ESTRUCTURA Y PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer las directrices para la estructura y presentación de los documentos que se enmarquen dentro del Sistema de Gestión de Calidad implementado por Aguas de Buga S.A. E.S.P. 2. CAMPO DE APLICACION Aplica para todos los documentos que se elaboren en la empresa, con el propósito de darle uniformidad y estructura a los documentos dentro del Sistema de Gestión de Calidad. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PR-02. Control de Documentos. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Procedimiento: Es el modo de hacer las tareas, es decir, son los pasos que deben seguirse para la realización de un proceso. Qué se hace?, Quién lo hace?, Cómo lo hace?, Para qué lo hace?, Dónde se hace?. Instructivo: Documento que describe de forma detallada el cómo realizar y registrar las tareas. Cubren una faceta de trabajo indicada pero no desarrollada en un procedimiento. Documento General: Dentro de esta categoría se integran documentos de carácter general, tales como planes, manuales, listas, tablas, etc., que no pueden ser catalogados como Procedimientos, ni como Instrucciones. Documento Externo: Documentos emitidos por una entidad diferente a Aguas de Buga S.A. E.S.P. los cuales son necesarios para la planificación y operación de las actividades que conforman los sistemas de gestión de calidad. SGC: Sistema de Gestión de Calidad basado en la NTC ISO 9001, NTC GP1000 y NTC ISO/IEC

2 Página 2 de 7 5. DESCRIPCIÓN El Proceso de Mejoramiento Continuo adscrito a la Dirección de Planeación, es responsable de la estructura y presentación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad se clasifican en: documentos generales, procedimientos, instructivos de trabajo, registros y los documentos de origen externo. 5.1 Identificación Los documentos se identifican por medio de un código de la siguiente manera: PR-00: Indica que es un Procedimiento IT-00: Indica que es un Instructivo de Trabajo DG-00: Indica que es un Documento General FT-XXX-000: Indica que es un formato XXX: Indica el área o dirección a la cual pertenece o por la cual es utilizado el documento. 000: Indica el número consecutivo del documento Los registros son un tipo especial de documento, por eso su control se detalla en el procedimiento PR-03. Control de Registros. 5.2 Estructura y Presentación La presentación de los documentos del SGC conserva la siguiente estructura: Procedimiento Instructivo Documento General Encabezado y pie de página R R R Objetivo R O O Campo de aplicación R O O Documentos de referencia R O O Definiciones y abreviaturas R O O Descripción R R O Anexos O O O Lista de modificaciones R O O Firmas de elaboración, verificación y aprobación R R R R: Requisito O: Opcional

3 Página 3 de 7 Nota 1. El manual de calidad será el único DG en el cual es requisito definir el alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión. Nota 2. Los documentos de los cuales deba entregarse una copia a los clientes, se emitirán como documento no controlado y se entregaran sin la página final donde se encuentra la lista de modificaciones y las firmas de aprobación Encabezado y Pie de Página Todos los documentos deberán tener el siguiente encabezado y pie de página: Encabezado: El encabezado se ubica en el margen superior de los documentos, este identifica el logo de la empresa, el nombre del documento en mayúscula y negrilla, el código, el número de revisión, el número de páginas que contiene el documento. El encabezado se conservará en todas las hojas que componen los documentos. ENCABEZADO LOGO DE LA ORGANIZACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: Revisión: Página Pie de Página: El pie de página se conservará en todas las páginas que componen el documento y contiene: Propiedad de Aguas de Buga S.A E.S.P. Reproducción Prohibida. Los documentos realizados en excell, podrán variar su encabezado y pie de página.

4 Página 4 de Estructura Todos los documentos del SGC deberán tener la siguiente estructura: 1. OBJETIVO Precisar sin ambigüedad el propósito del documento y lo que se espera lograr con la aplicación del mismo. Para la redacción de este capitulo se recomienda utilizar verbos en infinitivo como: Especificar, establecer, proporcionar, definir, entre otros. 2. CAMPO DE APLICACIÓN En este capitulo se presenta los limites de aplicabilidad o cobertura del documento (áreas funcionales, actividades, área geográfica). Para la redacción de este capitulo se pueden utilizar las siguientes expresiones: aplica..., comprende..., cubre DOCUMENTOS DE REFERENCIA En este capítulo se relaciona la lista de todos los documentos que son necesarios para el conocimiento y aplicación del documento. Por ejemplo: Procedimientos que deben consultarse (de carácter interno o externo), documentos que sirvieron de base para la elaboración del procedimiento, incluidas leyes aplicables, formatos utilizados y demás documentos. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS En este capítulo se relacionan los términos y las definiciones necesarias para la comprensión del documento. Se definen los términos o definiciones que no son conocidos o que pueden tener varias interpretaciones dependiendo del contexto en que se encuentren. Se debe evitar definir términos que se encuentren en el Diccionario de la Real Academia de la Lengua o en Diccionarios Técnicos a menos que tengan un significado específico en el documento. Para elegir un término para un concepto es necesario asegurarse de que no se ha utilizado otro término para el mismo concepto en otro documento.

5 Página 5 de 7 En las definiciones, si aplica, se puede presentar una lista con los símbolos y abreviaturas empleados en el documento con su respectiva explicación. 5. DESCRIPCION Capitulo donde se relacionan las actividades que describen el proceso o la instrucción que se está documentando. La redacción y el texto de un documento deben ser: - Clara y precisa, es decir, que en lo posible haya en cada oración una sola idea y que ésta sea concreta, que no de lugar a interpretaciones y no utilice términos tales como adecuado. - Breve, es decir, en párrafos cortos, resumida y con lo indispensable. - Uniforme en la terminología: utilizar siempre el mismo término para un mismo concepto. - Comprensible para todos los niveles. - Con ilustraciones para reducir texto, si se requiere. - Para la redacción de las actividades, se recomienda emplear los verbos en infinitivo Simbología para diagramas de flujo En la siguiente tabla se muestran los principales símbolos utilizados para elaborar diagramas de flujo: Símbolo Nombre Uso Inicio Fin Se emplea para el inicio o fin de diferentes actividades del procedimiento. Conector Representa el vínculo entre actividades que se hallan en diferentes partes del procedimiento. En su interior se escribe una letra en minúscula que sirva de vínculo. Actividad Decisión Representa la actividad llevada acabo para ejecución o transformación de información, recursos bienes entre otros. Describe Quien hace y que hace. Para seleccionar una de dos acciones posibles. Siempre se debe identificar cual es la ruta de SI y cual es la ruta de NO". En su interior, se formula una pregunta que genere las diferentes alternativas del procedimiento.

6 Página 6 de 7 Símbolo Nombre Uso Flujo de las actividades Conector de Páginas Para indicar el flujo de las actividades. Representa el vínculo entre varias páginas. En su interior se escribe un número que sirva de vínculo. Continua en otro procedimiento Documento Representa un documento predefinido, documentado y estandarizado, el cual se debe tener en cuenta. Representa cualquier tipo de documento que se genere para el procedimiento y aporta información para que este se pueda desarrollar. Base de Datos Representa cuando se maneja información a través de la base de datos. Nota 3. En caso de que el diagrama de flujo necesite otro símbolo que no se encuentre incluido dentro de la anterior tabla, este puede utilizarse, siempre y cuando se encuentre dentro de los símbolos estandarizados para al realización de diagramas de flujo. Nota 4. En la tabla de lista de modificaciones, se especifican los cambios que ha sufrido el documento en las diferentes revisiones. En la tabla de elaboración, verificación y aprobación, se identifica el nombre y el cargo de los responsables, la fecha de aprobación del documento y la fecha a partir de la cual rige. LISTA DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Página Descripción de las Modificaciones Elaborado: Verificado: Aprobado: Fecha de aprobación: Cargo: Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma: Rige a partir de:

7 Página 7 de 7 LISTA DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Página Descripción de las Modificaciones Se modificó la dirección a cual está adscrito el proceso de Mejoramiento Continuo Se modificó la definición de documento externo y SGC. Se ajusto el punto 5.2 Estructura y presentación de los documentos y la nota 2. Se modifico la nota 3, respecto a la obligatoriedad de la lista de modificaciones y anexos para todos los documentos. 3 4 Se modifico la presentación del encabezado. Se cambio la redacción del objetivo y del campo de aplicación Se amplió los requisitos para la descripción del procedimiento documentado y se definió la simbología a utilizar en los flujogramas. 6 Se modificó la presentación de los anexos y la lista de modificaciones. 1 Se cambio la presentación de los documentos, trasladando las tablas de lista de modificaciones y la de elaboración, verificación, aprobación y fechas, para el final del documento. La fecha de aplicación se modifico por la fecha a partir de la cual rige el documento No. 03. Modificación de nombre procedimiento No aplica. Creación del documento Elaborado: Paola Verificado: Sandra Aprobado: Jhonny Rivera Fecha de Arenas Potes. Gallego Carmona. Rojas. aprobación: Cargo: Auxiliar de Cargo: Jefe de Cargo: Director de Mejoramiento Continuo. Mejoramiento Continuo. Planeación. Firma: Firma: Firma: Rige a partir de: