Panamá, R. de Panamá martes 06 de junio de 2017 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Decreto N DMySC (De martes 09 de mayo de 2017)

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1 Año CXVI 1 Panamá, R. de Panamá martes 06 de junio de 2017 N CONTENIDO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Decreto N DMySC (De martes 09 de mayo de 2017) POR EL CUAL SE MODIFICA EL "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA OBRAS SOCIALES DEL DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA (DPD), APROBADO MEDIANTE DECRETO NÚMERO DMySC DE 12 DE JUNIO DE 2012, PROMULGADO EN LA GACETA OFICIAL DE 25 DE JULIO DE 2012 Y SE GENERA LA SEGUNDA VERSIÓN. AVISOS / EDICTOS

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4 República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL FONDO DE OBRAS SOCIALES SEGUNDA VERSIÓN SECRETARÍA DE COORDINACIÓN DE ASUNTOS COMUNITARIOS DEL MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Mayo de

5 REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora ABRAHAM I. MUÑIZ S. Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 5

6 DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA LUTZIA FISTONIC B. Directora Encargada DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL MARIBEL T. DE RODRÍGUEZ Directora DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL GERARDO GUARDIA Director Encargado 6

7 REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA SECRETARÍA DE COORDINACIÓN DE ASUNTOS COMUNITARIOS DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA LORENA CASTILLO DE VARELA Primera Dama DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ANA H. PUELLO Directora DIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL NELSON CASTILLO M. Director 7

8 ÍNDICE INTRODUCCIÓN... vii I. ASPECTOS GENERALES... 1 A. Objetivo del Manual de Procedimientos... 1 B. Objetivo del Fondo... 1 C. Base Legal... 1 D. Ámbito de Aplicación... 2 II. CONTROLES INTERNOS... 3 A. Controles Generales... 3 B. Controles Específicos... 3 B.1. Situaciones del Solicitante para Participar... 3 B.2. Ingresos del Fondo de Obras Sociales... 4 B.3. Egresos del Fondo en Materia de Salud... 4 B.4. Egresos del Fondo para Funeral... 5 B.5. Egresos del Fondo en Materia Deportiva... 5 B.6. Egresos del Fondo en Materia Educacional y Cultural... 6 B.7. Egresos del Fondo en Materia de Viviendas... 6 B.8. Excepción de Solicitud... 7 B.9. Documentos e Información para Participar del Fondo de Obras Sociales... 7 B.10. Entrega del Bien o Apoyo Económico del Fondo de Obras Sociales... 8 B.11. Departamento de Asistencia Social... 9 B.12. Dirección Administrativa III. PROCEDIMIENTOS A. Aprobar o Rechazar la Solicitud de Apoyo B. Excepción de Solicitud de Apoyo C. Solicitud de Bienes al Departamento de Bienes y Donaciones D. Adquisición y entrega del Bien

9 E. Apoyo Económico a través de Cheque F. Adquisición de Servicios Médicos FORMULARIOS INFORME GLOSARIO Y ACRÓNIMOS

10 INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad en coordinación con la Dirección de Proyección Social de la Secretaría de Coordinación de Asuntos Comunitarios, en adelante Despacho de la Primera Dama, han desarrollado el Manual de Procedimientos para el Fondo de Obras Sociales, Segunda Versión. El presente documento comprende tres capítulos y un apéndice referente a los formularios, informes y acrónimos; los mismos deben ser de uso obligatorio. El primer capítulo se refiere a los Aspectos Generales, que incluyen los temas inherentes al objetivo del documento y del fondo, la base legal que corresponde a los conceptos normativos y el alcance. El segundo capítulo trata sobre los controles internos aplicables para otorgar la ayuda solicitada. El tercer capítulo aborda la descripción de los procedimientos y su respectivo mapa. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad 10

11 I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo del Manual de Procedimientos Proveer al Despacho de la Primera Dama de un documento que sirva de guía para el uso del fondo de obras sociales, a fin de regular los apoyos de ayuda social (bienes y servicios), garantizando la transparencia en el uso del mismo. B. Objetivo del Fondo Apoyar socialmente a personas o familias panameñas que se encuentren en situaciones de pobreza y pobreza extrema, caso de desastres naturales o siniestros, a estudiantes de excelencia académica, personas con méritos culturales o artísticos que con su actividad enaltezcan al país y atletas de alto desempeño a nivel nacional. C. Base Legal Constitución Política de la República de Panamá. Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, Que aprueba el estatuto orgánico de la Procuraduría de la Administración, regula el procedimiento administrativo general y dicta disposiciones especiales. Ley Núm.6 de 22 de enero de 2002, Que dicta Normas para la Transparencia en la Gestión Pública establece la Acción de Habeas Data y dicta otras disposiciones. Ley Núm.56 de 17 de septiembre de 2013, Que crea el Sistema Nacional de Tesorería y la Cuenta Única del Tesoro Nacional. Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, Que regula la Contratación Pública. Decreto Ejecutivo Núm.73 de 10 de junio de 1983, Por el cual se crea una Secretaría y se adoptan otras medidas. Decreto Ejecutivo Núm.133 de 16 de diciembre de 1996, Por medio del cual se crea la COMISIÓN DE RECICLAJE DE PAPEL ESTATAL. Decreto Ejecutivo Núm.303 de 16 de noviembre de 1998, Por el cual se modifica algunas disposiciones del Decreto Ejecutivo Núm.73 de 10 de junio de 1983, por el cual se crea una Secretaría y se adoptan otras medidas. 11

12 D. Decreto Ejecutivo Núm. 554 de 30 de octubre de 2014, Que reglamenta el Sistema Nacional de Tesorería y la Cuenta Única del Tesoro Nacional. Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Decreto Ejecutivo Núm.366 de 28 de diciembre de 2006, Por el cual se reglamenta la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición. Decreto DMySC de 26 de junio de 2007, Que crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos. Decreto Ejecutivo Núm.936 de 5 de octubre de 2010, Que adopta la estructura organizacional de la Secretaría de Coordinación de Asuntos Comunitarios del Ministerio de la Presidencia. Decreto Núm DNMySC de 3 de enero de 2017, Por el cual se aprueba el Manual General Contabilidad Gubernamental basado en las normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP Versión II). Acuerdo Núm.2015 (9)02, Acuerdo de Cooperación entre la Lotería Nacional de Beneficencia y el Ministerio de la Presidencia Programa de Índole Social Manos de Esperanza. Resolución Núm.5 de 25 de enero del 2008, Por medio de la cual se adopta el Reglamento Interno del Ministerio de la Presidencia de la República. Resolución Núm.15 de marzo de 2008, Delegar en el Director Administrativo del Ministerio de la Presidencia, la firma de las solicitudes de excepción de acto público y autorización para contratar directamente hasta por la suma de treinta mil balboas, que se representen ante el Ministerio de Economía y Finanzas. Resolución Núm.22 de 26 de enero de 2016, Aprobar al Ministro de la Presidencia, la contratación mediante procedimiento excepcional los actos y contratos relacionados con los proyectos de beneficencia, asistencia y promoción que van dirigido a la colectividad nacional. Ámbito de Aplicación Aplica a los Servidores Públicos del Despacho de la Primera Dama, del Ministerio de la Presidencia, que están involucrados con la ejecución del fondo de Obras Sociales y a los que se benefician de los recursos del fondo. 12

13 II. CONTROLES INTERNOS A. Controles Generales 1. El Despacho de la Primera Dama, a través de la Dirección de Proyección Social, será la Unidad Ejecutora del Programa de Obras Sociales, el cual tendrá la potestad de aprobar o rechazar la solicitud de bienes o servicios. 2. El Departamento de Contabilidad del Ministerio de la Presidencia, será la responsable de salvaguardar, archivar y custodiar los documentos que se utilicen para otorgar apoyo a través del fondo de obras sociales, la cual estará debidamente ordenada, foliada y disponible para los tribunales competentes y para la Contraloría General de la República, de acuerdo a las disposiciones legales. 3. Al Despacho de la Primera Dama le corresponde velar que se cumplan con los controles (normas, políticas y procedimientos), tal como lo establecen las Normas de Control Interno Gubernamental y las disposiciones de este manual. 4. Las Unidades correspondientes de la Dirección Administrativa del Ministerio de la Presidencia, realizarán los registros a través del sistema SAP ISTMO (Integración y Soluciones Tecnológicas del Modelo de Gestión Operativa). 5. La Contraloría General de la República, ejercerá su función fiscalizadora del fondo, cumpliendo con las disposiciones establecidas por Ley (control previo y posterior, según sea el caso). 6. La Oficina de Auditoría Interna del Ministerio de la Presidencia realizará auditorías al Fondo de Obras Sociales y los resultados de las auditorías serán remitidas al Ministro de la Presidencia y a la Oficina de Asistencia Privada del Despacho de la Primera Dama. 7. El Departamento de Bienes y Donaciones debe remitir diariamente, el inventario permanente actualizado a la Dirección de Proyección Social. B. Controles Específicos B.1. Situaciones del Solicitante para Participar 1. El Beneficiario debe tener alguna de las siguientes situaciones: a. Estar en pobreza o pobreza extrema personal o familiar. b. En caso de desastres naturales o siniestros. c. Ser o tener algún miembro de la familia con discapacidad. d. Ser una persona con méritos culturales o artísticos que con su actividad enaltezca al país. 13

14 e. Ser un atleta de alto rendimiento. f. Ser un estudiante de excelencia académica. B.2. Ingresos del Fondo de Obras Sociales 1. El Fondo de Obras Sociales del Despacho de la Primera Dama se sostiene de los recursos otorgados en el presupuesto y de aquellos que provengan de acuerdos, convenios, decretos o ley; los cuales se depositará en la cuenta núm del Banco Nacional de Panamá, dicha cuenta es una cuenta pagadora. 2. En caso de no contar con recursos, podrá solicitar apoyo a la Dirección de Asistencia Social (DAS) y de la Partida Discrecional del Ministerio de la Presidencia. B.3. Egresos del Fondo en Materia de Salud 1. El Solicitante podrá recibir los siguientes beneficios en materia de salud: a. Servicios médicos ambulatorios y hospitalización. b. Urgencias médicas. c. Gastos que deriven de urgencias médicas. d. Laboratorios. e. Exámenes. f. Procedimientos radiológicos. g. Prótesis. h. Silla de rueda. i. Cama hospitalaria. j. Lentes, aparatos auditivos. k. Enfermedades crónicas, preexistentes y degenerativas. l. Pasajes aéreos, transporte y alimentación. m. Equipos. n. Entre otros. 2. El Solicitante deberá presentar la siguiente documentación: a. Nota dirigida a la Primera Dama de la República. b. Copia de cédula del solicitante. c. Cotización. 14

15 d. Diagnóstico médico de la condición de la persona enferma y el requerimiento. 3. Toda solicitud será objeto de una evaluación socioeconómica, por parte de un(a) Trabajador(a) Social idóneo del Departamento de Asistencia Social. B.4. Egresos del Fondo para Funeral 1. El Solicitante podrá recibir los siguientes beneficios casos de funeraria: a. Ataúd. b. Servicios Funerarios. c. Movilización del ataúd. 2. Para solicitar el apoyo, el Solicitante deberá presentar la siguiente documentación: a. Nota dirigida a la Primera Dama. b. Copia de cédula de solicitante. c. Copia de Certificado de defunción, en caso de difícil acceso, certificación médica que declare el deceso. d. Cotización de los servicios funerarios. e. En caso de movilización, se debe especificar el lugar de salida y destino. 3. Las solicitudes presentadas será objeto de una evaluación socioeconómica, por parte de un(a) Trabajador(a) Social idóneo del Departamento de Asistencia Social. B.5. Egresos del Fondo en Materia Deportiva 1. El atleta nacional podrá recibir los siguientes beneficios, en materia de deportiva: a. Hospedaje. b. Transporte. c. Alimentación. 2. Para solicitar el apoyo, el Solicitante deberá presentar la siguiente documentación, siempre y cuando sea por invitación: a. Nota dirigida a la Primera Dama. b. Copia de cédula de identidad personal del Solicitante. 15

16 c. Documentos sustentadores (cualquier documento que sustenten la utilización del apoyo solicitado, incluyendo invitación o información sobre el torneo, competencia o pruebas). d. Documentación que lo acredite como atleta de pertenecer a federación, cualesquier otro que sirva como referencia para comprobar su condición de atleta, para obtener el beneficio del apoyo económico. e. Certificación de PANDEPORTE que señale que es un atleta de alto rendimiento. 3. Las solicitudes presentadas será objeto de una evaluación socioeconómica, por parte de un (a) Trabajador (a) Social idóneo del Departamento de Asistencia Social. B.6. Egresos del Fondo en Materia Educacional y Cultural 1. Cuando sea un estudiante de excelencia académica o una persona con méritos culturales o artísticos podrá solicitar el apoyo para las siguientes situaciones, siempre y cuando sea por invitación: a. Participación deportiva. b. Estudios. c. Congresos nacionales e internacionales. d. Intercambio cultural. e. Participación de concursos. f. Encuentro de universidades. g. Audiciones de danza y ballet. 2. El Solicitante deberá presentar la siguiente documentación: a. Nota dirigida a la Primera Dama. b. Copia de cédula del Solicitante. c. Cotización de pasajes aéreos y/o hospedaje. d. Nota de invitación (para congresos, competencia, encuentro o participación deportiva). 3. Toda solicitud será objeto de una evaluación socioeconómica, por parte de un(a) Trabajador(a) Social idóneo del Departamento de Trabajo Social. B.7. Egresos del Fondo en Materia de Viviendas 1. El Solicitante podrá recibir los siguientes beneficios en materia de vivienda: 16

17 a. Suministro de Materiales (electricidad, construcción, plomería, etc.). b. Servicios de instalación. 2. El Solicitante deberá presentar la siguiente documentación: a. Nota dirigida a la Primera Dama. b. Copia de cédula del Solicitante. c. Cotización de los materiales y/o de servicios. 3. Las solicitudes presentadas serán objeto de una evaluación socioeconómica, por parte de un (a) Trabajador (a) Social idóneo del Departamento de Asistencia Social. Además deberá constatar con fotos de la vivienda que se beneficiará del suministro de materiales. B.8. Excepción de Solicitud 1. La Dirección de Proyección Social podrá solicitar al Departamento de Asistencia Social, la evaluación, a través de un Trabajador Social idóneo, a una o varias personas para otorgar un beneficio, exceptuándolo de la solicitud, cuando se presenten los siguientes casos: a. Estudiantes que participan en el Concurso Nacional de Oratoria. 2. La Dirección de Proyección Social podrá solicitar al Departamento de Asistencia Social, exceptúan de la solicitud y la evaluación, a través de un Trabajador Social idóneo, a una o varias personas, para otorgar un beneficio, cuando se presenten los siguientes casos: a. Fiesta del día del niño y la niña en la Comarca / área de pobreza (desarrollo de actividades para personas en situación de pobreza extrema). b. Adquisición de bienes para abastecer el depósito, ante situaciones de emergencia y/o que no contemos con artículos de primera necesidad. B.9. Documentos e Información para Participar del Fondo de Obras Sociales 1. Las solicitudes presentadas serán objeto de una evaluación socioeconómica por parte de un(a) Trabajador(a) Social idóneo del Departamento de Asistencia Social. 2. La nota dirigida a la Primera Dama debe contener lo siguiente: a. Propósito para lo cual solicita el apoyo. b. Nombre, firma, cédula y datos para contactar al solicitante. 17

18 3. Si la necesidad del solicitante es un servicio médico, debe adjuntar el resumen del caso médico, receta y/o la solicitud del examen médico. 4. Si el Solicitante se encuentra en el interior del país, podrá entregar la Nota en la Oficina del Enlace del Despacho de la Primera Dama en la provincia, para que sea enviada a la Dirección de Proyección Social del Despacho de la Primera Dama. 5. La Nota de la solicitud debe contener la siguiente información: a. Nombre del que solicita el bien, servicio o el apoyo económico. b. Número de identidad personal. c. El número de seguro social de la persona solicitante o de su pareja (de tenerlo). d. Copia del carné de la Caja del Seguro Social. e. El bien o servicio que está solicitando. f. La finalidad del bien, servicio o apoyo económico. g. Nombre(s) del (de los) beneficiario(s). h. En caso de ser canastilla, copia de las fichas de control de embarazo. i. Cotizaciones (para agilizar el proceso). 6. La nota de solicitud debe estar firmada por el (la) Solicitante que desea el beneficio del bien o servicio médico. De ser un discapacitado o menor de edad, se debe enviar copia de cédula del adulto responsable. B.10. Entrega del Bien o Apoyo Económico del Fondo de Obras Sociales 1. Si es un bien, el Beneficiario deberá firmar el Acta de Entrega de Donación; para casos médicos en el exterior, el Acta de Compromiso o Nota de Agradecimiento (apoyo económico), como constancia de haberlo recibido. 2. De ser apoyo económico, el cheque saldrá a nombre del Proveedor o institución que presta el servicio. 3. El cheque será entregado por la Dirección de Proyección Social del Despacho de la Primera Dama o por el enlace en la Gobernación o Comarca. 4. Cuando el Beneficiario retire la donación, debe presentar la cédula de identificación personal, además debe firmar y colocar el número de cédula y su nombre completo como constancia de recibido en el Acta de Entrega de Donación. 5. Si el Beneficiario designare a otra persona para que realice el retiro de la donación, debe presentar la Nota de Autorización en hoja 8 1/2" x 11, fotocopia de cédula de la persona beneficiada y del que retira la donación, debe anotar un número telefónico donde se le 18

19 pueda localizar. Además debe firmar de recibido, poner su número de cédula y nombre completo. 6. El Beneficiario sólo podrá recibir beneficios una sola vez, dentro de un mismo periodo fiscal. B.11. Departamento de Asistencia Social 1. La Dirección de Proyección Social a través del Departamento de Asistencia Social es la responsable del seguimiento de los bienes o apoyos económicos entregados a los Beneficiarios a través del Fondo de Obras Sociales. 2. Una vez entregado el bien deberá completar el Acta Entrega de Donación (Formulario Núm.3), el cual deberá estar firmado por el Beneficiario, el servidor público de la Dirección de Proyección Social y el Proveedor. 3. Debe enviar información estadística a la Oficina de Asistencia Privada del Despacho de la Primera Dama. 4. Las solicitudes que sean aprobadas, deben contener el análisis y evaluación del Trabajador Social, además la evaluación socioeconómica, debe contener la firma y número de idoneidad. 5. En caso de requerir apoyo logístico para la realización de las actividades del Despacho de la Primera Dama, se comunicará con las Entidades correspondientes. 6. Cuando la adquisición sea al crédito, deberá entregar al Proveedor, el Acta de Entrega de Donaciones en original completa, para que tramite el pago a través de la Gestión de Cobro con los documentos sustentadores. 7. Remitir la documentación original a la Dirección Administrativa del Ministerio de la Presidencia, para el trámite de la Orden de Compra y/o confección del Cheque para la adquisición del bien solicitado por el Beneficiario. Debe remitir la documentación original de los Beneficiarios: Nota de Solicitud. Evaluación Socioeconómica. Factura o Recibos. Actas. Comprobante de Pago a la Dirección Administrativa (Contabilidad) del Ministerio de la Presidencia para los registros y archivos respectivos. 19

20 8. Mantener informada a la Oficina de Relaciones Públicas, para que coordine todo lo relacionado con los aspectos organizativos técnicos y protocolares (seminarios, charlas, capacitaciones, eventos, reuniones y conferencias) que demande la participación de la Primera Dama o su representante, inherentes al proyecto, para que asigne al recurso humano para los eventos, la publicación y divulgación de las noticias, reportajes y actividades. 9. Tendrá la responsabilidad de la custodia y la entrega del bien o de la ayuda económica. 10. Además de mantener un registro de la recepción y distribución de los Cheques. 11. El servidor público encargado de la compra del bien al Proveedor, debe verificar que el bien sea el solicitado, que la factura coincida con el nombre y el monto en la orden de compra o el Comprobante de Pago. 12. Debe mantener una copia de los expedientes de los Beneficiarios. 13. Presentar informes de gastos a la Dirección de Administración y Finanzas y a la Dirección Administrativa de la Presidencia, con copia a la Dirección de Proyección Social. 14. De entregar el bien al Solicitante, debe remitir la documentación de la entrega al Departamento de Bienes y Donaciones. 15. Si el Beneficiario reside en el interior del país, se le enviará el bien o el cheque y la copia de la orden de compra al Enlace del Despacho de la Primera Dama; para su compra y entrega, el servidor público encargado, velará que se cumpla con el procedimiento respectivo. 16. Una vez el Enlace del Despacho de la Primera Dama haya entregado la donación al Beneficiario, deberá enviar, al Departamento de Asistencia Social, los documentos sustentadores (Factura comercial fiscal, y/o documento no fiscal (original), Acta de Entrega de Donación - original de ser al contado o copia de ser al crédito - como constancia de la entrega). 17. Presentar a la Lotería Nacional de Beneficencia, un informe de los gastos efectuados, a más tardar un mes de realizados los mismos. B.12. Dirección Administrativa 1. Corresponde a la administración, impartir las políticas necesarias, que permitan al personal encargado de los procesos de adquisición, pago de bienes y prestación de servicios, adoptar la aplicación del criterio de economía en sus actividades. 2. La adquisición de los bienes y servicios se realizarán, según las normas establecidas en PanamaCompra. 20

21 3. Se delega al Director Administrativo del Ministerio de la Presidencia, la firma de las solicitudes de excepción de acto público y autorización para contratar directamente hasta por la suma de B/.30,000.00; de ser superior, la firma le corresponderá al Ministro de la Presidencia. 4. Realizará los registros de entrada y salida del bien y los registros contables respectivos, una vez reciba del Departamento de Asistencia Social, el Acta de Entrega de Donación. 21

22 III. PROCEDIMIENTOS A. Aprobar o Rechazar la Solicitud de Apoyo 1. Solicitante Confecciona, firma y presenta Nota solicitando un bien, servicio médico o apoyo económico, dirigido a la Primera Dama. 2. Despacho de la Primera Dama Recepción Recibe y verifica que la Nota incluya los requisitos exigidos para solicitar un bien, servicio o apoyo económico. Posteriormente sella, firma y remite a la Dirección de Proyección Social. 3. Dirección de Proyección Social Departamento de Asistencia Social Recibe, evalúa la Nota; de no ser competencia del Despacho de la Primera Dama, se remite a la institución gubernamental, de la necesidad presentada en la solicitud. De ser competencia del Despacho de la Primera Dama, el Trabajador Social designado analiza la información de la Nota: nombre, cédula, número telefónico (celular o residencial) donde se le pueda contactar, ubicación de la residencia (provincia, distrito, corregimiento, poblado, barriada, calle), la descripción de lo solicitado y la finalidad del mismo. Investiga el estatus del Solicitante, realiza la logística pertinente para efectuar la visita domiciliaria para conocer la información elemental y básica de éste. Completa la Evaluación Socioeconómica (Formulario Núm.1) sobre el caso, colocando el resultado del análisis y sus observaciones con respecto a lo solicitado; sella y firma como constancia de haber atendido el caso. Remite al Despacho de la Dirección, la Nota y la Evaluación Social. 4. Despacho de la Dirección Recibe los documentos y revisa la Evaluación Socioeconómica. Sella con la palabra RECHAZADO o con la palabra APROBADO y devuelve la documentación al Departamento de Asistencia Social para su trámite correspondiente. 22

23 23 MAPA DE PROCESOS APROBAR O RECHAZAR LA SOLICITUD DE APOYO SOLICITANTE Recepción 1 MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA DIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL Departamento de Asistencia Social Despacho de la Dirección 2 1 CONFECCIONA, FIRMA Y PRESENTA NOTA SOLICITANDO UN BIEN, SERVICIO MÉDICO O APOYO ECONÓMICO, DIRIGIDO A LA PRIMERA DAMA. 2 VERIFICA QUE LA NOTA INCLUYA LOS REQUISITOS EXIGIDOS. SELLA Y FIRMA EVALÚA LA NOTA. DE SER COMPETENCIA EL TRABAJADOR SOCIAL DESIGNADO ANALIZA LA INFORMACIÓN DE LA NOTA. ADEMÁS, INVESTIGA EL ESTATUS DEL SOLICITANTE, REALIZA LA LOGÍSTICA PERTINENTE PARA EFECTUAR LA VISITA DOMICILIARIA AL O LA SOLICITANTE. COMPLETA LA EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA, COLOCA EL RESULTADO DEL ANÁLISIS Y SUS OBSERVACIONES; SELLA Y FIRMA. REVISA LA EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA. SELLA CON LA PALABRA RECHAZADO O CON LA PALABRA APROBADO.

24 B. Excepción de Solicitud de Apoyo 1. Dirección de Proyección Social Despacho de la Dirección Solicita por escrito al Departamento de Asistencia Social la evaluación de las personas que se encuentren en el capítulo II Controles Internos, literal B Departamento de Asistencia Social Recibe la Solicitud, el Trabajador Social designado analiza la información de la solicitud: nombre, cédula, número telefónico (celular o residencial) donde se le pueda contactar, ubicación de la residencia (provincia, distrito, corregimiento, poblado, barriada, calle), la descripción de lo solicitado y la finalidad del mismo. Investiga el estatus de la persona, realiza la logística pertinente para efectuar la visita domiciliaria para conocer la información elemental y básica de éste. Completa la Evaluación Socioeconómica (Formulario Núm.1) sobre el caso, colocando el resultado del análisis y sus observaciones con respecto a lo solicitado; sella y firma como constancia de haber atendido el caso. Remite al Despacho de la Dirección, la Solicitud y la Evaluación Social. 3. Despacho de la Dirección Recibe los documentos y revisa la Evaluación Socioeconómica. Sella con la palabra RECHAZADO o con la palabra APROBADO y remite la documentación al Departamento de Asistencia Social para su trámite correspondiente. 24

25 25 MAPA DE PROCESOS EXCEPCIÓN DESOLICITUD DE APOYO MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA DIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL Despacho de la Dirección Departamento de Asistencia Social SOLICITA POR ESCRITO AL DEPARTAMENTO DE ASISTENCIA SOCIAL LA EVALUACIÓN DE LAS PERSONAS. EL TRABAJADOR SOCIAL DESIGNADO ANALIZA LA INFORMACIÓN DE LA SOLICITUD, LA DESCRIPCIÓN DE LO SOLICITADO Y LA FINALIDAD DEL MISMO. INVESTIGA EL ESTATUS DE LA PERSONA, REALIZA LA LOGÍSTICA PERTINENTE PARA EFECTUAR LA VISITA DOMICILIARIA PARA CONOCER LA INFORMACIÓN ELEMENTAL Y BÁSICA DE ÉSTE. COMPLETA LA EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA, COLOCANDO EL RESULTADO DEL ANÁLISIS Y SUS OBSERVACIONES CON RESPECTO A LO SOLICITADO; SELLA Y FIRMA COMO CONSTANCIA DE HABER ATENDIDO EL CASO. REVISA LA EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA. SELLA CON LA PALABRA RECHAZADO O CON LA PALABRA APROBADO.

26 C. Solicitud de Bienes al Departamento de Bienes y Donaciones 1. Dirección de Proyección Social Departamento de Asistencia Social Recibe la Evaluación Socioeconómica (Formulario Núm.1) y la Nota del Solicitante, de ser rechazada, archiva la documentación. De ser aprobada, confecciona el memorando y remite al Despacho de la Dirección. 2. Despacho de la Dirección Recibe el memorando y la documentación sustentadora, verifica en el inventario permanente la existencia del bien, de existir, sella, firma el memorando y lo remite al Departamento de Asistencia Social (sigue en el Numeral 3). De no existir el bien en el inventario permanente, firma solicitando la confección de la Requisición al Departamento de Asistencia Social. Ver Procedimiento D. 3. Departamento de Asistencia Social Recibe el memorando y la documentación sustentadora, revisa que contenga las firmas y los sellos correspondientes, confecciona un expediente por solicitante y remite la documentación original al Departamento de Bienes y Donaciones. 4. Departamento de Bienes y Donaciones Recibe y revisa el memorando, retira los bienes solicitados y los entregan cumpliendo con los controles del Departamento de Asistencia Social. Ver Procedimiento F. 26

27 27 MAPA DE PROCESOS SOLICITUD DE BIENES AL DEPARTAMENTO DE BIENES Y DONACIONES Departamento de Asistencia Social MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA DIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL Despacho de la Dirección REVISA LA EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA Y LA NOTA, DE SER RECHAZADA, ARCHIVA LA DOCUMENTACIÓN. DE SER APROBADA, CONFECCIONA EL MEMORANDO. VERIFICA EL MEMORANDOY LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA, VERIFICA QUE EL DEPARTAMENTO DE BIENES Y DONACIONESTENGA EL BIEN Y FIRMA EL MEMORANDO. Departamento de Bienes y Donaciones 4 3 REVISA QUE EL DOCUMENTO CONTENGA LAS FIRMAS Y LOS SELLOS CORRESPONDIENTES, CONFECCIONA UN EXPEDIENTE POR SOLICITANTE. 4 REVISA EL MEMORANDO Y ENTREGA EL BIEN CUMPLIENDO CON LOS CONTROLES DEL DEPARTAMENTO.

28 D. Adquisición y entrega del Bien 1. Dirección de Proyección Social Departamento de Asistencia Social Recibe el memorando donde se indica que no hay en existencia de los bienes y la documentación, completa la Requisición de Bienes y Servicios (Formulario Núm.2), lo adjunta al expediente con toda la documentación sustentadora y lo remite al Despacho de la Dirección. 2. Despacho de la Dirección Recibe el expediente, verifica, firma la Requisición de Bienes y Servicios (Formulario Núm.2) y lo remite a la Dirección Administrativa del Ministerio de la Presidencia. 3. Ministerio de la Presidencia Dirección Administrativa Recibe el expediente (Requisición, Evaluación Socioeconómica y Nota del Solicitante). Realiza el proceso de adquisición, según las normas establecidas, confecciona, registra y firma la Orden de Compra y el Cheque. Remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República. Nota Núm.1: Debe verificarse disponibilidad presupuestaria, adquisición, según las disposiciones contractuales vigentes y realizar los registros contables correspondientes. Nota Núm.2: De la compra ser al crédito, sólo se emitirá la Orden de Compra y el Cheque se confeccionará una vez se presente la Gestión de Cobro con los documentos sustentadores por el Proveedor. 4. Contraloría General de la República Oficina de Fiscalización Recibe el expediente, revisa, de no tener objeción refrenda el Cheque y la Orden de Compra de acuerdo a los montos de delegación y firma. Remite a la Dirección Administrativa. 5. Dirección Administrativa Recibe el Cheque y la Orden de Compra y el expediente, verifica la documentación y remite al Departamento de Asistencia Social la Orden de Compra y el Cheque cumpliendo con los controles establecidos. Nota: De ser al crédito remite la Orden de Compra al Departamento de Asistencia Social. 28

29 6. Dirección de Proyección Social Departamento de Asistencia Social Recibe la Orden de Compra y el Cheque; entrega el original de la orden de compra al Proveedor y archiva copia. Nota: De ser la compra en el interior del país, se solicitará el apoyo al Enlace del Despacho de la Primera Dama en la provincia o comarca y se le remitirá la documentación respectiva. 7. Proveedor Recibe la Orden de Compra, si la compra es al crédito; de ser al contado, recibirá además el Cheque. Entrega el bien cumpliendo con lo establecido en la orden de compra en sitio, según la coordinación del Despacho de la Primera Dama. Si la compra es al crédito, entregará el bien y la factura comercial fiscal al del Departamento de Asistencia Social o Enlace del Despacho de la Primera Dama. De ser al contado, entregará el bien y la factura comercial fiscal al Departamento de Asistencia Social o Enlace del Despacho de la Primera Dama. Nota: De ser la adquisición al crédito deberá presentar la Gestión de Cobro con los documentos sustentadores a la Dirección Administrativa de la Presidencia. 8. Dirección de Proyección Social Departamento de Asistencia Social Recibe la factura, la firma, realiza la logística pertinente para la entrega del bien al Beneficiario, en sitio. Completa el Acta de Entrega de Donación (Formulario Núm.3) y lo entrega al Beneficiario. Nota: De ser la entrega en el interior del país, el Enlace del Despacho de la Primera Dama se encargará de la entrega. 9. Beneficiario Recibe el bien solicitado, firma el Acta de Entrega de Donación (Formulario Núm.3) y la devuelve al Departamento de Asistencia Social. 10. Dirección de Proyección Social Departamento de Asistencia Social Recibe el Acta de Entrega de Donación (Formulario Núm.3), de ser la adquisición al crédito, entrega el original del acta al Proveedor para que tramite su cobro. 29

30 Remite a la Dirección Administrativa (Contabilidad) del Ministerio de la Presidencia, los siguientes documentos: Cuando la adquisición fuese al crédito: original de la factura comercial fiscal y/o documento no fiscal y copia del Acta de Entrega de Donación. Cuando la adquisición fuese al contado: original de la factura comercial fiscal y/o documento no fiscal, copia del Cheque, original del Acta de Entrega de Donación. Archiva copia de la documentación. Nota: De ser en el interior del país, el Enlace del Despacho de la Primera Dama deberá remitir los documentos sustentadores de la entrega. 30

31 31 MAPA DE PROCESOS ADQUISICIÓN Y ENTREGA DEL BIEN BENEFICIARIO MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA CONTRALORÍA GENERAL DIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Despacho de Departamento de Oficina de Fiscalización a Dirección Asistencia Social PROVEEDOR COMPLETA LA REQUISICIÓN Y LO ADJUNTA AL EXPEDIENTE CON TODA LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA. 7 ENTREGA EL BIEN CUMPLIENDO CON LO ESTABLECIDO EN LA ORDEN DE COMPRA. 2 VERIFICA, FIRMA LA REQUISICIÓN. 8 FIRMA LA FCTURA, REALIZA LA LOGÍSTICA PERTINENTE PARA LA ENTREGA DEL BIEN, EN SITIO, AL BENEFICIARIO, COMPLETA EL ACTA DE ENTREGA DE DONACIÓN. 3 REALIZA EL PROCESO DE ADQUISICIÓN SEGÚN LAS NORMAS ESTABLECIDAS, CONFECCIONA,REGISTRA Y FIRMA LA ORDEN DE COMPRA Y EL CHEQUE. 9 FIRMA EL ACTA DE ENTREGA DE DONACIONES UNA VEZ RECIBE EL BIEN. 10 ENTREGA LA ORIGINAL DEL ACTA AL PROVEEDOR PARA QUE TRAMITE SU COBRO. REMITE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS: ADQUISICIÓN AL CRÉDITO: ORIGINAL DE LA FACTURA COMERCIAL FISCAL Y/O DOCUMENTO NO FISCAL Y COPIA DEL ACTA DE ENTREGA DE DONACIONES. ADQUISICIÓN AL CONTADO: ORIGINAL DE LA FACTURA COMERCIAL FISCAL Y/O DOCUMENTO NO FISCAL, COPIA DEL CHEQUE, ORIGINAL DEL ACTA DE ENTREGA DE DONACIONES. ARCHIVA COPIA DE LA DOCUMENTACIÓN. 4 REVISA EL EXPEDIENTE, DE NO TENER OBJECIÓN REFRENDA EL CHEQUE Y LA ORDEN DE COMPRA DE ACUERDO A LOS MONTOS DE DELEGACIÓN. 5 VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN Y NOTIFICA AL DEPARTAMENTO DE ASISTENCIA SOCIAL PARA QUE RETIRE LA ORDEN DE COMPRA. 6 ENTREGA LA ORDEN DE COMPRA Y EL CHEQUE AL PROVEEDOR Y ARCHIVA COPIA.

32 E. Apoyo Económico a través de Cheque 1. Dirección de Proyección Social Departamento de Asistencia Social Recibe la Evaluación Socioeconómica (Formulario Núm.2) y la Nota del Solicitante, verifica la firma autorizante, de requerir una ayuda económica, confecciona Memorando y lo remite al Despacho de la Dirección. 2. Despacho de la Dirección Recibe, revisa el Memorando y la documentación sustentadora, firma el memorando y lo remite a la Dirección Administrativa del Ministerio de la Presidencia. 3. Ministerio de la Presidencia Dirección Administrativa Recibe el expediente del Solicitante (Evaluación Socioeconómica y Nota del Solicitante) a través del Memorando. Confecciona, registra y firma el Cheque. Remite a la Oficina de Fiscalización. Nota: Debe verificarse disponibilidad presupuestaria, adquisición, según las disposiciones contractuales vigentes y realizar los registros contables correspondientes. 4. Contraloría General de la República Oficina de Fiscalización General Recibe el Cheque y la documentación sustentadora (Evaluación Socioeconómica y Nota del Solicitante). Revisa y refrenda el Cheque de acuerdo a los montos de delegación. Remite a la Dirección Administrativa. 5. Dirección Administrativa Recibe y verifica el Cheque y la documentación sustentadora, notifica y completa Memorando para la entrega del Cheque al Departamento de Asistencia Social. 6. Dirección de Proyección Social Departamento de Asistencia Social Retira, registra el Cheque y entrega del apoyo económico al Beneficiario, una vez firme el comprobante del cheque. Remite la constancia del pago del apoyo económico a la Dirección Administrativa (Contabilidad) del Ministerio de la Presidencia. Archiva copia. 32

33 33 MAPA DE PROCESOS APOYO ECONÓMICO A TRAVÉS DE CHEQUE MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA DIRECCIÓN DIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL ADMINISTRATIVA Departamento de Asistencia Social Despacho de la Dirección VERIFICA LA EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA Y LA NOTA, DE REQUERIR UNA AYUDA ECONÓMICA CONFECCIONA MEMORANDO. 2 REVISA EL MEMORANDO Y LA DOCUMENTACIÓN Y FIRMA EL MEMORANDO. 3 CONFECCIONA, REGISTRA Y FIRMA EL CHEQUE. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Oficina de Fiscalización REVISA Y REFRENDA EL CHEQUE DE ACUERDO A LOS MONTOS DE DELEGACIÓN. VERIFICA EL CHEQUE Y LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA, NOTIFICA Y COMPLETA MEMORANDO PARA LA ENTREGA DEL CHEQUE AL DEPARTAMENTO DE ASISTENCIA SOCIAL. RETIRA, REGISTRA EL CHEQUE Y ENTREGA DEL APOYO ECONÓMICO AL BENEFICIARIO UNA VEZ FIRME EL COMPROBANTE DEL CHEQUE. ARCHIVANDO COPIA.

34 F. Adquisición de Servicios Médicos 1. Dirección de Proyección Social Departamento de Asistencia Social Recibe la Nota del Solicitante y remite al Despacho de la Dirección para su evaluación. 2. Despacho de la Dirección Recibe la Nota del Solicitante, evalúa el caso médico para determinar cómo se procederá, si a través de la Caja de Seguro Social, Ministerio de Salud, Despacho de la Primera Dama (Dirección de Proyección Social), o si es necesario que se brinde apoyo por medio del Ministerio de la Presidencia (Secretaria de Asuntos Sociales), remite al Departamento de Asistencia Social. 3. Departamento de Asistencia Social Recibe la Nota del Solicitante, diagnóstico médico sustentado por el especialista, de ser asegurado, presentar la resolución de la Caja del Seguro Social, cotización del tratamiento, entre otros; realiza la Evaluación Socioeconómica (Formulario Núm.1). Una vez cumplido estos requisitos se remite al Despacho de la Dirección o dependiendo del caso, a la Caja del Seguro Social, Ministerio de Salud o Ministerio de la Presidencia. 4. Despacho de la Dirección Recibe la Evaluación Socioeconómica (Formulario Núm.1) y la documentación sustentadora, evalúa, firma de aprobado o desaprobado y remite al Departamento de Asistencia Social. Ver Procedimiento D. Nota: De tratarse de apoyos médicos por medio del Despacho de la Primera Dama (Dirección de Proyección Social) compra de medicamentos, insumos o ayudas técnicas, se remite el expediente a la Dirección. 34

35 35 MAPA DE PROCESOS ADQUISICIÓN DE SERVICIOS MÉDICOS MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA DIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL Departamento de Asistencia Social Despacho de la Dirección RECIBE LA NOTA DEL SOLICITANTE. 2 EVALÚA EL CASO MÉDICO PARA DETERMINAR CÓMO SE PROCEDERÁ SI A TRAVÉS DE LA CAJA DE SEGURO SOCIAL, MINISTERIO DE SALUD, DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA (DIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL), O SI ES NECESARIO QUE SE BRINDE APOYO POR MEDIO DEL MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA. 3 REALIZA LA EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA.. 4 EVALÚA, FIRMA DE APROBADO O DESAPROBADO.

36 FORMULARIOS 36

37 37 Formulario Núm.1 REPÚBLICA DE PANAMÁ DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA DIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA Fecha: / / / / Formulario Núm. Objetivo: Metodología: Entrevista Visita Domiciliaria Antecedentes: Datos Generales de la Persona Entrevistada: Nombre: Edad: Fecha de Nacimiento: / / / / Núm. de Cédula: Seguro Social: Estado Civil: Escolaridad: Ocupación: Lugar de Trabajo: Salario B/.: Lugar de Residencia: Teléfonos:,, Composición Familiar: Nombre Edad Parentesco Escolaridad Ocupación Dinámica Familiar: Condición de Vivienda: Condición de Salud: Condición Económica: Diagnóstico Social: Consideraciones del Trabajador Social: Trabajador(a) Social:,, Nombre Firma Sello

38 38 Formulario Núm.1 EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA A. OBJETIVO: Proveer información de aspectos sociales y económicos del solicitante. B. ORIGEN: Departamentos de Asistencia Social. C. CONTENIDO: 1. Formulario Núm.: Secuencia de control del formulario. 2. Fecha: Día, mes y año cuando se aplicó el cuestionario. 3. Objetivo: Finalidad de la entrevista realizada. 4. Metodología: Si se realizó la entrevista personal o la visita domiciliara. 5. Antecedentes: Referencias de la persona a quien se le aplica el cuestionario. 6. Datos Generales: Nombre de la prestataria, cédula, edad, fecha de nacimiento, teléfonos, lugar de nacimiento, dirección de la comunidad, corregimiento, distrito, provincia entre otros. 7. Composición Familiar: Nombre, edad, parentesco, escolaridad y ocupación de los que viven con el entrevistado. 8. Dinámica Familiar: Actividades que realizan los miembros de la familia entrevistada. Condición de la vivienda: De que material está construida la mayor parte de la vivienda, estatus de la vivienda en la que está la familia, tiene terreno a su nombre, cuantos cuartos tiene la vivienda, de donde obtienen principalmente el agua para beber, que tipo de servicio o letrina cuenta el hogar, que tipo de alumbrado tiene este hogar. 9.

39 10. Condición de Salud: Si padece de alguna enfermedad, cuándo fue la última vez que fue al médico, qué tipo de atención recibió, qué tipo de examen. 11. Condición Económica: Cuántas personas trabajan en su casa, quién trabaja y en qué, cuánto es el ingreso en el hogar, describir si existe algún ingreso adicional, cuánto gasta mensualmente. 12. Diagnóstico Social: Resultado de la entrevista realizada. 13. Consideraciones del Trabajador Social: Observaciones y recomendaciones del Trabajador Social. 14. Trabajador Social: Nombre, firma y sello del responsable del formulario. D. DISTRIBUCIÓN: 1. Original: Dirección Administrativa del Ministerio de la Presidencia. 2. Copia: Departamento de Asistencia Social. 39

40 40 Formulario Núm.2 REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS UNIDAD ADMINISTRATIVA Requisición Núm.: Panamá, de de 20 RENGLÓN CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN (CLASE DE ARTÍCULO, TAMAÑO) PESO, CALIBRE, ETC. PRECIOS ESTIMADOS Unidad Total Subtotal ITBMS Total OBSERVACIONES: SOLICITADO POR: UNIDAD ADMINISTRATIVA APROBADO POR: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Núm. de Solicitud de Bienes: Fondo: Núm. de Partida

41 41 Formulario Núm.2 REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIO A. OBJETIVO: Detallar los bienes y servicios que no hay en el depósito. B. ORIGEN: Departamento de Bienes y Donaciones. C. CONTENIDO: 1. Requisición Núm.: Número secuencial de la requisición. 2. Unidad Administrativa: Anotar la Unidad Administrativa que solicita los bienes o suministros. 3. Fecha: Día, Mes y Año cuando se prepara la requisición. 4. Núm. de Solicitud de Bienes y Servicios: Anotar el número preimpreso de la Solicitud de Bienes. 5. Fondo: Describir el nombre del fondo. 6. Renglón: Numeración de los renglones utilizados por cada producto. 7. Cantidad: Número de bienes o suministros. 8. Unidad: Unidad de medida utilizada. 9. Descripción: Nombre y especificación del bien o suministro. 10. Precios Estimados Unitario: Total: Indicar los precios por artículo o suministro. Resultado de la multiplicación del precio unitario por la cantidad de

42 los artículos. 11. Subtotal: Sumatoria de todos los montos de los artículos. 12. ITBMS: Monto correspondiente al % de ITBMS, aplicado al subtotal. 13. Total: Sumatoria del Subtotal y el ITBMS correspondiente. 14. Observaciones: Describir cualquiera situación que requiera de una aclaración adicional. 42

43 43 Formulario Núm.3 REPÚBLICA DE PANAMÁ DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA DIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SOCIAL ACTA DE ENTREGA DE DONACIÓN Núm.: Yo, con cédula de identidad personal Núm., certifico mediante la presente nota, que hoy de de 20 he recibido en perfectas condiciones el bien siguiente, adquirido a través de la Orden de Compra Núm. y Factura Comercial Núm.. Detalle del bien recibido: Valor de la Orden de Compra: Firma del Beneficiario Responsable de la entrega:,, Nombre Núm. de cédula Firma Auditoría Interna / Fiscalización,, Nombre Núm. de cédula Firma Proveedor,, Nombre Núm. de cédula Firma

44 44 Formulario Núm.3 ACTA DE ENTREGA DE DONACIÓN A. OBJETIVO: Asegurar que los bienes y servicios donados, cuentan con el recibido conforme del beneficiado. B. ORIGEN: Dirección de Proyección Social. C. CONTENIDO: 1. Núm.: Número secuencial del formulario. 2. Yo: Nombre del beneficiado con el bien o servicio. 3. Núm. de Cédula: Número de control de la cédula de identidad personal. 4. Que hoy de de 20 : Día, mes y año cuando el beneficiado recibe el bien o servicio. 5. Orden de Compra Núm.: Número de la Orden de Compra. 6. Factura Comercial Núm.: Registrar el número de la Factura Comercial del proveedor. 7. Detalle del bien Recibido: Descripción del o los bienes que fueron recibidos. 8. Valor de la Orden de Compra: Valor total por el cual se generó la Orden de Compra. Firma del Beneficiado: Firma según cédula del beneficiario del bien o servicio Responsable de la Entrega: Nombre, número de cédula y firma. 11. Auditoría Interna: Nombre, número de cédula y firma. 12. Proveedor: Nombre, número de cédula y firma. D. 1. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad.

45 2. Copia 1ra. Dirección de Proyección Social. 3. Copia 2da. Beneficiario. 4. Copia 3ra. Gobernación (De ser necesario). 45

46 INFORME 46

47 47 Informe Núm.1 Secretaría de Coordinación de Asuntos Comunitarios Dirección de Proyección Social Fondo de Ayuda Social INFORME DE GASTOS FECHA: / / / / Exp. Núm. Beneficiario Nota Solicitud Evaluación de Bienes Acta de Orden de Socio o Requisición Cotizaciones Entrega de Compra económica Servicios Donaciones Médicos Cheque Núm. Monto TOTAL Director(a) de Proyección Social: Nombre (en imprenta) Cédula Firma Monto (B/.) cumulado

48 GLOSARIO Y ACRÓNIMOS 48

49 GLOSARIO 1. Cuenta Pagadora: Cuenta bancaria oficial contra la cual se generan los pagos emitidos por el SICUT. Solamente estará permitida la emisión de pago contra la CUT y las cuentas especiales 49

50 ACRÓNIMOS 1. CGR: Contraloría General de la República. 2. DAS: Dirección de Asistencia Social. 3. DPD: Despacho de la Primera Dama. 4. DPS: Dirección de Proyección Social. 5. ISTMO: Integración y Soluciones Tecnológicas del Modelo de Gestión Operativa. 50

51 AVISOS AVISO AL PÚBLICO. Para dar el debido cumplimiento al Artículo 777 del Código de Comercio de Panamá, se informa al público en general, que el negocio denominado CANTINA LA COQUEÑITA, amparado bajo el aviso de operaciones , propiedad de DIMAS QUIJADA, con cédula , ubicado en calle principal hacia la playa, urbanización El Coco, corregimiento Barrios Unidos, distrito de aguadulce, provincia de Coclé, ha sido traspasado a RAÚL LÓPEZ LÓPEZ, varón, panameño, mayor de edad, con cédula L Tercera publicación. AVISO AL PÚBLICO. Atendiendo a lo dispuesto en el Artículo No. 777 del Código de Comercio, hago saber al público en general que yo: LUISA SENOVIA MENDOZA GUERRERO, mujer, panameña, mayor de edad, comerciante, con cédula de identidad personal No , he traspasado el negocio denominado MINI SÚPER LARISSA, con registro comercial No , de fecha diciembre de 2007, al señor JOSÉ MIGUEL LOO LIU, con cédula de identidad personal No El negocio está ubicado en calle El Mercado, corregimiento de Potuga, distrito de Parita, provincia de Herrera. L Primera publicación. AVISO AL PÚBLICO. Atendiendo a lo dispuesto en el Artículo No. 777 del Código de Comercio, hago saber al público en general que yo: GILBERTO IVÁN SÁNCHEZ ULLOA, varón, panameño, mayor de edad, comerciante, con cédula de identidad personal No , he traspasado el negocio denominado JARDÍN TIP TOP, con registro comercial No , de fecha septiembre de 1974, al señor CRISTIAN ANEL SÁNCHEZ PEÑA, con cédula de identidad personal No El negocio está ubicado en Los Hatillos, corregimiento de El Barrero, distrito de Pesé, provincia de Herrera. L Primera publicación. AVISO AL PÚBLICO. Atendiendo a lo dispuesto en el Artículo No. 777 del Código de Comercio, hago saber al público en general que yo: ISABEL YU QIU, mujer, panameña, mayor de edad, comerciante, con cédula de identidad personal No , he traspasado el negocio denominado MINI SÚPER SANTA ROSA, con registro comercial No , de fecha junio de 2013, al señor DIEGO UBALDO OSORIO F., con cédula de identidad personal No El negocio está ubicado en Carretera Nacional, frente al Manguito, corregimiento de La Arena, distrito de Chitré, provincia de Herrera. L Primera publicación. 51