Programas de gestión de entidades no lucrativas

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1 Facturación para asociaciones y fundaciones Programas de gestión de entidades no lucrativas Calle Riu Anoia 42-54, el Prat de Llobregat Teléfono: Fax:

2 Índice 0.- Características y objetivos del programa Clientes Gestión de proyectos Artículos Contratos y cuotas periódicas Albaranes Facturación Gestión de la cartera Este documento sólo recoge algunas de las características del programa. Para conocerlas todas, descargad gratuitamente la versión demo desde

3 0.- Características y objetivos del programa La aplicación de Facturación de Suport Associatiu tiene múltiples opciones de menú para el control del circuito comercial y administrativo desde los contratos a un cliente hasta la expedición de albaranes la facturación, remesas bancarias, la gestión de efectos, de riesgos, etc. Control de stocks Expedición de albaranes Facturación Gestión de efectos (remesas bancarias, gestión de riesgos, etc.) Control estadístico Conexión con Contabilidad 1.- Clientes La gestión de clientes contempla el registro de datos básicos (nombre, direcciones fiscal y de entregas, condiciones de envío, catalogación del cliente, forma de pago, etc.), de datos complementarios (observaciones, visitas, textos multilingües, etc.), listados selectivos, fichas, fusiones con Word para hacer mailings, etc.

4 En el apartado económico se informa de las condiciones de pago y gestión de riesgos, que será de gran utilidad durante la gestión pues nos mantendrá informados en todo momento de la situación económica del cliente, de acuerdo a tres niveles de riesgo: efectos en cartera albaranes pendientes de facturar pedidos pendientes de servir. Desde la misma ficha del cliente podremos acceder a consultar / gestionar: Histórico de ventas, situación de los albaranes Control de cuotas periódicas (contratos) Situación de cartera, observaciones, seguimiento de acciones comerciales y consulta de descuentos personalizados (por artículos, por familias, por grupos de clientes ). La aplicación permite grabar tipos de observaciones a clientes que posteriormente se mostrarán por pantalla al operador a la hora de confeccionar ofertas, pedidos, albaranes, facturas, etc.: por ejemplo datos de impagados, recordatorios de conceptos a facturar, características importantes relativas a la venta, etc. 2.- Gestión de proyectos Dentro del entorno del seguimiento de partidas, trazabilidad y estadísticas, el concepto proyecto identifica determinadas operaciones llevadas a cabo con un cliente determinado y que merecen una especial atención.

5 Como detalle del proyecto se pueden indicar las fases o tareas marcadas y su peso en tiempo. Desde la misma pantalla se puede acceder al histórico de ventas del proyecto. La ayuda a la tabla de proyectos mostrará sólo los proyectos existentes para el cliente que estemos tratando, y en el caso de los traspasos contables puede formar parte de la configuración de los centros de coste. El proyecto está presente en: Cuotas de contratos, Pedidos de clientes, Pedidos a proveedores (cuando se hace referencia al cliente que ha provocado el pedido), Albaranes y Facturas. La selección por este dato proyecto en otros listados estadísticos, permite saber información tal y como artículos vendidos en el proyecto, ABCs, ventas por meses, rentabilidades por diferentes conceptos (familias de artículos, zonas de clientes, grupos de clientes, etc.). 3.- Artículos En el artículo encontramos una serie de datos (Departamento, Familia y Marca) que permiten tratar estadísticamente las ventas y alterar el destino contable de los ingresos (a nivel de cuentas de ingreso y centros de coste). Existe la posibilidad de trabajar con una descripción interna del producto o con otra amigable para el exterior, en casos particulares se permite un código, descripción y observaciones personalizadas para cada cliente / proveedor, incluso en diferente idioma. La fotografía del producto permitirá una fácil identificación y puede estar asociada al catálogo

6 que se muestra en la página web, donde los clientes podrán realizar consultas de precios y pedidos. Al igual que en el caso de los clientes, desde el artículo se puede acceder a la consulta de los datos vinculados a los mismos agrupados en una serie de áreas de interés: Información general: Observaciones, referencias de clientes y proveedores, homologaciones y artículos alternativos. Fabricación: Composición de un artículo y pautas de fabricación. Gestión de Stocks: Situación de los almacenes, flujos de stocks y gestión de lotes / piezas. La aplicación permite grabar tipos de observaciones en artículos que posteriormente se mostrarán por pantalla al operador a la hora de confeccionar ofertas, pedidos, albaranes, facturas, etc. Por ejemplo datos de accesorios necesarios, recordatorios de conceptos de caducidades, fragilidad, características extras relativas a la venta, etc. 4.- Contratos y cuotas periódicas Para aquellos clientes que pagan importes de forma periódica, por ejemplo por cuotas de socio, servicios de asistencia, contratos de mantenimiento, compras a plazos, etc.

7 Las cuotas se pueden definir con diferentes intervalos: mensuales, bimensuales, trimestrales, semestrales, anuales, etc. Y a nivel de facturación se comportan como cualquier línea de factura, están asociadas a un artículo, pueden tener descuentos, comisiones de agentes, etc. Las opciones de facturación (listados de previsión y proceso de facturación) tendrán en cuenta las cuotas a facturar en el momento que la fecha de vencimiento esté en el periodo a facturar, incrementando dicho vencimiento automáticamente. Los contratos son la base de unión de otras informaciones además de las cuotas: nºs de serie de máquinas, packs de horas contratadas, observaciones, etc. Mediante la selección por contrato, o por artículos de las cuotas, los listados estadísticos ofrecen información sobre importes facturados, rentabilidades, ABC, etc. 5.- Albaranes El albarán es el procedimiento por el que se confirma la salida del material hacia el cliente y en este momento se actualiza el stock rebajándose de los almacenes de salida. En la cabecera indicaremos la dirección de destino, se propone la dirección principal de entregas pero puede seleccionarse de las direcciones alternativas del cliente o indicar una

8 manualmente. Se indicará información sobre la entrega (condiciones, transportista, portes, kilos y bultos). El albarán tiene varias vías de creación: Uno nuevo de forma manual, sin pedido previo. A partir de otro existente (duplicar) Automático a partir de un albarán de proveedor Automático a partir de un pedido concreto conocido. A partir de los múltiples pedidos pendientes que tenga el cliente. 6.- Facturación El sistema permite la creación de facturas manualmente, a pesar de que lo habitual será la generación de facturas a partir de albaranes. Existen dos sistemas para crear las facturas: Hacer facturas y Facturar. Hacer facturas Este concepto parte de la idea de que un albarán genera una factura. Se utiliza sobre todo para clientes de contado, que implican un albarán y una factura o bien cuando se desea tratar el albarán individualmente y crear la factura.

9 Basta con indicar S en el dato Factura del albarán. Previo a este paso se pueden cambiar las condiciones de pago sin necesidad de alterar los datos habituales del cliente a través de Cambio de condiciones de pago del albarán (disponible en el desplegable de datos principales). Facturar El llamado Proceso de facturación, que se encuentra dentro de la opción Facturación, nos permite el tratamiento masivo de los albaranes y contratos entre unas fechas determinadas. Se podrán excluir bajo criterios de fecha, cliente y tipos ciertos albaranes. En el caso de facturar a un cliente en concreto la aplicación mostrará todos los albaranes candidatos, pudiéndose excluir manualmente. El programa también se puede configurar para facturar por departamentos, en cuyo caso confeccionará una factura para cada departamento de la entidad. Las facturas comprenden tres cuerpos: Cabecera / totales, detalle de factura y vencimientos.

10 Cualquier cambio aplicado a la factura altera el contenido del albarán. El hecho de eliminar una factura deshace los cambios anteriores (excepto en contratos), liberando los albaranes. A través del botón Duplicar factura como abono se puede crear un abono a partir de una factura existente donde se incorporaran todas las líneas con el signo de unidades cambiado, pudiéndose modificar para hacer un abono parcial. 7.- Gestión de la cartera A partir de los vencimientos de las facturas se gestionan los efectos en cuatro grandes aspectos: 1. Cobro puntual de efectos / pagos parciales.

11 2. Gestión de remesas a la vista y al descuento. 3. Gestión de efectos pendientes 4. Análisis de cartera, que da información sobre: Importes pendientes: Efectos pendientes por cliente, Saldos pendientes. Previsión: Situación cartera a cobrar y Resumen cartera. Riesgos de clientes: Listado de riesgos, Riesgo mensual y Declaración mensual de riesgo Pólizas propias: Situación pólizas, Listado de efectos al descuento.

12 Otras opciones: Gestión de los inventarios Control de stocks Órdenes de fabricación Estadísticas (ABC de clientes, listados por artículos, agentes, departamentos, etc.)

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