CONTROL DE VERSIONES VERSION MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA

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1 Página: 1 CONTROL DE VERSIONES VERSION MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA

2 Página: 2 Nombre Firma ELABORÓ Hermana Ana Isabel González Botía Rectora. Nombre Firma REVISO Ana Judith López Luna Comité Técnico Operativo MECI Calidad. Nombre Firma APROBÓ Ana Judith López Luna Representante de la Alta Dirección.

3 Página: 3 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLES DEFINICIONES REFERENCIAS DESARROLLO UBICACIÓN FLUJOGRAMA REGISTROS ANEXOS... 17

4 Página: 4 1. OBJETIVO Garantizar el control de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad en cuanto a su revisión, aprobación, actualización, control de cambios, disponibilidad, distribución y protección, así como el manejo de documentos externos y obsoletos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos de la Institución Educativa SANTA ANA. 3. RESPONSABLES El Representante de la Alta Dirección es el responsable del cumplimiento del objetivo de este procedimiento. 4. DEFINICIONES Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Producto: resultado de un proceso. Documento: información y su medio de transporte. Documento obsoleto: información y su medio de soporte desactualizado. Aprobación: disposición que determina la autorización para la implementación de un documento o la modificación, dada por el Representante del Sistema de Gestión de la Calidad. Listado maestro de documentos: registro que sirve como herramienta de control para los documentos.

5 Página: 5 Listado maestro de registros: registro que sirve como herramienta de control para los registros del Sistema de Gestión de la Calidad. Documentos externos: corresponden a las normativas, especificaciones, y demás documentos técnicos o reglamentarios emitidos por otras entidades que sean necesarios para el desarrollo de las actividades de la Institución Educativa SANTA ANA y para la eficaz planificación del sistema y la realización del producto y/o servicio. Copia controlada: documento que debe ser entregado oficialmente y que reemplaza toda versión anterior. Obsoleto: es un documento que perdió vigencia. Vigente: es el documento aprobado para su uso. Reciclado: documento que ya perdió su vigencia y puede ser utilizado al respaldo. Anulado: es el documento que no genera utilidad para el Sistema de Gestión de la Calidad. Datos: son el resultado de las actividades realizadas que permiten extraer información referente a la calidad. Dueño del proceso: responsable de un proceso. Datos: son el resultado de las actividades realizadas que permiten extraer información referente al organismo de inspección. Registro: es el documento que presenta resultados obtenidos y proporciona evidencia de las actividades desempeñadas, suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados; informa la evidencia de un hecho que no se puede modificar.

6 Página: 6 Evidencia objetiva: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Encargado del sistema: persona encargada de administrar el Sistema de Gestión de la Calidad (Coordinador de Gestión de la Calidad). 5. REFERENCIAS Norma ISO 9000:2005 Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y vocabulario. Norma ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad Requisitos. NTC GP 1000:2009 Norma técnica de calidad en la gestión pública. Ley General de Archivos 594: DESARROLLO 6.1 Ubicación Los documentos físicos se encontrarán en la oficina de la rectora de la Institución Educativa SANTA ANA en archivadores. Igualmente se almacenan en la página web para que sean consultados por todos los funcionarios. 6.2 Identificación de documentos Se ha establecido la siguiente forma para la identificación y control de los documentos, estableciendo su pertenencia a la Institución Educativa SANTA ANA, título, tipo de documentos, proceso de aplicación, consecutivo, fecha de aprobación, versión y número de página Pertenencia Corresponde al nombre de la Institución Educativa SANTA ANA, con su respectivo escudo y logo de calidad ubicados en la parte superior.

7 Página: Título El título de un documento estándar debe ser corto y que dé un significado del objetivo del mismo, sin que sobrepase el espacio asignado según se verá más adelante en la sección titulada "FORMAS", pero su significado debe ser completo y claro Primera posición Corresponden a dos letras e identifican el documento según el tipo de contenido, separado por un guion. TIPO DE DOCUMENTO ABREVIATURA Documento Externo Caracterización Manual de Calidad Manual Programa Plan de Calidad Plan Procedimiento Instructivo Especificación Guía Formato Matriz DE CA MC MA PR PC PL PD IN ES GU FR MT Segunda Posición Corresponden a tres letras e identifican el proceso al que pertenece el documento, separado por un guion.

8 Página: 8 PROCESO ABREVIATURA Gestión estratégica Control y evaluación Gestión de la comunicación Gestión de la calidad Gestión académica Gestión admisión y matrícula Gestión formativa Gestión comunidad Gestión administrativa Gestión contratación GES GCE GCM GCA GCD GAM GFO GCO GAD GCT Gestión tecnología y sistema de información Gestión documental Gestión financiera y contable GTS GDC GFC Consecutivo Corresponden a un número de tres dígitos e identifican la secuencia de aprobación del documento, así: 000 Ejemplo: PR - GCE ABREVIATURA ASIGNADA AL DOCUMENTO ABREVIATURA DEL PROCESO CONSECUTIVO DEL DOCUMENTO

9 Página: Fecha de aprobación Es el periodo en el que se da la disposición que determina la autorización para la implementación de un documento, así: dd/mm/aaaa Versión Es la emisión del documento y tiene un consecutivo de un dígito Número de página Es el folio al que pertenece la información respectiva, así: 1 de Presentación Papel Los documentos deben ser elaborados en papel bond blanco, tamaño carta, es decir de 8½" x 11" (21.59 x cm.), en el caso de los formatos podrán ser o no elaborados en papel tamaño oficio, dependiendo su necesidad Letra Se utilizará tipo de letra arial, el tamaño es deseable 12 pero no mandatorio Formas Los documentos de los tipos; manual de calidad, programa, plan de calidad, procedimiento, instructivo, especificaciones y guías estarán presentados básicamente como se muestra en el anexo 9.1. A los extremos derecho e izquierdo logotipos, centrado el nombre de la institución, debajo el título del documento centrado con su respectivo código, a la izquierda la fecha de aprobación, centrado la versión y a la izquierda el número de página. (Ver anexo 9.1) En el bloque de aprobación, existe espacio para registrar el nombre, el cargo y la firma de la persona que elaboró, revisó y aprobó el documento. (Ver anexo 9.2)

10 Página: 10 Los documentos del tipo formatos tienen una presentación diferente: la forma de presentación será el formato en sí mismo. Es deseable pero no mandatorio que los formatos guarden un esquema similar o uniforme, con un marco en su contorno y un encabezado en que se muestre su pertenencia al sistema de gestión de calidad, el título o nombre del formato, alusivo a su contenido o función, tipo de documento, abreviatura del proceso, número del documento, fecha de aprobación, versión, y número de página. Sin embargo dada la diversidad de funciones cubiertas por los formatos ello no es siempre posible; como mínimo deberán mostrar el tipo de documento, número de documento y su versión Cuerpo del formato Márgenes: Ajustar la margen Izquierda en 3 cm. El lado Superior 3 cm, el lado Derecho 3 cm e Inferior ajustar a 2.5 cm. Interlineado: Dejar 1.5 espacios entre el título y el párrafo y espacio sencillo después del punto aparte. Alineación: Los títulos en negrilla y en mayúscula sostenidas. Los subtítulos: alineados a la izquierda, en negrilla, y el cuerpo del texto justificado. 6.4 Generación y revisión de documentos Identificar la necesidad de desarrollar o elaborar un nuevo documento (plan, procedimiento, instructivo, guía, especificación, formato, etc.), es labor que puede realizar cualquier funcionario de la Institución Educativa SANTA ANA, mediante la solicitud verbal o escrita al jefe inmediato, quien determinará la validez de la propuesta. La propuesta es revisada por los integrantes del Comité Técnico Operativo MECI - Calidad. Una vez corregido e impreso el documento pasará para aprobación del Representante de Alta Dirección.

11 Página: Distribución de documentos La distribución de las copias autorizadas es responsabilidad del encargado del sistema. Para la distribución de documentos el encargado del sistema, tomará el original a su cargo y ordenará el número de fotocopias adecuado, además debe organizar la verificación de la concordancia entre el original y las copias. Las copias del manual de la calidad, procedimientos, instrucciones y formatos que se envíen por solicitud a terceros (previa autorización del Representante de la Alta Dirección) para revisión de nuestro sistema de la calidad no tendrá identificación de copia controlada. Se considerará como fecha de entrada en vigencia de un documento, aquella en que es aprobado. Se contará con una copia impresa de todos los documentos de la Institución identificados como copia controlada a manera de consulta por todos los empleados de la Institución Educativa SANTA ANA, igualmente quedan publicados en la página web para su consulta. 6.6 Uso de los Documentos La reproducción, divulgación interna y el acceso a los documentos por personas ajenas a la Institución Educativa SANTA ANA, solo está permitida previa autorización escrita del encargado del sistema. Un usuario autorizado podrá solicitar cambios a un documento, solicitándolo por escrito al encargado del sistema en el formato solicitud de cambios a los documentos FR-GCA-003. En el caso de reemplazo por deterioro, deberá anexar la copia dañada. Toda pérdida o extravío de una copia de un documento controlado debe

12 Página: 12 comunicarse inmediatamente al encargado del sistema. 6.7 Control de los Documentos El presente proceso define los controles necesarios para la adecuación de los documentos de la Institución Educativa SANTA ANA. Los documentos, deben aprobarse y actualizarse en cuanto a su adecuación antes de su emisión. Los documentos deben ser revisados por el encargado del sistema, si son adecuados los aprueba el Representante de la Alta Dirección y se procede a su edición. En caso de no ser adecuados volver a la etapa de elaboración, para su posterior aprobación nuevamente. El encargado del sistema, debe asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de versión vigente de los documentos. El encargado del sistema debe distribuir los documentos y asegurarse que las versiones pertinentes aplicables se encuentran disponibles en los procesos. El encargado del sistema debe asegurarse que se identifican y controlan los documentos de origen externo. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Los registros usados en la operación deben ser recuperados por las personas que los usan y es responsabilidad de cada dueño de proceso. Los registros deben ser almacenados en su proceso correspondiente, por cada dueño de proceso.

13 Página: 13 Para la conservación en estado adecuado y legible los registros deberán estar protegidos contra cualquier daño o pérdida y es responsabilidad de cada dueño de proceso el establecer periódicamente acciones de conservación de los registros, estas acciones podrían ser de orden, aseo y fumigaciones. La disposición de los registros, después de cumplir el tiempo establecido de retención, procederá a lo establecido en la Ley 594 de En caso de que el documento obsoleto amerite ser conservado, se identificará con la palabra OBSOLETO en archivos digitales bajo el formato *.PDF. El control de documentos internos y externos se realiza en el formato listado maestro de documentos FR-GCA-001. La entrega de documentos controlados internos y externos se realiza en el formato entrega de documentos controlados FR-GCA-002.

14 Página: Contenido de la documentación La documentación del sistema de gestión de la Institución Educativa SANTA ANA, podrá contener la siguiente información de acuerdo a su aplicación. DOCUMENTO FORMATO MANUAL DE CALIDAD PROGRAMA PLAN CALIDAD DE PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO ESPECIFICACION GUIA INFORMACION CONTROL DE VERSIONES S S S S S S S S TABLA DE CONTENIDO NA D S D S S NA NA OBJETIVO NA D S S S S NA NA ALCANCE NA D S S S S NA NA RESPONSABLES NA D S S S S NA NA DEFINICIONES NA D S S S S NA NA REFERENCIAS NA D S S S S NA NA DESARROLLO NA D S S S S NA NA REGISTROS NA D S S S S NA NA FLUJOGRAMA NA NA D NA D D NA NA ANEXOS NA D S D S S NA NA S= Obligatorio N= No Aplica D= Depende de la necesidad

15 Página: FLUJOGRAMA INICIO Se identifica la necesidad de modificar o crear un documento, se hace la solicitud en el formato FR-GCA-003. El grupo de trabajo se reúne y modifica o crea el documento. Se revisa el documento por el jefe de proceso. El documento es adecuado? NO SI Comité Técnico Operativo MECI Calidad, revisa el documento. Representante de la Alta Dirección aprueba el documento? NO SI Coordinador de calidad asigna el código y se imprimen las copias. Distribuye las copias impresas y divulga el documento. Entrega documentos controlados internos y externos dejando evidencia en el formato FR-GCA-002 y los controla en el formato FR-GCA-001. FIN

16 Página: REGISTROS Formato Ver Fecha aprobaci ón Almacenamient o Protecci ón Ubicació n Recup eració n Respons able archivo perma nencia Disposició n final Coordina Listado maestro de documentos FR-GCA /08/20 14 Medio magnético. Controla do. PC calidad. Por fecha. dor de gestión de la calidad. Perman ente. Backups. Coordina Entrega de documentos controlados FR-GCA /08/20 14 Medio magnético. Controla do. PC calidad. Por fecha. dor de gestión de la calidad. Perman ente. Backups. Coordina Solicitud de cambios a los documentos. FR-GCA /08/20 14 Medio magnético. Controla do. PC calidad. Por fecha. dor de gestión de la calidad. Perman ente. Backups.

17 Página: ANEXOS 9.1 Anexo encabezado: NOMBRE DEL DOCUMENTO XX-XXX-XXX Fecha aprobación: Versión: XX XX/XX/XXXX Página: 9.2 Anexo bloque de aprobación: Nombre Firma ELABORÓ Nombre Firma REVISO Nombre Firma APROBÓ.