EJEMPLO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE INMOVILIZADO

Transcripción

1 EJEMPLO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE

2 í n d i c e A. FINALIDAD DEL PROCESO 1. Controles que permite ejercer 2. Informaciones que facilita B. PLANTEAMIENTO DE LA SOLUCIÓN ADOPTADA 1. Esquema gráfico C. CIRCUITOS QUE DEFINE 1. Altas de inmovilizado 1.1. Adquisiciones 1.2. Recepción de facturas 2. Amortización 2.1. Amortizaciones 3. Bajas 3.1. Por ventas 3.2. Por inutilización 4. Inventarios 4.1. Inventario D. TAREAS DERIVADAS DE LOS PUESTOS DE TRABAJO E. DOCUMENTOS A UTILIZAR

3 F. PUESTA EN MARCHA 1. Normas para crear el fichero de inmovilizado 2. Normas para codificar los bienes de inmovilizado. 3. Normas para realizar las amortizaciones. 4. Normas para la puesta en marcha del proceso.

4 A. FINALIDAD DEL PROCESO

5 1. Controles que permite ejercer El proceso administrativo de inmovilizado, que estamos planteando, permite efectuar los controles que se detallan a continuación para cada uno de los circuitos: En cuanto al circuito de adquisiciones de inmovilizado, controla: Los bienes de equipos adquiridos. Que las imputaciones contables se realizan utilizando criterios de homogeneidad en todos los grupos de inmovilizado. Que los bienes adquiridos por la empresa estén amparados por sus justificantes correspondientes, debidamente comprobados. En cuanto al circuito de amortizaciones, controla: Que las imputaciones por amortización se realizan correctamente para cada uno de los bienes que componen los grupos de inmovilizado. Que las imputaciones que se realizan al ciclo económico, a través del proceso de amortización, son las que corresponden, realmente, a cada período. Que las amortizaciones que se aplican a cada sección de costes, son las que corresponden a la utilización que se hace de los bienes de equipo. En cuanto al proceso de bajas, controla: Los bienes de equipo retirados por obsolescencia, rotura o venta. El beneficio o pérdida que se produce en las bajas de los bienes de equipo. El valor contable residual de cada bien de equipo. En cuanto al circuito de inventarios, controla:

6 La identidad de cada uno de los bienes de equipo que existen en la empresa. Que todos los bienes de equipo existen realmente. La situación física de los bienes de equipo. Que su estado es aceptable a su capacidad de uso.

7 2. Informaciones que facilita La normalización de los circuitos derivados del proceso administrativo de inmovilizado, tiene por finalidad facilitar la información necesaria, sobre los bienes que se incluyen bajo la denominación genérica de inmovilizado, en cuanto a: Valor de las adquisiciones por cada grupo homogéneo de inmovilizado. Valor de inversión, de venta o residual de los bienes de equipo que causan baja. Valor de cada una de las cuotas de amortización por grupos homogéneos de inmovilizado y su imputación a las secciones de coste. Valor de los ajustes a realizar por diferencias entre las fichas de inmovilizado y los inventarios físicos de los distintos elementos.

8 B. PLANTEAMIENTO DE LA SOLUCIÓN ADOPTADA

9 CIRCUITOS DOCUMENTOS ACTUALIZACIÓN CONTABILIZACIÓN ARCHIVO ALTAS FACTURAS CONFORMADAS DE PROVEEDORES CONTABI LIDAD AMORTIZA CIONES JUSTICANTES AMORTIZACION CONTABILIDAD Y COSTES FICHA (Analítica) INVENTA RIOS COMUNICACIÓN INTERIOR INCIDENCIAS INVENTARIOS FICHA (Colectiva) COSTES AMORTIZACIÓN BAJAS FACTURAS VENTA BIENES EQUIPO COMUNICACIÓN INTERIOR BAJAS POR INUTILIZACIÓN BAJAS

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11 C. CIRCUITOS QUE DEFINE

12 1. Altas de inmovilizado

13 DOCUMENTOS RECORRIDO OPERACIONES A REALIZAR 1.1. Adquisiciones PROPUESTA DE ADQUISICIÓN DE GERENTE Genera una propuesta de adquisición de inmovilizado, cuando el importe del bien a comprar es superior a la cifra fijada por la junta rectora. Somete la propuesta a la aprobación de la junta JUNTA RECTORA Estudia la propuesta de adquisición de inmovilizado. Decide si se adquiere o no el bien de equipo propuesto. Comunica al gerente la decisión adoptada. PROPUESTA DE ADQUISICIÓN DE PROPUESTA DE ADQUISICIÓN DE GERENTE Recibe, de la junta rectora, la propuesta de adquisición junto con la decisión adoptada. Si es afirmativa, solicita a los proveedores el envío de presupuestos y los presenta a la junta rectora para su discusión. JUNTA RECTORA Estudia los presupuestos que presenta el Gerente y selecciona el que reuna mejores condiciones. Comunica al gerente la decisión adoptada. ALBARÁN DEL PROVEEDOR GERENTE Comunica al proveedor la decisión de compra. Conserva la propuesta de adquisición y el presupuesto. Al recibir el albarán del proveedor, comprueba si el bien se ajusta a lo concertado con el proveedor. Conserva el albarán junto al resto de los documentos en espera de recibir la factura. PROVEEDOR

14 DOCUMENTOS RECORRIDO OPERACIONES A REALIZAR 1.2.Recepción de facturas FACTURA DEL PROVEEDOR ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE Recibe la factura del proveedor de bienes de equipo. Verifica los datos formales de la factura. La envía al Gerente. GERENTE Recibe la factura del administrativo. Comprueba que se ajusta a lo acordado con el proveedor. Recupera el resto de documentos que conservaba y junto con la factura, los envía al administrativo. FICHA (Analítica) FICHA (Colectiva) ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE ARCHIVO Recibe del gerente todos los documentos relativos a la compra del bien de equipo. Actualiza las fichas de inmovilizado. Archiva la propuesta de adquisición y el presupuesto. Une el albarán a la factura y los envía al administrativo de tesorería. PAGOS PREVISTOS ADMINISTRATIVO DE TESORERÍA Recibe la factura del administrativo de inmovilizado. Genera las previsiones de pago correspondientes. Envía la factura a contabilidad. CONTABILE Recibe la factura del administrativo de tesorería. Contabiliza la operación. Archiva la factura. ARCHIVO DE

15 2. Amortización

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17 DOCUMENTOS RECORRIDO OPERACIONES A REALIZAR 2.1. Amortizaciones FICHA (Analítica) FICHA (Colectiva) JUSTIFICANTE CONTABLE AMORTIZACIÓN ADMINISTRATIVO ENCARGADO Calcula, periódicamente, las amortizaciones y las anota en cada ficha analítica. Acumula las amortizaciones en cada ficha colectiva de inmovilizado. Genera, con la periodicidad establecida, un justificante contable de amortizaciones que envía al director administrativo. DIRECTOR ADMINISTRATIVO Recibe del administrativo el justificante contable de las amortizaciones. Lo comprueba y corrige si es preciso. Envía el justificante de amortizaciones a contabilidad. CONTABILE Recibe del director administrativo el justificante contable de las amortizaciones. Contabiliza las amortizaciones correspondientes. Archiva el justificante. ARCHIVO

18 3. Bajas

19 DOCUMENTOS RECORRIDO OPERACIONES A REALIZAR 3.1. Por ventas COMUNICACIÓN INTERIOR VENTA GERENTE Genera una propuesta de venta de inmovilizado, utilizando para ello los datos identificativos, el valor de inversión, la cuantía de las amortizaciones hasta la fecha y el precio de venta. La somete a la aprobación de la junta rectora. Si la junta rectora lo aprueba, envía la propuesta y todos los datos necesarios, al administrativo para que prepare la factura de venta. JUNTA RECTORA Decide sobre la conveniencia de vender el bien de equipo. FACTURA DE VENTA DE ADMINISTRATIVO DE Genera, por triplicado, la factura de venta de inmovilizado. Conserva la propuesta de venta y envía la factura al gerente GERENTE Comprueba la factura y da el V.B. Envía el original al exterior, la 1ª copia al director administrativo y la 2ª al administrativo de inmovilizado. COMPRADOR DIRECTOR ADMINISTRATIVO Supervisa los tipos de cobro.

20 FICHA (Analítica FICHA (Colectiva) ADMINISTRATIVO DE INMOVILZADO Recibe del gerente la 2ª copia de la factura de venta. Actualiza las fichas de inmovilizado Toma toda la documentación del bien vendido y, junto con la factura, la traslada al archivo de bajas de inmovilizado. Envía la ficha del elemento (analítica) y la copia de la factura al contable. DOCUMENTOS RELATIVOS AL BIEN DE EQUIPO ARCHIVO BAJAS CONTABLE Recibe del administrativo de inmovilizado, la ficha (analítica) del bien que se vende. Contabiliza la baja del inmovilizado Archiva la ficha. ARCHIVO BAJAS

21 DOCUMENTOS RECORRIDO OPERACIONES A REALIZAR 3.2. Por inutilización COMUNICACIÓN INTERIOR BAJA POR INUTILIZACIÓN DIRECTOR TÉCNICO O JEFE SECCIÓN La genera, por duplicado, cuando se produce la retirada del bien de equipo. Envía el original al gerente y la copia al administrativo de inmovilizado. GERENTE Para su conocimiento. FICHA (Analítica FICHA (Colectiva) DOCUMENTOS RELATIVOS AL BIEN DE EQUIPO ADMINISTRATIVO DE ARCHIVO BAJAS Recibe la copia de la comunicación interior de baja. Actualiza las fichas de inmovilizado. Toma toda la documentación del bien inutilizado y, junto con la factura, la traslada al archivo de bajas de inmovilizado. Envía la ficha del elemento (analítica) al contable. CONTABLE Recibe del administrativo de inmovilizado la ficha analítica del bien de equipo. Contabiliza la baja del elemento. Archiva la ficha. ARCHIVO BAJAS

22 4. Inventarios

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24 DOCUMENTOS RECORRIDO OPERACIONES A REALIZAR 4.1. Inventario FICHA (Analítica FICHA (Colectiva) COMUNICACIÓN INTERIOR DE INCIDENCIAS ADMINISTRATIVO DE INMOVILZADO GERENTE Periódicamente, coge las fichas de inmovilizado y efectúa el inventario correspondiente. Comprueba la existencia y localización de los bienes de las fichas. Si observa anomalías, actualiza las fichas de inmovilizado y genera, por duplicado una comu-nicación interior de incidencias. Envía el original al gerente y la copia al contable. Para su conocimiento. CONTABLE Recibe del administrativo de inmovilizado, la copia de la comunicación interior de incidencias. Contabiliza las incidencias. Archiva la comunicación. ARCHIVO DE

25 D. TAREAS DERIVADAS DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

26 PUESTO DE TRABAJO: Gerente PROCESO: Inmovilizado A. Tareas en las que intervienen documentos DOCUMENTOS QUE OPERACIONES QUE REALIZA DESTINO DEL RECIBE O GENERA DOCUMENTO Propuesta de adquisición de inmovilizado Emisión La genera cuando sea necesaria la compra de algún bien de equipo y su valor excede de la cuantía fijada, a tal efecto, por la Junta Rectora. Refleja en el documento los siguientes datos: - Características del bien de equipo - Razones de la necesidad de su adquisición - Coste aproximado Firma en el documento Si el importe no excede del fijado por la Junta Rectora decide por sí mismo la conveniencia de adquirirlo. En este caso sólo deberá informar a la Junta Rectora Junta Rectora Devolución por la Junta Rectora La recibe de la Junta Rectora, junto con la decisión que ésta ha adoptado La conserva Solicitud de presupuestos a proveedores La genera si la decisión que toma la Junta Rectora es afirmativa Proveedores Presupuestos de proveedores Recepción Los recibe de los proveedores y los presenta a la Junta Rectora para que decida. Junta Rectora Devolución por la Junta Rectora Los recibe, una vez que la Junta Rectora ha elegido el presupuesto con mejores condiciones. Notifica la decisión de compra al proveedor seleccionado. Distribuye: Presupuesto seleccionado Lo conserva

27 Resto presupuestos Archivo Albarán del proveedor Lo recibe del transportista del bien de equipo. Comprueba que el bien de equipo se ajusta a lo pactado con el proveedor. Lo conserva junto con la propuesta de adquisición y el presupuesto hasta que se recibe la factura. Factura del proveedor del bien de equipo Lo recibe del administrativo de inmovilizado. Comprueba que su contenido se ajusta a lo acordado con el proveedor. Si observa alguna anomalía efectúa las reclamaciones oportunas. Distribuye: Factura, albarán, propuesta de adquisición y presupuesto del proveedor. Administrativo de inmovilizado Comunicación interior venta inmovilizado Emisión La genera cuando sea necesaria la venta de un bien d equipo. Recoge en el documento los siguientes datos: - Identificación del bien de equipo - Importe de la inversión - Valor amortizado a la fecha de venta - Precio de venta - Causa venta Firma en el documento. Junta Rectora Devolución por la Junta Rectora Los recibe de la Junta Rectora junto con la decisión adoptada. En caso afirmativo, envía la propuesta al administrativo de inmovilizado para emitir la factura. Administrativo de inmovilizado

28 Factura de venta Lo recibe, por triplicado, del administrativo de inmovilizado. Distribuye: Original Comprador 1ª copia Dtor. administrativo 2ª copia Admnist. Inmoviliz.

29 PUESTO DE TRABAJO: Director administrativo PROCESO: Inmovilizado A. Tareas en las que intervienen documentos DOCUMENTOS QUE OPERACIONES QUE REALIZA DESTINO DEL RECIBE O GENERA DOCUMENTO Justificante contable de amortizaciones Lo recibe del administrativo de inmovilizado. Comprueba su contenido. Contable

30 PUESTO DE TRABAJO: Contable PROCESO: Inmovilizado A. Tareas en las que intervienen documentos DOCUMENTOS QUE OPERACIONES QUE REALIZA DESTINO DEL RECIBE O GENERA DOCUMENTO Factura de compra del bien de equipo La recibe, junto con el albarán, del administrativo de inmovilizado. Contabiliza la factura de adquisición. Archivo de inmovilizado Justificante contable de amortizaciones La recibe del Director Administrativo. Contabiliza las amortizaciones. Archivo Factura de venta de inmovilizado Ficha de inmovilizado (Analítica) Recibe, del administrativo de inmovilizado, la 2ª copia de la factura de venta y la ficha de inmovilizado (analítica) del bien que se vende. Contabiliza la venta del bien de equipo. Archivo de inmovilizado Ficha de inmovilizado (analítica) Inutilización Recibe la ficha correspondiente al bien que se da de baja del administrativo de inmovilizado. Contabiliza la baja del bien de equipo. Archivo de inmovilizado Comunicación interior de incidencias de inventario Recibe la copia del administrativo de inmovilizado. Contabiliza las incidencias. Archivo

31 PUESTO DE TRABAJO: Administrativo de tesorería PROCESO: Inmovilizado A. Tareas en las que intervienen documentos DOCUMENTOS QUE OPERACIONES QUE REALIZA DESTINO DEL RECIBE O GENERA DOCUMENTO Factura del proveedor Lo recibe del administrativo de inmovilizado. Vencimientos Registra las cantidades a pagar y los vencimientos. Contable

32 PUESTO DE TRABAJO: Administrativo de inmovilizado PROCESO: Inmovilizado A. Tareas en las que intervienen documentos DOCUMENTOS QUE OPERACIONES QUE REALIZA DESTINO DEL RECIBE O GENERA DOCUMENTO Factura del proveedor Recepción Lo recibe del proveedor de bienes de equipo. Verifica los datos formales de la factura. Gerente Factura del proveedor Albarán Propuesta de adquisición de inmovilizado Presupuesto del proveedor Los recibe del Gerente. Utiliza la factura para completar la ficha de inmovilizado (analítica). Codifica la factura. Une albarán con factura. Distribuye: Factura del proveedor Administrativo de tesorería Propuesta de adquisición de inmovilizado y presupuesto del proveedor Archivo inmovilizado Ficha de inmovilizado (Analítica) (por adquisiciones) Actualiza la ficha con los datos de la factura del proveedor de bienes de equipo registrando: - Denominación del elemento - Sección/actividad a la que está asignado - Cuentas de inmovilizado, cargo y abono de la amortización - Fecha de adquisición - Tipo de amortización y tasa de la misma - Importe de la inversión - Proveedor, fecha de factura y nº de la misma - Otros datos complementarios Archivo inmovilizado

33 Ficha de inmovilizado (Analítica) (por bajas por venta) Actualiza la ficha con los datos de la factura de venta registra: - Cliente y fecha de venta - Valor de venta - Valor residual - Beneficio o pérdida en la venta Contable Ficha de inmovilizado (Analítica) (por bajas por inutilización) Actualiza la ficha con los datos de la factura de venta registra: - Fecha de la baja - Causa de la baja - Valor residual - Beneficio o pérdida en la venta Contable Ficha de inmovilizado (Analítica) (por realización de inventarios) Utiliza las fichas como soporte para la realización periódica de los inventarios físicos. Comprueba la existencia y situación del bien inventariado. - Actualiza la ficha en caso de que el bien cambie de sección/actividad. Archivo inmovilizado Ficha de inmovilizado (Colectiva) (por adquisiciones) Actualiza el valor de la inversión. Archivo inmovilizado Ficha de inmovilizado (Colectiva) (por amortizaciones) Actualiza la amortización del período. Registra la fecha de amortización. Archivo inmovilizado Ficha de inmovilizado (Colectiva) (por bajas por venta y/o inutilización) Registra la fecha de venta o de baja. Actualiza el valor de inversión Archivo inmovilizado

34 Justificante contable de amortizaciones Lo genera con la periodicidad establecida. Registra: - Fecha de amortización - Elemento que se amortiza - Valor de la amortización practicada - Cuentas que intervienen Dtor. administrativo Factura de venta de inmovilizado La genera por triplicado de acuerdo con las órdenes del gerente. Distribuye: Factura de venta Gerente 2ª copia de la factura de venta de inmovilizado La recibe del gerente y actualiza las fichas de inmovilizado. 2ª copia de factura de venta Contable Documentación de la baja del bien de equipo Recoge la información relativa a la operación de baja del bien de equipo y la archiva. Archivo inmovilizado Comunicación interior de baja de bienes de equipo por inutilización La recibe del Director Técnico. Actualiza las fichas de inmovilizado. Archivo inmovilizado Comunicación interior de incidencias de inventario La genera por duplicado cuando observe anomalías al realizar el inventario físico. Distribuye: Original 1ª copia Gerente Contable

35 Ficha de inmovilizado (Analítica) (por amortizaciones) Calcula periódicamente las amortizaciones que corresponden a cada elemento de inmovilizado registrándolas en la ficha analítica de inmovilizado con los siguientes datos: - Fecha de la amortización realizada. - Importe de la amortización calculada y tasa aplicada - Amortización acumulada Archivo inmovilizado

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37 E. DOCUMENTOS A UTILIZAR En general, los documentos a utilizar dependerán del sistema que se utilice (mecanizado o manual): Factura de compra. Su formato dependerá del proveedor pero deberá recoger, entre otros, los siguientes datos: Razón social del proveedor. Fecha de factura. Nº de la factura. Descripción del bien. Cantidad del mismo. Importe parcial de cada bien. Ficha del equipo de inmovilizado. Recogerá agrupaciones de elementos de inmovilizado de características similares. La ficha contendrá los siguientes datos: Codificación del equipo. Descripción del mismo y agrupación que contiene. Importes acumulados de adquisición de todos los elementos. Importes acumulados de amortización de todos los elementos. Valores actuales y residuales resumen de todos los elementos. Ficha del elemento de inmovilizado. Contendrá las características de cada bien de inmovilizado inventariado en la cooperativa/empresa. Esta ficha tendrá los siguientes datos: Codificación del elemento. Equipo al que pertenece. Denominación del mismo. Tipo de amortización a practicar. Tasa de amortización a aplicar. Valor de inversión. Valor amortizado.

38 Valor residual. Sección a la que está asignado. Fecha de adquisición. Fecha de baja. Cuenta contable de inmovilizado. Cuentas contables de amortización (amortización y amortización acumulada). Histórico de amortizaciones. Recogerá por elemento los siguientes datos: Código y descripción del elemento. Valor de adquisición. Fechas de cada amortización. Valor de la amortización practicada. Tasa aplicada. Comunicación interior. Servirá para recoger las incidencias en inventarios, de altas y bajas de elementos de inmovilizado. Además de los documentos citados, pueden existir otros en función de las necesidades particulares de cada cooperativa/empresa, de la aplicación informática a utilizar o de ambas.

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40 F. PUESTA EN MARCHA 1. Normas para crear el fichero de inmovilizado. Cada nuevo bien que adquiere la cooperativa constituye un nuevo elemento de inmovilizado, con lo que se confeccionará una ficha analítica. Excepcionalmente podrán agruparse varios bienes en una sólo elemento de inmovilizado sí: Se trata de la misma clase de bien (máquina, mobiliario, etc.). La sección o departamento al que está asignado es la misma. La tasa de amortización es común y del mismo tipo. Grupo de elementos originará la apertura de una ficha colectiva o de equipo de inmovilizado. Será la suma de las fichas de varios elementos y recogerá el acumulado de inversiones y de amortizaciones.

41 2. Normas para codificar los bienes de inmovilizado. La codificación a utilizar, para los equipos y elementos de inmovilizado, será: numérica, de cinco dígitos para el equipo (los tres primeros coincidentes con la cuenta de inmovilizado a la que pertenece el equipo) y numérica correlativa de tres dígitos para el propio elemento. Su descripción sería: XXX XX XXX Equipo (3 dígitos coincidentes con la cuenta de inmovilizado) Equipo (2 dígitos libres) Elemento (3 dígitos correlativos)

42 3. Normas para realizar las amortizaciones. Con la periodicidad establecida (mensual, trimestral, anual, etc.) se procederá a calcular la amortización de cada elemento según su tasa de amortización. Tanto en la ficha del equipo como en la ficha del elemento se sumará el valor de la amortización calculada al valor de la amortización acumulada que figure en dichas fichas. En caso de al sumar la nueva amortización se alcance el valor total de adquisición, sólo se amortizará por la parte que corresponda. Asimismo, se procederá a registrar en el histórico de amortizaciones, la amortización practicada, reflejando la fecha de amortización, la tasa que se ha aplicado y el valor de la misma.

43 4. Normas para la puesta en marcha del proceso. Para poder realizar la puesta en marcha del proceso de control de inmovilizado será preciso llevar a cabo las siguientes acciones: Evaluar la carga de trabajo que supondrá el nuevo proceso de inmovilizado y asignar personas para su ejecución. Entregar a cada persona las tareas que debe efectuar. Para ello habrá sido preciso definir, previamente, los puestos de trabajo y las tareas de los mismos. Explicar, en general y en detalle, la finalidad del proceso y hacer comprender la necesidad de que todas las personas asignadas realicen su trabajo correctamente. Explicar como se confecciona o trabaja con cada documento que debe emplear cada persona. Efectuar un seguimiento periódico del funcionamiento del proceso de control de inmovilizado encaminado a detectar las desviaciones que se produzcan.