bienes, un flujo positivo de efectivo o equivalente de efectivo. La contribución de un bien a los futuros flujos de efectivo o sus equivalentes debe estar asegurada con certeza o esperada con alto grado de probabilidad pudiendo ser directa o indirecta. Un activo tiene valor de cambio cuando existe la posibilidad de: a) canjearlo por efectivo o por otro activo; b) utilizarlo para cancelar una obligación; o c) consumirlo para satisfacer las necesidades de la comunidad. Un activo tiene valor de uso cuando el ente puede emplearlo en la prestación de servicios o en alguna actividad generadora de ingresos que sirvan para satisfacer las necesidades de la comunidad. 3. ACTOS DE CONSERVACIÓN Y ACTOS DE UTILIZACIÓN La gestión 3 patrimonial se caracteriza como el conjunto de actos administrativos de la hacienda pública, orientados a la conservación y utilización de los bienes, de esta forma los actos realizados por el Estado pueden reducirse a dos grupos: 3 El vocablo gestión se utiliza para designar a la actividad del Estado aplicada a las cosas muebles e inmuebles. 9

11 a) Actos de Conservación: Se traduce en una manifestación material y jurídica, la primera procura mantener la integridad física de la estructura natural o artificial de los bienes restituyéndola o mejorándola en su caso con el objeto de que tales bienes sean aptos para la atención de los servicios públicos; y el aspecto jurídico se refiere a la defensa del derecho de dominio que el Estado posee sobre sus bienes. b) Actos de Utilización: En sentido físico se refiere al uso material, a la transformación y al consumo de los elementos. En el sentido jurídico estos actos tienden a obtener de los bienes las mayores ventajas financieras, convirtiéndolos en fuente de renta o en instrumentos para evitar ciertos gastos. Tomando como base la clasificación antes expuesta, podemos agregar que existe una vinculación entre la administración financiera y la patrimonial en cuanto a los gastos de conservación, si bien procuran el mantenimiento de la estructura y utilidad de los bienes, corresponden a la administración financiera al no producirse incrementos patrimoniales. En cambio los gastos de mejoras involucran a ambas administraciones al producirse salidas del Tesoro y a su vez aumento del valor de los bienes. Los ingresos derivados de los actos de utilización corresponden a la administración financiera, en cuanto no haya disposición de bienes sino solo percepción de frutos; si en cambio se produce la venta de los bienes los ingresos de esos fondos interesan a la administración financiera y a la patrimonial por la variación cualitativa y cuantitativa del patrimonio. 10

12 Asimismo es importante considerar, en la organización de la contabilidad, la registración de la variación que experimenta anualmente el patrimonio, con la incorporación o la baja de bienes patrimoniales, para lo cual deberá constituirse el vínculo del registro con la contabilidad del presupuesto. Los bienes que integran el patrimonio estatal, considerados fuera de uso o de servicio (obsoletos, inadecuados, deteriorados, destruidos por uso o siniestro) que no tengan aplicación actual ni prevista en el futuro en el lugar de destino u otras causas no atribuibles a responsabilidad de terceros, deben ser objeto de un adecuado tratamiento administrativo a los efectos de su recuperación definitiva, tal como analizaremos en el Capítulo II. Los bienes que se encuentren en las mencionadas condiciones pueden clasificarse en: -Bienes en desuso: Son los bienes fuera de uso y que son aquellos que han dejado de tener utilidad en el destino para el cual fueron adquiridos, pueden ser: - Bienes que no se utilizan, pero que son recuperables es su estado de conservación - Bienes recuperables mediante reparaciones financieramente aceptables -Bienes en Rezago: son aquellos materiales y elementos cuya utilización resulte imposible por su deterioro físico o su recuperación no convenga financieramente. 11

13 CAPÍTULO II EL CONTROL DE LOS BIENES 1. MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Antes de comenzar con el análisis de los distintos controles sobre los procedimientos aplicables a los bienes, corresponde enumerar una serie de controles preliminares aplicables al rubro, involucrando el análisis del control interno del Organismo a auditar. Una vez identificados los sistemas y subsistemas que integran el rubro, podremos analizar la eficacia de los controles contenidos en aquellos. Estos controles se refieren a: -Relevamiento de la estructura orgánica-funcional del Organismo auditado, con el objeto de la correcta identificación de los Responsables que tienen a cargo los bienes. -Relevamiento de la normativa general y la particular aplicable a la materia auditada y análisis de su adecuada aplicación y cumplimiento. -Visita preliminar, entrevistas y cuestionarios a funcionarios para conocer los procesos operativos generales. -Evaluar la integridad y criterios de propiedad y valuación del Inventario General de Bienes de Uso. - Relevar y evaluar los procedimientos de captura de la información que producen variaciones en el inventario general. - Relevar y evaluar procedimientos de registración y control. 12

14 - Relevar y evaluar los procedimientos de registración y control de los bienes del Estado en poder de terceros (préstamos, comodatos, arriendos, entre otros) 2. ACTIVIDADES DE CONTROL A continuación analizaremos las distintas etapas que atraviesan los bienes, desde su adquisición, pasando por el uso, guarda y conservación, hasta la baja de los mismos en caso de corresponder, involucrando los controles que deben implementarse en cada una de las fases en particular. 2.1 Controles relativos a la Incorporación de los Bienes Normas referidas a autorizaciones: - Este punto comprende el control del cumplimiento de la normativa legal vigente en cuanto a las autorizaciones para las adquisiciones, no solo las referidas a los montos de las contrataciones sino también referido a la designación de las comisiones evaluadoras y de recepción de bienes. - Es menester la uniformación, normalización, tipificación o estandarización de ciertos elementos, siendo conveniente que las compras se realicen sobre la base de una opinión técnica (por ejemplo: la adquisición de equipos informáticos) evitando de esta 13

15 manera las compras esporádicas realizadas con apremio en el momento en que se presenta la necesidad. Control de los bienes recibidos con especificaciones de los sectores solicitantes: En la muestra solicitada para la inspección ocular de las altas patrimoniales, se debe verificar que el bien analizado se corresponda con las características del bien solicitado. Criterio o momento de registro del gasto: -El alta 4 de bienes puede ser presupuestaria o extrapresupuestaria. La primera se produce por la compra o construcción de obras (la recepción de un bien, efectuada por las comisiones de recepción provenientes del proceso de compra y/o contratación, genera el alta de un bien en el inventario del activo fijo, indicando el lugar al que pertenece, su codificación y el importe). Las altas extrapresupuestarias se refieren a donaciones, transferencias, etc. -Con respecto a la registración del gasto se diferencia el momento del compromiso y el devengado. De acuerdo a la RTN 1 el primero es el acto de autoridad competente por el cual, cumplidas las normas de procedimientos, se dispone que el crédito del presupuesto se utilice para cumplir una decisión vinculada con una autorización para gastar. El compromiso es un acto de administración interna; es la consecuencia de una decisión tomada por una autoridad administrativa, que sólo produce efecto dentro de la órbita de la 4 El alta de un bien es la operación que incorpora un bien en forma física y en los registros contables al activo fijo. 14

16 administración, es decir, no afecta derechos ni crea obligaciones con personas o entes ajenos a la misma. La relación del compromiso es con el crédito del presupuesto. El compromiso habilita la celebración de un contrato que genera derechos, obligaciones y demás relaciones con otros entes y/o personas. El mismo se produce al instrumentarse el boleto de compraventa o tasación definitiva de expropiaciones (Bienes preexistentes), al suscribirse el contrato, emitirse la orden de contratación (Construcciones y mejoras) o la emisión de la orden de compra (para los demás bienes de uso). El devengado de los gastos es el momento en que se produce una modificación cualitativa y/o permutativa en la composición del patrimonio de la Administración Pública, producida por transacciones con incidencia económica y financiera, independientemente del momento en el que se produzca el egreso de fondos, dando origen a una deuda. El devengado por otro lado se produce en el momento del otorgamiento de la escritura traslativa de dominio, certificado de obra aprobado por funcionario competente o la recepción conforme de los bienes según factura. En las transferencias, es el momento de la toma de conocimiento del acto administrativo por parte del destinatario. 15

17 Provisión de información contable referido al ingreso y afectación de los bienes: Es importante verificar que el responsable del sector haya efectuado la registración en forma analítica en el Inventario de Bienes, detallando la siguiente información mínima: individualización del sector al cual se asignan, código, nombre, descripción y cantidad del bien, fecha de alta y/o baja en el patrimonio, número de Expediente que da origen a la incorporación o baja al patrimonio y norma legal que lo autoriza, valor del bien y estado del mismo. Además sobre la base del Inventario inicial se debe controlar que el ente auditado lleve un Registro de Altas y Bajas donde anotará el movimiento de bienes producidos por compra, donación, etc. y las bajas originadas por deterioro, desuso, etc., tema que será analizado ampliamente en los puntos pertinentes. Criterios para establecer el valor de incorporación al patrimonio y la vida útil a asignarse: Se debe verificar la correcta valuación 5 de los bienes a los fines de la incorporación al patrimonio de los bienes de uso, deberá incluirse como costo del bien todas las erogaciones realizadas para ponerlos en condiciones de ser utilizados 6 en función del destino. Existencia de los legajos de incorporación de bienes, incluyendo la documentación que avala el dominio; principalmente para los bienes 5 La propuesta de la RTN 1 en el apartado 6.2. Criterios de medición, incorpora, además de los atributos incluidos en la resolución técnica 16, como criterio para la medición de los activos, el atributo de la valuación técnica. 6 Debe incluirse la porción asignable de los costos de los servicios internos y externos, como fletes y seguros además de los materiales requeridos para su instalación, preparación o montaje. 16

18 registrables, ya sean títulos de propiedad, escrituras, etc. incluyendo el control sobre el resguardo de los mismos. 2.2 Controles relativos a la Administración de su Uso: Separación de las funciones de custodia de la registración contable: Este control de separación de funciones y responsabilidades esta relacionado con la formulación de un organigrama, manual de funciones y de procedimientos de los organismos auditados ya que una clara asignación de funciones implica la diferenciación de los responsables y por ende facilita el control. Mantenimiento de registro de inventario permanente (con código de identificación y ubicación del bien): Adaptar para la marcación física de los bienes un sistema que garantice su conservación a través del tiempo (los números de identificación deben ser colocados en forma legible que permita su lectura). Se debe registrar los números de fábrica de motores, máquinas, rodados para una correcta identificación. Todos los bienes de uso sin excepción deben estar identificados físicamente, debiendo coincidir el número de inventario consignado y el marcado físicamente. Adecuadas medidas de seguridad y cobertura de siniestros: La auditoria en este punto deberá controlar que se encuentren los comprobantes que acrediten el pago de los seguros de automotores y maquinarias, como así también las medidas de seguridad de los depósitos en miras a la correcta guarda y conservación de los bienes. 17

19 Normas referidas a traslado de bienes entre sectores: Se verificará la existencia de documentación que avale la transferencia y movimiento interno de bienes de uso. Existencia de un sector responsable de herramientas o similares: Serán funciones de este sector no solo la custodia de los bienes, sino también los movimientos relacionados con las entradas, salidas y con los cargos y descargos de los bienes, requiriendo las autorizaciones pertinentes y verificando el estado de los bienes cuando ingresan nuevamente. Asimismo verificar que se mantengan actualizados los registros de los funcionarios a cuyo cargo se encuentren los bienes o especies en servicio, guarda o custodia. Control de bienes en poder de terceros: este punto no solo se refiere al análisis de los contratos pertinentes, sino también a la inspección ocular de esos bienes. 2.3 Controles relativos a Bajas Normas referidas a autorizaciones: Es competencia del titular de cada repartición, previo los trámites legales correspondientes, declarar en desuso o condición de rezago los bienes patrimoniales que se encuentren en su área, para posteriormente tramitar la baja definitiva. Los bienes patrimoniales que merezcan ser declarados en desuso o en condiciones de rezago, lo serán por norma legal del titular del Organismo de que se trate, previo informe del área que los tenía asignados, sobre las razones del paso 18

20 a su nueva condición, y un informe de la respectiva oficina de Patrimonio, a fin de que identifique el o los bienes en cuestión. Posteriormente se dicta el acto administrativo estableciendo a los destinatarios 7 de los mismos. Provisión de información contable referida a la baja (por desafectación o venta): Se debe evaluar la confección de un Registro destinado a los bienes declarados en desuso, donde deberán quedar asentados todo los bienes de propiedad del Estado así declarados y, en caso de operarse, el detalle de los materiales y/o elementos cedidos. Todo esto con el objeto de definir claramente el destino transitorio de los pertinentes bienes, definiendo el responsable por la guarda y tenencia de los mismos, documentando fehacientemente la recepción de éstos por el responsable hasta su destino definitivo. Proyecto de distribución y constancia de la recepción del bien por terceros: Posteriormente se realiza el Proyecto de Distribución el que debe ser aprobado por el Organismo. Por lo tanto se deben controlar el Instrumento de Transferencias, el que será firmado cuando las 7 Según lo normado por el Artículo 66º de la Ley de Contabilidad de la Provincia de San Juan, los bienes del Estado Provincial que fueren declarados en desuso o en condiciones de rezago, pueden ser cedidos sin cargo, previa autorización de los Ministerios, a instituciones de beneficencia, fomento, culturales, deportivas, cooperativas y escuelas que los solicitaren para el desarrollo de actividades de bien público. Como experiencia en la provincia de San Juan, por el traslado de las oficinas al Centro Cívico, aquellas cuentan con mobiliario nuevo, lo que da lugar a que gran parte de los bienes muebles de la citada administración, esté quedando paulatinamente en condiciones de desuso. Por ello se dispone a través del Decreto Acuerdo Nº 0021 de fecha 31/08/2009, el orden de prioridad para el destino de los bienes del Estado Provincial que fueren declarados en desuso: a) Establecimientos educativos del Estado, Dependencias Públicas vinculadas a la prestación de Servicio de Salud y de Seguridad b) Demás dependencias del Estado Provincial c) Organismos Municipales d) Entidades de bien público 19

21 reparticiones procedan a retirar los bienes, acompañando en ese momento copia fiel de la norma legal por la que el Jefe de Patrimonio de cada Repartición fue asignado, ya que este es una de las partes que lo suscribe. Registro de la Baja: Verificar que el Departamento Contable del Organismo registre la baja de los bienes y efectúe el descargo correspondiente, actualizando de esta manera la Contabilidad Patrimonial. 20

22 CONCLUSIONES En la compleja tarea que corresponde a los gobiernos de servir al interés común, es primordial que los funcionarios, como gestores de los bienes públicos, administren los recursos en forma eficiente, eficaz y económica, utilizando los instrumentos idóneos para alcanzar satisfactoriamente su fin último. Es importante la instrumentación de mecanismos que permitan un transparente accionar público en todo lo referido al manejo del patrimonio, en este sentido los Tribunales de Cuentas deben realizar las recomendaciones necesarias a fin de prevenir cualquier irregularidad en la administración de bienes. El auditor actuante debe analizar la información obtenida de la aplicación de los controles, con el objetivo de verificar el cumplimiento de la normativa legal y de detectar a tiempo todo desvío, logrando un control eficaz en el manejo de los bienes del Estado. El presente análisis no solo sirve como herramienta para detectar errores, inconsistencias u omisiones, sino también como base para la formulación de recomendaciones y logar la mejora en los procesos de los Organismos auditados, a fin de obtener una mejora en la gestión de la hacienda estatal: -Recomendar que los Organismos elaboren los manuales de procedimientos y de funciones a efectos que las competencias, obligaciones y responsabilidades sean explícitamente conocidas por todos los agentes que intervienen en los procesos de gestión y de control del patrimonio del Estado. Tal como se desprende del mandato 21

23 constitucional, es función del Tribunal de Cuentas, indicar a los funcionarios o personas responsables y el monto o causas de los cargos respectivos, por ello, es importante relacionar los distintos controles de los bienes, como se ha detallado en el presente trabajo, con la confección de los Organigramas y Manuales de Funciones, ya que tan importante es la realización de los controles propios del rubro como verificar que se mantengan actualizados los registros de los funcionarios, a cuyo cargo se encuentren los bienes o especies en servicio, guarda o custodia. Carecería de utilidad la realización de los controles expuestos, si no se puede determinar al Responsable del manejo de los bienes, ya que una clara asignación de funciones implica la diferenciación de los responsables y por ende facilita el control. -Realización de Inventarios periódicos, a fin de actualizar adecuadamente los registros contables y verificar la conservación física y jurídica de los bienes. Asimismo verificar que el Organismo cuente con registros que reflejen cada una de las etapas en la administración de los bienes, tendiente a lograr la verificabilidad y la sistematicidad, es decir que la información contable sea confiable, susceptible de comprobación, como también que la misma se encuentre ordenada orgánicamente y basada en las reglas contenidas en las normas contables vigentes. -Implantar sistemas informáticos locales y centrales que faciliten el procesamiento de los datos, la registración y el control de los bienes del Estado, procurando que las registraciones patrimoniales en las distintas jurisdicciones o áreas sean concordantes 22

24 con los registros de la contabilidad patrimonial que lleva la Contaduría General. Lo que involucra promover la capacitación a los agentes intervinientes en los procesos. El interés público reclama un adecuado control del patrimonio estatal, como así también la mejora de los procesos tendientes al ordenamiento, a la administración correcta y a la conservación adecuada de los bienes. 23

25 BIBLIOGRAFIA - ATCHABAHIAN Adolfo, Régimen jurídico de la Gestión y del Control en la hacienda pública, Ediciones Depalma, Año ALE Miguel Angel, Manual de Contabilidad Gubernamental, Ediciones Macchi, Buenos Aires, Año MARTÍN Alberto C., Auditoria de Bienes de Uso del Estado, Tribunal de Cuentas de San Juan, Año FACPCE - Recomendación Técnica del Sector Público Nº 1 Marco Conceptual Contable para la Administración Pública.- - LATTUCA Antonio y MORA Cayetano, Manual de Auditoria, Informe N 5, FACPCE, CECYT, Buenos Aires, Año Ley Orgánica del Tribunal de Cuentas de San Juan, Ley N Normas de auditoria externa para el Sector Publico del I.E.T.E.I. 24