NORMA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

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1 CODIGO: A1-GU01 VERSIÓN: 01 PÁGINA 1 de 6 1. ESPECIFICACIONES GENERALES OBJETIVO: (obligatorio) NOMBRE: NORMA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ALCANCE: (obligatorio) Normalizar el contenido y la presentación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la institución. RESPONSABLE: (obligatorio) Líder del proceso de Gestión de Información y Comunicación. REQUISITOS (Norma, Ley, Organización) (Opcional) Norma: DOCUMENTOS: (Opcional) Esta guía se puede aplicar a todo documento perteneciente al sistema de calidad de la institución. PARTICIPANTE(Opcional) Toda la comunidad. RECURSOS (Humano y Infraestructura) (Opcional) Papelería y computador con Office. REGISTROS (Opcional) 2. CONDICIONES GENERALES (OPCIONAL) 2.1 ASPECTOS EDITORIALES. Las Condiciones deben cumplirse hasta donde sea posible dependiendo de la naturaleza y necesidades del formato. Papel. Papel Bond tamaño carta (21.6*28 cm). Fuente. ARIAL con un tamaño entre 8 y 12 puntos. En los títulos de algunos formatos especiales se puede usar un tamaño de fuente mayor y en subíndices inferior a 8. Interlineado. Entre títulos de diferentes niveles, entre párrafos de un mismo capítulo y entre líneas debe ser espacio sencillo. Márgenes. El texto se empieza a escribir en el margen izquierdo a un espacio doble del título del capítulo que puede dividirse en subtítulos. La margen izquierda debe respetarse siempre y debe ser 2,5 centímetros, y en lo posible las demás márgenes presentadas a continuación: Parte superior: 2.0 centímetros. Parte inferior: 2.0 centímetros. Lado derecho: 2.0 centímetros 2.2 ASPECTOS RELATIVOS A LA REDACCIÓN. En la elaboración de los documentos se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: El lenguaje utilizado debe ser claro, sencillo y concreto. Sin borrones, tachaduras o enmiendas, presentados de forma clara y ordenada. Utilizar el infinitivo, evitando el uso e expresiones en futuro o en forma condicional. Ejemplos correctos de redacción: definir, establecer, hacer. Utilizar siempre el mismo término para un concepto, para evitar confusiones y lograr uniformidad. Los documentos deben referirse al tema específico acorde con el campo de aplicación y los objetivos del mismo. Para el empleo de símbolos, abreviaturas, unidades deben ser definidos previamente y con claridad, guardando coherencia y uniformidad en definiciones.

2 CODIGO: A1-GU01 VERSIÓN: 01 PÁGINA 2 de PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO Documentos Institucionales de manejo interno y externo o externo únicamente La identificación de este tipo de documentos contiene en el encabezado: Escudo del Colegio Nombre del Colegio en mayúscula sostenida Nombre del documento Si el documento cambia de versión se le incluye la versión y el paginado en forma discreta en alguna parte del documento. La presentación de estos elementos puede cambiar su presentación cuando así lo requieren. Cuando el documento lo requiera se incluye, en el pie de página, el membrete de la Institución que contiene: dirección, teléfono, fax, dirección página Web y correo electrónico. Se ubica, centrado, en la parte inferior de la hoja Los documentos del S.G.C de manejo interno únicamente Encabezado: Se diligencia en la fuente Arial entre 10 y 12, mayúscula sostenida y se ubica al iniciar todas las páginas del documento (Ver Figura 1). Contiene: Figura 1: Encabezado Se repite en todas las páginas. Se encuentra en la parte superior de la página. El encabezado se puede observar en la siguiente figura: FIGURA 1. Encabezado. COLEGIO AGUSTINIANO DE SAN NICOLÁS MEDELLÍN. NORMA PARA LA ELABORACIÒN DE DOCUMENTOS CODIGO: A1-GU01 VERSIÓN: 01 PÁGINA 1 de 6 Logo del Colegio: Lado Izquierdo del encabezado. Nombre del Colegio: Lado superior del encabezado. Fuente Arial, tamaño 10. Nombre del proceso y su grupo: La fila se divide en dos. En el primer cuadro se escribe el nombre del proceso y en el otro el nombre del grupo. Fuente Arial, tamaño 10. Nombre del documento: En la siguiente fila centrado. Fuente Arial y tamaño 12. Código del documento: Se utiliza para identificar el documento dentro del grupo de procesos. Fuente Arial, tamaño 10. Versión: Identificación del estado de vigencia del documento. Fuente Arial, tamaño 10. Paginado: Identifica la pagina en el total de paginas del documento. Fuente Arial, tamaño 10.

3 CODIGO: A1-GU01 VERSIÓN: 01 PÁGINA 3 de 6 # - Y Z # # Identificación en el proceso Consecutivo del proceso Dos iniciales para la Identificación del documento Consecutivo del documento V: Visionales M: Misionales A: Apoyo V1 Gestión de la dirección. M1 Gestión de admisiones y matrículas. M2 Gestión Pedagógica. A1 - Gestión de información y comunicación. A2 - Gestión humana. A3 - Gestión compras e infraestructura. A4 - Gestión de bienestar. A5 - Gestión de mejoras. MC: PR: PL: PY: IN: GU: FR: Manual de Calidad Procedimiento Plan Proyecto Instructivo Guía Formato 3. ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO (FLUJOGRAMA) El diagrama de flujo o flujograma es la representación gráfica y simple de la secuencia de actividades a realizar en el procedimiento, guía o instructivo y son identificadas con los siguientes símbolos: Indica INICIO o FIN del flujograma Indica ACTIVIDAD o TAREA a realizar. Se redacta en forma de frase iniciando con verbo en infinitivo. Indica DECISIÓN a tomar. Se redacta en forma de pregunta cerrada Indica CONEXIÓN o ENLACE de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo. En el interior de la circunferencia se escribe el mismo número al cual se liga Indica el sentido de DIRECCIÓN del flujograma, puede ser horizontal con la punta de flecha apuntando a la derecha o a la izquierda, o vertical indicando hacia arriba o hacia abajo Indica CONEXIÓN DE UNA PÁGINA CON OTRA en la que continúa el flujograma. En su interior se escribe una letra para ligar el contenido, por ejemplo A, B.

4 CODIGO: A1-GU01 VERSIÓN: 01 PÁGINA 4 de NIVELES DE DOCUMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Calidad MC 1 er NIVEL PROCESO Procedimiento (Caracterización) PR 2º NIVEL ACTIVIDAD Instructivo IN 3 er NIVEL TAREA Planes, proyectos Guías y Formatos DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO PL PY GU FR 4º NIVEL 5º NIVEL El Manual de calidad establece la información general del S.G.C; sirve como carta general de presentación del S.G.C se alinea con el PEI. Los procedimientos establecen la secuencia de actividades de como se realiza un proceso, incluye la caracterización que es el resumen del proceso. Los instructivos ayudan a establecer la secuencia de pasos de cómo se lleva un subproceso. Las guías, planes y Proyectos establecen especificaciones de cómo se realiza una tarea, su contenido se presenta y varia según las necesidades del documento Los formatos son otro tipo de documento que sirve de estructura para ordenar la información de un registro.

5 CODIGO: A1-GU01 VERSIÓN: 01 PÁGINA 5 de 6 4. CONTENIDO RESUMEN DE REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN MC PR IN GU FR 1. Caracterización o Descripción General Objetivo: lo que se busca y espera el proceso Alcance: expresa los límites del documento y las partes que contiene Factores clave de éxito: actividades o elementos que potencializan el logro de los objetivos propuestos Responsable: garantiza la gestión dentro del documento o cumplimiento de actividades Participantes: facilitadores y demás personas que intervienen en el proceso Proveedor: proceso (s) que suministran una entrada Entradas: elementos y/o recursos que ingresan a un proceso Seguimiento: control a los aspectos que facilitan el logro de objetivos Salidas: resultados de un proceso Clientes: proceso que recibe los resultados o producto de un proceso Requisitos: necesidad o expectativa que se tienen que cumplir de norma, ley, institución y cliente. Recursos: lo que se requiere para poder desarrollar un proceso Documentos: relación de los documentos que se usan para desarrollar el procedimiento. Registros: documento que proporciona evidencia de resultados o actividades desempeñadas. Indicadores: variables que permiten medir el nivel de alcance de los objetivos 2. Condiciones Generales: explicaciones aclaratorias sobre el documento 3. Contenido: describe información del documento PHVA: define el ciclo planear, hacer, verificar y actuar para cada actividad Actividad: acción establecida en cada paso Responsable: describe quien ejecuta la acción Descripción: ampliación de la información de cada acción 4. Archivo de registros Identificación: o Código: nomenclatura del registro necesario en el procedimiento o Nombre: nombre del registro necesario en el procedimiento o proceso Responsable de Archivo: encargado del control de los registros Archivo: lugar donde se encuentra el registro Tiempo de conservación y disposición: tiempo que se conserva vigente un registro y cuando se realiza su disposición final 5. Anexos: documentos o formatos que se consideren necesarios para aclarar o complementar el contenido del texto del documento o del procedimiento. OBLIGATORIO OPCIONAL NO APLICA

6 CODIGO: A1-GU01 VERSIÓN: 01 PÁGINA 6 de 6 Nota: el contenido de un plan y un proyecto se establece en los anexos. 5. ANEXOS (OPCIONAL) Anexo 1 Plantillas Plantilla de Procedimiento Plantilla de Instructivo Plantilla de Guía (con cuadro y sin cuadro) Plantilla de proyecto Plantilla de Planes Plantilla de Formato