PROCEDIMIENTO DISEÑO Y DESARROLLO DE DIRECTIVAS Y PLANES

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1 FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJERCITO NACIONAL PROCEDIMIENTO DISEÑO Y DESARROLLO DE DIRECTIVAS Y PLANES MACROPROCESO: Direccionamiento Estratégico PROCESO: Planeación Estratégica Código: MD-CGFM-CE-JEM-DIPLA-P-013 Versión: 0 Fecha de emisión: Pág. 10

2 Control de Actualizaciones Actualización a la versión No. Actualización realizada Fecha de emisión 0 Procedimiento Inicial Página 2 de 10

3 CONTENIDO 1. OBJETIVO: ALCANCE: CONTROL: DEFINICIONES: DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: DOCUMENTOS RELACIONADOS: NORMATIVIDAD APLICABLE: ANEXOS:...9 Página 3 de 10

4 1. OBJETIVO: Establecer un método sistemático y estandarizando para el diseño, desarrollo, difusión y seguimiento las Directrices en el Ejército, con el fin de garantizar que se identifican y controlan todos los aspectos requeridos. 2. ALCANCE: Aplica para todas las actividades en las que se diseñen directivas permanentes y planes en los macroprocesos misionales. 3. CONTROL: Las actividades de revisión, verificación y validación definidas en el registro de planificación de cada diseño y el registro. (Ver Anexo 1 aclaratorio). 4. DEFINICIONES: Directiva: Es un acto administrativo emitido por la Entidad o Dependencia, para fijar pautas, directrices, lineamiento u objetivos de carácter operativo o administrativo mediante la asignación precisa de responsabilidades y recursos, que faciliten el cumplimiento del Plan Estratégico Institucional y demás normas del orden constitucional, legal o reglamentario. Con base en la Directiva, las Unidades subordinadas deben cumplir las órdenes emitidas en la misma. Directiva Permanente: Su vigencia comprende un periodo de tiempo indefinido que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedición o de cualquier otra que se señale como iniciación de su vigencia. Las Directivas permanentes pueden ser modificadas o derogadas mediante otro acto administrativo de acuerdo a la evaluación de los resultados obtenidos con su aplicación. Directiva Transitoria: Cuando el tiempo de su vigencia es determinado entre dos fechas precisas. Se refiere a instrucciones para dar respuesta a situaciones de carácter temporal; comprende directrices para conducir actividades antes, durante y después del hecho que la origina. Diseño y Desarrollo: Conjunto de procesos que transforman los requisitos en características especificadas o en la especificación de un producto, proceso o sistema (Los términos "diseño" y "desarrollo" algunas veces se utilizan como Página 4 de 10

5 sinónimos y algunas veces se utilizan para definir las diferentes etapas de todo el diseño y desarrollo. ) Ejp: Directivas, políticas, etc. Elementos de Entrada: Se refiere a toda aquella información que proporciona características, especificaciones o requisitos a cumplir y que es necesario tener en cuenta para el diseño. Entre ellos están: los requisitos establecidos por el cliente / solicitante, los requisitos legales y reglamentarios aplicables, información de diseños previos similares (cuando sea aplicable). Especificación: Documento que establece requisitos Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Plan de Acción: Herramienta de planeación y control que se evalúa trimestralmente y su gestión y resultado es analizado por la Contraloría General de la República. Plan de Campaña: Documento que especifica las instrucciones de las operaciones militares indicando detalladamente los recursos a utilizar (Humanos, armamento, infraestructura, etc.), de igual manera se plantean los indicadores necesarios para realizar seguimiento y medición a la ejecución de las operaciones militares. Producto No Conforme: Producto que no cumple alguna de las características definidas como requisitos necesarios para ser aceptado. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Se revisa la evolución del proyecto de diseño. Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. Elementos de entrada del diseño contra los elementos de salida del diseño. Validación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación especifica prevista. Página 5 de 10

6 5. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES: Flujograma Descripción de la Actividad Responsable INICIO Determinar la necesidad 1-Determinar la necesidad de generar una Directiva y/o Plan 2- Planificar las actividades a realizar. Diligenciar Registro de Planificación del Diseño (DIPLA-R-035) Planificar actividades Para cada actividad diligenciar los campos, descripción, responsables, fecha límite de realización y registro que dará evidencia de su realización. Si se requiere se deben incluir actividades adicionales a las existentes en el Registro de Planificación del Diseño (DIPLA-R-035) Revisar actividades 3-. Revisar las actividades definidas en el registro de planificación del diseño (medio magnético) con el fin de garantizar que estas permitirán controlar el proceso (incluyendo actividades de revisión, verificación y validación). No Recolectar, analizar y elaborar registro de información de entrada Revisar y aprobar registro elementos de entrada Indicar fecha y responsable de la aprobación del registro de planificación del diseño. 4. Recolectar y analizar información de entrada requerida para la elaboración del documento Diligenciar registro elementos de entrada (DIPLA-R- 037 ) Se debe considerar como mínimo información/documentación sobre: a) los requisitos funcionales y de desempeño, b) los requisitos legales y reglamentarios aplicables, c) la información proveniente de diseños previos similares, cuando sea aplicable incluida la información de Registro de Producto No Conforme d) cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo. 5. Revisar y aprobar registro elementos de entrada del diseño (DIPLA-R-037), con el fin de garantizar que se han considerado todos los requeridos y que no existen ambigüedades o contradicciones ejm, Directivas con instrucciones contradictorias. Normas legales que impiden la ejecución de los propuesto o derogadas, etc. Si Elaborar la directiva y/o plan 6. Elaborar la directiva y/o plan de acuerdo con los registros (DIPLA-R-031, DIPLA-R-035 y DIPLA-R- 037) y enviarlo para su revisión a las áreas o cargos responsables. Los documentos de tipo normativo deben enviarse siempre a la Oficina Jurídica para su concepto. A Página 6 de 10

7 Flujograma Descripción de la Actividad Responsable A Verificar documento 7. Verificar que el documento cumpla con los criterios establecidos (estructura, responsables y uniformidad del documento). Aprobar documento 8. Aprobar documento Difusión Directiva 9. Difundir Directiva a los responsables de su ejecución. Validar disposiciones definidas Analizar y Archivar observaciones Cambios en la Planificación Volver a Planificar Actividades (2) Conservar Documentos 10. Validar resultados, utilizando la metodología y/o los criterios establecidos en la Planificación (seguimiento, indicadores, informes, inspecciones, etc.), generando el registro correspondiente. -Si se reciben observaciones solicitando ajustes, se guardaran en la carpeta de la directiva o plan para que sean tenidos en cuenta en una próxima versión. 12. Modificar el diseño: si del análisis de las observaciones o por otra causas, se determina la necesidad de modificar el diseño o los Elementos de Entrada se requiere efectuar cambios en la Planificación del proceso de Diseño, para lo cual se debe diligenciar un nuevo registro de Planificación y/o Elementos de Entrada modificando (agregando o eliminado) las actividades/requisitos correspondientes indicando el motivo y fecha de la modificación y, la versión del nuevo documento. Ejm: Cambio del objetivo, cambio de legislación. 14. Registrar Producto No Conforme en cualquiera de las etapas de verificación del diseño en las cuales se identifiquen fallas, omisiones, etc., la dependencia que emite o prepara el documento deberá registrarlas en el formato Producto No Conforme acorde con lo establecido en el Procedimiento Servicio y/o Producto No Conforme (DIPLA-P-011). 15. Conservar: Todos los registros (evidencias) de planificación de la planificación, ejecución, revisión y validación así como el producto final deberán conservarse organizadamente como evidencias del desarrollo. Atendiendo para ello las normas sobre Nivel de Confidencialidad de la información. s Inteligencia, Operaciones, Acción Integral, FIN Página 7 de 10

8 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Procedimento Producto / Servicio No Conforme (DIPLA-P-011) Formato de Planificación del Diseño (DIPLA-R-035) Formato de Elementos de Entrada del Diseño (DIPLA-R-037 ) Formato de Validación del Diseño (DIPLA-R-031) 7. NORMATIVIDAD APLICABLE Manual de Correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa Resolución N 5237 de 2008 Articulo 28. Sistemas de Gestión de la calidad. Requisitos (NTC - ISO -9001: 2008) Requisito 7.3 (Diseño y Desarrollo) Sistema de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios (NTCGP -1000:2004) Requisito 7.3 (Diseño y Desarrollo) Notas: 1) Para la elaboración de Planes tener en cuenta el Manual de Estado Mayor 2005 Pág. 301 Sección B. 2) Para la elaboración de las Directivas tener en cuenta Manual de Correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa Resolución N 5237 de 2008 Articulo 28. Página 8 de 10

9 a) Proceso de Diseño REVISIÒN DELDISEÑO Directivas-Planes NECESIDADES DEL USUARIO ELEMENTOS DE ENTRADA DEL DISEÑO PROCESO DE DISEÑO RESULTADOS DEL DISEÑO PRODUCTO SERVICIO Objetivo que se quiere cubrir Documentos e información de referencia Actividades realizadas para la elaboración VERIFICACIÒN Las verificaciones que realizan al documento las diferentes Dependencias,entes y/o funcionarios Proyecto de documento Documento final con todas las especificaciones del servicio. VALIDACIÒN Las actividades de medición, inspección, auditoria para validar los resultados obtenidos Página 9 de 10

10 b) Registro de Producto No Conforme Página 10 de 10