SISTEMA DE SOLICITUDES ACADÉMICO- FINANCIERAS

Transcripción

1 SISTEMA DE SOLICITUDES ACADÉMICO- FINANCIERAS MANUAL DE USUARIO ROL DIRECTOR ESCUELA O COORDINADOR ACADÉMICO

2 INGRESO AL SISTEMA Se puede ingresar al sistema a través de la página web de la Universidad y después ingresar al enlace Sistemas de Información, ubicado en la parte superior del menú de Recursos. Después de ingresar, se mostrará la siguiente ventana donde el usuario debe seleccionar el enlace de Nuevas versiones.

3 En la parte central de la página se visualizará la lista de los sistemas de información que se encuentran dentro de la plataforma de Nuevas Versiones. Para ingresar, debe hacer clic en el botón Acceder. Ahora se debe ingresar su nombre de usuario y la clave de acceso: Ingrese usuario y contraseña validos

4 Una vez que el usuario ingresa, se pueden observar los sistemas a los cuales se tiene acceso. Para este caso, damos clic en el sistema de Solicitudes Académicas y después en el nombre del Rol que tiene autorizado el usuario. A partir de ahora se pueden realizar las siguientes acciones: 1. Ver Solicitudes: Se consultan las solicitudes presentadas por los estudiantes a través del Sistema de Solicitudes Académico-Financieras, para darles trámite y posteriormente registrar las decisiones de los Consejos de Escuela o Programa, de Facultad o Instituto y del Consejo Académico. 2. Ver Historiales: Similar a la opción de Ver Solicitudes, pero para este caso solo se podrán consultar las solicitudes que tengan algún tipo de proceso o decisión por parte del usuario u otras dependencias. 3. Tablas de Soporte: Se presentan todas las tablas de soporte del Sistema de Solicitudes Académico-Financieras que clasifican los diferentes parámetros del sistema. Estas tablas son únicamente de consulta y ningún cambio se puede efectuar.

5 1. VER SOLICITUDES Para comenzar la búsqueda de las solicitudes que están relacionadas directamente con la Escuela, Programa o Facultad, se debe hacer clic en la opción Ver Solicitudes. En la parte central se visualizarán los diferentes criterios para realizar la consulta de las solicitudes de estudiantes, entre los cuales están: a. Estado Solicitud: Criterio de consulta a través de los estados de trámite de las solicitudes (Aprobado, Negado, En estudio, Aplazado, Inhibitorio, Rechazada) b. Tipo de Solicitud: Criterio de consulta mediante los diferentes tipos de solicitud (Cancelaciones, Readmisiones, Homologaciones, Legalizaciones, etc) c. Clase Solicitud: Criterio de consulta mediante las clases de solicitud (Académica, Financiera, Académico- Financiera, etc) d. Desde Hasta: Criterio de consulta a través de un rango de fechas en las cuales fue registrada en el sistema la solicitud del Estudiante.

6 e. Estudiante: Criterio de búsqueda por estudiante mediante su código de identificación. Si no se conoce el código del estudiante, el sistema da la opción de realizar la búsqueda por nombres y apellidos. Para esto, se debe dar clic en el icono de la lupa. Seguidamente se mostrará una ventana donde se podrán introducir los nombres y apellidos del estudiante que requerimos consultar. Para continuar, damos clic en el botón Consultar. f. Programa Académico: Criterio de consulta mediante los programas académicos adscritos a la Escuela, Facultad, Consejo o Programa. No se podrá realizar consultas de otros programas académicos distintos a los asociados con los permisos del usuario. Estos criterios de búsqueda se pueden combinar con el propósito de obtener una búsqueda de solicitudes más precisa. (Ejemplo: Estado Solicitud: En estudio, Clase Solicitud: Académica, Programa Académico: 11 Ingeniería de Sistemas, etc.). Una vez seleccionados los criterios, damos clic en el botón Consultar aparecerán los resultados de nuestra consulta. para continuar. En la parte central Una vez obtenidos los resultados, se pueden realizar 2 acciones dando clic en los botones de la columna del mismo nombre, los cuales son: Detalle solicitud Responder solicitud

7 DETALLE SOLICITUD Al dar clic en botón de Detalle Solicitud, nos muestra la información completa de la solicitud del estudiante de la siguiente manera. En la parte superior se visualizará la información básica del estudiante y de la solicitud Información Estudiante y solicitud. Descripción de la solicitud por parte del estudiante. Respuesta ampliada o justificación de las decisiones de la Unidad

8 En la parte inferior se podrán identificar 3 pestañas (Documentos, Historial, Comunicados) que serán desplegadas una vez se haga clic sobre cada una de ellas. Pestaña Documentos Es la pestaña que está visible por defecto y muestra los documentos que el estudiante adjuntó a su solicitud, como soporte o apoyo a la misma. Para acceder o visualizar el documento, se debe hacer clic en el enlace que se encuentra en la columna descripción. El sistema solo permite adjuntar documentos de extensión.pdf, por lo que se recomienda tener instalado un programa o complemento en el navegador para visualizar estos documentos. Pestaña Historial Es la pestaña que nos muestra el recorrido que ha tenido una solicitud por las diferentes Unidades, según la competencia de cada una de ellas. Para visualizar el concepto que una Unidad emitió sobre la solicitud, se debe dar clic en el icono de ver detalle ubicado en la columna de acciones.

9 Pestaña Comunicados Es la pestaña que nos muestra los comunicados que se le han enviado al estudiante, con el propósito de infórmale sobre alguna novedad de su solicitud o para pedirle que amplié o adjunte documentos de manera personal en la Unidad académica competente. Para visualizar el comunicado que se envió, se debe dar clic en el icono de ver detalle ubicado en la columna de acciones. Para enviar un comunicado al estudiante que realiza la solicitud, debe dar clic en el enlace Enviar Comunicado que se encuentra en la parte superior de la página del Módulo de Detalle Solicitud. Se desplegara una ventana con un campo de texto para digitar el comunicado y posteriormente se podrá enviar dando clic en botón establecido para tal fin. Recuerde que estos comunicados son enviados al correo que el estudiante tenga registrado en el sistema Académico.

10 De igual manera, se puede realizar la generación de un reporte que contenga toda la información de la solicitud. Para esto, basta con dar clic en el enlace Listar que se encuentra en la parte superior de la página del Módulo de Detalle Solicitud. Por último, se puede acceder al módulo de Responder Solicitud, dando clic en el botón Responder que se encuentra en la parte inferior de la página.

11 RESPONDER SOLICITUD Al dar clic en botón de Responder Solicitud el sistema nos pregunta por el número de acta y la fecha de la sesión del Consejo de Escuela, Programa, Facultad o Instituto en que se analizaron las solicitudes. Esto aplica en el caso de que se lleven Actas numeradas concesivamente. De no ser así, se recomienda usar siempre el acta 0 y la fecha de estudio de la solicitud. Si se van a registrar las respuestas de varias solicitudes con el mismo número de acta, se puede asignar desde el enlace Ingreso de Acta que se encuentra ubicado encima de la lista de búsqueda resultante. Al ingresar, se podrá visualizar nuevamente la información resumida del estudiante y de la solicitud, 4 pestañas de decisión, las cuales estarán habilitadas según las competencias de la Unidad, y las pestañas de Historial, Documentos y Comunicados.

12 Información básica Pestañas de decisión Pestañas de información y soporte Las posibles acciones o respuestas de este módulo son las siguientes: REENVIAR La opción reenviar se utiliza solo cuando una solicitud no es de competencia de la unidad académica; es decir, solamente se reenviarán aquellos casos que por vencimiento de términos o por tramite errado, no correspondan a la unidad a la que le fue registrado. Se selecciona el tipo de Consejo al cual va dirigido y la Unidad Académica a la que pertenece. Cuadro de texto donde se debe justificar la razón del envío. Clic en el botón Enviar para reenviar la solicitud Una vez que sea reenviada la solicitud, desaparecerá del sistema del usuario y solo se podrá consultar por Ver Historiales.

13 EMITIR CONCEPTO La opción Emitir Concepto se utiliza cuando: La unidad que tiene en cabeza la solicitud no es la competente para dar respuesta, pero se tiene como requisito que emita un concepto antes de que la unidad encargada tome una decisión. Ejemplo: Apertura de cursos dirigidos (recibe Consejo de Escuela, pero decide el Consejo de Facultad) Cuando otra unidad lo ha solicitado. Se selecciona el tipo de Consejo al cual va dirigido y la Unidad Académica a la que pertenece. Cuadro de texto donde se debe ampliar el motivo del concepto Clase de concepto Clic en el botón Enviar para enviar el concepto Una vez se emita concepto, la solicitud desaparecerá del sistema del usuario y solo se podrá consultar por Ver Historiales. SOLICITAR CONCEPTO Casos en lo que se puede solicitar concepto: Las facultades podrán solicitar concepto a las escuelas, en los asuntos que son competencia del Consejo de Facultad. Las escuelas podrán solicitar concepto a otras escuelas, cuando se requiera información para emitir una respuesta. El Consejo Académico podrá solicitar concepto tanto a las escuelas como a las facultades.

14 Se selecciona el tipo de Consejo al cual va dirigido y la Unidad Académica a la que pertenece. Cuadro de texto donde se debe ampliar el motivo de la solicitud del concepto Clic en el botón Enviar para enviar la solicitud de concepto Una vez es solicitado el concepto, la solicitud desaparece del sistema del usuario, hasta que sea emitido el concepto. RECHAZAR Se hace uso de la opción Decidir solamente cuando: La solicitud no se considera académica, financiera o académico- financiera y debe ser tramitada por otra unidad u procesada en otro sistema de la Universidad. En ningún momento se podrá usar para no contestar una petición o para solicitar que la misma vuelva a ser presentada con el lleno de la totalidad de los requisitos del trámite. Clic en el botón Enviar para continuar.

15 DECIDIR Se hace uso de la opción Decidir solamente cuando: Responder a la solicitud es de competencia de la unidad. Únicamente debe utilizarse esta opción cuando la decisión haya sido tomada por el organismo competente y conste en un acta emitida por el respectivo Consejo. Las decisiones que se publican en el sistema deben ser las mismas que están en los soportes de los consejos (actas). Cuadro de texto donde se debe ampliar el motivo de la decisión Tipo de decisión Clic en el botón Guardar para registrar la decisión Opción de adjuntar documento soporte o notificación de la respuesta Una vez se tome una decisión sobre la solicitud, desaparecerán el botón Decidir y el icono Responder Solicitud que se encuentran en módulo de Detalle Solicitud y en las acciones de la página principal, a menos que la decisión seleccionada sea la de Aplazada.

16 2. VER HISTORIALES Es similar al menú de Ver Solicitudes, solo que al consultar únicamente aparecerán las solicitudes que tengan algún tipo de proceso con otras dependencias. Solo aparecerá la acción de Ver Detalle una vez completada la búsqueda según los criterios que se seleccionen.

17 3. LISTADOS Y REPORTES El Sistema de Solicitudes Académico-Financieras, permite generar varios tipos de reporte ya sea por el enlace Listar o por el enlace Reportes, que se encuentran la esquina superior derecha. LISTAR Este tipo de reportes se pueden generar después de realizar una consulta con la opción Ver Solicitudes. Una vez realizada la consulta, se debe hacer clic en el enlace Listar y se generara un archivo con extensión.pdf que contiene únicamente las solicitudes resultantes de la consulta.

18 REPORTES El módulo de Opciones Reporte, permite generar reportes masivos más detallados y en dos tipos de formato diferentes. En el recuadro de Reporte Casos sin tramitar, se podrá introducir una fecha de inicial y una fecha final para generar un reporte con las solicitudes de estudiantes que la Unidad Académica no ha tramitado o que no tienen una respuesta definitiva. Genera un archivo con extensión.pdf con los casos pendientes por realizarle algún trámite. Genera un archivo en formato de Microsoft Excel con los casos pendientes por realizarle algún trámite. Genera un archivo en formato de Microsoft Excel con los casos pendientes por realizarle algún trámite, e incluye una casilla para registrar las decisiones de la Unidad decisoria.

19 En el recuadro de Reporte Casos tramitados, se pueden generar reportes de solicitudes de estudiantes con respuestas registradas o conceptuados por la Unidad, según cuatro criterios de selección.