División de Contratación Administrativa

Transcripción

1 14 de diciembre, 2015 DCA-3309 Al contestar refiérase al oficio No Señor Luis Gustavo Mata Vega Ministro Ministerio de Gobernación, Policía y Seguridad Pública Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización para contratar en forma directa con el Consorcio GSM²-SYMSA actividades de remodelación de la cocina, comedor y oficinas del servicio de vigilancia, de un área ubicada en el aeropuerto internacional Juan Santamaría por un monto máximo de ,81 por un plazo de 50 días hábiles. Nos referimos a su oficio No. DMGMV , recibido el 06 de octubre del 2015, mediante el cual solicita la autorización indicada en el asunto. Este órgano contralor requirió información adicional, la cual fue suministrada según oficios DMGMV de 29 de octubre, DMGMV-2272 de18 de noviembre y DVA de diciembre, todos de 2015 y recibido este último el 04 de diciembre recién pasado. I. Antecedentes El Ministerio de Gobernación, Policía y Seguridad Pública, en adelante el Ministerio, señala que con el fin de dotar al cuerpo de policía de las condiciones mínimas a nivel de limpieza, higiene, comodidad, en el año 2014 realizó la licitación No. 2014LA "Remodelación cocina-comedor del Servicio de Vigilancia Área en el Aeropuerto Internacional Juan Santamaría". Agrega que en el subprograma correspondiente no contaba con la totalidad de los recursos en el momento que inició con el procedimiento licitatorio para realizar todas las actividades que resultaban necesarias, motivo por el cual dividió el proyecto en dos etapas, pudiéndose financiar para el 2014 solo la primera de ellas. Manifiesta que la primera etapa fue concebida con el fin de dotar al personal de un área de alimentación con las condiciones adecuadas, posibilitando mantener estándares de calidad y operabilidad que hacían adecuado el funcionamiento entre las zonas de comedor, cocina, cuartos fríos para la conservación de carnes, verduras y frutas, e indica que el concurso fue adjudicado al Consorio GSM²-SYMSA.

2 2 Señala que resulta necesario realizar otras obras, por lo que requiere modificar el contrato producto de la licitación abreviada No. 2014LA "Remodelación cocina-comedor del Servicio de Vigilancia Área en el Aeropuerto Internacional Juan Santamaría" con base en lo establecido en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Así las cosas, solicita la autorización habida cuenta que la modificación que pretende realizar era previsible, por cuanto era una necesidad a resolver por parte de la Administración que se conocía, sin embargo, no se tenía presupuesto para realizarlas. Agrega que la modificación le permitiría concluir el proceso y resolver en definitiva las limitaciones que genera el estado de las actuales instalaciones. II. El objeto de la contratación Las obras que requiere realizar la Administración son las siguientes: 1. Suministrar e instalar el inmobiliario de las oficinas de personal y servicios generales, con sus respectivas sillas 2. Suministrar e instalar mobiliario del comedor, mesas y sillas tipo both 3. Sustitución total de las paredes divisorias de las oficinas de personal y servicios generales, por paredes con estructuras de HG Calibre 20 y forro en lámina de Durock o Permabase en ambas caras con repello fino. 4. Sustitución del piso existente en las oficinas de personal y servicios generales por piso porcelanato considerando los rellenos necesarios para dejarlo al mismo nivel del resto del edificio. 5. Incluir todo el sistema eléctrico, voz y datos de las áreas nuevas a intervenir. 6. Pintura de las áreas nuevas a intervenir tanto interna como externamente. 7. Suministrar e instalar ventiladores de techo tipo industrial, en el área de comedor. 8. Suministrar e instalar sistemas de aire acondicionado en las áreas de oficinas de personal, servicios generales, chef y bodegas de intendencia. El costo máximo del objeto contractual es de , y el plazo para su realización es de 50 días hábiles. Mediante oficio No DSVA-SL de 22 de octubre del 2015, la Administración indica: "Las obras que se pretenden realizar con la modificación que se pretende no forman parte de las obligaciones originalmente contempladas en el contrato." III. Justificación para contratar específicamente con GSM²-SYMSA Mediante oficio No DOC-DI de 23 de octubre del 2015, el Ministerio brinda la justificación para que la contratación se realice específicamente con el consorcio GSM²-SYMSA, al indicar:

3 3 "Actividad N 1: Pisos Durante los trabajos de instalación de piso correspondiente al área de cocina y oficinas, producto de la construcción de columnas y nuevas paredes, unido a la demolición de paredes han ocasionado daños en el piso, de despunte y desprendimiento de piezas quebradas en la mayoría de los casos, no permite el aprovechamiento de las piezas; tomando en consideración que el área afectada tiene una dimensión aproximada de 122 mts. Al momento de la propuesta de los trabajos en la contratación citada, no era posible prever que se los daños fueran tan amplios, se valoró una afectación muchísimo menor y muy puntual, para ello si se habían tomado las previsiones, respectivas. En el entendido de que la afectación era puntual, estaba localizada en el lugar de colocar las paredes nuevas y columnas nuevas. Pero, al excavar para la colocación de columnas, ubicadas en secciones muy puntuales, así como la demolición efectuada que permitiera la ampliación del espacio para la construcción de las nuevas paredes se encontró un tanque de agua subterráneo, el cual bajo ninguna circunstancian era posible localizar, ni visualizar, por tales motivos hubo que romper en otros sectores aledaños en busca de suelo firme. Dentro de los trabajos actuales se sellaron los huecos para la construcción de las columnas, y también se sellaron los huecos donde hubo paredes existentes, pero no se logra colocar las piezas de piso removidas porque la afectación del piso existente es mayor de lo previsto. Al no poder colocar el piso existente, ni el área de piso prevista por ser mayor el área a colocarse dados los daños sufridos, y no estar considerados en esta contratación, es por estas razones que se sustenta la gestión del trámite solicitado. cabo los nuevos trabajos, con el fin de no afectar la contratación original, no afectar la garantía sobre la Contratación, unido a que se podrá contar con el mismo lote de color y tipo de materiales utilizados en el resto de las áreas constructivas, no alterando la uniformidad del piso. Actividad N 2: Paredes Actualmente el Contratista trabaja en la construcción de paredes como parte de la contratación original, mismas que se están construyendo en sistema muro seco, por lo que al considerarse la construcción de nuevas paredes livianas, estos elementos deberán estar adosadas a las paredes recién construidas; para lograr un sistema constructivo integral y garantizar la vida útil de los trabajos efectuados. Es por esto que se recomienda que el actual contratista realice también esta actividad para que pueda continuar una misma línea de trabajo y adose las paredes que se estarían construyendo a las que el actualmente el (sic) construye y no afectar la garantía de las mismas. cabo los nuevos trabajos, con el fin de no afectar la contratación original, no afectar la garantía sobre la Contratación, unido a que se podrá contar con la

4 4 uniformidad del sistema constructivo planteado, sin que se generen daños estructurales y de acabados de las paredes nuevas y de las paredes recién construidas. Actividad N 3: Sistema eléctrico Dentro de la contratación original está la sustitución total del sistema eléctrico en el área de cocina, comedor y oficinas, sin embargo al considerarse realizar otras mejoras, en áreas de oficina, se deberá de ampliar el ramal de los sistemas eléctricos en general implicando la conexión de estos nuevos ramales al sistema general que se instala, y poder dotar del suministro en todos los espacios previstos. cabo los nuevos trabajos, con el fin de no afectar la contratación original, no afectar la garantía sobre la Contratación, unido a que se podrá contar con la uniformidad del sistema eléctrico planteado. Tomando en cuenta que en contratación anterior este Contratista realizo la instalación del sistema de Vox y Datos, el cual aún se encuentra en garantía, por lo que los nuevos puntos de red deben ir conectados al sistema instalado previamente por ellos, de ahí también la necesidad de que el mismo contratista efectúe la ampliación de los nuevos puntos de Red. Actividad N 4: Aires acondicionados Tal y como se indicó en la actividad del sistema eléctrico, en la contratación original se incluyó la sustitución total este sistema, por lo tanto cualquier equipo eléctrico debe ser conectado al nuevo sistema, consecuentemente al considerarse la instalación de equipos de aire acondicionado se deberá de ampliar el ramal de los sistemas eléctricos, implicando la conexión de estos nuevos ramales al sistema general que se instala, y poder dotar del suministro de aire en todos los espacios requeridos. cabo los nuevos trabajos, con el fin de no afectar la contratación original, no afectar la garantía sobre la Contratación, unido a que se podrá contar con la uniformidad del sistema general eléctrico planteado. Adicionalmente los equipos de aires deben ser instalados en las paredes que actualmente se están construyendo y al ser el mismo contratista el que realice esta actividad no se afectara la garantía sobre la Contratación, sin que se generen daños estructurales y de acabado de las paredes recién construidas. Actividad N 5 Suministro e instalación de Ventiladores Dentro de la Contratación original está la sustitución total del emplantillado y del cielo raso en el área de cocina, comedor y oficinas, al considerarse la instalación de ventiladores en el nuevo cielo raso suspendido que se construye en el área de comedor, implica un mayor refuerzo de sujeción en las piezas donde se instalarán los ventiladores, adicionalmente se deberá de ampliar el ramal de los sistemas eléctricos, implicando la conexión de estos nuevos ramales al sistema general que se instala, y poder dotar del suministro en todos los espacios previstos.

5 5 cabo la instalación de los ventiladores, con el fin de no afectar la contratación original y no afectar la garantía sobre la Contratación. Actividad N 6 Mobiliario Tal y como se indicó en la actividad de paredes, actualmente el Contratista trabaja en la construcción de paredes como parte de la contratación original, mismas que se están construyendo en sistema muro seco, por lo que al considerarse la construcción de nuevas paredes livianas, estos elementos deberán estar adosadas a las paredes recién construidas; para lograr un sistema constructivo integral y garantizar la vida útil de los trabajos efectuados. De igual forma se considera la instalación de nuevas estaciones de trabajo para el área de oficinas, y las paredes divisorias internas de estas oficinas se estarían se deben adosar a las paredes que se construyen actualmente en la contratación original. En cuanto al mobiliario, se solicita que el mobiliario debe ser adosado a las paredes de las estaciones de trabajo para darle una mayor capacidad soportante a las mismas y para que Sirvan como parte de apoyo de los muebles. En cuanto a los muebles del comedor se considera la instalación de muebles tipo both por la alta resistencia y durabilidad de estos, dichos muebles deben de ser atornillados al piso. cabo la instalación del mobiliario, con el fin de no afectar la contratación original y no afectar la garantía sobre la Contratación. Actividad N 7: Puertas y ventanas De igual forma al construir nuevas paredes en áreas de oficinas se deben de considerar los cerramientos complementarios de las mismas (entiéndase puertas y ventanas), por lo que al considerarse la construcción de nuevas paredes livianas, las ventanas y puertas Son elementos que deben de estar adosadas a las paredes recién construidas; para lograr un sistema constructivo integral y garantizar la vida útil de los trabajos efectuados. ir (sic) cabo la instalación de estos elementos de cierre, con el fin de no afectar la contratación original y no afectar la garantía sobre la Contratación. Es por cada una de las razones anteriormente citadas que el proyecto se debe de considerar como un proyecto integral y no como actividades independientes una de la otra, ya que al estarse trabajando actualmente en una contratación, se debe de velar por la no afectación de la garantía del inmueble como un todo." (folios 52 a 54 de los antecedentes) Además, mediante oficio No DOC-S de 17 de noviembre del 2014, respecto a la justificación de contratar con el contratista específicamente el sistema general de voz y datos, y la pintura, señala:

6 6 "Con el fin de que se tome en cuenta que de darse una contratación con una empresa independiente a la empresa GSM-SYMSA, es susceptible a impactar los trabajos hechos por el actual contratista al manipular los sistemas eléctricos, que se realiza en la contratación de Remodelación de la cocina y comedor (2014LA ), y voz y datos ha sido instalado por la misma empresa GSM-SYMSA en otra contratación que realizará bajo el No.2014 LN , la cual actualmente los trabajos que se realizaron están en garantía, como puede observarse con dos contrataciones que ha efectuado la empresa GSM-SYMSA, donde, debe considerarse que debe prevalecer el interés de mantener el resguardo de los sistemas instalados (eléctricos, voz y datos), evitando una manipulación inadecuada, que permita afectar la garantía que cubre a ambas contrataciones. Los sistemas son susceptibles a daños, si los mismos son manipulados por terceros, y de darse ese caso; en el momento en que surja el primer contratiempo u afectación de algún sistema, a quién (empresa 1. O empresa GSM-SYMSA) se le achararía la responsabilidad ante un supuesto de posibles daños, cuando se dificulta el poder delimitarlos, porque deben ser instalados los ramales internos de las oficinas, pero, también debe manipularse los circuitos y tableros, rack y swich, para llevar a cabo la conexión definitiva a ambos sistemas: eléctrico General y Cableado Estructurado, de las contrataciones supra citadas hechas por el actual contratista. Esas son las razones fundamentales que se consideran técnicamente del porque siempre es conveniente mantener la continuidad del mismo contratista para evitar compartir responsabilidades y mantener una garantía sobre todos los trabajos provenientes de una misma empresa. En cuanto a la aplicación de la pintura con la misma empresa debe considerarse que hay muchas áreas de paredes que serán intervenidas para la instalación del mobiliario, y los sistemas eléctricos y voz y datos, considerándose conveniente que no sea una empresa independiente a esta empresa, la que llegue aplicar el acabado definitivo en las paredes que ya han sido intervenidas, por que deberá de esperarse hasta que estén completamente terminados todos los trabajos dejando en crudo las áreas para contratar la aplicación de la pintura posteriormente, en caso de daños a terceros de algún sistema, equipo o mobiliario instalado por el actual contratista que ya tienen garantías sobre los mismos, estarcía (sic) siendo afectada por ese tercero. Achacándose la pérdida de la garantía sobre todos los trabajos en forma inmediata y eso sí con lleva a afectaciones que se derivan de asumir riesgos al no mantener en este caso el mismo contratista." (folios 48 a 49 de los antecedentes de la gestión) Y agrega: "Todos los trabajos pueden ser contratados por una nueva empresa, independiente a la empresa que realiza la actual contratación (2014LA ),sin embargo, en busca del resguardo y seguridad de los equipos, mobiliario, y diferentes trabajos que se han llevado a cabo como parte del objeto

7 7 contractual, los cuáles les cubre la garantía correspondiente para cada caso particular; tomando en consideración que la Administración está en la obligación de proteger y brindar seguridad a los bienes adquiridos, y ser garante de que se mantenga la garantía sobre los mismos durante el plazo de tiempo establecido cartelariamente; y de ser posible bridarles el mantenimiento correctivo y preventivo a los mismos. Se ha considerado mantener la misma empresa que realizó tanto la contratación del cableado estructurado (2014LA ) así como la que efectúa la Remodelación de la Cocina Comedor (2014LA ) con el fin de no poner en riesgo las garantías de ambas contrataciones, y que una empresa ajena, sea la que impacte sobre los trabajos ya efectuados ocasionando posibles daños en los sistemas eléctricos, voz y datos, mobiliario, paredes livianas, pisos, acabados, en fin podrían ser mayores las afectaciones que el beneficio de contar con la empresa que deberá asumir la responsabilidad completa de los trabajos en forma integral de oficinas y Cocina Comedor." (Folio 49 y 94 de los antecedentes de la gestión) IV. Criterio de la División A. Sobre la solicitud para modificar el contrato producto de la licitación abreviada No. 2014LA "Remodelación cocina-comedor del Servicio de Vigilancia Área en el Aeropuerto Internacional Juan Santamaría" La Administración solicita autorización para modificar el contrato producto de la licitación abreviada No. 2014LA "Remodelación cocina-comedor del Servicio de Vigilancia Área en el Aeropuerto Internacional Juan Santamaría" con base en lo establecido en el artículo 200 del Reglamento a la ley de Contratación Administrativa (RLCA), ello por estimar que se incumple el supuesto de imprevisibilidad. Al respecto, se debe indicar que el artículo 200 del RLCA en lo que resulta pertinente establece: "La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto éstos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta (...)" De lo cual, se desprende que el contrato que se pretende modificar debe estar vigente. Considerando lo anterior, se tiene que la Administración aportó dos oficios, a saber, el oficio No DOC-DI de 18 de mayo del 2015 en el cual se gira la orden de inicio a partir del martes 19 de mayo del 2015, y el oficio No DOC- Di de 23 de julio del 2015 en el cual se da el cumplimiento de la etapa de visados y permisos. Considerando las fechas anteriores, así como y lo establecido en el contrato en la cláusula "SEXTA: PLAZO DE EJECUCIÓN DE LA OBRA", se requirió a la Administración la indicación si el contrato se encontraba o no vigente. Esto por cuanto si se computa el plazo de los 100 días hábiles a partir de la orden de inicio, el plazo venció el 07 de octubre del 2015 y si se computa el plazo de los 70 días hábiles para ejecución de la obra, instalación de equipos y de mobiliario posteriores a la obtención de los permisos, el plazo de ejecución venció el 30 de octubre del 2015.

8 8 Ahora bien, mediante oficio No DSVA-SL de 16 de noviembre del 2015, la Administración indica: "El contrato se encuentra vigente, porque la empresa GSM solicitó una prórroga, por el plazo de 25 días por el Depto. de Obras Civiles de este ministerio y aceptada por esta Dirección." Utilizando los dos escenarios antes descritos, se tiene que si el contrato vencía el 07 de octubre más los 25 días adicionales, venció el 12 de noviembre del 2015 y, si el contrato vencía el 30 de octubre del 2015 más los 25 días adicionales, el contrato venció el 04 de diciembre del Con fundamento en lo anterior, en cualquiera de los dos escenarios, el contrato que se pretende modificar a la fecha no estaría vigente, por lo que no resulta posible la aplicación del artículo 200 del RLCA. Por otra parte, conviene resaltar lo indicado por la Administración en el oficio No DOC-S supra citado, donde expuso: "Todos los trabajos pueden ser contratados por una nueva empresa, independiente a la empresa que realiza la actual contratación (2014LA ),sin embargo, en busca del resguardo y seguridad de los equipos, mobiliario, y diferentes trabajos que se han llevado a cabo como parte del objeto contractual, los cuáles les cubre la garantía correspondiente para cada caso particular; tomando en consideración que la Administración está en la obligación de proteger y brindar seguridad a los bienes adquiridos, y ser garante de que se mantenga la garantía sobre los mismos durante el plazo de tiempo establecido cartelariamente; y de ser posible bridarles el mantenimiento correctivo y preventivo a los mismos...." Lo anterior hace que no se cumpla con el requisito establecido en el artículo 200 del RLCA que señala: "En caso de contratos de obra, podrán ser objeto de incremento solo aspectos que no sean susceptibles de una contratación independiente sin alterar, perjudicar o entorpecer la uniformidad, la secuencia, la coordinación y otros intereses igualmente importantes." Así las cosas, si bien el numeral 200 del RLCA no resulta aplicable, en apego a los principios de eficiencia y eficacia, se procederá a analizar la solicitud como una gestión de autorización para contratar de forma directa al consorcio GSM²-SYMSA las con base en lo establecido en los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y el 138 del (RLCA). B. Sobre la autorización para contratar directamente a GSM²-SYMSA De conformidad con lo dispuesto en el artículo 182 de la Constitución Política, como regla de principio, todas las compras realizadas con fondos públicos deben realizarse mediante el procedimiento ordinario que corresponda aplicar según el monto. No obstante, preponderando el interés público, el legislador contempló algunas excepciones a la utilización de los procedimientos ordinarios. Así, los artículos 2 bis inciso c) LCA y el 138 RLCA, facultan a la Contraloría General para autorizar de forma excepcional la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios cuando existan razones suficientes para

9 9 considerar que es la mejor forma de satisfacer el interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. En el caso concreto, se tiene que la Administración promovió un procedimiento ordinario para ejecutar el proyecto de remodelación de ciertas áreas del aeropuerto internacional Juan Santamaría. No obstante, tal procedimiento no incluyó todas las actividades necesarias, por falta de disponible presupuestario. De frente a lo anterior, se ha de valorar que la Administración promovió el procedimiento ordinario que por monto le correspondía para satisfacer su necesidad; sin embargo, ésta no se encuentra satisfecha de forma total, en razón de existir obras pendientes de realizar, motivo por el cual el interés público no se encuentra satisfecho plenamente. De conformidad con lo anterior, siendo que la Administración requiere la conclusión de un proyecto, visto como un todo integral, se estima que no resultaría idóneo al interés público, que el Ministerio realice un nuevo procedimiento licitatorio con nuevos plazos, para su conclusión, ello por cuanto la conclusión del proyecto se vería postergada en el tiempo afectando la satisfacción que se persigue. Al respecto, tal y como lo indica la Administración, la finalidad del proyecto de remodelación es que los policías cuenten con condiciones adecuadas, en especial en el área de cocina y comedor, lo cual incide en el servicio que prestan en el aeropuerto. Ahora bien, de conformidad con las explicaciones otorgadas por la Administración y transcritas en el presente oficio, el apartado "III Justificación para contratar específicamente con GSM²-SYMSA", esta División estima que la forma más apta para satisfacer la necesidad es la contratación directa con el Consorcio GSM²- SYMSA. Lo anterior es así, considerando que dicho consorcio ha desarrollado actividades que se encuentran en garantía y que pueden verse afectadas con las actividades a desarrollar, lo cual podría traer consigo inconvenientes para delimitar los alcances de las contrataciones y las responsabilidades, en caso de existir distintos contratistas. En vista de lo que viene dicho y con sustento en los artículos 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de Reglamento, este órgano contralor concede autorización al Ministerio de Gobernación, Policía y Seguridad Pública para contratar de forma directa con el Consorcio GSM²-SYMSA las actividades de remodelación de la cocina, comedor y oficinas del servicio de vigilancia área ubicada en el aeropuerto Internacional Juan Santamaría descritas en el apartado "El objeto de la contratación" del presente oficio por un monto máximo de ,81 y por un plazo de 50 días hábiles de ejecución. Por otra parte, en cuanto al disponible presupuestario para hacer frente a la eventual erogación con la autorización en estudio, se advierte que es responsabilidad de la Administración contar con los recursos económicos suficientes y disponibles para

10 10 el próximo año, ello considerando que el proyecto no se ejecutará en el presente año presupuestario. Finalmente, se advierte al Ministerio que la presente autorización lo es para la realización de las actividades descritas en el apartado "El objeto de la contratación" del presente oficio, por lo que el plazo concedido es para la ejecución de dichas actividades y no para que el contratista termine obligaciones de otras contrataciones, lo cual queda aquí expresamente advertido. De igual manera, se advierte que corre bajo responsabilidad de la Administración verificar que no haya incurrido en algún tipo de fragmentación, en las contrataciones realizadas anteriormente. I. Condiciones bajo las que se otorga la autorización La autorización se condiciona a lo siguiente: 1) Se autoriza al Ministerio de Gobernación, Policía y Seguridad Pública para contratar de forma directa con el Consorcio GSM²-SYMSA las actividades de remodelación de la cocina, comedor y oficinas del servicio de vigilancia área ubicada en el aeropuerto Internacional Juan Santamaría descritas en el apartado "El objeto de la contratación" del presente oficio, por un monto máximo de ,81. 2) Deberá contarse con el contenido presupuestario suficiente y disponible para amparar las erogaciones producto de esta autorización, debiendo verificarse que tales fondos puedan destinarse válidamente para la finalidad propuesta. 3) De previo a dar la orden de inicio la Administración debe verificar que dentro de su ámbito de competencia recae la realización de las obras a realizar, lo cual queda aquí expresamente advertido. 4) El plazo para la ejecución de la contratación autorizada lo es de 50 días hábiles de ejecución contados a partir de la notificación de la orden de inicio, debiendo observarse lo indicado en el artículo 192 del RLCA. 5) De previo a dar la orden de inicio deberá verificarse se cumpla con los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual. 6) Debe verificarse que se cumpla con las inscripciones en el colegio profesional según corresponda. 7) En cuanto al pago, debe observarse lo indicado en el artículo 195 del RLCA que entre otras cosas, dispone: Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios. Al respecto, para efectos de pago, se deberán considerar las unidades de medida correspondientes a las diferentes actividades. 8) La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 9) Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 10) La Administración deberá formalizar la contratación mediante la suscripción de un contrato, el cual deberá contar con la aprobación interna según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Bajo ningún concepto esta autorización puede

11 11 desplegar sus efectos antes de que el contrato cuente con la aprobación interna. 11) La valoración de la razonabilidad de los precios corresponde exclusivamente a la Administración. 12) Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, que la empresa contratista, se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de los oferentes de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 13) Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su respectivo reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 14) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento. 15) La Administración deberá verificar que la contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley 9024, si corresponde. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en el presente oficio es responsabilidad de Luis Gustavo Mata Vega en su condición de Ministro del Ministerio de Gobernación, Policía y Seguridad Pública o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos aquí señalados. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada PTC/ksa Ci. Archivo central NI: 26917,29035, 29901, 32521, G: Pamela Tenorio Calvo Fiscalizadora