MODULO III 1. COMPROBANTES DE LAS OPERACIONES REALIZADAS: LA

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1 MODULO III CAPITULO I 1. COMPROBANTES DE LAS OPERACIONES REALIZADAS: LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL. SUS FUNCIONES. 1.1 FUNCIONES DE LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL Los distintos tipos de operaciones comerciales: compras, ventas, pagos, cobros. Por cada una de estas operaciones realizadas, y cualquier otra que se realice, debe quedar constancia escrita. La constancia escrita de toda operación comercial es la documentación comercial. La documentación comercial es de fundamental importancia, ya que cumple básicamente tres funciones: función de control: permite llevar un control de las operaciones realizadas y de las personas que intervinieron; función contable: es la fuente de donde se extraen los datos para realizar los registros contables pertinentes; función jurídica: se puede utilizar como medio de prueba en caso de juicio La documentación comercial puede tener su origen fuera de la empresa o dentro de ella; por lo tanto, podemos decir que se pueden distinguir dos clases de documentación: de origen externo: es emitida por terceros ajenos y enviada a la empresa, de origen interno: es emitida por la propia empresa. La documentación de origen interno puede tener dos usos distintos: puede ser emitida dentro de la empresa para ser utilizada también dentro de ella; por ejemplo, un vale de caja. puede ser emitida dentro de la empresa y enviada a terceros por operaciones realizadas entre ambos; por ejemplo, una factura por una venta realizada. P á g i n a 1 17

2 La documentación comercial se presenta, generalmente, en talonarios pre-impresos que incluyen originales y duplicados (en algunos casos también triplicados), con numeración correlativa para evitar que se puedan arrancar hojas. En líneas generales, podemos decir que quien emite un documento comercial se queda con el duplicado y entrega el original a la otra parte. Por lo tanto un mismo documento puede tener distintos significados para la empresa, según ella posea el original o el duplicado. Ejemplo: Cuando compramos un libro (operación de compraventa), el vendedor confecciona un documento denominado "Factura" en el que figura el nombre del libro y su precio. Como la Factura la emite la librería (el que vende), ella se queda con el duplicado y nos entrega el original. Por lo tanto, el original de una factura (con el cual nos quedamos) representa una compra efectuada mientras que el duplicado de dicha Factura representa la venta efectuada (y queda en manos del vendedor) ARCHIVO: Existe una obligación legal que exige a la empresa conservar la documentación comercial en buen estado y orden durante un tiempo de diez años luego de ser utilizada. Esta documentación es guardada en bibliógrafos y archivos. Cada empresa elige la forma más conveniente de archivar la documentación. Generalmente se utilizan los siguientes criterios: por cliente: se archiva toda la documentación correspondiente al mismo cliente por separado de los demás, por proveedor: se archiva toda la documentación correspondiente al mismo proveedor por separado de los demás, por fecha: se archiva la documentación por fecha de emisión sin importar a qué cliente o proveedor corresponda. 1.3 SECUENCIA DE LAS OPERACIONES DE COMPRAVENTA. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA MISMA P á g i n a 2 17

3 Toda operación de compraventa tiene una secuencia que, generalmente atraviesa las siguientes etapas: a. El comprador solicita las mercaderías que desea comprar al vendedor b. El vendedor acepta el pedido realizado por el comprador c. El vendedor entrega las mercaderías al comprador d. El vendedor notifica al comprador sobre la cantidad, detalle, precio y condiciones de pago. e. El vendedor realiza cargos o aumentos en la deuda del cliente por diversos motivos. f. El vendedor realiza descargos o disminuciones en la deuda del cliente por diversos motivos. g. A la fecha de vencimiento del crédito el comprador paga su deuda y el vendedor deja constancia escrita de haber cobrado. Para cada una de las etapas indicadas, se emite un determinado documento. a. Pedido (también llamado orden de compra) b. Nota de Venta c. Remito d. Factura e. Nota de débito f. Nota de crédito g. Recibo Las etapas a y b no siempre se realizan con un documento comercial de por medio ya que, en la actualidad, dado los avances tecnológicos y la rapidez de las operaciones, muchos pedidos. P á g i n a 3 17

4 ORDEN DE COMPRA Concepto: Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, lugar y forma de entrega. También se la llama "Nota de Pedido". Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes. detalle de la mercadería solicitada, lugar y fecha de entrega, forma de envío. Formas de emisión Original: para el vendedor. Duplicado: para el comprador REMITO Concepto: Es el comprobante que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de mercaderías. Requisitos Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además: detalle de la mercadería solicitada, lugar y fecha de entrega, forma de envío (medio de transporte), firma de la persona que recibe la mercadería, colocar la letra "R" los responsables inscriptos en el IVA, o "X" los exentos, no alcanzados y monotributistas. Formas de emisión Original: para el comprador. Duplicado: para el vendedor (firmado por el comprador). Triplicado: para la empresa de transporte (firmado por el comprador). P á g i n a 4 17

5 Importancia Comprador: controla las mercaderías recibidas. Vendedor: sirve de constancia de que el comprador recibió conforme. Empresa de transporte: constancia de que el transportista entregó las mercaderías FACTURA Concepto: Es el documento que el vendedor entrega al comprador, indicando el importe de las mercaderías vendidas o prestación de servicio realizada. Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes, y además: identificación del modelo "A", "B", o "C", detalle de la mercadería vendidas (cantidad, descripción, precio unitario y total), condiciones de venta. Formas de emisión: Original: para el comprador. Duplicado: para el vendedor. TICKET Concepto: Cumple la misma función que la Factura. Lo emite el vendedor por medio de máquinas registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador. En la memoria de la máquina queda el duplicado de la operación realizada. Las máquinas registradoras emisoras de ticket, deben estar autorizadas por la AFIP, que es el ente de control fiscal. Requisitos: Fecha de emisión. Numeración consecutiva y progresiva. P á g i n a 5 17

6 Apellido y Nombre o Razón Social del emisor. Domicilio comercial del emisor. CUIT del emisor. La leyenda " A CONSUMIDOR FINAL". Importes parciales y monto total de cada operación. El ticket cumple la misma función que la factura y debe contener los mismos datos. Se emiten a través de máquinas registradoras quedando como duplicado una copia en la memoria de la máquina. Estas máquinas deben estar habilitadas por la AFIP para poder funcionar. Los tickets pueden ser entregados solamente a Consumidor Final. NOTADE DEBITO Concepto: Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda por motivos que en el mismo comprobante se especifican. Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además: motivo e importe del aumento de la deuda (subtotal, IVA resultante y total), número de la factura que corresponde al débito efectuado. Motivos: Gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor (fletes, comisiones, etc.). Por haberse facturado de menos (cantidad o precio). Por el cobro de intereses. Formas de emisión: Original: para el comprador. Duplicado: para el vendedor P á g i n a 6 17

7 NOTA DE CREDITO Concepto: Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que disminuyó su deuda por motivos que en el mismo comprobante se especifican. Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además: motivo e importe de la disminución de lo adeudado (subtotal, IVA resultante y total), número de la factura que corresponde al crédito efectuado. Motivos: Devolución de mercaderías por parte del comprador. Por haberse facturado de más (cantidad o precio). Por bonificaciones, quitas o descuentos no realizados. Rescisiones de operaciones. Formas de emisión: Original: para el comprador. Duplicado: para el vendedor. RECIBO Concepto: Es el documento que entrega el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheque u otros valores en forma de pago total o parcial de lo adeudado. Requisitos Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes y además: lugar y fecha de emisión, nombre de quien recibe (vendedor o beneficiario), P á g i n a 7 17

8 cantidad recibida en letras y números, detalle de lo que se recibe (dinero en efectivo, cheques, etc), firma y aclaración de la persona que recibe. Formas de emisión: Original: para el comprador o pagador. Duplicado: para el vendedor o beneficiario (el que recibe). Importancia: Comprador: es un medio de prueba, certifica que pagó. Además, le sirve como medio de registro y control de la salida o egreso de dinero Vendedor: medio de registración y control de los ingresos de dinero u otros bienes. RESUMEN DE CUENTA Concepto: Es el documento que entrega el vendedor al comprador detallando las operaciones realizadas en cuenta corriente (compra, pagos, notas de débito y crédito si existieran) y el saldo adeudado. Parte del saldo anterior. El resumen de cuenta puede ser enviado periódicamente. A veces lo solicita el comprador. No es obligación del vendedor emitir un resumen de cuenta. NOTADECRÉDITO BANCARIA O BOLETA DE DEPOSITO Concepto: Es el documento que el banco entrega a su cliente (sellado por el cajero) declarando haber recibido dinero (pesos, cheques u otros valores) en calidad de depósito en cuenta corriente o en caja de ahorro. Requisitos: Nombre del Banco. Lugar y fecha del depósito. Nombre y número del comprobante. Nombre y domicilio del titular de la cuenta corriente o caja de ahorro. Número de la cuenta. Importe total depositado en números y letras. P á g i n a 8 17

9 Detalle de los valores que se depositan. Firma y nombre del depositante. Plazo en que el depósito tiene que ser acreditado a la cuenta del titular. Firma del cajero y sello del Banco. Importancia: Para el Cliente: permite controlar y contabilizar el depósito realizado. Para el Banco: sirve para acreditar en la cuenta del cliente el dinero depositado. Clasificación de los Depósitos: Según la disponibilidad de los valores depositados Depósito a Plazo fijo. Depósito en cuenta corriente Depósito en Caja de Ahorro. Tener en cuenta: Hoy los bancos solicitan a sus clientes que los depósitos de se realicen a través de CAJEROS AUTOMATICOS, cada tipo de cajero va ha determinar la cantidad de billetes a depositar. En general se pueden depositar hasta 50 billetes. INFORMACION GENERAL Cuáles son los comprobantes que respaldan la operación realizada? Facturas. Facturas de exportación. Comprobantes de compra de bienes usados a consumidores finales, emitido por el comprador de dichos bienes. Recibos emitidos por profesionales universitarios y demás prestadores de servicios. P á g i n a 9 17

10 Notas de débito y/o crédito: Las notas de crédito y/o de débito que se emitan en concepto de descuentos, bonificaciones, quitas, devoluciones, rescisiones, intereses, etc., se ajustarán a los requisitos que se deben cumplir con relación a los comprobantes emitidos por las operaciones originarias. Estos documentos podrán ser confeccionados en los mismos talonarios de comprobantes, listados continuos o lotes de formularios utilizados respecto de la operación originaria. Tickets emitidos por máquinas registradoras, por monotributistas, siempre que hayan estado habilitadas y utilizadas con anterioridad al 12/02/99. Documentos fiscales emitidos mediante "Controladores Fiscales" homologados y las notas de crédito emitidas por medio de dicho equipamiento, como documentos no fiscales homologados. Documentos equivalentes a los indicados precedentemente: Instrumentos que, de acuerdo con los usos y costumbres sustituya el empleo de la factura o remito, siempre que individualice correctamente la operación, cumpla con los requisitos establecidos, para cada caso y se utilice habitualmente en la actividad del sujeto emisor. En operaciones de pasaje de productos agropecuarios: o o Tickes de balanza Documento equivalente Cuáles son los comprobantes no válidos? Los documentos no fiscales emitidos mediante "Controladores Fiscales" homologados. Remitos, guías o documentos equivalentes. Notas de pedidos, órdenes de trabajo, presupuestos y/o documentos de análogas características. Recibos, comprobantes que respalda el pago - total o parcial - de una operación que debe ser documentada mediante la emisión de facturas. P á g i n a 10 17

11 En qué momento se emiten y entregan los comprobantes? La factura y los demás comprobantes que respaldan la operación realizada y de pesaje de productos agropecuarios deberán ser emitidos y entregados en los momentos que, para cada operación se indican seguidamente: Operación Fecha límite para su emisión Plazo de entrega Último día del mes calendario en que se produjo la entrega de la cosa mueble o de Dentro de los 10 días corridos Compraventa de su puesta a disposición del comprador, lo contados a partir de la fecha de cosas muebles que fuera anterior. emisión. Locaciones y presentaciones de servicios. Locaciones de obras Día en que se concluya la prestación o ejecución o en que se perciba -en forma total o parcial- el precio, el que fuera anterior. Dentro de los 10 días corridos contados a partir de la fecha de emisión. Servicios continuos Último día de cada mes calendario, excepto que con anterioridad se hubiera percibido -en forma total o parcial- el precio o concluido la operación Dentro de los 10 días corridos contados a partir de la fecha de emisión. Locaciones de cosas Fecha de vencimiento fijada para el pago del precio o alquiler correspondiente a cada período Dentro de los 10 días corridos contados a partir de la fecha de emisión. Anticipos que fijan precio. Día en que se perciba -en forma total o parcial- el importe del anticipo. Dentro de los 10 días corridos contados a partir de la fecha de emisión. P á g i n a 11 17

12 Provisión de agua corriente, de servicios cloacales, de desagüe, electricidad, gas, teléfono, televisión por cable, Internet y demás servicios de telecomunicaciones. Fecha del primer vencimiento fijado para su pago. Hasta la fecha de primer vencimiento fijado para su pago. Pesaje de productos agropecuarios. Día en que se realice la operación de pesaje. En el acto de realizarse la operación de pesaje. Por servicios continuos se entenderá aquellas prestaciones de servicios que no poseen un plazo expreso de finalización. Cuando superan el mes calendario, la obligación de emitir la factura o documento equivalente, nacerá a la finalización de cada uno. Dicha obligación no será aplicable en el caso de servicios públicos. De tratarse de operaciones con consumidores finales en locales, la entrega de los referidos documentos corresponderá ser efectuada en el momento en que se realice la operación, entendiéndose por tal, el que para cada caso se indica: Compraventa de cosas muebles: cuando se verifique la entrega o puesta a disposición del comprador, o se perciba -en forma total o parcial el precio, lo que fuera anterior. Prestaciones de servicios y locaciones de obras y servicios: cuando se concluya la prestación o ejecución, o se perciba en forma total o parcial el precio, lo que fuera anterior. Qué es la factura electrónica? Es un comprobante digital funcional y legalmente equivalente a la factura en formato papel, que la reemplaza en la mayoría de las operaciones de quienes estén obligados u opten por su utilización. P á g i n a 12 17

13 Este medio de facturación permite la gestión, almacenamiento e intercambio de comprobantes por medios electrónicos o digitales sin necesidad de su impresión, pudiéndose gestionar desde una PC, tablet o smartphone con conexión a internet gracias a la aplicación de facturación móvil. Quiénes deben utilizarla? Se encuentran obligados a emitir comprobantes electrónicos los sujetos detallados a continuación: Inscriptos en el Impuesto al Valor Agregado. Monotributistas encuadrados desde la categoría F en adelante. Quienes desarrollen alguna de las actividades comprendidas en el anexo mencionado en el título III de la RG Exportadores por la RG Comercializadores de bienes usados no registrables enmarcados en la RG Cuántos ejemplares deben emitirse? Deberán emitirse como mínimo en 2 ejemplares, original y duplicado. Los ejemplares del comprobante que se emita tendrán el destino que, para cada uno de ellos, se asigna seguidamente: Original: será entregado, en todos los casos, al adquirente, prestatario o locatario, mandante, comitente o, de corresponder, al destinatario del bien. Duplicado: quedará en poder del emisor para su procesamiento administrativo y contable. Notas de pedidos, órdenes de trabajo, presupuestos y/o documentos de análogas características. Importante: Existen operaciones que requieren el uso de más de un ejemplar del mismo tipo de comprobante, en cuto caso se deberá proceder como se indica: Formularios con numeración preimpresa: se trasladará el importe parcial obtenido en cada uno de ellos al o a los siguientes ejemplares, no correspondiendo totalizar P á g i n a 13 17

14 cada ejemplar en forma independiente. A efectos de la registración de la operación se consignará el número de documento de la primera hoja. Sujetos autorizados a imprimir la numeración de los documentos mediante sistemas informatizados (autoimpresores), deberán optar por: o o o Utilizar el procedimiento indicado anteriormente imprimiendo, en este caso, un número progresivo y consecutivo para cada ejemplar; o Asignar a todas las hojas utilizadas para documentar la operación el mismo número progresivo y consecutivo e imprimir en cada una de ellas el número de las mismas y el número total de ejemplares utilizados mediante la simbología: Hoja 1 de n; 2 de n; n de n. Adicionalmente, deberán trasladar los subtotales obtenidos en cada hoja a la o las siguientes. Luego de que se opte por un procedimiento u otro, el mismo deberá utilizarse uniformemente para todas las operaciones que realice el ciudadano. REGIMEN GENERAL Cuáles son los tipos de comprobantes a emitir? Los tipos de factura y/o tickets a emitir por cada venta o locación de servicio que realice, dependerán del sujeto con el que se opere. Cuando se trate de una operación entre un Responsable Inscripto y Monotributista, Consumidor Final, o Exento, el Responsable Inscripto deberá emitir comprobantes tipo B. Si se trata de operaciones entre responsables inscriptos, existen 3 tipos de comprobantes que se pueden utilizar: Tipo A Tipo A con leyenda pago en CBU informada Tipo M En caso de que quien lo emita no sea un Responsable Inscripto (Monotributista; exento en el IVA), deberá operar con comprobantes tipo C. P á g i n a 14 17

15 Cuando se trate de una operación de exportación, corresponderá emitir comprobantes tipo E. Por otro lado, cuando se opere con turistas extranjeros se deberán emitir comprobantes tipo T por aquellas transacciones al reintegro establecido en la RG 3971, a la vez que se deberá cumplir con el Régimen Informativo - TURIVA Alojamiento que resulta de carácter obligatorio respecto de las operaciones sujetas a reintegro y le corresponderá cumplirlos a los hoteles, hosterías, pensiones, hospedajes, moteles, campamentos, aparthoteles y similares, así como las agencias de turismo del país habilitadas por el Ministerio de Turismo, que revistan el carácter de responsables inscriptos en el Impuesto al Valor Agregado. Facturas "A con leyenda" - Régimen especial de pago Los adquirentes, locatarios o prestatarios que revistan la calidad de responsables inscriptos en IVA deben cancelar el monto total de la factura correspondiente a la operación cuyo monto sea mayor o igual a $ o la diferencia entre dicho importe total facturado y el de la retención practicada que pudiera corresponder, mediante transferencia bancaria o depósito, en la cuenta bancaria cuya C.B.U. fuera denunciada por el vendedor. El depósito bancario se realizará en efectivo o con cheque librado por el adquirente, locatario o prestatario, contra la cuenta de la que es titular el vendedor. La cancelación del monto total facturado se efectuará únicamente, en la cuenta bancaria cuya C.B.U. que figura en la página de AFIP. Facturas clase "M" Los comprobantes clase "M" serán emitidos por operaciones realizadas con otros responsables inscriptos en IVA. Deben contener los mismos requisitos establecidos para los comprobantes clase A, con las adecuaciones que a continuación se establecen: La letra "M" en sustitución de la letra "A". La leyenda "La operación igual o mayor a un mil pesos ($ ) está sujeta a retención", en forma preimpresa debajo de la letra "M". P á g i n a 15 17

16 Los comprobantes que queden en existencia una vez vencido el plazo de validez otorgado, deberán ser inutilizados mediante la leyenda ANULADO y conservarse en archivo. Asimismo, cuando se modifique la habilitación de la clase de comprobante a emitir como consecuencia de las evaluaciones realizadas, los comprobantes autorizados con anterioridad a la fecha de la nueva habilitación otorgada, deberán ser inutilizados mediante la mencionada leyenda ANULADO, aunque el Código de Autorización de Impresión (CAI) se encuentre vigente. El adquirente, locatario o prestatario inscripto en el impuesto al valor agregado que reciba el comprobante clase "M" actuará como agente de retención del impuesto al valor agregado y, en su caso, del impuesto a las ganancias. Retención Precio neto $1.000: o o todo el IVA de la operación 3% de Imp. Ganancias Precio neto $1.000: de acuerdo a los regímenes de retención vigentes. El agente de retención debe entregar una Constancia de Retención y el monto de las retenciones del impuesto al valor agregado tendrá para los responsables el carácter de impuesto ingresado, debiendo su importe ser computado en la declaración jurada del período fiscal en el cual se sufrieron. MONOTRIBUTISTA Este tipo de ciudadano deberá operar con comprobantes tipo C, a excepción de que se trate de una operación de exportación, en cuyo caso corresponderá emitir comprobantes tipo E. Los sujetos encuadrados en las Categorías F, G, H, I, J, K deberán emitir sus comprobantes originales en forma electrónica a los fines de respaldar sus operaciones en el mercado interno y resultará de aplicación para las solicitudes de autorización de P á g i n a 16 17

17 emisión de comprobantes electrónicos que se efectúen a partir del día 1 de junio de 2017, inclusive. Quedan exceptuados de dichas disposiciones las facturas o documentos clase "C" que respalden operaciones con consumidores finales Marco normativo RG 100 RG RG RG RG RG RG RG RG RG RG P á g i n a 17 17