GUÍA DEL PROCEDIMIENTO RELATIVO A CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN REALIZADAS POR LAS ENTIDADES LOCALES

Transcripción

1 1 OBJETO CAMPO DE APLICACIÓN DEFINICIONES FINANCIACIÓN DE LAS CAMPAÑAS RESPONSABLES Y CONTACTO CRONOGRAMA ANUAL DE LAS CAMPAÑAS Fondos pendientes del convenio anterior (fondos de los trimestres 2º y 3º de 2013) Fondos Fondos año N (siendo N un año entre 2015 y 2018) PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE LAS CAMPAÑAS FACTURACIÓN Y CONDICIONES DE PAGO INFORMACIÓN DISPONIBLE EN LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE ECOEMBES DOCUMENTACIÓN RELACIONADA ANEXOS

2 1 OBJETO En el presente documento se definen las actuaciones a emprender por los entes locales con relación a las campañas de comunicación en el marco de Convenio Marco de colaboración firmado entre el Gobierno de Aragón y Ecoembes para la autorización y facturación de las mismas, a través de un procedimiento pactado entre las partes. 2 CAMPO DE APLICACIÓN El contenido de este procedimiento se aplica a todas campañas de comunicación en el marco de Convenio Marco de colaboración firmado entre el Gobierno de Aragón y Ecoembes promovidas bien por el Gobierno de Aragón, las entidades locales o empresas de comunicación en las que las entidades locales tengan delegada la facturación. Se consideran con capacidad para promover las campañas incluidas en el ámbito de este procedimiento todas las entidades adheridas al convenio y el Gobierno de Aragón-Dirección General de Calidad Ambiental. En el Anexo 1 de esta guía se muestran a titulo indicativo las entidades adheridas a fecha de esta guía. Todas entidades podrán delegar en una empresa para promover los trámites aquí contenidos. 3 DEFINICIONES Las presentes definiciones se circunscriben a la aplicación del Convenio Marco, convenios de adhesión al mismo y normativa de referencia. Entidad Local (EL): Entidad local afectada por el campo de aplicación de esta guía. Ecoembes: Su nombre completo es Ecoembalajes España S.A., y es una entidad sin ánimo de lucro responsable de la recuperación y el reciclaje de los envases de plástico, las latas y los briks (contenedor amarillo) y los envases de cartón y papel (contenedor azul) en toda España. Campaña de comunicación: Todas las actuaciones que se propone financiar conforme al Convenio Marco con los fondos de un año del Convenio Marco para esa entidad. Una campaña 2

3 de comunicación puede tener distintos recursos divulgativos (folletos, prensa, radio, TV etc.) pero todas serán consideradas una única campaña anual, incluyendo: Publicidad, en todas sus formas; Uso de logotipos corporativos, con independencia del soporte; Cartelería, en sus diferentes manifestaciones; Señalética, exterior o interior, se utilice un soporte u otro; Publicaciones: folletos, libros, productos audiovisuales o informáticos; Acciones promocionales: objetos, actos, ferias, suplementos informativos. Con carácter general, no se podrán realizar patrocinios, ni creación de marcas. Fecha de adhesión: Fecha a partir de la cual la Entidad Local está adherida al Convenio Marco, es decir, la fecha en la que tiene efectos el convenio de adhesión. 4 FINANCIACIÓN DE LAS CAMPAÑAS El importe y los plazos de facturación vienen establecidos en el Convenio Marco en el anexo II punto 9 denominado Colaboración en la realización de campanas de comunicación. Las campañas de comunicación y concienciación social se deberán regir por lo estipulado en el anexo VI del Convenio: Características y criterios para la realización de campañas de comunicación. Fondos disponibles: 0,1902 por habitante y año (IVA no incluido) Plazo de facturación para los fondos cedidos a las entidades locales: La Comisión de Seguimiento podrá acordar que la totalidad de los fondos anuales o parte de estos sean utilizados por las Entidades adheridas al Convenio Marco. En este caso, las Entidades adheridas al Convenio Marco deberán desarrollar las acciones de comunicación a lo largo de cada año natural. Plazo máximo de facturación: Deberán ser recibidas las facturas en Ecoembes antes del 31 de marzo del año siguiente. Finalizado este plazo, los fondos correspondientes no utilizados por las Entidades adheridas, pasarán a ser gestionados por la Comunidad Autónoma. 3

4 5 RESPONSABLES Y CONTACTO DIRECCIÓN GENERAL DE CALIDAD AMBIENTAL del GOBIERNO DE ARAGÓN Contacto Belén Granado ( Servicio de Planificación Ambiental ) Dirección Plaza San pedro Nolasco nº 7 1ª planta Zaragoza. Teléfono / Correo electrónico Para: earea@aragon.es Web 0abc768cdc3871e10d354a051ca/?vgnextoid=f29ca8fe3f4ab210Vgn VCM b091bacRCRD&vgnextchannel=596e220d002da210Vgn VCM a15acRCR COMSIÓN DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Persona de contacto Con carácter general el contacto será Esther Ramiro. Para campañas de más de euros la persona de contacto es Fernando Fanlo. Dirección Edificio Pignatelli - Paseo Maria Agustín, 36, Zaragoza (Zaragoza) Planta 1, Puerta 13 Teléfono Correo electrónico comisiondecomunicacion@aragon.es web entos/presidenciajusticia/areastematicas/comunicacioncorporativa ECOEMBES Persona de contacto Laura Ramos responsable de comunicación de entidades locales Dirección ECOEMBALAJES ESPAÑA S.A. Paseo de la Castellana ª Planta Madrid Teléfono Correo electrónico l.ramos@ecoembes.com web 4

5 6 CRONOGRAMA ANUAL DE LAS CAMPAÑAS 6.1 Fondos pendientes del convenio anterior (fondos de los trimestres 2º y 3º de 2013) Marzo 2014: El Gobierno de Aragón comunicará a los entes locales los fondos disponibles. De marzo a mayo 2014: Los entes locales solicitan autorización a la comisión institucional y a Ecoembes de forma previa al iniciar de la campaña. Con la debida autorización por ambas partes se ejecuta la campaña, con el conocimiento de la Dirección General de Calidad Ambiental. 30 de junio de 2014: Fecha límite de recepción de la facturación de la campaña con fondos 2013 (2º y 3º trimestre) en Ecoembes. 6.2 Fondos 2014 Enero-Febrero 2014: La comisión de seguimiento ha acordado la cesión de los fondos de comunicación del Gobierno de Aragón (relativos al Convenio Marco) a los entes locales adheridos. Marzo 2014: El Gobierno de Aragón ha comunicado la cesión a las entidades locales. Abril-Diciembre 2014: Los entes locales solicitan autorización a la comisión institucional y a Ecoembes de forma previa al iniciar de la campaña. Con la debida autorización por ambas partes se ejecuta la campaña, con el conocimiento de la Dirección General de Calidad Ambiental. 31 marzo de 2015: Fecha límite de recepción de la facturación de la campaña con fondos 2014 en Ecoembes. 6.3 Fondos año N (siendo N un año entre 2015 y 2018). En el apartado 7.2. donde pone año 2014, poner año N y donde pone 2015 poner año N+1. 5

6 7 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE LAS CAMPAÑAS 7.1. El ente local conoce los fondos cedidos que puede usar en su campaña, ha decidido que tipo de campaña quiere hacer y solicita autorización de la campaña a Ecoembes La Dirección General de Calidad Ambiental tomará conocimiento de las campañas a través de la comunicación de Ecoembes, analizando que las campañas sea compatibles con el plan de gestión GIRA y los mensajes sean compatibles con las líneas de educación ambiental de la Dirección General, o/y fuentes de datos oficiales. 7.3 Una vez autorizada la campaña por Ecoembes y por la Dirección General de Calidad Ambiental y al menos antes de un mes de la previsión de su ejecución, la entidad local solicita autorización de la campaña a la Comisión de comunicación Institucional mediante solicitud telemática en el link: cia/areastematicas/comunicacioncorporativa/ci.03_formulario_solicitud_consulta.detalledepart amento?channelselected=33df36109ce0d210vgnvcm e551bacrcrd. El ente local debe cumplimentar el Formulario de solicitud de autorización del link, aportando con precisión los datos básicos de la solicitud (identificación, contenido, inversión...) y remitirlo por Internet mediante el botón "Enviar (presentación on line)", habilitado en el propio Formulario. En anexo de este documento de muestra un ejemplo de cómo rellenar dicho formulario. En dicha solicitud debe detallar los materiales correspondientes a todo el año. Si posteriormente se quisieran incorporar nuevos materiales, se incorporarían a la misma solicitud modificando la misma. Con carácter general las actuaciones deberán incluir el logotipo de la entidad local, el logotipo de Ecoembes incluido en el Convenio Marco y el logotipo del Gobierno de Aragón (logo Gobierno de Aragón con Departamento DEP-008) en el orden del ejemplo que se muestra a continuación: 6

7 No obstante, en el caso de que el espacio sea reducido, por ejemplo en caso de impresión en bolígrafos podrá aprobarse que no se muestren todos los logotipos. La comisión Institucional podrá proporcionar el logotipo a quien lo solicite al rellenar el formulario de la solicitud, o posteriormente Esa solicitud será tramitada por la Comisión de Comunicación Institucional como PROPUESTA DE ACTUACIÓN, a fin de que aquella la informe favorable o negativamente por el procedimiento ordinario o de forma urgente, para que no se dilate o entorpezca la gestión relativa a la actividad El ente local podrá comprobar si su solicitud ha sido informada favorable o desfavorablemente, entrando en la opción "CONSULTA DEL ESTADO DE UNA SOLICITUD" mediante el NÚMERO DE SOLICITUD y la CLAVE que el Sistema le habrá asignado al enviar el Formulario. A titulo informativo se indica que según el Decreto 384/2011, de 13 de diciembre, del Gobierno de Aragón, por el que se regula la Comisión de Comunicación Institucional y se distribuyen competencias en materia de comunicación y publicidad establece un plazo de 15 días para informar las solicitudes La entidad local deberá remitir a la Comisión de Comunicación del Gobierno (comisiondecomunicacion@aragon.es), un boceto del material a producir o DATOS complementarios sobre la actividad (plan de medios etc.), con vistas a obtener la autorización de la Comisión de Comunicación Institucional La Comisión de Comunicación Institucional basará su autorización en que la solicitud: a) Se adecue a los objetivos del Plan anual de Comunicación, en especial a las prioridades y mensajes propuestos por los departamentos y aprobados por la Comisión; b) Siga lo dispuesto en el Manual de Identidad Visual Corporativa y sus documentos complementarios; c) Haya sido presentada antes de realizar la actividad o de que se haya iniciado su gestión Tras comprobar que la Propuesta ha sido informada favorablemente por la Comisión de Comunicación Institucional, el ente local estará en condiciones de desarrollar los originales creativos. En los demás supuestos, la actuación no podrá ser llevada a cabo. Se podrán llevar a cabo la parte de la actuación que haya sido informada favorablemente. 7

8 8 FACTURACIÓN Y CONDICIONES DE PAGO Las entidades locales, o las empresas contratadas por ellas, remitirán a Ecoembes las facturas antes del plazo límite de facturación establecido en el apartado 7 de esta guía. Así mismo adjuntarán a Ecoembes autorización de la comisión institucional de la campaña, o de su solicitud en caso de estar en trámite, y teniendo que aportar el soporte justificativo de la factura, Una vez superado el plazo de presentación de facturas, Ecoembes remitirá una tabla resumen detallada a la Dirección General de Calidad Ambiental indicando los importes, Y poniendo de manifiesto las incidencia que pudieran ocurrir en cuanto a cuantías, plazos o autorizaciones. La comisión de seguimiento estudiará y resolverá las incidencias. El resto de facturas sin incidencia serán pagadas por Ecoembes según está establecido en el Convenio Marco 1. El Gobierno de Aragón, o Ecoembes, se pondrá en contacto con las entidades locales para comprobar que la facturación está completa. Los fondos no ejecutados por las entidades locales pasarán a disposición del Convenio Marco para ser ejecutado por la Dirección General de Calidad Ambiental según el cronograma del apartado 7. 9 INFORMACIÓN DISPONIBLE EN LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE ECOEMBES En la plataforma informática de Ecoembes se ponen a disposición de las entidades locales las campañas de esta entidad para su uso. 1 Anexo III.3 El pago de las facturas, en el caso de la Administración, se llevará a cabo a los 30 días siguientes a la fecha de recepción en Ecoembes de las facturas completas, considerándose como tal, la factura con toda la documentación requerida en este anexo. A estos efectos, se tendrá en cuenta el calendario de pagos establecido por Ecoembes y publicado en el Sistema WEB de facturación. Para entidades distintas de la Administración, se estará a lo establecido en la Ley 15/2010, de 5 de julio 8

9 10 DOCUMENTACIÓN RELACIONADA Decreto 384/2011, de 13 de diciembre, del Gobierno de Aragón, por el que se regula la Comisión de Comunicación Institucional y se distribuyen competencias en materia de comunicación y publicidad. Convenio Marco firmado entre el Gobierno de Aragón y Ecoembalajes España S.A. el 30 de diciembre de ANEXOS o o Lista de entidades locales adheridas. Modelo de solicitud de autorización a la Comisión de comunicación institucional con orientaciones para cumplimentarlo. 9

10 LISTA DE ENTIDADES ADHERIDAS 1. AYUNTAMIENTO DE ALCAÑIZ 2. AYUNTAMIENTO DE CALATAYUD 3. AYUNTAMIENTO DE EL BURGO DE EBRO 4. AYUNTAMIENTO DE FUENTES DE EBRO 5. AYUNTAMIENTO DE LA MUELA 6. AYUNTAMIENTO DE MONZÓN 7. AYUNTAMIENTO DE UTEBO 8. AYUNTAMIENTO DE VILLAMAYOR DE GALLEGO 9. AYUNTAMIENTO DE ZARAGOZA 10. COMARCA ANDORRA - SIERRA DE ARCOS 11. COMARCA CAMPO DE BORJA 12. COMARCA CAMPO DE CARIÑENA 13. COMARCA CAMPO DE DAROCA 14. COMARCA DE ARANDA 15. COMARCA DE BAJO ARAGÓN - CASPE 16. COMARCA DE LA LITERA 17. COMARCA DE LA RIBERA ALTA DEL EBRO 18. COMARCA DE LAS CINCO VILLAS 19. COMARCA DE LOS MONEGROS 20. COMARCA DE MATARRAÑA 21. COMARCA DE RIBAGORZA 22. COMARCA DE RIBERA BAJA DEL EBRO 23. COMARCA DE SOBRARBE 24. COMARCA DE SOMONTANO 25. COMARCA DE TARAZONA Y EL MONCAYO 26. COMARCA DE VALDEJALÓN 27. COMARCA DEL BAJO ARAGÓN 28. COMARCA DEL BAJO CINCA 29. COMARCA DEL BAJO MARTIN 30. COMARCA DEL CINCA MEDIO 31. COMARCA DE JILOCA (incluye a Monreal del Campo) 32. COMUNIDAD DE CALATAYUD 33. CONSORCIO AGRUPACIÓN Nº 8 DE TERUEL 34. CONSORCIO AGRUPACIÓN Nº1 HUESCA (Incluye al Ayuntamiento de Jaca) 35. MANCOMUNIDAD BAJO GÁLLEGO 36. MANCOMUNIDAD DE LA RIBERA BAJO HUERVA 37. MANCOMUNIDAD RIBERA IZQUIERDA DEL EBRO 10

11 MODELO DE SOLICITUD A LA COMISIÓN DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL DATOS DEL SOLICITANTE Solicitante: (unidad, entidad social o responsable de la actuación) NOMBRE DE LA UNIDAD DE GESTIÓN Persona de contacto: Teléfono: Fax: * DEPARTAMENTO RELACIONADO CON LA ACTIVIDAD DEPARTAMENTO DE AGRICULTURA GANADERÍA Y MEDIO AMBIENTE ACTUACIÓN PARA LA QUE SE CURSA LA SOLICITUD * PUBLICIDAD (para el caso de radio, prensa y TV) (*) PATROCINIO PROMOCIÓN (objetos promocionales,bolis, bolsas, stand, talleres, jornadas) CREACIÓN DE LOGOMARCA (logo, símbolo, denominación, imagen de marca) EDICIÓN PROMOCIONAL (folletos, diplomas, invitaciones, publicaciones, cuadernos, CDs, carteles, web) SEÑALÉTICA (carteles obras, edificios,...) OTROS (uso sin coste de logomarca, ) EDICIÓN CULTURAL (publicación de interés científico, literatura,... CONVENIOS DE COLABORACIÓN BASES REGULADORAS DE SUBVENCIONES (*) HAY QUE ELEGIR UNA ÚNICA OPCIÓN ENTRE LAS MARCADAS CON ASTERISCO. LO NORMAL ES QUE LOS CARTELES QUE SE HAGAN SEAN PROMOCIONALES DE LA ACTIVIDAD Y EN ESE CASO SE MARCARÁ EDICIÓN PROMOCIONAL Y NO SEÑALETICA 11

12 DETALLES DE LA ACTIVIDAD CONTENIDO (detallar las características concretas de actuación: si se edita un libro o un folleto, número de ejemplares, mensaje que se difunde, proyecto o programa del que forma parte... -DETALLAR DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD -INDICAR QUE SON ACTUACIONES RELATIVAS AL CONVENIO GOBIERNO DE ARAGÓN-ECOEMBES *-CONCRETAR LOS FONDOS DE QUÉ AÑO SE UTILIZAN El número de caracteres máximo admitido es ATENCIÓN: -INDICAR es CÚAL importante ES LA describir BASE la IMPONIBLE actividad con DE el máximo LA ACTIVIDAD, detalle posible. QUE Una ES EL descripción IMPORTE incompleta QUE SE puede DESCONTARÁ implicar su DE denegación SU FONDO DEL CONVENIO. Selección de logos: Para seleccionar los logos que va a utilizar en su actividad de comunicación debe seleccionar cada uno de los logos en la lista de "Logotipos disponibles" y pulsar el botón "Añadir logotipo", los logos solicitados aparecerán listados en "Logotipos a utilizar". Si desea eliminar de su solicitud algún logotipo que haya añadido y no desee solicitar, pulse sobre el botón "Quitar" del logotipo en cuestión. Logotipos a utilizar * HAY QUE ELEGIR GOBIERNO CON DEPARTAMENTO Y DARLE A AÑADIR LOGO REFERENCIAS DE LOGOMARCAS SEGÚN CATÁLOGO DEL PORTAL (sólo si se solicita envío del original electrónico) Referencia 1: DEP-008 Referencia 2: Fecha prevista para la actividad: * (dd/mm/aaaa) 12

13 IMPORTES ECONÓMICOS EL IMPORTE SERÁ EL TOTAL CON IVA (hay que recordar que Ecoembes paga este coste total, pero en los fondos del convenio solo hace referencia a la base imponible, es decir los importes del convenio son en euros/habitante+iva) Lista de entidades que financian la actividad de comunicación AMBOS IMPORTES DEBEN COINCIDIR Lista de medios de publicidad AÑADIR SOLO PARA LOS CASOS DE PUBLICIDAD No hay medios de publicidad añadidos Añadir medio de publicidad Lista de empresas de creatividad No hay empresas de creatividad añadidas CURSAR LA SOLICITUD Añadir empresa de creatividad Los campos marcados con un asterisco ( *) son de obligada cumplimentación Cuando haya terminado de rellenar la hoja de solicitud pulse el botón "Cursar solicitud" para cursar la petición. En el caso de que no desee realizar la solicitud pulse "Cancelar" para descartar la solicitud y volver a la pantalla anterior. Cursar solicitud Cancelar 13