a acord pdm SCAP Factura Introducción

Transcripción

1 SCAP Factura Introducción Esta aplicación pretende responder a las necesidades de gestión de información que provoca el Real Decreto-Ley 4/12, de 24 de febrero. Las obligaciones pendientes de pago a los contratistas, a las que se refiere el artículo 2 del decreto, han de reunir todos los requisitos siguientes: Ser vencidas, líquidas y exigibles. Que la recepción, en el registro administrativo de la entidad local, de la correspondiente factura, factura rectificativa en su caso, o solicitud de pago equivalente haya tenido lugar antes del 1 de enero de Que se trate de contratos de obras, servicios o suministros incluidos en el ámbito de aplicación del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público aprobado por el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre. El artículo 3 establece la Obligación de suministro de información por parte de las entidades locales y con fecha 2 de marzo se publica el formato de carga masiva para los ficheros de contratistas y facturas a enviar el 15 del mismo mes: Se transmitirán dos tipos de ficheros: Un fichero de contratistas, en el que se detallarán todos los contratistas que han emitido las facturas objeto de la transmisión, entendiendo por contratista tanto el adjudicatario como el cesionario a quien se haya transmitido el derecho de cobro. Este fichero será común al ayuntamiento o diputación y a todos sus entes dependientes. Un fichero de facturas por cada ente (uno por el ayuntamiento o diputación y uno por cada ente dependiente), en el que se especificarán todas las facturas, facturas rectificativas o solicitud de pago equivalente, que reúnen los requisitos del artículo 2 del Real Decreto-ley 4/2012, junto con los posibles fraccionamientos de pago acordados.

2 Funcionalidades del programa El programa permite: Crear y mantener un registro con las facturas que cumplan los criterios del decreto a partir de información de la contabilidad. Crear y mantener un registro de contratistas a partir de información de la contabilidad. Emitir los ficheros en el formato correspondiente para transmitir a la administración. Consultar y seleccionar operaciones de la contabilidad para incorporar a dichos registros Introducir manualmente contratistas o facturas a los registros. Fusionar registros de contratistas de los organismos dependientes con el fichero principal de la entidad. Imprimir la relación certificada. Crear entidades ajenas a la base de datos contable para mantener los datos de aquellos entes que se gestionen con otras herramientas contables. Conexión La aplicación se conecta a la base de datos de contabilidad y explota sus datos directamente. La conexión solo se realizará al ejercicio 2012 de cada entidad y las consultas se realizarán desde este ejercicio, por lo que es necesario tener incorporados los saldos vivos de obligaciones y órdenes de pago. Selección de operaciones Para facilitar la creación del fichero, se suministran tres consultas de operaciones contables: Registro de facturas Obligaciones Órdenes de pago Todas las consultas filtran las operaciones por los criterios que indica la norma, pero añaden otros filtros alternativos, totalizan, permiten ordenar por cualquier criterio, imprimir y exportar a Excel y pdf. Los filtros tienen operadores seleccionables (mayor, menor, igual, diferente, empieza, lista, etc.) que permiten múltiples combinaciones. 2

3 Registro de facturas Se seleccionan las facturas registradas antes del 1 de enero de 2012 pendientes de contabilizar y que no hayan sido anuladas. Se puede además filtrar por ejercicio, fecha y número del registro, importe, relación, datos del tercero, descripción y tipo de factura. Se incorpora un botón para editar la dirección de la ficha del tercero en la contabilidad para facilitar la depuración de los datos. Los datos mostrados se pueden seleccionar para Incorporar a los ficheros de Contratistas y Facturas. Para ello es necesario que cumplan unos requisitos mínimos: tener nombre y dirección del tercero, un CIF o NIF correcto y la referencia de la factura. La referencia debe ser única para ese CIF. En caso de datos erróneos, el registro sale en rojo y no se permite seleccionar para su incorporación. Los registros se pueden seleccionar uno a uno o masivamente mediante los botones Todos y Ninguno. Al marcarlas para incorporar se puede indicar si están contabilizadas en algún ejercicio (con cuenta a la 413) o no lo están (información requerida en el fichero). Pulsando el botón Incorporar se añaden a los registros de Contratistas y Facturas. El primero común para todas las entidades y el segundo particular de cada entidad. 3

4 Obligaciones Se muestran aquellas obligaciones, de corriente o de cerrados, sin orden de pago, que tengan asociada una factura de fecha anterior al 1 de enero de Si la factura asociada está en el registro de facturas, se utiliza la fecha de entrada en el registro, si la obligación no tiene asociada una factura pero incorpora información de su referencia, se utiliza la fecha de aprobación. Si no hay factura (en el registro o con la referencia) no se muestra la obligación. Se puede además filtrar por ejercicio, fecha y número de la obligación, relación, datos del tercero, y tipo de factura. Además se puede seleccionar por la inclusión o exclusión de códigos económicos. Para facilitar esta selección se pueden indicar dígitos a cualquier nivel (capítulo, artículo, etc.) separados por coma. Los datos mostrados se pueden seleccionar para Incorporar a los ficheros de Contratistas y Facturas. Para ello es necesario que cumplan los requisitos mínimos: tener nombre y dirección del tercero, un CIF o NIF correcto y la referencia de la factura. La referencia debe ser única para ese CIF. En caso de datos erróneos, el registro sale en rojo y no se permite seleccionar para su incorporación. Pulsando el botón Incorporar se añaden a los registros de Contratistas y Facturas. El primero común para todas las entidades y el segundo particular de cada entidad. 4

5 Para la contabilidad de SPAI, se incorpora un botón para editar la dirección de la ficha del tercero en la contabilidad para facilitar la depuración de los datos y otro para mostrar el detalle de la operación. 5

6 Órdenes de Pago Se muestran aquellas órdenes de pago, de corriente o de cerrados aprobadas y no pagadas, que tengan asociada una factura de fecha anterior al 1 de enero de El resto de filtros y funciones es similar al de obligaciones. Pulsando el botón Incorporar se añaden a los registros de Contratistas y Facturas. El primero común Para todas las entidades y el segundo particular de cada entidad. En caso de facturas duplicadas no se incorporan y el programa informa del número de errores en la incorporación. 6

7 Ficheros El programa incorpora el mantenimiento de los dos ficheros principales a presentar: Contratistas Facturas Estos ficheros se pueden nutrir de las cargas de operaciones indicadas anteriormente (registro de facturas, obligaciones y órdenes de pago), pero también se ofrece la posibilidad de gestionarlos manualmente tanto para aquellos casos de facturas puntuales, como para entidades dependientes que no se gestionan con la misma herramienta contable. En consecuencia, en ambos casos se ofrecen funciones para Alta de un nuevo registros Edición de los datos (con excepción de los de identificación: Cif y referencia de la factura) Borrado de registros Incorporación de un fichero exportado desde otra base de datos Todas las funciones están disponibles desde el menú de la ventana principal. 7

8 Fichero de Facturas Muestra todas las facturas cargadas en el fichero que pertenezcan a la entidad activa. Tiene dos vistas, una de selección general y otra de detalle de cada registro. La pantalla principal informa de los totales, desglosando por fase contable. El fichero puede ser exportado en el formato indicado por la Secretaría General de Coordinación Autonómica y Local, para su posterior entrega telemática. Como se indica en el reglamento, se separa por entidades pulsando el botón Generar Fichero, en consecuencia, se generarán tantos ficheros como entes existan en la organización. 8

9 Existe también un listado con pies de firma personalizables para uso interno de la entidad. En la vista detalle, se puede modificar los datos, así como incorporar nuevos registros. 9

10 Fichero de Contratistas Con un funcionamiento similar al de facturas, permite las mismas funciones. En este caso, el fichero es compartido por todas las entidades, debiendo entregarse un solo fichero. Para casos en que las bases de datos estén separadas, se ha habilitado la función de Carga de Fichero que permite fusionar los terceros exportados en otra entidad cuya base de datos no pueda ser enlazada desde la principal. 10

11 Configuración En el menú de configuración se puede indicar los pies de firma para el listado general. Existe también una función para añadir entidades, ajenas a la contabilidad, para poder incluir manualmente sus facturas. 11

12 Tarifas y pedidos Requisitos Se soportan las contabilidades de EUROSICAL y SICALWIN y las bases de datos SQL-Server y Oracle. Para otras aplicaciones, consultar. Tarifa 100,00 + Iva Patronatos, consorcios y similares. 200,00 + Iva Ayuntamientos de menos de habitantes. 250,00 + Iva Ayuntamientos entre habitantes. 300,00 + Iva Ayuntamientos entre habitantes. 400,00 + Iva Ayuntamientos entre habitantes. 600,00 + Iva Ayuntamientos entre habitantes. 800,00 + Iva Ayuntamientos de más de habitantes. Pedidos Al final de este documento existe una hoja de pedido que deberá rellenar y enviar por correo electrónico a info@grupocastilla.es o al fax A continuación nos pondremos en contacto con usted y le indicaremos su clave de acceso y cómo realizar la descarga del programa. Es necesario que indique el nombre de su entidad, el número de habitantes de su población, todos los patronatos o entidades similares que dependan de la Entidad Principal y la firma de la persona autorizada. 12

13 HOJA DE PEDIDO La Entidad abajo firmante, solicita a Grupo Castilla una Licencia del Programa SCAP Factura para la gestión del Real Decreto-ley 4/2012, de 24 de febrero. Deberá completar y enviar este documento por correo electrónico a info@grupocastilla.es o al fax A continuación nos pondremos en contacto con usted y le indicaremos su clave de acceso y cómo realizar la descarga del programa. DATOS DE CONTACTO Nombre Entidad Dirección Nº Habitantes C.I.F Representada por Teléfono Fecha Cargo Entidades dependientes (Patronatos, Consorcios, Empresas Públicas, etc.) FORMA DE PAGO Transferencia Bancaria a: BANCO BILBAO VIZCAYA ARGENTARIA c/c Castilla Software, S.L. CIF: B C/ Informática, Riudoms Tarragona TARIFAS 100,00 + Iva Patronatos, consorcios y similares 200,00 + Iva Ayuntamientos de menos de habitantes 250,00 + Iva Ayuntamientos entre habitantes 300,00 + Iva Ayuntamientos entre habitantes 400,00 + Iva Ayuntamientos entre habitantes 600,00 + Iva Ayuntamientos entre habitantes 800,00 + Iva Ayuntamientos de más de habitantes REQUISITOS Se soportan las contabilidades de EUROSICAL y SICALWIN y las bases de datos SQL-Server y Oracle. Para otras aplicaciones, solicitar más información en info@grupocastilla.es. Firma, sello y fecha 13