HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO. Libros auxiliares de cuenta corriente no actualizados (Hallazgo de Cumplimiento No.1)

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Libros auxiliares de cuenta corriente no actualizados (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Se comprobó que los libros auxiliares de cuenta corriente que utiliza la Tesorería Municipal, para el registro del 10% Constitucional, IVA-PAZ, Petróleo y Circulación de Vehículos, se encuentran operados hasta el mes de julio de El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIN-, en el numeral 6.5 establece: "El Libro de Bancos es un auxiliar de la Contabilidad General, en el cual se registran las operaciones relacionadas con movimientos de fondos en cuentas corrientes bancarias. Constituye un registro analítico de la cuenta Bancos del Libro Mayor de la Contabilidad General. El Libro de Bancos comienza a operar el primer día hábil de cada ejercicio con el saldo inicial que a su vez es el saldo final del ejercicio anterior. Cada operación registrada en el Libro de Bancos incide en el saldo y quedará reflejado simultáneamente con cada movimiento. El cierre de operaciones es diario y su saldo es igual al inicial del día siguiente." Falta de interés y de control de las autoridades municipales de tener actualizadas las operaciones contables de los libros auxiliares de cuenta corriente por fuente de financiamiento. Dificultad de integrar los ingresos, egresos y saldos de cada una de las fuentes de financiamiento. El Tesorero Municipal debe de registrar en los libros auxiliares de cuenta corriente los movimientos contables sucedidos diariamente. En oficio S/N, del 27 de agosto de 2007, el Alcalde Municipal manifestó lo siguiente: "En el caso de los Libros Auxiliares de Cuenta Corriente, para el registro del 10% Constitucional, IVA-PAZ, Petróleo, y Circulación de Vehículos, se encuentran operados a partir de Enero del año 2,006 al 31 de Mayo de 2,007. En relación de los años 2,004 y 2,005 no fueron operados los Libros Auxiliares a cargo del señor MARIO JOSÉ COCHOY ALVA (QEPD), quien en esa época fungió como Tesorero Municipal de esta Comuna." Se confirma el hallazgo, debido a que los libros deben de mantenerse actualizados independientemente de la persona que ocupe el puesto de Tesorero Municipal. Sanción económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Tesorero Municipal de Q2,

2 2 Pagos al contratista sin presentar estimaciones de trabajo ejecutado (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Se verificó que el contratista no entregó a la municipalidad las estimaciones de trabajo físico ejecutado en el proyecto, Mejoramiento Camino Paraje Xejuyupá, con valor de Q 533,450.50, sin embargo las autoridades municipales autorizaron los pagos. El Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 35, indica: "La entidad, dependencia o unidad ejecutora contratante podrá hacer pagos parciales a cuenta del contrato, contra estimaciones periódicas de trabajo ejecutado por el contratista y aceptado por el supervisor o su equivalente; estas estimaciones podrán hacerse mensualmente, salvo que se haya establecido otro plazo en el instrumento contractual." Falta de interés de las autoridades municipales de cumplir con la norma legal que establece que los pagos al contratista deben hacerse de acuerdo a las estimaciones de trabajo físico ejecutado. Riesgo de que el avance financiero sea superior al avance físico de la obra. Previo a desembolsar pagos al contratista el supervisor de obras municipales debe verificar el avance físico de la obra. En oficio S/N, del 27 de agosto de 2007, el Alcalde Municipal manifestó lo siguiente: "En cuanto al proyecto de Mejoramiento Camino, Paraje Xejuyupá, Aldea El Novillero, Santa Lucía Utatlán, Sololá, por la razón de que la supervisión del proyecto estuvo a cargo del Consejo Departamental de Desarrollo de Sololá, los informes de avance físico y financiero se presentaron allí mismo, y fue a través del mismo Consejo que se autorizaron los desembolsos a favor de la Municipalidad, para que a su vez le cancelara al Contratista." Se confirma el hallazgo debido a que en la municipalidad debieron de archivar una copia de las estimaciones de avance físico reportados por el supervisor de obras. Sanción económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde y Tesorero Municipal de Q4,762.95, para cada uno.

3 3 En la adjudicación de proyectos no se calcula el precio oficial (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Se comprobó que en el acta No. 10/2006 del 06/07/2006, suscrita para adjudicar el proyecto: Rehabilitación de Camino, Primera Entrada, con valor de Q243,999.95, la junta de cotización no cumplió con calcular el precio oficial que establece la ley de Contrataciones del Estado. El Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 29, "Tratándose de obras, después de la apertura de plicas, la Junta de Licitación calculará en definitiva el costo total oficial estimado que servirá de base para fijar la franja de fluctuación y lo dará a conocer de inmediato a los oferentes. Para este cálculo tomará el cuarenta por ciento (40%) del costo estimado por la entidad interesada, al cual se sumará el sesenta por ciento (60%) del promedio del costo de las ofertas presentadas que cumplan con los requisitos fundamentales de las bases y que estén comprendidas dentro de la franja del veinticinco por ciento (25%) arriba y el veinticinco por ciento (25%) abajo del costo estimado por dicha entidad." "Los límites máximos de fluctuación con respecto al costo total oficial estimado, se establecen en un diez por ciento (10%) hacia arriba y en un quince por ciento (15%) hacia abajo." "En el acta que se levante deberán hacerse constar los extremos a que se refiere el presente Artículo, en su orden." Falta de interés de las autoridades municipales de cumplir con lo que establece la ley de Contrataciones del Estado, en cuanto a calcular previamente el precio oficial de las ofertas recibidas para la ejecución de obras. Falta de transparencia en la adjudicación de proyectos a empresas contratistas La junta de Cotización y/o Licitación debe calcular el precio oficial de las obras previo a adjudicar los proyectos a los contratistas. En oficio S/N, del 14 de agosto del 2007, las autoridades municipales manifiestan lo siguiente: "No se hicieron ver los extremos a que se refiere el Artículo 29 de la Ley de Contrataciones del Estado, por error involuntario." Se confirma el hallazgo, debido a que es evidente la falta cometida. Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde y Concejo Municipal de Q2,178.57, para cada uno.

4 4 Contratos carecen de precios unitarios de renglones de trabajo (Hallazgo de Cumplimiento No.4) En el contrato 05/2005, para la ejecución del proyecto, Mejoramiento Camino, Paraje Xejuyupá, Aldea el novillero, con valor de Q 529, no se establecen los precios unitarios ni precios totales de los renglones de trabajo contratados. El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 6, establece: "Las ofertas y contratos que se presenten y/ó suscriban, para la contratación de obras, deben contener el precio unitario de cada uno de los renglones que lo integran expresados en quetzales, tanto en número como en letras, cuando corresponda." Falta de interés de las autoridades municipales al no darle cumplimiento a la normativa legal que establece que en los contratos de obras deben de cuantificarse los precios unitarios de cada uno de los renglones de trabajo. Dificultad de integrar el costo de cada uno de los renglones de trabajo. Las autoridades municipales deben de incluir en todos los contratos de ejecución de obra que suscriban, los precios unitarios de cada uno de los renglones de trabajo En oficio S/N, del 14 de agosto del 2007, las autoridades municipales manifiestan lo siguiente: "No se establecen los precios unitarios de los renglones de trabajos, por respetar el contenido del convenio de cofinanciamiento firmado entre el presidente del Concejo Departamental de desarrollo, el presidente del Concejo Comunitario de Desarrollo de cada comunidad beneficiada y el Alcalde Municipal, puesto que en el mismo solo aparecen los renglones de trabajo, sin el costo correspondiente." El comentario de la administración no desvanece el hallazgo. Contrataciones del Estado, artículo 56, para el secretario municipal de Q4,

5 5 Trabajos adicionales sin órdenes de cambio, trabajos suplementarios y acuerdo de trabajos extras (Hallazgo de Cumplimiento No.5) A través del Acta No. 11/2005, el Concejo Municipal, aprobó la ejecución de trabajos adicionales por Q 48,555.00, del proyecto: Rehabilitación de Camino, Primera Entrada, con valor de Q 243,999.95, sin que previamente el contratista entregara a las autoridades municipales la Orden de cambio, Acuerdo de Trabajo Extra y Acuerdo de Trabajo Suplementario, para la ejecución trabajos adicionales. El Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 52 indica que: "Las variaciones del valor de los contratos de obra o de suministro de equipo instalado, pueden efectuarse hasta un veinte por ciento (20%) en más o en menos del valor original del contrato ajustado como lo establezca el reglamento de la presente ley. Para el efecto se emitirán: órdenes de cambio, órdenes de trabajo suplementario o acuerdos de trabajo extra, que serán aprobados por la autoridad administrativa superior de la entidad interesada." Las autoridades municipales no solicitan al contratista órdenes de cambio, órdenes de trabajo suplementario o acuerdos de trabajo extra, previo a autorizar la ampliación del monto del contrato. Riesgo de que el monto ampliado del contrato no sea necesario por no existir documentalmente órdenes de cambio, órdenes de trabajo suplementario o acuerdos de trabajo extra. El Alcalde y Concejo Municipal, previo a ampliar el monto de los contratos debe solicitar al contratista las órdenes de cambio, órdenes de trabajos suplementarios y Acuerdos de Trabajos Extra. En oficio S/N, del 21 de Agosto del 2007, numeral 3, las autoridades municipales manifiestan lo siguiente: "Se aprobaron trabajos extra por medio de acta, ante la negativa del Consejo Departamental de Desarrollo de Sololá, de suscribir un adendum, como lo establece la cláusula Décima Quinta del Convenio de cofinanciamiento." Se confirma el hallazgo, debido a que no se encontraron los documentos requeridos, donde se haga mención del desglose de los renglones de trabajo a ejecutar. Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde y Concejo Municipal de Q2,178.57, para cada uno.

6 6 Pagos a contratista sin estimaciones de trabajos (Hallazgo de Cumplimiento No.6) Los pagos efectuados al contratista que ejecutó la obra Mejoramiento de camino Paraje Xejuyupá, Aldea el Novillero, con valor de Q 535, carecen de informes de avance físico y estimaciones de trabajo aceptados por el supervisor de obras Municipales. El Acuerdo Gubernativo No Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 35, que dice: "La entidad, dependencia o unidad ejecutora contratante podrá hacer pagos parciales a cuenta del contrato, contra estimaciones periódicas de trabajo ejecutado por el contratista y aceptado por el supervisor o su equivalente; estas estimaciones podrán hacerse mensualmente, salvo que se haya establecido otro plazo en el instrumento contractual. Para el pago de la estimación, el contratista entregará al supervisor un proyecto de estimación, dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del periodo; el supervisor dentro de los siguientes cinco (5) días de haberlo recibido, deberá revisar y aprobar la estimación conciliando cualquier diferencia con el contratista. En todo caso cualquier diferencia que posteriormente resultare a favor o en contra del contratista, podrá ajustarse en la próxima estimación o en la liquidación." El Supervisor de obras no cumple con entregar los informes de avance físico de la obra a las autoridades municipales. Riesgo de que el avance financiero sea mayor al avance físico de la obra. El Alcalde Municipal, debe girar sus instrucciones a la Tesorería Municipal y Supervisores de obras a efecto que se efectúen los informes de avance físico así como las estimaciones, ya que los mismos son los instrumentos utilizados para los procedimientos administrativos y de respaldo de pagos y variaciones. En oficio S/N, del 14 de Agosto del 2007, numeral 8, las autoridades municipales manifiestan lo siguiente: "Por la razón de que la supervisión del proyecto estuvo a cargo del Consejo Departamental de Desarrollo de Sololá, los informes de avance físico se presentaron allí mismo y fue a través de ellos que se autorizaron los desembolsos a favor de la Municipalidad, para que a su vez le cancelara a El Contratista." Se confirma el hallazgo, debido a que los comentarios de la Administración no lo desvanecen. Contrataciones del Estado, artículo 56, para los miembros del Concejo Municipal por la cantidad de Q4,714.15, para cada uno.