Contabilidad. Para asociaciones y fundaciones. Programas de gestión de entidades no lucrativas

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1 Contabilidad Para asociaciones y fundaciones Programas de gestión de entidades no lucrativas Calle Riu Anoia 42-54, el Prat de Llobregat Teléfono: Fax:

2 Índice 0.- Características y objetivos Contabilidad analítica y presupuestaria Gestión analítica y de centros de coste Asientos predefinidos Gestión de asientos Múltiples listados de extractos de apuntes Conciliación de cuentas Listados de Sumas y saldos Balances Facturas Emitidas y Recibidas Previsiones de cobro y pago Presupuestos Cierres y aperturas Otras utilidades Este documento sólo recoge algunas de las características del programa. Para conocerlas todas, descargad gratuitamente la versión demo desde

3 0.- Características y objetivos El programa de Contabilidad tiene como objetivo principal optimizar y agilizar la gestión económica de la entidad. Cada vez es más necesario llevar un control efectivo de los recursos para poder obtener más fuentes de financiamiento y poder, así, ampliar y mejorar nuestros proyectos y6 actividades. El programa de Contabilidad está especialmente pensado y diseñado para entidades sin ánimo de lucro, con una introducción de datos sencilla y una amplia gama de listados que proporcionan informaciones económicas fundamentales para la rendición de cuentas y la planificación. Listados del Diario, Mayor, Balances, Cuentas, Explotación, Registro de IVA,... Control de Centros de Coste Módulos de Facturación específicos Control de Cobros y Pagos Previsiones de Tesorería Conciliaciones bancarias manuales y automáticas. Elaboración de presupuestos con desglose mensual y por Centros de Coste. Análisis de desviaciones presupuestarias. Consolidación y fusión de entidades automática Conectividad total con otros programas de SUPORT Datos exportables a Microsoft Office (Word, Excel, Acces)

4 1.- Contabilidad analítica y presupuestaria El programa de Contabilidad es una aplicación multientidad, analítica y presupuestaria, destino de la información de otros módulos tales como Facturación, Gestión de Socios, etc. Por su carácter modular y definición de restricciones de accesos a opciones según los usuarios, se permite acotar las opciones operativas. Está implementado en tres idiomas: castellano, catalán y francés. El programa permite: Creación de tantas entidades como se necesite. Duplicar entidades Extraer resultados a nivel de balances consolidados entre distintas entidades Limitar el acceso selectivo en función de usuarios. Además, para cada entidad es seleccionable el mes de inicio. Por ejemplo: Enero a Diciembre (tipo de ejercicio normal) Septiembre a Agosto (tipo de ejercicio escolar) Permite tener varios ejercicios en línea. Puede estar entrando asientos de diciembre del 2007 y de enero del 2008, o bien emitir un listado de una cuenta de proveedor desde el año 2000 hasta el 2005, comparar balances de dos años, etc. También permite abrir y cerrar ejercicios cuando se desee, por ejemplo cerrar el ejercicio 2008 en mayo del 2009, volver a abrir, modificar, y volver a cerrar en Junio. El programa permite borrar Ejercicios muy antiguos guardándolos en históricos que se comportan como otras Entidades de la Contabilidad. Para cada entidad puede definirse sus propios modelos de balances (situación, cuenta de explotación, variación del capital circulante, cuadro de financiación ).

5 Permite definir la exención del IVA o definir prorratas de IVA para las facturas recibidas de proveedores. Los niveles del código de las cuentas contables son definibles para cada entidad. Por ejemplo la entidad A trabaja con cuatro niveles y 8 dígitos de trabajo (cuentas: 4, 43, 430 y ) y la B trabaja con cinco niveles y 9 dígitos de trabajo (cuentas: 4, 43, 430, 4300 y ). 2.- Gestión analítica y de centros de coste La aplicación de centros de coste permite múltiples selecciones en listados de extractos de apuntes, al confeccionar balances, en el control de efectos de cobro y pago, en las comparativas de presupuestos, etc. Se pueden definir a nivel directo o indirecto. Por ejemplo: se puede indicar directamente cargo de Teléfono al departamento A o indirectamente cargo de teléfono de 50% al departamento A, 30% al departamento B y 20% al departamento C, en un único apunte.

6 2.1.- Asientos predefinidos Tan sencillo como marcar como predefinido un asiento mientras se introduce, indicando su concepto (Nóminas, Amortizaciones, etc.). Posteriormente se podrá seleccionar para proponerlo automáticamente con diferentes características (fechas, cuentas, textos, ) Gestión de asientos La introducción manual de asientos es muy sencilla, permitiendo desde la misma pantalla dar de alta, modificar y borrar asientos, dar de alta facturas, hacer cobros y pagos de efectos, consultar cuentas de mayor, etc. La entrada de asientos puede ser directa a los libros de mayor/diario, o diferida, guardándose primero en bolsas temporales, y tras su verificación se actualizan automáticamente Múltiples listados de extractos de apuntes Diferentes listados del mayor y del diario. Listados por Nº de asiento o por Nº documento. Listados por centros de coste, tanto a nivel directo como indirecto. Selectivos entre fechas, cuentas, centros de coste, conceptos contables, consolidados de empresas, etc.

7 La opción Apuntes se utiliza para consultar el archivo de apuntes y buscar por contenidos de texto (concepto), o por importes, por Nºs de documentos, poder ordenar y filtrar por diferentes conceptos (cuentas, conceptos, importes, ). Listado oficial del diario resumido por meses Conciliación de cuentas Posibilidad de "marcar" apuntes de unas cuentas determinadas, de una forma sencilla, con el fin de extraer listados de comprobación de que todos han sido revisados, entre unas fechas determinadas (mediante cuadre de saldo de la cuenta a un día). La entrada de Asientos avisa si se intenta modificar un Apunte marcado.

8 La Conciliación también se puede realizar semiautomáticamente capturando los archivos de Extractos Bancarios del banco (en Norma Bancaria 43) y comparando con los Apuntes existentes en la Contabilidad Listados de Sumas y saldos Seleccionando por cualquiera de los 5 niveles posibles y eligiendo si se desean subtotales por niveles superiores. Tres listados: Para un mes determinado, saldo inicial, actual y final Mes a Mes, saldo inicial anual, importe mes a mes Mes a Mes, saldo inicial anual, importe acumulando meses Múltiples condiciones de selección, como fechas, cuentas, posibilidad de definir resumidos grupos a 3 dígitos, se pueden solicitar con subtotales por niveles, en diferente moneda (contravalor en pesetas), definición de márgenes para la encuadernación, etc Balances De situación, explotación, real-estimado, capital circulante, cuadro de financiación, comparativas de resultados por centros de coste. Además se puede seleccionar que aparezcan el año actual y el anterior o bien solo el actual. Selectivos por centros de coste, que salgan cuentas o acumulados, dejando margen para encuadernación, etc. Permite consolidación de entidades.

9 2.7.- Facturas Emitidas y Recibidas Sistema cómodo y fácil de introducir las facturas, proponiendo el programa automáticamente las cuentas de contrapartida (gastos, ingresos, IRPF, IVA, tesorería) según las series de numeración o datos fiscales de los clientes y proveedores, pero pudiendo cambiarlas el usuario, y los centros de coste. Creación de los asientos automáticos. Listados oficiales trimestrales de IVA, fichero para el 347. Creación de vencimientos automática según condiciones de cobro/pago de los clientes/proveedores, modificables. Creando asientos automáticos de cobros o pagos al contado.

10 Posibilidad de impresión a hoja completa, de los datos de una factura, Cliente / Proveedor, nº de asiento donde se registró, importes, contrapartidas y vencimientos. Útil para graparlo con la factura real. Posibilidad de empresas exentas de IVA, definidas con aplicación de porcentaje de prorratas de IVA, asignación automática de cuentas de gastos según prorrata Previsiones de cobro y pago Los efectos generados por las facturas emitidas y recibidas tienen una gestión completa con múltiples listados como extractos de pendientes por cuenta de cliente/proveedor, por fechas, por cuentas de tesorería, etc. Flujos de tesorería a diferentes niveles de cuentas y periodos (día a día, semanal, mensual, anual). En un solo archivo, se almacenan: Previsiones de Cobros (vencimientos de Facturas Emitidas) Previsiones de Pagos (vencimientos de Facturas Recibidas) Previsiones Presupuestarias (Cuentas Presupuestarias) Previsiones Generales (Gastos/Ingresos, alquileres, nóminas).

11 Todos ellos son traspasables a Contabilidad. Cobros, Pagos y Previsiones Generales se podrán agrupar en Grupos de Previsiones con el fin de extraer listados. Creación de asientos automáticos al indicar la fecha de cobro o pago. Impresión de documentos de pago (talones, pagarés, letras y las cartas de pago). Órdenes de pago por soporte magnético (Norma 34), para los efectos de proveedores, nóminas, alquileres, abonos, etc. Control de efectos presentados pendientes de vencimiento Presupuestos El programa permite definir y comparar presupuestos a nivel de Cuenta presupuestaria o a nivel de Centros de Coste. Las Cuentas Presupuestarias se engloban en Grupos Presupuestarios, con el fin de seleccionar y emitir listados totalizando por dichos grupos. Existen listados y consultas de desviaciones, mes a mes o por periodos a seleccionar. Las comparaciones se establecen a nivel de Debe, Haber o Saldo según la selección en cada cuenta. Fácil introducción pudiendo seleccionar importes mes a mes o dejando que el programa prorratee totales anuales. Dentro de un mismo ejercicio se permiten hacer diferentes revisiones de presupuestos. Todos los listados se podrán emitir referenciados a una Revisión determinada.

12 El programa incorpora procesos para copiar presupuestos a otro ejercicio incrementando con porcentajes según los grupos presupuestarios. También permite copiar presupuestos con diferente centro de coste. Otro proceso permite crear un presupuesto a partir del contabilizado del año anterior, etc Cierres y aperturas El programa permite abrir ejercicios anteriores y volver a cerrarlos cuando se desee. También dispone de un cierre parcial, a mitad de ejercicio, que evita que los usuarios puedan modificar datos anteriores a una fecha. 3.- Otras utilidades Proceso de cambio de cuentas entre fechas, para poder sustituir un código de cuenta por otro, de forma automática, en un intervalo de fechas. Otro proceso permite el cambio masivo de centros de coste, también en un intervalo de fechas. Ampliar o reducir dígitos de cuentas, con el fin de cambiar la definición de dígitos de trabajo de una empresa. Por ejemplo pasar de 8 dígitos a 9 dígitos. Renumeración física de numeración de asientos, para eliminar los huecos de asientos eliminados. Capturar asientos de otra empresa, incluso se puede capturar todo un ejercicio cambiando de mes de inicio (se septiembre a enero por ejemplo). Etiquetas de datos fiscales para confeccionar mailings. Definición de los modelos de balances de situación, explotación, cuadro de financiación y capital circulante. Se pueden crear tantos como se deseen, incluso traspasarlos de una empresa a otras. Definición de cuadres y ejecución de diferencias, donde podrán definir que la suma de unas cuentas tiene que ser igual a la suma de otras, en caso contrario el programa avisa. Guiones para confeccionar memorias para empresas, para entidades sin afán de lucro, para fundaciones y para federaciones deportivas.

13 El manual está incluido en el propio programa y es sensible al contexto. Es decir, estando situados en una opción de menú o en un dato de entrada, pulsado la tecla F1 el programa explicará que se puede hacer en ese caso. Pulsando de nuevo F1 la Ayuda aparecerá el índice. Desde el índice de la ayuda el usuario podrá imprimirse el manual por capítulos, en cualquier tipo de impresora.

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