CIRCULAR N 3 INTERCAMBIO de 3 meses 2018 Asuntos a revisar Enero y Febrero Trámite de visas

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Daniel Francisco Lozano Soriano
hace 6 años
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de que el programa oficial de intercambio del Colegio Andino termina el 8 de Julio de 2018, tradicionalmente las familias han solicitado ayuda a Aviatur y al Colegio para ampliar la fecha de regreso

1 Bogotá, D.C., 12 de Febrero de 2018 CIRCULAR N 3 INTERCAMBIO de 3 meses 2018 Asuntos a revisar Enero y Febrero Trámite de visas Estimados Padres de Familia, Alumnas y Alumnos: Como es de su conocimiento, a pesar de que el programa oficial de intercambio del Colegio Andino termina el 8 de Julio de 2018, tradicionalmente las familias han solicitado ayuda a Aviatur y al Colegio para ampliar la fecha de regreso y poder llevar a cabo una estadía un poco mayor en Europa, con el fin de realizar viajes privados familiares o de turismo. Teniendo en cuenta estas solicitudes, el Colegio hace cada año dos reservas adicionales para regresos en grupo, de manera que se pueda obtener tempranamente una buena tarifa y se garantice el cupo de regreso a los estudiantes. Este año estas fechas son el 22 de Julio y el 5 de Agosto de Adicionalmente a estas reservas, el Colegio apoya a los estudiantes que van a ampliar su estadía en Europa por medio de una solicitud colectiva de visas ante la Embajada de Alemania en Bogotá. Dado que el Colegio avala el viaje a Alemania, pues su motivo principal es la realización de la experiencia de intercambio, tenemos una responsabilidad ante el gobierno alemán de que el grupo como tal cumpla con todas las disposiciones migratorias definidas por el Estado de la República Federal Alemana. Por otra parte, en un gesto amable por parte de la Sección de Visas de la Embajada Alemana, los estudiantes y sus familias reciben la oportunidad de entregar sus solicitudes en el Colegio y luego son citados a la embajada a un trámite corto que consiste en la recepción de los datos biométricos de los estudiantes. Este es un trámite preferencial que le quita a las familias la responsabilidad de pedir una cita y presentarse por su cuenta y riesgo a la embajada alemana. Este mismo trato preferente lo reciben alumnos de los otros colegios alemanes en Colombia. Sin embargo, este año se presentaron diversos inconvenientes con el grupo que viajó el 31 de enero, así como con los grupos de otros colegios alemanes del país. Las solicitudes fueron entregadas incompletas y en desorden, creando una cantidad considerable de trabajo extraordinario en la sección de visas mencionada, que no puede enviar solicitudes incompletas a Alemania. Por otra parte, algunas personas se presentaron a la Embajada reclamando hablar con la Jefe de Visas de Alemania porque en el Colegio Andino les dijeron que ella los iba a atender inmediatamente (un Jefe de Visas no atiende a ningún solicitante personalmente a menos de haberle puesto una cita previamente, los trámites se hacen ante los oficiales en las ventanillas). Por estas razones la Embajada nos ha pedido transmitir la siguiente información a los padres de familia, con el fin de poder seguir recibiendo un trato preferencial y evitar inconvenientes en el futuro: 1

2 1. Las solicitudes de visa solo podrán ser enviadas a la embajada alemana en el momento en que estén completas, pues antes de esto no pueden ser enviadas a Alemania. 2. Todas las solicitudes para Visa de Intercambio Estudiantil necesitan la aprobación final del funcionario responsable en la Oficina de Extranjería del futuro lugar de residencia del alumno. Por esta razón, sin una dirección de residencia es completamente imposible procesarlas. La Embajada Alemana no tiene influencia en la velocidad de respuesta de la extranjería alemana, que opera de una manera más lenta en las grandes ciudades.de la misma forma, la extranjería alemana toma la decisión final acerca de la fecha de regreso y la cantidad de días que puede el estudiante permanecer en Alemania después de finalizar el calendario escolar. 3. Estudiantes que tienen nacionalidades distintas a la colombiana tienen el deber de informarse sobre las condiciones de ingreso a Alemania en su propio caso y de revisar la vigencia mínima de su pasaporte. (Por ejemplo, para ciudadanos de los Estados Unidos, 3 meses después del regreso proyectado). La información que entregue la Embajada Alemana en Colombia está siempre sujeta a cambios en el país de origen. 4. Cualquier información sobre el trámite de visa, incluyendo su finalización exitosa, es avisada al solicitante a través del correo electrónico que escribió en el formulario de solicitud. Por eso es importante revisar dos veces que esté escrito en forma correcta. 5. Correos paralelos a la sección de visas pidiendo información sobre el trámite, que provienen a veces de la familia anfitriona, de la organización, de la familia en Colombia, todo al mismo tiempo, sólo logran quitarle el tiempo a los funcionarios de la sección de visas, tiempo que deben dedicarle al trámite ágil de las mismas. Instrucciones para el trámite de Visa para el viaje del 13 de Abril de Documentos para la visa: Favor agendar cita de revisión o entrega de documentos en la oficina de Proyectos Internacionales antes del 20 de Febrero. Se deben traer un paquete de originales y dos paquetes de copias de los siguientes documentos, en el orden descrito en la lista. Documentos requeridos: (Primero que todo, pasaporte con vigencia no menor a seis meses y por lo menos tres páginas en blanco, de lectura electrónica o biométrico). El paquete de documentos debe contener: a. Formulario en original y dos copias, cada uno con una foto biométrica pegada (en caso de dudas con la foto traerla despegada) + Foto suelta adicional. En total cuatro (4) fotos biométricas de tamaño 3,5 cm x 4,5 cm con fondo claro). (Adjunto a esta circular se envía un modelo de trámite del formulario con datos ficticios). Llenar el formulario e imprimirlo online en: 2

3 acional.pdf. También se puede llenar total o parcialmente a mano, en letra legible y clara. Revisar con cuidado en qué líneas se debe firmar y poner tres firmas: alumno, padre y madre. (Ver ejemplo adjunto a esta circular). (Si el padre o madre no pueden firmar, y SI TODAVIA TIENEN LA CUSTODIA COMPARTIDA DEL MENOR, deben enviar un poder especial autenticado autorizando al otro padre para el trámite). b. Ejemplar firmado del artículo 54. Se toma del modelo en: _Download.pdf Revisar con cuidado en qué líneas se debe firmar y poner tres firmas: alumno, padre y madre. (También se envía modelo adjunto a esta circular). c. Copia de la página del pasaporte donde está la foto. ( 3 copias) d. Carta del Humboldteum donde consten la admisión al colegio en Alemania y los datos de la familia anfitriona. (Estos documentos llegan al Colegio Andino, se adjuntarán aquí) e. Constancia del Colegio Andino sobre autorización para el intercambio. (Emitida por el Colegio, se adjuntará aquí) f. Documentos que fundamentan la solvencia de los padres para financiación del intercambio: Si es empleado: Certificación Laboral+ 3 recibos últimos de pago+ extractos o movimientos bancarios últimos 3 meses+ declaración de renta+ certificado de tradición y libertad si lo hay) Si es independiente: Certificación de ingresos por contador público+ copia de Tarjeta Profesional del contador+ Cuentas de cobro como independiente (ejemplos) o Certificado de Cámara de Comercio de la empresa+ extractos o movimientos bancarios últimos 3 meses+ declaración de renta+ certificado de tradición y libertad si lo hay) g. Acta o Registro de Nacimiento de Menores de 18 años, emitido por Notaría con sello reciente, no mayor a 6 meses) traducido y apostillado. (con 2 copias simples, una para cada paquete adicional). (Para APOSTILLA favor consultar en google: apostilla+cancillería. Para TRADUCCION ver lista adjunta de traductores como opción.) h. Permiso de salida de Migración Colombia, firmado por ambos padres y autenticado en Notaría. Traducido y apostillado. El permiso autoriza a los menores a viajar en compañía de la profesora María Clara Kemenes, con C.C. No (con 2 copias simples, una para cada paquete adicional). i. Carta informal autenticada por notario, firmada por ambos padres, en la cual estos manifiestan su consentimiento con el viaje del menor a Alemania, indicando las fechas de viaje y que se hospedará con la familia anfitriona que defina el Humboldteum. Si ya 3

4 disponen de la dirección de la familia, favor escribirla en esta carta Traducida y apostillada. (con 2 copias simples, una para cada paquete adicional). j. SEGURO DE VIAJE- Que garantice cubrimiento de los días anteriores al 13 de Abril o posteriores al 8 de Julio de Seguro médico con una vigencia no menor a 180 días a partir del ingreso al espacio Schengen y una cobertura no menor a ,00 euros (la póliza debe indicar claramente la cobertura y el tiempo de vigencia del seguro). Este seguro lo pueden adquirir a través de una agencia de viajes. Si están inscritos en una medicina prepagada pueden también preguntar si ésta ofrece el cubrimiento en el exterior por el tiempo a partir del 19 de julio entregando una certificación con el nombre del alumno, las fechas y el cubrimiento. Si quieren realizar viajes por países no pertenecientes al pacto Schengen (Irlanda, Rumania, Bulgaria, Gran Bretaña y Chipre), es necesario solicitar las visas correspondientes en Colombia antes de viajar. Recomendamos pedir estas visas desde ahora. Este año se abolió el costo de la visa nacional para menores de edad que viajan con visa de intercambio estudiantil, así que no se adjunta dinero. En el anexo se encuentran los siguientes documentos: - Formulario de solicitud Visa Nacional (ejemplo) - Formulario Art.54 (ejemplo) - Formato Permiso de Salida - Listado de traductores oficiales de la Embajada Alemana - Formularios originales tomados de la página de la Embajada Alemana, vacíos para llenar - Hojas informativas de la Embajada Alemana sobre el tema de la Visa Nacional de intercambio: Requisitos generales y requisitos específicos. Ya están resumidas aquí, sin embargo las enviamos como información adicional. Un cordial saludo, Ximena Useche Jefe de Proyectos Internacionales Tel.: ext

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