Curso Sistema de Red de Archivos

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1 2015 Universidad Nacional Autónoma de México Facultad de Contaduría y Administración Curso Sistema de Red de Archivos FCA UNAM http.//dec.fca.unam.mx

2 Contenido Objetivo...6 Introducción...7 MÒDULO 1. NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo Sexto Artículo Octavo Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y Protección de datos Personales Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal Ley Federal de Archivos...36 MÒDULO 2. INTRODUCCIÒN Definición de Archivo Función del Archivo Tipos de Archivos Concepto de Documento Soporte de los Documentos Caracteres de los Documentos Principio de Procedencia Principio de Orden Original Ciclo Vital del Documento Valor de los Documentos de acuerdo al Ciclo Vital 61 MÒDULO 3. ARCHIVO DE TRÀMITE Definición Función Importancia Ubicación dentro del Ciclo Vital del Documento Documentación activa Valor del documento de acuerdo al Ciclo Vital Procesos Técnicos Recepción Cuadro de Clasificación Archivístico Página 2 de 95

3 3.7.3 Apertura de expedientes Elaboración de Caratula Glosa de documentos Inventario de expedientes Archivación de expedientes Expurgo Valoración Primaria Catálogo de Disposición Documental Elaboración de relación de Transferencia Primaria Depuración Servicios Consulta Préstamo de Expedientes Vale de Préstamo Reprografía Digitalización Medidas de Seguridad...67 MÓDULO 4. ARCHIVO DE CONCENTRACIÒN Ciclo Vital del Documento Ubicación del Archivo de Concentración Fase Semiactiva Valor del Documento de Acuerdo al Ciclo Vital del Documento Valor Primario Administrativo Legal Fiscal Contable Definición Función Importancia Ubicación de acuerdo al Ciclo Vital del Documento Recepción de documentación semiactiva Valor del documento de acuerdo al Ciclo Vital Procesos Técnicos Sistema de clasificación de la Documentación Semiactiva...72 Página 3 de 95

4 4.9.2 Catálogo de Disposición Documental Custodia Inventario Valoración secundaria Depuración Solicitud a la Secretaria de Hacienda y Crédito de la Documentación Contable que se dará de Baja Solicitud de Baja Documental al Archivo General de la Nación Elaboración de relación de Baja Documental Baja Documental Elaboración de solicitud a Conaliteg Elaboración de relación de Transferencia Secundaria Servicios Consulta Préstamo de Expedientes Vale de Préstamo Métodos de Seguridad...80 MÓDULO 5. ARCHIVO HISTÒRICO Ciclo Vital del Documento Ubicación del Archivo Histórico Fase Inactiva Valor del Documento de Acuerdo al Ciclo Vital del Documento Valor Secundario Evidencial Informativo Testimonial Archivo Histórico Valoración Secundaria Transferencia Secundaria Recepción de Documentos Concepto de Archivo Histórico Definición de Archivo Histórico Importancia del Archivo Histórico Funciones Básicas del Archivo Histórico Instrumentos de Descripción...86 Página 4 de 95

5 Guía Inventarios Inventario Somero Inventario Analítico Catálogos Índices Ficha Catalográficas Ficha Descriptiva Servicios Préstamo Consulta Métodos de Seguridad Enfermedades del Papel Conservación Restauración...91 Fuentes de consulta 94 Bibliografìa Página 5 de 95

6 CURSO SISTEMA DE RED DE ARCHIVOS Objetivo General El participante conocerá los procedimientos, principios y métodos archivísticos para llevar a cabo una administración eficiente facilitando la conformación del Archivo, contará con todos los conocimientos para implementar los Procesos Técnicos que se manejan en cada Archivo, se realizará el Cuadro de Clasificación Archivística para Clasificar la Documentación en cada expediente, adquirirá los conocimientos de la Base Legal para realizar una Valoración Primaria y Secundaria, así como todos los instrumentos para el manejo de cada uno de los Archivos. Objetivos Particulares Al término del Curso los participantes tendrán un Concepto de Organización enfocándolo a la Administración de los Archivos. Se interesaran en la importancia de la Organización de los Archivos, como los factores que influyen en ella, Identificaran la importancia del Ciclo Vital de los Documentos, así como los Procesos Técnicos que se deben utilizar para la Organización de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico Página 6 de 95

7 INTRODUCCIÓN El participante se interesara en la importancia de los Artículos 6to y 8vo, así como la importancia de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, así como los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos de las dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Ley Federal de Archivos, para que puedan aplicarlos a los Archivos del I.S.S.S.T.E y cuando se solicite alguna información en Transparencia se pueda dar en tiempo y forma como lo marca la Ley, también se interesara en la importancia de los expedientes reservados y confidenciales. Página 7 de 95

8 TEMA 1. NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA 1.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos El participante se interesara por los Artículos 6to y 8vo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo Sexto Para el ejercicio del Derecho de Acceso a la información, la Federación, los Estados y el Distrito Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias, se regirán por los siguientes principios y bases: I. Toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo federal, estatal y municipal, es pública y sólo podrá ser reservada temporalmente por razones de interés público en los términos que fijen las leyes. En la interpretación de este derecho deberá prevalecer el principio de máxima publicidad. II. La información que se refiere a la vida privada y los datos personales será protegida en los términos y con las excepciones que fijen las leyes. III. Toda persona, sin necesidad de acreditar interés alguno o justificar su utilización, tendrá acceso gratuito a la información pública, a sus datos personales o a la rectificación de éstos. IV. Se establecerán mecanismos de acceso a la información y procedimientos de revisión expeditos. Estos procedimientos se sustanciarán ante órganos u organismos especializados e imparciales, y con autonomía operativa, de gestión y de decisión. V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos. VI. Las leyes determinarán la manera en que los sujetos obligados deberán hacer pública la información relativa a los recursos públicos que entreguen a personas físicas o morales. VII. La inobservancia a las disposiciones en materia de acceso a la Información pública será sancionada en los términos que dispongan las leyes Artículo Octavo Los funcionarios y empleados públicos respetarán el ejercicio del derecho de petición, siempre que ésta se formule por escrito, de manera pacífica y respetuosa; pero en materia política sólo podrán hacer uso de ese derecho los ciudadanos de la República. A toda petición deberá recaer un acuerdo escrito de la autoridad a quien se haya dirigido, la cual tiene obligación de hacerlo conocer en breve término al peticionario. Página 8 de 95

9 1.2 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y Protección de datos Personales Capítulo I Disposiciones Generales Artículo 1. La presente Ley es de orden público. Tiene como finalidad proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal. Artículo 2. Toda la información gubernamental a que se refiere esta Ley es pública y los particulares tendrán acceso a la misma en los términos que ésta señala. Artículo 3. Para los efectos de esta Ley se entenderá por: I. Comités: Los Comités de Información de cada una de las dependencias y entidades mencionados en el Artículo 29 de esta Ley o el titular de las referidas en el Artículo 31; II. Datos personales: Cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable; Fracción reformada III. Documentos: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico; IV. Dependencias y entidades: Las señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, incluidas la Presidencia de la República, los órganos administrativos desconcentrados, así como la Procuraduría General de la República; V. Información: La contenida en los documentos que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título; VI. Información reservada: Aquella información que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en los Artículos 13 y 14 de esta Ley; VII. Instituto: El Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, establecido en el Artículo 33 de esta Ley; Fracción reformada VIII. Ley: La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; IX. Órganos constitucionales autónomos: El Instituto Federal Electoral, la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, el Banco de México, las universidades y las demás instituciones de educación superior a las que la ley otorgue autonomía y cualquier otro establecido en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; X. Reglamento: El Reglamento respecto al Poder Ejecutivo Federal, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Página 9 de 95

10 XI. Servidores públicos: Los mencionados en el párrafo primero del Artículo 108 Constitucional y todas aquellas personas que manejen o apliquen recursos públicos federales; XII. Seguridad nacional: Acciones destinadas a proteger la integridad, estabilidad y permanencia del Estado Mexicano, la gobernabilidad democrática, la defensa exterior y la seguridad interior de la Federación, orientadas al bienestar general de la sociedad que permitan el cumplimiento de los fines del Estado constitucional; XIII. Sistema de datos personales: El conjunto ordenado de datos personales que estén en posesión de un sujeto obligado; XIV. Sujetos obligados: a) El Poder Ejecutivo Federal, la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República; b) El Poder Legislativo Federal, integrado por la Cámara de Diputados, la Cámara de Senadores, la Comisión Permanente y cualquiera de sus órganos; c) El Poder Judicial de la Federación y el Consejo de la Judicatura Federal; d) Los órganos constitucionales autónomos; e) Los tribunales administrativos federales, y f) Cualquier otro órgano federal. XV. Unidades administrativas: Las que de acuerdo con la normatividad de cada uno de los sujetos obligados tengan la información de conformidad con las facultades que les correspondan. Artículo 4. Son objetivos de esta Ley: I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante procedimientos sencillos y expeditos; II. Transparentar la gestión pública mediante la difusión de la información que generan los sujetos obligados; III. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados; IV. Favorecer la rendición de cuentas a los ciudadanos, de manera que puedan valorar el desempeño de los sujetos obligados; V. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos, y VI. Contribuir a la democratización de la sociedad mexicana y la plena vigencia del Estado de derecho. Artículo 5. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales. Artículo 6. En la interpretación de esta Ley y de su Reglamento, así como de las normas de carácter general a las que se refiere el Artículo 61, se deberá favorecer el principio de máxima publicidad y disponibilidad de la información en posesión de los sujetos obligados. El derecho de acceso a la información pública se interpretará conforme a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; la Declaración Universal de los Derechos Humanos; el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos; la Convención Página 10 de 95

11 Americana sobre Derechos Humanos; la Convención Sobre la Eliminación de Todas las Formas de Discriminación Contra la Mujer, y demás instrumentos internacionales suscritos y ratificados por el Estado Mexicano y la interpretación que de los mismos hayan realizado los órganos internacionales especializados. Capítulo II Obligaciones de transparencia Artículo 7. Con excepción de la información reservada o confidencial prevista en esta Ley, los sujetos obligados deberán poner a disposición del público y actualizar, en los términos del Reglamento y los lineamientos que expida el Instituto o la instancia equivalente a que se refiere el Artículo 61, entre otra, la información siguiente: I. Su estructura orgánica; II. Las facultades de cada unidad administrativa; III. El directorio de servidores públicos, desde el nivel de jefe de departamento o sus equivalentes; IV. La remuneración mensual por puesto, incluso el sistema de compensación, según lo establezcan las disposiciones correspondientes; V. El domicilio de la unidad de enlace, además de la dirección electrónica donde podrán recibirse las solicitudes para obtener la información; VI. Las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos; VII. Los servicios que ofrecen; VIII. Los trámites, requisitos y formatos. En caso de que se encuentren inscritos en el Registro Federal de Trámites y Servicios o en el Registro que para la materia fiscal establezca la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, deberán publicarse tal y como se registraron; IX. La información sobre el presupuesto asignado, así como los informes sobre su ejecución, en los términos que establezca el Presupuesto de Egresos de la Federación. En el caso del Ejecutivo Federal, dicha información será proporcionada respecto de cada dependencia y entidad por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, la que además informará sobre la situación económica, las finanzas públicas y la deuda pública, en los términos que establezca el propio presupuesto; X. Los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal de cada sujeto obligado que realicen, según corresponda, la Secretaría de la Función Pública, las contralorías internas o la Auditoría Superior de la Federación y, en su caso, las aclaraciones que correspondan; XI. El diseño, ejecución, montos asignados y criterios de acceso a los programas de subsidio. Así como los padrones de beneficiarios de los programas sociales que establezca el Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación; XII. Las concesiones, permisos o autorizaciones otorgados, especificando los titulares de aquéllos; XIII. Las contrataciones que se hayan celebrado en términos de la legislación aplicable detallando por cada contrato: Página 11 de 95

12 a) Las obras públicas, los bienes adquiridos, arrendados y los servicios contratados; en el caso de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico; b) El monto; c) El nombre del proveedor, contratista o de la persona física o moral con quienes se haya celebrado el contrato, y d) Los plazos de cumplimiento de los contratos; XIV. El marco normativo aplicable a cada sujeto obligado; XV. Los informes que, por disposición legal, generen los sujetos obligados; XVI. En su caso, los mecanismos de participación ciudadana, y XVII. Cualquier otra información que sea de utilidad o se considere relevante, además de la que con base a la información estadística, responda a las preguntas hechas con más frecuencia por el público. La información a que se refiere este Artículo deberá publicarse de tal forma que facilite su uso y comprensión por las personas, y que permita asegurar su calidad, veracidad, oportunidad y confiabilidad. Las dependencias y entidades deberán atender las recomendaciones que al respecto expida el Instituto. Artículo 8. El Poder Judicial de la Federación deberá hacer públicas las sentencias que hayan causado estado o ejecutoria, las partes podrán oponerse a la publicación de sus datos personales. Artículo 9. La información a que se refiere el Artículo 7 deberá estar a disposición del público, a través de medios remotos o locales de comunicación electrónica. Los sujetos obligados deberán tener a disposición de las personas interesadas equipo de cómputo, a fin de que éstas puedan obtener la información, de manera directa o mediante impresiones. Asimismo, éstos deberán proporcionar apoyo a los usuarios que lo requieran y proveer todo tipo de asistencia respecto de los trámites y servicios que presten. Las dependencias y entidades deberán preparar la automatización, presentación y contenido de su información, como también su integración en línea, en los términos que disponga el Reglamento y los lineamientos que al respecto expida el Instituto. Artículo 10. Las dependencias y entidades deberán hacer públicas, directamente o a través de la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal o de la Comisión Federal de Mejora Regulatoria, en los términos que establezca el Reglamento, y por lo menos con 20 días hábiles de anticipación a la fecha en que se pretendan publicar o someter a firma del titular del Ejecutivo Federal, los anteproyectos de leyes y disposiciones administrativas de carácter general a que se refiere el Artículo 4 de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo, salvo que se determine a juicio de la Consejería o la Comisión Federal de Mejora Regulatoria, según sea el caso, que su publicación puede comprometer los efectos que se pretendan lograr con la disposición o se trate de situaciones de emergencia, de conformidad con esa Ley. Página 12 de 95

13 Artículo 11. Los informes que presenten los partidos políticos y las agrupaciones políticas nacionales al Instituto Federal Electoral, así como las auditorías y verificaciones que ordene la Comisión de Fiscalización de los Recursos Públicos de los Partidos y Agrupaciones Políticas, deberán hacerse públicos al concluir el procedimiento de fiscalización respectivo. Cualquier ciudadano podrá solicitar al Instituto Federal Electoral, la información relativa al uso de los recursos públicos que reciban los partidos políticos y las agrupaciones políticas nacionales. Artículo 12. Los sujetos obligados deberán hacer pública toda aquella información relativa a los montos y las personas a quienes entreguen, por cualquier motivo, recursos públicos, así como los informes que dichas personas les entreguen sobre el uso y destino de dichos recursos. Capítulo III Información reservada y confidencial Artículo 13. Como información reservada podrá clasificarse aquélla cuya difusión pueda: I. Comprometer la seguridad nacional, la seguridad pública o la defensa nacional; II. Menoscabar la conducción de las negociaciones o bien, de las relaciones internacionales, incluida aquella información que otros estados u organismos internacionales entreguen con carácter de confidencial al Estado Mexicano; III. Dañar la estabilidad financiera, económica o monetaria del país; IV. Poner en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona, o V. Causar un serio perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, prevención o persecución de los delitos, la impartición de la justicia, la recaudación de las contribuciones, las operaciones de control migratorio, las estrategias procesales en procesos judiciales o administrativos mientras las resoluciones no causen estado. Artículo 14. También se considerará como información reservada: I. La que por disposición expresa de una Ley sea considerada confidencial, reservada, comercial reservada o gubernamental confidencial; II. Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal; III. Las averiguaciones previas; IV. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado; V. Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, o VI. La que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada. Cuando concluya el periodo de reserva o las causas que hayan dado origen a la reserva de la información a que se refieren las fracciones III y IV de este Artículo, dicha Página 13 de 95

14 información podrá ser pública, protegiendo la información confidencial que en ella se contenga. No podrá invocarse el carácter de reservado cuando se trate de la investigación de violaciones graves de derechos fundamentales o delitos de lesa humanidad. Artículo 15. La información clasificada como reservada según los artículos 13 y 14, podrá permanecer con tal carácter hasta por un periodo de doce años. Esta información podrá ser desclasificada cuando se extingan las causas que dieron origen a su clasificación o cuando haya transcurrido el periodo de reserva. La disponibilidad de esa información será sin perjuicio de lo que, al respecto, establezcan otras leyes. El Instituto, de conformidad con el Reglamento, o la instancia equivalente a que se refiere el Artículo 61, establecerán los criterios para la clasificación y desclasificación de la información reservada. Excepcionalmente, los sujetos obligados podrán solicitar al Instituto o a la instancia establecida de conformidad con el Artículo 61, según corresponda, la ampliación del periodo de reserva, siempre y cuando justifiquen que subsisten las causas que dieron origen a su clasificación. Artículo 16. Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar la información de conformidad con los criterios establecidos en esta Ley, su Reglamento y los lineamientos expedidos por el Instituto o por la instancia equivalente a que se refiere el Artículo 61, según corresponda. Artículo 17. Las unidades administrativas elaborarán semestralmente y por rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como reservados. Dicho índice deberá indicar la unidad administrativa que generó la información, la fecha de la clasificación, su fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se reservan. En ningún caso el índice será considerado como información reservada. El titular de cada dependencia o entidad deberá adoptar las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados. En todo momento, el Instituto tendrá acceso a la información reservada o confidencial para determinar su debida clasificación, desclasificación o la procedencia de otorgar su acceso. Artículo 18. Como información confidencial se considerará: I. La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados, de conformidad con lo establecido en el Artículo 19, y Página 14 de 95

15 II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización en los términos de esta Ley. No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público. Artículo 19. Cuando los particulares entreguen a los sujetos obligados la información a que se refiere la fracción I del artículo anterior, deberán señalar los documentos que contengan información confidencial, reservada o comercial reservada, siempre que tengan el derecho de reservarse la información, de conformidad con las disposiciones aplicables. En el caso de que exista una solicitud de acceso que incluya información confidencial, los sujetos obligados la comunicarán siempre y cuando medie el consentimiento expreso del particular titular de la información confidencial. Capítulo IV Protección de datos personales Artículo 20. Los sujetos obligados serán responsables de los datos personales y, en relación con éstos, deberán: I. Adoptar los procedimientos adecuados para recibir y responder las solicitudes de acceso y corrección de datos, así como capacitar a los servidores públicos y dar a conocer información sobre sus políticas en relación con la protección de tales datos, de conformidad con los lineamientos que al respecto establezca el Instituto o las instancias equivalentes previstas en el Artículo 61; II. Tratar datos personales sólo cuando éstos sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con los propósitos para los cuales se hayan obtenido; III. Poner a disposición de los individuos, a partir del momento en el cual se recaben datos personales, el documento en el que se establezcan los propósitos para su tratamiento, en términos de los lineamientos que establezca el Instituto o la instancia equivalente a que se refiere el Artículo 61; IV. Procurar que los datos personales sean exactos y actualizados; V. Sustituir, rectificar o completar, de oficio, los datos personales que fueren inexactos, ya sea total o parcialmente, o incompletos, en el momento en que tengan conocimiento de esta situación, y VI. Adoptar las medidas necesarias que garanticen la seguridad de los datos personales y eviten su alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado. Artículo 21. Los sujetos obligados no podrán difundir, distribuir o comercializar los datos personales contenidos en los sistemas de información, desarrollados en el ejercicio de sus funciones, salvo que haya mediado el consentimiento expreso, por escrito o por un medio de autenticación similar, de los individuos a que haga referencia la información. Artículo 22. No se requerirá el consentimiento de los individuos para proporcionar los datos personales en los siguientes casos: Página 15 de 95

16 I. (Se deroga). Fracción derogada DOF II. Los necesarios por razones estadísticas, científicas o de interés general previstas en ley, previo procedimiento por el cual no puedan asociarse los datos personales con el individuo a quien se refieran; III. Cuando se transmitan entre sujetos obligados o entre dependencias y entidades, siempre y cuando los datos se utilicen para el ejercicio de facultades propias de los mismos; IV. Cuando exista una orden judicial; V. A terceros cuando se contrate la prestación de un servicio que requiera el tratamiento de datos personales. Dichos terceros no podrán utilizar los datos personales para propósitos distintos a aquéllos para los cuales se les hubieren transmitido, y VI. En los demás casos que establezcan las leyes. Artículo 23. Los sujetos obligados que posean, por cualquier título, sistemas de datos personales, deberán hacerlo del conocimiento del Instituto o de las instancias equivalentes previstas en el Artículo 61, quienes mantendrán un listado actualizado de los sistemas de datos personales. Artículo 24. Sin perjuicio de lo que dispongan otras leyes, sólo los interesados o sus representantes podrán solicitar a una unidad de enlace o su equivalente, previa acreditación, que les proporcione los datos personales que obren en un sistema de datos personales. Aquélla deberá entregarle, en un plazo de diez días hábiles contados desde la presentación de la solicitud, en formato comprensible para el solicitante, la información correspondiente, o bien, le comunicará por escrito que ese sistema de datos personales no contiene los referidos al solicitante. La entrega de los datos personales será gratuita, debiendo cubrir el individuo únicamente los gastos de envío de conformidad con las tarifas aplicables. No obstante, si la misma persona realiza una nueva solicitud respecto del mismo sistema de datos personales en un periodo menor a doce meses a partir de la última solicitud, los costos se determinarán de acuerdo con lo establecido en el Artículo 27. Artículo 25. Las personas interesadas o sus representantes podrán solicitar, previa acreditación, ante la unidad de enlace o su equivalente, que modifiquen sus datos que obren en cualquier sistema de datos personales. Con tal propósito, el interesado deberá entregar una solicitud de modificaciones a la unidad de enlace o su equivalente, que señale el sistema de datos personales, indique las modificaciones por realizarse y aporte la documentación que motive su petición. Aquélla deberá entregar al solicitante, en un plazo de 30 días hábiles desde la presentación de la solicitud, una comunicación que haga constar las modificaciones o bien, le informe de manera fundada y motivada, las razones por las cuales no procedieron las modificaciones. Página 16 de 95

17 Artículo 26. Contra la negativa de entregar o corregir datos personales, procederá la interposición del recurso a que se refiere el Artículo 50. También procederá en el caso de falta de respuesta en los plazos a que se refieren los artículos 24 y 25. Capítulo V Cuotas de acceso Artículo 27. Los costos por obtener la información no podrán ser superiores a la suma de: I. El costo de los materiales utilizados en la reproducción de la información, y II. El costo de envío. Las cuotas de los derechos aplicables deberán estar establecidas en la Ley Federal de Derechos. Los sujetos obligados deberán esforzarse por reducir los costos de entrega de información. Título Segundo Acceso a la Información en el Poder Ejecutivo Federal Capítulo I Unidades de enlace y comités de información Artículo 28. Los titulares de cada una de las dependencias y entidades designarán a la unidad de enlace que tendrá las funciones siguientes: I. Recabar y difundir la información a que se refiere el Artículo 7, además de propiciar que las unidades administrativas la actualicen periódicamente; II. Recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información, referidas en los artículos 24, 25 y 40; III. Auxiliar a los particulares en la elaboración de solicitudes y, en su caso, orientarlos sobre las dependencias o entidades u otro órgano que pudieran tener la información que solicitan; IV. Realizar los trámites internos de cada dependencia o entidad, necesarios para entregar la información solicitada, además de efectuar las notificaciones a los particulares; V. Proponer al Comité los procedimientos internos que aseguren la mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información; VI. Habilitar a los servidores públicos de la dependencia o entidad que sean necesarios, para recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información; VII. Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información, sus resultados y costos, y VIII. Las demás necesarias para garantizar y agilizar el flujo de información entre la dependencia o entidad y los particulares. Artículo 29. En cada dependencia o entidad se integrará un Comité de Información que tendrá las funciones siguientes: I. Coordinar y supervisar las acciones de la dependencia o entidad tendientes a proporcionar la información prevista en esta Ley; II. Instituir, de conformidad con el Reglamento, los procedimientos para asegurar la mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información; Página 17 de 95

18 III. Confirmar, modificar o revocar la clasificación de la información hecha por los titulares de las unidades administrativas de la dependencia o entidad; IV. Realizar a través de la unidad de enlace, las gestiones necesarias para localizar los documentos administrativos en los que conste la información solicitada; V. Establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto y el Archivo General de la Nación, según corresponda; VI. Elaborar un programa para facilitar la obtención de información de la dependencia o entidad, que deberá ser actualizado periódicamente y que incluya las medidas necesarias para la organización de los archivos, y VII. Elaborar y enviar al Instituto, de conformidad con los lineamientos que éste expida, los datos necesarios para la elaboración del informe anual a que se refiere el Artículo 39. Artículo 30. Cada Comité estará integrado por: I. Un servidor público designado por el titular de la dependencia o entidad; II. El titular de la unidad de enlace, y III. El titular del órgano interno de control de cada dependencia o entidad. El Comité adoptará sus decisiones por mayoría de votos. Artículo 31. El Centro de Investigación y Seguridad Nacional; el Centro Nacional de Planeación, Análisis e Información para el Combate a la Delincuencia; el Centro Federal de Protección a Personas; la Dirección de Coordinación de Inteligencia de la Policía Federal Preventiva; la Subprocuraduría de Investigación Especializada en Delincuencia Organizada; el Estado Mayor Presidencial, el Estado Mayor de la Defensa Nacional y el Estado Mayor General de la Armada o bien, las unidades administrativas que los sustituyan, no estarán sujetos a la autoridad de los Comités a que se refiere el Artículo 29, siendo sus funciones responsabilidad exclusiva del titular de la propia unidad administrativa. Artículo reformado DOF Artículo 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo. Página 18 de 95

19 Capítulo II Del Instituto Artículo 33. El Instituto es un órgano de la Administración Pública Federal, con autonomía operativa, presupuestaria y de decisión, encargado de promover y difundir el ejercicio del derecho a la información; resolver sobre la negativa a las solicitudes de acceso a la información y proteger los datos personales en poder de las dependencias y entidades. Artículo reformado. Artículo 34. El Instituto estará integrado por cinco comisionados, quienes serán nombrados por el Ejecutivo Federal. La Cámara de Senadores podrá objetar dichos nombramientos por mayoría, y cuando se encuentre en receso por la Comisión Permanente, con la misma votación. En todo caso, la instancia legislativa tendrá treinta días para resolver, vencido este plazo sin que se emita resolución al respecto, se entenderá como no objetado el nombramiento del Ejecutivo Federal. Los comisionados sólo podrán ser removidos de sus funciones cuando transgredan en forma grave o reiterada las disposiciones contenidas en la Constitución y esta Ley, cuando por actos u omisiones se afecten las atribuciones del Instituto, o cuando hayan sido sentenciados por un delito grave que merezca pena corporal. Durarán en su encargo siete años, sin posibilidad de reelección, y durante el mismo no podrán tener ningún otro empleo, cargo o comisión, salvo en instituciones docentes, científicas o de beneficencia. El Instituto, para efectos de sus resoluciones, no estará subordinado a autoridad alguna, adoptará sus decisiones con plena independencia y contará con los recursos humanos y materiales necesarios para el desempeño de sus funciones. Artículo 35. Para ser Comisionado se requiere: I. Ser ciudadano mexicano; II. No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso; III. Tener cuando menos, treinta y cinco años de edad el día de su designación; IV. Haberse desempeñado destacadamente en actividades profesionales, de servicio público o académicas, relacionadas con la materia de esta Ley, y V. No haber sido Secretario de Estado, Jefe de departamento administrativo, Procurador General de la República, Senador, Diputado Federal o Local, dirigente de un partido o asociación política, Gobernador de algún Estado o Jefe de Gobierno del Distrito Federal, durante el año previo al día de su nombramiento. Artículo 36. El Instituto será presidido por un Comisionado, quien tendrá la representación legal del mismo. Durará en su encargo un periodo de dos años, renovable por una ocasión, y será elegido por los comisionados. Página 19 de 95

20 Artículo 37. El Instituto tendrá las siguientes atribuciones: I. Interpretar en el orden administrativo esta Ley, de conformidad con el Artículo 6; II. Conocer y resolver los recursos de revisión interpuestos por los solicitantes; III. Establecer y revisar los criterios de clasificación, desclasificación y custodia de la información reservada y confidencial; IV. Coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la elaboración y aplicación de los criterios para la catalogación y conservación de los documentos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades; V. Vigilar y, en caso de incumplimiento, hacer las recomendaciones a las dependencias y entidades para que se dé cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 7; VI. Orientar y asesorar a los particulares acerca de las solicitudes de acceso a la información; VII. Proporcionar apoyo técnico a las dependencias y entidades en la elaboración y ejecución de sus programas de información establecidos en la fracción VI del Artículo 29; VIII. Elaborar los formatos de solicitudes de acceso a la información, así como el de acceso y corrección de datos personales; IX. Establecer los lineamientos y políticas generales para el manejo, mantenimiento, seguridad y protección de los datos personales, que estén en posesión de las dependencias y entidades; X. Hacer del conocimiento del órgano interno de control de cada dependencia y entidad, de conformidad con el último párrafo del Artículo 56, las presuntas infracciones a esta Ley y su Reglamento. Las resoluciones finales que al respecto expidan los órganos internos de control y que hayan causado estado deberán ser notificadas al Instituto, quien deberá hacerlas públicas a través de su informe anual; XI. Elaborar la guía a que se refiere el Artículo 38; XII. Promover y, en su caso, ejecutar la capacitación de los servidores públicos en materia de acceso a la información y protección de datos personales; XIII. Difundir entre los servidores públicos y los particulares, los beneficios del manejo público de la información, como también sus responsabilidades en el buen uso y conservación de aquélla; XIV. Elaborar y publicar estudios e investigaciones para difundir y ampliar el conocimiento sobre la materia de esta Ley; XV. Cooperar respecto de la materia de esta Ley, con los demás sujetos obligados, las entidades federativas, los municipios, o sus órganos de acceso a la información, mediante la celebración de acuerdos o programas; XVI. Elaborar su Reglamento Interior y demás normas de operación; XVII. Designar a los servidores públicos a su cargo; XVIII. Preparar su proyecto de presupuesto anual, el cual será enviado a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para que lo integre al Presupuesto de Egresos de la Federación, y XIX. Las demás que le confieran esta Ley, su Reglamento y cualquier otra disposición aplicable. Página 20 de 95

21 Artículo 38. El Instituto elaborará una guía que describirá, de manera clara y sencilla, los procedimientos de acceso a la información de las dependencias y entidades. Artículo 39. El Instituto rendirá anualmente un informe público al H. Congreso de la Unión sobre el acceso a la información, con base en los datos que le rindan las dependencias y entidades según lo señala el Artículo 29 fracción VII, en el cual se incluirá, al menos, el número de solicitudes de acceso a la información presentadas ante cada dependencia y entidad así como su resultado; su tiempo de respuesta; el número y resultado de los asuntos atendidos por el Instituto; el estado que guardan las denuncias presentadas ante los órganos internos de control y las dificultades observadas en el cumplimiento de la Ley. Para este efecto, el Instituto expedirá los lineamientos que considere necesarios. Capítulo III Del procedimiento de acceso ante la dependencia o entidad Artículo 40. Cualquier persona o su representante podrán presentar, ante la unidad de enlace, una solicitud de acceso a la información mediante escrito libre o en los formatos que apruebe el Instituto. La solicitud deberá contener: I. El nombre del solicitante y domicilio u otro medio para recibir notificaciones, como el correo electrónico, así como los datos generales de su representante, en su caso; II. La descripción clara y precisa de los documentos que solicita; III. Cualquier otro dato que propicie su localización con objeto de facilitar su búsqueda, y IV. Opcionalmente, la modalidad en la que prefiere se otorgue el acceso a la información, la cual podrá ser verbalmente siempre y cuando sea para fines de orientación, mediante consulta directa, copias simples, certificadas u otro tipo de medio. Si los detalles proporcionados por el solicitante no bastan para localizar los documentos o son erróneos, la unidad de enlace podrá requerir, por una vez y dentro de los diez días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, que indique otros elementos o corrija los datos. Este requerimiento interrumpirá el plazo establecido en el Artículo 44. Las unidades de enlace auxiliarán a los particulares en la elaboración de las solicitudes de acceso a la información, en particular en los casos en que el solicitante no sepa leer ni escribir. Cuando la información solicitada no sea competencia de la entidad o dependencia ante la cual se presente la solicitud de acceso, la unidad de enlace deberá orientar debidamente al particular sobre la entidad o dependencia competente. Si la solicitud es presentada ante una unidad administrativa distinta a la unidad de enlace, aquélla tendrá la obligación de indicar al particular la ubicación física de la unidad de enlace. En ningún caso la entrega de información estará condicionada a que se motive o justifique su utilización, ni se requerirá demostrar interés alguno. Página 21 de 95

22 Artículo 41. La unidad de enlace será el vínculo entre la dependencia o entidad y el solicitante, ya que es la responsable de hacer las notificaciones a que se refiere esta Ley. Además, deberá llevar a cabo todas las gestiones necesarias en la dependencia o entidad a fin de facilitar el acceso a la información. Artículo 42. Las dependencias y entidades sólo estarán obligadas a entregar documentos que se encuentren en sus archivos. La obligación de acceso a la información se dará por cumplida cuando se pongan a disposición del solicitante para consulta los documentos en el sitio donde se encuentren; o bien, mediante la expedición de copias simples, certificadas o cualquier otro medio. El acceso se dará solamente en la forma en que lo permita el documento de que se trate, pero se entregará en su totalidad o parcialmente, a petición del solicitante. En el caso que la información solicitada por la persona ya esté disponible al público en medios impresos, tales como libros, compendios, trípticos, archivos públicos, en formatos electrónicos disponibles en Internet o en cualquier otro medio, se le hará saber por escrito la fuente, el lugar y la forma en que puede consultar, reproducir o adquirir dicha información. Artículo 43. La unidad de enlace turnará la solicitud a la unidad administrativa que tenga o pueda tener la información, con objeto de que ésta la localice, verifique su clasificación y le comunique a la primera la procedencia del acceso y la manera en que se encuentra disponible, a efecto de que se determine el costo, en su caso. Las unidades administrativas podrán entregar documentos que contengan información clasificada como reservada o confidencial, siempre y cuando los documentos en que conste la información permitan eliminar las partes o secciones clasificadas. En tales casos, deberán señalarse las partes o secciones que fueron eliminadas. Artículo 44. La respuesta a la solicitud deberá ser notificada al interesado en el menor tiempo posible, que no podrá ser mayor de veinte días hábiles, contados desde la presentación de aquélla. Además, se precisará el costo y la modalidad en que será entregada la información, atendiendo en la mayor medida de lo posible a la solicitud del interesado. Excepcionalmente, este plazo podrá ampliarse hasta por un periodo igual cuando existan razones que lo motiven, siempre y cuando éstas se le notifiquen al solicitante. La información deberá entregarse dentro de los diez días hábiles siguientes al que la unidad de enlace le haya notificado la disponibilidad de aquélla, siempre que el solicitante compruebe haber cubierto el pago de los derechos correspondientes. El Reglamento establecerá la manera y términos para el trámite interno de las solicitudes de acceso a la información. Página 22 de 95

23 Artículo 45. En caso de que el titular de la unidad administrativa haya clasificado los documentos como reservados o confidenciales, deberá remitir de inmediato la solicitud, así como un oficio, con los elementos necesarios para fundar y motivar dicha clasificación, al Comité de la dependencia o entidad, mismo que deberá resolver si: I. Confirma o modifica la clasificación y niega el acceso a la información, o II. Revoca la clasificación y concede el acceso a la información. El Comité podrá tener acceso a los documentos que estén en la unidad administrativa. La resolución del Comité será notificada al interesado en el plazo que establece el Artículo. 44. En caso de ser negativa, deberá fundar y motivar las razones de la clasificación de la información e indicar al solicitante el recurso que podrá interponer ante el Instituto. Artículo 46. Cuando los documentos no se encuentren en los archivos de la unidad administrativa, ésta deberá remitir al Comité de la dependencia o entidad la solicitud de acceso y el oficio en donde lo manifieste. El Comité analizará el caso y tomará las medidas pertinentes para localizar, en la dependencia o entidad, el documento solicitado y resolverá en consecuencia. En caso de no encontrarlo, expedirá una resolución que confirme la inexistencia del documento solicitado y notificará al solicitante, a través de la unidad de enlace, dentro del plazo establecido en el Artículo 44. Artículo 47. Las solicitudes de acceso a la información y las respuestas que se les dé, incluyendo, en su caso, la información entregada, serán públicas. Asimismo, las dependencias y entidades deberán poner a disposición del público esta información, en la medida de lo posible a través de medios remotos o locales de comunicación electrónica. Artículo 48. Las unidades de enlace no estarán obligadas a dar trámite a solicitudes de acceso ofensivas; cuando hayan entregado información sustancialmente idéntica como respuesta a una solicitud de la misma persona, o cuando la información se encuentre disponible públicamente. En este caso, deberán indicar al solicitante el lugar donde se encuentra la información. Capítulo IV Del procedimiento ante el Instituto Artículo 49. El solicitante a quien se le haya notificado, mediante resolución de un Comité: la negativa de acceso a la información, o la inexistencia de los documentos solicitados, podrá interponer, por sí mismo o a través de su representante, el recurso de revisión ante el Instituto o ante la unidad de enlace que haya conocido el asunto, dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha de la notificación. La unidad de enlace deberá remitir el asunto al Instituto al día siguiente de haberlo recibido. Artículo 50. El recurso también procederá en los mismos términos cuando: I. La dependencia o entidad no entregue al solicitante los datos personales solicitados, o lo haga en un formato incomprensible; Página 23 de 95

24 II. La dependencia o entidad se niegue a efectuar modificaciones o correcciones a los datos personales; III. El solicitante no esté conforme con el tiempo, el costo o la modalidad de entrega, o IV. El solicitante considere que la información entregada es incompleta o no corresponda a la información requerida en la solicitud. Artículo 51. El recurso previsto en los artículos 49 y 50 procederá en lugar del recurso establecido en el artículo 83 de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Artículo 52. El Instituto subsanará las deficiencias de los recursos interpuestos por los particulares. Artículo 53. La falta de respuesta a una solicitud de acceso, en el plazo señalado en el. Artículo 44, se entenderá resuelta en sentido positivo, por lo que la dependencia o entidad quedará obligada a darle acceso a la información en un periodo de tiempo no mayor a los 10 días hábiles, cubriendo todos los costos generados por la reproducción del material informativo, salvo que el Instituto determine que los documentos en cuestión son reservados o confidenciales. A efecto de dar cabal cumplimiento a lo establecido en el párrafo primero de este Artículo, el Reglamento establecerá un procedimiento expedito para subsanar el incumplimiento de las dependencias y entidades de entregar la información. Para este efecto, los particulares podrán presentar la constancia a que se refiere el Artículo 17 de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo expedida por la unidad de enlace que corresponda, o bien bastará que presenten copia de la solicitud en la que conste la fecha de su presentación ante la dependencia o entidad. En este último caso, el procedimiento asegurará que éstas tengan la oportunidad de probar que respondieron en tiempo y forma al particular. Artículo 54. El escrito de interposición del recurso de revisión deberá contener: I. La dependencia o entidad ante la cual se presentó la solicitud; II. El nombre del recurrente y del tercero interesado si lo hay, así como el domicilio o medio que señale para recibir notificaciones; III. La fecha en que se le notificó o tuvo conocimiento del acto reclamado; IV. El acto que se recurre y los puntos petitorios; V. La copia de la resolución que se impugna y, en su caso, de la notificación correspondiente, y VI. Los demás elementos que considere procedentes someter a juicio del Instituto. Artículo 55. Salvo lo previsto en el Artículo 53, el Instituto sustanciará el recurso de revisión conforme a los lineamientos siguientes: Página 24 de 95

25 I. Interpuesto el recurso, el Presidente del Instituto, lo turnará al Comisionado ponente, quien deberá, dentro de los treinta días hábiles siguientes a la interposición del recurso, integrar el expediente y presentar un proyecto de resolución al Pleno del Instituto; II. El Pleno del Instituto podrá determinar la celebración de audiencias con las partes; III. Durante el procedimiento deberá aplicarse la suplencia de la queja a favor del recurrente y asegurarse de que las partes puedan presentar, de manera oral o escrita, los argumentos que funden y motiven sus pretensiones, así como formular sus alegatos; IV. Mediante solicitud del interesado podrán recibirse, por vía electrónica, las promociones y escritos; V. El Pleno resolverá, en definitiva, dentro de los veinte días hábiles siguientes en que se presentó el proyecto de resolución, y VI. Las resoluciones del Pleno serán públicas. Cuando haya causa justificada, el Pleno del Instituto podrá ampliar, por una vez y hasta por un periodo igual, los plazos establecidos en las fracciones I y V de este Artículo. La información reservada o confidencial que, en su caso, sea solicitada por el Instituto por resultar indispensable para resolver el asunto, deberá ser mantenida con ese carácter y no estará disponible en el expediente. Artículo 56. Las resoluciones del Instituto podrán: I. Desechar el recurso por improcedente o bien, sobreseerlo; II. Confirmar la decisión del Comité, o III. Revocar o modificar las decisiones del Comité y ordenar a la dependencia o entidad que permita al particular el acceso a la información solicitada o a los datos personales; que reclasifique la información o bien, que modifique tales datos. Las resoluciones, que deberán ser por escrito, establecerán los plazos para su cumplimiento y los procedimientos para asegurar la ejecución. Si el Instituto no resuelve en el plazo establecido en esta Ley, la resolución que se recurrió se entenderá confirmada. Cuando el Instituto determine durante la sustanciación del procedimiento que algún servidor público pudo haber incurrido en responsabilidad, deberá hacerlo del conocimiento del órgano interno de control de la dependencia o entidad responsable para que ésta inicie, en su caso, el procedimiento de responsabilidad que corresponda. Artículo 57. El recurso será desechado por improcedente cuando: I. Sea presentado, una vez transcurrido el plazo señalado en el Artículo 49; II. El Instituto haya conocido anteriormente del recurso respectivo y resuelto en definitiva; III. Se recurra una resolución que no haya sido emitida por un Comité, o IV. Ante los tribunales del Poder Judicial Federal se esté tramitando algún recurso o medio de defensa interpuesto por el recurrente. Artículo 58. El recurso será sobreseído cuando: I. El recurrente se desista expresamente del recurso; Página 25 de 95

26 II. El recurrente fallezca o, tratándose de personas morales, se disuelva; III. Cuando admitido el recurso de impugnación, aparezca alguna causal de improcedencia en los términos de la presente ley, o IV. La dependencia o entidad responsable del acto o resolución impugnada lo modifique o revoque, de tal manera que el medio de impugnación quede sin efecto o materia. Artículo 59. Las resoluciones del Instituto serán definitivas para las dependencias y entidades. Los particulares podrán impugnarlas ante el Poder Judicial de la Federación. Los tribunales tendrán acceso a la información reservada o confidencial cuando resulte indispensable para resolver el asunto y hubiera sido ofrecida en juicio. Dicha información deberá ser mantenida con ese carácter y no estará disponible en el expediente judicial. Artículo 60. Transcurrido un año de que el Instituto expidió una resolución que confirme la decisión de un Comité, el particular afectado podrá solicitar ante el mismo Instituto que reconsidere la resolución. Dicha reconsideración deberá referirse a la misma solicitud y resolverse en un plazo máximo de 60 días hábiles. TÍTULO TERCERO ACCESO A LA INFORMACIÓN EN LOS DEMÁS SUJETOS OBLIGADOS Capítulo Único Artículo 61. El Poder Legislativo Federal, a través de la Cámara de Senadores, la Cámara de Diputados, la Comisión Permanente y la Auditoría Superior de la Federación; el Poder Judicial de la Federación a través de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, del Consejo de la Judicatura Federal y de la Comisión de Administración del Tribunal Federal Electoral; los órganos constitucionales autónomos y los tribunales administrativos, en el ámbito de sus respectivas competencias, establecerán mediante reglamentos o acuerdos de carácter general, los órganos, criterios y procedimientos institucionales para proporcionar a los particulares el acceso a la información, de conformidad con los principios y plazos establecidos en esta Ley. Las disposiciones que se emitan señalarán, según corresponda: I. Las unidades administrativas responsables de publicar la información a que se refiere el Artículo 7; II. Las unidades de enlace o sus equivalentes; III. El Comité de información o su equivalente; IV. Los criterios y procedimientos de clasificación y conservación de la información reservada o confidencial; V. El procedimiento de acceso a la información, incluso un recurso de revisión, según los artículos 49 y 50, y uno de reconsideración en los términos del Artículo 60; VI. Los procedimientos de acceso y rectificación de datos personales a los que se refieren los artículos 24 y 25, y VII. Una instancia interna responsable de aplicar la Ley, resolver los recursos, y las demás facultades que le otorga este ordenamiento. Página 26 de 95

27 Artículo 62. Los sujetos obligados a que se refiere el artículo anterior elaborarán anualmente un informe público de las actividades realizadas para garantizar el acceso a la información, siguiendo los lineamientos establecidos en el Artículo 39, del cual deberán remitir una copia al Instituto. TÍTULO CUARTO RESPONSABILIDADES Y SANCIONES Capítulo Único Artículo 63. Serán causas de responsabilidad administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley las siguientes: I. Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de manera indebida información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión; II. Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la sustanciación de las solicitudes de acceso a la información o en la difusión de la información a que están obligados conforme a esta Ley; III. Denegar intencionalmente información no clasificada como reservada o no considerada confidencial conforme a esta Ley; IV. Clasificar como reservada, con dolo, información que no cumple con las características señaladas en esta Ley. La sanción sólo procederá cuando exista una resolución previa respecto del criterio de clasificación de ese tipo de información del Comité, el Instituto, o las instancias equivalentes previstas en el Artículo 61; V. Entregar información considerada como reservada o confidencial conforme a lo dispuesto por esta Ley; VI. Entregar intencionalmente de manera incompleta información requerida en una solicitud de acceso, y VII. No proporcionar la información cuya entrega haya sido ordenada por los órganos a que se refiere la fracción IV anterior o el Poder Judicial de la Federación. La responsabilidad a que se refiere este Artículo o cualquiera otra derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley, será sancionada en los términos de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. La infracción prevista en la fracción VII o la reincidencia en las conductas previstas en las fracciones I a VI de este Artículo, serán consideradas como graves para efectos de su sanción administrativa. Artículo 64. Las responsabilidades administrativas que se generen por el incumplimiento de las obligaciones a que se refiere el Artículo anterior, son independientes de las del orden civil o penal que procedan. Página 27 de 95

28 1.2.1 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal Capítulo I Disposiciones Generales Primero. Los presentes Lineamientos establecen los criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con el objeto de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos. Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos, además de las definiciones contenidas en los artículos 3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, se entenderá por: I. Administración de documentos: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. II. Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades. III. Archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final. IV. Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. V. Archivo histórico: unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. VI. Baja documental: eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. VII. Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. VIII. Clasificación archivística: proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad. IX. Conservación de archivos: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo. X. Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. XI. Destino final: selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico. Página 28 de 95

29 XII. Documentación activa: aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. XIII. Documentación histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. XIV. Documentación semiactiva: aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración. XV. Documento de archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. XVI. Documento electrónico: información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. XVII. Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. XVIII. Guía simple de archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. XIX. Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental). XX. Plazo de conservación: periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en los presentes Lineamientos. XXI. Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria). XXII. Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios). XXIII. Valoración: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. XXIV. Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. Tercero. Las dependencias y entidades establecerán y supervisarán a través de los comités de información, criterios específicos de organización y conservación de archivos, Página 29 de 95

30 de conformidad con lo previsto por el artículo 29 fracciones V de la Ley y 43 de su Reglamento. Las instancias a que se refiere el artículo 31 de la Ley, observarán los presentes Lineamientos; los titulares de dichas unidades administrativas podrán determinar los criterios específicos en materia de organización y conservación de la información que poseen. Cuarto. Los titulares de las dependencias y entidades asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto por la ley, su reglamento, los presentes Lineamientos y, en su caso, por los criterios específicos que formulen los comités de información de aquéllas. A efecto de cumplir con esta obligación, los titulares de las dependencias y entidades podrán delegar dicha responsabilidad en los servidores públicos que consideren conveniente. Los órganos internos de control de las dependencias y entidades vigilarán, en el ámbito de sus respectivas atribuciones, el estricto cumplimiento de los presentes Lineamientos. Capítulo II De la Organización de los Archivos Quinto. La organización de los archivos deberá asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen las dependencias y entidades. Sexto. Las dependencias y entidades podrán contar con un área coordinadora de archivos. El responsable del área, con conocimientos y experiencia en archivística, será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien establecerá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones: I. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; II. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información; III. Elaborar, en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario general de la dependencia o entidad; IV. Coordinar las acciones de los archivos de trámite; V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la dependencia o entidad; VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la dependencia o entidad; Página 30 de 95

31 VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación, y VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos. De no existir el área coordinadora a que refiere este Lineamiento, las funciones antes descritas deberán ser llevadas a cabo por el responsable del archivo de concentración de la dependencia o entidad establecido en el Lineamiento decimoprimero. Séptimo. Las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así como el nombre y cargo del responsable. El Archivo General de la Nación proporcionará el instructivo para la elaboración de la guía simple de archivos. Sección I Del Control de Gestión Documental Octavo. Las dependencias y entidades, así como sus delegaciones o equivalentes determinarán el número de áreas responsables de realizar las siguientes funciones: I. Recibir y distribuir la correspondencia de entrada; II. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida, y III. Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas. Noveno. Las dependencias y entidades, así como sus delegaciones o equivalentes, elaborarán una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado a la unidad administrativa; la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción: I. El número identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente); II. El asunto (breve descripción del contenido del documento); III. Fecha y hora de recepción, y IV. Generador y receptor del documento (nombre y cargo). Sección II De los Archivos de Trámite Décimo. En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite. Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las siguientes funciones: I. Integrar los expedientes de archivo; Página 31 de 95

32 II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental; III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental a que se refiere el Lineamiento decimoséptimo. Sección III Del Archivo de Concentración Decimoprimero. Las dependencias y entidades contarán con un archivo de concentración, adscrito, en su caso, al área coordinadora de archivos. El responsable de éste deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística. Será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien definirá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones: I. Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva; II. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de reserva; III. Solicitar al área coordinadora de archivos de la dependencia o entidad, en su caso, con el visto bueno de la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final; IV. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; V. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; VI. Valorar en coordinación con el archivo histórico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental a que se refiere el Lineamiento decimoséptimo, y VII. Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al archivo histórico de la dependencia o entidad, o al Archivo General de la Nación. Sección IV Del Archivo Histórico Decimosegundo. Las dependencias y entidades establecerán un archivo histórico, de así considerarse necesario, adscrito al área coordinadora de archivos, en su caso. El responsable de éste deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística. Será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien definirá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones: I. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; Página 32 de 95

33 II. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación; III. Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración; IV. Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; V. Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, y VI. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta. Sección V De los Instrumentos de Consulta y de Control Archivístico Decimotercero. Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: I. El cuadro general de clasificación archivística; II. El catálogo de disposición documental; III. Los inventarios documentales: a. General, b. De transferencia, c. De baja, y IV. La guía simple. El Archivo General de la Nación proporcionará la asesoría técnica para la elaboración de los instrumentos de consulta y de control archivístico. Decimocuarto. Las dependencias y entidades, a través del área coordinadora de archivos elaborarán un cuadro general de clasificación archivística, conforme a la fracción III del Lineamiento sexto. La estructura del cuadro general de clasificación será jerárquica atendiendo a los siguientes niveles: I. Primero: (fondo) conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica; II. Segundo: (sección) cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables, y III. Tercero: (serie) división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. Lo anterior, sin perjuicio de que existan niveles intermedios, según los requerimientos de las dependencias o entidades. Los niveles podrán identificarse mediante una clave alfabética, numérica o alfanumérica, según sea el caso. Página 33 de 95

34 Sección VI De los Expedientes de Archivo Decimoquinto. Además de contener documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística. El marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos: I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes; VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; VII. Asunto (resumen o descripción del expediente); VIII. Valores documentales; IX. Vigencia documental; X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente. En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a los incisos III, IV y V. Decimosexto. Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, deberán contener, además, la leyenda de clasificación conforme a lo establecido por los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, expedidos por el Instituto y publicados en el Diario Oficial de la Federación el 18 de agosto de Capítulo III De la Conservación de Archivos Decimoséptimo. En cumplimiento de la fracción III del Lineamiento sexto, el titular del área coordinadora de archivos, o el titular del archivo de concentración de cada dependencia o entidad, en su caso, actualizará periódicamente el catálogo de disposición documental. En el catálogo de disposición documental se establecerán los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad. Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el catálogo deberá vincularse al índice de expedientes reservados que establece el artículo 17 de la Ley. Página 34 de 95

35 Las dependencias y entidades enviarán al Archivo General de la Nación, para su validación y registro, una copia de su catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico, a más tardar el último día del mes de febrero de cada año. Decimoctavo. En los plazos de conservación de los archivos se tomará en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el plazo de conservación adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca el catálogo de disposición documental, si éste fuera mayor al primero. Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia documental. Decimonoveno. Al concluir los plazos establecidos en el Lineamiento anterior, las dependencias y entidades, a través del área coordinadora de archivos, o del responsable del archivo de concentración, según sea el caso, solicitarán al Archivo General de la Nación un dictamen de valoración para determinar el destino final de los documentos. Vigésimo. Las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo General de la Nación y las actas de baja documental o de transferencia secundaria deberán digitalizarse y publicarse en el sitio de Internet de la dependencia o entidad correspondiente, de acuerdo con el artículo 7 fracción XVII de la Ley. Vigesimoprimero. Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación, deberán conservarse en el archivo de concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el catálogo de disposición documental. Vigesimosegundo. Las dependencias y entidades adoptarán medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes, entre otros: I. Contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, y II. Contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos. Capítulo IV De los Documentos Electrónicos Vigesimotercero. Las dependencias y entidades tomarán las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de su información. Página 35 de 95

36 Vigesimocuarto. Las dependencias y entidades aplicarán las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e internacionales. Vigesimoquinto. Las dependencias y entidades realizarán programas de respaldo y migración de los documentos electrónicos, de acuerdo con sus recursos. 1.3 Ley Federal de Archivos Los participantes se interesaran por la importancia de la Ley Federal de Archivos, para poderla aplicar a los Archivos del I.S.S.S.T.E. Contenido TÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES Capítulo Único Artículo 1. El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural. Artículo 2. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 3. La interpretación de esta Ley en el orden administrativo corresponde: I. Al Archivo General de la Nación, en el ámbito del Poder Ejecutivo Federal; y II. A la autoridad que se determine en las disposiciones secundarias aplicables a los otros sujetos obligados. Artículo 4. Para efectos de la presente Ley y su ámbito de aplicación se entenderá por: I. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo; II. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades; III. Archivo administrativo actualizado: Aquél que permite la correcta administración de documentos en posesión de los poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial, de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno; Página 36 de 95

37 IV. Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino final; V. Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa; VI. Archivo histórico: Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para la memoria nacional; VII. Archivo privado de interés público: Documentos o colecciones que ostenten interés público, histórico o cultural en poder de particulares; VIII. Área coordinadora de archivos: La creada para desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos; coadyuvar con el Comité de Información en materia de archivos, y coordinar con el área de tecnologías de la información la formalización informática de las actividades arriba señaladas para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos; IX. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos; X. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final; XI. Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados; XII. Comité de Información: Instancia respectiva de cada sujeto obligado, establecida en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; XIII. Comité: El Comité Técnico Consultivo de los archivos del Ejecutivo Federal al que refiere el artículo 37 de la Ley; XIV. Consejo Académico Asesor: El integrado por académicos y expertos destacados en disciplinas afines a la archivística, al que refiere el artículo 36 de la presente Ley; XV. Consejo Nacional de Archivos: El integrado por los representantes de los archivos de los tres niveles de gobierno, de los órganos constitucionales autónomos, de instituciones académicas y de archivos privados; XVI. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos de archivo; XVII. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado; Página 37 de 95

38 XVIII. Dependencias y entidades: Las señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, incluidas la Presidencia de la República, los órganos administrativos desconcentrados, y la Procuraduría General de la República; XIX. Destino final: Selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico; XX. Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren; XXI. Documento electrónico: Aquél que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura; XXII. Documento histórico: Aquél que posee valores secundarios y de preservación a largo plazo por contener información relevante para la institución generadora pública o privada, que integra la memoria colectiva de México y es fundamental para el conocimiento de la historia Nacional; XXIII. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados; XXIV. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último; XXV. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales; XXVI. Instituto: El Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos; XXVII. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental); XXVIII. Ley: Ley Federal de Archivos; XXIX. Metadato: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo y su administración a través del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de su acceso; XXX. Órganos constitucionales autónomos: El Instituto Federal Electoral, la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, el Banco de México, el Instituto Nacional de Estadística y Geografía, las universidades y las demás instituciones de educación superior a las que la ley otorgue autonomía, así como cualquier otro establecido en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; XXXI. Patrimonio documental de la Nación: Documentos de archivo u originales y libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles y que dan cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere interés público, les asigna la condición de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del país; Página 38 de 95

39 XXXII. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; XXXIII. Reglamento: Reglamento de la Ley Federal de Archivos o el documento normativo equivalente que emitan los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal; XXXIV. Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables; XXXV. Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico; XXXVI. Sujetos obligados: a) El Poder Ejecutivo Federal, la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República; b) El Poder Legislativo Federal, integrado por la Cámara de Diputados, la Cámara de Senadores, la Comisión Permanente, la Auditoría Superior de la Federación y cualquiera de sus órganos; c) El Poder Judicial de la Federación y el Consejo de la Judicatura Federal; d) Los órganos constitucionales autónomos; e) Los tribunales administrativos federales; y f) Cualquier otro órgano federal; XXXVII. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria); XXXVIII. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios); XXXIX. Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; y XL. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes principios: I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos; Página 39 de 95

40 II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes; III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida; y IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo. Artículo 6. Son objetivos de esta Ley: I. Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional; II. Asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos y con ello la rendición de cuentas, mediante la adecuada administración y custodia de los archivos que contienen información pública gubernamental; III. Regular la organización y conservación del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de que éstos se preserven actualizados y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y el ejercicio de recursos públicos, así como de aquélla que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad; IV. Garantizar la correcta conservación, organización y consulta de los archivos de trámite, de concentración e históricos; para hacer eficiente la gestión pública y el acceso a la información pública; así como para promover la investigación histórica documental; V. Asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados; VI. Promover el uso y difusión de los archivos históricos generados por los sujetos obligados, favoreciendo la investigación y resguardo de la memoria institucional de México; VII. Favorecer la utilización de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados; VIII. Establecer mecanismos para la colaboración entre las autoridades federales, estatales y municipales en materia de archivos; y IX. Contribuir a la promoción de una cultura de valoración de los archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental. Artículo 7. Bajo ninguna excepción los servidores públicos podrán sustraer documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión. Página 40 de 95

41 TÍTULO SEGUNDO DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS Capítulo I De la Organización de los Archivos Artículo 8. Cuando la especialidad de la información o la unidad administrativa lo requieran, la coordinación de archivos de los sujetos obligados propondrá al Comité de Información o equivalente, del que deberá formar parte, los criterios específicos de organización y conservación de archivos, de conformidad con las disposiciones aplicables y los lineamientos que a su efecto expidan el Archivo General de la Nación y el Instituto, en el ámbito del Poder Ejecutivo Federal; o bien, la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados, de conformidad con las directrices que establezca el Consejo Nacional de Archivos. Las instancias a que se refiere el artículo 31 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental observarán las disposiciones en materia de esta Ley. Los titulares de dichas instancias o unidades administrativas podrán determinar los criterios específicos en materia de organización y conservación de sus archivos, de conformidad con los Lineamientos expedidos por el Archivo General de la Nación y los criterios del Consejo Nacional de Archivos, según corresponda. Artículo 9. Los sujetos obligados asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, así como, en su caso, por los criterios específicos que apruebe su Comité de Información o equivalente. Los órganos internos de control del Poder Ejecutivo Federal, así como las áreas que realicen funciones de contraloría interna en los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, en el ámbito de sus respectivas atribuciones. Artículo 10. Los sujetos obligados contarán con un área coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados en el marco de esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las unidades administrativas. Artículo 11. El responsable del área coordinadora de archivos deberá cubrir el perfil que se estipule en el Reglamento; será nombrado por el titular de la dependencia o entidad o por el titular de la instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, y formará parte del Comité de Información o su equivalente como asesor en materia de archivos, con voz y voto. Artículo 12. El responsable del área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones: Página 41 de 95

42 I. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos de los sujetos obligados, con base en la integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico y de conformidad con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables; II. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; así como de los expedientes que contengan información y documentación clasificada como reservada y/o confidencial, a fin de asegurar su integridad, de conformidad con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables; III. Elaborar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, el inventario general, así como los demás instrumentos descriptivos y de control archivístico; IV. Coordinar normativa y operativamente las acciones de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico; V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para el sujeto obligado; VI. Elaborar y presentar al Comité de Información o equivalente el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de Internet de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento; VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el Archivo General de la Nación, en el caso del Poder Ejecutivo Federal; o bien, por la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados; y VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información del sujeto obligado las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos. Artículo 13. Cada sujeto obligado deberá nombrar a los responsables de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico respectivamente. Artículo 14. En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas. Los responsables de los archivos de trámite serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien deberá ser debidamente capacitado para cumplir con las funciones inherentes a sus funciones, las cuales son las siguientes: I. Integrar los expedientes de archivo; Página 42 de 95

43 II. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, mientras conserve tal carácter; III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general; IV. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que contengan documentación clasificada; y V. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables. Artículo 15. Los sujetos obligados contarán con un archivo de concentración, adscrito al área coordinadora de archivos, en donde se conservará aquella documentación de uso esporádico que debe mantenerse por razones administrativas, legales, fiscales o contables. El responsable del archivo de concentración deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística, y será nombrado por el titular de la dependencia o entidad o por el titular de la instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligado distintos al Poder Ejecutivo Federal. El responsable del archivo de concentración tendrá las siguientes funciones: I. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental; II. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; III. Valorar en coordinación con el archivo histórico los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental; y IV. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables. Artículo 16. Las dependencias y entidades deberán transferir sus documentos con valores históricos al Archivo General de la Nación, de conformidad con las disposiciones que para ello establezca este último. Los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal podrán convenir con el Archivo General de la Nación, las transferencias secundarias correspondientes. En caso contrario, deberán contar con un archivo histórico propio. Artículo 17. El archivo histórico estará adscrito al área coordinadora de archivos y se constituirá como fuente de acceso público, encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, y difundir su acervo e instrumentos de consulta. El responsable del archivo histórico deberá contar con conocimientos y experiencia en historia y archivística, y será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, o por el Página 43 de 95

44 titular de la instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, el cual deberá contar con un nivel mínimo de director de área. Tendrá las siguientes funciones: I. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación en el caso del Poder Ejecutivo Federal; o bien, de la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados; II. Recibir, organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; y III. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables. Capítulo II De la Administración de los Archivos Artículo 18. Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional de archivos. Dicho sistema incluirá al menos los siguientes procesos relativos a documentos de archivos: I. Registro de entrada y salida de correspondencia; II. Identificación de documentos de archivo; III. Uso y seguimiento; IV. Clasificación archivística por funciones; V. Integración y ordenación de expedientes; VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente; VII. Transferencia de archivos; VIII. Conservación de archivos; IX. Prevaloración de archivos; X. Criterios de clasificación de la información; y XI. Auditoría de archivos. Artículo 19. Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: I. El cuadro general de clasificación archivística; II. El catálogo de disposición documental; III. Los inventarios documentales; a) General, b) De transferencia; y c) De baja; y IV. La guía simple de archivos. El Archivo General de la Nación, para el caso del Poder Ejecutivo Federal, o bien, las instancias que determine el Consejo Nacional de Archivos en el caso de los demás sujetos obligados, proporcionarán la asesoría técnica para la elaboración de los Página 44 de 95

45 instrumentos de control y consulta archivística, en los términos que determine el Reglamento. El Archivo General de la Nación podrá proporcionar la asesoría a la que refiere el párrafo anterior a los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal previa suscripción de los convenios correspondientes. Artículo 20. Los sujetos obligados deberán instrumentar sistemas automatizados para la gestión documental que permitan registrar y controlar los procesos señalados en el artículo 18 de la Ley para documentos de archivos, así como la elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de archivo electrónico procedentes de los diferentes sistemas del sujeto obligado. Esta funcionalidad deberá contar, además, con los instrumentos de control y consulta señalados en el artículo 19 de la Ley. En la preservación de archivos electrónicos en el largo plazo, sea por necesidades del sujeto obligado o por el valor secundario de los documentos, se deberá contar con la funcionalidad de un sistema de preservación en el largo plazo, el cual deberá cumplir las especificaciones que para ello se emitan. Cuando los sujetos obligados hayan desarrollado o adquirido herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación de documentos de archivo, deberán ser adecuadas a los lineamientos a que se refiere el artículo anterior. Artículo 21. El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto y la Secretaría de la Función Pública, emitirá los lineamientos que establezcan las bases para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos, tanto en formato físico como electrónico, a los que refiere el artículo anterior, aplicables a las dependencias y entidades, los cuales deberán contener como mínimo disposiciones que tengan por objeto: I. Aplicar invariablemente a los documentos de archivo electrónico los mismos instrumentos técnicos archivísticos que corresponden a los soportes tradicionales; II. Mantener y preservar los metadatos que sean creados para el sistema; III. Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónico, así como su control y administración archivística; y IV. Establecer los procedimientos que registren la actualización, migración, respaldo u otro proceso que afecte a los documentos electrónicos y que documenten cambios jurídico-administrativos, tecnológicos en sistemas y programas o en dispositivos y equipos, que se lleven a cabo e influyan en el contenido de los documentos de archivo electrónico. Asimismo, el Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto y la Secretaría de la Función Pública, emitirá lineamientos para la creación y funcionamiento de los Página 45 de 95

46 sistemas que permitan la organización y conservación de la información de los archivos administrativos del Poder Ejecutivo Federal de forma completa y actualizada, a fin de publicar aquélla relativa a los indicadores de gestión, ejercicio de los recursos públicos y con alto valor para la sociedad. La autoridad que establezcan las disposiciones secundarias aplicables a los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal deberá emitir los lineamientos que señala el presente artículo, de conformidad con las directrices que para tal efecto emita el Consejo Nacional de Archivos. Artículo 22. Las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán notificar al Archivo General de la Nación a más tardar el 15 de abril de cada año, el listado de documentos desclasificados el año previo y que hayan sido objeto de reserva con fundamento en el artículo 13, fracciones I a IV de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Artículo 23. Los servidores públicos federales que deban elaborar un acta de entregarecepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en términos del acuerdo emitido por la Secretaría de la Función Pública o la instancia que corresponda en los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal, deberán entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los archivos organizados e instrumentos de consulta y control archivístico que se encontraban bajo su custodia. Si a la fecha en que el servidor público se separe del empleo, cargo o comisión no existe nombramiento o designación del servidor público que lo sustituirá, la entrega del informe se hará al servidor público que se designe para tal efecto. Artículo 24. En caso de que alguna dependencia o entidad de la Administración Pública Federal o alguna de sus unidades administrativas desaparezca, se extinga o cambie de adscripción, la autoridad correspondiente dispondrá lo necesario para que todos los documentos de archivo y los instrumentos de consulta y control archivístico sean trasladados a los archivos que correspondan de conformidad con esta Ley y demás disposiciones aplicables. El instrumento jurídico por el que se determine la desaparición de una dependencia o una unidad administrativa, o el cambio de adscripción de esta última; o bien, la liquidación, extinción, fusión, enajenación o transferencia de una entidad, señalará la dependencia, entidad o instancia a la que se transferirán los archivos respectivos. Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de la Administración Pública Federal será obligación del liquidador remitir al Archivo General de la Nación copia del inventario de la documentación que se resguardará. Página 46 de 95

47 TÍTULO TERCERO DE LOS SUJETOS OBLIGADOS DISTINTOS DEL PODER EJECUTIVO FEDERAL Capítulo Único Artículo 25. Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias, establecerán mediante reglamentos o acuerdos de carácter general las autoridades encargadas de aplicar esta Ley y demás disposiciones secundarias a que se refiere dicho ordenamiento. Para la aplicación de la Ley y emisión de regulación secundaria, los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal atenderán las directrices y criterios que emita el Consejo Nacional de Archivos. TÍTULO CUARTO DEL ACCESO A LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y AUTORIZACIÓN DE SALIDA Y ENAJENACIÓN DE DOCUMENTOS Capítulo Único Artículo 26. Para el acceso a los documentos de los archivos históricos de los sujetos obligados y del Archivo General de la Nación no será aplicable el procedimiento de acceso previsto en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, por lo que el acceso a los mismos se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios archivos. Los documentos contenidos en los archivos históricos y los identificados como históricos confidenciales no serán susceptibles de clasificación como reservados en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Artículo 27. La información clasificada como confidencial con fundamento en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, respecto de la cual se haya determinado su conservación permanente por tener valor histórico, conservará tal carácter por un plazo de 30 años a partir de la fecha de creación del documento que la contenga, o bien de 70 años tratándose de datos personales que afecten a la esfera más íntima de su titular o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. Estos documentos se identificarán como históricos confidenciales. Los documentos históricos confidenciales permanecerán en el archivo de concentración de los sujetos obligados por el plazo previsto en el párrafo anterior. Una vez cumplido dicho plazo, dichos documentos deberán ser transferidos al Archivo General de la Nación o archivo histórico correspondiente, y no podrán ser clasificados en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Artículo 28. Los sujetos obligados podrán solicitar al Archivo General de la Nación, en el caso del Poder Ejecutivo Federal, o a su archivo histórico en los demás casos, la custodia de los documentos identificados como históricos confidenciales cuando las condiciones físicas de su archivo de concentración no garanticen el debido resguardo de los Página 47 de 95

48 documentos o pongan en riesgo la conservación de los mismos durante el plazo que establece el artículo 27 de la presente Ley. Sin perjuicio de lo anterior, el Archivo General de la Nación o los archivos históricos, según corresponda, podrán ordenar la transferencia a sus acervos de los documentos históricos confidenciales de los sujetos obligados para su custodia, cuando determinen que los archivos de concentración no cuentan con las condiciones óptimas para garantizar la debida organización y conservación de los mismos por el plazo antes señalado. Los documentos históricos confidenciales transferidos al Archivo General de la Nación o a los archivos históricos en calidad de custodia no formarán parte del archivo histórico de acceso público, hasta que concluya el plazo establecido en el artículo 27 de la presente Ley. Artículo 29. El acceso a los documentos considerados como históricos confidenciales deberá observar lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y la presente Ley. Cuando el Archivo General de la Nación o la autoridad equivalente en los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal reciban una solicitud de acceso a documentos históricos confidenciales que tengan bajo su custodia, deberán orientar al solicitante respecto del sujeto obligado responsable de la información. Durante el plazo que establece el artículo 27 de la Ley, el titular de la unidad administrativa que realizó la transferencia primaria al archivo de concentración de los documentos considerados históricos confidenciales, será el responsable de atender las solicitudes de acceso relacionadas con dichos documentos. Artículo 30. El Instituto o la autoridad equivalente en los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal podrán determinar procedente el acceso a información confidencial con valor histórico cuando: I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el país, siempre que el mismo no se pueda realizar sin el acceso a la información confidencial, y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información confidencial, ni ninguna que pueda hacer identificable a su titular; II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso; III. El acceso beneficie de manera clara y evidente al titular de la información confidencial; y IV. Sea solicitada por un biógrafo autorizado por el titular de la información confidencial. Artículo 31. No podrán salir del país documentos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los órganos federales, entidades federativas, municipios y casas curiales, así como documentos originales relacionados con la historia de México y libros que por su Página 48 de 95

49 naturaleza no sean fácilmente sustituibles, sin la autorización previa del Archivo General de la Nación. Artículo 32. En los casos de enajenación por venta de un acervo o documento declarado patrimonio documental de la Nación, y en general cuando se trate de documentos acordes con lo previsto en el artículo 36, fracciones I y II, de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, el Ejecutivo Federal, a través del Archivo General de la Nación, gozará del derecho del tanto en los términos que establezca el Reglamento respectivo. Artículo 33. Los archivos o documentos en poder de los particulares y de entidades públicas podrán ser recibidos en comodato por el Archivo General de la Nación para su estabilización. En los casos que posterior a la estabilización citada en el párrafo anterior, el Archivo General de la Nación compruebe que los archivos privados de interés público y sus documentos se encuentran en peligro de destrucción, desaparición o pérdida, éstos podrán ser objeto de expropiación, mediante dictamen emitido por el Archivo General de la Nación, previa opinión técnica del Consejo Académico Asesor, en los términos de la legislación aplicable. Artículo 34. El procedimiento y términos para la comprobación citada en el artículo anterior se establecerán en el Reglamento. TÍTULO QUINTO DEL CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS Capítulo I De la Integración del Consejo Nacional de Archivos Artículo 35. Se crea el Consejo Nacional de Archivos como el órgano colegiado que tiene por objeto establecer una política nacional de archivos públicos y privados, así como las directrices nacionales para la gestión de documentos y la protección de la memoria documental nacional. I. El Consejo Nacional de Archivos será presidido por el Director General del Archivo General de la Nación. II. El funcionamiento del Consejo Nacional de Archivos será conforme a lo dispuesto en esta Ley y, en su caso, en su Reglamento. Artículo 36. Son atribuciones del Consejo Nacional de Archivos las siguientes: I. Establecer directrices y criterios para la aplicación de esta Ley y su Reglamento para los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal; II. Establecer las directrices o criterios nacionales para el funcionamiento de los archivos que integren el Sistema Nacional de Archivos destinadas a la gestión, conservación y acceso a los documentos de archivo; Página 49 de 95

50 III. Promover la interrelación de los archivos públicos y privados para el intercambio y la integración sistémica de las actividades de archivo; IV. Fomentar el desarrollo de archivos administrativos actualizados en los poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno; V. Fomentar la modernización y homogeneización metodológica de la función archivística, propiciando la cooperación e integración de los archivos; VI. Establecer criterios para la descripción de documentos y fuentes de información relevantes para el conocimiento y difusión de la historia de México, existentes en archivos y colecciones públicas y privadas, nacionales; VII. Promover la gestión, preservación y el acceso a la información documental, con base en las mejores prácticas internacionales; VIII. Propiciar el uso y desarrollo de nuevas tecnologías de la información, la gestión de documentos en entorno electrónico y las medidas para su preservación; IX. Estimular la formación técnica de recursos humanos en materia de archivos; X. Recomendar medidas para la investigación en los archivos públicos y privados; XI. Estimular la sensibilización de la sociedad acerca de la importancia de los archivos activos como centros de información esencial, y de los históricos como parte fundamental de la memoria colectiva; XII. Integrar a los representantes de archivos de instituciones o entidades que no se encuentren previstos en su conformación y que por su participación en el Sistema Nacional de Archivos deban incluirse; y XIII. Fomentar la organización y celebración de foros, congresos, conferencias; elaboración de estudios, capacitaciones e intercambios de experiencias en materia de archivos. Artículo 37. El Consejo Nacional de Archivos estará integrado por: I. El Director General del Archivo General de la Nación, quien lo presidirá; II. Un representante de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, designado por el Comité Técnico de los Archivos del Ejecutivo Federal; III. Un representante de los archivos del Poder Judicial Federal, designado por la Judicatura Federal; IV. Dos representantes de los archivos del Poder Legislativo Federal, designados por el Presidente de la Cámara de Diputados y el Presidente de la Cámara de Senadores; V. Un representante de los archivos del Banco de México; VI. Un representante de los archivos de la Comisión Nacional de Derechos Humanos; VII. Un representante del Instituto Federal Electoral; VIII. Un representante del Instituto Nacional de Geografía, Estadística e Informática; IX. Un representante de los archivos de los estados y del Distrito Federal, electo en la Reunión Nacional de Archivos; X. Un representante de los archivos de los municipios, electo en la Reunión Nacional de Archivos; XI. Un representante de los archivos de los poderes judiciales estatales y del Distrito Federal, electo en el Encuentro Nacional de Archivos Judiciales; Página 50 de 95

51 XII. Un representante de los archivos de los poderes legislativos estatales y del Distrito Federal, electo en la Reunión Nacional de Archivos; XIII. Un representante del Instituto; XIV. Un representante de los institutos o consejos de transparencia estatal y del Distrito Federal, designados por la Conferencia Mexicana de Acceso a la Información Pública; XV. Un representante de las instituciones de docencia, investigación, o preservación de archivos designado por la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior; XVI. Un representante de los archivos universitarios elegido por la Red Nacional de Archivos de Educación Superior; y XVII. Un representante de la Asociación de Archivos y Bibliotecas Privadas. Artículo 38. El Consejo Nacional de Archivos sesionará en la sede del Archivo General de la Nación de la siguiente forma: I. Los integrantes del Consejo Nacional de Archivos que se mencionan en el artículo anterior podrán nombrar un suplente. II. El Consejo Nacional de Archivos solo sesionará si se reúne un quórum de la mitad más uno de sus miembros. III. Las decisiones se tomarán por mayoría de votos de los miembros presentes en la sesión, y el Director General del Archivo General de la Nación tendrá voto de calidad en caso de empate. IV. El Consejo Nacional de Archivos contará con un Secretario Técnico, nombrado por el Archivo General de la Nación. Capítulo II Del Sistema Nacional de Archivos Artículo 39. El Sistema Nacional de Archivos es un mecanismo de colaboración, coordinación y articulación permanente entre los archivos públicos de los tres ámbitos de gobierno, los privados y los del sector social, para la gestión, preservación y acceso a la información documental, con base en las mejores prácticas internacionales. El Sistema Nacional de Archivos se conducirá de conformidad con las disposiciones previstas en esta Ley, su Reglamento y los criterios y directrices que emita el Consejo Nacional de Archivos. Artículo 40. El Sistema Nacional de Archivos se integra por los archivos del Poder Ejecutivo Federal, el Poder Judicial de la Federación, el Poder Legislativo Federal, los organismos constitucionales autónomos, los organismos autónomos por ley, las entidades federativas y el Distrito Federal, los municipios o demarcaciones territoriales, las universidades e instituciones de educación superior, los archivos privados declarados de interés público, y aquellos archivos privados que soliciten ser considerados como parte de este sistema y acepten aplicar sus directrices. Página 51 de 95

52 TÍTULO SEXTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Capítulo I De la operación del Archivo General de la Nación Artículo 41. El Archivo General de la Nación es el organismo descentralizado rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Poder Ejecutivo Federal en la administración de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. Tendrá su domicilio legal en la Ciudad de México y contará con autonomía de gestión y personalidad jurídica propia para el cabal cumplimiento de su objeto general, objetivos específicos y metas. Los recursos económicos generados por el Archivo General de la Nación serán destinados para el cumplimiento de sus atribuciones. Artículo 42. El Archivo General de la Nación contará con un Consejo Académico Asesor que le asesorará con los conocimientos desarrollados en las instituciones académicas especializadas en las disciplinas vinculadas con sus funciones con el fin de alcanzar el mejor desarrollo de sus atribuciones. El Consejo Académico Asesor estará integrado por académicos y expertos destacados, de acuerdo con lo que disponga el Reglamento. La Secretaría Técnica del Consejo Académico Asesor estará a cargo del Archivo General de la Nación. Artículo 43. El Archivo General de la Nación contará con un órgano consultivo en materia de administración de documentos y archivos del Gobierno Federal, que se denominará Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal. Las actividades del Comité deberán estar estrechamente vinculadas con las que correspondan al Archivo General de la Nación, en su carácter de entidad normativa del Ejecutivo Federal en materia de administración de documentos y archivos. El Comité estará conformado por dos representantes oficiales de cada una de las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal, los que fungirán como miembros titular y suplente, respectivamente, quienes deberán ser designados formalmente por el Oficial Mayor, o equivalente, de la dependencia o entidad que representen. El Comité operará y se conducirá de conformidad con las disposiciones previstas en el Reglamento. Artículo 44. El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes atribuciones: I. Presidir el Consejo Nacional de Archivos, y proponer la adopción de directrices nacionales en materia de archivos; Página 52 de 95

53 II. Resguardar el patrimonio documental que custodia, las transferencias secundarias de los documentos con valor histórico generados por el Poder Ejecutivo Federal y, en su caso, otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, así como aquellos documentos en posesión de particulares que, en forma voluntaria y previa valoración, incorpore a sus acervos; III. Declarar patrimonio documental de la Nación a aquellos acervos o documentos que sean de interés público y se ajusten a la definición prevista en esta Ley; IV. Autorizar los permisos para la salida del país de documentos declarados patrimonio documental de la nación; de aquéllos documentos originales relacionados con la historia de México y de libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles; V. Reunir, organizar, preservar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico que resguarda, con base en las mejores prácticas internacionales, adecuadas a la realidad nacional; VI. Establecer los lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal; VII. Emitir el dictamen de baja documental para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal; VIII. Desarrollar investigaciones en materias históricas y archivísticas encaminadas a la organización, conservación y difusión del patrimonio documental que resguarda y de los archivos de las dependencias y entidades; IX. Gestionar la recuperación e incorporación a sus acervos de aquellos archivos que tengan valor histórico; X. Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos históricos del Poder Ejecutivo Federal; XI. Preparar, publicar y distribuir, en forma onerosa o gratuita, las obras y colecciones necesarias para apoyar el conocimiento de su acervo, así como promover la cultura archivística, de consulta y aprovechamiento del patrimonio documental del país; XII. Proporcionar los servicios complementarios que determine el Reglamento de esta Ley y otras disposiciones aplicables; XIII. Determinar lineamientos para concentrar en sus instalaciones el Diario Oficial de la Federación y demás publicaciones de los Poderes de la Unión, de las entidades federativas, del Distrito Federal y de los municipios o demarcaciones territoriales; XIV. Establecer políticas para reunir, organizar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica nacional, con base en las mejores prácticas internacionales adecuadas a la realidad nacional; XV. Integrar un acervo bibliohemerográfico especializado en materia de archivos y temas afines; XVI. Vigilar y, en caso de incumplimiento de esta Ley, hacer las recomendaciones a las dependencias y entidades para asegurar su cumplimiento y el de sus disposiciones reglamentarias, así como hacer del conocimiento del Órgano Interno de Control o de las autoridades que correspondan, las afectaciones del patrimonio documental, a efecto de que se establezcan las responsabilidades correspondientes; Página 53 de 95

54 XVII. Fomentar el desarrollo profesional de archivistas a través de convenios de colaboración o concertación con autoridades e instituciones educativas públicas o privadas; XVIII. Participar y organizar foros y eventos nacionales e internacionales en la materia; XIX. Coadyuvar en los mecanismos para otorgar recursos materiales y económicos a los archivos en peligro de destrucción o pérdida; XX. Promover el registro nacional de archivos históricos públicos y privados, así como desarrollar actividades relacionadas con este; XXI. Realizar convenios con municipios e instituciones, en el marco del cumplimiento de sus objetivos; XXII. Cooperar con otros organismos encargados de la política del gobierno nacional en la educación, la cultura, la ciencia, la tecnología, la información y la informática en materia de archivos; XXIII. Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos de archivo del Poder Ejecutivo Federal; XXIV. Elaborar en coordinación con el Instituto los lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal; XXV. Desarrollar sistemas para la creación, mantenimiento y preservación de documentos electrónicos que asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad a través del tiempo; XXVI. Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y dictámenes de autenticidad de los documentos existentes en sus acervos así como determinar las políticas y procedimientos para proporcionar los servicios de consulta y reprografía al público usuario, previo pago de los derechos correspondientes; XXVII. Proponer la adopción de Normas Oficiales Mexicanas en materia de archivos y coadyuvar en su elaboración con las autoridades correspondientes; XXVIII. Proponer ante la autoridad competente el rescate de documentos históricos de propiedad pública federal que se encuentren indebidamente en posesión de particulares; y XXIX. Las demás que le confieran otras disposiciones jurídicas aplicables. Artículo 45. El Archivo General de la Nación podrá celebrar convenios de colaboración o coordinación, según corresponda, con los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal, con entidades federativas, el Distrito Federal y municipios, así como con particulares, con el propósito de desarrollar acciones que permitan la modernización de los servicios archivísticos, el rescate y administración del patrimonio documental de la Nación, en el marco de la normatividad aplicable. Asimismo, podrá establecer vínculos con otros archivos internacionales afines. Sección Primera Del Órgano de Gobierno Artículo 46. Para el estudio, planeación y despacho de los asuntos que le competen, el Archivo General de la Nación contará con un Órgano de Gobierno que estará integrado por: Página 54 de 95

55 I. Un presidente, que será designado por el Presidente de la República; y II. Los designados por los titulares de las siguientes dependencias y entidades: a) Secretaría de Gobernación; b) Secretaría de Hacienda y Crédito Público; y c) Secretaría de Educación Pública. El Director General del Archivo General de la Nación formará parte del Órgano de Gobierno con voz pero sin voto, y contará con las atribuciones previstas en el artículo 59 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y las demás que le confiera el reglamento respectivo. Artículo 47. El Órgano de Gobierno tendrá las atribuciones previstas en artículo 58 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, así como aquellas que le confiera el reglamento respectivo. Sección Segunda Del Director General Artículo 48. El Director General del Archivo General de la Nación será nombrado por el Presidente de la República y deberá cubrir los siguientes requisitos: I. Ser ciudadano mexicano; II. Tener grado académico de Doctor en Historia o contar con experiencia mínima de cinco años en la dirección de un archivo histórico o área sustantiva del mismo; III. No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso; IV. Tener cuando menos treinta años de edad al día de la designación; V. No ser cónyuge, ni tener relación de parentesco por consanguinidad o afinidad hasta el cuarto grado o civil con cualquiera de los miembros del Órgano de Gobierno; y VI. No haber sido Secretario de Estado, Jefe de Departamento Administrativo, Procurador General de la República, Senador, Diputado Federal o Local, dirigente de un partido o asociación política, Gobernador de algún Estado o Jefe del Gobierno del Distrito Federal, durante el año previo al día de su nombramiento. Capítulo II Del Registro Nacional de Archivos Históricos Artículo 49. El Registro Nacional de Archivos Históricos es un instrumento catastral del Archivo General de la Nación para registrar y difundir el patrimonio de la memoria documental del país resguardado en los archivos históricos del Poder Ejecutivo Federal, y de manera potestativa, de otros archivos públicos y privados. El registro integrará los datos sobre los acervos y la infraestructura de los archivos, así como sobre los documentos declarados patrimonio documental de la Nación. Los archivos privados que sean beneficiados con fondos federales deberán de registrarse en el Registro Nacional de Archivos Históricos y sujetarse a las recomendaciones emitidas por el Archivo General de la Nación. Página 55 de 95

56 El Reglamento de la Ley establecerá la forma de organización y funcionamiento del Registro Nacional de Archivos Históricos. Artículo 50. Los archivos adscritos al Registro Nacional de Archivos Históricos deberán incorporar y luego actualizar anualmente los datos sobre sus acervos, conforme a las disposiciones y requisitos que establezca el Archivo General de la Nación. Los particulares propietarios de documentos o archivos declarados como patrimonio documental de la Nación, inscritos en el Registro Nacional de Archivos Históricos, informarán sobre cualquier cambio que afecte los documentos o acervos, sea en su estado físico o patrimonial. Artículo 51. Los archivos privados que por solicitud de sus propietarios se inscriban en el Registro Nacional de Archivos Históricos, contarán con asistencia técnica por parte del Archivo General de la Nación y se estimulará su organización, conservación, difusión y consulta. Capítulo III De la Sección de Archivos Presidenciales Artículo 52. El Archivo General de la Nación tendrá a su cargo la sección de archivos presidenciales. Al término de cada mandato, la Presidencia de la República deberá efectuar las transferencias secundarias que conforme a su catálogo de disposición documental procedan. Artículo 53. El Archivo General de la Nación emitirá los lineamientos conforme a los cuales deberá efectuarse la transferencia secundaria prevista en el artículo anterior. TÍTULO SÉPTIMO DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES Capítulo Único Artículo 54. Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son causa de responsabilidad administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley las siguientes: I. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar, mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier documento que se resguarde en un archivo de trámite, de concentración o histórico; II. Extraer documentos o archivos públicos de su recinto para fines distintos al ejercicio de sus funciones y atribuciones; III. Trasladar fuera del territorio nacional archivos o documentos públicos declarados patrimonio documental de la nación, sin la anuencia del Archivo General de la Nación; IV. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o documentos públicos; Página 56 de 95

57 V. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos históricos sin causa justificada; VI. Poner en riesgo la integridad y correcta conservación de documentos históricos; VII. Actuar con negligencia en la adopción de medidas de índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica para la adecuada conservación de los archivos; VIII. No dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 7 de la presente Ley; y IX. Omitir entregar algún archivo o documento bajo su custodia al separarse de un empleo, cargo o comisión. Artículo 55. Los servidores públicos que contravengan esta Ley y sus disposiciones reglamentarias se harán acreedores a las medidas de apremio y sanciones establecidas en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Las responsabilidades administrativas serán independientes de las del orden civil o penal que procedan. Artículo 56. Los usuarios de los archivos públicos y privados y los particulares que posean archivos privados de interés público deberán contribuir a la conservación y buen estado de los documentos. Cualquier mal uso, perjuicio material o sustracción de documentos realizada por los particulares a los que refiere el párrafo anterior, será sancionada de conformidad con la normatividad aplicable. TEMA 2. INTRODUCCIÓN 2.1 Definición de Archivo Es un conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución en el transcurso de su gestión, respetando el orden en que fueron generados para servir de testimonio y fuente de información para personas o instituciones que los produjeron, sirven como fuente de información para investigadores e historiadores y al público en general, como para la Toma de Decisiones. 2.2 Función del Archivo Las principales funciones de un Archivo son que se encarga de conservar, ordenar y administrar la documentación de acuerdo a las normas y políticas así como los procedimientos de cada institución. 2.3 Tipos de Archivos De acuerdo con el productor de los documentos los archivos se dividen en: Locales: Regionales: Archivos Municipales, Archivos Parroquiales Archivos Estatales Página 57 de 95

58 Nacionales: Internacionales. Archivo General de la Nación Archivo General de Indias en Sevilla 2.4 Concepto de Documento Documento es todo registro de información independientemente del tipo de soporte físico en el cual está plasmada la información, ya se libró, revista, mapa pieza arqueológica, escultura, cd, etc. En cuanto al léxico archivístico, documento es la información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización ya sea pública o privada, o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad. 2.5 Soporte de los Documentos La mayoría de los documentos se siguen produciendo en papel, pero también se utilizan otros soportes como son el acetato de celulosa o poliéster, así como los rollos de microfilm, microfichas, discos o cintas, películas o videos, cintas, magnéticas y discos ópticos, cd, y los que se encuentran en portales de Internet. 2.6 Caracteres de los Documentos Los documentos tienes dos caracteres: Caracteres internos Caracteres externos Los caracteres internos son Página 58 de 95

59 Formas esenciales: autor, destinatario o destinatarios, texto, data lugar o lugares, acontecimientos Los caracteres externos son Formato volúmenes, unidades archivísticas, sueltos Tipo de escritura y su materialidad Forma original o copia 2.7 Principio de Procedencia El término principio de procedencia se le atribuye al archivista francés Natalis de Wailly (1841) y está considerado el eje principal de la archivística moderna. Se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y dentro del mismo en su lugar de origen. Se entiende, por tanto, que cada fondo es un conjunto de documentos que tienen tiene un lugar concreto en función de su producción. Para referirse a este principio se utilizan tres expresiones: Principio de procedencia o respeto a los fondos, principio de respeto a la estructura y principio de respeto al orden natural. Sin embargo, se entiende que las dos últimas definiciones son una subdivisión del primero y determina: Que los documentos se constituyen en fondos y los de uno no pueden mezclarse con los de otro. Que cada documento debe guardar relación con el órgano que lo ha producido respetando la estructura jerárquica de la institución y el orden secuencial de producción. El principio de procedencia va referido al productor del fondo, entendido éste como la institución, familia o personas que ha producido, acumulado y conservado los documentos en el desarrollo de su propia actividad. Este principio define la idea del fondo documental como una agrupación de documentos más amplia, además de determinar su unidad. Además, determina el respeto por una parte a la estructura de la institución a la que pertenece, y por otra al orden de producción de los mismos. Principio archivístico que consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier índole, recibidos o generados por una dependencia, unidad, área o persona, organismo público o privado determinado, sin mezclarlos con otros. 2.8 Principio de Orden Original Se conoce como un principio fundamental de la teoría Archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites Página 59 de 95

60 que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. El principio de Orden Original da facilidad en el uso de la documentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio en su función administrativa, mientras en el principio de procedencia respetamos los fondos donde se crearon los documentos, en el orden original se tiene en cuenta la fecha de producción y el orden que se le dio mientras estuvo activo. Para Antonia Heredia el principio de orden original los documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Y nos son otra cosa que la consecuencia del fondo No se debe confundir este principio, con la ordenación pues son dos cosas diferentes en función de la organización de un Archivo; la ordenación es un sistema en el cual las agrupaciones documentales dándoles un orden alfabético, cronológico, onomástico etc. Lo importante de este principio de orden original es que permite la secuencia y orden del documento producido por ese fondo, accediendo más fácil a la ordenación de las piezas dentro de las agrupaciones documentales. 2.9 Ciclo Vital del Documento El Ciclo Vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica. La teoría del Ciclo Vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización sino también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo. Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización. Página 60 de 95

61 2.10 Valor de los Documentos de acuerdo al Ciclo Vital El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades, o etapas las cuales determinan los valores y usos que tienen en cada uno de ellos. Valor de los documentos en el Archivo de Trámite es Administrativo Legal Fiscal Contable Valor de los Documentos en el Archivo de Concentración es: Administrativo Legal Fiscal Contable VALOR ADMINISTRATIVO Es el que posee los documentos producidos o recibidos por una Institución y sirven como testimonio de sus procedimientos y actividades VALOR FISCAL Es aquel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias Página 61 de 95

62 VALOR LEGAL Es el plazo durante el cual los documentos se conservaran en la institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la administración pública o de sus ciudadanos Valor de los Documentos en el Archivo Histórico son Evidencial Testimonial Informativo TEMA 3. ARCHIVO DE TRÁMITE 3.1 Definición Es el Archivo donde se guardan expedientes y documentos que están en tramitación y gestión, a esta etapa se le determina activa, también conocido como archivo de oficina o de gestión; además es aquel cuyos documentos que resguarda son vigentes y para efectos de este período permanecen únicamente durante el tiempo de su trámite. 3.2 Función La documentación dentro del Archivo de Trámite es importante tenerla Organizada, clasificada, catalogada para la TOMA DE DECISIONES 3.3 Importancia La importancia del Archivo de Trámite es la gurda de la documentación de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de sus atribuciones de una unidad administrativa Página 62 de 95

63 3.4 Ubicación dentro del Ciclo Vital del Documento El Archivo de Trámite se ubica en la Fase Activa dentro del Ciclo Vital del Documento 3.5 Documentación activa Es la necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente la cual se conserva en el Archivo de Tramite 3.6 Valor del documento de acuerdo al Ciclo Vital En este archivo el documento adquiere los Valores Primarios, que son Administrativo Legal Contable Fiscal 3.7 Procesos Técnicos Los procesos técnicos que se realizan son: cuadro de clasificación, apertura de expedientes de acuerdo a las normas del IFAI, catalogación clasificación, expurgo, valoración primaria, transferencia primaria Recepción De acuerdo a la estructura organizacional de la Institución, cada Unidad Administrativa será responsable, de la recepción de la documentación, para la apertura de expedientes Cuadro de Clasificación Archivístico El Cuadro de Clasificación es una estructura que se construye con la información contenida en los documentos producidos como resultado de las atribuciones, responsabilidades y actividades de una Institución. En este instrumento se relacionan las secciones y las series documentales de un fondo durante su gestión administrativa. En el Cuadro de Clasificación se define las dos formas de clasificación, la primera es la estructura institucional, que es la clasificación orgánica, que serán las secciones. Y la segunda que se refiere a los documentos o series documentales contenidos en los expedientes con asuntos semejantes, que será la clasificación funcional. Lo que se va armando es la estructura orgánica del fondo, y lo que se ordena físicamente son las series o documentos contenidos en los expedientes. La Dra. Antonia Heredia nos dice al respecto es la plasmación material de esquema o cuadro, que no es otra cosa que el andamio para sistematizar cada fondo en sus secciones y sus series. Fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona y conservado en el archivo de dicha Institución. Página 63 de 95

64 Sección cada una de las divisiones del Fondo, basadas en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Serie es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto especifico Apertura de expedientes Esta apertura se realizara de acuerdo a la documentación recibida y a las normas establecidas por el Instituto de Acceso a la Información que deberá contener Fondo Sección Serie La apertura de Expediente permitirá tener La fácil localización de los expedientes La separación por asuntos El título de cada expediente Un resumen de la información que contiene No duplicar los expedientes Elaboración de Caratula Además de contener documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística. La caratula del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos. Logotipo de la Institución Nombre completo de la Institución Fondo Sección Serie Número de expediente o clasificador, el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes Fecha de apertura y, en sus caso, de cierre del expediente Asunto resumen o descripción del expediente Valores documentales Vigencia documental Número de fojas útiles al cierre del expediente, es el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente Reserva del expediente Cuánto tiempo se tuvo en el Archivo de Trámite y cuanto estará en el Archivo de Concentración Página 64 de 95

65 3.7.5 Glosa de documentos Es organizar y controlar los expedientes desde su apertura hasta su cierre, con base en las series documentales del Cuadro de Clasificación Archivística Inventario de expedientes Es un instrumento de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización Archivación de expedientes Se lleva a cabo por medio de operaciones intelectuales y físicas las cuales tienen por objeto colocar el expediente en el lugar que le corresponde de acuerdo a su clasificación dentro del archivo Expurgo Consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, durante su formación, previo a su trasferencia al Archivo de Concentración. El expurgo es la actividad que permitirá conservar solo la documentación útil del expediente, con esto se eliminan los documentos que ocasionan que el expediente se engrosé más y de lugar a formar legajos, reflejándose en el espacio del Acervo Documental, directamente en la estantería del Archivo Valoración Primaria En este Archivo se realiza la primera Valoración Documental Catálogo de Disposición Documental Es el registro general, sistemático y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos existentes, ya sean producidos o recibidos en un sistema administrativos el registro general sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final del acervo documental Elaboración de relación de Transferencia Primaria Es el traslado controlado y sistemático de expedientes semiactivos al Archivo de Concentración, previo inventario de Transferencia Primaria, es la operación de trasladar los expedientes cuyo trámite ha terminado o su consulta es muy esporádica, a los Archivos de Concentración, mientras prescribe el término de permanencia. Este término puede ser fijado reglamentariamente o en coordinación con las dependencias tramitadoras o de acuerdo con el calendario de vencimiento, a fin de no ocupar espacio vital en el Archivo de Trámite. Requisitos para la Transferencia Primaria Elaboración del Inventario de Transferencia Primaria Página 65 de 95

66 Garantizar que la documentación que carezca de utilidad inmediata, sea entregada completa y oportunamente al Archivo de Concentración Garantizar que la transferencia corresponda a la documentación que así lo ameriten Garantizar que la documentación transferida sea conservada en condiciones adecuadas al volumen y las características de los materiales semiactivos Garantizar que la documentación transferida sea rápida y correctamente organizada para su localización y consulta Depuración Es la selección, separación y cuantificación de expedientes que por su trámite, han cumplido su gestión administrativa y no son de utilidad, para la Unidad generadora, y que permite identificar y separar los expedientes duplicados con nulo valor administrativo, de los expedientes de trámite concluido existentes en los archivos de Trámite, antes de realizar su transferencia al Archivo de Concentración. El servicio que presta este archivo es exclusivo para la unidad productora Consulta La consulta de los expedientes en los archivos de trámite, es por parte de quien genera la documentación, Si se desea que se le expidan copias fotostáticas, ésta deberán ser autorizadas por el Jefe de la Unidad, sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado o confidencial Préstamo de Expedientes Es la operación fundamental de todo Archivo, consiste en poner a disposición del usuario la información contenida en los expedientes y documentos puestos bajo custodia, como apoyo para la toma de decisiones. La documentación que se encuentra bajo la responsabilidad de los Archivos sólo es accesible a las personas que tienen autorización expresa para la consulta, mediante el cumplimiento de la reglamentación respectiva de cada caso. Los expedientes y documentos prestados no deben permanecer fuera de los Archivos más del tiempo señalado en los plazos que se establezcan en cada caso. Solo en el caso de que el usuario desee consultar por más tiempo la información, deberá solicitar, una prórroga para su consulta al Jefe del Archivo. Es la base fundamental de todo Archivo, el préstamo a los usuarios, internos y externos, con las siguientes características: Atención oportuna a la petición del mismo. La rapidez del préstamo. Página 66 de 95

67 Esto indicará que la guarda ha sido buena y oportuna. El expediente deberá estar completo según el trámite realizado por el asunto que corresponda. Si los requisitos anteriores se han realizado bien podremos decir, que la máxima Archivística se ha cumplido: El expediente solicitado deberá estar antes de cinco minutos sobre el escritorio Vale de Préstamo Los expedientes activos se prestarán a través del " Vale de préstamo de expedientes... Cuando el usuario requiera en calidad de préstamo algún expediente y este no se encuentre en el registro de servidores públicos y firmas autorizadas de la unidad administrativa, deberá solicitar la autorización del titular de la unidad administrativa o del servidor público que este último designe. Quien dará su aprobación por escrito, indicando los datos del expediente, y del funcionario público al que se le dará el expediente Reprografía La reprografía es un proceso que permite reproducir el material que es resguardado por el Archivo Digitalización La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar amplios volúmenes de documentos en imágenes digitales de la forma más sencilla, eficiente y rentable para cualquier Institución. Una de las grandes ventajas de la digitalización de documentos es que permite su almacenamiento en los discos internos de cualquier computadora en sistemas de almacenamiento masivo con la facilidad de contar con respaldos en discos CD-R, DVD o en memorias USB que garantizan un mantenimiento de los archivos en condiciones óptimas. Actualmente la digitalización de documentos forma parte del proceso operativo y administrativo de una organización, especialmente en las áreas administrativas, de recursos humanos, finanzas, facturación, contabilidad, desarrollo de sistemas informáticos, departamentos jurídicos, etc Medidas de Seguridad Las medidas de seguridad de los empleados del Archivo de Trámite son las siguientes: Guantes de Cirujano Bata Cubre boca Googles Página 67 de 95

68 Conservación La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice: siempre será mejor preservar que restaurar. Preservación Es la acción tomada para prevenir o retardar cualquier daño en el material cultural, controlando el medioambiente del lugar donde se guarda o exhibe, y realizar las labores necesarias para mantener su estructura y estado original. Preservar es salvaguardar la calidad y los valores de los documentos, proteger su esencia y asegurar su integridad para las generaciones futuras. Debe concebirse como un componente de la misión de cada institución y su planificación debe formar parte del plan estratégico global de la organización. La preservación de documentos es una tarea muy cara, y para trabajar progresivamente en ella, se requiere de una planificación adecuada y sistemática. Página 68 de 95

69 TEMA 4. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 4.1 Ciclo Vital del Documento Dentro del Ciclo Vital del Documento, el Archivo de Concentración es aquel al que se ha de transferir desde el Archivo de Trámite los expedientes que de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental se guardaran en este Archivo de Concentración. 4.2 Ubicación del Archivo de Concentración El Archivo de Concentración se ubica en la Fase Semiactiva dentro del Ciclo Vital del Documento Fase Semiactiva El ciclo vital en la documentación semiactiva, establece que la documentación cumple una vida. Es un proceso por el cual pasa un documento desde que es transferido a la unidad Archivo de Concentración, hasta que es eliminado o en su caso transferido a la unidad Archivo Histórico, atendiendo a sus valores. En la fase semiactiva la consulta de los documentos disminuye o inclusive los documentos son trasladados a otros lugares menos accesibles de la institución para ceder el lugar a otros documentos de mayor consulta. En esta fase semiactiva se encuentran los documentos en trámite concluidos cuya vigencia administrativa, legal y fiscal aún no prescribe, su consulta disminuye. El ciclo vital de este tipo de documentos establece que los documentos organizados y utilizados de manera semiactiva por sus productores son almacenados en centros específicos y luego cuando ya no tienen ninguna utilidad operativa, son seleccionados Página 69 de 95

70 como documentos con valores secundarios y transferidos a la unidad del archivo histórico, o bien por el contrario son declarados documentos sin valores secundarios se eliminan. De esta consideración nació la siguiente división: Los documentos de uso esporádico en cuanto a su trámite forman parte del archivo de concentración o se denomina documentación semiactiva. La documentación sin circulación administrativa con fines de investigación o cultural deja de formar parte de esta unidad de archivo y pasan a formar parte del archivo histórico de la unidad o dependencia Valor del Documento de Acuerdo al Ciclo Vital del Documento El Valor del Documento de Acuerdo al Ciclo Vital del Documento en la fase semiactiva es el Valor Primario, Administrativo, Legal, Fiscal y Contable Valor Primario Es el periodo en que la documentación debe de ser conservada de acuerdo a lo que se ha dado a llamar valor primario de los registros, es decir, de acuerdo al carácter legal, fiscal o administrativo de la documentación, lo que caracteriza a esta fase es la relación institucional que explica el origen y sentido de la documentación, en la fase semiactiva la documentación, comienza al termino de vigencia primario un considerable volumen de la documentación conserva cierto valor administrativo, legal o fiscal que exige conservarlo durante un plazo llamado precaucional, para fines de consulta de referencia. La fase semiactiva comienza cuando trasladamos la documentación al archivo de concentración, estos archivos cumplen su cometido fundamental; conservar grandes volúmenes de material documental a bajo costo mediante sistemas compactos de depósito que ofrece ventajas importantes. El periodo de conservación de la conservación precautoria de la documentación semiactiva, depende del carácter administrativo, legal o fiscal de los mismos, es decir, de los requerimientos institucionales sobre la documentación Administrativo Se compone por todos aquellos documentos que son utilizados en cada oficina, para la realización de sus operaciones asignadas dentro de la institución o empresa, es por eso que se designa este valor, cuyo contenido determina las políticas organizacionales, o que explique los procedimientos de operación por departamento entre los que destacan las actividades rutinarias documentales de la institución como lo son los organigramas, las normas institucionales, memorándums, cartas, oficios, circulares, trámites relacionados: con proyectos, planes, presupuestos, contabilidad etc Valor Legal Encontramos en él una serie de documentos de trámites de carácter jurídico legal en si todos aquellos documentos que nos proporcionan información sobre transacciones Página 70 de 95

71 comerciales, como los son los contratos, todo documento donde se establezca obligaciones y derechos, también aquellas que emanan del gobierno, donde se establezcan reglas de control ambiental, de seguridad entre otras. No obstante, de que los registros conservan un carácter referencial, innegable respecto a la actividad de la institución productora, gradualmente van desligándose de las acciones corrientes de la institución; las consultas de los usuarios son día con día más escasas hasta desaparecer completamente, se dice entonces que la documentación es inútil para el organismo productor, en ese momento se realiza una evaluación para definir cuáles registros deben de conservarse permanentemente en un archivo histórico y cuáles pueden ser eliminados Valor Fiscal Este tipo documental es el proveniente de las oficinas gubernamentales que son necesarios para propósitos de transacciones o de operaciones; son todos aquellos documentos necesarios para recopilar informes anuales de la empresa, complemento a las declaraciones de impuestos, documentos donde se establezcan las transacciones financieras con otras empresas Valor Contable Aquél que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario. 4.3 Definición Es el Archivo dónde se transfieren los documentos que concluyeron con su vigencia primaria, y debidamente registrados en un inventario para su guarda y custodia. El Archivo de Concentración es en el cual deberán permanecer los expedientes de acuerdo al catálogo de disposición documental, el cual establecerá los plazos de vigencias que deberán tener cada uno de los documentos independientemente de cuál fue su origen. Una vez que concluyeron con esta disposición, se tendrán que efectuar los diferentes procesos archivísticos que se establecen en la propia materia: la depuración o baja documental, dependiendo de que la documentación conserve sus valores Legal, Fiscal, Contable o Administrativo, y estos se pierdan para ser enviados al Archivo Histórico y la documentación adquiera valores secundarios que son: Evidencial Testimonial Informativo 4.4 Función La principal función del archivo de concentración se da a partir de expedientes de consulta eventual que fueron trasladados para su conservación y administración por el tiempo que dure su vida semiactiva para su posterior valoración y en consecuencia eliminación o transferencia al archivo histórico. Página 71 de 95

72 En este sentido el archivo de concentración es la unidad responsable de la recepción e identificación de los expedientes transferidos por el archivo de trámite, mismos a los que deberá de establecerles un control por medio de instrumentos técnicos archivísticos para su posterior préstamo y consulta, tales como son inventarios, catálogo de disposición documental, entre otros, además de garantizar su conservación y posterior valoración y transferencia secundaria. 4.5 Importancia La importancia del Archivo de Concentración es la guarda de la documentación semiactiva, para cuando se termine el plazo de gurda se proceda a la valoración secundaria, para evitar la explosión documental. 4.6 Ubicación de acuerdo al Ciclo Vital del Documento Dentro del Ciclo Vital del Documento el archivo de concentración se localiza en la fase semiactiva. 4.7 Recepción de documentación semiactiva Recibir la documentación que envían los archivos de trámite Vigilar que los archivos de trámite cumplan con el calendario de concentraciones, con el fin de evitar congestionamientos en las actividades del archivo de concentración y en el mobiliario y espacio de las áreas operativas. Revisar que la documentación enviada corresponda a la especificada en las relaciones de series transferidas y al catálogo de disposición documental. Verificar que la documentación sea enviada correctamente y venga acompañada del acta de referencia. 4.8 Valor del Documento de acuerdo al Ciclo Vital Conserva sus valores primarios, Administrativos, Fiscales, Legales y Contables 4.9 Procesos Técnicos Los procesos técnicos en este Archivo son Valoración Secundaria, Transferencia Secundaria, Baja Documental, Inventarios Sistema de clasificación de la Documentación Semiactiva El Sistema de Clasificación de la Documentación semiactiva es Topográfico Catálogo de Disposición Documental Es el registro general, sistemático y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos existentes, ya sean producidos o recibidos en un sistema administrativos el registro general sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final del acervo documental. Página 72 de 95

73 Las dependencias y entidades podrán contar con un área coordinadora de archivos. Elaborará en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e históricos, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario general de la dependencia o entidad. Las dependencias y entidades contarán con un archivo de concentración, adscrito, en su caso al área coordinadora de archivos. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general. Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que se elaboren y actualicen periódicamente los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, por lo que deberán contar al menos con el catálogo de disposición documental. El área coordinadora de archivos, o el titular del archivo de concentración de cada dependencia o entidad, en su caso, actualizará periódicamente el catálogo de disposición documental. En el catálogo de disposición documental se establecerán los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad. Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el catálogo deberá vincularse con el índice de expedientes reservados Las dependencias y entidades enviarán al Archivo General de la Nación, para su validación y registro, una copia de su catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico, a más tardar el último día del mes de enero de cada año Custodia Es la guarda precaucional de la documentación semi-activa Inventario Instrumento de consulta que describe las series y expedientes de un Archivo y que permite su localización Valoración Secundaria La valoración secundaria es realizada en el Archivo de Concentración cuando los documentos han concluido con su vigencia documental y prescriben sus valores primarios así como su consulta esporádica, volviéndose objeto de análisis por un grupo interdisciplinario que incluye de manera obligatoria al especialista en la materia Archivística, el cual emitirá su dictamen con base en distintas perspectivas. Página 73 de 95

74 El Archivo General de la Nación considera la valoración documental como el proceso de análisis de la información desde diferentes ópticas, y a partir de los resultados de dicho análisis se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, asignándosele tiempo y espacio de conservación o eliminación También dicho órgano normativo en materia de archivos a nivel federal considera que hay valoración primaria, que es el análisis de los documentos para determinar su valor primario en su etapa activa, como son Administrativos, Legal y Jurídico, Contable y Fiscal, igualmente la determinación de los plazos y modalidades de uso de los documentos. En este sentido, considera la valoración secundaria como la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente. Sin embargo, se considera el análisis aplicado con la intensión de identificar o descartar en los documentos los valores secundarios o su etapa inactiva, cuyo interés es meramente una aportación sociocultural aportando a la historia elementos referentes de hechos que impactaron de manera concreta en la evolución de la institución generadora. Para uno de los referentes más importantes de la archivística de habla hispana, la autora Antonia Heredia considera un elemento más, quedando de la siguiente forma. Valoración y Selección. Esta eliminación forzosa ha de estar precedida de una selección de aquélla, tras una evaluación que analice los valores de los documentos primarios para la propia persona o institución que los origina y nace en el momento de producirse el documento administrativos, fiscales, legales y operativos; secundario que perdurará tras su uso corriente para una referencia e información de los investigadores. Esto indica que la selección también juega un papel importante al señalar de manera directa los documentos que carecen de valores secundarios para pasar a su eliminación previo análisis o valoración secundaria. En este mismo orden de ideas, el Archivo General de la Nación emite criterios para realizar la valoración secundaria en donde son involucrados aspectos importantes que facilitarán la identificación de los valores secundarios conocidos como Evidencial, testimonial e informativo Depuración Se analizara cuidadosamente la documentación cuyos valores primarios hayan prescrito, y determinar el tratamiento que corresponda al mismo de acuerdo con las normas establecidas, al respecto aplicando eficazmente las técnicas existentes para la correcta evaluación y selección documental, en la perspectiva de distinguir y tratar correctamente la documentación con valor histórico que haya sido generada por la dependencia. Página 74 de 95

75 Determinar el destino final de la documentación de expurgo, observando lo previsto en el Catálogo de Disposición Documental de la dependencia, y estableciendo los controles necesarios para garantizar, según el caso, la correcta baja, transferencia al archivo histórico o microfilmación de los expedientes tratados. Coadyuvar con las instancias normativas de la dependencia en la valoración de los diversos tipos documentales producidos por la institución pública o privada, y en la definición y perfeccionamiento de las técnicas necesarias para la detección y conservación de los documentos oficiales de valor permanente además de: Asesorar al archivo de concentración en diversos aspectos referentes al expurgo de la documentación. Participar con las unidades que corresponda en la elaboración de la declaratoria de los documentos a eliminar. Revisar las relaciones y cédulas de disposición de los documentos que van a ser transferidos al archivo histórico. La depuración es una técnica archivística que consiste en seleccionar de un conjunto de documentos los que de acuerdo a sus valores secundarios deban de conservarse permanentemente y los que se destruirán por haber perdido sus valores además de dejar de no tener ya importancia para la organización que lo genero, empleando si es el caso microfotografía de estos documentos a fin de respaldar esta tarea Esta labor representa una de las técnicas más delicadas de cuantas competen a los servicios documentarios de la dependencia, naturalmente respecto a los materiales que serán conservados y respecto a los que serán eliminados, esto es así pues indudablemente no todos los documentos originados por la organización poseen valores de igual dimensión o duración, desde el punto de vista administrativo, legal y fiscal, como desde la perspectiva histórica, en este sentido la depuración se entiende como el proceso de selección final de los documentos que serán conservados permanentemente La depuración documental en sus términos más sencillos es el cumplimiento de un doble objetivo: Garantizar la correcta evaluación y disposición de los documentos producidos en el curso de las actividades, detectando precisamente los valores de cada uno de los tipos documentales de la dependencia. La vigencia o prescripción de tales valores en el contexto del ciclo vital de los documentos. Garantizar la integra preservación de los documentos con valor permanente, así como la eliminación oportuna de los materiales cuyos valores primarios hayan prescrito y que carezcan de la importancia que justifique su conservación. Página 75 de 95

76 Descartar oportuna y expeditamente la documentación irrelevante, mediante procesos específicos de baja definitiva y eliminación documental. Conservar la documentación de orden histórico, recatándola vía políticas y mecanismos de selección documental, en la perspectiva de nutrir la memoria pública. Ello implica, al propio tiempo dos pasos correlativos: Revisión sistemática y organizada de la documentación administrativa, tanto acumulada en los archivos de trámite como de manera especial al depositarla para eventual consulta en los archivos de concentración. Discriminación, mediante evaluación histórica, de la documentación banal, diferenciándola de la poseedora de valores residuales secundarios potencialmente históricos. La dualidad de funciones señalada es correlativa, al propio tiempo, y a los dos ámbitos involucrados en el proceso de depuración. Bastara pensar en los criterios radicales de destruir todo lo que parece sobrar o de conservar todo lo que o puede interesar a la historia para comprender que exista la atracción de un criterio medio que se estime razonable y posible La justificación de la depuración recae en el fenómeno de la explosión documental, en la reproducción masiva de la información y al ámbito legal. La instancia responsable de la depuración de la documentación inactiva será el archivo de concentración, quien efectuara la selección final de los documentos que les hayan sido transferidos una vez que el plazo de conservación precaucional de los mismos haya concluido, esta unidad de archivo registrara en el calendario de caducidades todos los legajos que le sean transferidos por las unidades de documentación en trámite a efecto de detectar y retirar oportunamente la documentación caduca que conserve. La depuración de documentos deberá de llevarse a cabo con máximo cuidado y seriedad, seleccionando de acuerdo a las normas y técnicas de valoración vigentes los expedientes que serán dados de baja, los que serán transferidos al archivo histórico de la dependencia para su conservación permanente y los que serán microfilmados antes de su eliminación, siempre que exista alguna duda para el tratamiento a que deba sujetarse determinado material, se consultara a las instancia pertinentes para adoptar la decisión adecuada respecto al destino final de los documentos. Respecto a los plazos de conservación y las modalidades de la depuración de los documentos de la dependencia, el archivo de concentración aplicará precisamente lo establecido dentro del catálogo de disposición documental de la institución. Página 76 de 95

77 Antes de efectuar tal depuración el archivo de concentración recabara la aprobación de la unidad que le haya transferido el acervo a depurar para garantizar la prescripción efectiva de los valores primarios de sus documentos. Si no se encuentra inconveniente para la depuración sobre la cual se le notifica, la unidad que transfirió los documentos en cuestión deberá proceder a la cancelación y baja definitiva de las cédulas de referencia de los materiales depurados conservando las cédulas de inventario como registro local permanente, en caso de requerirse la prórroga del plazo de conservación de la documentación transferida, tanto la unidad que haya efectuado la transferencia como la del archivo de concentración someterán a consideración el asunto de la unidad central de la administración cuyo dictamen será definitivo Solicitud a la Secretaria de Hacienda y Crédito Púbico de la Documentación Contable que se dará de Baja Con relación a la baja de documentación contable y en estricta observancia a la normatividad aplicable, se solicitará la intervención de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, por medio de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e informes sobre la Gestión Pública, a efecto de obtener la autorización requerida para operar y vigilar la baja definitiva en cuestión, en base a las formalidades previstas por dicha autoridad para ello Una vez recibida la Acta de Baja Documental emitida por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, se procederá a la baja del material documental. Los Inventarios de Baja Documental autorizados por el Coteciad o por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público deberán conservarse durante cinco años, contados a partir de la fecha de autorización e incluirse en el Catálogo de Disposición Documental Solicitud de Baja Documental al Archivo General de la Nación Con relación a la Baja Documental Administrativa y Contable se deberán enviar al Archivo General de la Nación los inventarios de Baja Documental, para su aprobación Elaboración de relación de Baja Documental Se deberá elaborar inventario de los expedientes que se den de baja definitiva, y guardar por cinco años en soporte papel y subir a la página de la Institución los expedientes que autorizaron dar de baja documental Baja Documental Esta labor se llevara a cabo por la unidad archivo de concentración debiéndose apegar a las normas vigentes sobre la materia a nivel gobierno federal, no solo respecto al manejo de la documentación pública si no al tratamiento de los bienes muebles de la federación en este sentido deberá de requerirse en todos los casos la intervención oportuna de las Página 77 de 95

78 instancias pertinentes a efecto de autorizar, operar y vigilar la baja definitiva de los materiales. La entrega de los expedientes que deban ser microfilmados antes de ser eliminados deberá ser correctamente preparada y organizada, quedando bajo la responsabilidad de la unidad de archivo de concentración la adecuada ordenación de la remesa y de la elaboración de la relación respectiva, misma que deberá ser revisada y en su caso validada por la unidad central de microfilmación de la dependencia antes de la recepción del material respectivo, una vez microfilmada la documentación en comento, la unidad de archivo de concentración recibirá los materiales reproducidos ocupándose de gestionar la baja respectiva. la unidad archivo de concentración deberá elaborar en todos los casos un informe final de depuración describiendo detalladamente el conjunto documental depurado, así como las técnicas aplicadas y los resultados del proceso en su conjunto, entregando copia del propio informe a la unidad archivo histórico de la dependencia, para que pueda ser controlada por el público interesado. La unidad archivo de concentración deberá de llevar un registro completo y preciso de la documentación que haya sido dada de baja, microfilmada y eliminada o transferida al archivo histórico de la dependencia, alimentando con tales datos, en su caso la memoria del sistema automatizado que se establezca en el ámbito institucional Elaboración de solicitud a Conaliteg Se elaborara solicitud de donación a Conaliteg de la Documentación que se dará de baja, de acuerdo a la aprobación del Archivo General dela Nación Elaboración de relación de Transferencia Secundaria La unidad encargada de realizar esta actividad es el Archivo de Concentración, una vez que los documentos han concluido con su etapa semiactiva previa valoración secundaria los documentos son trasladados a la siguiente unidad archivística. En este sentido, el ciclo vital del documento es evidenciado en su última fase al permanecer en el Archivo Histórico los documentos con valores secundarios para su conservación y custodia permanente. Una vez identificados los valores secundarios es realizada la transferencia secundaria, misma que estará controlada de manera certera con el inventario de transferencia secundaria, de igual manera describiendo el volumen documental a transferir. Para el Archivo General de la Nación la transferencia secundaría: Es la operación de traslado de expedientes cuya etapa semiactiva ha concluido y se ha procedido a una valoración secundaria y de este proceso se deslindan dos vertientes. Página 78 de 95

79 Existen condiciones que presentan los documentos una vez llevada a cabo la valoración secundaria, la primera si no se detectaron valores históricos se procede a su baja definitiva y la segunda de lo contrario si fueron detectados se procede a su transferencia al Archivo Histórico; En caso que, posterior a la valoración secundaria se concluya que hay documentos que carecen de valores secundarios, como se menciona en el párrafo anterior son objeto de baja definitiva, este proceso es conocido como depuración. Con esta actividad, es beneficiado el archivo de concentración al generar el espacio para ingresar documentación y a su vez cuente con lugar para su tratamiento y custodia dando pauta al flujo documental, para llevar a cabo este proceso se establecen tiempos en el catálogo de disposición documental instrumento técnico de control archivístico mediante el cual están especificados los plazos de conservación en cada unidad archivística así como su vigencia y destino final de los documentos. Con base a este instrumento se toma la referencia para verificar el tiempo en que deben ser transferidos los documentos para su custodia en su siguiente fase o dados de baja. Cabe mencionar que los documentos cuando son transferidos previa valoración secundaria pierden sus valores primarios que son: administrativos, legal o jurídico, fiscal o contable, adquiriendo valores secundarios que son: informativo, testimonial y evidencial por contener estas características los documentos dan una aportación sociocultural. En consecuencia la entrega por parte del Archivo de Concentración debe ser exacta, el inventario realizado contendrá la cantidad exacta de expedientes, así como el contenido por unidad de conservación caja, por otro lado, la recepción por parte del Archivo Histórico a través de una persona designada la cual revisará detalladamente que la documentación en cuestión cubra lo descrito en el inventario dando fe y legalidad de que el volumen documental es el correcto Servicios Los servicios que presta el Archivo de Concentración son los siguientes: Consulta El personal autorizado puede optar por consultar los documentos en el archivo de concentración en lugar de solicitar se los entreguen bajo préstamo, los investigadores externos también pueden consultar los documentos en el archivo de concentración, pero solo si han sido específicamente autorizados a hacerlo por el área que produjo tales documentos. Los documentos pueden ser consultados por personas específicamente autorizadas por el área generadora, el personal del archivo de concentración verificará esta autorización y exigirá una identificación oficial antes de entregar los documentos. Página 79 de 95

80 Los documentos podrán ser consultados en la sala destinada para ello en el archivo de concentración bajo supervisión del personal del mismo y estarán sujetos a reglamento, los investigadores tendrán la obligación de notificar de antemano su intención de consultar los documentos en el archivo en mención. Entre otras cosas la unidad de préstamo se encargara de: Proporcionar el servicio de préstamo de documentos mediante las normas establecidas para ello. Facilitar en préstamo los expedientes que obran en el archivo de la unidad a los servidores públicos autorizados para consultarlos, estableciendo y haciendo efectivos los elementos necesarios para garantizar el absoluto control y recuperación institucionales de la documentación conservada por la unidad según las disposiciones jurídicas y técnicas de la dependencia. Prestar los servicios de reproducción documental del acervo del archivo. Proponer la adquisición del equipo indispensable para prestar los servicios de reprografía. Llevar el registro de firmas del personal de cada dependencia que pueda solicitar el préstamo o la reproducción de la documentación depositada en el archivo etc Préstamo de Expedientes Proporcionar el servicio de préstamo de documentos mediante las normas establecidas para ello Prestar los servicios de reproducción documental del acervo del archivo. Llevar un registro de firmas del personal de cada dependencia que pueda solicitar el préstamo o la reproducción de la documentación depositada en el archivo. Sugerir las mejoras necesarias al sistema de capacitación de información, con el fin de mejorar el servicio Vale de Préstamo Esta se deberá realizar por medio de vales de préstamo, para poder identificar al usuario Métodos de Seguridad Medidas de Seguridad y protección para el Archivo de Concentración Los Archivos de Concentración por contener la Documentación de la Delegación de todas las Unidades Administrativas deberá contar con Hidrante y extintores contra incendio adecuados para papel de gas Halòn en lugares visibles Guardia de seguridad para vigilar las 24 horas Sistema de alarma contra incendio Señalizaciones y rutas de evacuación para casos de siniestros Página 80 de 95

81 Equipo y material de trabajo para el personal Entradas y salidas de fácil acceso y evacuación Espacios amplios para la circulación y manipulación de las cajas archivadoras de expedientes Extractores de polvo que faciliten la labor de limpieza del inmueble Medidas para el control de plagas, inundaciones y sustracciones de todo tipo TEMA 5. ARCHIVO HISTÓRICO 5.1 Ciclo Vital del Documento Dentro del Ciclo Vital del Documento, el Archivo Histórico es aquel al que se ha de transferir desde el Archivo de Concentración la documentación que deba conservarse permanentemente. Si analizamos detenidamente algunos ejemplos podemos ver que existen varias coincidencias, por lo tanto podemos afirmar que el Archivo Histórico se genera de la última fase del ciclo vital de documentos y por lo tanto es la unidad de información que contiene documentos históricos que serán la memoria documental de una institución o de un individuo. 5.2 Ubicación del Archivo Histórico En el Ciclo Vital del Documento el Archivo Histórico se localiza en la fase inactiva 5.3 Fase Inactiva Es la documentación que ha adquirido valores: Evidencial Testimonial Informativa Página 81 de 95

82 5.4 Valor del Documento de Acuerdo al Ciclo Vital del Documento Esta documentación ha adquirido valores secundarios, por lo cual se debe conservar permanentemente 5.5 Valor Secundario El Valor secundario es el que adquieren los documentos al ser transferidos al Archivo Histórico, los cuales son: Evidencial Es el que poseen aquellos documentos que por su contenido nos revelan el origen, organización y funcionamiento de los organismos públicos como ejemplo citaremos a: Los cambios de institucionales orgánicos, normas de trabajo, funcionamiento de oficinas, documentos sobre economía, política interna Valor Informativo Revelan fenómenos sociales o institucionales, contienen información útil para el estudio de la diversidad de los campos, a través de ellos podemos reconstruir más la evolución de las dependencias públicas los problemas y el desarrollo de las personas, grupos sociales y fenómenos con los que se relacionan dichas dependencias, en el cumplimiento de sus funciones. Por ejemplos citaremos a: Los expedientes de funcionarios, organigramas, correspondencia relevante, decisiones, acuerdos legales y operativos del organismo, reglamentos internos, actas de nacimiento, matrimonio y defunción Valor Testimonial Testimonian la evolución y cambios más trascendentes que, desde el punto de vista legal sufre la institución, citando como ejemplo a las directrices, políticas, programas, proyectos. 5.6 Archivo Histórico Dentro del Ciclo Vital de los Documentos, es aquél al que se ha de transferir desde el Archivo de Concentración, la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisión de Valoración Documental, de documentos. 5.7 Valoración Secundaria En este sentido, se considera a la valoración secundaria como la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social Página 82 de 95

83 en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente. Sin embargo, se considera el análisis aplicado con la intensión de identificar o descartar en los documentos los valores secundarios o su etapa inactiva, cuyo interés es meramente una aportación sociocultural aportando a la historia elementos referentes de hechos que impactaron de manera concreta en la evolución de la institución generadora. Para uno de los referentes más importantes de la archivística de habla hispana, la autora Antonia Heredia considera un elemento más, quedando de la siguiente forma. Valoración y Selección. Esta eliminación forzosa ha de estar precedida de una selección de aquélla, tras una evaluación que analice los valores de los documentos primarios para la propia persona o institución que los origina y nace en el momento de producirse el documento los cuales son administrativos, fiscales, legales y contable; el valor secundario que perdurará tras su uso corriente para una referencia e información de los investigadores. Esto indica que la selección también juega un papel importante al señalar de manera directa los documentos que carecen de valores secundarios para pasar a su eliminación previo análisis o valoración secundaria. En este mismo orden de ideas, la Circular 1bis y la Ley de Archivos del Gobierno del Distrito Federal, emite criterios para realizar la valoración secundaria en donde son involucrados aspectos importantes que facilitarán la identificación de los valores secundarios conocidos como Evidencial, Testimonial e Informativo. Es la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente 5.8 Transferencia Secundaria Es la unidad encargada de realizar esta actividad es el Archivo de Concentración, una vez que los documentos han concluido con su etapa semiactiva previa valoración secundaria los documentos son trasladados a la siguiente unidad archivística. En este sentido, el ciclo vital del documento es evidenciado en su última fase al permanecer en el Archivo Histórico los documentos con valores secundarios para su conservación y custodia permanente. Una vez identificados los valores secundarios es realizada la transferencia secundaria, misma que estará controlada de manera certera con el inventario de transferencia secundaria, de igual manera describiendo el volumen documental a transferir. Para algunos autores, la transferencia secundaría: Es la operación de traslado de expedientes cuya etapa semiactiva ha concluido y se ha procedido a una valoración secundaria y de este proceso se deslindan dos vertientes. Página 83 de 95

84 Existen condiciones que presentan los documentos una vez llevada a cabo la valoración secundaria, la primera si no se detectaron valores históricos se procede a su baja definitiva y la segunda de lo contrario si fueron detectados se procede a su transferencia al Archivo Histórico; En caso que, posterior a la valoración secundaria se concluya que hay documentos que carecen de valores secundarios, como se menciona en el párrafo anterior son objeto de baja definitiva, este proceso es conocido como depuración. Con esta actividad, es beneficiado el archivo de concentración al generar el espacio para ingresar documentación y a su vez cuente con lugar para su tratamiento y custodia dando pauta al flujo documental, para llevar a cabo este proceso se establecen tiempos en el catálogo de disposición documental instrumento técnico de control archivístico mediante el cual están especificados los plazos de conservación en cada unidad archivística así como su vigencia y destino final de los documentos. Con base a este instrumento se toma la referencia para verificar el tiempo en que deben ser transferidos los documentos para su custodia en su siguiente fase o dados de baja. Cabe mencionar que los documentos cuando son transferidos previa valoración secundaria pierden sus valores primarios que son: administrativos, legal o jurídico, fiscal o contable, adquiriendo valores secundarios que son: informativo, testimonial y evidencial por contener estas características los documentos dan una aportación sociocultural. En consecuencia la entrega por parte del Archivo de Concentración debe ser exacta, el inventario realizado contendrá la cantidad de expedientes que se menciona en el inventario, así como el contenido por unidad de conservación (caja), por otro lado, la recepción por parte del Archivo Histórico a través de una persona designada la cual revisará detalladamente que la documentación en cuestión cubra lo descrito en el inventario dando fe y legalidad de que el volumen documental es el correcto. 5.9 Recepción de Documentos Es el traslado controlado y sistemático del Archivo de Concentración al Archivo Histórico 5.10 Concepto de Archivo Histórico El Archivo Histórico es una unidad de información que contiene documentos que deben conservarse permanentemente y se genera como resultado de la última fase del ciclo vital del documento en la que la documentación ha adquirido valores secundarios informativo, testimonial y evidencial que establecen que ésta debe conservarse como testimonio útil a la sociedad. Algunos autores manejan el concepto de Archivo Histórico de la siguiente manera: Dentro del ciclo vital de documentos es aquel al que se ha de transferir desde el archivo de concentración la documentación que deba conservarse permanentemente. Página 84 de 95

85 Si analizamos detenidamente ambos ejemplos podemos ver que existen varias coincidencias, por lo tanto podemos afirmar que el archivo histórico se genera de la última fase del ciclo vital de documentos y por lo tanto es la unidad de información que contiene documentos históricos que serán la memoria documental de una institución o de un individuo Definición de Archivo Histórico Es el Archivo donde se depositan y custodian los documentos que concluyeron con su valor primario y obtuvieron por su relevancia e importancia el valor secundario, ya sea informativo, testimonial o Evidencial; en esta etapa se reciben únicamente documentos originales debidamente inventariados y registrados, cuya función servirá para la investigación y testimonios de la propia Institución, en el cual se tendrá que elaborar un inventario documental y se describirán los diferentes fondos documentales, así como sus secciones y series que conforman al Acervo Histórico Importancia del Archivo Histórico La principal importancia del Archivo Histórico es la difusión del Acervo Documental para la investigación, los Historiadores y el Público en General 5.13 Funciones Básicas del Archivo Histórico La función principal de este Archivo es la organización y puesta en servicio la documentación que ha adquirido valores secundarios. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes etapas, de acuerdo con los principios de la archivística. Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías, instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la conservación integra en el tiempo, asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio. Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso básico de información, al servicio de la administración que emite los documentos para uso de los ciudadanos, la investigación y la difusión cultural. Es responsable de realizar las siguientes funciones: Valorar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para posteriormente ser válida mediante dictamen del Órgano Rector. Recibir los documentos con valor histórico enviados por la Unidad de Archivo de Concentración. Página 85 de 95

86 Organizar, archivar, conservar, custodiar, describir, restaurar, difundir y facilitar la consulta de la documentación con valor histórico. Respaldar los documentos históricos a través de sistemas electrónicos; 5.14 Instrumentos de Descripción Guía Es un instrumento de descripción que, como su nombre lo indica, tiene como objetivo orientar a los usuarios de un archivo acerca de su contenido informativo. Sin descender a particularidades, habla de las características y de las funciones de los organismos productores de los documentos, también aborda datos sobre el volumen del acervo, sus años extremos, su conservación y los servicios que el archivo presta. Así podemos decir que la Guía es un instrumento descriptivo que da una visión general de todos los fondos contenidos en un archivo, los servicios que brinda, al archivo como institución, cantidad de fondos y bibliografía. Los objetivos de la guía son proporcionar información general de un archivo. Para Schellenberg, los objetivos de las guías son dos: 1. Proporcionar información general de todo el fondo documental de uno o más depósitos. 2. Proporcionar información específica sobre cada uno de los grupos documentales secciones y series. De aquí que para Schellenberg, al igual que para Antonia Heredia y otros autores, existen dos tipos de guías: generales y especiales. Guía General Proporciona una visión panorámica y genérica de los fondos y grupos documentales, del edificio, servicios que presta, sobre la historia de la institución, los fondos, sus secciones y bibliografía. Guía Especial Se refiere de manera especial a la historia de la institución productora de los documentos e insiste en sus funciones y actividades. No es tan general y tiende a particularizar sobre la creación de los documentos y su organización, precisa muchos detalles para facilitar al historiador el camino de la investigación. Elementos de la Guía: Presentación Introducción Biografía del personaje o marco histórico de la institución Fondos que componen el archivo Página 86 de 95

87 Entidad productora (empresa pública, privada, persona) Lugar de producción Tipología Documental Fechas Volumen (metros lineales o cúbicos) Procedencia Series que lo integran Asuntos que tratan Adquisición (transferencia, donación, compra etc.). Datos bibliográficos Inventarios A partir del esquema general de fondos y secciones, el inventario es un instrumento que tiene como objetivo describir las series documentales. El inventario es básicamente un instrumento de control documental para el archivista, aunque en ocasiones se utiliza como un instrumento de consulta. Elementos del inventario Signatura (número o clave) Entrada descriptiva (Tipología documental, tradición documental, autor, destinatario, asunto (s) de que trata el documento) Años extremos Observaciones Descripción Es una función indispensable en los archivos históricos, para poder brindar acceso al usuario y, por lo tanto, difundirlos. Así diremos que la descripción es: Una función sustancial de los archivos históricos, ya que de ella va a depender la eficiencia en el servicio y recuperación de la información. Por lo tanto resulta necesario conocer qué dicen de ella algunos autores. Antonia Heredia la determina como el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones materializados en representaciones que permitan su identificación, localización y la recuperación de su información para la gestión y la investigación. En tanto, para el Ministerio de Cultura de Madrid, dicho proceso es sólo la fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de archivos. Notarás que mientras para Heredia significa un proceso, para el otro autor es sólo una fase del proceso archivístico. Nosotros llamaremos descripción archivística a la elaboración de registros a partir de la documentación que hay en el archivo. Éstos además de servir como instrumentos de Página 87 de 95

88 consulta y de permitir la difusión, nos permiten controlar la existencia documental y por lo tanto facilitan su localización. De la descripción depende la eficiencia del servicio que del archivo Inventario Somero Comprende los elementos mínimos de descripción, suele ir dispuesto en columnas. Es sobre todo de uso interno como el control sobre las existencias, ya que para los usuarios por la mínima información que ofrece no es muy útil Inventario Analítico El inventario analítico describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los expedientes. Con los máximos elementos obligatorios y algunos más optativos ofrece la información suficiente para que el usuario localice la información en tiempo y forma en el archivo Catálogos Es un instrumento mucho más detallado que el inventario, al describir ya no las series documentales, sino cada uno de los expedientes o documentos. La catalogación en un archivo debe hacerse de forma sistemática y continua. Elementos del catálogo: Estructura (fondo, sección y serie) Localización: unidad de instalación, expediente, fojas Contenido: tipología documental, autor o emisor, lugar donde se generó, fecha (mes, día, año). Elementos externos: idioma, particularidad paleográfica, sellos, tradición documental (original o copia) Índices Es el registro que permite localizar la información a través de temas muy precisos. Los índices pueden ser alfabéticos, onomásticos o geográficos. Suelen ser parte de los inventarios y catálogos Ficha Catalográficas Esta ficha es donde se localiza el documento Ficha Descriptiva En estas fichas se describen los documentos 5.15 Servicios Debido a que los archivos históricos han adquirido con el paso del tiempo un estatus de aportación de información científica y cultural se ha consolidado como uno de los Página 88 de 95

89 principales centros de acopio de información; quizá, la fuente primaria para la reconstrucción de la historia de aquí que se derive la importancia de sus servicios, que además de proveer a los usuarios de la información que desean conocer o al hacer uso de su derecho constitucional de acceso a la información, se orientan acerca de la utilización del patrimonio histórico documental contenido en su acervo. En efecto, los servicios de archivo están cimentados especialmente en las necesidades manifestadas por usuarios de acuerdo a las características específicas que requieran; es decir, debido a que los usuarios requieren la información del acervo para distintos fines, la planificación de los servicios deberá ser legitimada con su participación. Uno de los propósitos del archivo es proporcionar oportunamente los documentos o la información que se requiere, esto puede efectuarse por petición vía mail, mediante un escrito o personalmente, ya que los servicios no pueden ser indiscriminados, todo archivo debe establecerlos de acuerdo a parámetros establecidos por normas, políticas, reglamentos o legislación archivística vigente mismos que deberán estar orientados principalmente a garantizar el derecho a la información, brindar una atención de calidad, inculcar una mejora continua, cubrir completamente las necesidades de sus usuarios, difundir los servicios e información histórica de la Institución. Existen otros servicios como el de paleografía, el de estudio diplomático, reprografía, etc., que no son ajenos al archivo; sin embargo, cabe señalar que estos deberán ser realizados por personal capacitado o en el mejor de los casos por profesionistas, debido a la complejidad que involucra, ese tipo de servicios serán establecidos con base a las necesidades y actividades particulares de cada archivo. Servicio de paleografía: solicitada principalmente para la investigación en general ésta consiste en realizar una trascripción paleográfica de un documento cuyos caracteres en la actualidad sean difíciles de identificar, los caracteres gráficos, la escritura, Paleografía, en sentido amplio, es el estudio y análisis de los documentos que se escribieron en las edades antigua y media. Servicio de estudio diplomático: pocos archivos realizan este servicios por la poca demanda que tienen en los mismos; no obstante, se trata del estudio profundo del documento de su estructura, sus cláusulas, para establecer las diferentes tipologías y su génesis dentro de la Institución y características escriturarias, con el fin de analizar su autenticidad. Servicio de reprografía: cuando se reproduce un documento, sea por microfilmación, xerográfica, fotográficas o digitalización o cualquier otro método de reprografía se permite a los investigadores y demás usuarios internos y externos, hacer uso de los documentos en su lugar de origen, sea en el país o fuera de éste, y sin que los originales sufran pérdida o deterioro por manipulaciones innecesarias. Sin embargo, cada archivo en su Página 89 de 95

90 reglamento de servicio establecerá las restricciones particulares por razones legales, de conservación, administrativas, etc., para la prestación del servicio de reprografía. En este mismo orden de ideas pero en lo que atañe el servicio vital que pueda prestar un archivo a la administración, investigadores y comunidad, denominado de consulta, actividad mediante la cual se facilitan los documento o cualquier otro soporte con información contenida en los acervos de interés al usuario previa consulta directa en los instrumentos de descripción como guías, inventarios y catálogos destinado para este propósito. Esta consulta se realiza en las salas acondicionadas por el archivo, para este servicio se orienta al usuario sobre el contenido de los fondos y sobre las formas y medios de acceso; es decir, proporcionando la información necesaria a fin de que entienda la lógica de los instrumentos descriptivos, para que pueda solicitar el material que le interese para su posterior recuperación y consulta. Cabe mencionar que a partir de la legislación en materia de acceso a la información y transparencia de las actividades de las instituciones en México y de organización de los archivos tocantes a ella, se deja de percibir esta actividad como opcional de un archivo o de limitación a investigadores privilegiados en tener acceso a ella; es decir, la obligación de responder ante una petición realizada por cualquier persona en uso legítimo de sus derecho de conocer los datos contenidos en los archivos Préstamo Durante las dos primeras fases del ciclo vital, sólo la entidad que produce los documentos puede consultar éstos y su préstamo está restringido; pero, a partir de la tercera fase, los documentos adquieren una serie de valores secundarios que son la razón de que más usuarios los consulten. Un servicio muy importante que brinda el archivo histórico es el préstamo de expedientes y la relevancia de esta actividad radica en que gracias a ello los usuarios pueden acceder a las fuentes primarias para obtener información. Como en el caso de las funciones anteriores, conoceremos cómo lo conceptualiza el Diccionario: Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural. La devolución suele quedar consignada en un documento denominado acta de devolución. El préstamo es la operación con lo que los encargados de la documentación proporcionan expedientes o documentos sueltos a las personas autorizadas e interesadas en la consulta. El préstamo se debe realizar a través de un registro de control que llamaremos vale de préstamo. De esa manera se puede llevar un control preciso de la entrada y salida de los documentos y se evitan pérdidas. Página 90 de 95

91 Consulta La importancia de estos instrumentos radica en que son esenciales tanto para la recuperación de la información como para permitir el acceso al investigador o a los usuarios. Los principales instrumentos son la guía, el inventario y el catálogo; aunque se auxilian de otros como el índice. Los instrumentos de descripción, a decir de Ramón Cruz Mundet, son los que establecen vínculos y median entre los consultantes y el acervo documental. La elaboración de instrumentos permite controlar y manejar de una manera eficiente el acervo documental, además de facilitar su localización y difusión. Los instrumentos básicos de descripción son: la guía, el inventario y los catálogos. A cada uno de ellos correspondiendo un nivel de descripción Métodos de Seguridad Los Métodos de Seguridad en este Archivo son de importancia ya que es donde se conservan los Documentos Históricos Enfermedades del Papel Los documentos, por efectos de fabricación, contaminación, ataques de insectos devoradores de papel, microorganismos y accidentes naturales o provocados por la mano del hombre como inundaciones, incendios, estos suelen deteriorarse o destruirse dejando rupturas en el papel Conservación Entre sus funciones esenciales se contempla la conservación, entendida esta como conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte la preservación de alteraciones físicas en los documentos y por otra la restauración de estos Una más de las actividades fundamentales que realiza un archivo histórico, es la subsistencia continua de la información contenida en los documentos, misma que garantizará que al paso del tiempo no se pierdan estos testimonios fundamentales que evidencian la evolución del hombre y por ende su historia, el acto de conservar tiene como finalidad principal, dar a conocer tanto los acontecimientos del pasado a las generaciones del futuro como los medios o soportes que se han utilizado para ese fin a lo largo de la historia En efecto, la conservación radica en la interrupción del deterioro de un objeto interviniendo directamente en su material y estructura respetando sus propiedades originales, ésta se encuentra compuesta por la preservación y la restauración, acciones con un objetivo preciso, la primera consiste en propiciar el ambiente apropiado para que un objeto se mantenga en buen estado al paso del tiempo; la segunda, en cambio es Página 91 de 95

92 regresar la integridad de un objeto completamente aplicando técnicas y criterios tanto de estética como histórica, teniendo presente que no hay cabida para la alteración o falsificación. Cabe señalar que para tener una adecuada conservación de los materiales se debe tener conocimiento previo del objeto; es decir, cual es el comportamiento del material, control del medio ambiente, almacenamiento, tratamiento y limpieza. La preservación impone un cuidado permanente y la restauración implica tratamiento del material documental dañado (roturas, realización de lavados híbridos, fumigación, etc.), ahora bien, la conservación es parte medular del archivo histórico, por ello el archivo debe contar con un área y personal profesional para realizar esta fina y delicada tarea, para seguir conservando estas fuentes de información Restauración Para realizar la restauración se debe realizar una descripción de los materiales que tiene el documento, tipos de papeles, tipos de tinta, si tienen encuadernación los tipos de pieles, si tiene tapas de cartón o tapas de madera, metálicos toda una identificación de los materiales que llevan los expedientes. En segundo lugar se describe de cada material las patologías que tiene, en caso de papel si tiene cortes o desgarros, si tiene manchas y de qué tipo, si son de cera, de barro de hongos; si tiene zonas perdidas todos los deterioros que tiene y lo mismo de todos los materiales. Una vez identificadas todas las enfermedades que tienen todos los elementos comenzamos con la restauración de las partes. Si hablamos del papel y si por ejemplo es un expediente, se hace una descripción de la costura que tiene, se hace un esquema de la costura antes de desmontarlo, se toman muestras de los cordeles y de los hilos utilizados para al final volver a utilizar otros de los mismos gramajes, y se empieza a desmontar el expediente. Una vez desmontado el expediente se hace una limpieza superficial completa con gomas de borrar de diferentes durezas por toda la superficie de todo el documento, por delante y por detrás y de todas las hojas. Con ello se eliminan todos los elementos sólidos que están puestos sobre el soporte y tras ello se hace una limpieza acuosa, hoja a hoja, entre unas telas especiales de conservación y se meten en unas cubetas con agua y un jabón neutro en unas proporciones de uno por mil, prácticamente insignificantes, y se mantienen allí durante veinte minutos. Pasado ese tiempo se hace un aclarado con agua corriente y después se hace un proceso que se llama desacidificado que es eliminar la acidez que puede tener el papel. Se hace con hidróxido cálcico que es un producto que deja o inyecta en el papel una reserva alcalina por lo cual mantenemos el papel en un ph neutro cuando sale del proceso. Página 92 de 95

93 Secamos el documento por oreo durante 24 horas a temperatura ambiente y después se hace todo el proceso de reintegración del soporte. Así en las zonas perdidas se utilizan papeles japoneses de diferente gramaje, utilizando adhesivos al agua y calor para eliminar el exceso de humedad que tienen esos adhesivos. Después se vuelve a encuadernar, se vuelve a realizar la costura que anteriormente hemos descrito, se vuelve a coser el expediente. Los Archivos Históricos conservan la memoria de la institución que originó los documentos, por lo que es necesario mantenerlos limpios, ya que es mejor conservar que restaurar. Actividad Se les dejara a los participantes que envíen al correo: hortensiatercero@gmail.com Las actividades sustantiva y las comunes de su área, así como si realizan el Catálogo de Disposición Documental, para la actualización del Cuadro de Clasificación Archivístico, y del Catálogo Dudas Se les resolverán a los participantes las dudas conforme se vaya realizando el Curso Repaso Al final de cada Tema se realizara un repaso para resolver dudas sobre cada Tema Página 93 de 95