COMO ACCEDER AL SISTEMA MERCURIO WEB

Transcripción

1 Gestión Inteligente De la Información

2 INTRODUCCIÓN La Herramienta para la Gestión Documental MERCURIO, está diseñada para apoyar la labor del Centro de Información Documental de cualquier organización, permitiendo llevar a cabo la administración de los documentos de una forma más eficiente, eficaz y con menores costos. En este software se encuentran reunidos todos los elementos que facilitan las tareas correspondientes a la Gestión Documental, teniendo en cuenta los documentos activos y los documentos inactivos. Se dispone de una aplicación con un alto grado de flexibilidad, óptima calidad y disponibilidad inmediata de la información para un mejor manejo y control de los documentos disponibles y un apoyo para la toma de decisiones. Cada uno de los Módulos de MERCURIO posee una opción de Reportes que permite consultar la información manejada en los Módulos anteriormente mencionados. La posibilidad de consultar esta información facilita el control de la información documental y permite eliminar los costos en los cuales incurre la organización por la pérdida de documentos importantes o por no tener información a tiempo.

3 COMO ACCEDER AL SISTEMA MERCURIO WEB El sistema Mercurio Web trabaja en páginas Web y es necesario ingresar al Navegador Internet Explorer para luego ubicarnos en la siguiente dirección WEB: nombre o IP del servidor donde se encuentre instalado Mercurio COMO ACCEDER A LA PÁGINA PRINCIPAL Una vez se accede a la dirección anterior de la página de Mercurio WEB, aparecerá la siguiente pantalla, en la que se tienen dos campos en blanco Usuario y Contraseña en el primero se ingresa el usuario que ya ha sido creado y en el segundo campo la respectiva contraseña del usuario, para ingresar al Menú Principal de Mercurio. INGRESO Usuario: es el asignado por el administrador a cada funcionario con base en las funciones que desempeña en el proceso respectivo. Contraseña: es la asignada por el administrador a cada funcionario con base en el perfil determinado para cada proceso.

4 CONTENIDO DE LA PÁGINA PRINCIPAL DE MERCURIO WEB Una vez se accede a la página principal del sistema Mercurio, el usuario encontrará la siguiente gráfica. MENÚS DESPLEGABLES En esta página se encuentran los menús desplegables en la parte superior y en el siguiente orden: Inicio Bandejas Radicación Consultas Reportes Seguridad Administración Ayuda Salir

5 INTERFAZ PÁGINA DE INICIO MERCURIO WEB Es la primera página que se encuentra después de ingresar el usuario y la contraseña, se encuentran los menús en la parte superior y un gráfico que resume los documentos pendientes del usuario. En el gráfico que se muestra abajo se detallan los documentos en las bandejas de entrada del usuario y los tiempos que tiene cada uno, esto se muestra en la barra de colores que van desde blanco, amarillo, naranja y rojo siendo este último documentos ya vencidos en su tiempo de retención en la bandeja de ese usuario, lo que indica que debe ser evacuado lo más pronto posible.

6 BANDEJAS Iconos principales en las bandejas Prioridad: es la importancia del documento con respecto al trámite Movimientos: los movimientos con detalle de usuarios y fechas Ver imagen: Ver la imagen del documento Ver Cartas: Ver las cartas ya generadas del documento Ver Comentario: Muestran los comentarios agregados al documento Ver Causales: Permite ver la causales que tiene el documento en caso de haber sido devuelto. Ver Anexos: Permite ver los anexos del documento que se han incluido a lo largo del trámite. Ver Imagen Internos: Muestra la imagen de los documentos relacionados con internos Ver Expedientes: Muestra los documentos que están anexados expediente. al

7 Bandeja de destinatarios En la bandeja de destinatarios se almacenan los documentos que no ingresan al sistema por un WorkFlow determinado y son generalmente copias informativas o que fueron radicados para un usuario en especial pero no dentro de una ruta. En un documento en la bandeja de destinatarios se detalla el número de radicado, la clase, el origen, la fecha de radicación, la fecha de entrada, tipo de documento, remitente, destinatario, referencia, radicado origen y el tiempo

8 Bandeja de WorkFlow En la bandeja de WorkFlow se encuentran los documentos Recibidos y que han sido enviados a una Ruta determinada del WorkFlow de Mercurio Campos del documento en la bandeja Accesos Directos No. Documento Origen Fecha Radicación Fecha Entrada Rad. origen Tipo de documento WorkFlow Paso Remitente Asunto Referencia Tiempo Menú Principal En el menú desplegable principales se tienen las siguientes alternativas: Ver imagen Anexos Índices dinámicos Imagen / Anexos / Índices Generar Respuesta Tareas

9 Menú Soporte En el menú desplegable, la opción soporte presenta las siguientes alternativas: Menú Gestión Comentarios Causales Cambiar condiciones Ampliaciones Indexar al expediente Ver el expediente Expedientes relacionados Grafico de workflow En la opción Gestión se tienen las siguientes alternativas de operación: Siguiente paso Copias A Devolución Iniciar Workflow Finalizar trámite Procesos masivos. Reasignar documento

10 Bandeja de radicación Esta opción permite realizar la radicación de los diferentes tipos de documentos Radicar Documento Interno Para radicar un nuevo documento se da click en el menú ir, radica, documento interno, Expedientes Un expediente es un conjunto de comunicaciones o documentos relacionados por una entidad y que de una u otra manera tiene que estar almacenados. En Mercurio existe ese elemento de manera virtual, donde se asemeja a una carpeta de expediente físico, pero que facilita más la búsqueda y ahorra tiempo en la búsqueda en el archivo, además que se tiene ocupado un espacio en la estación de trabajo.