GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1. OBJETIVO

Transcripción

1 1. OBJETIVO Elaborar la documentación del Sistema Integrado de Gestión, para mantener la información 1, que permita a la Agencia Nacional de Seguridad Vial demostrar la Planificación de la Operación, el control y la mejora continua del sistema. 2. INTRODUCCIÓN La aplicación de las normas internacionales y nacionales como el Decreto 1072 de 2015, Decreto 1499 de 2017, ISO 9001:2015, OSHAS 18001:2007, ISO14001:2015 requieren ser documentadas con el propósito de planificar la gestión a fin de mantener la información documentada sobre el cual se planificará el enfoque basado por procesos, a fin de mejorar la eficacia de la organización manteniendo los registros que evidencien la gestión. Por lo anterior, se hace necesario contar con los mecanismos más apropiados para documentar el sistema de gestión integrado, que le permita su control y mejoramiento en la medida en que su sistema madura en el tiempo. Esta guía será la base metodológica para alcanzar los resultados de cada uno de los procesos de la organización, por lo que planificar y documentar los procesos, será la garantía de conservar el conocimiento institucional y continuar en el proceso de mejorarlo a fin de superar los resultados. 3. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN La presente guía proporciona las directrices para el desarrollo, diseño y el mantenimiento de la documentación, elementos básicos para la gestión de la organización. Aplica a todos los procesos que requieren mantener información documentada y necesaria para asegurar que el sistema de gestión integrado basado en las normas ISO 9001:2015, OSHAS 18001:2007 e ISO14001:2015, se adapte al cumplimiento estricto de las normas que rigen el actuar de la Agencia Nacional de Seguridad Vial. 4. TERMINOS Y DEFINICIONES 2 Actividad: El menor objeto de trabajo identificado en un proyecto. Anexos: Información adicional adjunta al final de un documento, la cual sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas en dicho documento. Incluye formatos, plantillas, cuadros y gráficos. Estos se relacionan en el 1 COLOMBIA, INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS, ICONTEC, COMPENDIO DE NORMAS FUNDAMENTALES SOBRE GESTIÓN DE LA CALIDAD, quinta edición, Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO9001:2015, Anexo A, ítem A6, Información documentada, COLOMBIA, INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS, ICONTEC, COMPENDIO DE NORMAS FUNDAMENTALES SOBRE GESTIÓN DE LA CALIDAD, quinta edición, Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO9000:2015 1

2 numeral de anexos de los respetivos documentos y pueden consultarse en el sitio web de la entidad. Aprobación: Actividad realizada por el responsable del proceso quien debe suscribir los documentos del Sistema Integrado de Gestión. Caracterización de proceso: Documento que contiene la identificación, personalización y descripción de las características más importantes de un proceso tales como: nombre, objetivo, proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes. Control de cambios: Actividades para controlar las salidas después de la aprobación formal de su información sobre configuración del producto. Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG) que permite controlar las molificaciones realizadas a los documentos del sistema, para mantener la información actualizada. Desarrollo: Parte del contenido de un documento que describe: Qué?, Quién?, Cómo?, Dónde?, Cuándo? y Por qué? Documento: Es la información y su medio en el que está contenida. Es el medio de soporte y puede estar contenida en: papel, disco magnético, medio digital, electrónico, fotográfico, audiovisual, etc. Documentos del Sistema Integrado Gestión: Son aquellos documentos internos y externos que tienen incidencia en la operación de los procesos de la entidad, tales, como la normatividad legal, técnica y administrativa, manuales, caracterizaciones de procesos, procedimientos, guías, protocolos, instructivos, entre otros. Documentos obsoletos: Documentos que han perdido su vigencia por las actualizaciones o modificaciones de las versiones iniciales, los cuales son identificados con la leyenda documento obsoleto y se conserva con el fin de mantener la memoria institucional. Formato: Es un modelo de presentación de un documento que hace parte de un procedimiento, Instructivo, guía, protocolos u otros documentos que por norma deba documentarse. El formato una vez diligenciado será elemento vital para mantener3 la información Gestión por procesos: Es la interacción y relación entre los procesos, considerando las entradas, su procesamiento y las salidas dirigidas a otros procesos, entidades, clientes o partes interesadas. Guía: Documento que ofrece lineamientos o indicación para realizar una o varias actividades Instructivo: Documento que orienta la gestión de una actividad definida en un procedimiento. Introducción: Describe en forma resumida la temática de un documento. 3 COLOMBIA, INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS, ICONTEC, COMPENDIO DE NORMAS FUNDAMENTALES SOBRE GESTIÓN DE LA CALIDAD, quinta edición, Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO9001:2015, Anexo A, ítem A6, mantener la información,

3 Información Documentada: Información que una organización controla y mantiene, y el medio que la contiene, puede referirse al sistema de gestión, incluido los procesos relacionados, información para que la organización opere y la evidencia de los resultados esperados. Líder del proceso: Cargo o rol responsable del proceso. Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe la manera como se cumplen los requisitos de las normas ISO 9001:2015, ISO14001:2015 y OSHAS 18001:2007. Normatividad: Disposiciones de carácter legal, técnico y administrativo que regulan una materia, actividad o sector específico. Manual: Este tipo de documento contiene los elementos mínimos para su elaboración como son: contenido, objetivos, alcance, términos y definiciones, responsable, normatividad, desarrollo, control de cambios y otros elementos opcionales o complementarios que pueden ser incluidos dentro del documento como: introducción, documentos asociados y/o documentos internos o externos y registros Objetivo: Resultado a lograr. El Objeto puedes ser estratégico, táctico u operativo. Los objetivos pueden referirse a diferentes disciplinas (tales como objetivos financieros, para toda la organización, para el proyecto, el producto y el proceso) Política: Intenciones y dirección de una organización, como las expresa formalmente su alta dirección. Política del Sistema Integrado de Gestión: En esta Guía se ha previsto un formato para la documentación de las políticas del Sistema Integrado de Gestión, la cual puede componerse de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestión Ambiental, Seguridad de la Información, entre otras. Política de operación: estas se encuentran contenidas en las caracterizaciones de procesos, procedimientos, instrucciones, manuales, guías, entre otros documentos. Es un marco de referencia y de compromiso para entregar mejores productos o servicios en las mejores condiciones de calidad a tenerse en cuenta en la operación de los procesos de la entidad. Procedimientos: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Este documento contiene unos elementos mínimos para su elaboración como: objetivo, alcance, términos y definiciones, responsable, normatividad, desarrollo, registro, anexo y control de cambios. Protocolos: Dentro del presente documento se encuentran plasmados los requisitos mínimos que se debe tener en cuenta al momento de su elaboración los cuales son: objetivo, alcance, responsable, normatividad, desarrollo y control de cambios, al igual que unos requisitos opcionales como son registros, anexos y términos y definiciones. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto. 3

4 Protocolo: Normas o reglas que orientan la celebración de eventos o actos oficiales, u otros elementos que de conformidad con la norma deba aplicarse. Publicación: Es la divulgación de los documentos en el sitio de consulta previsto por la entidad. Punto de Control: Sitio o actividad donde se procede a verificar, inspeccionar o medir el cumplimiento de uno o varios requisitos. Plantilla: Es un diseño o preforma que ofrece una guía para la elaboración de otros documentos. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos y evidencia actividades ejecutadas. Responsabilidad: Persona o cargo que ocupa aquel responsable sobre la elaboración, revisión, aprobación, socialización y aplicación de los documentos. Socialización: Dar a conocer a todos los funcionarios y partes interesadas cualquier novedad sobre el SIG Tarea: Manera de llevar acabo las instrucciones de trabajo. Términos y definiciones: Denominaciones y siglas empleadas en los documentos, ordenadas alfabéticamente. SIG: Sistema Integrado de Gestión Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición aprobada y su numeración va desde 1 hasta (n). La versión indicada en el numeral de control de cambios de los documentos corresponde a la versión en la cual se va a actualizar el documento. 5. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación el control y la aplicación de la presente guía, para que los documentos del sistema sean elaborados por todos los funcionarios de conformidad con las indicaciones emitidas. Este documento es de consulta de funcionarios y contratistas que participan en la operación de los procesos de la entidad. La actualización, modificación, eliminación, socialización y aplicación de la guía está a cargo de la Oficina Asesora de Planeación. 6. NORMATIVIDAD ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 OSHAS 18001:2007 ISO 10013:2002 Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. NTC 3234:1996 Elaboración de Circulares NTC 3394:1996 Elaboración de Actas 4

5 NTC 3393:1996 Elaboración de Cartas Comerciales NTC 3397:1996 Elaboración de Memorandos 7. DESARROLLO 7.1. Productos elaborados. La Agencia Nacional de Seguridad Vial en la aplicación de los procesos, elabora Proyectos de Política, Proyectos Normativos, Planes, Programas y Proyectos, Oficios, Memorandos, Resoluciones, Actas, Informes y demás documentos, para lo cual utiliza papel Bond Blanco de 75 gramos en tamaños carta y oficio Margen. Para todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión: Superior: 1,5 cm Izquierda: 2 cm Derecha: 1,5 cm Inferior: 1,5 cm 7.3. Fuente y tamaño de letra. Tipo: Tamaño: Excepciones: Uso de logo: Lema de gobierno: Arial De 10 a 12 puntos. Mayores a 12 solamente en presentaciones o tablas, gráficas u otro material de apoyo. Se puede utilizar tamaños de 6 a 10 puntos para cuadros. Esta información debe usarse siguiendo los parámetros señalados en el Manual de Marca ANSV, desarrollado por el proceso de Gestión de la Información Pública. Esta información será utilizada únicamente en los formatos de Oficio, Memorando y Resoluciones, siguiendo los parámetros señalados en el Manual de Marca ANSV Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión. La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión de la Agencia Nacional de Seguridad Vial se compone de cuatro (4) niveles, como se visualiza en la siguiente figura: 5

6 Constitución Política de Colombia y Legislación Documentos, Política y Objetivos del SIG Manual del Sistema Integrado de Gestión Procedimientos, Instructivos, Guias y Formatos Figura 1. Pirámide de Documentos del SIG Constitución Política y Legislación: Normas de estricto cumplimiento aplicable a los procesos y de la entidad. Documentos, Política y Objetivos del SIG: Documentos generales del Sistema de Gestión y que pertenecen a la Base Estructural de la Entidad. Manual del Sistema Integrado de Gestión: Es el documento administrativo del Sistema Integrado de Gestión que contiene la información general, ordenada y sistemática, sobre los objetivos, políticas y los procedimientos de la Agencia Nacional de Seguridad Vial. Procedimientos, Instructivos, Guías y Formatos: En este componente de la pirámide de documentos, se recogen todos los instrumentos que permiten la operación de la gestión de la Agencia Nacional de Seguridad Vial. Siempre que sea apropiado y para limitar el tamaño de la documentación, se citará las normas técnicas y de gestión, nacionales o internacionales utilizadas, ofreciendo practicidad y simplicidad al momento de elaborar el documento. Cuando se requiera elaborar formatos asociados a los procedimientos y/o a las guías, se hará referencia de dichos formatos en el numeral de anexos. 6

7 7.5. Estructura de los documentos La estructura de los documentos del Sistema Integrado de Gestión se compone de tres partes: encabezado, cuerpo y fin de página Encabezado El encabezado de los documentos debe presentar la siguiente estructura: A C B D E F A: Logo de la Agencia de Seguridad Vial, debe utilizarse atendiendo lo dispuesto en el Manual de Imagen Corporativa. B: Proceso al cual pertenece el documento. C: Título del Documento. D: Código: Ver codificación de documentos. E: Versión del Documento: Es la manera que se identifican los documentos para conocer la versión. F: Fecha: Indica la fecha de elaboración del documento Código Todos los documentos necesarios del sistema de gestión deben tener una identificación única. La estructura definida corresponde a: Entidad Corresponde a las iniciales de la Agencia Nacional de Seguridad Vial: ANSV Proceso ANSV - SIG - GU - 01 Entidad Proceso Tipo Consecutivo Documento Concierne al código del proceso de acuerdo a la siguiente tabla: 7

8 CÓDIGO CID Control Interno Disciplinario PROCESO DAP EVP ECO CON GIP GPS GPI GPN GRF GRT GTH DOC FIN JUR TIC PDE SAC SIG Desarrollo y aplicación de normas, proyectos y estrategias Evaluación de Políticas, aplicación de normas, Planes, Programas y proyectos Evaluación y Control Gestión Contractual Gestión de la Información Pública Gestión de Política y Seguridad Vial Gestión de Proyectos de Inversión Gestión de Proyectos Normativos Gestión de Recursos Físicos Gestión de Reglamentos Técnicos Gestión del Talento Humano Gestión Documental Gestión Financiera Gestión Jurídica Gestión TIC Planeación y Direccionamiento Estratégico Servicio al Ciudadano Sistema Integrado de Gestión Tipo Documento Identifica el tipo del documento de acuerdo a la siguiente tabla: CÓDIGO DO PO Documento Política TIPO DE DOCUMENTO MG Manual de Gestión 8

9 CÓDIGO PR IN GU FO TIPO DE DOCUMENTO Procedimiento Instructivo Guía Formato 7.6. Cuerpo del Documento Los documentos pueden contener elementos básicos como: a. Tabla de Contenido b. Introducción c. Política y Objetivos d. Alcance e. Términos y Definiciones f. Responsabilidad g. Normatividad h. Desarrollo i. Productos y/o servicios a producir. j. Recursos k. Registros l. Información a publicar m. Sistemas de Información n. Anexos o. Control de Cambios p. Fin de página q. Control de cambios Control de Cambios El control de cambios se aplica a Documentos, Políticas, Manual de Gestión, Procedimientos, Instructivos, Guías y Formatos a través de Delot, donde se registra la información correspondiente a cada modificación: 9

10 Esta información, igualmente se registra en cada documento de la siguiente manera: FECHA CAMBIO VERSIÓN Incluye los cambios realizados al documento y describe la AAAA-MM-DD ubicación donde se realiza el cambio. Igualmente incluye el código Versión del de la solicitud documental a través de la cual se gestionó el documento A cambio. B C A: Fecha. Corresponde a la fecha de la realización del cambio o modificación del documento. B: Cambio. En este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al documento. C: Versión. En esta casilla se indica la versión del documento que se modifica (00,01,02, etc.), es decir la versión del documento a publicar Control de firmas Aquí se debe indicar el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos. Estos campos están ubicados al final de los documentos. Elaboró Revisó Aprobó Firma Firma Firma Nombres Cargo Nombres Cargo Nombres Cargo 10

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