PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

Transcripción

1 01 /03/ Pág.: 1 de: OBJETIVO Diseñar, elaborar, identificar y codificar de manera estandarizada los documentos que intervienen en el funcionamiento del Sistema de de la UNACAR. 2.0 ALCANCE Aplica a todas las áreas involucradas en la Elaboración de Documentos del SGC. 3.0 RESPONSABILIDADES 2.1 RESPONSABLE DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Elaborar, actualizar y difundir este documento. Vigilar que se cumplan los lineamientos establecidos en este documento. Gestionar la implementación de las actividades descritas en este instrumento. 2.2 COORDINADOR DE PLANEACIÓN Revisar y Autorizar el presente documento. 2.3 USUARIOS Elaborar los documentos de su área de responsabilidad de acuerdo al PE-CAP-GC DESARROLLO 4.1 CONCEPTOS GENERALES 1 Usuario Tipografía: Para la elaboración de todos los documentos del Sistema de debe utilizarse la letra tipo Arial núm. 10. Nota: Se debe evitar en la medida de lo posible la redacción de los documentos con letras mayúsculas. 2 Cuando sea pertinente hacer una aclaración de lo que estamos describiendo debe escribir la palabra NOTA: seguida de su respectiva explicación. En caso de existir varias notas con respecto a un mismo punto, éstas se enumeran de manera secuencial. Elaboró: Lic. Cecilia del C Oros Gutiérrez Responsable de Autorizó: Mtro. Juan Pablo Cetina Monterrey Coordinador de Planeación F-CAP-SGC-01 rev.00

2 00 Pág.: 2 de: 7 La siguiente tabla muestra los 5 diferentes niveles de documentación que se manejan en el Sistema de de la UNACAR: Tabla 1 Niveles Documentos Nivel de Docto. Tipo de Documento 1 Manual de Gestión de Calidad 2 Procedimientos Generales 3 Procedimiento Especifico 4 Planes de Calidad 5 Instrucción de Trabajo 6 Formatos NOTA: En caso de agregar un nuevo nivel documental a la estructura existente; este debe ser colocado en el penúltimo sitio (antes de los formatos). 4.2 ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS GENERALES Y ESPECIFICOS 1 USUARIO Solicita al Responsable del Sistema de el formato para la Elaboración de documentos Código F-CAP-GC-01 y consulta el instructivo de llenado del punto Desarrolla el Documento incluyendo los siguientes elementos: 1.0 OBJETIVO: Explicar la razón de ser de las actividades a describir. 2.0 ALCANCE: Menciona a quienes aplica el presente documento. 3.0 RESPONSABILIDADES: Indica las responsabilidades del personal que interviene en el diseño, elaboración, revisión, aprobación, gestión, implementación, control, evaluación y auditoría de las actividades descritas en el documento, debiendo enumerar cada una de ellas. 4.0 DESARROLLO: Desglosa las actividades principales numerando y describiendo clara y concisamente cada una de ellas. NOTA 1: Se recomienda elaborar un diagrama de flujo del desarrollo. La actividad principal estará seguida de una tabla que contiene: No., Responsable y Actividad (esta actividad iniciará preferentemente con un verbo en presente indicativo). Ejemplo: Solicita al Responsable de la Dirección

3 00 Pág.: 3 de: 7 NOTA 2: Cuando en una actividad se presenten actividades alternas o se divida en más sub-actividades con responsables diferentes, se dividirá como se muestra a continuación: Ejemplo: 3.2 DAR DE ALTA UN DOCUMENTO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Resp. del área Recibe un documento para su alta en el Sistema de Calidad. 2 Revisa el documento con el fin de analizqar si existe afectación hacia otros documentos. 2.1 Si existe, notifica al elaborar para vque verifique y adecue con las áreas afectadas. 2.2 Elab. Del Docto. Hace adecuaciones y entrega el documento al responsable del área (pasa al punto 3 del desarrollo) 3 Resp.del área Da de alta en el Sistema de Calidad y lo registra en la matriz de control de doctos y datos. NOTA 3: Cuando desde un documento se haga referencia a otro documento y/o un formato, se escribirá entre comillas y sólo la primera vez que se mencione, se escribirá el nombre completo y código del documento y/o formato en cuestión, para subsiguientes menciones bastará con sólo poner el nombre del documento y/o formato entre comillas. Lo mismo aplicará al utilizar abreviaturas, es decir, la primera vez que se haga referencia a un término abreviado se escribirá el texto completo con su abreviatura entre paréntesis; pudiéndose utilizar solo la abreviatura en las menciones subsiguientes. NOTA 4: Cuando se requiera incorporar al documento tablas, figuras, dibujos, fotos, diagramas de flujo, etc. estos podrán insertarse en el punto 9.0 ANEXOS, siempre y cuando estén referenciadas a la actividad del desarrollo. 5.0 FORMATOS: Se genera el (los) formato (s) necesarios, junto con su instructivo de llenado (Preferentemente, queda a criterio del emisor del documento ver punto 5.1 de este documento). 6.0 GLOSARIO: Enlistar los conceptos propios utilizados por el área en la descripción del procedimiento. Ejemplo: Internet, página web, intranet. 7.0 REFERENCIAS: Se indican las referencias principales, las cuales pueden ser documentos del Sistema de (se deberán mencionar los documentos del mismo nivel del documento que se está elaborando y hacia los niveles siguientes) y/o Documentos Externos como pueden ser: normas, leyes, etc. (poner nombre completo y código donde apliquen). 8.0 MODIFICACIONES: Se harán las descripciones de los cambios realizados respecto a la versión inmediata anterior respecto a al vigente, causa y fecha de modificación.

4 00 Pág.: 4 de: ANEXOS: Se podrán incluir Diagramas de flujo, fotos, etc. NOTA 5. En el caso de que algunos de los puntos 5.0, 6.0, Y 9.0 no sean necesarios, se pondrá en el renglón siguiente el texto: que significa No aplica. 3 Inserta únicamente en el primera página el cuadro de firmas, ver punto Determina con base a la Tabla 2 los niveles de autorización de elaboración y revisión de cada documento según sea su nivel y alcance. 4.3 ELABORACION DE FORMATOS Tabla 2 Niveles de Autorización de Documentos Tipo de Documento Elaboración Autorización Manual de Calidad Responsable de Gestión de la Alta Dirección Calidad Procedimientos Generales Responsable de Gestión de la Puesto Inmediato superior Calidad Procedimientos Específicos Planes de Calidad Formatos Todos Puesto Inmediato superior 1 USUARIO Desarrolla los formatos de acuerdo con las necesidades propias de la actividad o actividades a realizar y registrar, verificando que contenga como mínimo los siguientes datos: 1. Logotipo de UNACAR. 2. Nombre del Formato 3. Fecha (para anotar le fecha de cuando se esté utilizando el formato) 4. Páginas (Hoja X de Y) 5. Código de Formato (colocarlo preferentemente en la parte inferior derecha del formato). 6. Firmas de elaboración y Autorización. 2 Documenta el instructivo de llenado asignando un número consecutivo en cada campo del formato y describiendo cada uno de ellos. Ver punto CODIFICACION DE LOS DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS 1 USUARIO Codifica los documentos del Sistema de de acuerdo con los ejemplos gráficos en el punto Ejemplos Gráficos de Codificación: Procedimientos Generales: PG-CAP-01 Clave del documento Clave del área al que Número consecutivo del

5 00 Pág.: 5 de: 7 (Tabla 3) (Nota 1) procedimiento Procedimientos Específicos: PE-CAP-GC-01 Clave del documento (Tabla 3) Clave del Área al que (Nota 1) Clave de Sub-área al que (Nota 2) Número consecutivo del documento por puesto que labora Formatos: F-CAP-GC-01 rev. 01 Clave única de formatos (tabla 3) Clave del área al que (Nota 1) Clave de Subárea al que (Nota 2) Número consecutivo de formatos generados por documento Indica el nivel de revisión del formato Tabla 3 Clave de Documentos Tipo de Documento Manual de Procedimientos Generales Procedimientos Específicos Planes de Calidad Instrucción de Trabajo Formatos Clave MGC PG PE PL IT F NOTA 1: Para la asignación de la clave de cada área se establece una combinación de 2 o 3 letras de la(s) palabra(s) que le dan nombre, las cuáles resulten de fácil asociación, procurando que NO existan 2 áreas cuyo código coincida en más de 2 letras, de ser así, que estas letras coincidentes NO estén en la misma posición. De esta forma se evita duplicidad o confusión en las claves asignadas. NOTA 2: Para la asignación de la clave de cada sub-área dentro de las áreas se establece una combinación de de 2 o 3 letras de la(s) palabra(s) que le dan nombre, las cuáles resulten de fácil asociación, procurando que NO existan 2 sub-áreas cuyo código coincida en más de 2 letras, de ser así, que estas letras coincidentes NO estén en la misma posición. De esta forma se evita duplicidad o confusión en las claves asignadas.

6 00 Pág.: 6 de: FORMATOS 5.1 FORMATO PARA ELABORAR DOCUMENTOS, CODIGO F-CAP-GC-01. PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO Código: de: Elaboró: Nombre de la persona Título de puesto de acuerdo a organigrama Autorizó: Nombre de la persona Título de puesto de acuerdo a organigrama

7 00 Pág.: 7 de: 7 1. TIPO DE DOCUMENTO: Especificar el tipo, en la estructura documental, al que el documento. 2. TITULO DEL DOCUMENTO: Anotar el titulo más apropiado para el documento, que describa lo que se pretende lograr con su aplicación. 3. CÓDIGO: Anotar el número de código correspondiente, consultar punto 4.4 de éste documento. 4. FECHA DE EMISIÓN: Colocar la fecha en que se da de alta el documento en el Sistema de de UNACAR. 5. Nº. DE REVISIÓN: Anotar Nº de revisión del documento específico. Este número cambiará cada que sufre modificación. Cuando es nuevo el documento la revisión es PAG: # DE #: Anotar el número de la página que se elabora así como el total de página con que cuenta este documento. 7. ELABORÓ: Colocar Nombre, Puesto y Firma de quien elabora el documento en cuestión. 8. AUTORIZÓ: Colocar Nombre, Puesto y Firma de quien autoriza la publicación del documento en cuestión. NOTA 1: La persona que elabora el documento deberá asegurarse antes de la autorización que cumple con el formato y sobre todo que es coherente con el objetivo del mismo. NOTA 2: El cuadro de firmas de Elaboró y Autorizó, sólo aparecerá en la primera hoja del documento en cuestión. 6.0 REFERENCIAS 7.0 GLOSARIO 8.0 MODIFICACIONES 9.0 ANEXOS