INSTRUCTIVO: LINEAMIENTOS DE ESTANDARIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Transcripción

1 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 1 de 23 Y ADMINISTRATIVA INSTRUCTIVO: LINEAMIENTOS DE ESTANDARIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y

2 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 2 de 23 Y ADMINISTRATIVA 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Establecer los lineamientos y mecanismos a través de los cuales se da uniformidad a la documentación adscrita al Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera, bajo los parámetros establecidos por el Sistema de Calidad de la Universidad Nacional de Colombia. ALCANCE: Inicia con la identificación de los documentos y finaliza con la consolidación del documento. Aplica para el área de calidad de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa DEFINICIONES: 1. Documento Controlado: Son todos los documentos generados que forman parte del Sistema de Mejor Gestión de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, sujetos de actualización cuando el original sufra cambios (Manuales, procedimientos, instructivos, guía y protocolos). 2. Documento No controlado: Es el documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones. 3. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad. 4. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una ó varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos. 5. Instructivo: Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones o instrucciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o un objetivo. Se caracteriza por suministrar información orienta al aprendizaje de una ó varias actividades, su documentación debe ser precisa y concreta. 6. Medio escrito: Comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras formas, que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario. 7. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 8. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 9. Protocolo: Es un documento donde se reglamentan una serie de instrucciones que se fijan por tradición o por convenio. (Cfr Registro documental: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas. 2. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 3. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. 4. Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

3 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 3 de 23 Y ADMINISTRATIVA 5. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. A nivel de la Universidad, el Gerente Nacional Financiero y Administrativo es el Líder del Macroproceso y es quien aprueba todas las solicitudes documentales del Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera, en lo referente a los procesos de Presupuesto, Adquisición de Bienes y Servicios, Gestión de Bienes, Tesorería, Contable y Coordinación y Gestión de Procesos Administrativos y Financieros. Los directores administrativos, director de gestión y jefes de unidad de sede o Unidad Especial hacen las veces del líder de macroproceso en cada una de las sedes o Unidad Especial en la cual desempeñan el cargo. 3. En el Nivel Nacional, los líderes de proceso son los siguientes: 1) Proceso de Presupuesto: Jefe División Nacional de Presupuesto 2) Procesos de Adquisición de Bienes y Servicios y Gestión de Bienes: Jefe División Nacional de Servicios Administrativos 3) Proceso de Tesorería: Jefe División Nacional de Tesorería 4) Proceso Contable: Jefe División Nacional de Contabilidad 5) Proceso Coordinación y Gestión de Procesos Administrativos y Financieros: Gerente Nacional Financiero y Administrativo y Jefe Grupo SGF QUIPU. 4. Teniendo en cuenta que la estructura orgánica al interior de las áreas administrativas y financieras en los niveles Nacional, de Sede, de Facultad y de Unidad Especial, son diferentes, no se puede hablar de cargos sino de roles, por lo que la primera condición general a incluir en todos los documentos del Macroproceso es la siguiente: Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 5. Dentro del nivel de Facultad. se incluye a la Dirección Académica de la Sede Bogotá. 6. Los documentos del Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera se publican en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, y no en el sistema SoftExpert, acogiendo las condiciones generales número 11 y 14 del Procedimiento Elaboración y control de documentos y registros UN- SIMEGE 1, documento obligatorio para la implementación del Sistema de calidad de la Universidad Nacional de Colombia, que dicen: a. Condición general N 11: Los Equipos de Gestión que cuenten con sistemas idóneos para el Control de Documentos, podrán seguir haciendo uso de ellos, asumiendo los lineamientos para la codificación, dados por el presente procedimiento. 1 Procedimiento Elaboración y control de documentos y registros.

4 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 4 de 23 Y ADMINISTRATIVA b. Condición general N 14: En el caso de que algún proceso requiera para su operación publicar en páginas web u otros puntos de información documentación controlada, es responsabilidad del líder del proceso y del administrador de estos puntos mantener publicada la documentación vigente coherente con la documentación controlada en el módulo Documento de Simege Electrónico. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO En esta guía se establecen los lineamientos para el diseño y aprobación de documentos al interior del Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera, para su socialización e implementación. (Para ir a revisar cada una de las tareas a efectuar según el módulo, puede emplear los enlaces que aparecen a continuación). Construcción de documentos controlados A. Procedimientos B. Instructivos, guías y protocolos C. Formatos Publicación de documentos controlados en la página web 1. Construcción de documentos controlados Todo documento controlado se compone de tres partes que son el encabezado, contenido y pie de página, esta última no aplica para formatos, y se caracteriza por incluir un código de identificación y una versión, elementos que lo diferencian de uno no controlado, como es el caso de un modelo, hoja de trabajo, anexo, entre otros. Dentro de las generalidades para la elaboración de un documento controlado se debe tener en cuenta lo siguiente: Los procedimientos se diseñan en el programa Microsoft Visio generado flujogramas. Los instructivos, guías y protocolos se diseñan en el programa Microsoft Word. Los formatos se diseñan de acuerdo con las necesidades de servicio y facilidad para el usuario, por lo que no hay un estilo predeterminado.

5 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 5 de 23 Y ADMINISTRATIVA El tamaño de página es carta, excepto para el caso de un formato, si su contenido y volumen así lo requiere. Se garantizará la legibilidad de los documentos para facilitar la consulta y lectura del mismo por parte de los usuarios. Los procedimientos, instructivos, guías y protocolos contarán con enlaces a documentos de referencia, facilitando la interacción entre los mismos. Se cumplirá con los parámetros establecidos por el Sistema de calidad de la Universidad Nacional de Colombia Encabezado de un documento controlado Los elementos del encabezado permiten reconocer e identificar el documento, por tal razón se ubica en la parte superior y aplica para todas las tipologías documentales: De acuerdo con los parámetros establecidos por el Sistema de Calidad de la Universidad Nacional de Colombia 2 todo documento controlado debe contar con un encabezado que debe incluir el logo de la Universidad, el nombre del Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera, el nombre del documento, código, versión y página, como se muestra a continuación: MACROPROCESO: GESTIÒN ADMINISTRATIVA Y Código: U-GU GUÍA: DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO Página: 5 de 23 Para la construcción de encabezados se debe tener lo siguiente: 2 Anexo N 1. Parámetros generales para la elaboración de documentos, codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos obsoletos. Procedimiento Elaboración y control de documentos y registros.

6 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 6 de 23 Y ADMINISTRATIVA Se emplea el color negro para la letra y el fondo es en color blanco. La alineación debe ser: centrada a la izquierda para el logo, código, versión y página y centrada horizontal y verticalmente para el nombre del Macroproceso y del documento. Para el nombre del Macroproceso y del documento: la fuente y tamaño de la letra es Arial 10 en negrilla y mayúscula. Para el código, versión y página: la fuente y tamaño de la letra es Arial Narrow 10 en mayúscula la primera letra, utilizando negrilla para los títulos únicamente. Posteriormente se incluye un recuadro con dos campos donde se indica el nombre del proceso y del subprocesos, excepto para el caso de los formatos, de acuerdo con las caracterizaciones de los respectivos procesos. PROCESO: PRESUPUESTO SUBPROCESO: PLANEAR Y PROGRAMAR EL PRESUPUESTO La alineación debe ser centrada a la izquierda. La fuente y tamaño de la letra es Arial 8 en negrilla y mayúscula Codificación de un documento controlado La codificación es el identificador del documento y permite el control del mismo al interior del proceso, por lo que los consecutivos se generan de acuerdo al Anexo- Control documental del Macroproceso. Para la construcción de códigos al interior del Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera se debe tener en cuenta lo siguiente:

7 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 7 de 23 Y ADMINISTRATIVA Por ejemplo: Procedimiento Guía Instructivo Formato U-PR Procedimiento Planear, programar y aprobar el presupuesto U-GU Guía para el seguimiento de la ejecución contractual U-IN Instructivo Marcar bienes U-FT Formato Declaración explícita 1.3. Versión de un documento controlado Otro mecanismo para el control de un documento está en la versión, la cual inicia con 0.0 y se cambia consecutivamente (1.0, 2.0, etc.) según las modificaciones que surta el documento. Para poder identificar los cambios de versión el Líder de proceso en el Nivel Nacional debe diligenciar el Formato de Solicitud documental y hacerlo llegar a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa para revisión y aprobación. Todas las modificaciones documentales son registradas en el Anexo- Control documental del Macroproceso, y se archivan las versiones obsoletas Contenido de un documento controlado Los elementos del contenido varían de acuerdo con el tipo de documento; por ejemplo, los procedimientos, instructivos, guías y protocolos se dividen en información general y específica, mientras que un formato no. De acuerdo a la tipología el contenido mínimo debe ser el siguiente:

8 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 8 de 23 Y ADMINISTRATIVA Información general de un documento controlado Para la construcción de un documento y de acuerdo con los contenidos mínimos, mencionados previamente, se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos para la redacción de la información general:

9 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 9 de 23 Y ADMINISTRATIVA

10 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 10 de 23 Y ADMINISTRATIVA A continuación se muestra un ejemplo de información general para el caso de un procedimiento. De lo anterior se debe tener en cuenta las siguientes características de forma:

11 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 11 de 23 Y ADMINISTRATIVA Para el título Información general se usa fuente y tamaño de letra Arial 8 en negrilla y mayúscula, con alineado centrado horizontal y verticalmente y fondo gris claro, para el caso de instructivos, guías y protocolos. Para el caso de procedimientos la fuente y tamaño de letra es Arial 10 en negrilla y mayúscula. Para los títulos de los contenidos se utiliza fuente y tamaño de letra Arial 10 en negrilla y mayúscula, con alineado centrado a la izquierda y fondo blanco. Para los contenidos se utiliza fuente y tamaño de letra Arial 10 en mayúscula la primera letra, con alineado justificado y espacio de interlineado sencillo. Se utiliza numeración en negrilla para el caso de Definiciones y Condiciones Generales, para el caso de los Documentos de referencia se utilizan literales para las categorías y numerales para los documentos en mención. Cuando sea necesario el uso de viñetas (como en el caso de las condiciones generales), se empleara la viñeta ( ) Cuando no exista información en alguno de los campos, se colocara N/A. Para Documentos de referencia la relación debe hacerse en el siguiente orden: a. Normatividad asociada al documento. 1. Normatividad externa 2. Normatividad interna b. Manuales asociados al documento. c. Instructivos asociados al documento. d. Guías asociadas al documento. e. Protocolos asociados al documento. f. Formatos asociados al documento.

12 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 12 de 23 Y ADMINISTRATIVA g. Anexos asociados al documento. Cuando se necesite más de una hoja para algún campo de la información general, es decir, se requiere del mismo título en hojas diferentes, se mantendrá el mismo, adicionando un número entre paréntesis indicando las veces que aparece dicho título en el documento, como se muestra a continuación: CONDICIONES GENERALES: CONDICIONES GENERALES (2): Información específica de un documento controlado La información específica es propia del documento y cambia según la tipología del mismo; sin embargo, se deben tener en cuenta las siguientes características de forma: Para el título Información específica se usa fuente y tamaño de letra Arial 8 en negrilla y mayúscula, con alineado centrado horizontal y verticalmente y fondo gris claro, para el caso de instructivos, guías y protocolos. Para el caso de procedimientos la fuente y tamaño de letra es Arial 10 en negrilla y mayúscula.

13 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 13 de 23 Y ADMINISTRATIVA A continuación se muestra un ejemplo de información específica para el caso de una guía.

14 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 14 de 23 Y ADMINISTRATIVA 1.5. Pie de página de un documento controlado Los elementos del pie de página son los que le asignan la característica de validez al documento, por tal razón se ubica en la parte final. De acuerdo a la tipología documental se utilizará o no: El pie de página se compone de tres elementos que muestran la trazabilidad documental, indicando quién elaboró el documento, quién lo revisó y quién lo aprobó ELABORÓ Personas encargadas de elaborar el documento y es responsable de su contenido REVISÓ Líderes pares del Macroproceso, Líderes y líderes pares del proceso, Asesores de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, y demás personas que revisen el contenido y aplicación del documento APROBÓ Líder del Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera CARGO Cargo de las personas encargadas de elaborar el documento CARGO Cargo de las personas que revisaron el documento CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo FECHA Fecha de elaboración FECHA Fecha de revisión FECHA Fecha de aprobación De lo anterior se debe tener en cuenta las siguientes características de forma: El pie de página se registra en una tabla de seis columnas y tres filas, para ingresar la información de nombre completo y cargo de quienes elaboraron, revisaron y aprobaron el documento, así como la fecha.

15 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 15 de 23 Y ADMINISTRATIVA En caso de procedimiento se utiliza fuente y tamaño de letra Arial 10 en mayúscula la primera letra, con alineado a la izquierda y espacio de interlineado sencillo. Para el caso de instructivos, guías y protocolos la fuente y tamaño de letra es Arial 9. Los cuadros con los títulos tienen como color de fondo gris claro y la letra debe ir en mayúscula y negrilla. A. Procedimientos Los procedimientos del Macroproceso se diseñan en Microsoft Visio, por lo que las actividades se plasman en flujogramas, y cuentan con los siguientes iconos: Iconos de página a) Primera página de Información General b) Páginas intermedias de Información General

16 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 16 de 23 Y ADMINISTRATIVA c) Última página de Información General d) Flujograma

17 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 17 de 23 Y ADMINISTRATIVA e) Cuadro de aprobación- Pie de página B. Instructivos, Guías y Protocolos En caso de instructivo, guía o protocolo: los títulos principales se redactan con fuente y tamaño de letra Arial 14 en negrilla y mayúscula, con alineado centrado horizontal y verticalmente, los títulos con numerales con Arial 12 en negrilla y mayúscula la primera letra, y en caso del contenido se usa fuente y tamaño de letra Arial 10 en negrilla y mayúscula, con alineado justificado, Para los contenidos se utiliza fuente y tamaño de letra Arial 10 en mayúscula la primera letra, con alineado justificado y espacio de interlineado sencillo Procedimientos Flujograma Inicio y Fin: se presentaran de la siguiente forma: Inicio Fin Forma clásica en fuente Arial 10, Negrilla

18 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 18 de 23 Y ADMINISTRATIVA Cuando el procedimiento viene de otro procedimiento previo se coloca el nombre del procedimiento en el mismo formato de letra Ejecución proceso de Nomina Este mismo símbolo se emplea para el cambio a otra actividad cuando no se puede unir por medio de flechas, con fuente Arial 10. Actividad 2 Flechas: como se ve a continuación Decisiones: el texto de las flechas de decisiones será de color negro, fuente Arial 9, con Mayúscula inicial, ejemplo: Si Para cualquier documento (formato, manual, instructivo, guía, etc.) que se incluya en las flechas, se hará de color azul (R40, G94, B166), en fuente Arial 9, negrilla; cuando el documento se encuentre en construcción se agregara entre paréntesis en fuente Arial 9 (sin negrilla la nota en construcción, en desarrollo o en actualización. Instructivo para digitar CDP en QUIPU (en construcción) Las cajas de actividades tendrán color azul, la fuente es Arial 10; y el número seguido de (.), se escribirá en una línea independiente del texto de la caja (el cual no lleva punto final), como se ve a continuación: 3. Validación del excedente financiero presupuestal Los rombos de preguntas se realizan de color azul, fuente: Arial 1; y el signo de interrogación debe ir seguido al texto. Como se representa a continuación

19 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 19 de 23 Y ADMINISTRATIVA Es un bien o un servicio? En lo posible las cajas y los rombos se presentarán alineadas horizontal y verticalmente, a menos que la estructura del flujograma no lo permita. Los círculos es de tamaño pequeño y representan las uniones de dos actividades o decisiones según correspondan para evitar cruces de líneas, el número va centrado en el cirulo como se ve a continuación. 1 Iconos: ÍCONO Inicio Información Flujograma Normatividad Siguiente, Anterior Aprobación DESCRIPCIÓN Este icono se colocara en todas las hojas de información general, y direcciona al despliegue de procedimientos. Este icono se incluye en los flujogramas e vincula a la hoja de información general. Se anexara este icono en la última hoja de información general para dirigirse al flujograma. Con este icono, se representa la normatividad relativa a cada procedimiento, por lo cual se incluirá tanto en la(s) hoja(s) de información general como en la(s) hoja(s) de flujograma. En el caso en que el flujograma y/o la información general requieran más de una hoja, se incluirán estos iconos para adelantar o devolver entre hojas. Este icono se coloca para realizar el vínculo con el cuadro de aprobación del procedimiento.

20 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 20 de 23 Y ADMINISTRATIVA El orden de los iconos presentados será el siguiente: INFORMACIÓN GENERAL: Los iconos se ubican en la esquina inferior derecha de la hoja, según el orden siguiente: Inicio Normatividad Siguiente Anterior Flujograma (Cuando corresponda) FLUJOGRAMA: Los iconos se ubican, en lo posible, en la esquina inferior derecha de la hoja, según el orden siguiente, a menos que la estructura del flujograma no lo permita: Siguiente Anterior Información Normatividad Aprobación (Cuando corresponda) Instructivos, guías y protocolos Todos los numerales y títulos en negrilla Los títulos y las actividades en mayúscula inicial, fuente y tamaño de letra: Arial 12 El verbo de la actividad en infinitivo Ej.: Verificar, elaborar. Enviar, etc. Todo el texto que describe los títulos y las actividades justificado. Fuente y tamaño de letra: Arial 10 Espacio 1.2 Cuando sea necesario el uso de viñetas, se empleara la viñeta ( ) Las preguntas para la toma de decisiones en negrilla, fuente y tamaño de letra: Arial 11, inician con el signo de interrogación y terminan con el mismo signo. Los Si y No seguidos de dos puntos (:) en negrilla, fuente y tamaño de letra: Arial 10 Cuando se necesita ir a un numeral en una actividad nombrar la actividad del numeral en negrilla. Ej.: Ir al numeral 9, Recibir y consolidar información por concepto de retención sobre contratos de obra pública en la Sección Tesorería Sede Bogotá Los formatos se referencian en negrilla y letra color azul (R0, G112, B192) e inicia con la palabra Ver. Ej. Ver formato informe mensual de retención sobre contratos de obra pública Formatos No se usa la segunda parte del encabezado, con información correspondiente al proceso y subproceso. Fuente de letra: Arial. Cuando sea necesario el uso de viñetas, se empleara la viñeta ( )

21 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 21 de 23 Y ADMINISTRATIVA 3. Pie de Página Se establece para identificar la validez del documento. Este se debe ubicar en la parte final del mismo. Este solo aplica a los siguientes documentos: Caracterizaciones de procesos, manuales, procedimientos, instructivos, guías y protocolos. Elaborar el pie de página teniendo en cuenta los lineamientos planteados en el numeral 3.3 Anexo Parámetros generales para la elaboración de documentos, su codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos obsoletos. 4. Instrucciones para identificar los documentos : Sigla del proceso 2: Código del subproceso 3: Código del documento 4: Nombre resumido del documento Consideraciones: La sigla del proceso y el código del documento se incluyen en mayúsculas. El nombre del documento en minúsculas, utilizando solamente palabras claves que ayuden a identificarlo. No se incluyen tildes o caracteres especiales. El único carácter que se debe utilizar para unir todas las palabras incluidas en el guion bajo (_). No deben quedar palabras separadas por espacios. Código del proceso Proceso Sigla del proceso 001 Presupuesto PTO 002 Adquisición de bienes y servicios ADS 003 Gestión de bienes GB Código del Subproceso Subproceso 1 Planear y programar el presupuesto Apropiar el presupuesto de ingresos y 2 gastos 3 Ejecutar los ingresos 4 Ejecutar los gastos 5 Efectuar el seguimiento presupuestal Seleccionar proveedores y formalizar 1 la adquisición Realizar seguimiento a la ejecución 2 contractual Gestionar actividades de comercio 3 exterior Adquirir bienes y servicios por otras 4 modalidades 1 Gestionar operaciones de almacén 2 Gestionar operaciones de inventarios

22 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 22 de 23 Y ADMINISTRATIVA 004 Tesorería TES 005 Contable CON 009 Coordinación y gestión de procesos administrativos y financieros COO Gestionar operaciones de seguros 3 para bienes e intereses Patrimoniales de la universidad 1 Recaudar y registrar ingresos 2 Tramitar cuentas por pagar 3 Registrar egresos 4 Administrar recursos financieros 5 Efectuar controles de tesorería 6 Expedir facturas y efectuar seguimiento a la cartera 1 Definir y actualizar los parámetros del proceso contable 2 Reconocer los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales 3 Realizar seguimiento a la información financiera Generar, consolidar y reportar 4 estados contables e información tributaria 1 Diseñar y ejecutar estrategias de gestión administrativas y financieras 2 Realizar seguimiento y asesoría Elaborar, consolidar, presentar 3 informes financieros y administrativos Soporte funcional del sistema de 4 gestión financiera (SGF - QUIPU) Ejemplos: PTO_4_IN_consolidacion_informacion_presupuestal_sedes_unidades_especiales ADS_1_FT_listado_informacion_faltante_orden_contractual BIE_2_IN_calcular_valor_reposicion_responsabilidades TES_5_MO_modelo_denuncia CON_4_PR_elaborar_estados_contables COO_4_PR_administrar_usuarios_sgf_quipu Enlaces web: Procedimiento:.htm Instructivo/Guía/ Protocolo:.pdf (se elabora en Word. doc) Formato:.doc/.xlm/.pdf Ejemplo: Procedimiento: Instructivo:

23 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Página: 23 de 23 Y ADMINISTRATIVA Guía: financiero_presupuestal_sede_unidades_especiales.pdf Formato: Fin del instructivo ELABORÓ Cielo Murcia Moreno REVISÓ María Fernanda Forero Siabato APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía Alfaro CARGO Contratista CARGO Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. CARGO Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Abril 30 de 2015 FECHA Junio 1 de 2015 FECHA Junio 1 de 2015