COLOMBIANA DE SALUD S.A. MANUAL DE CALIDAD INSTRUCTIVO PARA EL BUEN USO DE EQUIPOS DE COMPUTO INSTRUCTIVO PARA EL BUEN USO DE EQUIPOS DE COMPUTO

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Alba Lagos Ferreyra
hace 5 años
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1 Página 1 de 5 CDS-ISI USO DE EQUIPOS DE COMPUTO OCTUBRE 2012

2 Página 2 de 5 CDS-ISI INTRODUCCION Cada vez son más los funcionarios, a través de sus órganos administrativos, los que se encuentran en condiciones de acceder a las herramientas informáticas que brinda la entidad con el fin de acercar las fuentes de información al puesto de trabajo potenciando las posibilidades de conocimiento, en el caso de Colombiana de Salud, esta comunicación puede aplicarse a través del correo electrónico y los servicios de sitios web, así como en los diferentes dispositivos de software instalados. Su uso es exclusivo para los funcionarios de la entidad y no puede ser utilizada por personas ajenas que no estén consideradas como tal al adquirir este tipo de tecnología de hardware y software, requiere programar el adiestramiento de los funcionarios en el manejo y aprovechamiento de esta tecnología como el paso inicial del la agilización en la gestión de la misión de la entidad. La finalidad de este reglamento es dar las directrices en donde el equipo de computo y software deberá utilizarse como herramienta de apoyo para las labores del desarrollo diario de trabajo, ya sea en las oficinas destinadas como recinto de este equipo, como a través de servicios de comunicación remota. 2. OBJETIVOS 1. Implementar una gestión de manejo de los equipos de cómputo y software donde los funcionarios se concienticen de la importancia de esta herramienta de trabajo como soporte de agilización en el desarrollo de su trabajo, así como los cuidados respectivos en la seguridad de la información. 2. Establecer las disposiciones que garanticen el adecuado mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo y software del Municipio. 3. Dar pautas para la mejor utilización de los equipos de cómputo. 3. AMBITO DE APLICACIÓN El presente instructivo es de aplicación y bajo responsabilidad de todas las dependencias del Colombiana de Salud S.A. que hagan uso de una parte o todo el equipo de cómputo.

3 4. USO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Página 3 de 5 CDS-ISI Entiéndase como Equipo de Computo todos los computadores personales, scanners, copiadoras, proyectores e impresoras. Para el uso se considerará: 1. Los equipos de cómputo deben ser utilizados en labores inherentes a las funciones encomendadas. 2. El cuidado y limpieza de los equipos de cómputo son responsabilidad exclusiva del custodio del bien. 3. Los equipos deberán permanecer encendidos solamente en horas laborables, para evitar el consumo innecesario de energía. 4. Los usuarios que detecten daños o anomalías en el equipo de cómputo deberán reportarlos de forma inmediata al Departamento de Sistemas. 5. El funcionario será responsable de dar debido manejo a su contraseña de inicio de sesión, con el fin de evitar accesos no autorizados a su equipo. Todo lo que devenga del mal uso del equipo será de responsabilidad del custodio. 6. Las unidades para la recarga de impresión (tóner) serán entregadas al usuario que las solicite previa presentación de la unidad recién acabada. 7. Los funcionarios se comprometerán a optimizar el uso de los recursos de impresión. 5. CUIDADOS BASICOS Apagar y encender el equipo de forma correcta. Apagar impresora y/o computador cuando no se utilice por tiempos prolongados. Es necesario apagar el monitor cuando no se esté utilizando, para evitar sobrecalentamiento. No golpear ni dejar caer los diferentes componentes del PC Conectar o desconectar con cuidado los cables del equipo, únicamente cuando se encuentre apagado. Evitar que se doblen o rompan los pines.

4 Página 4 de 5 CDS-ISI Mantener la parte posterior de la CPU con una separación mínima de 10 cm., para asegurar una ventilación adecuada. Evitar poner libros u objetos sobre la CPU que no permitan disipar el calor. No escribir ni rayar los componentes del computador. Mantener fuera del teclado grapas y clips, además utilizar el teclado con una fuerza moderada. Utilizar el mouse en una superficie limpia y seca. No ingerir ni tener alimentos líquidos o sólidos cerca del equipo de cómputo. No conectar el equipo de cómputo junto con cafeteras, refrigeradores, ventiladores, etc. Vigile el acceso físico de su equipo. Si usuarios no autorizados tienen acceso a su Equipo, tiene a disposición toda la información almacenada en él, el acceso a otros computadores o instalar programas no autorizados por el usuario legítimo, o hacer uso indebido de los recursos dispuestos por la institución. Utilice claves con una longitud mínima de 8 caracteres y si tiene claves en diferentes sistemas no utilice la misma clave en todos ellos. Cambie periódicamente las claves de acceso y no reutilice claves antiguas. No instale programas sin autorización del administrador. Recuerde que los documentos guardados en la carpeta Compartida, son documentos públicos en la red. El uso adecuado del correo: No re-envié cadenas de correos. Si necesita enviar un mensaje masivamente utilice este método (CCO Con copia oculta). No envié ni abra archivos con extensión (.exe,.dat), ni documentos adjuntos dudosos, ni vaya al link que menciona el mensaje a menos que sepa que viene de alguien de confianza. RECUERDE: Los equipos de cómputo que dispone Colombiana de Salud S.A., son para el cumplimiento de sus funciones institucionales

5 9. PROHIBICIONES ESTABLECIDAS Página 5 de 5 CDS-ISI Las prohibiciones que a continuación se detallan, describen las conductas indebidas: 1. Alterar los sistemas y configuración del equipo informático sin autorización del Coordinador de Sistemas. 2. Intervenir o modificar la estructura de red eléctrica sin previa autorización 3. Extraer archivos o información consignada como propiedad física o intelectual del Colombiana de Salud S.A., sin el previo conocimiento de los responsables de cada área usuaria, lo cual será comunicado al Jefe de Dependencia, para su conocimiento y fines pertinentes. 4. La extracción de los ambientes de almacenamiento de las áreas asignadas para la seguridad de la información, de documentación, sin la previa autorización y en el caso del uso de esta para fines diferentes a los establecidos, y/o de cualquier índole personal, se tomaran las medidas legales correspondientes. 5. La modificación de ubicación y de acceso de uso o de configuración de IP, diferentes funcionarios sin la previa información. 6. Acceder a la información, cuentas, archivos o correo electrónico de otros funcionarios sin su autorización previa, preciando que esto constituye una violación tanto a la propiedad intelectual y física, en los casos de la información procesada por el funcionario, así como en el caso de documentos de índole personal. 7. Instalar, copiar, distribuir o usar programas en violación a las leyes y/o reglamentos internos de Colombiana de Salud S.A. 8. Usar el equipo de cómputo para fines particulares, excepto en la situación en las cuales el establecer alguna coordinación de tipo personal (revisión de , revisión de agendas personales), lo cual tenga un nivel de vinculación con las acciones laborales correspondientes a sus funciones. 9. Abrir los equipos de cómputo sin autorización, así como cambiar las piezas sin informe técnico correspondiente emitido, precisando que todo procedimiento de actualización y de cambio de repuestos está supeditado al previo informe, asumiendo responsabilidad funcional el funcionario que tramite directamente la adquisición de piezas de recambio. 10. Instalar Software innecesario, en este caso aquellos programas que no son de utilidad para el uso laboral del área usuaria.

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