ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL

Transcripción

1 ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL ESTADO AMAZONAS GOBERNACIÓN Verificar de las acciones correctivas emprendidas por la Gobernación del estado Amazonas con motivo de las observaciones y recomendaciones formuladas en el informe definitivo, correspondiente a la actuación fiscal N de fecha La evaluación abarcó el período comprendido al año 2000 y 1er. semestre de La Gobernación no dispone de manuales de normas y procedimientos que regulen las actividades de las áreas de Organización, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Obras Públicas, Adquisición de Bienes y Servicios y Recursos Humanos. Persiste la falta de equipos de informática que permitan llevar los controles sobre la ejecución presupuestaria y las operaciones financieras efectuadas por tesorería. Se están adelantando las acciones pertinentes para actualizar la normativa legal. No se ha elaborado el Plan Operativo Anual y el Reglamento sobre las competencias, organización y funcionamiento del despacho del Gobernador, incumpliendo la Ley de Administración del Estado Amazonas. El sistema de remuneración no ha sido establecido. Recomendaciones Proceder a la elaboración, aprobación e implementación de los manuales de normas y procedimientos en las diferentes áreas administrativas de la Gobernación. Agilizar las diligencias necesarias para que el sistema de modernización y automatización de los procesos administrativos de la Gobernación puedan ser más eficaces. Dar estricto cumplimiento a la Ley de Administración del estado Amazonas, para la elaboración del plan operativo anual. 1

2 CONSEJO LEGISLATIVO Evaluar las acciones correctivas emprendidas por el Consejo Legislativo del estado Amazonas, con motivo de las observaciones y recomendaciones formuladas en el informe definitivo, correspondiente a la actuación fiscal N de fecha La evaluación abarcó el período comprendido al año 2000 y 1er. semestre de El Consejo Legislativo del estado Amazonas no cumple a cabalidad con las normas establecidas en el manual de normas y procedimiento, tal como es el caso de los puntos de cuenta que deben ser elaborados y presentados a la presidencia de la institución. Lo relativo al manejo de la caja chica, se adaptó a las previsiones contempladas en el manual de normas y procedimientos a fin de que el fondo sea rendido con las facturas originales o soportes respectivos. Al respecto, cabe señalar que mediante la verificación de una muestra de órdenes de pago y cheques destinados a la reposición de dicha caja, se verificó que presentan las respectivas facturas o soportes originales, lo cual indica que se está cumpliendo con el procedimiento señalado, llevando un registro auxiliar para controlar la salida de dinero semanal o mensualmente sin agotar por completo el fondo de reserva, quedando subsanada la observación. Se constató que el Consejo Legislativo dio cumplimiento a lo previsto en el Anexo N 4 de la Publicación N 20, con respecto a la identificación de los bienes, quedando así subsanada la observación. Los pagos por gastos de personal se adecuaron a la normativa vigente. Al respecto se pudo verificar que se está llevando a cabo dicho instrumento mediante nómina en la cuál aparecen desglosados los montos a percibir por cada funcionario. Quedando así subsanada la observación. Los compromisos son adquiridos por las personas legalmente autorizadas. Cabe señalar que se está dando estricto cumplimiento a la normativa vigente en cuanto a que el Consejo Legislativo del estado Amazonas implantó varios formatos para la realización de las actividades en las cuales se verifican las personas autorizadas para adquirir los compromisos. Además existe un oficio en la cual el presidente comunica que no se dará curso a pago alguno por el suministro de materiales, servicios o bienes, que no hayan sido 2

3 solicitados por los funcionarios autorizados a través de órdenes de compras, o de servicios, o memorándum. Quedando así subsanada la observación. En cuanto al procedimiento para ejercer controles sobre los recursos para efectuar donaciones, cabe señalar que no se ha preparado ningún documento legal que rija el proceso de otorgamiento de donaciones, no obstante dichas solicitudes las tramitan el presidente y los legisladores. Con relación al procedimiento para la cancelación de viáticos, se señala que no se ha establecido la acción correctiva al respecto. Es de hacer notar que a través de la Dirección de Recursos Humanos, se canalizan los viáticos por referencias ó informes médicos a los empleados y obreros de la institución y mediante administración a los legisladores previa solicitud y autorización de la Presidencia. Recomendaciones Dar cumplimiento a lo establecido en el manual de normas y procedimientos, en lo relativo a la elaboración y presentación de los puntos de cuenta que se deben presentar al presidente del órgano legislativo estadal. Elaborar una normativa que regule el otorgamiento de donaciones y ayudas Elaborar un Reglamento Interno que regule el otorgamiento de viáticos CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Evaluar las acciones correctivas emprendidas por la Contraloría General del estado Amazonas, con motivo de las observaciones y recomendaciones formuladas en el informe definitivo, correspondiente a la actuación fiscal N de fecha La evaluación abarcó el período comprendido al año 2000 y primer semestre de 2001 La Contraloría General del estado Amazonas está dando cumplimiento a la recomendación formulada en el informe definitivo, con relación a iniciar las medidas correspondientes para disminuir el monto de los gastos de personal, para lo cual se han dictado una serie de resoluciones, en las cuales se han tomado las medidas necesarias para subsanar la deficiencia detectada. 3

4 La Contraloría General del estado Amazonas adaptó su estructura organizativa, a lo establecido en el reglamento interno de ese órgano de control externo estadal, con lo cual queda subsanada la observación. Se procedió a aprobar el manual de normas y procedimientos y se diseñó el manual para la formulación de reparos. Cabe destacar que ese organismo contralor ha diseñado durante el año 2001 la cantidad 10 manuales de normas y procedimientos para las distintas direcciones, lo cual evidencia que las autoridades han emprendido las acciones correctivas necesarias para el mejoramiento de la institución. Quedando subsanada la observación. El organismo contralor estadal posee misión y visión y las mismas están contenidas en el Plan Estratégico y Operativo para el año 2001, según se evidencia en las Resoluciones N de fecha y N de fecha , respectivamente. Se verificó mediante una muestra aleatoria de funcionarios de la institución, que la mayoría conoce la misión y visión de la Organización. Quedando subsanada la observación. Se diseñó un plan de capacitación y adiestramiento, aprobándose dicho plan mediante Resolución N de fecha Quedando subsanada dicha observación. El organismo está cumpliendo con la función establecida en la Ley Orgánica de la Contraloría General del estado Amazonas, siendo este el rector de los sistemas de control internos y externos, quedando subsanada la observación. Queda por subsanar la deficiencia siguiente: Los funcionarios responsables del manejo y custodia de fondos del estado, así como de los fondos girados al órgano contralor, no han prestado la correspondiente caución. Cabe destacar que la Contraloría General del estado emitió el Oficio N de fecha , mediante el cual se informa al Gobernador, sobre la obligatoriedad de presentar dicha caución ante Organismo Contralor. Asimismo, dirigió el Oficio N de fecha a la Dirección de Declaraciones Juradas de Patrimonio de la Contraloría General de la República, solicitando información sobre los procedimientos y controles para exigir la obligatoriedad a los funcionarios responsables de la administración, manejo y custodia de dichos bienes. Recomendación Procurar que los funcionarios de la Gobernación, así como los del órgano de control, encargados del manejo y custodia de bienes del estado, presenten la correspondiente caución, según lo establecido en la Ley de Hacienda. 4

5 MUNICIPIO ATURES ACCIONES FISCALES Se impuso sanción de multa al ciudadano Abel Sanz Pérez, C.I. N , por Bs. 2,20 millones, por incumplimiento de lo establecido en el artículo 118 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República en el año Adicionalmente, se declaró la responsabilidad administrativa de los ciudadanos Hugo Alencar Tovar, Abel Sanza, José Enrique Flores, Ortelio Segovia, Maruja Espinoza Fuentes, Mario Roberto Flores y Jairo Caribán, por haber incurrido durante el año 1996 en los hechos generadores de responsabilidad administrativa, previstos en los artículos 37 y 38 de la Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público. 5