CONDICIONES PARA LA CESIÓN DE USO DE ESPACIOS DEL INSTITUT RAMON LLULL

Transcripción

1 CONDICIONES PARA LA CESIÓN DE USO DE ESPACIOS DEL INSTITUT RAMON LLULL 1. OBJETO Mediante las presentes condiciones se establecen el procedimiento y las condiciones de reserva y funcionamiento de la cesión de uso de los espacios del Institut Ramon Llull (en adelante, el Institut) que se reflejan en el anexo de este documento. Cualquier cuestión particular que no esté prevista en este documento se resolverá por los órganos competentes del Institut. 2. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMALIZACIÓN DE LA CESIÓN DE USO DE ESPACIOS La cesión de espacios se debe formalizar siguiendo el procedimiento establecido en el presente documento. La reserva de espacios no quedará confirmada hasta que el solicitante haya realizado el pago a cuenta y se haya firmado el protocolo de utilización correspondiente. Así mismo, el espacio no se entenderá cedido hasta que el solicitante haya realizado el pago total y haya entregado la documentación exigida. Las confirmaciones de reserva se podrán realizar con una antelación máxima de 3 meses al inicio de ocupación del espacio Prerreserva de espacios Para poder utilizar los espacios del Institut se deberá solicitar por escrito al Institut según el modelo normalizado de solicitud de prerreserva de espacios a través de la página web Una vez reciba el documento de prerreserva, el Institut podrá exigir al solicitante la documentación o información complementaria que considere necesaria. **El orden de las prerreservas será el de llegada de las solicitudes, debidamente formalizadas. En el caso de coincidencia de dos o más solicitudes de prerreserva para la misma fecha y espacio, el Institut pedirá al primer solicitante que realice el pago a cuenta previsto en el punto 2.3 y proceda a la firma del protocolo de utilización en un plazo máximo de 5 días naturales. En todo caso, si no se ingresa la cantidad solicitada y se firma el protocolo en dicho plazo, se entenderá que la prerreserva queda anulada y se realizará la propuesta de pago y firma al siguiente solicitante, y así sucesivamente Autorización del Institut Ramon Llull de la cesión de uso de espacios El Institut analizará la prerreserva. Se denegará la cesión de uso del espacio si las actividades no son compatibles con el funcionamiento normal del Institut o si el solicitante no realiza las adaptaciones técnicas necesarias para el buen funcionamiento de la sala y del Institut. El Institut dará, si procede, el visto bueno del uso, enviando al solicitante el protocolo de utilización y la hoja de pedido.

2 2.3. Pago a cuenta y firma del protocolo Las tarifas del servicio son las que se prevén en la página web El solicitante deberá abonar el 20% del importe de la tarifa que corresponda al espacio (con el IVA incluido). El pago se puede realizar mediante transferencia o ingreso a la cuenta del Institut que se designe. El solicitante deberá firmar el protocolo de utilización correspondiente como máximo 5 días después del visto bueno (la autorización del uso del espacio por parte del Institut). **Si el protocolo de utilización del espacio es anulado por parte del peticionario y lo hace en un tiempo inferior a 15 días antes del inicio de ocupación del espacio, no tendrá derecho a la devolución del 20% pagado a cuenta. Una vez firmado el protocolo de utilización y realizado el pago del 20% de la tarifa del servicio, la prerreserva del espacio quedará confirmada Entrega certificado de seguro La entidad solicitante responderá por todos los daños y perjuicios, materiales, personales y morales derivados de la celebración del acto, de los trabajos de montaje y/o de desmontaje o de cualquier otro acto que le sea imputable, quedando el Institut exonerado de toda responsabilidad al respecto. A estos efectos, la entidad solicitante contratará a su cargo un seguro de responsabilidad civil, por un importe de euros por día, designando como beneficiario y en caso de siniestro al Institut, para cubrir el pago de las indemnizaciones que pudieran corresponder al Institut o a sus representados, trabajadores e invitados asistentes, como civilmente responsables, por los daños a personas o bienes, derivados del funcionamiento normal o anormal del acto. En un plazo de 10 días posteriores a la prerreserva confirmada, el solicitante deberá entregar al Institut el certificado de vigencia del seguro de responsabilidad civil incluyendo expresamente la garantía de responsabilidad civil locativa con un capital mínimo de euros Pago total El solicitante deberá abonar el 80% restante como mínimo 5 días antes del inicio de ocupación del espacio mediante transferencia o ingreso a la cuenta del Institut que se designe. Quedará sin efecto la reserva del espacio y revocada la cesión del mismo si no se ha satisfecho la totalidad del importe del espacio dentro del plazo establecido y no se ha entregado el certificado de vigencia de seguro correspondiente. En este caso el peticionario no tendrá derecho a la devolución del 20% del importe de la tarifa entregada a cuenta. El Institut se reserva el derecho de anular, por causas justificadas o de interés público, la confirmación de prerreserva. En este caso se devolverá el importe del abono realizado a cuenta.

3 También se prevé la posibilidad de exigir además del pago de la tarifa correspondiente, la constitución de un depósito en metálico que garantice los pagos de los servicios y de los posibles desperfectos. 3. SERVICIOS INCLUIDOS EN LA TARIFA BÁSICA 3.1. Servicios incluidos La tarifa da derecho a: Uso del espacio durante la celebración del acto. Consumo de energía máximo permitido de las instalaciones permanentes en el espacio. Climatización del espacio. Servicio de limpieza final una vez acabado el desmontaje del mismo. El servicio de limpieza no incluye la eliminación de residuos ni de cualquier elemento que forme parte del montaje ni del desmontaje (moqueta, palés, flores, pancartas, cualquier objeto de ornamentación, velas, etc ), que será responsabilidad del solicitante. El solicitante podrá utilizar una ampliación de este servicio, según las características del acto, que comportará la aceptación de un presupuesto por parte del peticionario. En el caso de una ampliación del servicio de limpieza, este se deberá liquidar antes del inicio de la ocupación del espacio. La sala alquilada se entregará al peticionario limpia. Servicio de vigilancia en el edificio. Se podrá solicitar una ampliación del servicio de vigilancia que se llevará a cabo con la empresa adjudicataria del Institut y que comportará la aceptación de un presupuesto por parte del peticionario que se deberá liquidar antes del inicio de la ocupación del espacio. Wi-Fi. Uso de los lavabos de planta subterránea. Los servicios no incluidos en las tarifas se deberán liquidar antes del inicio de la ocupación del espacio. 4. MONTAJE Y DESMONTAJE El montaje del acto se realizará según el proyecto aprobado por el Institut, y se deberá ajustar, en todo aquello que no esté previsto, a las instrucciones que se realicen durante la preparación del acto por parte de los técnicos del mismo. Una vez finalizado el acto, el solicitante se compromete a retirar cualquier elemento que forme parte del montaje, obligación que el solicitante garantizará con la presencia de la persona designada como responsable.

4 5. AFORO DELOS ESPACIOS El solicitante se compromete a respetar el aforo máximo permitido de los espacios y será el responsable del cumplimiento de este límite. Ver anexo. 6. RESPONSABILIDAD DE LA ORGANIZACIÓN DEL ACTO E INTERLOCUCIÓN El solicitante deberá nombrar un responsable que asumirá las funciones de coordinar y actuar como interlocutor con la persona responsable del Institut, durante el montaje, el desmontaje y la celebración del acto, y se hará cargo de todos los aspectos de la organización de la actividad. El responsable se tendrá que hacer cargo de la acogida del público, del control del aforo del espacio y del mantenimiento del orden durante la celebración del acto. La persona designada como responsable por parte del Institut será el interlocutor con el solicitante para todos aquellos aspectos relacionados con el acto y velará por el cumplimiento de las condiciones establecidas para el uso de los espacios. 7. CUMPLIMIENTO NORMATIVA DE SEGURIDAD Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES El solicitante será responsable de que todos los trabajos que se lleven a cabo para la organización, montaje y desmontaje del acto programado se realicen cumpliendo con la normativa vigente en materia de Seguridad y Prevención de Riesgos Laborales, así como la normativa aplicable a las condiciones específicas de los materiales utilizables y aquella que sea de aplicación durante la celebración del acto. A estos efectos, el Institut entrega con este documento al solicitante, la información referente a la evaluación de los riesgos de sus instalaciones así como las medidas de emergencia para cumplir con dicha normativa, dándose por recibida esta información con la firma del presente documento. El solicitante deberá entregar, con una antelación de 5 días al inicio del acto, la evaluación de los riesgos específicos del acto a realizar y por actos específicos certificación de ignifugación de los materiales utilizados en el montaje (elementos verticales, de madera y similares). Cuando, como consecuencia de los riesgos de las actividades concurrentes, se produzca un accidente de trabajo, se deberá informar ai Institut. Igualmente, se deberá comunicar de inmediato toda situación de emergencia susceptible de afectar a la salud o la seguridad de los trabajadores presentes en el centro de trabajo. 8. IMAGEN GRÁFICA DEL INSTITUT RAMON LLULL Y DE SU LOGOTIPO La utilización de la imagen gráfica del Institut y de su logotipo en folletos publicitarios o similares se deberá someter a su autorización previa y escrita. 9. DERECHOS DE AUTOR Y LICENCIAS En caso de que haya alguna manifestación artística, el ocupante deberá tener el correspondiente permiso de la Sociedad General de Autores o equivalente y se hará cargo de los derechos de autor que se generen de las representaciones que se lleven a cabo. Así mismo, para las actividades que requieran licencia municipal u otro permiso, el solicitante se compromete a obtenerlo antes del inicio de la ocupación del espacio.

5 10. PUBLICIDAD COMERCIAL Y SEÑALIZACIÓN DELACTO No se permitirá, salvo autorización expresa del Institut, la colocación de publicidad comercial en el exterior ni en el interior del recinto del Institut. La señalización del acto deberá estar aprobada previamente por el Gerente del Institut y cualquier modificación deberá ser previamente comunicada y autorizada por él. 11. USO DELOS ESPACIOS a) Mantenimiento de las instalaciones El solicitante tiene la responsabilidad de mantener las instalaciones en el mismo estado en el que se encontraban antes de utilizarlas. El solicitante deberá asumir el coste de cualquier desperfecto ocasionado en el espacio o en el material del Institut. b) Uso del espacio cedido El solicitante podrá hacer uso únicamente del espacio y el equipamiento cedido en el horario establecido, quedando expresamente prohibida la utilización de otros espacios del Institut y/o la circulación por ellos. c) Actividades a realizar Solo se podrán desarrollar las actividades para las que se ha cedido el espacio, no pudiéndose realizar ninguna otra actividad sin autorización expresa del Institut. d) Elementos de seguridad y prevención En ningún caso se pueden bloquear, dificultar el acceso, obstaculizar o tapar las salidas de emergencia, la señalización de emergencia, extintores y pulsadores de alarma, detectores de incendios, así como cualquier otro elemento de seguridad y prevención. e) Ornamentación La colocación de cualquier elemento de ornamentación se deberá solicitar con la debida antelación al responsable del Institut, quien lo deberá autorizar previamente. f) Pruebas de megafonía y sonido Las pruebas de megafonía y sonido se deberán realizar, si procede, en los horarios y las condiciones que establezcan los responsables del espacio. g) Prohibiciones En los espacios no está permitido: Almacenar ningún tipo de objetos y/o materias susceptibles de producir cualquier tipo de combustión o explosión. El acceso de animales. Salir de las salas concomida o bebidas.

6 Clavar, colgar o adosar materiales sin la autorización expresa del Institut. Superar el aforo fijado por el Institut. h) Material abandonado Todo el material que no sea retirado antes de las 10 horas del día siguiente a la celebración del acto o del desmontaje, se considerará abandonado. El peticionario se hará cargo de los gastos que pueda comportar su retirada de las salas. i) Responsabilidad del servicio de retirada de residuos Los operadores de catering y las empresas montadoras deben responsabilizarse del servicio de retirada de residuos para cada uno de los actos, ya sea realizándola directamente, o contratando su retirada con los Servicios de Limpieza Urbana del Ayuntamiento de Barcelona. En caso de retirada directa, ésta deberá realizarse entre las 8 horas y las 10 horas del día siguiente a la realización del acto. j) Espacio servicio de catering La empresa solicitante deberá solicitar autorización expresa al Institut en el supuesto de organizar servicio de catering durante el acto y será necesaria la protección del suelo con moqueta pudiéndose utilizar a dicho efecto sólo el espacio debidamente cubierto.