ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL

Transcripción

1 ESTADO BOLÍVAR GOBERNACIÓN ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL Evaluar el sistema de control interno, análisis de la ejecución financiera del presupuesto de gastos, así como al examen selectivo de las operaciones correspondientes a las partidas presupuestarias seleccionadas para su análisis, durante al año Resultados obtenidos El sistema de control interno de la Gobernación del estado Bolívar, presenta debilidades las cuales se traducen en: inexistencia de manuales de normas y procedimientos debidamente aprobados; no se establecen todos los elementos de la programación propuestas por la Oficina Central de Presupuesto; los formatos de las órdenes de compra y servicio no presentan numeración pre impresa; inexistencia de un control centralizado de la emisión de órdenes de servicio y/o publicidad; no se utilizan placas metálicas para identificar los bienes propiedad del Ejecutivo Regional. La Dirección de Contraloría Interna no está adscrita al máximo nivel jerárquico de la organización, en contra de lo previsto en el artículo 11 de las Normas de Control Interno, dictadas por la Contraloría General de la República; además, presenta deficiencias en cuanto al control que le corresponde ejercer y cumplimiento de metas por debajo de lo previsto. Incumplimiento de lo establecido en la Publicación 20 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República, emanada de este máximo Organismo Contralor, toda vez que se observó retrasos en los registros y control de las operaciones financieras y en consecuencia en la presentación de los estado financieros de la Hacienda Pública Estadal; la cuenta Fondos de Terceros y su correlativa Depósitos de Terceros presentan saldos no confiables, además de no existir una cuenta especial para el manejo de los mismos. En cuanto al Libro Auxiliar de Tesorería, el mismo está bajo el control del Departamento de Contabilidad y no de la Dirección de Finanzas y Tesorería, asimismo, esta última tiene asignada funciones que les competen al Departamento de Contabilidad, pues son eminentemente de control contable, tal es el caso de las conciliaciones bancarias. Se determinó la existencia de saldos pendientes por rendir de los fondos girados en calidad de avances de los ejercicios 1998 y 1999, por las cantidades de Bs ,75 y Bs ,42 millones respectivamente, no obstante se continúan girando fondos a los organismos y 1

2 dependencias que no han cumplido con la debida rendición de cuenta, situación esta que contraviene lo establecido en los artículos 28 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Bolívar, 4 de la Ley Orgánica de Hacienda Pública Estadal y 22 del Reglamento de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del Estado. Realización de gastos que no se corresponden con las necesidades estrictamente protocolares o necesarias para el funcionamiento del Ejecutivo, por cuanto se efectuaron pagos por Bs millones por concepto de suministro de comida a los empleados, con motivo de la celebración del día del trabajador, no estando esto contemplado en las contrataciones colectivas suscritas por el Ejecutivo Regional, pues en las mismas sólo se prevé a este fin, colaboraciones anuales por un total de Bs. 0,48 millones. Asimismo, se pagaron Bs. 48,36 millones por concepto de publicidad y gestión periodística, evidenciándose que los reportajes de prensa no corresponden a actividades institucionales. Utilización de recursos en finalidades distintas a las previstas por la cantidad de Bs. 4,52 millones, al cancelarse servicios prestados por una persona natural a través de la partida 4.03 Servicios no Personales, la cual está destinada a la cancelación de servicios prestados por personas jurídicas. No se encontró evidencia de que la Gobernación haya renovado las pólizas de fidelidad suscritas con una empresas de seguros, a efectos de garantizar los montos de las cauciones de los funcionarios del Ejecutivo. Adicionalmente, se observó que el cargo de Jefe del Departamento de Bienes no aparece reflejado en el decreto emanado del Ejecutivo que determina la obligatoriedad de los cargos y montos de las fianzas; no obstante, el mismo tiene entre sus funciones la custodia de los bienes de la Gobernación. Presentación de fianzas de fiel cumplimiento concedidas con fechas posteriores a la de suscripción de los respectivos contratos de obras. No se evidencia en los documentos principales de los contratos de obras, que la Contraloría General del Estado haya efectuado el control previo que le compete, mediante los sellos y firmas respectivos. Suscripción de 2 contratos de obras cuyos montos no exceden de Bs. 8,00 millones, en los cuales no se reflejan ni firmas ni sellos que hagan constar que la Dirección de Contraloría Interna de la Gobernación haya efectuado el control previo que le compete ejercer. Adjudicación directa de 9 contratos de obras de infraestructura vial financiados con recursos provenientes del Fides, sustentada en decretos de emergencia dictados con base en criterios 2

3 que no se corresponden con los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República. El proceso de licitación de obras financiadas con recursos distintos al situado constitucional se efectuó bajo lo establecido en la Ley de Licitaciones estadal, cuando debió aplicarse la Ley de Licitaciones nacional. En este sentido, se observó la adjudicación directa de un contrato financiado con recursos de la Ley de Asignaciones Económicas Especiales (LAEE), sin que además se evidenciara en su expediente el respectivo decreto de emergencia que lo respalde. Presunto fraccionamiento de contrato y evasión del proceso de licitación respectivo, al suscribirse 4 contratos con una misma empresa para la construcción de la obra Consolidación y mejoras de la vialidad en el Municipio Piar. Inicio de obras con fecha anterior a la de aprobación del contrato por parte de la Contraloría General del Estado. Contratación de obras con empresas sin capacidad financiera para garantizar en un momento dado, el costo de los trabajos realizados. Los expedientes de contratos no tienen insertos documentos fundamentales para el control de la ejecución físico-financiera y/o los existentes presentan fallas y deficiencias que no permite establecer la sinceridad de las operaciones. Cumplir con las Normas de Control Interno dictadas por la Contraloría General de la República, en cuanto a la elaboración, aprobación y aplicación de manuales de normas y procedimientos, adscripción de la Contraloría Interna al máximo nivel jerárquico de la organización; proceder a prenumerar los formatos de las órdenes de compra y servicio. Centralizar la emisión de órdenes de servicio y/o publicidad, con la finalidad de mantener un control adecuado sobre los gastos que se originan por la solicitud de tales servicios. Identificar adecuadamente los bienes propiedad del Ejecutivo Regional, a los fines de su preservación y salvaguarda. La Contraloría Interna debe incrementar su efectividad en cuanto al control que le corresponde ejercer y cumplimiento de metas previstas. 3

4 Cumplir con las previsiones contenidas en la Publicación N 20 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República emanadas de este máximo Organismo Contralor en cuanto a la oportunidad, idoneidad y razonabilidad de los registros contables y estados financieros de la entidad. Así como delimitar y establecer las responsabilidades de cada una de las unidades que intervienen en el proceso contable. Gestionar la rendición oportuna de los fondos girados en calidad de avances y abstenerse de girar nuevos fondos a los administradores que no hayan cumplido con la obligación de rendir los mismos. Evitar la realización de gastos que no se correspondan con las necesidades estrictamente protocolares o necesarias para el funcionamiento del Ejecutivo y la utilización de recursos en finalidades distintas a las previstas. Tramitar lo correspondiente a la presentación de caución por parte de los funcionarios responsables de manejo, custodia y administración de fondos valores y bienes del Estado. Cumplir con los procedimientos establecidos para la contratación de obras contenidos en las Leyes de Licitaciones nacional y estadal, según el origen de los recursos objeto de contratación. Así como, con las previsiones contenidas en las Condiciones Generales de Contratación para la ejecución de Obras. Programar adecuadamente la ejecución de las obras, con el objeto de que su lapso de ejecución guarde sintonía con los contratos de inspección suscritos para las mismas. Someter a la aprobación de la Contraloría General del Estado o Dirección de Contraloría Interna del Ejecutivo Regional, según sea el caso, los contratos de obras antes del inicio de los trabajos. Evitar la suscripción de contratos con empresas sin capacidad financiera para garantizar en un momento dado, el costo de los trabajos ordenados o responder por fallas técnicas presentadas en la ejecución de las mismas. Incluir en los expedientes de los contratos, los documentos fundamentales para el control de la ejecución físico-financiera de los trabajos en ellos previstos. CONSEJO LEGISLATIVO 4

5 La actuación se circunscribió al año 2000 y primer semestre del año 2001 y estuvo orientada a evaluar las acciones correctivas emprendidas por ese cuerpo legislativo, para subsanar las fallas y deficiencias señaladas en el informe definitivo N de fecha , con motivo de la actuación fiscal practicada a la extinta Asamblea Legislativa. Resultados de la actuación El manual de normas y procedimientos y de organización, no ha sido debidamente aprobado. La Dirección de Administración, sigue asumiendo los compromisos de adquisición de bienes y de servicios del órgano legislativo, sin que tenga la competencia legal para ello. El estatuto de personal no ha sido elaborado por las respectivas autoridades. Los funcionarios responsables del manejo de los fondos no presentaron la caución establecida en el artículo 128 de la Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional. El Consejo Legislativo sigue incorporando a su presupuesto anual, fondos correspondientes a remanentes de ejercicios anteriores, los cuales deben ser reintegrados al Tesoro Estadal, en atención a los principios presupuestarios de unidad del Tesoro y anualidad del presupuesto. Con base en la importancia de las observaciones precedentemente señaladas, y con el firme propósito de que las mismas sean atendidas y subsanadas en beneficio de una gestión administrativa eficiente y eficaz, que tienda a la optimización de los recursos y a la salvaguarda del patrimonio del Estado, las autoridades del ente deberán elaborar un plan de acción tendente a corregir las fallas y deficiencias aún no subsanadas. CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Determinar el costo y eficiencia del control fiscal ejercido por la Contraloría Estadal, sobre la administración de la Hacienda Pública del estado. La actuación se circunscribió al ejercicio fiscal 2000 y al primer semestre del año Resultados obtenidos La estructura organizativa y funcional de la contraloría, no se corresponde con la indicada en los artículos 12 y 16 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Bolívar. 5

6 De acuerdo con lo establecido en el artículo 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Bolívar, el presupuesto de gastos de ese órgano contralor estará entre 1,60% y 2,00% del total del presupuesto de gastos del estado, lo cual evidentemente limita la asignación de recursos financieros para el cumplimiento de las labores de control. No obstante lo señalado anteriormente, para el ejercicio fiscal 2000 el presupuesto asignado estuvo por debajo de 1,60% del presupuesto del estado. Durante el año 2000, la Contraloría Estadal practicó 14 auditorías a diversos organismos de la administración pública estadal y durante el primer semestre de 2001 se han practicado 13 auditorías. Ahora bien, al comparar el número actual de personal auditor (72) con el número de auditoría realizadas al , tenemos que el rendimiento es de 0,18 auditorías realizadas por auditor; con la particularidad de que a la fecha indicada, solo 6 de esas actuaciones habían sido concluidas. Promover la actualización de la normativa que rige el funcionamiento del órgano del control estadal a fin de adaptar la estructura organizativa a las necesidades reales de la organización. Exhortar al Ejecutivo Estadal al cumplimiento de lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría del Estado Bolívar, en cuanto al porcentaje de asignación de recursos que le corresponde a este Órgano de Control. Incrementar la eficiencia que le corresponde ejercer al órgano contralor a los fines de alcanzar las metas previstas para cada ejercicio en los planes operativos. MUNICIPIO CEDEÑO ACCIONES FISCALES Se declaró la responsabilidad administrativa del ciudadano Leonardo Rivera Portillo, titular de la cédula de identidad Nº , por haber incurrido durante los años 1996 y 1997 en el hecho generador de responsabilidad administrativa, previsto en el numeral 9 del artículo 113 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, quedando firme por no haberse interpuesto el recurso jerárquico. MUNICIPIO EL CALLAO ALCALDÍA 6

7 Examen exhaustivo de los pagos realizados al Alcalde y a los concejales durante el año 1999 y el período de febrero a septiembre de Adicionalmente, comprendió la revisión selectiva a los comprobantes de los gastos efectuados durante los años 1998, 1999 y 2000, a fin de comprobar la legalidad y sinceridad de los mismos. Resultados obtenidos Se pagó a los concejales la cantidad de Bs. 26,71 millones, correspondientes a dietas por sesiones de Cámara que no se realizaron o las que no asistieron, en contravención de los artículos 56 y 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal y del artículo 65 del Reglamento Interior y de Debates de ese Municipio, que establecen la forma y oportunidad en que deben ser canceladas dichas dietas. El Alcalde y los concejales percibieron como remuneración la cantidad de Bs. 2,00 millones y Bs. 6,43 millones, respectivamente, por encima del límite establecido en el Decreto sobre Régimen Transitorio de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios. Los concejales recibieron pagos que suman Bs. 5,76 millones, por conceptos de bonificación fin de año y retroactivo de sueldo, los cuales no están previstos en el régimen legal que regula las remuneraciones correspondientes a los legisladores municipales. Se determinó la existencia de gastos correspondientes a los años 1998 y 1999, por un total de Bs. 34,76 millones, por concepto de ayudas, viáticos, recolección de basura, transporte de agua, pintura y reparación de vehículos sin soportes documentales que los justifiquen. Se constató la celebración de 3 contratos de obra en los años 1998 y 1999, por un total de Bs. 279,90 millones, los cuales fueron otorgados con prescindencia de los procesos de selección previstos en la Ley de Licitaciones. No existen soportes documentales que demuestren que la Municipalidad recibió los servicios contratados a través de las 3 órdenes de servicio en el año 1999, por un total de Bs. 22,64 millones, pagados con cargo a recursos provenientes del Instituto de la Vivienda del Estado Bolívar. Realizar todas las diligencias necesarias para que sean reintegrados al Fisco Municipal todos los fondos que fueron pagados indebidamente al Alcalde y a los concejales. 7

8 Limitar el pago de remuneraciones al alcalde y a los concejales a lo establecido en el Decreto sobre Régimen Transitorio de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios. Realizar pagos a los concejales únicamente por los conceptos establecidos en la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Adjudicar los contratos de acuerdo con las pautas establecidas en la Ley de Licitaciones y su Reglamento. Establecer mecanismos de control adecuados a las características de la Municipalidad, que permitan garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. MUNICIPIO SIFONTES ALCALDÍA Verificación de la legalidad y sinceridad de los gastos y pagos efectuados, durante los años 1998 al 2000, relacionados con la construcción de las obras: Estadium Municipal, Escuela Municipal Domingo Sifontes en Tumeremo, Unidad Educativa Madre María de San José, El Dorado y Mercado Municipal. Adicionalmente, la actuación se orienta a verificar la aprobación por parte de la Cámara Municipal, de varios créditos adicionales, para la utilización de los aportes provenientes del Fondo Intergubernamental para la Descentralización (Fides). Resultados obtenidos La Alcaldía, contrató a una empresa, para la Construcción del Mercado Municipal de Tumeremo, por un monto de Bs. 386,39 millones, sin contar con la disponibilidad suficiente, situación que contraviene lo dispuesto en la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario; además se observó lo siguiente: Sobre un anticipo concedido por Bs. 115,91 millones, para la fecha de la inspección solo se había amortizado Bs. 73,63 millones, quedando pendiente la cantidad de Bs. 42,28 millones. Se determinó la poca sinceridad y confiabilidad de los registros contables que se llevan en la Administración Municipal, ya que no se refleja la amortización de los anticipos. 8

9 La Administración Municipal efectuó pagos a favor de una contratista, por un monto global de Bs. 12,74 millones, sin haber ejecutado la obra contratada. La ejecución de las obras Construcción de Campo de Fútbol IV Etapa, Sector Domingo Sifontes y Construcción de Escuelas en diferentes Sectores del Municipio Sifontes Escuela Municipal Domingo Sifontes, Tumeremo, fue asignada directamente a 2 empresas por un monto total de Bs. 147,52 millones, los cuales fueron financiados con recursos provenientes del Fides. Dichas contrataciones no fueron sometidas al proceso de licitación selectiva, de conformidad con lo establecido en la Ley de Licitaciones y a la actualización de los montos previstos en el Decreto del Ejercer las acciones necesarias ante las empresas contratista, para recuperar las cantidades pagadas en exceso en las obras a que se refiere el presente informe. Cuando los recursos para la construcción de obras sean asignados por organismos nacionales y constituyan aportes distintos a los del Situado Constitucional, deben someterse a la normativa para la selección de contratistas establecida en la Ley de Licitaciones. 9