Gestión documental y biblioteca

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Irene Lucero Santos
hace 8 años
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1 Gestión documental y biblioteca Para asociaciones y fundaciones Programas de gestión de entidades no lucrativas Calle Riu Anoia 42-54, el Prat de Llobregat Teléfono: Fax:

lucrativas Calle Riu Anoia 42-54, 08820 el Prat de

2 Índice 0.- Características y objetivos Documentos El control de los documentos Préstamos Listados selectivos Libros El control bibliotecario Listados selectivos y préstamos Otros documentos Publicaciones periódicas Vídeos Discos Otros procesos Este documento sólo recoge algunas de las características del programa. Para conocerlas todas, descargad gratuitamente la versión demo desde

.. 8 3.3.- Vídeos... 9 3.4.- Discos... 10 4.- Otros procesos.

3 0.- Características y objetivos El programa contempla tanto la gestión bibliotecaria como la gestión de los archivos generados por la propia entidad: contratos, estatutos, memorias, informes, etc. Nos permite almacenar de forma independiente los documentos de todas las entidades que queramos y conocer su ubicación exacta, su estado de préstamo, hacer listados por materias, etc. Control de documentos Indexación per materias Listados selectivos Control de préstamo Conexión con Gestión de Socios Introducción de datos de libros, publicaciones periódicas, fotos, música y videos. Datos exportables a Microsoft Office (Word, Excel, Acces)

Nos permite almacenar de forma independiente los documentos de todas las entidades que queramos y conocer su ubicación exacta, su estado de préstamo, hacer

1.- Documentos 1.1.- El control de los documentos En la base de datos principal de Documentos podremos registrar toda la información sobre los documentos de la entidad, así como los préstamos que hagamos.

4 1.- Documentos El control de los documentos En la base de datos principal de Documentos podremos registrar toda la información sobre los documentos de la entidad, así como los préstamos que hagamos. En cada ficha, podremos introducir la fecha del documento, la de alta, título de procedencia, etc. Podremos indicar su ubicación física en nuestras instalaciones y lo podremos indexar bajo distintas temáticas para facilitar su recuperación a la hora de hacer búsquedas. Si tenemos digitalizado el documento, podr5emos indicar también su ubicación dentro de nuestro ordenador.

En cada ficha, podremos introducir la fecha del documento, la de alta, título de procedencia, etc.

1.2.- Préstamos Desde la misma ficha, podremos acceder a la información sobre los préstamos. 1.3.

5 1.2.- Préstamos Desde la misma ficha, podremos acceder a la información sobre los préstamos Listados selectivos Se pueden seleccionar los documentos por código, fecha de alta o de baja, contacto, procedencia, tipo, clasificación, ubicación, responsable, temas y grupo. Si queremos, por ejemplo, saber qué documentos tenemos sobre Actividades Lúdicas y Publicidad desplegaremos la ventana de temas y seleccionaremos ambos conceptos con Intro o doble click. Los temas se habrán introducido previamente en Tablas de Documentos/Temas.

clasificación, ubicación, responsable, temas y grupo.

Listado para saber qué usuarios no han devuelto sus documentos: serán todos aquellos cuya cesión tenga fecha límite superior o igual a la seleccionada y que no tengan introducida ninguna fecha de

6 Listado para saber qué usuarios no han devuelto sus documentos: serán todos aquellos cuya cesión tenga fecha límite superior o igual a la seleccionada y que no tengan introducida ninguna fecha de devolución. Listado de índice de clasificaciones: útil para poder etiquetar las estanterías donde colocaremos los documentos. Además de los listados selectivos, podremos extraer listados de documentos pendientes de devolución, por índice de clasificación y por clasificaciones. Los listados selectivos pueden extraerse listos para ser impresos con toda su información mediante la opción fichas.

Listado de índice de clasificaciones: útil para poder etiquetar las estanterías donde colocaremos los documentos.

7 2.- Libros El control bibliotecario La ficha de libros incluye los datos necesarios para la clasificación y catalogación de los documentos: título, autor, editorial, publicación, ISBN, materias, signatura, número de ejemplares, descripción, etc. Como en el caso de los documentos del archivo, también se pueden consultar los préstamos e indicar si el libro está o no excluido de préstamo Listados selectivos y préstamos En el caso de los libros, también podremos extraer listados selectivos en tablas o en fichas para imprimir, así como los listados de libros pendientes de devolución. Se puede seleccionar por código, fecha de alta o de baja, precio, edición, autor, editorial, tipo, ubicación, signatura, etc.

materias, signatura, número de ejemplares, descripción, etc.

3.- Otros documentos: Para facilitar la búsqueda y ordenación de los documentos, el programa gestiona de forma separada los libros, las publicaciones periódicas, fotografías, videos y discos. 3.1.

8 3.- Otros documentos: Para facilitar la búsqueda y ordenación de los documentos, el programa gestiona de forma separada los libros, las publicaciones periódicas, fotografías, videos y discos Publicaciones periódicas Respecto a las revistas, podremos incluir los artículos de cada número, asignarles autores y materias específicos y consultarlos desde la pantalla principal Fotografías Para el archivo fotográfico, podremos registrar las características de la imagen (B/N, color, tamaño, ambiente, población, provincia, etc.). Podremos indexar las fotos por temas e indicar cuál es su ubicación física en nuestras instalaciones.

- Publicaciones periódicas Respecto a las revistas, podremos incluir los artículos de cada número, asignarles autores y materias específicos y consultarlos

9 3.3.- Vídeos En cuanto al registro de vídeos, podremos incluir título, director, productor, actores, etc. Uno de los campos nos permitirá, además, describir el argumento e indicar si se trata de versión original o doblada. También podremos registrar el título original, premios obtenidos, etc.

Uno de los campos nos permitirá, además, describir el argumento e indicar

10 3.4.- Discos etc. En el caso de los discos y la música, podremos definir los estilos, formatos, duración, 4.- Otros procesos Para todos los documentos, tendremos las mismas opciones para extraer listados selectivos que tenemos en el caso de libros y documentos de la entidad. Finalmente, el programa incorpora al menú una pestaña para distintos procesos que se pueden llevar a cabo y entre los cuales encontramos: Proceso de borrado: limpia nuestro archivo sobre la base de dos conceptos: Material que esté de baja en la entidad hasta una fecha determinada. Préstamos de material debidamente devueltos con fecha anterior a la demandada. Conexión con el programa de Gestión de Socios: posibilidad de introducir la ruta de los datos del programa de gestión de socios donde están los registros de las personas a quienes podemos hacer préstamos.

Finalmente, el programa incorpora al menú una pestaña para distintos procesos que se pueden llevar a cabo y entre los cuales encontramos: Proceso de borrado: limpia nuestro archivo sobre la base de

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