HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Falta de Control Interno en el manejo de efectivo (Hallazgo de Control Interno No.1)

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1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de Control Interno en el manejo de efectivo (Hallazgo de Control Interno No.1) Durante el proceso de auditoría practicado a los ingresos y egresos de caja fiscal, se comprobó que la Tesorería Municipal carece de un control interno adecuado en el manejo y registro de los ingresos, en virtud de que el efectivo que se recauda por medio de los cobradores ambulantes y receptores municipales no son depositados el mismo día o al día siguiente de su recepción. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, en las Normas de Control Interno del Módulo de Tesorería, numeral Depósitos Intactos de los Ingresos establece que: Los ingresos recaudados deben depositarse por cada cierre de caja efectuado; en forma íntegra e intacta en la cuenta que la Municipalidad y sus Empresas tenga aperturada en las instituciones financieras aprobadas por la Superintendencia de Bancos, de ser posible el mismo día o a más tardar, al día siguiente de dicho cierre. El Acuerdo Interno A , de fecha , que aprueba Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en lo que respecta a las Normas Aplicables al Sistema de Tesorería, numeral 6.8 Control de la Ejecución de Ingresos, establece que: Las unidades especializadas deben implementar procedimientos que le permitan de una manera técnica controlar y darle seguimiento a los ingresos, para asegurarse que los mismos estén disponibles oportunamente en las cuentas bancarias habilitadas. Falta de voluntad por parte del Tesorero Municipal, en cumplir lo preceptuado en las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM-, con respecto al depósito de los ingresos recaudados. Provoca descontrol en la ejecución de ingresos, lo cual incide a que el Sistema SIAF-MUNI no se utilice adecuadamente. Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Tesorero Municipal, a efecto observe los lineamientos de control interno establecidos en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, con la finalidad de que los ingresos recaudados deben depositarse por cada cierre de caja efectuado en forma integra e intacta en la cuenta bancaria municipal específica, el mismo día o a mas tardar al día siguiente; y que todo pago que se realice a los proveedores deberá efectuarse mediante cheque voucher o en su defecto a través del sistema bancario en concordancia con el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF, a excepción de los pagos por fondo rotativo. No se pronunciaron al respecto. Se confirma el hallazgo Sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 17, del Decreto , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por valor de Q 2,000.00, para cada uno.

2 2 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento (Hallazgo de Cumplimiento No.1) La Municipalidad ejecutó en obras de inversión durante los ejercicios fiscales 2004, 2005 y 2006, los siguientes proyectos: a) Contrato No de fecha , Construcción Drenaje Sanitario Cantón San José Sector Santa Rita, costo Q194,900.00; b) Contrato No de fecha , Construcción Escuela Comunidad Nueva Belén, costo Q223,000.00; c) Contrato No de fecha , Construcción Escuela Aldea Tulate Playa, costo Q194,233.70; d) Contrato No de fecha , Mejoramiento Camino Cantón San José, costo Q201,000.00; e) Contrato No de fecha , Habilitación Camino Vecinal Aldea San Juan Los Encuentros, costo Q241, y f) Contrato No de fecha , Habilitación Camino Vecinal Los Encuentros Parcelamiento La Máquina, costo Q186, Comprobándose que no se cumplió con el debido proceso que enmarca el Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en los siguientes aspectos legales: Nombramiento de Junta de Cotización, Nombramiento de la Comisión Receptora y Liquidadora de la Obra, Constancia de Envió de Copia de Contrato al Registro de Contratos de Contraloría General de Cuentas, Programa de Inversión del anticipo y Ultima declaración mensual del IVA. El costo total de los proyectos ascienden al monto de Q1,240, El Decreto No , del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, y el Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en los artículos 15 y 16 de la Ley establece que: La Junta de Cotización se integrará con tres miembros que sean servidores públicos de la entidad contratante, nombrados por la autoridad administrativa superior. La Junta de cotización tendrá competencia para recibir, calificar y adjudicar la cotización. Sus decisiones las tomará por mayoría de sus miembros, quienes no podrán abstenerse de votar, dejando constancia en acta de lo actuado. El artículo 55 de la Ley establece que: La autoridad administrativa superior de la entidad correspondiente, dentro de los cinco (5) días siguientes nombrará la Comisión Receptora y Liquidadora de la obra, integrada con tres miembros. El artículo 75 de la Ley establece que: De todo contrato de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización. El artículo 34 del Reglamento de la Ley establece que: El anticipo se concederá con un destino especifico para la ejecución de la obra, la fabricación del bien o la prestación del servicio contratado, de acuerdo al programa de inversión del anticipo elaborado por el contratista y aprobado por la autoridad administrativa superior de la entidad o dependencia interesada y el artículo 54 del Reglamento de la Ley establece que: Se considera como registro de proveedores, el control de inscripción y pago de contribuyentes y pequeños contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado -IVA- que lleve la Dirección General de Rentas Internas, haciendo constar la actividad económica como comerciante que le da carácter de especialidad y el monto mensual de ventas que refleja su capacidad financiera. Incumplimiento a los preceptos legales establecidos en Ley. Falta de transparencia en los procesos de cotización y/o licitación. El Alcalde y Tesorero Municipal deben ordenar a efecto se cumplan adecuadamente los procesos del Régimen de Cotización y/o Licitación que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, con la finalidad de que la gestión sea confiable y transparente.

3 3 En oficio sin número de fecha 27 de agosto de 2007, los señores Alcalde, Secretario y Tesorero Municipal, argumentan que se estarán tomando las medidas necesarias a efecto no se comentan estos errores involuntarios y que en adelante se cumplirá con que los expedientes de obras estén debidamente documentados, según los requerimientos de la ley. Se confirma el hallazgo en virtud de que los argumentos planteados por los señores Alcalde, Secretario y Tesorero Municipal, no son validos para el auditor. Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de La República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No del Reglamento de La Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por valor de Q11,072.62, para cada uno.

4 4 Falta de Bitácoras de Obras (Hallazgo de Cumplimiento No.2) La Municipalidad ejecutó los siguientes proyectos: a) Contrato No de fecha , Construcción Escuela Comunidad Nueva Belén, costo Q223,000.00; b) Contrato No de fecha , Construcción Escuela Aldea Tulate Playa, costo Q194,233.70; c) Contrato No de fecha , Mejoramiento Camino Cantón San José, costo Q201,000.00; d) Contrato No de fecha , Habilitación Camino Vecinal Aldea San Juan Los Encuentros, costo Q241, y e) Contrato No de fecha , Habilitación Camino Vecinal Los Encuentros Parcelamiento La Máquina, costo Q186, Comprobándose que en estos proyectos no se utilizaron bitácoras autorizadas por Contraloría General de Cuentas en la ejecución de los proyectos. El costo total de los proyectos asciende a Q1,045, El Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, en el artículo 38 literal a) indica que todas las instituciones del estado, deben autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución. Incumplimiento a la norma legal establecida en ley. Falta de procedimientos de control en los renglones de trabajo ejecutados por la empresa constructora. Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Tesorero Municipal, a efecto se cumplan con la autorización de bitácoras de los proyectos en la Contraloría General de Cuentas, con la finalidad de que la gestión sea confiable y transparente. En oficio sin número de fecha 27 de agosto de 2007, los señores Alcalde y Tesorero Municipal, argumentan que se estarán tomando las medidas necesarias a efecto no se comentan estos errores involuntarios y que en adelante se cumplirá con que los expedientes de obras estén debidamente documentados, según los requerimientos de la ley. Se confirma el hallazgo en virtud de que los argumentos planteados por los señores Alcalde y Tesorero Municipal, no son validos para el auditor. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q10, para cada uno.

5 5 Incumplimiento a la cláusula décima primera de los convenios de cofinanciamiento (Hallazgo de Cumplimiento No.3) En el proceso de auditoría practicado al área de inversión pública, se detectó que la Municipalidad presentó incompletos los expedientes de obras en los ejercicios fiscales 2004, 2005 y 2006, suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo de Retalhuleu; en virtud de que no se encontró en ningún expediente de obra los documentos que respalden la integración del movimiento de aportes y pagos efectuados a las empresas constructoras. El convenio de cofinanciamiento en la cláusula décima primera establece que es responsabilidad de la unidad ejecutora, además del cumplimiento de las leyes y reglamentos respectivos, cumplir con todos los requisitos exigidos por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Falta de control en el archivo de documentos en los expedientes de obras. Incidencia en el análisis de los expedientes de obras. Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Tesorero Municipal, a efecto cumpla con verificar que los expedientes de obras deben estar debidamente documentados previamente a efectuar los pagos correspondientes, con la finalidad de facilitar la integración financiera. No se pronunciaron al respecto. Se confirma el hallazgo. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por valor de Q4,000.00, para cada uno.

6 6 Inexistencia de Informes de supervisión de la Oficina Municipal de Planificación (Hallazgo de Cumplimiento No.4) En el proceso de auditoría practicado al área de inversión pública, se detectó que la Oficina Municipal de Planificación de la Municipalidad no cumplió adecuadamente con sus funciones en lo que respecta a supervisar y trasladar al Alcalde Municipal los informes de inspección de los avances físicos de las obras en los ejercicios fiscales 2004, 2005 y El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el artículo 95, párrafo segundo establece que: La oficina municipal de planificación es responsable de producir la información precisa y de calidad requerida para la formulación y gestión de las políticas públicas municipales. Negligencia del coordinador de la oficina municipal de planificación al no cumplir con los requisitos establecidos en ley. Riesgo de que los proyectos no se ejecuten de acuerdo a lo planificado contratado y convenido. El Concejo Municipal debe nombrar un supervisor técnico para efectuar la supervisión de obras, con la finalidad de contar con informes de avances físicos de las obras en forma oportuna. No se pronunciaron al respecto. Se confirma el hallazgo. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18, para el Coordinador y Auxiliar I de la Oficina Municipal de Planificación, por valor de Q4,000.00, para cada uno.

7 7 No existe supervisión técnica (Hallazgo de Cumplimiento No.5) La Municipalidad ejecutó los proyectos Construcción puente vehicular Línea C-10 Río Peraz, San Andrés Villa Seca, Adoquinamiento calles principales Aldea El Tulate San Andrés Villa Seca y Construcción Puente Vehicular, Aldea Los Encuentros, Parcelamiento La Máquina; comprobándose que no se nombró supervisor de obras por parte de la Municipalidad. El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el artículo 95, Párrafo Segundo, establece que la Oficina Municipal de Planificación es responsable de producir la información precisa y de calidad requerida para la formulación y gestión de las políticas públicas municipales. No han considerado nombrar a un supervisor de obras municipales. Riesgo de que los proyectos no se ejecuten de acuerdo a lo planificado, contratado y convenido. El Concejo Municipal debe nombrar a un supervisor técnico para las obras. Me permito manifestarle que por la difícil situación económico financiero municipal no ha sido posible contratar a un profesional en el ramo de la ingeniería, sin embargo, como ya se indicó como la Unidad técnica del Concejo Departamental de Desarrollo previo a que se efectúen los pagos correspondientes a la Constructora, como requisito supervisa el avance físico de lo trabajos, y por la confianza que existe con los Encargados de dicha Unidad, la municipalidad se respalda en dicha supervisión para efectuar los pagos, tomando en cuenta que es precisamente con dicho informe que el concejo departamental de desarrollo acredita a los fondos a la Municipalidad. Los argumentos planteados no son válidos para el auditor, por lo que se confirma el presente hallazgo. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 20, para el Alcalde Municipal, por valor de Q8,

8 8 Falta de prueba de laboratorio documentales (Hallazgo de Cumplimiento No.6) La Municipalidad ejecutó los proyectos Construcción puente vehicular Línea C-10 Río Peraz, San Andrés Villa Seca, Adoquinamiento calles principales Aldea El Tulate San Andrés Villa Seca y Construcción Puente Vehicular, Aldea Los Encuentros, Parcelamiento La Máquina; comprobándose que no se realizaron pruebas de laboratorio a los diferentes materiales de construcción utilizados. El acuerdo número de fecha 08 de julio de 2003 emitido por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, con relación a las normas generales de Control Interno Gubernamental establece en le numeral 2.6 Documentos de Respaldo, toda operación que realicen las Entidades Públicas cualesquiera sea su naturaleza debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. Inobservancia en lo establecido en las disposiciones legales. Riesgo de que los proyectos no tengan la durabilidad debida y que puedan colapsar por la utilización de materiales de construcción de baja calidad. El Alcalde Municipal gire instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación y este a las empresas constructoras para que se realice pruebas de laboratorio y a la vez documentarlas en todos los proyectos en el futuro. No se cuenta con prueba de laboratorio en virtud de que el Concejo Departamental de Desarrollo que es quien financia con el mayor porcentaje el proyecto de obra respectivo. Los argumentos planteados no son válidos para el auditor, por lo que se confirma el presente hallazgo. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q10, para cada uno.

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