RESUMEN. Autores: María Elena Cáceres Gómez de la Barra, Silvia Eugenia Lizarme Quispe 1/15

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1 Bibliografía justo a tiempo: sinergia entre las áreas académicas y el Centro de Información de la Escuela de Postgrado de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas Autores: María Elena Cáceres Gómez de la Barra, Silvia Eugenia Lizarme Quispe Tema desarrollado: El presente trabajo es el resultado de un proyecto de mejora orientado al cumplimiento de dos objetivos estratégicos de la Dirección de Gestión del Conocimiento de la UPC: incrementar el préstamo de libros digitales y lograr que el 90% de la bibliografía básica registrada en los sílabos de las Maestrías se encuentre en la colección del Centro de Información de la Escuela de Postgrado de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC). RESUMEN El Centro de Información de la Escuela de Postgrado de la UPC establece una sinergia con la Dirección de Gestión de la Calidad Educativa a inicios del año 2013 debido a que los procesos de certificación ISO 9001 y de acreditación de los diferentes programas de las maestrías demandaban que la bibliografía registrada en los sílabos se encuentre actualizada y disponible en el Centro de Información. Este proyecto de mejora esta alineado con dos objetivos estratégicos de la Dirección de Gestión de Conocimiento a la cual pertenece corporativamente el Centro de Información, los objetivos son lograr que el 90% de la bibliografía básica registrada en los sílabos de las Maestrías se encuentre en la colección del Centro de Información de la Escuela de Postgrado e incrementar en un 100% el préstamo de libros digitales. Es a mediados del año 2013 que se inicia la metodología de trabajo con la Dirección de Gestión de la Calidad Educativa, previo a un instructivo que norma la revisión de la bibliografía contenida en los sílabos, por parte del Centro de Información antes de publicarlo en el repositorio académico almacenado en una nube, con la finalidad de que esté disponible justo a tiempo, antes del inicio de clases. Para medir el cumplimiento de los objetivos planteados, se creó un equipo de trabajo y un plan de acción que comprendía la revisión de toda la bibliografía básica contenida en los sílabos de los cursos de los 17 programas de maestrías. En este proceso de 1/15

2 revisión se trabajó bajo los siguientes criterios: identificar la bibliografía que no se encuentra en la colección y solicitar su compra, retroalimentar al docente con las nuevas ediciones, incorporar la versión digital de los libros impresos y otros recursos de información, y normalizar la bibliografía de acuerdo al formato funcional establecido por la Escuela de Postgrado. Una vez realizados todos estos procesos, se consolidó la bibliografía por programas y cursos, clasificándose por libros y revistas impresas y digitales, tesis, estudios de casos, normas técnicas, legislación, videos y documentos publicados en la web. Esta metodología de trabajo ha permitido evidenciar el cumplimiento de los objetivos planteados logrando que el 90% de los libros impresos estén disponibles en la colección del Centro de Información y en un incremento del 100% del préstamo de los libros digitales. Finalmente, hemos logrado incrementar la satisfacción de los usuarios evidenciado en la encuesta de satisfacción semestral y en los indicadores de gestión del Centro de Información. Palabras claves: Desarrollo de colecciones, Control de calidad, Bibliografía básica, Libro digital, Biblioteca universitaria. 1. ANTECEDENTES Desde sus inicios el Centro de Información de la Escuela de Postgrado de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) no tenía inferencia alguna en el proceso de revisión de sílabos de los cursos que se imparten en los programas de maestrías. Esta situación se debía básicamente a que no existía una sinergia con las áreas académicas de la Escuela de Postgrado. Recién a partir del año 2013, con los procesos de Certificación ISO 9001 y de Acreditación de los diferentes programas de maestrías, se establece una sinergia con la Dirección de Gestión de la Calidad Educativa, debido a que estos procesos exigían que la bibliografía registrada en los sílabos de los cursos se encuentre actualizada y disponible en el Centro de Información. 2/15

3 1.1. Calidad ISO UPC La Escuela de Postgrado de la UPC obtuvo la migración de la certificación de calidad ISO: 9001:2008, en el mes de octubre del año 2009 (Ver Figura N 1). De este modo, reafirmó sus objetivos y asume el compromiso de seguir brindando servicios de alta calidad que busquen satisfacer permanentemente a sus clientes. Figura N 1. Certificación de calidad ISO: 9001:2008 Fuente: El propósito de la Certificación ISO 9001 es fundamentalmente lograr que todas las actividades se realicen buscando alcanzar estándares internacionales de calidad académica en todos sus programas. El alcance del sistema de Gestión de la Calidad de la Escuela de postgrado de la UPC, abarca los procesos relacionados a: Diseño y Desarrollo Coordinación Académica Enseñanza y Comercialización de Programas de Postgrado: Maestrías, Masters, Diplomados, Educación Ejecutiva Gerencial y Programas in House. Se incluye además los procesos de Soporte: Mantenimiento de Infraestructura. Soporte Informático 3/15

4 Compras Administración de RRHH Facturación de Bienes y Servicios Gestión del Sistema de Calidad 1.2. Acreditación UPC La UPC tiene como reto lograr que todos sus programas estén acreditados por entidades nacionales o internacionales. En este sentido la acreditación es el reconocimiento realizado por evaluadores externos de que la institución y/o programa específico está haciendo todo lo necesario para que el alumno llegue a ser un profesional bien preparado con las competencias que el mercado requiere. La acreditación de un programa de maestría, así como la acreditación institucional de la Universidad, es un reconocimiento nacional o internacional que se extiende al alumno ya que permite que la entidad sea más valorada en el mercado, y deja en evidencia que su formación es adecuada y se ajusta a las necesidades de la sociedad. Asimismo, facilita el establecimiento de convenios con instituciones extranjeras del mismo nivel de calidad y prestigio. El proceso de acreditación tiene un primer paso que es la autoevaluación. Esta implica que la Universidad o carrera se evalúa y define donde quiere estar. A partir de este diagnóstico establece un plan de mejora que le permita alcanzar la calidad deseada. (Ver Gráfico N 1). Gráfico N 1. Proceso de Acreditación Fuente: 4/15

5 2. INTRODUCCIÓN El Centro de Información de la Escuela de Postgrado tiene como misión gestionar el conocimiento académico, a través de soluciones innovadoras, a fin de contribuir a la mejora de los procesos de enseñanza-aprendizaje e investigación para el desarrollo integral de sus alumnos y profesores, con proyección hacia la empresa y la sociedad. De acuerdo a lo expuesto, el presente artículo tiene como finalidad evidenciar que el proceso de sinergia establecido entre el Centro de Información y la Dirección de Gestión de la Calidad Educativa, ha permitido superar los problemas identificados en los sílabos de los cursos de los Programas de Maestrías (Ver Tabla N 1) y lograr en base a un trabajo compartido, el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Dirección de Gestión de Conocimiento a la cual pertenece corporativamente el Centro de Información de la Escuela de Postgrado. Tabla N 1. Programas de Maestrías de la Escuela de Postgrado de la UPC N PROGRAMAS 1 MBA Directivo 2 MBA Ejecutivo 3 MBA para Titulados del Máster 4 MBA en Salud 5 Maestría en Administración y Dirección de Proyectos 6 Maestría en Derecho de Empresa 7 Maestría en Dirección de Operaciones y Logística 8 Maestría en Dirección de la Construcción 9 Maestría en Dirección de Sistemas y Tecnologías de Información 10 Maestría en Dirección de Marketing y Gestión Comercial 11 Maestría en Dirección Estratégica del Factor Humano 12 Maestría en Finanzas Corporativas 13 Maestría Internacional en Dirección de Comunicación Empresarial (DirCom) 5/15

6 14 Maestría en Gestión Pública 15 Maestría en Gestión Minera 16 Maestría en Gestión y Docencia en Alimentación y Nutrición 17 Maestría en Terapia Manual Ortopédica Fuente: Elaboración propia 2.1. PROBLEMAS IDENTIFICADOS Bibliografía desactualizada y no disponible en el Centro de Información de la Escuela de Postgrado de la UPC para el caso de los Programas de Maestrías nuevas (por debajo del 50%). Bajo porcentaje de préstamo de libros digitales desde la plataforma Librisite (Inferior al 50% del año anterior). El indicador de nivel de satisfacción por bibliografía disponible en los estantes del Centro de Información de la Escuela de Postgrado se encontraba por debajo de lo que se esperaba OBJETIVOS Lograr que el 90% de la bibliografía básica registrada en los sílabos de los 366 cursos de los 17 Programas de Maestrías (Ver Tabla N 2), se encuentre debidamente actualizada y forme parte de la colección del Centro de Información de la Escuela de Postgrado de la UPC. Incrementar en un 100% el préstamo de libros digitales desde la plataforma Librisite. Elevar el indicador de nivel de satisfacción de los usuarios al contar con bibliografía básica, impresa y digital actualizada y disponible en los estantes. Tabla N 2. Cantidad de cursos por Programas de Maestrías N PROGRAMA N CURSOS 6/15

7 1 MBA Directivo 21 2 MBA Ejecutivo 20 3 MBA para Titulados del Máster 14 4 MBA en Salud 33 5 Maestría en Administración y Dirección de Proyectos 28 6 Maestría en Derecho de Empresa 22 7 Maestría en Dirección de Operaciones y Logística 19 8 Maestría en Dirección de la Construcción 20 9 Maestría en Dirección de Sistemas y Tecnologías de Información Maestría en Dirección de Marketing y Gestión Comercial Maestría en Dirección Estratégica del Factor Humano Maestría en Finanzas Corporativas Maestría Internacional en Dirección de Comunicación Empresarial (DirCom) Maestría en Gestión Pública Maestría en Gestión Minera Maestría en Gestión y Docencia en Alimentación y Nutrición Maestría en Terapia Manual Ortopédica 16 TOTAL 366 Fuente: Elaboración propia 3. IMPLEMENTACIÓN A mediados del año 2013, se establece formalmente la sinergia con la Dirección de Gestión de la Calidad Educativa, previo a un instructivo que norma la revisión de la bibliografía contenida en los sílabos, por parte del Centro de Información, antes de publicarlo en el Repositorio académico almacenado en una nube, con la finalidad de que esté disponible justo a tiempo, antes del inicio de clases Desarrollo del Instructivo 7/15

8 El instructivo que norma el proceso de revisión de sílabos por las áreas involucradas, forma parte del Plan de Coordinación Académica y contiene lo siguiente: Nota 4: El asistente de Servicios es responsable de enviar el silabo a cada área respectiva en los siguientes casos: A. Para programas de Maestrías, se envía a: Gestión de la Calidad Académica, Centro de Información y al Director del Programa. B. Para programas de Máster, Diplomados y EEG se envía a las áreas indicadas en el punto A siempre y cuando: - El Programa sea nuevo. - El curso es nuevo. - El profesor dicta por primera vez. - Si el Silabo ha sido actualizado. - En el caso el Profesor o Silabo no cambien, el asistente del programa envía al profesor el Silabo aprobado anteriormente ubicado en el repositorio (Hércules). C. Para programas de División Empresarial: - Maestrías: Se realiza lo estipulado en el punto A. - Máster, Diplomados, EEG, Cursos o Talleres, los sílabos son revisados por el Director DEL Áreas involucradas Dirección de Servicios Académicos. Área conformada por los Asistentes de cada uno de los 17 Programas de Maestría, quienes se encargan de recibir por parte de los docentes los sílabos de los cursos que dictaran, y entregarlos oportunamente para la revisión de la Dirección de Gestión de la Calidad Educativa y posteriormente del Centro de Información. Dirección de Gestión de la Calidad Educativa. Área que se encarga de revisar la estructura y formato de sílabo establecido por la Escuela de Postgrado de la UPC. 8/15

9 De requerir algún cambio, lo realizan y le envían un correo (Ejemplo) al docente informándole. Ejemplo: Dirección de Gestión del Conocimiento Centro de Información. Finalmente, el Centro de Información se encarga de revisar que la bibliografía contenida en los sílabos de los cursos se encuentre de acuerdo al formato funcional establecido por la Escuela de Postgrado de la UPC (Revisar flujo de trabajo del Centro de Información) Flujo de trabajo del Centro de Información 9/15

10 Luego de la revisión por parte del área de Gestión de la Calidad Educativa, el Centro de Información se encarga de los siguientes procesos: Identificar la bibliografía que no se encuentra en el Centro de Información y solicitar su compra a través del área de Desarrollo de Colecciones de la UPC. Actualizar la bibliografía con nuevas ediciones y retroalimentar al docente. Incorporar la versión digital de los libros impresos y otros recursos de información. Normalizar la bibliografía de acuerdo al formato funcional establecido por la Escuela de Postgrado de la UPC. Velar por el cumplimiento de la Ley de Derechos de Autor, respecto a la cantidad de lecturas que se pueden publicar en el Repositorio de la nube 4. MÉTODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Luego del establecimiento del instructivo y del trabajo coordinado con las áreas académicas se vio necesario la conformación de un equipo de trabajo por parte del Centro de Información para medir el cumplimiento de los objetivos planteados inicialmente Conformación de equipo de trabajo Se creó un equipo de trabajo conformado por todos los bibliotecólogos del Centro de Información, y un plan de acción que comprendía la revisión de toda la bibliografía básica contenida en los sílabos de los 366 cursos de los 17 programas de maestrías Plan de acción Revisión de toda la bibliografía registrada en el silabo de cada curso. Levantar la información de los sílabos de cada curso de acuerdo a la malla curricular de cada programa. Migración de toda la bibliografía a una plantilla de trabajo. 10/15

11 Una vez realizados los procesos antes mencionados, se consolidó la bibliografía por programas y cursos, clasificándola de acuerdo a los diferentes recursos de información (Ver Tabla N 3): o Libros y revistas impresas y digitales o Tesis o Estudios de casos o Normas técnicas o Legislación o Videos o Documentos publicados en la web o Enlaces web. Tabla N 3. Bibliografía clasificada de acuerdo a los diferentes recursos de información N N Cursos N Libros impresos N Libros digitales N Artículos revistas N Videos N Legislación N Casos N Normas técnicas N Tesis N Pag. Web TOTAL (4381) PORCENTAJE (100%) 8% 45% 11% 12% 1% 4% 7% 1% 0% 12% Fuente: Elaboración propia 11/15

12 4. RESULTADOS Esta metodología de evaluación del trabajo realizado, ha permitido evidenciar el cumplimiento de los objetivos planteados logrando los siguientes resultados: Resultado Objetivo 1: El 90% de los libros impresos contenidos en los sílabos, se encuentran disponibles en la colección del Centro de Información de la Escuela de Postgrado. N PROGRAMA N DE CURSOS Bibliografía básica en estantes Bibliografía básica solicitada Bibliografía básica agotada 1 MBA Directivo MBA Ejecutivo MBA para Titulados del Máster MBA en Salud Maestría en Administración y Dirección de Proyectos Maestría en Derecho de Empresa Maestría en Dirección de Operaciones y Logística Maestría en Dirección de la Construcción Maestría en Dirección de Sistemas y Tecnologías de Información Maestría en Dirección de Marketing y Gestión Comercial Maestría en Dirección Estratégica del Factor Humano Maestría en Finanzas Corporativas Maestría Internacional en Dirección de Comunicación Empresarial (DirCom) Maestría en Gestión Pública Maestría en Gestión Minera Maestría en Gestión y Docencia en Alimentación y Nutrición Maestría en Terapia Manual Ortopédica TOTAL PORCENTAJE % 16.33% 9.75% 12/15

13 Resultado Objetivo 2: Se ha incrementado en un 100% el préstamo de los libros digitales desde la plataforma Librisite. ESTADISTICA DE PRÉSTAMO DE LIBROS DIGITALES (LIBRISITE) Años Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total /15

14 Resultado Objetivo 3: Se ha incrementado la satisfacción de los usuarios, lo cual se evidencia en los resultados de la encuesta de satisfacción semestral y en los indicadores de gestión del Centro de Información. Pregunta de encuesta semestral: Los documentos (libros, revistas, videos, etc.) que están en los sílabos de los cursos los encuentro en el Centro de Información: 5. CONCLUSIONES La sinergia establecida con las áreas académicas de la Escuela de Postgrado ha permitido elevar el nivel de satisfacción de los usuarios respecto a la disponibilidad de la bibliografía en el Centro de Información de la Escuela de Postgrado. Se ha logrado que los docentes conozcan y utilicen los libros digitales, y los incluyan en sus sílabos. Esta metodología nos permite estar preparados para las próximas auditorias ISO 9001 y ante cualquier proceso de acreditación. 14/15

15 6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ALAYZA, Cristina y otros (2010) La información y las fuentes, pp En: Alayza, Cristina. Iniciarse en la investigación académica. Lima: Fondo Editorial UPC. UPC (2010) Reglamento de grados y títulos (consulta: 15 de junio de 2015) UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS (UPC) (2015) ( Sitio web oficial de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas; contiene información sobre la Escuela de Postgrado (consulta: 01 de julio). 15/15