PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL PARQUE DE NAVIDAD EN EL CENTRO CÍVICO HEGOALDE EN VITORIA-GASTEIZ

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1 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL PARQUE DE NAVIDAD EN EL CENTRO CÍVICO HEGOALDE EN VITORIA-GASTEIZ 1. OBJETO DEL CONTRATO El objeto del contrato es la realización de un programa de actividades lúdico, de entretenimiento y participativo, dirigido principalmente al público infantil y juvenil de hasta 14 años de nuestra ciudad. Deberán incluirse actividades que posibiliten la participación de personas jóvenes y adultas acompañantes de los y las protagonistas centrales del programa. El programa se desarrollará en el Centro Cívico, estando a su disposición los espacios que se especifican en este pliego. 2. DURACIÓN DEL CONTRATO Del 26 de diciembre de 2017 al 4 de enero de DÍAS Y HORAS Días y horas de apertura al público: del 26 de diciembre de 2017 al 4 de enero de 2018, de 11:00 h a 14:00 h (todos los días) y de 16:30 h a 20:30 h (todos los días excepto el 31 de diciembre, en los que sólo habrá turno de mañana). El día 1 de enero será de cierre al público. Días de montaje: del 22 al 24 de diciembre (hasta las 14:30) Días desmontaje: 5 al 6 enero. 4. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO QUE SE CONTRATA o ACTIVIDADES PROPUESTAS: Descripción: las actividades serán culturales, deportivas y/o lúdicas, de animación y participación. Franjas de edad: En todas las actividades descritas en el proyecto se especificará el tramo de edad al que van dirigidas Se deberán atender de forma equilibrada las necesidades de las diferentes edades. Localización: Las actividades se desarrollarán en el interior del Centro Cívico Hegoalde. La empresa podrá proponer la utilización espacios exteriores aledaños al centro cívico teniendo en cuenta que todos ellos deberán estar debidamente señalizados, accesibles y acondicionados a la actividad a realizar y sus usuarios/as. Los espacios interiores que podrán utilizarse son: Pág. 1

2 Espacio M 2 Observaciones Cancha polideportiva 1.363,33 Se ubicarán actividades lúdicas y de acción, que generen un tránsito ágil y fluido; que no requieran un tiempo de estancia excesivo en ellas; que supongan actividad física o de movimiento; con elementos que den colorido al espacio; con actividades dirigidas al mayor número de tramos de edad. Además de relacionarse las actividades propuestas para este espacio deberá indicarse su ubicación y ocupación en el plano de la cancha polideportiva. Espacio de dinamización: La empresa adjudicataria deberá realizar un programa de dinamización que incluirá equipo de sonido y megafonía, sistema de karaoke con variedad de canciones en euskera y castellano, decoración de escenario, animación de cancha (speakers), etc. La música ambiente se adecuará a las edades a las que va dirigido el Parque y deberá respetar criterios de no sexismo, no discriminación y bilingüismo euskera-castellano. Se tendrá en cuenta la normativa vigente en cuanto a decibelios permitidos y se respetarán las indicaciones del personal del Ayuntamiento. Gimnasio 288,86 Estará destinado a los niños y niñas entre 0-4 años. Contará con un número suficiente de elementos que permitan trabajar la psicomotricidad, el juego y la creatividad. Salas de actividad Taller 1: 45,31 Taller 2: 46,66 Reunión 1: 43,15 Reunión 2: 45,62 Cocina: 47,24 Piscina 656, (25x12) de lámina de agua Estas salas estarán destinadas prioritariamente a actividades que no requieran movimiento, con una duración de la actividad que permita el flujo ágil de usuarios/as en grupos reducidos. Taller 1 y sala de reunión 2: disponen de fregadero; sala de reunión 1: dispone de pantalla de proyección. Cocina: se realizarán actividades relacionadas con la cocina y la alimentación, teniendo en cuenta las normas de higiene y seguridad alimentaria. Estará destinada a la realización de actividades de dinamización con grandes materiales e hinchables. Deberá contar con dos espacios diferenciados por edad. La piscina deberá dejarse el último día en perfectas condiciones (con las corcheras colocadas y el resto del material correctamente almacenado). Sala de tiro 280,61 El espacio está equipado para la práctica del tiro con arco y el tiro neumático. Se puede proponer la utilización de la sala para otro tipo de actividades, bien sean deportivas (en este caso se propiciará un primer conocimiento de los deportes propuestos) u otras. Sala de 408,86 Abierto a todo tipo de propuestas lúdicas y de Pág. 2

3 encuentro Teatro Jesús Ibáñez de Matauco Sala de exposiciones Rocódromo y boulder (dividida en dos zonas) Escenario: fondo 6m boca 7,10m altura 9,5m Aforo: 298 animación acordes con el espacio. Se realizarán espectáculos todos los días de apertura de tarde (8 pases; 5 de ellos en euskera). La programación y calendarización deberá mantenerse según lo presentado en el proyecto, debiendo justificarse cualquier cambio. No se repetirán grupos. 385,54 En este espacio se podrán programar actividades de baja intensidad que no requieran movimiento (zona de video-juegos, juegos de mesa con formato grande ). 40,43 La posible oferta de actividades en los espacios del rocódromo y boulder deberá ser acordada con la empresa adjudicataria del contrato para el servicio de dinamización de dichos espacios que el Servicio de Deportes tenga en vigor. Temática: de manera obligada, la empresa adjudicataria deberá incluir al menos una actividad que fomente la diversidad cultural y la igualdad entre mujeres y hombres. Asimismo, el Parque en su conjunto deberá girar en torno a una temática concreta o hilo conductor que deberá ser propuesta por la empresa licitadora. Equipamiento: o El Ayuntamiento se hará cargo de la apertura y cierre del centro cívico. La empresa adjudicataria deberá, no obstante, disponer de personal que controle el acceso al Parque de Navidad y vigile los distintos recintos. o Serán responsabilidad de la empresa adjudicataria todas las infraestructuras necesarias para el acondicionamiento y puesta en marcha del Parque de Navidad (mobiliario, equipos de sonido e iluminación, separadores, vallas, mobiliario para zona de guardarropa, etc), traslados, montajes-desmontajes y recogida, debiendo dejar los espacios en su estado original al finalizar el Parque de Navidad. o Los espacios señalados anteriormente serán de uso exclusivo del Parque de Navidad. Ello no impide que el Ayuntamiento pueda utilizar y mantener operativos otros servicios del centro cívico durante la duración del Parque. o DECORACIÓN, AMBIENTACIÓN Y SEÑALIZACIÓN DE LOS ESPACIOS: Elementos decorativos: Se deberán especificar los elementos decorativos que se van a instalar tanto en el interior como en el exterior del centro cívico, describiendo su número, tamaño, color, dimensiones y cualquier otra característica de interés. La decoración deberá adaptarse a las características de los espacios. Pág. 3

4 Señalización: La empresa adjudicataria deberá hacerse cargo de la señalización precisa para la correcta utilización de los espacios y las actividades propuestas (nombre del espacio y/o actividad, edad, duración, etc.), así como de la señalización necesaria para la orientación por el centro. Deberá tener en cuenta todos los espacios y actividades que formen parte del Parque, los gestione o no directamente la empresa adjudicataria. Esta señalización atenderá a criterios de visibilidad, accesibilidad y bilingüismo euskera-castellano. o EXPLOTACIÓN ECONÓMICA Precios: Los precios máximos autorizados para cada sesión son: Menores de 18 años: - Turno de mañana: 2,50 euros. - Turno de tarde: 3,00 euros. Mayores de 18 años, acompañando a menores: 1 euro. Publicidad: La empresa adjudicataria podrá colocar publicidad estática en el recinto del Parque y en los espacios adyacentes autorizados si los hubiera, y su gestión, comercialización y beneficio será a cargo de la empresa adjudicataria. La empresa deberá reservar para la colocación de la imagen del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz los lugares visibles al público que el Ayuntamiento determine. o VENTA DE ENTRADAS, CONTROL DE ACCESOS E INFORMACIÓN A USUARIOS La gestión integral de la venta de entradas correrá a cargo de la empresa adjudicataria. La empresa adjudicataria deberá ubicar un punto de venta de entradas en el exterior del centro cívico contando con la presencia simultánea mínima de dos personas. La empresa podrá utilizar adicionalmente cualquier plataforma de venta de entradas on line, en cuyo caso deberá anunciar previamente los recargos por gastos de gestión. En ningún caso se podrá vender por sesión un número de entradas superior al aforo del centro cívico. La venta en taquilla se iniciará con un mínimo de ½ hora de antelación a cada sesión. La empresa deberá proporcionar un ticket como justificante de pago al realizar la venta de entradas. La empresa adjudicataria completará el seguimiento de la venta de entradas, estableciendo los sistemas oportunos para diferenciar accesos de adultos y niños/as. La empresa adjudicataria deberá informar diariamente al Ayuntamiento del número de entradas vendidas y las cantidades ingresadas en cada turno. Deberá controlar el acceso al equipamiento y a los espacios y actividades del Parque, limitándolo a las personas que dispongan de entrada, estableciendo un sistema para que quienes salgan del centro puedan volver a entrar dentro del mismo turno. Pág. 4

5 La empresa gestionará de manera adecuada colas y tiempos de espera y deberá asignar los recursos necesarios para informar a los/as usuarios/as del Parque de la oferta de actividades, así como facilitar el acceso a las encuestas para recoger su opinión y propuestas de mejora. o RECURSOS HUMANOS: Características del equipo: Deberá indicarse el número de personas que compone el equipo de que dispondrá, indicando además sus características, horarios y distribución. La empresa contará con personal preparado y con experiencia en el desarrollo de las funciones. Contará, además, con cualidades como empatía, tolerancia, capacidad de resolución de imprevistos, etc. Funciones: Las personas trabajadoras deberán cubrir, al menos, las siguientes funciones: - Seguimiento y coordinación. - Control técnico de aparatos/atracciones. - Control de aforos en cada espacio. - Monitores/as: además de una relación general, se especificará para cada actividad el número de monitores que estará al cargo de las mismas. - Personal de información. - Personal de venta de entradas. - Personal de control de acceso. - Personal de animación de cancha (speakers). - Personal técnico. - Personal en el servicio de guardarropa y parking para carros de bebé. - Equipo de refuerzo: al margen de la relación de las personas responsables necesarias para cada una de las actividades detalladas, deberá incluirse un equipo de personas de refuerzo y de atención a los usuarios en un número no inferior a 7 personas. Bilingüismo: La empresa adjudicataria deberá posibilitar en la prestación de los servicios contratados el derecho de los usuarios y usuarias a comunicarse en las dos lenguas oficiales de la Comunidad Autónoma del País Vasco: - Personal de información, control de acceso y venta de entradas: estará capacitado para atender en euskera y castellano. - Monitores/as: utilizarán preferentemente, siempre que no se detecten problemas de entendimiento, el euskera en la comunicación verbal (se entiende que las actividades se dirigen especialmente a población en edad escolar y, por tanto, con alto porcentaje de conocimiento y uso del euskera). - Animadores/as de cancha: utilizarán equilibradamente ambas lenguas. Interlocución: La empresa adjudicataria se encargará de nombrar una única persona responsable de todas las actividades y servicios y de la interlocución con el Ayuntamiento. Pág. 5

6 5. PRESUPUESTO DESGLOSADO Se presentará presupuesto desglosado, detallando el coste de: - Actividades. - Espectáculos. - Recursos humanos. - Decoración/señalización. - Taquilla. - Otros. 6. PROYECTO El proyecto presentado deberá desarrollar todos y cada uno de los puntos anteriores y, además, se deberán rellenar las fichas de programación incluidas en los anexos. Asimismo, se incluirá material gráfico que complete la descripción de las actividades, elementos decorativos, etc. La empresa podrá incluir, si lo estima oportuno, otras informaciones adicionales y/o propuestas. 7. OTRAS CONDICIONES TÉCNICAS DE CONTRATACIÓN 7.1. El proyecto presentado por la empresa adjudicataria estará sometido a las variaciones y adaptaciones que se dispongan desde el Ayuntamiento para garantizar la total adecuación del mismo, en el marco general de los pliegos La empresa adjudicataria se compromete a mantener las reuniones de coordinación que fuesen necesarias con las personas responsables designadas por el Ayuntamiento, así como a seguir en todo momento las orientaciones que de orden general le sean formuladas por el mismo La empresa adjudicataria velará por el correcto uso de las instalaciones, equipos y materiales que le sean facilitados por el Ayuntamiento para el desarrollo de los trabajos descritos en el pliego El Ayuntamiento se reserva la posibilidad de introducir los cambios que considere oportunos en relación al servicio que se contrata por causa de interés público La empresa adjudicataria será responsable de su material durante el horario de apertura del parque. Dicho material estará homologado y cumplirá con las condiciones y requisitos de las normativas vigentes correspondientes La empresa adjudicataria deberá elaborar el Plan de Autoprotección requerido para la organización del Parque y obtener el permiso correspondiente de la Dirección de Juegos y Espectáculos del Gobierno Vasco. Los costes generados por estos trámites serán a cargo de la empresa adjudicataria La empresa adjudicataria gestionará la contratación del servicio permanente de ambulancia y personal sanitario y se hará cargo de los costes correspondientes. Pág. 6

7 7.8. La empresa adjudicataria gestionará y se hará cargo de los gastos generados por cubrir la cancha deportiva con moqueta nueva y por su retirada al finalizar el parque. También gestionará y se hará cargo de los gastos de las instalaciones eléctricas extraordinarias que se requieran para el desarrollo del evento La empresa adjudicataria proporcionará al personal trabajador vestuario que permita identificarlo como parte de la organización La empresa adjudicataria deberá responsabilizarse de los costes de los servicios de acomodación, iluminación y sonido en las actuaciones del teatro Jesús Ibáñez de Matauco, abonándolos directamente a las empresas concertadas (estos costes pueden consultarse en la Normativa General para el Acceso a los Teatros de la Red Municipal). Será necesario contratar un/una responsable de sala y un/una auxiliar de sala para cada actuación, así como un/a técnico/a de sonido e iluminación (o dos si la complejidad de la obra lo requiere) que deberá estar presente siempre que se acceda al teatro. Estas contrataciones se realizarán a través de la Unidad de Teatros La empresa adjudicataria deberá realizar un seguimiento de los usos de las actividades (muestreo) durante una hora uno de los días de apertura del Parque, empleando para ello la plantilla planteada en el Anexo I La empresa adjudicataria elaborará un cuestionario de valoración y fomentará su utilización proveyendo los medios necesarios y dedicando espacios para ello La empresa adjudicataria deberá hacerse cargo del diseño gráfico del folleto informativo del Parque de Navidad (euskera y castellano). Una vez que el diseño sea validado por el ayuntamiento deberá imprimir un mínimo de folletos que se distribuirán según las directrices del Servicio de Centros Cívicos. Los costes generados por el diseño, impresión y distribución serán a cargo de la empresa adjudicataria La empresa adjudicataria deberá hacerse cargo de los gastos extra de limpieza que se generen tanto por la limpieza diaria como por la limpieza final del Parque La empresa adjudicataria deberá presentar al Ayuntamiento una memoria o informe final con su evaluación del Parque de Navidad antes del 31 de enero de GESTION DEL AYUNTAMIENTO El Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz proporcionará los siguientes recursos: 8.1. Una persona interlocutora del Ayuntamiento para establecer los contactos y coordinación oportunos con la empresa adjudicataria, a fin de que la realización del Parque de Navidad se realice satisfactoriamente. Pág. 7

8 8.2. Consumo eléctrico Difusión del evento a través de los medios habituales Elementos publicitarios con la imagen corporativa municipal Planos y características de los espacios Plan de autoprotección del recinto. 10. ANEXOS ANEXO I: Ficha de seguimiento de usos (muestreo) para los distintos espacios y actividades. A incluir en el sobre C: ANEXO II: Ficha de programación en salas de actividad (talleres, salas de reuniones cocina y sala de exposiciones) ANEXO III: Ficha de programación de espectáculos en el teatro Jesús Ibáñez de Matauco. A incluir en el sobre A: ANEXO IV: Ficha de actividades por espacios. ANEXO V: Ficha de edades de las actividades. ANEXO VI: Número de trabajadores y horas. ANEXO VII: Acciones para la integración de personas con necesidades especiales. ANEXO VIII: Precio de las entradas. Pág. 8

9 ANEXO I FICHA DE SEGUIMIENTO DE USOS MUESTREO Día Horario Actividad Sector de ADULTOS NIÑOS/AS edad Hombres Mujeres Niños Niñas Pág. 9

10 ANEXO II FICHA DE PROGRAMACIÓN EN SALAS DE ACTIVIDAD (TALLERES, SALAS DE REUNIONES, COCINA Y SALA DE EXPOSICIONES) Día 26 Turno Taller 1 Taller 2 Reuniones 1 Reuniones 2 Cocina Sala Exposiciones CERRADO Pág. 10

11 ANEXO III FICHA DE PROGRAMACIÓN DE ESPECTÁCULOS (Indicar en cada caso título del espectáculo, artista o grupo, edades e idioma) DÍA TEATRO JESÚS IBAÑEZ DE MATAUCO (18:00 h) CERRADO Pág. 11

12 ANEXO IV ACTIVIDADES Relación nominal y número de las actividades que se proponen para cada espacio. ESPACIO ACTIVIDADES OBSERVACIONES CANCHA GIMNASIO SALAS DE ACTIVIDAD (talleres, salas de reunión, cocina y sala exposiciones) PISCINA SALA DE TIRO SALA DE ENCUENTRO ROCÓDROMO ZONA EXTERIOR Pág. 12

13 ANEXO V FICHA DE EDADES DE LAS ACTIVIDADES Cada actividad se asignará a un ÚNICO tramo determinado, el que más se ajuste a sus características, independientemente de que pueda estar también abierta a otros tramos. TRAMO DE EDAD ACTIVIDADES 0-4 AÑOS 5-8 AÑOS 9-11 AÑOS AÑOS FAMILIAR Y ADULTOS Pág. 13

14 ANEXO VI NÚMERO DE TRABAJADORES Y HORAS Día Turno Trabajadores Cómputo total horas TOTAL CERRADO Pág. 14

15 ANEXO VII ACCIONES QUE ATIENDEN LA INTEGRACIÓN DE PERSONAS CON NECESIDADES ESPECIALES Tipo de acción Descripción de la acción Observaciones Pág. 15

16 ANEXO VIII PRECIO DE LAS ENTRADAS TIPO DE ENTRADA Menores de 18 de mañana Menores de 18 de tarde Mayores de 18, acompañando a menores de mañana o tarde. Precio propuesto Pág. 16