HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Falta de Manuales de Funciones y Procedimientos (Hallazgo de Control Interno No.1)

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1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de Manuales de Funciones y Procedimientos (Hallazgo de Control Interno No.1) La Tesorería, Contabilidad, Secretaría, y Oficina Municipal de Planificación no tienen Manuales de Funciones y Procedimientos, el personal de estas dependencias realizan sus actividades sin tener sus funciones y procedimientos por escrito, lo que provoca descontrol, duplicidad, confusión; además no permite una administración eficiente, eficaz y transparente en el manejo de los fondos municipales. El Decreto No Código Municipal, en sus artìculos artículos 9, 33, 34, 35, 36, 53 y 54 y el punto No Manuales de Funciones y Procedimientos de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental establecen que La Máxima Autoridad Administrativa por conducto de los Jefes, o Directores de área, serán los responsables de que existan y se apliquen los Manuales de Funciones y Procedimientos de cada puesto. Las Autoridades Municipales desconocen respecto a la Administración y control Interno Público, y no se han interesado en verificar la existencia de Manuales de Funciones y Procedimientos en las distintas dependencias municipales. No permite una administración eficiente y eficaz, con enfoque a calidad y transparencia en el gasto público. Las Autoridades Municipales deben implementar los manuales de funciones y procedimientos en la Tesorería, Contabilidad, Secretaría, y Oficina Municipal de Planificación, y otras dependencias que sea necesario para el mejor desempeño de la Administración Municipal. Se desconoce que existan manuales de funciones y no se han discutido en sesión de Concejo para aprobarlos, posiblemente sólo se redactaron, esto debido a desconocimiento y es un error de parte del Concejo Municipal y de los responsables de crearlos y proponerlos, este problema se ha dado por algunos errores administrativos que siempre se dan y hay que aprobar manuales lo mas pronto en sesión próxima de Concejo Municipal para emitir acuerdo de implementación. Se confirma el hallazgo debido a que se argumenta desconocimiento y error administrativo, y en opinión del auditor éstos argumentos no satisfacen para su desvanecimiento. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 3, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q6,

2 2 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Libro de Actas varias no actualizado (Hallazgo de Cumplimiento No.1) En el proceso de verificación de las Actas de Sesiones del Concejo, de Inicio y Recepción de obras se determinó que en los años 2004, 2005 y 2006 no todas están concluidas, y varias tienen las firmas incompletas. El Decreto No del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 84, inciso a) literalmente dice Son atribuciones del secretario, elaborar, en los libros correspondientes, las actas de las sesiones del Concejo Municipal y autorizarlas, con su firma, al ser aprobadas de conformidad con lo dispuesto en éste código. Se debe a que el Secretario Municipal no ha sido diligente con sus atribuciones y funciones correspondientes. Provoca que en determinado momento que dichos documentos podrían carecer de validez legal. Al Alcalde Municipal, ordenar al Secretario, que realice sus funciones con mayor diligencia para mantener al día los libros de actas y el resto de archivos y documentos que son inherentes a la Secretaría Municipal. Son actas que se suscribieron y se fue por alto circular el libro para que los miembros del concejo firmaran, no se hizo otro comentario. Se confirma el hallazgo debido a que se comprobó una vez más que existen dichas faltas, y los argumentos expuestos por el responsable no satisfacen para su desvanecimiento. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Secretario Municipal, por la cantidad de Q4,

3 3 Deficiencia en la elaboración del contrato de Auditoria Interna (Hallazgo de Cumplimiento No.2) El Contrato de Auditoría Interna indica que la contratación es por servicios de asesoría financiera y administrativa y no especifica las cláusulas de prestación de servicios como Auditor Interno de la Municipalidad. El Decreto No del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 88 Auditor Interno, establece que las municipalidades deberán contratar un Auditor Interno, el cual deberá velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria y de los sistemas de control interno municipal, y por lo tanto al momento de redactar el instrumento legal debe establecerse claramente que la persona contratada actuará en calidad de Auditor Interno Municipal. Negligencia de las autoridades municipales en la suscripción del contrato por no incluir una cláusula donde establezca con claridad la relación de Auditor Interno y sus atribuciones específicas. La persona contratada no se ha interesado en realizar un trabajo específico de Auditoria Interna, adicionalmente se solicitó y no se tiene evidencia de informes por la prestación de ese servicio. Que el Alcalde Municipal corrija la contratación del profesional como Auditor Interno y no a manera de Asesor Financiero como está contratado el profesional actualmente. Ex Alcalde quien es relacionado con el hallazgo no se presenta ni a orden judicial, el señor Eduardo Enrique Macario Bámaca Síndico Primero aceptó haber firmado el contrato que el pensó era de Auditoria Interna, pero no se percató que dicho contrato era sólo de servicios de asesoría administrativa y financiera. Se confirma el hallazgo debido a que se argumenta desconocimiento, y en opinión del auditor estos argumentos no satisfacen para su desvanecimiento. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Ex Alcalde Municipal y Síndico Primero, por la cantidad de Q5, para cada uno.

4 4 Otras Infracciones a Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No.3) En los contratos: No con valor de Q482,982.00, con valor de Q530, y con valor de Q658,370.80, que suman Q1,492, sin IVA, se determinó que en los tres expedientes no se cuenta con registro de precalificado específico, cuadro de adjudicación, fianza de sostenimiento de oferta, conservación de la obra y saldos deudores, bitácora de supervisión física, y no se nombró a comisión receptora de la obra, planificación, timbres en facturas. El Decreto No del Congreso de la Republica, Ley de Contrataciones del Estado, las deficiencias antes indicadas contravienen lo estipulado en los artículos: 55 Inspección y Recepción Final, 64 De Sostenimiento de Oferta, 65 De Cumplimiento, 67 De Conservación de la Obra, 68 De Saldos Deudores, 71 Registro de Precalificados de Obras, 76 Requisito de Precalificación del referido Decreto, y las Normas Generales de Control Interno, numeral 2.6 Documentos de Respaldo. Negligencia de parte del Secretario y Tesorero municipal ya que son los encargados de conformar los expedientes con la documentación de soporte que exige la ley. Provoca que los expedientes de obras físicas estén incompletos, al no llenar los requisitos que exige el Decreto Que el Alcalde, ordene al Secretario y Tesorero Municipal, velar por que se cumplan los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado, al momento adjudicar una obra y al momento de hacer los pagos correspondientes de cada una. Se reconoce que si existen las faltas en dichos expedientes, y fue un error no exigirlos, son errores que se cometen y se aprenden posteriormente y se acepta que en todos los proyectos y obras no se ha conformado y nombrado a una junta receptora, sino únicamente se levanta acta para recibir el proyecto, esto debido a que se ha venido trabajando de manera tradicional y no apegados a las disposiciones legales actualizadas. Se confirma el hallazgo debido a que se aceptaron dichas faltas, en aspectos legales no se puede alegar desconocimiento y en opinión del auditor los argumentos expuestos por los responsables no satisfacen para su desvanecimiento. Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y 88; y 56 de su Reglamento, para el Alcalde, Tesorero y Secretario Municipal, por la cantidad de Q20, para cada uno.

5 5 Incumplimiento al Contrato No (Hallazgo de Cumplimiento No.4) En el proceso de evaluación técnica en la obra denominada Construcción de Centro de Acopio Cabecera Municipal de Concepción Tutuapa, San Marcos, ejecutada según Contrato No , se determinó que no se realizaron los siguientes renglones de trabajo: Solera Sillar 49 ml, Estructura y cubierta con lámina de zinc 1, puertas y ventanas 1, módulo de gradas 5, piso de concreto 0.10 m, piso de concreto m, fósa séptica y pozo de absorción 1, instalación hidráulica 1, instalación sanitaria 1, instalación eléctrica 1, pavimento de concreto rígido 34, que suman en su totalidad Q218,707.63, según informe de los Ingenieros Auditores. El Contrato Administrativo No en cláusulas siguientes indica: Segunda: Objeto del Contrato. El Contratista se compromete con la Municipalidad para efectuar los trabajos de Construcción de Centro de Acopio, Cabecera Municipal, de este municipio Tercera: Descripción de los trabajos a Ejecutar y sus Costos Unitarios: El trabajo indicado en la cláusula anterior consta de los siguientes renglones: Solera Sillar 49ml, Estructura y cubierta con lámina de zinc, 22.-Puertas y ventanas, 23.-Módulo de gradas, 24.- Piso de Concreto de 0.10m, 25.-Piso de Concreto de 0.075m, Fosa séptica y poso de absorción, 28.- Instalación Hidráulica, 29.-Instalación Sanitaria, 30.-Instalación eléctrica, 31.-Pavimento de concreto rígido. De lo anterior no se realizaron las cantidades indicadas en el párrafo anterior. Negligencia de las Autoridades Municipales, el Secretario y el Tesorero, ya que se canceló el cien por ciento sin que la obra estuviera concluida. Menoscabo en el patrimonio de la Municipalidad y no contribuye en la calidad del gasto público. El Concejo, Secretario y Tesorero Municipal, deben mantener supervisión constante sobre el cumplimiento de los Contratos de obras, para no efectuar pagos sin comprobar el avance físico de las mismas. El Alcalde desconoce dicho problema y se menciona que los errores persisten en este tipo de actividades, el tesorero cometió el error de realizar pagos sin autorización del Concejo, y se acepta que si hay acta de recepción del proyecto, y quienes firmaron dicha acta fueron el Concejal Quinto y Oficial Primero de secretaría, el problema se originó a raíz de no realizar supervisión de parte de la municipalidad, y aunque el plazo para responder al pliego provisional de cargos ha vencido, a la fecha no se cumplió con reintegrar el valor solicitado por los Ingenieros Auditores, ni se ha terminado la obra en mención. Se confirma el hallazgo en virtud que no existen pruebas de descargo, y los argumentos no satisfacen para su desvanecimiento. Pliego De Cargos de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 4 inciso f) y Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 53, para el Alcalde Municipal por la cantidad de Q218,

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