BASE POSTULACION PARA OFICINA DE EVALUACION DE COMPETENCIAS LABORALES (OECL)

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1 PROCEDIMIENTO BASE POSTULACION PARA OFICINA DE EVALUACION DE COMPETENCIAS LABORALES (OECL)

2 INDICE 1. OBJETIVO DISTRIBUCIÓN RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DESCRIPCION Antecedentes Bases generales de postulación Fases del proceso de acreditación Requisitos e Inhabilidades de las OECL Requisitos Requisitos administrativos Persona natural: Persona jurídica: Oficina Administrativa (Casa Matriz) Requisitos técnicos Inhabilidades Cargos y especialidades a evaluar en el proceso de certificación laboral Resultados Alcance y vigencia del reconocimiento Plazos FORMULARIOS DE REGISTROS ARCHIVO DE REGISTROS HISTÓRICO DE MODIFICACIONES...9 Anexo 1. Formato Registro RG-03/01. Formulario de Postulación como OECL Anexo 2. Formato Registro RG-03/02. Acta de Reconocimiento de OECL Anexo 3. Formato Registro RG-03/03 Actualización de antecedentes de OECL Anexo 4. Formato Registro RG-03/04 Ficha técnica OECL Anexo 5. Formato Registro RG-03/05 Pauta de evaluación para OECL Anexo 6. Formato Registro RG-03/06 Extracto Modelo Convenio DCL/CORMA con OECL Anexo 7. Formato Registro RG-03/07 Informe visita terreno OECL... 16

3 1. OBJETIVO Describir procedimientos y requisitos para que una entidad sea reconocida como Oficina de Evaluación de Competencias Laborales (OECL) 2. DISTRIBUCIÓN ÁREAS DE ACTIVIDAD Gerente CORMA Presidente del Departamento Certificación laborales de CORMA Secretario Técnico CCL Encargado de la Calidad del Sistema de Gestión Encargado de Operaciones del Sistema de Gestión Jefe de Administración y Finanzas Oficina de evaluación de Competencias Laborales CÓDIGO GRTE DCL-CORMA STCL ECSG EOSG JADF OECL 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ACTIVIDAD Elaboración y Actualización Revisión Aprobación Emisión y Distribución Ejecución y Aplicación Control de Ejecución (Verificación) RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD STCL ECSG/ DCL-CORMA GRTE ECSG STCL/ ECSG/ OECL STCL / ECSG 4. DESCRIPCION 4.1 Antecedentes. Para desarrollar el proceso de certificación laboral, El DCL- CORMA delega parte de la administración y ejecución a personas naturales o jurídicas, externos al DCL-CORMA denominados Oficinas de Evaluación de Competencias Laborales en adelante OECL, quienes se les delega la función de aplicar los instrumentos de evaluación y acreditar las competencias y aptitudes de los usuarios en el ámbito técnico y coordinar y/o ejecutar los requisitos de ingreso al proceso de certificación laboral como son: Evaluación psicológico y evaluación médica, según el perfil de cada cargo. 4.2 Bases generales de postulación. CORMA publicará en su página web, durante el mes de marzo de cada año, las bases de postulación para incorporar nuevas OECL al SCL. CORMA se reserva el derecho de abrir las postulaciones y determinar el número de cupos, de acuerdo a las necesidades del SCL, no siendo obligatorio realizar este proceso en forma anual. 4.3 Fases del proceso de acreditación

4 Las fases del proceso de acreditación de un OECL son las siguientes: a).- Presentación de los documentos de solicitud de autorización para constitución de Oficina de Evaluación de Competencias Laborales en la oficina de CORMA Región del Biobío. En esta fase el Secretario Técnico del DECCL chequea los antecedentes acorde con el presente procedimiento, para ello debe remitirse al registro RG-03/05 PAUTA DE EVALUACIÓN PARA OECL. Si los antecedentes no están completos, presentan falencias, o el resultado final de la evaluación no alcanza el mínimo requerido para su acreditación, se devuelven a la entidad solicitante vía correo certificado, debiendo ésta, si lo desea, iniciar una nueva postulación. b).- El DCL-CORMA, a través del encargado anteriormente señalado, o de quien éste designe, efectúa una visita técnica a la oficina administrativa, verificando lo declarado y condiciones en terreno de este espacio. Si no se cumplen los criterios prescritos, la solicitud se rechaza y se devuelven todos los antecedentes al solicitante, vía correo certificado, debiendo éste, si lo desea, iniciar una nueva postulación. c).- Si cumple con los criterios establecidos en el presente procedimiento se elabora un informe de recomendación para la acreditación de la OECL, este informe junto con todos los antecedentes presentados para la postulación se remiten al GRTE. d).- El GRTE realiza una segunda revisión de los antecedentes, y remite estos antecedentes a un asesor legal de CORMA quien revisa los antecedentes legales de la entidad y emite su pronunciamiento. Si son aprobados se envían a la Secretaría Técnica del DCL-CORMA, para la redacción del Acta de reconocimiento que acredita al postulante como Oficina de Evaluación de Competencias Laborales. En caso de rechazo los antecedentes son devueltos al solicitante, vía correo certificado. e).- El Acta de reconocimiento junto con los antecedentes del postulante son presentados al Directorio del Departamento de Capacitación y Certificación Laborales, quien autoriza mediante la firma del (a) Presidente(a) del Departamento, la cual finalmente se acredita en el sistema informático, y se envía carta certificada a la OECL con copia del Acta, con lo que la entidad pasa a formar parte del Registro de OECL del DCL-CORMA. 4.4 Requisitos e Inhabilidades de las OECL Requisitos Persona natural: 1. Formulario de Solicitud de autorización como Oficina de Evaluación de Competencias Laborales. 2. Informe comercial completo DICOM. 3. Copia Legalizada del Rol único nacional. 4. Copia legalizada de la Certificación de la Norma ISO 9001:2008 vigente. 5. De la Oficina Administrativa: a. Copia legalizada del instrumento que acredite la tenencia del inmueble, ya sea título de dominio o contrato de arrendamiento o comodato. b. Copia de la Patente Municipal. c. Declaración Jurada de muebles y equipos.

5 4.4.2 Requisito Persona jurídica: 1. Formulario de Solicitud de autorización como Oficina de Evaluación de Competencias Laborales. 2. Copia simple de inscripción al Rol Único Tributario y/o Declaración de Inicio de Actividades Nº 4415 (cuando corresponda). 3. Copia legalizada de la escritura de Constitución de la Sociedad. 4. Extracto de la sociedad. 5. Inscripción del Extracto de la sociedad 6. Publicación en el Diario Oficial de la sociedad. (No será necesario presentar este documento en el caso de la sociedad colectiva civil) 7. Modificaciones efectuadas a la sociedad, y los respectivos extracto, inscripción y publicación en el Diario Oficial, en el orden efectuado, si las hubiere. 8. Si la persona jurídica es de aquellas en que es necesario nombrar a un Directorio, deberá anexar: a). El Acta de Designación de los miembros del Directorio. b). Certificado de Vigencia emitido por el Conservador de Bienes Raíces correspondiente. c). Copia Legalizada del Rol único Tributario. d). De las Declaraciones Juradas y Certificados de Antecedentes de los socios, directivos, gerentes administradores: Se deberán presentar de acuerdo al orden de designación la declaración jurada y su respectivo certificado de antecedentes. 9. Copia legalizada de la Certificación de la Norma ISO 9001:2008 vigente, 10. De la Oficina Administrativa: a). Copia legalizada del instrumento que acredite la tenencia del inmueble, ya sea título de dominio o contrato de arrendamiento o comodato. b). Copia de la Patente Municipal. c). Declaración Jurada de muebles y equipos Oficina Administrativa (Casa Matriz) Las OECL, independiente de su naturaleza de persona natural o jurídica, deberán contar con una oficina administrativa apta e idónea en la región en la cual se solicita la inscripción correspondiente. La entidad postulante puede tener dicha oficina a cualquier título. Se entiende que es apta e idónea para estos efectos, aquella dependencia que, por una parte, permita otorgar a los usuarios del sistema un buen servicio, y por otra, cuente con los recursos humanos y técnicos necesarios para proporcionar un eficiente cometido. La oficina administrativa deberá cumplir con los siguientes criterios:

6 1. Separación: Debe estar ubicada en un espacio físico claramente diferenciado y delimitado respecto de otras personas jurídicas o naturales (pared divisoria). La oficina administrativa no podrá encontrarse ubicada al interior de establecimientos de expendio de bebidas alcohólicas, máquinas tragamonedas y juegos de destreza, de espectáculos, y establecimientos comerciales. 2. Individualización: La oficina administrativa debe contar con una adecuada señalética, claramente visible a los usuarios (identificador a través de un letrero o placa que contenga la razón social o nombre de fantasía del OECL, y su horario de atención a público). 3. Equipamiento mínimo: La oficina administrativa debe contar con el mobiliario necesario para poder entregar un buen servicio, además de: teléfono, computador con conexión a Internet (la entidad debe contar con un correo electrónico institucional), e impresora. A si mismo debe proveer de las personas necesarias a efectos de una adecuada atención a sus usuarios. En el caso que el OECL desee abrir otra oficina (Sede) debe comunicarlo oportunamente al DCL- CORMA, a través del formulario. Ficha Tecnica OECL RG-03/04. Aquellas oficinas administrativas que no estén registradas en CORMA, no podrán ejercer funciones en representación de la OECL en ninguna de las actividades del proceso de certificación de competencias laborales dependientes del DCL-CORMA. Además, el representante legal del OECL debe otorgar un mandato a la persona que lo representa en la SEDE, indicando las facultades que otorga al apoderado para los efectos de la autorización y realización de evaluaciones o evaluaciones formativa. La autorización debe otorgarse ante Notario Público, para efectos de firmar convenios, certificados, actos y contratos Requisitos técnicos. Para el buen funcionamiento del proceso de Certificación de Competencias Laborales cada oficina de evaluación debe contar con un equipo de profesionales evaluadores, con experiencia en el desarrollo y aplicación de instrumentos de evaluación de c e r t i f i c a c i ó n laboral, aquellos profesionales evaluadores que no se encuentren incorporados al catálogo de evaluadores acreditados por CORMA deben someterse al PG-04 ACREDITACIÓN DE EVALUADORES. Para evidenciar el punto anterior la OECL, deben: a. Acreditar la experiencia en el levantamiento de perfiles de cargos para las funciones laborales en el área que postula a través de certificados, contratos u órdenes de compra de empresas, sindicados, municipalidades u otras instituciones públicas o privadas a las cuales haya prestado servicios. b. Acreditar la experiencia en el desarrollo y aplicación de instrumentos de evaluación para las funciones laborales en el área que postula. a través de certificados, contratos, facturas, órdenes de compra u otros instrumentos, de empresas, sindicados, municipalidades u otras instituciones públicas o privadas a las cuales haya prestado servicios. c. Acreditar la relación laboral y/o contractual con instituciones y/o profesionales evaluadores (clínicas, centros médicos, mutuales, profesionales independientes, otros) a través de: convenios, contratos, boletas de honorarios, certificados de cotizaciones previsionales u otros instrumentos Inhabilidades Se establece inhabilidades para aquellas personas naturales y/o jurídicas, según corresponda, que tengan como socios, directivos, gerentes o administradores a las personas que se mencionan a continuación, de

7 manera tal que su contravención le impide a la entidad solicitar su acreditación como OECL o, si está acreditada, significará la cancelación de la misma. a. Personas que hayan sido condenadas por crimen o simple delito que merezca pena aflictiva (presidio o reclusión igual o superior a tres años y un día). Esta inhabilidad sólo dura el tiempo requerido para la prescripción de la pena. Asimismo, los fallidos o los administradores o los representantes de las personas fallidas condenadas por delitos de quiebra culpable o fraudulenta, y los demás establecidos en los art. 232º y 233º de la Ley de Quiebras. Cesa la inhabilidad cuando se acredite el cumplimiento de la pena. b. Los funcionarios, de cualquier orden, de la Corporación Chilena de la Madera. c. Los administradores, directivos, o gerentes de una oficina de evaluación de competencias laborales, que presten servicios en cualquier forma a las empresas requirentes del Departamento certificación laboral de CORMA. Para los efectos de estas inhabilidades, se entiende por administradores, directivos y gerentes, a las personas que tengan poder de decisión y facultades de administración. d. Los que hayan sido administradores, directivos, o gerentes de una oficina de evaluación de competencias laborales, sancionado con la revocación de su acreditación conforme a los procedimientos. Para los efectos de estas inhabilidades, se entiende por administradores, directivos y gerentes, a las personas que tengan poder de decisión y facultades de administración. La inhabilidad a que se refiere esta letra rige por el plazo de cinco años, contado desde la fecha de la resolución de cancelación de la inscripción del Oficina de evaluación de certificación Laboral, del que hayan sido administradores, directivos o gerentes. A su vez, el DCL-CORMA debe mantener un registro o nómina de las Oficinas de Evaluación de Competencias Laborales que hayan sido sancionados con la cancelación de la inscripción pertinente, con expresa mención de los administradores, directivos y gerentes existentes a la época de la sanción respectiva. 4.5 Cargos y especialidades a evaluar en el proceso de certificación laboral. Los cargos que actualmente están homologados y estandarizados, son publicados en la página web del DCL-CORMA. No obstante lo anterior, se podrá eliminar, modificar o agregar nuevos cargos, funciones y especialidades en la medida que estos sean requeridos, estandarizados y homologados por el Directorio, Comités y Grupos Técnicos de CORMA y de acuerdo a los procedimientos vigentes del proceso. 4.6 Resultados. Los resultados de la postulación de las entidades como OECL son expresados en un acta de reconocimiento de OECL en la cual el DCL resuelve el reconocimiento de la entidad postulante o el rechazo de ésta con las debidas observaciones.

8 Una vez que el DCL emita su acta, el DCL-CORMA es el responsable de informar al postulante el resultado de la tramitación de su solicitud y coordinar la firma de un Convenio como Oficina de Evaluación de Competencias Laborales OECL RG-03/06, a partir de la cual ésta puede iniciar actividades en el marco del proceso. El DCL-CORMA es responsable de archivar en forma digital u otra, los respaldos de la postulación y resultados durante la vigencia del reconocimiento del organismo como OECL y de mantener públicamente en su página web una nomina que contenga el nombre, la dirección, el teléfono y correo electrónico del organismo reconocido. 5 Alcance y vigencia del reconocimiento. El reconocimiento del OECL tiene validez nacional. La vigencia del reconocimiento es de 3 años, finalizado este periodo el OECL podrá solicitar su re acreditación a través de carta formal dirigida al Gerente Regional de Corma, para este proceso es requisito actualizar sus requisitos legales presentando los siguientes documentos: 1. Certificado de Vigencia emitido por el Conservador de Bienes Raíces correspondiente. 2. Copia legalizada de la Certificación de la Norma ISO 9001:2008, vigente Sin perjuicio de lo anterior las OECL deberán anualmente enviar al DCL-CORMA copia legalizada de la Auditoría de Mantención de la Certificación de la Norma ISO 9001:2008, según su fecha de auditoría de seguimiento, para ello tendrán un plazo no superior a 30 días contados desde la fecha de otorgamiento del nuevo certificado. La OECL que transcurrido un plazo de 1 año no presente procesos de certificación, ni solicitudes de certificación al Departamento Certificación Laboral de CORMA, perderá su calidad de oficina de evaluación de competencias laborales acreditada. Sin perjuicio de lo anterior podrá solicitar la renovación de su acreditación siguiendo los procedimientos indicados en el punto anterior. El DCL-CORMA se reserva el derecho de revocar la acreditación del OECL, en caso de detectarse que no se cumpla a cabalidad con los procedimientos que dicen relación con sus funciones. Esta situación será informada, a través de carta formal, dirigida al representante legal del OECL por parte del DCL-CORMA. 6 Plazos. Considerando la fecha de recepción de los antecedentes de la postulación, el proceso completo no debe durar más de 30 días hábiles.. FORMULARIOS DE REGISTROS

9 NOMBRE DEL FORMULARIO Formulario de postulación como OECL Acta de reconocimiento de OECL Actualización de antecedentes OECL Ficha técnica oficina de evaluación Pauta de evaluación para OECL. Convenio DCL-CORMA con OECL Informe visita terreno OECL CODIGO RG-03/01 RG-03/02 RG-03/03 RG-03/04 RG-03/05 RG-03/06 RG-03/07. ARCHIVO DE REGISTROS IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y PROTECCIÓN RECUPERACIÓN Y ACCESO RETENCIÓN DISPOSICIÓN RG-03/01 Impreso, en Archivadores Secretario Técnico Durante su vigencia Se elimina RG-03/02 Impreso, en Archivadores Secretario Técnico Durante su vigencia Se elimina RG-03/03 Impreso, en Archivadores Secretario Técnico Durante su vigencia Se elimina RG-03/04 Impreso, en Archivadores Secretario Técnico Durante su vigencia Se elimina

10 RG-03/05 Impreso, en Archivadores Secretario Técnico Durante su vigencia Se elimina RG-03/06 Impreso, en Archivadores Secretario Técnico Durante su vigencia Se elimina RG-03/07 Impreso, en Archivadores Secretario Técnico Durante su vigencia Se elimina 7. HISTÓRICO DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA IDENTIFICACIÓN DE MODIFICACIÓN 02 16/04/ Se reemplaza la denominación de CENTRO DE EVALUACION Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES por DEPARTAMENTO DE EVALUACION Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES para referirse a la organización dentro del SGC. -En el punto numeral 4, al final del párrafo se agrega el siguiente párrafo: o Certificado de proceso de certificación en trámite otorgado por la empresa que asesora al organismo en su implantación. Sin perjuicio de lo anterior el postulante tiene un plazo de 6 meses para presentar la copia legalizada de su certificación ISO 9001, a contar de la fecha de presentación de sus antecedentes de postulación. -Se actualiza nombre del registro RG-03/ /05/2013 Se elimina el pto 4.8 de reconocimiento y vigencia transitoria, por cuanto se hacía cargo de las OECL existentes en el proceso, antes de implementar esta norma de calidad e indicaba que tenían un plazo hasta el 31 de diciembre de 2012 para regularizar lo referente a los requisitos. Agrega como anexos los formularios de los registros Hace modificaciones de formato y responsabilidades consecuentes con modificaciones la PG 01 de Control de documentos Se actualiza el Registro 03/06. Convenio que se firma entre Corma y el OECL en lo que se refiere a hacer mención al Sistema de gestión de Calidad, más que a los documentos de este, cuyas versiones van sufriendo modificaciones.

11 04 25/07/2014 En el punto 4.2 Se modifica el párrafo siguiente: Las personas que deseen postular como OECL al DECCL- CORMA lo pueden hacer desde el 1º de marzo y hasta el 30 de Junio de cada año. Todos los antecedentes necesarios, deben ser ingresados en EL DEPARTAMENTO en formato papel y dirigidos al Gerente regional de CORMA Sede Biobío. Se actualiza por: CORMA publicará en su página web, durante el mes de marzo de cada año, las bases de postulación para incorporar nuevas OECL al SECCL. CORMA se reserva el derecho de abrir las postulaciones y determinar el número de cupos, de acuerdo a las necesidades del SECCL, no siendo obligatorio realizar este proceso en forma anual. Se cambia la condición de Copia legalizada de la Certificación de la Norma ISO 9001, el alcance de la certificación debe incluir los procesos de evaluación y acreditación de competencias laborales o Certificado de proceso de certificación en trámite otorgado por la empresa que asesora al organismo en su implantación. Sin perjuicio de lo anterior el postulante tiene un plazo de 6 meses para presentar la copia legalizada de su certificación ISO 9001, a contar de la fecha de presentación de sus antecedentes de postulación, por Copia legalizada de la Certificación ISO 9001:2008 vigente. En el punto 4.6, se modifica el párrafo tres, quedando así, El DECCL-CORMA es responsable de archivar en forma digital u otra, los respaldos de la postulación y resultados durante la vigencia del reconocimiento del organismo como OECL y de mantener públicamente en su página web una nomina que contenga el nombre, la dirección, el teléfono y correo electrónico del organismo reconocido Se cambia las palabras de Departapento de Evaluación de Competencias Laborales CORMA. Por la las Palabras de Departamentos de Certificación Laboral CORMA.