Informe de Autoevaluación EFQM

Transcripción

1 Excelencia en la Gestión Julio de 2014 Informe de Autoevaluación EFQM Universidad Internacional de Andalucía UNIA

2 ÍNDICE Índice 1 1 Objeto y Alcance 2 2 Metodología 2 3 Resultado de la Autoevaluación 3 Liderazgo 5 Estrategia 8 Personas 11 Alianzas y Recursos 15 Procesos, Productos y Servicios 18 Resultados en los Clientes 21 Resultados en las Personas 23 Resultados en la Sociedad 24 Resultados Clave 25 4 Puntuación EFQM alcanzada 28 5 Resumen Gráfico de la Puntuación 32 6 Anexo 1. Listado de Evidencias 33 7 Anexo 2. Informes PERFIL 36 Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

3 1.- OBJETO Y ALCANCE El Objeto de este documento es el de recoger los resultados de la Autoevaluación EFQM llevada a cabo en la Universidad Internacional de Andalucía (UNIA, en adelante). El Alcance de este Informe es el de todos los Agentes y Resultados contemplados en el Modelo EFQM de Excelencia (versión 2013), en comparación con todas las actividades llevadas a cabo y todos los resultados obtenidos por la UNIA. Para la realización de esta Autoevaluación se ha utilizado la Herramienta Perfil V 6.0 Cloud, versión 2013, en su adaptación para Universidades ( Club Excelencia en Gestión). 2.- METODOLOGÍA La Autoevaluación EFQM que se refleja en el presente Informe se ha llevado a cabo en las siguientes Fases: Constitución del Equipo de Autoevaluación EFQM. La selección de los integrantes del Equipo de Autoevaluación de la UNIA se llevó a cabo por la Dirección de la UNIA. Los integrantes del Equipo de Autoevaluación han sido los siguientes: Julio Terrados Cepera Rafael Serrano Aguilar Isabel Lara Montes Rafaela Aragón Delgado Inmaculado Trenado Rodríguez Isabel Ojeda Cruz Nicolás Criado Vicente Felipe del Pozo Ildefonso Martínez Marchena Vicente José Gallego Simón Vicerrector Planificación Estratégica, Evaluación y Responsabilidad Social Gerente Vicegerente Unidad de Gestión Económica Málaga Área de Comunicación Área de Acción Cultural Área TIC Área CRAI Área de Innovación Docente Ordenación Académica Baeza Formación del Equipo de Autoevaluación EFQM. Se llevó a cabo una Jornada de Constitución del Equipo de Autoevaluación EFQM el día 03/06/2014, con el siguiente esquema de contenidos: Introducción y bienvenida del Vicerrector Planificación Estratégica, Evaluación y Responsabilidad Social. Constitución del Comité de Autoevaluación EFQM. Conceptos básicos del Modelo EFQM de Excelencia. Metodología de Trabajo y uso de la Herramienta Perfil. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

4 Establecimiento de Plan de Trabajo. Ruegos y preguntas. Identificación y Recopilación de Información. Para facilitar la Autoevaluación, se identificaron y recopilaron las principales Evidencias de cada Subcriterio del Modelo EFQM, poniéndolas a disposición del Equipo de Autoevaluación, a través de un Espacio de Trabajo Colaborativo desarrollado por la UNIA. Para los Resultados se identificaron los correspondientes a cada Subcriterio, se recopilaron los datos existentes de cada uno, y se representaron gráficamente. El Listado de Evidencias recopiladas, tal y como aparecen en el Espacio de Trabajo Colaborativo, se reproduce en el Anexo 1 a este Informe. Autoevaluación Individual. Cada integrante del Equipo de Autoevaluación EFQM, en base a la información anterior y a su experiencia, procedió a la Evaluación Individual, siguiendo el cuestionario de la Herramienta Perfil V 6.0 Cloud, versión 2013 (adaptación para Universidades), identificando Puntos Fuertes, Áreas de Mejora y Puntuación EFQM. Autoevaluación de Consenso. Se procedió a integrar los resultados de las evaluaciones individuales de cara a facilitar la Reunión de Consenso. La Reunión de Consenso del Equipo de Autoevaluación EFQM se llevó a cabo el día 3 de julio de 2014, acordándose los Puntos Fuertes, Áreas de Mejora y Puntuación EFQM que se describen en el siguiente apartado del presente Informe. La Autoevaluación EFQM ha sido realizada por el Equipo Evaluador Interno de la UNIA, en este sentido, Sinergy ha actuado únicamente como moderador y facilitador, asegurando, a su vez, que la metodología seguida se adecua a las buenas prácticas a este respecto. 3.- RESULTADO DE LA AUTOEVALUACIÓN Se indican a continuación, para cada uno de los subcriterios del Modelo EFQM de Excelencia, las conclusiones de la Autoevaluación, en forma de Puntos Fuertes, Áreas de Mejora y Puntuación. Los Puntos Fuertes y las Áreas de Mejora se han integrado por Subcriterios del Modelo EFQM de Excelencia, a partir de las preguntas del Cuestionario de la Herramienta Perfil V 6.0 Cloud, versión Si bien se han mantenido (en la medida de lo posible) las conclusiones alcanzadas durante la Evaluación Individual y la Reunión de Autoevaluación y Consenso celebrada, algunas frases han sido completadas y/o modificadas ligeramente en su redacción, que no en su contenido. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

5 La puntuación EFQM que se refleja en este Informe, es la alcanzada por el Equipo de Autoevaluación tras la Reunión de Consenso. Se adjuntan como Anexo 2 a este Informe los procedentes de la Herramienta Perfil. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

6 1. LIDERAZGO 1a. Los líderes desarrollan la misión, visión, valores y principios éticos y actúan como modelo de referencia. El Plan Estratégico de la UNIA, recoge su Misión, Visión y Valores, y es revisado y actualizado periódicamente. Misión, Visión y Valores de la UNIA, se difunden a todos nuestros Grupos de Interés, a través diversos canales de comunicación. Los Líderes desarrollan lo establecido en el Plan Estratégico, a partir de los Planes de Acción anuales, para lo que cuentan con las Áreas de apoyo. La UNIA muestra su compromiso con la Responsabilidad Social, a través de su Modelo RS y la Memoria RS, que publica de manera anual. Se ha comenzado a elaborar un Código Ético. La UNIA cuenta con un Sistema de Gestión por Procesos, con revisiones y mejoras anuales, desde el año La UNIA cuenta con una Encuesta de Satisfacción de Personas que permite conocer la opinión que tienen los miembros de la organización sobre sus Líderes. Los acuerdos del Consejo de Gobierno se publican en el Campus Virtual y se difunden en la Plataforma de Comunicación Interna, para que estén a disposición de las Personas de la UNIA. Existen mecanismos para el fomento de la innovación y la creatividad. No se dispone de actividades sistemáticas de comparación de resultados y buenas prácticas con las universidades del entorno. Es necesario finalizar el desarrollo del Código de Conducta Ético, y establecer mecanismos para su control y seguimiento. Sería adecuado establecer un procedimiento de medición y análisis de la eficacia del Liderazgo. Del mismo modo, los Líderes deberían disponer de planes personales de mejora. Se podría profundizar en la definición de las competencias de nuestros Líderes, así como concretar un estilo de Liderazgo para la UNIA, que permitiera homogeneizarlo. Sería positivo definir un Plan para mejorar la percepción de las Personas de la UNIA, sobre sus Líderes. Sería positivo seguir trabajando en mecanismos que fomenten la comunicación de los Líderes con las Personas de la UNIA, por ejemplo, fortaleciendo el uso de las Plataformas de Comunicación Interna. Es necesario reforzar los mecanismos de comunicación entre los Líderes de la UNIA y los principales Grupos de Interés. 1b. Los líderes definen, supervisan, revisan e impulsan tanto la mejora del sistema de gestión de la organización como su rendimiento. La UNIA cuenta con Sistema de Gestión por Procesos, en el que se han identificado indicadores de resultados, y se han definido objetivos a conseguir. Los indicadores del Sistema de Gestión por Procesos de la UNIA, están alineados con el Plan Estratégico, asegurando su despliegue en toda la organización. Ha aumentado la implicación de las Unidades en la implantación del Sistema de Gestión por Procesos. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

7 Existe una implicación clara en el desarrollo de los objetivos del Plan Estratégico. La UNIA realiza un seguimiento anual del desarrollo y cumplimiento de los objetivos marcados en su Plan Estratégico. El Plan Estratégico se ha desplegado, no sólo por Áreas, sino individualmente, a través de los objetivos e indicadores asociados a la Evaluación del Desempeño. Los Informes periódicos sobre la evolución de los resultados de la organización (Satisfacción de los Grupos de Interés, Procesos, Plan Estratégico, Cartas de Servicios) son accesibles para todos los Grupos de Interés. Se ha desarrollado una aplicación informática que permite la gestión y seguimiento de la Evaluación del Desempeño. La UNIA ha definido un Sistema de Garantía de Calidad de los Títulos, que cuenta con procedimientos e indicadores, destinados a conocer la eficacia y eficiencia de su implantación. La UNIA tiene en funcionamiento un conjunto de Comisiones, diseñadas como órganos de reflexión, análisis y asesoramiento, que despliegan una filosofía de mejora continua en todos los ámbitos de la organización. Los Informes de resultados, de todas las mediciones de percepción de nuestros Grupos de Interés, van acompañados de su correspondiente Plan de Mejora. No se ha finalizado el desarrollo del Cuadro de Mandos Integral de la UNIA. Sería positivo tener un sistema integrado de comunicación que favoreciera el acceso a la información entre las distintas áreas, y que facilitara al Equipo de Gobierno realizar un mejor seguimiento. Es necesario contar con una herramienta de control y medición de indicadores: Procesos, Contrato- Programa. No se disponen de estudios o informes de comparación con otras organizaciones similares. Es necesario implantar mejoras en la Administración Electrónica. Se podría mejorar la implicación en la evaluación de las estrategias y resultados. Se podría mejorar la implicación de los responsables en la definición de los indicadores del Plan Estratégico. Se podría implantar la gestión por Proyectos (carteras de proyectos), donde cada proyecto propuesto tenga en cuenta el alcance, tiempo, equipo, riesgos, coste, gestión del cambio, etc. 1c. Los líderes se implican con los grupos de interés externos. La UNIA cuenta con una Memoria de Responsabilidad Social que se publica anualmente. La UNIA cuenta con diversos canales para asegurar la comunicación con todos sus Grupos de Interés: Encuestas de Satisfacción (Alumnos, Profesores, Personas, Proveedores), participación en Comisiones, convenios con instituciones, entidades y empresas, contactos con el entorno, etc. Se establecen convenios de colaboración estables, con empresas y organizaciones del entorno, para planificar y ejecutar la actividad, atendiendo a su ámbito de competencia y entorno geográfico. Es positiva la prospectiva que se realiza de los entornos en los que existen Campus, así como las Alianzas con colegios profesionales, ofreciendo la UNIA formación "a la carta" profesionalizante. Todos los Líderes se implican en reforzar Alianzas que apoyen la organización y Estrategia de la Universidad. La UNIA ha implantado un sistema de encuestas para conocer el grado de satisfacción de nuestros Profesores. Los resultados de las mismas son analizados de manera periódica y se utilizan para emprender acciones de mejora. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

8 Existe un sistema de encuestas para detectar las necesidades y expectativas de los Alumnos de Posgrado, antes de iniciar sus estudios en la UNIA, así como el grado de aprovechamiento de estos estudios una vez finalizados. La UNIA ha desarrollado un sistema de prácticas laborales, con regulación normativa y diseño de un protocolo de actuación, que permite una vinculación directa con el entorno empresarial y público, creando Alianzas estables. La UNIA desarrolla diversas actividades para promover un comportamiento ético y responsables entre sus Grupos de Interés, como: la creación de una Comisión de Igualdad, la Acción Social para el PAS, el Compromiso con el Medioambiente, el Espacio-Red Prácticas y Culturas Digitales, Proyecto Open Course Ware UNIA, la Programación Cultural, el Proyecto Atalaya, etc. La UNIA asegura la transparencia en la información con sus Grupos de Interés, compartiendo los resultados de su gestión, que están publicados en su web: la Memoria de Responsabilidad Social, el Presupuesto, el Plan Estratégico, Informe de Seguimiento del Plan Estratégico, Informe de Evaluación de Satisfacción de los Grupos de Interés, Sistema de Garantía de la Calidad, Informe de Procesos, Informe de Gestión de Competencias, etc. Sería adecuado realizar una revisión de la eficacia de los Sistemas de Información, Gestión de Alianzas y participación conjunta de Planes de Mejora, entre la UNIA y los Grupos de Interés externos. Sería positivo realizar un estudio del impacto de nuestra Gestión de Convenios y Alianzas. Sería positivo tener información sobre otras instituciones que nos permitieran realizar comparaciones. La UNIA debería orientar más su oferta académica a la demanda del mercado y cubrir necesidades formativas que no ofrecen otras universidades. Es necesario profundizar en el conocimiento de las expectativas de todos nuestros Grupos de Interés. Se podría realizar un estudio exhaustivo de las demandas de la Sociedad. Sería positivo identificar necesidades de nuestros Clientes y Aliados, en lo que se refiere a Cooperación Universitaria. Hay que concienciar a los Grupos de Interés de la importancia de la participación en las Encuestas de Satisfacción. 1d. Los líderes refuerzan una cultura de excelencia entre las personas de la organización. En la UNIA, se asegura la delegación de las responsabilidades en las Áreas, y el establecimiento de Planes de Mejora, a través del Sistema de Gestión por Procesos, los Planes de Acción y la Gestión por Competencias. Se han aprobado reconocimientos a las Personas desde el Consejo de Gobierno. Existe apoyo de los Líderes, para que las Personas puedan desarrollar las competencias requeridas. Se ha consolidado la sistemática para la Formación del PAS. Los líderes apoyan a las personas para participar en las Comisiones o grupos de trabajo creados para conseguir los objetivos marcados. La UNIA cuenta con un Buzón de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones, que permite a las Personas realizar aportaciones. La UNIA ha incluido la Igualdad en el Equipo de Gobierno, y cuenta con una Comisión de Igualdad que ha desarrollado un Plan de Igualdad. La UNIA tiene en funcionamiento un conjunto de Comisiones, diseñadas como órganos de reflexión, análisis y asesoramiento, que despliegan una filosofía de mejora continua en todos los ámbitos de la organización. El plan de Innovación incluye una convocatoria de Premios a la innovación del PAS. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

9 Sería necesario sistematizar y consolidar el Sistema de reconocimiento a las Personas de la UNIA, definiendo diversos mecanismos para este fin. A pesar de que se han creado herramientas de comunicación interna, no se les ha dado el impulso necesario, para que favorezcan la participación e implicación de las Personas de la UNIA. Es necesario reforzar la comunicación y difusión de resultados, de manera horizontal y transversal, a toda la institución. Existe una plataforma de comunicación interna que podría utilizarse para reconocer los méritos de las Personas. Se debería hacer siempre un seguimiento ante los resultados y su responsabilidad. Aportar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos definidos. 1e. Los líderes se aseguran de que la organización sea flexible y gestionan el cambio de manera eficaz. La UNIA cuenta con un procedimiento de seguimiento y evaluación de la Planificación Estratégica. Flexibilidad del Plan Estratégico antes los cambios. La dirección estratégica de la UNIA ha permitido que se establezcan objetivos a partir de un diagnóstico previo (análisis DAFO), y que su revisión continua (Informes de seguimiento) haya redundado en la aplicación de cambios y acciones de mejora. Los Líderes de la UNIA establecen Planes de Acción que sirven de guía para la ejecución de las actividades. Se han realizado modificaciones en la estructura de la UNIA para adaptarla a los cambios: funciones de los vicerrectorados y delegación de competencias. La UNIA cuenta con un Plan de Innovación y un Blog de Innovación. Los Líderes de la UNIA impulsan los cambios y se adaptan a las nuevas circunstancias. Hay que establecer mecanismos que permitan asegurar que los cambios se comunican y son conocidos por los Grupos de Interés. Sistematización de un procedimiento para la comunicación de los cambios. Mejorar la planificación e implantación de los cambios, garantizando la inversión y los recursos necesarios para conseguirlos. 2. ESTRATEGIA 2a. La estrategia se basa en comprender las necesidades y expectativas de los grupos de interés y del entorno externo. La UNIA ha implantado un sistema para la gestión de convenios. La UNIA ha identificado a sus Grupos de Interés, están representados en su Comité de RS, y así queda reflejado en la Memoria de Responsabilidad Social. Existe una sistematización en la Evaluación de las necesidades y expectativas, y medición de la satisfacción de nuestros Grupos de Interés, a través de Encuestas (Alumnos, Profesores, PAS, Proveedores). Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

10 En la elaboración de su Plan Estratégico, la UNIA utiliza la matriz DAFO para el análisis de cada uno de sus Ejes Estratégicos, y el análisis de fuentes de información externa. Se recoge información del exterior, de forma sistemática, a través de los medios de comunicación, no sólo sobre la UNIA, sino también sobre la comunidad universitaria y las políticas educativas. Se planifica la comunicación exterior atendiendo a las nuevas necesidades de los medios y canales de comunicación. Existe un Plan de Comunicación interna y externa. La UNIA participa en reuniones, conferencias, sectoriales, etc., a nivel nacional y autonómico, que favorece el acceso a la información, de cara a la definición de sus actividades y la identificación de oportunidades. Se han potenciado proyectos de PCD (Prácticas y Culturas Digitales), adecuándolos a las necesidades de la Sociedad. Es positiva la diversidad de la procedencia de los miembros del Equipo de Gobierno (diferentes Universidades). Se ha fomentado la participación de los Grupos de Interés en Comisiones y Órganos de Gobierno. Se han puesto en marcha proyectos de crowdfunding, que cuentan con financiación colectiva para poner en marcha actuaciones seleccionadas e impulsadas por los ciudadanos. La UNIA tiene herramientas para la difusión externa de sus compromisos, ofrecidos en las Cartas de Servicio de la distintas Áreas. Se está potenciando la organización y participación de los egresados (Programa Alumni). Hay que seguir avanzando en la comunicación con los Grupos de Interés, sobre todo Aliados y Sociedad. Sería positivo asegurar la participación de los Egresados y los Profesores, en los procesos de mejora, más allá de la realización de las Encuestas. Hay que desarrollar todas las líneas del Plan de Comunicación. Sería positivo establecer mecanismos para fomentar la implicación de los miembros del Patronato. Se podrían reforzar los canales de comunicación con nuestros principales Grupos de Interés: hacer extensiva las Encuestas de Expectativas a todos los Grupos de Interés, evaluar todas las actividades y programas con las Encuestas de Satisfacción, mayor visibilidad del Buzón de Sugerencias, Quejas y Felicitaciones, retroalimentación de las respuestas de las Encuestas, etc. Sería adecuado sistematizar los mecanismos de recogida de información de nuestro entorno (se obtienen los datos y se analizan pero no se hace de forma sistemática), así como implantar medidas para la revisión y análisis de su eficacia. Sería adecuado tener más información sobre las demandas y expectativas académicas de nuestras áreas geográficas estratégicas: Latinoamérica, Magreb, Europa. Hay que favorecer la participación de todas las Áreas en congresos, sectoriales, grupos de trabajo externos, Jornadas RediIris, etc. Sería interesante difundir, entre los integrantes de la organización, las conclusiones sobre las posibles oportunidades y amenazas futuras. 2b. La estrategia se basa en comprender el rendimiento de la organización y sus capacidades. La UNIA cuenta con un grupo de indicadores, destinados a conocer la eficacia y eficiencia de sus procesos, procedentes de las Cartas de Servicio, Encuestas de Satisfacción, Docentia, Plan de Calidad, Informes de Satisfacción de Posgrado y formación continua, Indicadores de Responsabilidad Social, que se recogen en los Informes del Vicerrectorado de Planificación Estratégica, Evaluación y Responsabilidad Social y sirven para establecer conclusiones a partir de su análisis. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

11 Los resultados de nuestros indicadores y su análisis, se publican en diferentes documentos e Informes: Memoria de Responsabilidad Social, Informes sobre satisfacción de nuestros Grupos de Interés, Informe de Procesos, Informe de Gestión por Competencias, Informe Seguimiento del Plan Estratégico, etc. La participación sistemática en reuniones sectoriales tanto de ámbito nacional como autonómico (CRUE, CAU) abarca todo el ámbito de competencias y objetivos de la UNIA (CEURI de cooperación, Mesa de Gerentes, Sectoriales de Secretarios Generales, AEDUN, REBIUN, etc.). La UNIA colabora con el Proyecto Atalaya, un observatorio cultural, en el que participan todas las Universidades Andaluzas. La implantación progresiva de las nuevas tecnologías de la comunicación, ha potenciado el impulso de nuevos actividades de la UNIA, como la formación no presencial. La participación en las distintas sectoriales y redes por materias y áreas, permite ampliar conocimiento, intercambio de experiencias y poner en práctica nuevas tecnologías y proyectos. El Plan Estratégico de la UNIA apuesta claramente por las nuevas tecnologías, y esto se traduce en: la formación de sus Personas en habilidades y competencias tecnológicas; la definición de un Plan de Innovación; la creación del Espacio en Red de Prácticas y Culturas Digitales; y la implantación de un Plan de Innovación Docente y Digital. Sería positivo terminar de desarrollar el Cuadro de Mandos de la UNIA. La Innovación no se desarrolla por igual en todos los ámbitos de la organización. La administración electrónica no ha alcanzado los objetivos previstos. No se realizan estudios de mercado, ni un análisis de las debilidades de la UNIA, comparándola con otras instituciones similares. No existen referencias ni comparaciones externas suficientes, ni se han establecido sistemáticas, en este sentido. Es necesario medir el impacto del uso de las nuevas tecnologías en el rendimiento de la organización. Sería positivo analizar y utilizar estudios externos ya realizados, por ejemplo, la Comisión Sectorial de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la CRUE (CRUE-TIC), viene elaborando, desde 2005, un estudio que tiene como objetivo el análisis y planificación estratégica de las universidades españolas: el denominado UNIVERSITIC. 2c. La estrategia y sus políticas de apoyo se desarrollan, revisan y actualizan. Para la elaboración del Plan Estratégico de la UNIA se ha realizado un análisis de coherencia entre Misión, Ejes Estratégicos, Objetivos planteados y Visión. Del mismo modo, se han planteado diferentes líneas y proyectos para conseguir los objetivos, teniendo en cuenta las fortalezas y oportunidades de la organización. Existen evidencias claras de que la Misión y Visión de la UNIA están integradas en todas las áreas de la organización, y se reflejan en las Líneas Estratégicas de su Plan Estratégico. Existe un Protocolo de Seguimiento y Control del Plan Estratégico, que implica una revisión anual de su grado de implantación, cuyas conclusiones se exponen en el Informe de seguimiento del Plan Estratégico. Los indicadores del Sistema de Gestión por Procesos están alineados con los objetivos del Plan Estratégico. El Plan Estratégico y el Modelo de Responsabilidad Social de la UNIA, contempla la sostenibilidad económica, social y ambiental: Manual de Buenas Prácticas Medioambientales, Proyecto UNIA Arte y Pensamiento, Plan de Acción de Responsabilidad Social, Cátedra UNESCO, Aula de Sostenibilidad, Proyecto Atalaya, etc. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

12 Se ha relanzado la Responsabilidad Social con cursos de formación del PAS, en el que también han participado miembros del Equipo de Gobierno. No se realiza un análisis comparado de resultados con otras instituciones de referencia. Se podría mejorar la formulación de indicadores clave, haciéndolos más eficientes y cuantitativos, extendiéndonos más allá de los obligatorios del sistema universitario. Sería positivo incentivar la puesta en marcha de más Planes de Acción. Se debería realizar una revisión de la Estrategia, atendiendo a los cambios de dirección y las nuevas competencias. Sería positivo contar con políticas y acciones para promover la cultura corporativa y el sentimiento de pertenencia a la UNIA, asegurando que Misión y Visión se integran en la gestión de la organización. Es necesario establecer mecanismos eficaces, para predecir futuras situaciones. 2d. La estrategia y sus políticas de apoyo se comunican, implantan y supervisan. En la elaboración del Plan Estratégico han participado representantes de todos nuestros Grupos de Interés, y se han identificado diferentes canales para su comunicación: publicación en la web y la Intranet de la UNIA; actividades de difusión para las Personas; difusión a través de documentación de la UNIA, como la Memoria de Responsabilidad Social, Cartas de Servicios; etc. El despliegue por áreas del Plan Estratégico, a través del Sistema de Gestión por Procesos, permite una distribución de responsabilidades en toda la UNIA. El despliegue del Plan Estratégico se realiza asignando los proyectos (Plan de acción anual) a las áreas de trabajo, y alineando los procesos con los objetivos y líneas estratégicas. Se han definido indicadores que permiten conocer el grado de cumplimiento del Plan Estratégico, se realizan Informes de Seguimiento, de manera anual, y se publican sus resultados. La UNIA establece metas y objetivos de innovación, y perfecciona su Estrategia de acuerdo a los logros alcanzados. Se ha elaborado un Plan de Comunicación externa que identifica el público al que se dirige cada información. Se ha incrementado el uso de las Redes Sociales. Se han creado herramientas digitales, como la plataforma de Comunicación Interna. Sería positivo mejorar la coordinación y comunicación interna, favoreciendo el contacto entre las distintas Áreas Funcionales y el conocimiento de estrategias, objetivos, políticas y planes. Sería necesario establecer mecanismos más fiables y sistemáticos que permitan comparar resultados con instituciones de referencia. Sería adecuado establecer indicadores que representen el grado de consecución de la Misión, Visión y Valores. Sería positivo revisar la estructura organizativa, de cara a asegurar el despliegue e implantación de nuestro Plan Estratégico. No queda claro que se haya identificado qué tipo de información, relativa a la Estrategia, Políticas, Objetivos y Planes, se debe comunicar a cada Grupo de Interés, y los canales concretos para cada uno de ellos (no se han establecido estrategias claras respecto a las listas de distribución). Se podrían definir indicadores para medir la eficacia de la comunicación estratégica. Sería adecuado asegurar la comunicación interna entre áreas, y dentro de éstas, con el Equipo de Gobierno. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

13 No hay un plan de difusión eficaz de la "Marca UNIA". 3. PERSONAS 3a. Los planes de gestión de las personas apoyan la estrategia de la organización. La UNIA cuenta con un modelo de Evaluación del Desempeño, alineado con su Plan Estratégico, vinculado a la remuneración de las Personas (Complemento de Productividad Asociado a la Mejora y Calidad de los Servicios). Se firman objetivos personales basados en el desarrollo de las acciones del Plan Estratégico. Se ha definido un Catálogo de Competencias, que establece los niveles a alcanzar por nuestras Personas. La UNIA cuenta con proceso de planificación y dirección de los RRHH. La UNIA implica a todas las Personas mediante las Encuestas de Satisfacción, considerando sus aportaciones. La UNIA implica a todas las Personas a través de sus representantes, en el establecimiento o modificación de las condiciones laborales o sistemas de contratación, en la formación y en la adopción de medidas de Acción Social, entre otras. La UNIA ha incluido la Igualdad en el Equipo de Gobierno, y cuenta con una Comisión de Igualdad que ha desarrollado un Plan de Igualdad. La UNIA ha implantado un Plan de Movilidad. No se dispone de un Plan de carrera profesional para todas las Personas. Sería necesario desarrollar un Plan de Gestión Integral de las Personas. Sería positivo desarrollar e implantar un sistema para el reconocimiento del esfuerzo de individuos y equipos. Se podría constituir una Junta de Personal, como alternativa a los Delegados Sindicales, que representen al PAS de la UNIA, si lo permite la legislación vigente. 3b. Se desarrolla el conocimiento y las capacidades de las personas. La UNIA ha desarrollado un modelo de Gestión por Competencias, y ha definido un Catálogo de Competencias que identifica las competencias genéricas y clave. Se definen objetivos individuales y de equipo para la consecución de las acciones definidas en nuestro Plan Estratégico. De manera anual, se realiza una Evaluación del Desempeño de nuestras Personas, que sirve para el desarrollo de la Gestión de las Competencias y los Planes de Formación. El modelo de Gestión por Procesos y el despliegue del Plan Estratégico definen de forma precisa los objetivos de las Áreas Funcionales, y se evalúan y revisan de forma periódica, estableciendo nuevas metas y mejoras. Desde 2008, existen los Planes de Formación, que se publican y se evalúan anualmente favoreciendo al desarrollo de las Personas. Se realizan Encuestas para evaluar la Satisfacción de las Personas con la formación recibida. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

14 Sería adecuado sistematizar un método de revisión y mejora de la Gestión por Competencias. Sería positivo evaluar la utilidad de la formación recibida y su aplicación en el puesto de trabajo (impacto de la formación). No se dispone de un Plan de carrera profesional para todas las Personas. Se podrían mejorar las competencias individuales, a través de un Plan de Desarrollo Personal. En algunos casos, no quedan claras las funciones ligadas a los puestos de trabajo, así como que haya objetivos equiparables para dos Personas que tienen el mismo puesto. Aunque se realizan Encuestas para conocer la percepción de nuestras Personas, y se realizan Planes de Mejora, sería necesario comunicar los resultados y los Planes. 3c. Las personas están alineadas con las necesidades de la organización, implicadas y asumen su responsabilidad. Se definen objetivos individuales y de equipo que permiten el despliegue de nuestro Plan Estratégico. La UNIA cuenta con un conjunto de acciones en Gestión por Competencias que favorece la implicación de sus Personas en los Procesos. En la UNIA existen mecanismos de participación para la definición de objetivos, tanto a nivel institucional como de las áreas y equipos de trabajo. Las Personas de la UNIA se implican en la revisión y mejora de los procesos, para lo que existe diversos canales de participación como las Comisiones, los Consejo de Gobierno, etc. Se ha implantado un sistema de control horario, que incrementa la responsabilidad de las personas. Se ha definido un proceso para la creación de proyectos de Innovación por parte del PAS, y fomento de la creatividad. Se han definido herramientas para la comunicación interna. Sería positivo que existiera un proceso sistemático para fomentar la asunción de responsabilidades y autonomía. No se dispone de grupos de mejora que fomenten la creatividad y los proyectos innovadores. Es necesario mejorar la implicación de las Personas en procesos de innovación, e incentivar el talento y la creatividad. Hay que definir mecanismos de reconocimientos para los objetivos alcanzados. Sería adecuado formalizar funciones y responsabilidades asignadas a cada puesto de trabajo. Se podrían definir mecanismos para mejorar la motivación e implicación de las Personas en iniciativas y proyectos. Es necesario desterrar la idea generalizada del PAS, de que innovar significa que el área TIC desarrolle una aplicación, o implante un nuevo sistema de gestión informatizada que agilice parte de su trabajo. Es importante concienciar al PAS de la necesidad de auto-verificar un trabajo bien hecho. 3d. Las personas se comunican eficazmente en toda la organización. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

15 La UNIA ha mejorado sus canales de comunicación, a lo largo de los últimos años, con la implantación de herramientas como: foros de trabajo en el Campus Virtual, listas de distribución, redes sociales, información actualizada a través del foro de normativas, acuerdos e Informes de Consejo de Gobierno. El Campus Virtual ha permitido mejorar la comunicación interna. Se ha desarrollado una red social interna, para la mejora de la comunicación. La UNIA cuenta con canales y mecanismos eficaces para compartir información que permite una correcta difusión del Plan Estratégico. La UNIA cuenta con un Plan de Comunicación e Imagen interna/externa, y con Encuestas de Satisfacción del PAS, que permiten detectar las necesidades de comunicación de las personas, así como desarrollar una política definida en esta línea. La UNIA ha implantado un Buzón de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones. No se ha desplegado el Plan de Comunicación interna. Sería adecuado seguir concienciando a nuestras Personas sobre los beneficios de la comunicación interna (fomento del uso de la red social interna). Hay que seguir potenciando el uso de la Plataforma Virtual como elemento estratégico para la comunicación de planes, objetivos y resultados alcanzados. Sería necesario revisar la efectividad de los canales de comunicación interna, en todas las direcciones. La comunicación, implantación y uso del Buzón de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones, son mejorables. Sería necesario fomentar la implicación de los Líderes en la mejora de la comunicación interna. Se podría potenciar el uso de los canales de comunicación establecidos, para difundir la Misión, Visión, Valores y objetivos, tanto entre las Personas de la UNIA, como hacia el exterior. 3e. Recompensa, reconocimiento y atención a las personas de la organización. Parte del sistema de retribución de la UNIA está asociado a la mejora y calidad de los servicios, y al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Universidad (EFQM, indicadores de competencias por procesos, mejora de competencias, indicadores de las Cartas de Servicio, etc.). Se han implantado complementos variables, asociados a jornada partida. La UNIA cuenta con una Comisión de Igualdad, que ha definido un Plan de Igualdad, y que responde al compromiso con la Responsabilidad Social establecido en el Plan Estratégico. La UNIA cuenta con un Reglamento de Ayudas de Acción Social, respondiendo así a los compromisos contraídos en el Plan Estratégico. La UNIA ha creado una Unidad para la Prevención de Riesgos Laborales, que permite responder a la normativa básica en esta materia y que ha dado lugar a un conjunto de acciones como: formación, reconocimientos médicos, actividades para prevención de la salud, Se han diseñado unos Premios a la Innovación, como un sistema de reconocimiento a las Personas, en su implicación con la mejora y la creatividad. La UNIA ha implantando medidas para facilitar la flexibilidad horaria, contando con una herramienta del control horario. No se dispone de suficientes mecanismos sistemáticos para el reconocimiento de las Personas de la organización. Sería necesario avanzar hacia una Gestión Integral en Recursos Humanos. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

16 Desarrollar un Plan de Carrera para prevenir un estancamiento de la promoción. Hay que mejorar las medidas conciliación de la vida laboral y personal, formalizándolas a través del Plan de Igualdad. Sería necesario potenciar el Plan de Prevención de Riesgos Laborales, y generar una mayor cultura sobre los Riesgos Laborales. Se podría revisar y mejorar la Acción Social con nuevas medidas. 4. ALIANZAS Y RECURSOS 4a. Gestión de partners y proveedores para obtener un beneficio sostenible. La UNIA ha implantado un proceso para la gestión de convenios, que incluye la identificación, el desarrollo y la gestión de las interrelaciones, para alinearlos con la Estrategia. Se han introducido mejoras en el Proceso de Gestión de Convenios, habiéndose simplificado y automatizado. La UNIA ha intensificado la relación con sus Aliados, a través de Convenios estables. Además, ha ampliado el número de alianzas. Se han establecido Alianzas con proveedores respondiendo a los criterios del Modelo de Responsabilidad Social. De manera periódica se realizan Encuestas a los Profesores para conocer su satisfacción con la organización. Se ha creado una nueva Encuesta para conocer la opinión de nuestros Proveedores, contando con dos mediciones. Pertenencia y participación en Redes Sectoriales. No se dispone de mecanismos sistematizados para la identificación y gestión de Alianzas, que identifiquen un modelo unificado para su desarrollo en las diferentes áreas. Es necesario definir un Proceso de Gestión de Proveedores. Sería positivo realizar análisis y evaluaciones de la eficacia de las alianzas. No existe un proceso sistemático para todas las Alianzas, de evaluación de resultados, comparaciones e innovación. Sería positivo sistematizar la revisión periódica de las relaciones con los Aliados y Proveedores, para asegurar que se sigue trabajado en línea con los objetivos y Estrategia de la UNIA. Sería adecuado mejorar el aprovechamiento de sinergias con los Proveedores y Aliados de la UNIA. Sería positivo establecer un sistema para recoger la opinión de nuestros Aliados. 4b. Gestión de los recursos económico-financieros para asegurar un éxito sostenido. El Modelo de Financiación de las Universidades Públicas de Andalucía, dentro del que se ubica la UNIA, establece un marco financiero a medio plazo (4 años). La UNIA responde a los compromisos marcados en el Contrato- Programa para las Universidades andaluzas. El Presupuesto anual de la UNIA, recoge las necesidades identificadas, y las actividades planificadas, para dicho período, y los Planes de Financiación adecuados. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

17 El Presupuesto de la UNIA se descompone en distintas unidades operativas, permitiendo un seguimiento descentralizado para cada uno de ellos. El seguimiento de la ejecución presupuestaria está sometido a controles internos (Equipo de Gobierno) y externos. La UNIA cuenta con planes de inversión anuales y tiene documentado el proceso de contratación centralizada y la asignación de recursos presupuestarios para ejecutar las previsiones de inversión. La asignación de recursos económicos es coherente con los objetivos estratégicos establecidos por la UNIA. Sería adecuado definir las estrategias a largo plazo de inversiones, contando con un Plan Plurianual. Sería adecuado un plan de financiación asociado a objetivos y líneas del Plan Estratégico. Sería positivo realizar una evaluación, selección y validación de las inversiones, en relación con los objetivos previamente definidos y alcanzados. Se podrían hacer pública la liquidación anual del presupuesto, atendiendo a la transparencia en la información. Sería adecuado realizar análisis coste/beneficio y resultados de los proyectos abordados o inversiones ejecutadas. 4c. Gestión sostenible de edificios, equipos, materiales y recursos naturales. La UNIA cuenta con un Reglamento para la gestión del inventario. La UNIA ha desarrollado procesos para dar soporte a los planes de gestión de inventarios, y al control y reducción de consumos de materiales y energías. La UNIA cuenta con contratos de mantenimiento preventivo y un proceso para el mantenimiento correctivo. Existen evidencias del mantenimiento de edificios e instalaciones, con criterios de eficiencia y sostenibilidad. La UNIA ha elaborado un Informe de Gestión Medio Ambiental y un Manual de Buenas prácticas medioambientales, que responde a su política de reducción de costes energéticos. El compromiso de la UNIA con el medioambiente queda reflejado en el Modelo de Responsabilidad Social. Del mismo modo, los resultados de sus indicadores ambientales, así como las acciones desarrolladas, se muestran en la Memoria de Responsabilidad Social. De cara a promocionar la Responsabilidad Social y Medioambiental, la UNIA ha realizado actividades para la concienciación de sus Grupos de Interés, en lo que se refiere a la reducción de costes energéticos. La UNIA cuenta con un Plan de evaluación de Riesgos Laborales y medidas de seguridad e higiene. Sería adecuado realizar Planes de Renovación y Mejora de los Equipamiento, instalaciones y suministros a medio y largo plazo, que contemple la renovación de algunas instalaciones minimizando impactos medioambientales. Sería adecuado desarrollar un Código Conducta ético y responsable, que ayudara a concienciar a los Grupos de Interés, de la importancia de aplicar medidas para la sostenibilidad. Falta información para la comparabilidad y ratios, de medida que evalúen los indicadores, con respecto a la actividad. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

18 Se podrían establecer mecanismos de reconocimientos para aquellas áreas que hagan consumos responsables. Sería interesante definir una vida útil mínima, en equipos como portátiles, móviles, etc. que garanticen su aprovechamiento máximo. 4d. Gestión de la tecnología para hacer realidad la estrategia. El Presupuesto de la UNIA contempla las partidas presupuestarias para la adquisición de nuevas tecnologías. El área TIC, lleva el inventario de equipos de usuarios, equipos servidores, y realiza el seguimiento del mantenimiento y la vida útil de los mismos; propone y gestiona la compra de los equipos obsoletos así como la renovación de licencias de software. La pertenencia de la UNIA a redes sectoriales (CRUE, iris), servicios de informática o grupos de trabajo, permite identificar y conocer tecnologías innovadoras. La UNIA cuenta con una Unidad de Innovación y un Área TIC, que han favorecido la creación de nuevos Procesos de trabajo. Además, se planifican y desarrollan nuevos Proyectos: Plan de Innovación en la gestión, Plan de Innovación Docente, Proyecto Universidad Digital, etc. Se ha alcanzado un nivel de actualización TIC equiparable a otras organizaciones del sector. El Plan estratégico y el Plan de mejora del área TIC permitieron que se pusieran en marcha acciones planificadas de mejora tecnológica y seguridad de los sistemas de información, que repercutieron directamente en la mejora de los procesos de gestión e implantación de cambios en la organización. Se utiliza la tecnología para mejorar el rendimiento de los sistemas de información, plataformas, canales, productos y servicios ofertados, existentes en la UNIA. Se han utilizado las Encuestas de Satisfacción para conocer la opinión de nuestros Grupos de Interés, sobre los recursos tecnológicos puestos a su alcance. Se deberían definir planes a largo plazo de renovación tecnológica, con criterios de sostenibilidad y un presupuesto asociado. Es necesario evaluar la eficiencia de las mejoras tecnológicas implantadas, además de desarrollar una metodología que analice los costes reales de un nuevo desarrollo o implantación, teniendo en cuenta costes económicos y personales. En algunas Áreas, hay que seguir trabajando en la implantación de nuevas tecnología, especialmente el desarrollo de sistemas de información. Sería adecuado realizar una evaluación previa de los recursos TIC necesarios acorde a criterios objetivos. Se precisa de mayor participación de las Áreas TIC, para la toma de decisiones o asesoramiento. 4e. Gestión de la información y el conocimiento para apoyar una eficaz toma de decisiones y construir las capacidades de la organización. La participación de las Personas de la UNIA en redes sectoriales, nos permiten aprender buenas prácticas y aplicarlas en nuestras áreas, para la mejora de los procesos. Se ha mejorado el conocimiento y competencias de la organización, a través de la formación virtual. Se ha desarrollado un Plan de Innovación de la Gestión, blogs, foros de trabajo en el campus virtual, etc. que favorecen la difusión de la información entre nuestras Personas. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

19 La UNIA publica, anualmente, una Memoria de Responsabilidad Social, en la que se exponen todas las acciones y resultados de su gestión. Se ha mejorado la sistemática de recogida de información, y sus resultados se evidencian en las Memoria de Responsabilidad Social. Se ha consolidado el uso y el funcionamiento de diferentes herramientas necesarias para garantizar un uso adecuado de bases de datos: Universitas Académico, Económico, base del plan estratégico, nóminas, Meta 4, LimeSurvey, etc. Se ha consolidado el funcionamiento de diferentes grupos de trabajo dentro de la UNIA, que se encargan de recopilar información (Contrato Programa, Responsabilidad Social, etc.) Es necesario implantar un Sistema Integrado de Información de ayuda a la toma de decisiones. Hay que potenciar la gestión documental y del conocimiento, para optimizar la toma de decisiones de manera apropiada y correcta. Sería positivo desarrollar un proceso sistemático de recogida y gestión de toda la información, que favorezca la coordinación, para no caer en la reiteración. Sería adecuado desarrollar un sistema de gestión que permita difundir y compartir el conocimiento que se adquiere por la participación en redes. Es necesario vertebrar la comunicación de la UNIA para hacer más accesible los datos. Hay que mejorar la comunicación entre Áreas y Campus. Se podría mejorar el compromiso con la difusión del conocimiento, a través de reconocimientos a las mejores prácticas. Sería interesante disponer de un repositorio con el saber hacer de los procesos de la institución. Implantación del Gobierno TI para Universidades, por ejemplo Modelo de Gobierno de las Tecnologías de la Información específico para Universidades (GTI4U). 5. PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS 5a. Los Procesos se diseñan y gestionan a fin de optimizar el valor para los grupos de interés. La UNIA ha implantado un Sistema de Gestión por Procesos, ha elaborado un Manual de Procesos y ha identificado procesos clave, y establecido sus responsables. El Manual de Procesos de la UNIA contiene los procesos Claves por áreas, identifica a los propietarios y establece objetivos e indicadores de medida. La implantación de la Gestión por Procesos ha introducido una mentalidad de mejora continua y la incorporación de acciones de mejora. Los Procesos se revisan de manera anual, y se publican Informes con los resultados de esta evaluación. Se ha definido la Cadena de Valor para el Cliente de la UNIA. La Gestión por Procesos es un instrumento de mejora, con herramientas para conseguir metas. Se ha implantado un Sistema de Garantía de la Calidad. El plan de Innovación en la gestión permite aplicar y poner en marcha nuevos procesos, o mejorar lo ya existentes. Sería adecuado difundir la interrelación entre Procesos, más allá de las Áreas. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

20 Sería adecuado definir la interrelación entre Procesos e indicadores, y asegurar que se han dado a conocer sus resultados a los Grupos de Interés. Hay que mejorar la sistemática de revisión y cambios en los Procesos, atendiendo a su coste y oportunidad. Sería positivo dar mayor desarrollo y visibilidad, a la herramienta que soporta la Gestión por Procesos. Es necesario realizar comparaciones con otras organizaciones del sector, de cara introducir ideas innovadoras. 5b. Los Productos y Servicios se desarrollan para dar un valor óptimo a los clientes. Se recopila sistemáticamente información de las necesidades y expectativas de nuestros Grupos de Interés: Encuesta de Alumnos de Posgrado, Encuesta de Profesores, etc. La UNIA elabora periódicamente un Informe de Egresados, como resultado del análisis de la información procedente de las Encuestas. Se ha implantado un Sistema de Garantía de Calidad de los Títulos de Posgrados. La actividad de la UNIA se evalúa a través de las Comisiones existentes, de las que forman parte nuestros Grupos de Interés. Se ha definido un Reglamento de participación estudiantil. La UNIA cuenta con Cartas de Servicios como sistema que permite definir requisitos y compromisos para cubrir las expectativas y necesidades de los Grupos de Interés. Sería positivo conseguir mayor participación de nuestros Grupos de Interés en la definición de los servicios, en la programación de actividades, y otras áreas de mejora que inviten a la innovación. Sería necesario realizar una medición, del impacto de nuestros productos, y estudios de mercado que nos permitan predecir escenarios futuros y adelantarnos a los cambios. Sería positivo sistematizar la realización de estudios de necesidades del entorno, de la comunidad universitaria y de la Sociedad. Hay que mejorar el conocimiento sobre las necesidades de nuestros Grupos de Interés. El desarrollo de la política de convenios con fines docentes, puede ser una forma de incluir en la oferta docente las necesidades del entorno. Hay escasas evidencias de definición motu propio de nuevos productos y servicios, que permita una planificación a medio y largo plazo de la oferta. Sería interesante definir nuevos servicios y productos en relación con las nuevas tecnologías. 5c. Los Productos y Servicios se promocionan y ponen en el mercado eficazmente. La UNIA ha identificado y segmentado a sus Grupos de Interés. La UNIA cuenta con un conjunto de recursos destinados a acciones de comunicación y marketing, un presupuesto anual destinado a comunicación, y Recursos Humanos responsables de esta labor en las distintas Áreas y Sedes. Se invierte en campañas de promoción de la actividad programada, implicando a los Directores de proyectos, y distribuyendo la información entre los antiguos Alumnos. En la UNIA existe una conciencia colectiva de que es necesario mejorar la promoción de los Productos y Servicios de la Universidad. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

21 La UNIA ha desarrollado herramientas de comunicación como su web, listas de distribución y participación en redes sociales, además de un Plan de Comunicación y gestión de medios. La UNIA cuenta con Cartas de Servicios como sistema que permite definir requisitos y compromisos que satisfagan las expectativas y necesidades identificadas. Se tienen en cuenta la demanda de instituciones y Alumnos en la revisión de la planificación de la actividad. Existe flexibilidad para adaptar la oferta a la demanda Se ha desarrollado un Portal para los Cursos de Verano. Sería conveniente elaborar un Plan de captación de nuevos Clientes. Sería adecuado desarrollar estrategias de marketing y otras técnicas para promocionar los servicios y productos de manera eficaz entre nuestros Clientes y la Sociedad. Sería conveniente mejorar en la imagen y conocimiento de la UNIA, como se refleja en los resultados de la Encuesta sobre comunicación e imagen. Se podrían definir indicadores sobre la eficacia de las medidas de comunicación externa, más allá de la evaluación a través de las Encuestas. Hay que mejorar la comunicación externa. Sería adecuado dar énfasis a la planificación de una oferta consolidada a largo plazo, teniendo en cuenta la demanda potencial y necesidades del entorno. Es necesario evaluar las oportunidades de negocio de nuestra oferta académica. No se ha igualado la imagen de la oferta de posgrado, a la seña de identidad que suponen los Cursos de Verano. 5d. Los Productos y Servicios se producen, distribuyen y gestionan. La UNIA ha implantado un Sistema de Garantía de Calidad en la programación de los Títulos de Posgrado. El Sistema de Garantía de Calidad de los Títulos de Posgrados permite establecer controles de calidad, sobre todo en lo concerniente a resultados académicos y satisfacción de los Grupos de Interés. La UNIA ha implantado un proceso para la gestión de convenios, alineado con la Estrategia. La UNIA cuenta con Cartas de Servicios como sistema que permite definir requisitos y compromisos que satisfagan las expectativas y necesidades identificadas. Las Cartas de Servicios están alineadas con el Plan Estratégico. La Gestión por Procesos favorece una revisión anual de resultados y especificaciones, establece acciones correctivas en la prestación de servicios, si bien la actividad académica tiene su propio Sistema de Garantía de Calidad para asegurar, revisar y mejorar su desarrollo. Las Personas de la UNIA demuestran una clara vocación de atención al Cliente. La UNIA cuenta con un conjunto de herramientas para conocer las necesidades y expectativas de sus Grupos de Interés, como son el Sistema de Encuestas y el Buzón de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones. Además, participa activamente en redes sociales interactivas. En la UNIA se establecen requisitos de prestación de Servicios, y se asegura su cumplimiento, teniendo capacidad de adaptación de la oferta. La evaluación de los Procesos, del Plan Estratégico, el Contrato-Programa, de las Cartas de Servicios, etc., permiten realizar medidas correctoras para hacer más eficiente nuestro servicio. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

22 Hay que mejorar los mecanismos para el control del éxito en los desarrollos, evaluando sus resultados (número de matrículas, grado de anulación de programas, etc.) Sería positivo definir Acciones Preventivas para asegurar el cumplimiento de prestaciones de Servicios y Productos. No se dispone de un Plan integral de Calidad de la UNIA. Sería positivo fortalecer los vínculos con los egresados. No realizamos comparaciones externas, en todas las Áreas. 5e. Las relaciones con los clientes se gestionan y mejoran. Se ha establecido un Buzón de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones, y se ha evaluado de manera sistemática el nivel de satisfacción de los Clientes a través de Encuestas. La UNIA realiza un estudio detallado de los resultados de encuestas para informar de los mismos a las Áreas implicadas en cada Proceso. Se dispone de Informes sobre la evaluación de toda la actividad académica desarrollada en la UNIA, tanto en los posgrados como en los cursos de formación continua. En la Memoria de Responsabilidad Social están definidos los Grupos de Interés. Además, las Cartas de Servicios profundizan en los usuarios de cada servicio, y describen los métodos de comunicación con los mismos, así como sus derechos y obligaciones. Se ha definido un Reglamento de participación estudiantil. Se ha favorecido una mayor implicación de los Alumnos, haciéndolos partícipes en diversas Comisiones. Sería adecuado profundizar en la evaluación del impacto de nuestra programación académica en los Clientes, y las demandas reales de dicha programación. Es necesario realizar un análisis sistemático de la información procedente de los Clientes, para poder anticiparnos a sus necesidades y dar un mejor servicio. No todos los ítems que se miden en las encuestas tienen establecidos objetivos y estándares de referencia. Es necesario dar más visibilidad al Buzón de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones, de manera que podamos obtener más información sobre nuestros Clientes. Hay que seguir trabajando en el desarrollo e implantación del Sistema de Garantía de Calidad. Es necesario realizar un estudio comparativo de los resultados de las encuestas. Es necesario establecer planes de mejora, tras el análisis de las quejas o sugerencias. 6. RESULTADOS EN LOS CLIENTES 6a. Percepciones. De manera periódica y sistematizada, se recoge información sobre las necesidades y expectativas de nuestros Clientes, a través de la Encuesta de Satisfacción. La sistemática de realización de Encuestas está considerada una Buena Práctica en la Red Telescopi. Las Encuestas de Satisfacción de Clientes se encuentran segmentadas por tipo actividad, servicio, alumno, campus y título. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

23 Se encuentra sistematizado el análisis de los resultados de las Encuestas de Satisfacción de Clientes. La UNIA valora y atiende los resultados de las Encuestas y ha establecido acciones de mejora. De manera periódica, se realizan Informes con los resultados de las encuestas, que son analizadas en las Comisiones de Garantía de Calidad de los Posgrados, Comisión de Posgrado y Consejo de Gobierno. En las actividades culturales, servicios CRAI y Docencia puede deducirse consolidación o incluso mejora de la satisfacción de los Clientes. Se han establecido objetivos para algunos ítems de las Encuestas, y en líneas generales, se cumplen. Los objetivos establecidos responden a los compromisos de las Cartas de Servicios, el Contrato- Programa y el Plan Estratégico. La UNIA ha obtenido premios por su labor: Proyectos PCD. Sería necesario establecer objetivos para todas las variables que miden la satisfacción con las actividades académicas, culturales y de publicaciones. Sería positivo respaldar los objetivos con planes de acción. No se realiza benchmarking de resultados con otras universidades o centros de estudios referentes del entorno: realizar comparativas respecto a la competencia, rankings de universidades, etc. Los resultados sobre Satisfacción con la Oferta Académica se mantienen, con cierta tendencia a la baja. Los resultados sobre Expectativas de los Alumnos se mantienen, con cierta tendencia a la baja. No se revisan sistemáticamente la eficacia de los métodos de evaluación. 6b. Indicadores de Rendimiento. Los resultados de los indicadores se analizan periódicamente y nos sirven para mejorar el rendimiento de nuestra gestión. Muchos de los indicadores tienen asociados objetivos que se cumplen. Recogida de datos mediante procedimientos con un nivel de fiabilidad alto. Tendencia positiva de los indicadores, en la mayoría de los casos. Los resultados muestran un alto cumplimiento en los objetivos del Contrato-Programa. Para algunos de los indicadores se presentan datos segmentados. La UNIA cuenta con una buena posición en el ranking de universidades, con respecto a la implantación y fomento del software libre, y transparencia. No se dispone de objetivos para todos los indicadores clave. No se realizan comparaciones con los resultados de otras Universidades o Instituciones de nuestro entorno. No se realiza un análisis exhaustivo de la relación causa - efecto entre las estrategias de la UNIA y los cambios en el comportamiento de los indicadores de nuestros Clientes. Sería necesario revisar algunos indicadores y establecer otros nuevos de acuerdo con las necesidades expresadas por nuestros Clientes. Sería positivo revisar los métodos empleados para la recogida de datos y establecer una sistemática a seguir. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

24 Hay que dar mayor visibilidad al Buzón de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones. Hay que verificar y evaluar si los Planes de mejora puestos en marcha, han llegado a los resultados esperados. 7. RESULTADOS EN LAS PERSONAS 7a. Percepciones. El sistema de Encuestas establecido para las Personas de la UNIA, permite conocer sus necesidades y expectativas, siendo coherente con las estrategias y políticas de apoyo de nuestra Organización. La UNIA revisa y mide, de forma sistemática y segmentada, a través de la Encuesta de Satisfacción, cuáles son aquellos aspectos más valorados por sus Personas, y que inciden directamente en la satisfacción. Los resultados de las encuestas son analizados por el Vicerrectorado de Planificación Estratégica, Evaluación y RS, y presentados a Consejo de Gobierno. Su revisión y estudio dan lugar a la propuesta de acciones de mejora. Se han establecido objetivos para los resultados ligados a la percepción con la formación, y se cumplen. Los Atributos de las Encuestas, cubren todas las Áreas y variables identificadas como necesarias. Se ha sistematizado el método de envío de las Encuestas. Los resultados de las Encuestas son fiables. Sería conveniente establecer Planes para la mejora algunos aspectos con puntuaciones bajas, en las Encuestas de satisfacción de Personas, como en Liderazgo, Motivación, Participación y Comunicación. No hay objetivos para los indicadores de satisfacción de las Personas, solo existen en la evaluación de la Formación. Establecer objetivos para todos los grandes bloques de la encuesta Sería necesario ejecutar activamente los Planes de mejora, de manera que permitan mejorar los resultados y realizar un seguimiento de los mismos para conocer cómo redundan estos en las Personas. No se realizan comparaciones sistematizadas con organizaciones similares. No se estudia el impacto de medidas o Planes en los resultados obtenidos en las Personas. En los últimos años, la tendencia de la satisfacción del PAS es alta, aunque ligeramente negativa o se estanca. 7b. Indicadores de Rendimiento. La evolución de los indicadores de rendimiento de la gestión de Personas, responde a acciones recogidas en el Plan Estratégico y otros planes de apoyo, como: el Plan de Formación, Plan de Promoción del Personal, así como los recogidos en el Acuerdo para la Mejora y la Calidad de los Servicios. Su seguimiento se realiza a través de los indicadores de las Cartas de Servicios, del Sistema de Gestión por Procesos y, de forma más generalizada, del Contrato Programa. Los indicadores de rendimiento del Plan de Formación, del Plan de Desarrollo de Competencias y del Plan de Acción Social, tienen establecidos objetivos, se analizan anualmente y se establecen acciones de mejora, cuyas evidencias se encuentran en los Informes anuales que se presentan al Consejo de Gobierno y se publican en el Campus Virtual. Muchos de los Objetivos marcados se cumplen, como por ejemplo la mejora en la Estructura de la Plantilla. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

25 Para algunos de los indicadores se presentan datos segmentados. La UNIA mide sistemáticamente los indicadores de rendimiento que sirven para predecir o mejora el rendimiento de la gestión de Personas. Existen evidencias de que los Resultados disponibles son fiables. Los resultados de Acción Social reflejan las mejoras realizadas en esta Área. Sería necesario activar las medidas recogidas en los Planes de mejora, de forma que permitan mejorar los resultados, principalmente las relativas a la mejora de los canales de comunicación. Sería adecuado definir objetivos para todos indicadores. Sería adecuado recoger y comparar los datos con los de las universidades de nuestro entorno. Es necesario asegurar mayor sistematización en la recogida de la información relacionada con los indicadores. Sería adecuado establecer mecanismos que incentiven el rendimiento de las Personas. Es necesario definir un Plan Integral de los RR.HH., en el que se establezcan objetivos homogéneos y coordinados. No está claro que se tenga en cuenta la relación causa-efecto entre las estrategias, procesos y prácticas adoptados, respecto a las Personas y los resultados obtenidos. 8. RESULTADOS EN LA SOCIEDAD 8a. Percepciones. Se realizan análisis de la contribución al desarrollo económico y social del entorno (Informe OCDE), o de la imagen de la universidad (Plan de comunicación y Plan de Medios). Se tiene a disposición un BQSF y se realiza un seguimiento y análisis del impacto de la Institución en medios de comunicación, que sirven para la toma de decisiones. La UNIA tiene identificados a sus Grupos de Interés y así se refleja en la Memoria de Responsabilidad Social, existiendo procedimientos de comunicación con los más relevantes: Personas, Alumnos, Profesores. Se realizan Encuestas de Satisfacción a los profesores. Los resultados de las Encuestas se analizan periódicamente y son revisados por el Consejo de Gobierno, dando lugar a acciones de mejora que redundan en la planificación estratégica y la mejora de los procesos. Los Informes de seguimiento evidencian los resultados de las mejoras introducidas. Se realiza de forma sistemática una Memoria de Responsabilidad (referencia en el ámbito universitario), que analiza, evalúa y mide las relaciones con las Universidades, administraciones y demás entidades públicas y privadas del entorno. A través de ella la universidad ha definido su compromiso con la ética y los valores sociales, de transparencia y medioambientales. En general, se cumplen los objetivos marcados. La sistemática de realización de Encuestas, el Proyecto Atalaya, el Plan estratégico y el Modelo de RS, están considerada una Buena Práctica en la Red Telescopi. La UNIA ha obtenido premios por su labor: Proyectos PCD. Se ha diseñado e implantado una nueva Encuesta para Proveedores. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

26 Sería adecuado realizar mediciones sistemáticas de la valoración que hacen los sectores más relevantes de la Sociedad sobre la UNIA, así como analizar sus demandas para adecuar nuestra oferta a las mismas. Es necesario ampliar la comunicación con nuestros Grupos de Interés: Proveedores, Sociedad, etc. No se realizan comparaciones con otras universidades u organizaciones de referencia líderes. Sería adecuado establecer objetivos para todos los factores que se analizan en las Encuestas a los Grupos de Interés. Sería positivo establecer mecanismos para conocer la percepción de la UNIA como institución. 8b. Indicadores de Rendimiento. La UNIA tiene identificados los resultados de sus indicadores de rendimiento, que son publicados en la Memoria de Responsabilidad Social. A través del Contrato Programa se encuentran identificados indicadores para medir la contribución de la UNIA a sus Grupos de Interés (administración electrónica, grado de implantación de la innovación docente, implantación de modelos de gestión y auditorías sobre los mismos, etc.). La evolución de los resultados obtenidos en los indicadores de rendimiento es consecuencia de los planes y acciones adoptados y desarrollados para su mejora. El Plan Estratégico de la UNIA ha servido como cauce para la mejora de los resultados de nuestros indicadores. La mayoría de los indicadores muestran resultados estables. Se han establecido comparaciones externas con otras Universidades, para los resultados de la Biblioteca. Se presentan datos segmentados, para algunos de los indicadores. La UNIA cuenta con una buena posición en el ranking de universidades, con respecto a la implantación y fomento del software libre, y la transparencia. Sería necesario ampliar el conjunto de indicadores de rendimiento. No se dispone de objetivos para todos los indicadores de rendimiento. Hay que establecer comparaciones con otras universidades de referencia, más allá de los resultados de la Biblioteca. Es necesario revisar los indicadores y establecer otros nuevos. Es necesario mejorar la implantación de la Administración Electrónica, o definir objetivos más específicos. Sería adecuado alinear los objetivos con las necesidades, estableciendo Planes de Acción específicos. 9. RESULTADOS CLAVE 9a. Resultados Clave de la Actividad. La UNIA mide y revisa periódicamente los indicadores de sus Resultados Clave, a través del Plan Estratégico, el Contrato Programa y la Memoria de Responsabilidad Social. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

27 El Plan Estratégico fija como objetivos los Resultados Clave de la Institución y evalúa de forma justificada las causas y las razones de dichos resultados. La información sobre los Resultados Clave, resultados de rendimiento de los títulos y satisfacción de algunos Grupos de Interés (Alumnos, Profesores, PAS), se publican en nuestra web. Los objetivos que se han marcado a lo largo de cuatro años, son los que se han establecido en el Contrato Programa junto con la Consejería de Innovación, y que se han cumplido hasta la fecha. Los indicadores cubren las áreas relevantes de la UNIA. Se revisan sistemáticamente indicadores y Procesos Claves. Los indicadores relativos a las estrategias muestran una evolución positiva. Se emprenden acciones de mejora para corregir desequilibrios, los datos se analizan en Consejo de Gobierno. Se presentan datos segmentados, para algunos de los indicadores. No se realizan comparaciones con modelos de referencia, ya sea con otras instituciones de nuestro entorno, como entre nuestras Unidades Organizativas. No se poseen objetivos para todos los indicadores claves. No se dispone de objetivos cuantitativos al inicio de cada periodo. Es necesario realizar una revisión de los objetivos marcados que ya se han alcanzado. El conjunto de medidas y objetivos relevantes, deben de definirse de acuerdo con los Grupos de Interés. La UNIA debe de aumentar su presencia en la Sociedad para que sea considerada una Universidad pública más del Sistema Universitario Andaluz 9b. Indicadores Clave de Rendimiento de la Actividad. La UNIA cuenta con indicadores relativos al rendimiento operativo, asociados a las Áreas en la Gestión por Procesos. La UNIA cuenta con un conjunto de indicadores asociados al Contrato - Programa, que recoge objetivos y compromisos. La UNIA realiza un seguimiento continuo de la evolución del Plan Estratégico, y se han realizado mediciones anuales de sus indicadores, proponiendo acciones correctoras en el propio Plan. Se presentan datos segmentados, para algunos de los indicadores. Se analizan los resultados y se adoptan medidas de mejora. Se han establecido comparaciones externas con otros Universidades, para los resultados de la Biblioteca. Sería adecuado aumentar el grado de cumplimiento del Plan Estratégico. Algunos de los indicadores carecen de objetivos. A excepción de los resultados de la Biblioteca, no se realizan comparaciones con modelos de referencia ya sea con otras instituciones de nuestro entorno, como entre nuestras Unidades Organizativas. Es necesario establecer mecanismos de mejora para aquellos resultados que presentan tendencias negativas. Sería positivo difundir los Procesos Clave entre todos los Grupos de Interés. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

28 Los indicadores del Contrato - Programa no siempre son válidos para las peculiaridades de nuestra institución. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

29 4.- PUNTUACIÓN EFQM ALCANZADA Se muestra a continuación para cada Pregunta del Cuestionario de la Herramienta Perfil V 6.0 Cloud, versión 2013 (Universidades), las puntuaciones alcanzadas en la Reunión de Consenso. Subcriterios Pregunta Puntuación Consenso 1a b 1c 1d 1e a b c 2d 3a 3b 3c 3d Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

30 Subcriterios Pregunta Puntuación Consenso 3e a 4b 4c 4d 4e 5a 5b 5c 5d 5e a b Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

31 Subcriterios Pregunta Puntuación Consenso a b a b a b Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

32 Se muestrean a continuación, para cada Criterio del Modelo EFQM, las puntuaciones alcanzadas en la Reunión de Consenso. CRITERIOS 1.- LIDERAZGO 41 2 ESTRATEGIA PERSONAS ALIANZAS Y RECURSOS 38 AGENTES 204 PUNTUACIÓN TOTAL: PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS RESULTADOS EN LOS CLIENTES RESULTADOS EN LAS PERSONAS 8.- RESULTADOS EN LA SOCIEDAD RESULTADOS RESULTADOS CLAVE 62 Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

33 5.- RESUMEN GRÁFICO DE LA PUNTUACIÓN Para facilitar el análisis de los resultados obtenidos, en lo que a la Puntuación se refiere, se presentan a continuación en forma gráfica la puntuación alcanzada para cada uno de los Criterios del Modelo EFQM de Excelencia. 1.- LIDERAZGO 9.- RESULTADOS CLAVE 2.- ESTRATEGIA 8.- RESULTADOS EN LA SOCIEDAD 3.- PERSONAS. 7.- RESULTADOS EN LAS PERSONAS 4.- ALIANZAS Y RECURSOS 6.- RESULTADOS EN LOS CLIENTES 5.- PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

34 6.- ANEXO 1 Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

35 Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

36 Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

37 7.- ANEXO 2 Se adjuntan a continuación, procedentes de la Herramienta PERFIL: Informe Autoevaluación, 1 página. Informe resultados de criterios, 3 páginas. Informe Autoevaluación EFQM Julio / 36

38 Informe Autoevaluación Puntos Máximo Modelo Puntos Modelo Organización. Porcentaje Modelo Organización. Liderazgo % Estrategia % Personas % Alianzas y Recursos % Procesos, Productos y Servicios % Resultados en los Clientes % Resultados en las Personas % Resultados en la Sociedad % Resultados Clave % Total % Usuario: i.lara Proyecto: UNIA Evaluación EFQM

39 Informe resultados de criterios Liderazgo 41 Estrategia 42 Personas 42 Alianzas y Recursos 38 Usuario: i.lara 1 Proyecto: UNIA Evaluación EFQM 2014