PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

Transcripción

1 Teléfonos: Fax: Apartado: San José PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA CIRCULAR GESTIÓN PARA: Directores de Recursos Humanos Coordinadores Oficinas de Servicio Civil Original Licda. Sandra María Quirós Álvarez Firmado DE: ASUNTO: Sandra Ma. Quirós Alvarez Directora, Área de Gestión de Recursos Humanos Lineamientos técnicos para la aplicación del Artículo 110, 111, incisos a), c) y d), así como el 118 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil en lo concerniente al tema de la Reasignaciones de puestos. FECHA: 12 de abril del 2007 *********************************************************************************************************************** Con el fin de unificar criterios sobre los estudios de reasignación de puestos en referencia con las normas citadas, se estima necesario comunicar lo siguiente: Según lo dispuesto en el artículo 118 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, antes de que el Jefe de una unidad o dependencia decida cambiar las tareas, actividades y responsabilidades de un determinado puesto, debe contar con el visto bueno del jerarca o jefe autorizado para determinar si resulta factible realizar la consolidación de los cambios que se proponen, lo cuales deben estar sustentados también en lo citado por el artículo 110 del citado reglamento, de manera tal que obedezcan más a un asunto de ajuste en los objetivos y/o procesos de trabajo que impliquen la obtención de productos o servicios más eficientes, por parte de la unidad administrativa de que se trate como un todo, para lo cual el motivo que genere esta propuesta de cambio debe ser visualizado por dicha jefatura después de un análisis de conjunto de sus recursos y no debe privar únicamente el análisis de un solo puesto. Para ello, el jefe autorizado de avalar los cambios podrá solicitar de previo, el criterio de la Oficina de Recursos Humanos (ORH) quien con base en el estudio de los elementos básicos de análisis ocupacional, tales como comprobar el cambio de objetivos y/o procesos de trabajo, el estrato ocupacional que eventualmente correspondería ubicar al puesto de aprobarse el cambio en sus tareas, así como la verificación de que el ocupante reúne los requisitos que demandarían la ocupación de alguna de las clases del estrato de referencia, y, finalmente la certificación por parte de la instancia autorizada de que existe el contenido presupuestario 1 para solventar la erogación que este posible acto administrativo genere, en el entendido de que se le permitiera consolidar los cambios en las tareas del puesto. 1 Artículo 5 inciso f) de Ley de Administración Financiera N 8131, publicada en la Gaceta N 198 del 16 de octubre del Principio de especialidad cuantitativa y cualitativa. Las asignaciones presupuestarias del presupuesto de gastos, con los niveles de detalle aprobados, constituirán el límite máximo de autorizaciones para gastar. No podrán adquirirse compromisos para los cuales no existen saldos presupuestarios disponibles. Tampoco podrán destinarse saldos presupuestarios a una finalidad distinta de la prevista en el presupuesto, de conformidad con los preceptos legales y reglamentarios.

2 Página N 2 Una vez que se cuente con la recomendación respectiva por parte de la ORH, el jerarca o jefe autorizado según lo estipulan los Artículos 110 y 118 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil 2, comunicará al jefe de la unidad que propone el cambio su decisión, si no avalara dicho cambio, el jefe de la unidad no podrá realizarlo y si así lo hiciere asumirá la responsabilidad administrativa, sin menoscabo de lo civil o penal que dicho acto genere. Si por el contrario el jerarca diera el aval, el respectivo jefe de unidad podrá iniciar el cambio en las tareas, deberes y responsabilidades del puesto y deberá comunicarlo formalmente a la ORH. De acuerdo con lo anterior, es potestad del jerarca o jefe autorizado conceder o no la anuencia al cambio de tareas en el puesto 3. En este sentido si se concede dicho aval, será a partir de ese momento que empezará a correr el tiempo de consolidación de las mismas, mínimo seis meses, conforme lo establece el inciso a) del artículo 111 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, a saber: a) Los cambios operados en las tareas, actividades y responsabilidades que conforman los puestos, producto de las modificaciones en los objetivos y o procesos de trabajo de las unidades donde se ubican, tienen que haberse consolidado debidamente y por ello, debe mediar entre el inicio de dichos cambios y la presentación de la solicitud de reasignación o el estudio de oficio que hace la Oficina de Recursos Humanos, un período no menor de seis meses. (El subrayado no corresponde al original). Cumplido el tiempo de consolidación, se deberá solicitar a la ORH el formulario de análisis ocupacional para el respectivo estudio del puesto. A partir de este paso y de acuerdo con las normas 4 emitidas por esta Dirección General, dicha Oficina asume toda la responsabilidad técnico-legal dentro de los lineamientos existentes en el campo del análisis ocupacional en lo que se refiere a la constatación del cumplimiento del período de consolidación de tareas, así como la verificación del cumplimiento de los requisitos que la eventual nueva clase demande por parte del titular del puesto y de que se cuenta con el contenido presupuestario para hacer frente a dicha erogación, según los alcances en su totalidad del Artículo 111 y demás normas conexas que regulan el tema de las reasignaciones de puestos, así como el Artículo 9 inciso i) de la Resolución DG sobre las competencias conferidas a las ORH. Nótese, que la posición de esta Dirección General es hacer hincapié en que los estudios de reasignación de puestos son responsabilidad directa de las ORH, según se abordó en los oficios Gestión del 16 de diciembre del 2006 y Gestión del 21 de abril del 2006, en el sentido de que para esto no es necesario que en los informes de estudios de puestos se incluyan cuadros comparativos de requisitos entre la clase de puesto de estudio y los del servidor, basta con que dicha Oficina con posterioridad a un minucioso análisis y verificación de los requisitos realice la 2 Artículo Cuando el jerarca o jefe autorizado estime que en un puesto se han dado cambios sustanciales y permanentes en sus tareas, actividades y responsabilidades, como consecuencia de modificaciones en los objetivos y/o procesos de trabajo, que impliquen la obtención de productos o servicios más eficientes, salvo casos de excepción a juicio de la instancia competente podrán gestionar ante la Oficina de Recursos Humanos respectiva, el trámite de la reasignación del puesto, o el estudio de clasificación que corresponda... Artículo Los jefes de las unidades o dependencias en donde ocurran cambios en las tareas y responsabilidades de los puestos debe informar de ellos al jerarca o jefe autorizado de la institución, para que decida si deben consolidarse o volver al estado original dichas tareas y responsabilidades. Si se determina su consolidación, se debe comunicar a la oficina de recursos humanos para que analice la factibilidad de tramitar la reasignación del puesto, conforme lo dispone el inciso b) del artículo 111 de este Reglamento. 3 Es fundamental aclarar que los lineamientos emitidos en este oficio, específicamente en lo relativo a la aplicación del artículo 118 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil (necesidad de que el jerarca o jefe autorizado avale el cambio de tareas que un jefe de unidad plantea para uno o varios de los puestos dentro de su ámbito de cobertura) se refiere únicamente a aquellos casos en los que dicho cambio pueda generar un estudio de reasignación de puesto, caso contrario, dicho jefe tiene la potestad de realizar en forma directa aquellos cambios de tareas en los puestos, siempre y cuando el nivel de dificultad y responsabilidad de las mismas se mantengan consistentes con la clasificación que ostentan, de manera que no impliquen un cambio en la clasificación de los mismos. 4 Artículo 9 de la Resolución DG del 11 de febrero de 1998, a saber: Realizar los estudios y actividades correspondientes al proceso de análisis ocupacional, en concordancia con la estructura orgánica y los requerimientos ocupacionales de la Institución y someterlos a la aprobación de la Oficina de Servicio Civil respectiva, salvo en aquellos casos en los que el Director de Recursos Humanos haya sido facultado. Artículo 109 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, el cual reza:...las oficinas de recursos humanos de los ministerios e instituciones cubiertas por el Régimen de Servicio Civil deben estar atentas a los cambios a que se ven sometidos los puestos y proceder a su actualización siguiendo la normativa establecida por la Dirección General.. Además del Oficio Circular Gestión del 30 de agosto del 2004, los oficios Gestión del 16 de diciembre del 2005 y Gestión del 21 de abril del 2006 que hacen referencia al tema que nos ocupa.

3 Página N 3 anotación de que se cumple con éstos, así como con el período de consolidación, respondiendo por cualquier inexactitud o error que se cometa, o bien que induzca en ello a esta Dirección General. Por otra parte, en aquellos casos en que existe la posibilidad de que un puesto pueda ser reasignado hacia abajo, es decir hacia una clase de inferior nivel salarial que la original, debe tenerse especial cuidado en que tanto en el informe técnico elaborado por la ORH como en la resolución que para este caso emita la respectiva Oficina de Servicio Civil (OSC), se indique claramente que el acto administrativo se hace con base en el inciso d) del Artículo 111 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, a saber: d) Si el puesto estuviere ocupado y la reasignación resultare de una clase de inferior categoría a la de la original, los efectos de la misma automáticamente quedarán en suspenso hasta por un período de seis meses, mientras tanto el servidor continuará en el desempeño de sus actividades y en dicho período podrá ser trasladado a otro puesto de igual clase a la del puesto que venía desempeñando antes de producirse la reasignación; o bien ser promovido a otro puesto si reuniere requisitos para ocuparlo. Si la ubicación del servidor no fuere posible dentro del lapso señalado y éste no aceptare la reasignación descendente, éste cesará en sus funciones y se procederá al pago de la indemnización indicada en el Artículo 37 inciso f) del Estatuto de Servicio Civil. En el caso de que el servidor acepte la reasignación tendrá derecho a una indemnización correspondiente a un mes por cada año de servicios al Estado, y que será proporcional al monto de la reducción que tenga su salario. (El subrayado no corresponde al original). Sobre el citado plazo y ante consulta de esta Área la Asesoría Jurídica de esta Dirección General emitió el oficio AJ del 11 de julio del 2006 el cual expresa lo siguiente: (...) La interpretación lógica y sistemática que puede dársele a esta normativa en cuanto las palabras "hasta por" es el de que dicha disposición contiene la preposición que es usada para expresar el término límite o máximo de una acción en el tiempo, es decir una acción que se mantendrá en suspenso, y operará por un período límite de seis meses. Así se analizó el oficio esta Asesoría Jurídica N AJ del 14 de mayo de 1999 en el cual se indicó: "La cuestión es como apreciar el artículo 111 en el inciso transcrito, cuando indica: "...los efectos de la misma automáticamente quedarán en suspenso hasta por un período de seis meses...". Históricamente la norma en cuestión en tratándose de las reasignaciones ha tenido una interpretación de que es necesario esperar que transcurran los seis meses íntegros antes de que la reasignación descendente surta sus efectos, para que durante ese período la Administración busque los medios necesarios para mantenerle la clasificación original, a través de traslados o promociones. Ahora bien, es cierto que el texto establece "...hasta por...", de donde se puede concluir con toda facilidad de que se trata de un plazo máximo, con posibilidad de reducirlo, sin embargo, en atención a que la consecuencia de dar por concluido el plazo lleva intrínseca una disminución salarial o en su defecto una dejación del puesto con pago de indemnización en los términos del artículo 37 inciso f) del Estatuto de Servicio Civil, una interpretación armonizante con los principios más elementales de justicia y equidad y en apoyo a los límites de racionalidad y razonabilidad a que se refieren los artículos 16 y 216 (1) de la Ley General de la Administración Pública, la Administración deberá respetar el plazo máximo de 6 meses, para que la (sic) plazo objeto de estudio de reestructuración permanezca sin variación en la clasificación, sin modificación en la valoración... Claro esta, en vista de la redacción de la norma en cuestión si considera esta Asesoría Jurídica viable que de común acuerdo la Administración y el servidor o servidores dispongan reducir el mencionado plazo de seis meses, con el fin de que se apliquen las consecuencias a que refiere el citado inciso d) del artículo 111 del Reglamento, esto es no aceptar la ubicación por reestructuración, aplicar el cese correspondiente y proceder al pago de la indemnización dicha líneas atrás o aceptarla con la consecuente indemnización proporcional.

4 Página N 4 En conclusión, esta Asesoría Jurídica considera que en virtud de la redacción del inciso d) varias veces citado, los seis meses ahí regulados podrán ser reducidos siempre y cuando la Administración y los servidores afectados con su aplicación, así lo dispongan, para asegurar un justo equilibrio entre los intereses de ambas partes." En cuanto al segundo párrafo de la citada norma nos encontramos lo siguiente: Si la ubicación del servidor no fuere posible dentro del lapso señalado y éste no aceptare la reasignación descendente, éste cesará en sus funciones y se procederá al pago de la indemnización indicada en el Artículo 37 inciso f) del Estatuto de Servicio Civil." Lo anterior significa que si la ubicación del servidor no ha podido realizarse en el plazo contenido en el primer párrafo de la norma en examen, y el servidor no aceptare la reasignación descendente el mismo cesará en sus funciones y se procederá a su cese con las consecuentes indemnizaciones. Lo trascendente de esta segunda parte de la norma, y el por qué se ha entendido que el plazo del párrafo primero es de seis meses exactos, es precisamente para no perjudicar al servidor. (El subrayado no corresponde al original). Así las cosas, el servidor que se encuentra en este contexto dispone de un plazo de hasta por seis meses en suspenso para regular su situación, mientras tanto no se podrá definir el acto que corresponda al mismo. No obstante, para aquellos casos en que las partes se han puesto de acuerdo o que haya vencido el plazo (según lo indica la norma trascrita), si el servidor aceptare ser reasignado en forma descendente, las Oficinas de Servicio Civil, o las Oficinas de Recursos Humanos en caso de contar con un Director o Jefe en condición de Facultado, deberán utilizar los machotes o formatos de resolución que se anexan al presente oficio, según corresponda. En cuanto al período de provisionalidad a que se refiere a los Artículos 115 y 116 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, los cuales rezan: Artículo Todo cambio en la clasificación de un puesto se considerará provisional durante los seis meses siguientes a la fecha de su vigencia. En ese período, el acto podrá ser revocado por resolución de la Dirección General, previo estudio del caso. Artículo Cuando se trate de asignaciones de puestos nuevos o reasignaciones de puestos vacantes, el período de provisionalidad comenzará a contarse a partir de la fecha en que el puesto sea ocupado en propiedad. (Así reformados por el artículo 7 del Decreto N MP del 5 de agosto de 1993). Se tiene, que es obligación de la ORH dentro de los seis meses de provisionalidad que determina la norma velar porque se mantengan las condiciones que dieron origen al acto de resolución emitido, en el sentido de que efectivamente las tareas, actividades y responsabilidades conferidas al puesto de que se trate sean las mismas por las cuales fue reasignado, así como la ubicación y cualquier otra disposición acordada al efecto, según conste en estudio previo para tal fin conteniendo los factores mínimos antes mencionados. En cuanto a las asignaciones de puestos vacantes, la norma es clara al indicar que será a partir de su ocupación por un titular que empezará a contar el período de provisionalidad, e igualmente aplicando el mismo procedimiento. c.c: Master Joaquín Arguedas Herrera-Director General de Servicio Civil. Directores de Área y de Proceso, DGSC. Auditores Institucionales

5 Página N 5 ANEXO NO.1

6 Página N 6 FORMATO DE RESOLUCIÓNPARA LA OFICINA DE SERVICIO CIVIL RESOLUCIÓN OSC OFICINA DE SERVICIO CIVIL. San José a las horas del de del dos mil siete. CONSIDERANDO: 1. Que el Artículo 13, inciso a) del Estatuto de Servicio Civil, confiere facultades al Director General, en materia de clasificación de puestos. 2. Que la Oficina de Recursos Humanos del, con base en la Resolución DG del 11 de febrero de 1998, realizó el estudio correspondiente a solicitud de Reasignación planteada ante la misma. 3. Que el estudio de Reasignación del puesto N objeto de análisis, se plasma en el informe del de del año, recibido en la Oficina del Servicio Civil el día de del. 1. Que el Informe citado propone reasignar el puesto (indicar aquí el nombre del titular del mismo o bien la condición de vacante) objeto de estudio, de la clase: G. de E., nivel salarial a la clase - G. de E.., nivel salarial.. Recomendación que se encuentra dentro de los alcances de lo dispuesto en el artículo 111, inciso d). 4. Que la Oficina de Servicio Civil avaló el informe de reasignación de puesto efectuado por la citada oficina de recursos humanos y así lo comunicó mediante el oficio No. del, mediante el cual solicitó a dicha oficina que comunicara los resultados al servidor interesado. (En caso de que el puesto se encuentre vacante se deberá modificar la redacción de este considerando de manera que se indique que debe notificarse al jefe de la unidad en donde el puesto se ubica). 5. Que la Oficina de Recursos Humanos de dicho Ministerio, remite a la Oficina de Servicio Civil el Oficio de fecha de del, recibido el de del, donde se confirma la notificación, aceptación y ratificación de las recomendaciones del informe.por parte del propietario del puesto (aquí se tendría que ajustar la redacción dado que si el puesto es vacante corresponde al jefe de la unidad donde este se encuentra.) 6. Que el presente acto administrativo queda sujeto a lo que dispone el Artículo 115, 116 y 117 del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil, según corresponda. 7. Que se ha cumplido con las disposiciones establecidas en el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento. POR TANTO, El Coordinador de la Oficina de Servicio Civil, ubicada en. 5 Casos de puestos reasignados en una clase con nivel salarial inferior con estudios procedentes de Oficinas de Recursos Humanos cuyo Director no ha sido Facultado.

7 Página N 7 RESUELVE: ARTICULO 1- ARTICULO 2- Reasignar en forma Descendente el puesto N, (indicar la condición sea vacante u ocupado en propiedad, en este último caso agregar el nombre del servidor titular del mismo), de la clase,, G. de E., a la clase (G. de E. ). Rige a partir del.- (si el puesto está ocupado en propiedad se deberá indicar la fecha de rige de ese acto para lo cual se tendrá que contabilizar el período de los seis meses regulados en el Artículo 111, inciso d) del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, a partir de la fecha de la presente resolución, si el puesto se encontrara vacante el rige es a partir de la fecha de la presente resolución). XXXXXXXXX Coordinador Oficina de Servicio Civil NOTIFÍQUESE.- C: Oficina de Recursos Humanos Interesado. Archivo

8 Página N 8 ANEXO NO.2

9 Página N 9 FORMATO DE RESOLUCIÓN PARA JEFES DE RECURSOS HUMANOS FACULTADOS RESOLUCIÓN OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DE EL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS DEL. San José a las horas del de del dos mil siete. CONSIDERANDO: 2. Que el Artículo 13, inciso a) del Estatuto de Servicio Civil, confiere facultades al Director General, en materia de clasificación de puestos. 3. Que el Artículo 4º inciso c) del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil define la figura del Director de Recursos Humanos Facultado a quien le ha sido delegada la firma del Director General de Servicio Civil para la atención de diversidad de trámites y actos administrativos. 4. Que dentro de las competencias establecidas en el Artículo 10º, inciso b) de la Resolución DG del 11 de febrero de 1998 al Director de Recursos Humanos Facultado, así como de la resolución No. DG- (anotar aquí el número y fecha de la resolución mediante la cual el Director General de Servicio Civil ha facultado al Jefe de Recursos Humanos respectivo) le corresponde, entre otros, la firma de los informes y resoluciones de reasignaciones elaborados por la Oficina de Recursos Humanos a su cargo. 5. Que esta Oficina de Recursos Humanos elaboró el informe de clasificación de puestos Nº de del año, donde se recomienda reasignar el puesto Nº, de la clase, nivel salarial, a la clase, nivel salarial, el cual cuenta con el aval del suscrito. Recomendación que se encuentra dentro de los alcances de lo dispuesto en el artículo 111, inciso d). 6. Que el resultado del estudio fue debidamente comunicado al servidor interesado por parte de esta Oficina de Recursos Humanos mediante el oficio No. del, (En caso de que el puesto se encuentre vacante se deberá modificar la redacción de este considerando, de manera que se indique que se notificó al jefe de la unidad en donde el puesto se ubica). 7. Que en respuesta a dicho comunicado esta Oficina de Recursos Humanos confirma mediante oficio suscrito por el interesado (en caso de ser un puesto ocupado se trata del titular del mismo) la notificación de aceptación de las recomendaciones del informe. (aquí se tendría que ajustar la redacción si el puesto es vacante, notificando en este caso el resultado del estudio al jefe de la unidad donde este se encuentra.) 8. Que el presente acto administrativo queda sujeto a lo que dispone el Artículo 115, 116 y 117 del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil, según corresponda. 9. Que se ha cumplido con las disposiciones establecidas en el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento. POR TANTO, El (anotar el término Jefe o Director, según corresponda) de Recursos Humanos del (indicar la institución de que se trate) 6 Casos de puestos reasignados a una clase con nivel salarial inferior.

10 Página N 10 RESUELVE: ARTICULO 1- ARTICULO 2- Reasignar en forma Descendente el puesto N, (indicar la condición sea vacante u ocupado en propiedad, en este último caso agregar el nombre del servidor titular del mismo), de la clase,, G. de E., a la clase (G. de E. ). Rige a partir del.- (si el puesto está ocupado en propiedad se deberá indicar la fecha de rige de ese acto, para lo cual se tendrá que contabilizar el período de los seis meses regulados en el Artículo 111, inciso d) del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, a partir de la fecha de la presente resolución, si el puesto se encontrara vacante el rige es a partir de la fecha de la presente resolución). XXXXXXXXX (Anotar Jefe o Director de Recursos Humanos, según corresponda) ( anotar el nombre de la Institución) NOTIFÍQUESE.- C: Oficina de Servicio Civil. Interesado. Archivo