Auditoría Interna INFO-AI INFORME DE LABORES PERÍODO 2014 Auditoría Interna- INCOPESCA PRESENTACIÓN

Transcripción

1 INFORME DE LABORES PERÍODO 2014 Auditoría - INCOPESCA PRESENTACIÓN En cumplimiento con el artículo 29 del Reglamento de Organización y funciones de la Auditoría del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura, la Ley General de Control Interno, en su artículo 22, inciso g), Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría en el Sector Público en su norma 2.1.6; nos permitimos presentar el informe anual de labores para el período comprendido entre el 01 de Enero al 31 de Diciembre del año Dentro del período 2014 esta auditoría cumplió al máximo con las funciones programadas en el Plan Anual de Trabajo. En lo que se refiere los estudios programados para el período 2014, se debe indicar que durante este período según el plan de trabajo no se programó estudios de auditoría con excepción de los estudios que por ley debe llevar a cabo esta auditoría, como lo son el seguimiento de recomendaciones y la autoevaluación de la calidad de la auditoría interna, los cuales fueron elaborados y presentados al seno de la Junta según la programación. Para el período 2014, la auditoría dentro del plan de trabajo había planeado el mejoramiento de la calidad de los servicios de la auditoría, que llevaron a la elaboración del plan estratégico para los próximos cinco años, además se trabajó en una serie de herramientas para la auditoría como la actualización de procedimientos de auditoría para los distintos estudios, la emisión de algunas políticas para los informes de auditoría, los papeles de trabajo, para el archivo entre otros. Además se procedió con la actualización del reglamento de funciones de la auditoría interna, y el reglamento para el recibo de denuncias ante la auditoría, cumpliendo así con lo planeado. Sin embargo y producto de denuncias fue necesario atender y elaborar algunos estudios de auditoría los cuales fueron programados y atendidos según nuestras posibilidades y de los recursos disponibles, por lo que se realizaron algunos ajustes

2 al plan para dar pie a la atención de estos estudios de los cual la Junta fue informada en su momento. Los estudios que se realizaron en este período fueron los siguientes: Estudio Especial sobre renovaciones de licencias. Informe de relaciones de Hechos sobre arqueo de caja chica Terminal Pesquera Informe de relaciones de hechos sobre indemnizaciones del Instituto Nacional de seguros contra Edwin Fallas Quirós Director Administrativo. Informe de relaciones de Hechos sobre indemnizaciones del Instituto Nacional de Seguros contra Luis Dobles Ramírez. Informe sobre relaciones de Hechos sobre Asociación de Pescadores de Limón. Es importante mencionar que del resultado de estos informes se le comunico oportunamente a ese órgano colegiado, así como se incluyó dentro del sistema de seguimiento que actualmente cuenta la Contraloría General de la República para darle seguimiento a los planes de trabajo de las auditoría internas del sector público. Además de lo anterior como parte de nuestro plan de trabajo para el período 2014, se procedió a realizar una serie de advertencias a la administración activa además de algunas asesorías a ese órgano de asuntos que pudo conocer esta auditoría a efectos que se tomaran las acciones correspondientes. Para una mejor comprensión se detallan los documentos que se generaron productos de los estudios según el plan de trabajo y aquellos que no se encontraban dentro del plan, así como algunas de las advertencias que se emitieron por parte de esta auditoría, según el siguiente cuadro: ESTUDIOS SEGÚN EL PLAN DE TRABAJO Número de oficio Fecha Descripción Origen INFO-AI Plan de /12/2014 Seguimiento de Recomendaciones Trabajo INFO-AI /12/2014 Autoevaluación de calidad AI 2013 Plan de Trabajo

3 OTROS ESTUDIOS ESPECIALES NO INCLUIDOS EN EL PLAN DE TRABAJO Numero Fecha Descripción Origen INFO-AI Atención /06/2014 Estudio especial renovación de licencias Denuncia RH Relación de hechos arqueo de caja recaudadora terminal pesquera (Gerardo 09/01/2014 Golfín) Arqueo de Caja RH Relación de Hechos indemnizaciones del INS 25/03/2014 contra Edwin Fallas Quirós Atención Denuncia RH /03/2014 RH /11/2014 Relación de Hechos indemnizaciones del INS contra Luis Dobles Ramirez Relación de Hechos Asociación de pescadores independientes de Limón Atención Denuncia Visita a Regional de limón ADVERTENCIAS Y ASESORÍAS Ai /01/2014 Sobre cobro de tarifas Advertencia AI Arqueo de caja recaudadora Terminal 14/01/2014 Pesquera Advertencia AI /02/2014 Arqueo de Caja Chica San José Advertencia AI /03/2014 Dineros pagados a Waldier Matarrita Advertencia AI /04/2014 Licencias de pesca vencidas Advertencia AI /05/2014 Traslado de Heiner Méndez a San José Advertencia AI /05/2014 Seguimiento caso Heiner Méndez Advertencia AI /06/2014 Cumplimiento del Stap Advertencia AI /06/2014 Sobre Nombramientos de plazas y traslados Advertencia AI /06/2014 Pago de multas de servicios municipales Advertencia AI /06/2014 Conciliación de Activos Advertencia AI Convenio traslado de funcionario Mauricio 31/07/2014 Méndez Advertencia AI Cumplimiento Directriz 09 Presidencia de la 16/09/2014 República Advertencia AI /10/2014 Vacaciones acumuladas de Funcionarios Advertencia AI /11/2014 Uso Vehículos Institucionales Caso Hubert Advertencia ASESORIAS Ai /07/2014 Reglamento de uniformes Asesoría

4 AI /08/2014 Convenio Mar Viva Asesoría AI /08/2014 Comisión Control Interno Asesoría AI /08/2014 Convenio Mar viva Asesoría AI /10/2014 Controles de Convenios Asesoría AI Criterio de Procuraduría sobre vencimiento de 16/10/2014 licencias Asesoría AI /11/2014 Destrucción de Activos Asesoría SEGUIMIENTOS Disposición 4.7 de la CGR DFOE-EC-IF-14- AI /01/ Seguimiento AI /03/2014 Recomendaciones SISPA Seguimiento AI /05/2014 Recomendaciones INFO-AI Seguimiento AI /06/2014 Recomendaciones INFO-AI Seguimiento AI /07/2014 Órgano Director SISPA Seguimiento AI /07/2014 Recomendaciones INFO-AI Seguimiento AI /08/2014 Recomendaciones INFO-AI Seguimiento AI /08/2014 Recomendaciones INFO-AI Seguimiento AI /10/2014 Controles Internos SISPA Seguimiento AI Áreas marina pesca responsable Seguimiento Por otra parte como parte del trabajo realizado en el período 2014, también se emitieron otros oficios de auditoría productos del trabajo de la auditoría entre los que se pueden citar un análisis sobre el proceso llevado a cabo para la conformación de la comisión consultiva del cual se generaron una serie de recomendaciones. También en el período 2014, se realizó gira a Guanacaste a las oficinas de La Cruz, Nicoya y la Dirección ubicada en Playas del Coco, realizando arqueos de caja recaudadora, caja chica y la revisión de algunos expedientes de combustible y renovaciones de licencias, generando algunas recomendaciones, que fueron atendidas por la Presidencia en su momento. Una de las cosas que nos llamó la atención en la visita realizada a Guanacaste es la falta de presencia por parte de la administración activa, a pesar que en años anteriores nos hemos referido a este punto.

5 Otro de las tareas efectuadas por parte de la auditoría durante el período 2014, fue la verificación que se realizó sobre el índice de gestión institucional a solicitud de la Contraloría General de la República el cual no se encontraba dentro de dicho plan. En lo que se refiere al cumplimiento del plan de trabajo y las tareas asignadas podemos indicar que el mismo se cumplió en un 85.47%, quedando pendiente el tema de la difusión de la labor de la auditoría interna. Sin embargo y como se pudo observar en el cuadro presentado anterior se atendió otros asuntos que no estaban contemplados en plan de trabajo anual de la auditoría, pero que por su importancia se tenía que atender, por lo que considerando esta situación se puede indicar que el cumplimiento del plan es razonable, ya que el tiempo que se tenía asignado para lo que quedó pendiente de ejecutar en el plan fue asignado a otros trabajos. Con respecto al cierre de libros y la programación dentro del plan se puede señalar que se cumplió a satisfacción ya que durante el período 2014, se procedió a la apertura de dos libros de actas de junta directiva y dos cierres de estos, además se procedió con la apertura de un libro para la proveeduría general. Un aspecto que debemos citar es que durante el período 2014, la auditoría interna fue objeto de un estudio especial por parte de la Contraloría General de la República la cual generó una serie de disposiciones, que si bien algunas de estas ya se habían considerado dentro del plan de acción de mejora que se había propuesto dentro del plan de trabajo de la auditoría para el período 2014, se tuvo que trabajar para atender dichas disposiciones en las que rescatamos la elaboración de un estudio sobre necesidades de recursos de la auditoría, la actualización del Reglamento de organización y funciones de la auditoría la actualización de procedimientos de la auditoría y la emisión de una serie de políticas internas de la auditoría entre otros. Cabe mencionar que durante el período 2014 se logró cumplir con todas las disposiciones emitidas por el ente contralor para la auditoría interna. No obstante en este momento estamos coordinando con la Contraloría General de la República la aprobación del Reglamento de organización y funciones de la auditoría interna, para con esto cerrar completamente la atención de las disposiciones, es importante señalar que a partir de agosto 2014 se pusieron en práctica en la auditoría los nuevos procedimientos y políticas. También debemos indicar que en el período 2014, por convocatoria de la Junta Directiva, se asistió a las sesiones de Junta Directiva, realizadas en Puntarenas a

6 efectos de asesorar de acuerdo a las competencias de esta auditoría y a la solicitud de esa Junta. Así mismo debemos de referirnos a las labores propias de administración de la oficina de la auditoría interna, tales como el control presupuestario, y la actualización permanente del archivo y los papales de trabajo entre otros. En resumen, consideramos que el plan de trabajo propuesto para el período 2014, por la auditoría interna se atendió satisfactoriamente. Debemos de insistir en nuestra preocupación y tal como quedó demostrado en el estudio que se presentó sobre las necesidades de recursos de la auditoría, en los riesgos de no atender áreas sensibles por la falta de personal y otros recursos en la auditoría. En cuanto a los resultados obtenidos en el seguimiento de recomendaciones existió una leve mejoría sin embargo se sigue presentando gran cantidad de recomendaciones sin atender especialmente relacionadas con la falta de manuales y normativa sobre el manejo de la licencias de pesca y políticas para el mejor manejo de los recursos marinos. Uno de los aspectos que nos preocupa del resultado del seguimiento de las recomendaciones es que algunas de las recomendaciones que no han sido atendidas, corresponde atenderlas a esa Junta Directiva, relacionadas con la emisión de políticas. Otro de los aspectos que se puede señalar es la falta de compromiso por parte de la administración para establecer el SEVRI, ya que no se ha podido evaluar por parte de esta auditoría por la carencia de este en la administración. Los estudios practicados por la Auditoría se desarrollaron cumpliendo con las normas de Auditoría emitidas por la Contraloría General de la República en el manual de normas técnicas de Auditoría y de control interno, además del manual de procedimientos de la Auditoría. Debemos señalar que en cuanto al programa de capacitación propuesto para el período no fue posible cumplir a cabalidad con este en razón que no se autorizó por parte de ese órgano colegiado la participación del personal de la auditoría interna en el Congreso Latinoamericano de auditoría el cual estaba programado para asistir

7 en el mes de octubre, por otra parte en el mes de noviembre se programó asistir a una capacitación la cual fue cancelada por el organizador. Por último debemos indicar en relación con los recursos asignados en el presupuesto de esta auditoría para el período 2014, sin considerar la partida de remuneraciones, ya que dicha partida es manejada por la unidad de recursos humanos, la auditoría interna ejecutó un 72.55% aproximadamente, lo que hemos considerado razonable ya que sin bien la meta era alcanzar el 80% según la directriz emitida por la Junta Directiva, debemos señalar que este no se logra básicamente por dos partidas, una que fue ejecutada parcialmente y otra que no fue ejecutada por factores fuera del alcance de esta auditoría que se procede a explicar. En la partida de capacitación se ejecutó el 64.80% del total del monto presupuestado, quedando pendiente de ejecución el 35.20%, esto debido a que dentro del plan tal y como se comentó anteriormente se había programado y presupuestado la participación al Congreso Latinoamericano de Auditoría del personal, sin embargo no fue autorizado su ejecución por parte de esa Junta Directiva lo que influyó en que dicha partida no se ejecutara en su totalidad. Por otra parte se reforzó la partida de información que corresponde al gasto de publicaciones ya que se tenía presupuestado realizar el gasto de la publicación del Reglamento de organización y funciones de la Auditoría interna, sin embargo no fue posible en razón que a la fecha no hemos recibido el visto bueno por parte de la Contraloría General de la República para su publicación, por lo que dicha partida quedó sin ejecutar en su totalidad representando esta un 5.43% del presupuesto total asignado a la Auditoría. Cuando se realiza el análisis de la ejecución presupuestaria considerando la eventual ejecución de los montos de las partidas anteriormente citadas la ejecución presupuestaria hubiera alcanzado el 92.46% aproximadamente, sin embargo como se señaló anteriormente la no ejecución de dichas partidas no fue un asunto de falta de ejecución por parte de esta auditoría. Por lo que de acuerdo a nuestra expectativa el porcentaje ejecutado de 72.55% lo podemos considerar razonable considerando las explicaciones anteriores. A efectos de contar con el compendio de informes de auditoría y algunos oficios de asesorías y advertencias, correspondientes al período 2014, el mismo se remite en

8 vía, electrónica a efectos de cumplir con la directriz relacionada con el consumo de papel y conservación del medio ambiente, y la disminución de costos. Atentamente, Lic. Rafael Abarca Gómez MBA. Auditor Interno RAG/lcs Cc: Archivo