GUIA ELABORACION DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 PAGINAS: 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos o pasos para la elaboración y presentación de cualquier documento interno que pertenezca al Sistema de Gestión de Calidad de la Fundacion Avanzar en Salud. 2. RESPONSABLE El Coordinador de Calidad es el encargado de asegurarse de que los documentos cumplan con los requisitos de esta guía. 3. CONDICIONES GENERALES 1. Todos los documentos del sistema de gestión de calidad deben cumplir con los requisitos de esta guía, excepto documentos que por su fuente o propósito no sea posible o no lo requieran, tales como documentos contables, documentos comerciales, etc. 2. Para las solicitudes de Creación, Modificación y Eliminación de los documentos, se debe informar a la coordinación de calidad el requerimiento, quien lo evaluara y organizara dentro del sistema de calidad y socializara con el comité de calidad y la Gerencia para su respectiva revisión y aprobación. 3. Se considera un documento obsoleto, a partir del momento en que se aprueba y entra en vigencia la nueva versión o el documento que lo reemplaza. En el intervalo de tiempo durante el cual se formalizan los cambios a efectuar en un documento controlado, los ajustes que se deban realizar en el proceso de implementación, pueden ser manejados a través de memorandos internos aclaratorios dirigidos al personal responsable por la aplicación del documento en cuestión. 4. DESARROLLO 4.1 CODIFICACIÓN: Para codificar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se debe realizar de la siguiente manera: AAA-B-CC AA ó AAA: Hace referencia al proceso que generó el documento. Los procesos establecidos por la Fundación Avanzar en Salud son:

2 PAGINAS: 2 de 6 PROCESO Gestión Directiva Gestión de Calidad y Auditoria Servicios Medico Asistenciales Servicios Farmacéuticos Atención Domiciliaria Atención al Usuario Gestión de Compras y Suministros Infraestructura Física y tecnológica Facturación y Contabilidad CÓDIGO GD GQ SMA SF AD AU GCS IFT FC B: Hace referencia al tipo de documento; los documentos están definidos de la siguiente forma: CÓDIGO PRC FOR GIA INT MAN PTO POL DOCUMENTO Procedimiento Formato Guía Instructivo Manual Protocolo Politica CC: Hace referencia al consecutivo del documento dentro de su respectivo proceso. Ejemplo: GQ-F-01 hace referencia al formato número 1 del proceso Gestión de Calidad y Auditoria. GQ- F-02 hace referencia al formato número 2 del proceso Gestión de Calidad y Auditoria. 4.2 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se presentan bajo el siguiente diseño:

3 PAGINAS: 3 de 6 Encabezado: debe presentarse al inicio de cada documento CÓDIGO: 4 VERSIÓN: 5 FECHA: 6 PAGINAS: 7 1. Espacio para el logo de la Institución 2. Espacio para el nombre del tipo de documento 3. Espacio para el nombre del documento 4. Código del documento: se asigna de acuerdo a los parámetros ya establecidos. 5. Versión: se refiere al consecutivo de modificaciones que afectan el documento y que han sido aprobados. La primera versión aprobada de un documento es la uno(1). Si se realiza alguna modificación al documento, se numerará con el consecutivo. 6. Fecha: en la cual se aprobo la version vigente. 7. Páginas: establece la numeración de cada una de las páginas del documento. Ejemplo: PÁGINAS: 1 de 6 Todos los documentos de la fundacion Avanzar en Salud deben elaborarse en letra tipo Arial, con tamaño 11. Contenido del Documento: El contenido del documento depende del tipo, y a continuación se muestra la estructura que debe contener cada uno. Para esto se usa la siguiente convención: SI: Aplica, debe estar presente en el documento. NO: No Aplica, no debe estar. OC: En algunos casos se puede utilizar.

4 PAGINAS: 4 de 6 Documento Manual Procedimiento Formato Guia Instructivo Protocolo Politica Tabla de Contenido OC NO NO NO NO OC NO Objetivo OC SI NO SI SI SI NO Alcance y Exclusiones Condiciones Generales OC SI NO OC OC SI NO NO OC NO OC NO OC NO Definiciones OC SI NO NO SI SI NO Responsable OC SI NO SI SI SI NO Desarrollo SI SI SI SI SI SI SI Anexos SI SI NO OC OC OC NO Control de Aprobaciones SI SI NO SI SI SI NO Tabla de contenido. Relación numerada de los temas tratados en el documento. Objetivo. Define sin ambigüedad el tema y el propósito del documento. Sirve también para completar la información del nombre del documento. Alcance y exclusiones. Indica en qué y a qué se aplica el documento, aclarando cualquier tipo de exclusión. Condiciones generales: Colocar esta sección, cuando sea necesario, para todas aquellas anotaciones a tener en cuenta, como excepciones, recomendaciones, posibles casos especiales, etc. Definiciones: Definiciones de las palabras que puedan resultar desconocidas. Responsable. Indica el cargo de la persona que debe velar por la utilización o aprobación del documento. Desarrollo. Descripción de las actividades o composición del documento. Anexos. Recopilación de documentos referenciados en el desarrollo del documento.

5 PAGINAS: 5 de 6 Pie de página. CONTROL DE APROBACIONES: Se ubica al final de cada pagina. En el siguiente esquema especificamos el cargo de la persona que elaboro y/o modifico el documento, quien lo revisó y quien lo aprobó. Control de Cambios: Incluye información sobre las modificaciones realizadas al documento. Este contendrá la siguiente información y se ubicará en la última hoja del documento, a medida que se hagan modificaciones se agregara una fila y se conservara la información de la anterior version. VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO FECHA DE APROBACIÓN NOTA: Los únicos documentos que no llevara el control de aprobaciones seran los formatos y las diferentes politicas de la institucion. 4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS Identificación de necesidad de crear o modificar documentos del SGC. Los responsables y el personal perteneciente a cada proceso identifican la necesidad de crear, modificar y eliminar un documento, teniendo en cuenta la importancia de este como un apoyo en los procesos del SGC, comunicando estas necesidades al Coordinador de Calidad. Aprobación de los Documentos. La persona que aprueba todos los documentos del SGC en la Fundacion Avanzar en Salud es la Gerencia.

6 PAGINAS: 6 de 6 Elaboración o Modificación del Documento. El Coordinador de Calidad elabora o modifica el documento, teniendo en cuenta la solicitud y las condiciones descritas. Se le asigna un código en caso de ser un nuevo documento o se modifica la versión cuando el documento ya existe. Difusión y Distribución Para la distribución de los documentos internos del SGC el coordinador de calidad debe publicar en pagina web de la institución todos los documentos, con el fin de lograr una fácil consulta y acceso a los mismos. En caso que no sea posible la consulta a través de la pagina web, se hará entrega al funcionario en medio físico el documento y se registrara en el formato distribución de documentos internos GQ-FOR-04 Se garantiza que los documentos se conservan legibles; si se encontrase un documento en mal estado se reemplaza con otro ejemplar de la misma versión y contenido. Revisión de los Documentos Los Responsables de cada proceso revisan los documentos de su competencia, con el objetivo de evaluar posibles cambios de acuerdo a las necesidades que se presenten, y a su vez informar cualquier novedad para realizar su cambio según esta guía. Otra fuente de revisión de los documentos son las auditorias que se programen, tanto internas como externas. VERSIÓN CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO FECHA DE APROBACIÓN 01 Elaboracion de Guia 24 de Abril de 2018