HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Falta de documentos de cotización y licitación (Hallazgo de Control Interno No.1)

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de documentos de cotización y licitación (Hallazgo de Control Interno No.1) Condición Se determinó que las Juntas Especificas de Cotización y Licitación, no poseen los documentos y/o requisitos denominados bases de cotización y licitación para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses de la Municipalidad. Estas evalúan únicamente planos, ofertas, especificaciones técnicas y presupuestos de las obras, para determinar el mejor precio. Además, no se realizan cuadros de evaluación para calificar el porcentaje de los criterios de calidad, precio, tiempo y demás características a aprobar y adjudicar. Criterio El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales Control Interno Gubernamental, en su numeral 2.6, Documentos de respaldo, indica: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se han cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis". Causa Incumplimiento del Alcalde y Concejo Municipal, para formar una comisión de trabajo que elabore y autorice los documentos de soporte y/o requisitos de necesarios para evaluar las ofertas, así como los cuadros de evaluación. Efecto La falta de bases de cotización y cuadros de evaluación, provoca que las evaluaciones y calificaciones de las ofertas, para adjudicar al mejor contratista sean deficientes y las obras a ejecutar posiblemente con desperfectos de construcción. Recomendación Al Concejo Municipal, deberá nombrar en Punto de Acta, una Comisión de Trabajo, para elaborar, estudiar y dirigirse al Alcalde Municipal para que en Sesión Ordinaria, apruebe los documentos y/o requisitos denominados bases de cotización y licitación, y los cuadros de calificación de criterios, para evaluar las ofertas convocadas a proyectos de ejecución e incluya a la Oficina Municipal de Planificación -OMP-, para que dictamine los cambios a realizarse en cada proyecto, por las características de cada obra. Comentarios de la administración No existe comentario de la administración, en vista que en el Acta Número de fecha 25 de julio de 2007, en Sesión Ordinaria con el Concejo Municipal, Secretario y Tesorero Municipal, aceptaron las deficiencias que contiene el oficio Número AM-OF de fecha 25 de julio de Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en vista que la Corporación Municipal aceptaron las deficiencias y no presentaron justificaciones. Se realizó Nota de Auditoría Número AM de fecha 01 de agosto de 2007, por medio de la cual se les solicita elaborar los documentos respectivos.

2 2 Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el para el Alcalde y Concejo Municipal por la cantidad de Q4, para cada uno.

3 3 Expedientes de obras municipales incompletos (Hallazgo de Control Interno No.2) Condición En la revisión física documental, de los expedientes de obras municipales de San Juan Ixcoy, Departamento de Huehuetenango, por los periodos del 2004, 2005 y 2006, se encuentran incompletos, en vista que las certificaciones de las Actas de Sesiones Ordinarias celebradas por el Concejo Municipal, para realizar convenios y contratos con las entidades estatales y civiles, para nombrar, calificar, aprobar, adjudicar, contratar, dar inicio, supervisar y recibir obras municipales, no se encuentran en los expedientes de obras municipales, que forman parte del archivo permanente de la municipalidad. Criterio El Decreto Número , Código Municipal, Artículo 41, Acta detallada, indica: "El secretario municipal debe elaborar acta detallada de cada sesión, la que será firmada por quién la haya presidido y por el secretario, siendo valida después de haber sido leída y aprobada por los Miembros del Concejo Municipal, a mas tardar treinta (30) días a partir de su realización. La copia certificada de cada acta, se archivara cronológicamente bajo su responsabilidad", Artículo 84, Atribuciones del Secretario, inciso a) establece: "Elaborar, en los libros correspondientes, las actas de la sesiones del Código Municipal y autorizarlas, son su firma, al ser aprobadas de conformidad con lo dispuesto en este Código, Inciso b) Certificar las actas y resoluciones del alcalde o del concejo Municipal, inciso e) Asistir a todas las sesiones del Concejo Municipal, con voz informativa, pero sin voto, dándole cuenta de los expedientes, diligencias y demás asuntos, en el orden y forma que indique el alcalde, inciso f) Archivar las certificaciones de las actas de cada sesión del Concejo Municipal e inciso h) Organizar, ordenar y mantener el archivo de la municipalidad" y Artículo 53, Atribuciones y obligaciones del alcalde, inciso a)indica: "Dirigir la administración municipal". El Decreto Número Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, Artículo 8, Responsabilidad Administrativa, indica: La responsabilidad es administrativa cuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico administrativo y las normas que regulan la conducta del funcionario público, asimismo, cuando se incurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumplimiento de leyes, reglamentos, contratos y demás disposiciones legales a la institución estatal ante la cual están obligados a prestar sus servicios". El Acuerdo de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales Control Interno Gubernamental, en su numeral 2.6, Documentos de respaldo, indica: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se han cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis". Causa Incumplimiento del Secretario Municipal de sus atribuciones y funciones laborales, en elaborar las certificaciones de las Actas de Sesiones del Concejo Municipal y de los debidos procesos de contrataciones de obras e incluirlos en los expedientes respectivos. Efecto La falta de los documentos de respaldo en los expedientes de obras municipales provoca que la información de los proyectos ejecutados no puedan ser registrados, controlados y fiscalizados por la Contraloría General de Cuentas, así como el archivo permanente municipal. Recomendación Al Alcalde y Concejo Municipal encargados de dirigir la administración municipal, su control y fiscalización de los distintos actos del gobierno municipal, se dirija al Secretario Municipal en Punto de Acta, quien es el encargado de elaborar y archivar todas las certificaciones de las Actas y Resoluciones de nombramientos, calificar, aprobar, adjudicar, controlar, dar inicio, supervisar y recibir obras municipales por contrato y por

4 4 administración, sean incluidas continuamente en los debidos expedientes para su utilización, identificación, control y fiscalización. Comentarios de la administración No existe comentario de la administración, en vista que en el Acta Número de fecha 25 de julio de 2007, en Sesión Ordinaria con el Concejo Municipal, Secretario y Tesorero Municipal, aceptaron las deficiencias que contiene el oficio Número AM-OF de fecha 25 de julio de Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en vista que la Corporación Municipal aceptaron las deficiencias y no presentaron justificaciones. Se realizó Nota de Auditoría Número AM de fecha 01 de agosto de 2007, por medio de la cual, se les indica a la Corporación Municipal dirigirse al Secretario Municipal para que proceda a realizar y archivar las certificaciones respectivas. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número , Ley de la Contraloria General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y Secretario Municipal, por Q4,000.00, para cada uno.

5 5 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Condición Se determinó en la Municipalidad de San Juan Ixcoy, Departamento de Huehuetenango, el atraso de 115 días, en la adquisición de la fianza de cumplimiento, según Póliza Número de fecha 30 de julio 2006, por haberse suscrito Contrato Administrativo Número de fecha 27 de marzo 2006, por la cantidad de Q354,847.97, de la suscripción del Contrato Administrativo Número de fecha 10 de noviembre de 2005, por la cantidad de Q775,181.00, se evidencia el atraso de 224 días para la suscripción y firma del contrato, según Acta Número de fecha 30 de marzo 2005, asimismo, existe atraso de 15 meses en la entrega del proyecto de Construcción del Camino Vecinal de la Aldea Yajaucú Siknup, en vista que el Contrato Administrativo contempla un plazo de 5 meses. Los miembros del Concejo Municipal y Secretario Municipal, forman parte de las Juntas Específicas de Cotización y Licitación, de conformidad con los nombramientos emitidos a través de las Certificaciones de las Actas Números , de fecha 19 de mayo 2004 y 27 de julio 2005 y los Contratos Administrativos Números y de fechas 01 de junio 2004 y de 16 agosto 2005, por las cantidades de Q897, y Q455,905.00, respectivamente, para un total de Q2.483, Criterio El Decreto Número Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 12, Impedimentos. No podrán ser miembros de las Juntas de Licitación quienes tengan los impedimentos siguientes: inciso a) "Ser parte en el asunto", Artículo 13, Excusas. "No podrán ser miembros de las Juntas de Licitación, y deberán excusarse, en los casos siguientes: inciso d) Cuando el integrante haya intervenido en el asunto que se convoque", Artículo 16, Competencia de la Junta de Cotización. Indica que: "La Junta de Cotización tendrá competencia para recibir, calificar y adjudicar la cotización". Artículo 36 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Causas para hacer efectiva la garantía de sostenimiento de oferta. Inciso b) establece que: "Si no concurre a suscribir el contrato respectivo dentro del plazo que determina el articulo 47 de la ley o, si habiéndolo hecho no presenta la garantía de cumplimiento dentro del plazo de quince (15) días siguientes a la firma del contrato", Artículo 47, Suscripción del Contrato, indica que: "Los contratos que se celebren en aplicación de la presente ley, serán suscritos dentro del plazo de diez (10) días contados a partir de la adjudicación definitiva". Artículo 51, Prórroga Contractual, establece que: "A solicitud del contratista, el plazo contractual para la terminación de obras, la entrega de bienes y suministros o de la prestación de servicios podrá prorrogarse por caso fortuito o causa de fuerza mayor o por cualquiera otra causa no imputable al contratista. El reglamento de esta ley, establecerá la forma y el trámite a seguir" y Artículo 27 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Prórrogas por caso fortuito o causa de fuerza mayor o por cualquiera otra causa no imputable al contratista, indica que: "Cuando por caso fortuito o causa de fuerza mayor se solicitare prórroga del plazo, el contratista dentro del plazo de diez (10) días de ocurrido el hecho, notificará a la supervisión o su equivalente, indicando las implicaciones en la ejecución del contrato para que se levante el acta correspondiente". Causa Negligencia del Concejo Municipal en el cumplimiento de las Leyes, normas y demás disposiciones legales, para obtener los documentos de soporte de las condiciones contractuales establecidas para la ejecución de proyectos. Efecto La falta de documentos de soporte en el proceso de ejecución de obras municipales, puede provocar atraso indebido e incumplimiento en la ejecución de las obras municipales, así como desorden administrativo financiero y de cumplimiento en la transparencia, efectividad, eficacia, economía y equidad de la gestión municipal.

6 6 Recomendación El Concejo Municipal debe nombrar y delegar en Punto de Acta, la función de obtener todos los documentos de respaldo de inicio hasta la finalización de obras municipales, en las Comisiones Especificas de Cotización y Licitación, para el cumplimiento de las Leyes, normas y demás disposiciones legales y su correcta custodia y archivo lógico de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite el control, fiscalización y la rendición de cuentas. Asimismo, debe integrar personal que acredite conocimientos y experiencia en la elaboración de perfiles, estudios de preinversión, factibilidad, con conocimientos en leyes aplicables para evaluar los documentos de las ofertas de proyectos a convocar, de tal manera que a partir de la fecha, no se nombren en las Juntas Especificas de Cotización a los Miembros del Concejo Municipal y al Secretario Municipal. Comentarios de la administración No existe comentario de la administración, en vista que en el Acta Número de fecha 25 de julio de 2007, en Sesión Ordinaria con el Concejo Municipal, Secretario y Tesorero Municipal, aceptaron las deficiencias que contiene el oficio Número AM-OF de fecha 25 de julio de Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en vista que la Corporación Municipal aceptaron las deficiencias y no presentaron justificaciones al oficio Número AM-OF de fecha 25 de julio de Acción Correctiva Multa, de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83, Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para los miembros de la Corporación Municipal, por Q.66, para cada uno.

7 7 No se cuenta con Jefe de la OMP, Supervisor de Obras y Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Condición Se estableció que, durante el período auditado del 01 de enero 2004 al 31 de diciembre 2006, en la Municipalidad de San Juan Ixcoy, Departamento de Huehuetenango, no contrató al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación -OMP-, al Auditor Interno y al Ingeniero Supervisor de Obras Municipales, que según las necesidades de modernización y volúmenes de trabajo en la misma, son de carácter prioritario la contratación de los profesionales. Criterio El Decreto Número , Código Municipal, Artículo 88, Auditor Interno, establece que: "Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditor colegiado activo, quien, además de velar la correcta ejecución presupuestaria, deberá implementar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria", Artículo 95, Oficina municipal de planificación, indica que: "El coordinador de la oficina municipal de planificación deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en ejercicios de sus derechos políticos y profesional, o tener experiencia calificada en la misma", Artículo 96 Atribuciones del Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, establece en el inciso b) Elaborar los perfiles, estudios de preinversión y factibilidad de los proyectos para el desarrollo del municipio, a partir de las necesidades sentidas y priorizadas", y Articulo 90, Otros funcionarios, Cuando las necesidades de modernización y volúmenes de trabajo lo exijan, a propuesta del Alcalde, el Concejo Municipal podrá autorizar la contratación del Gerente Municipal, Director Financiero, Juez de Asuntos Municipales y otros funcionarios que coadyuven al eficiente desempeño". Causa Las autoridades municipales aducen falta de capacidad de pago de salarios, especialmente para la contratación de personal con las características de profesionales e incumplimiento de las normas y demás disposiciones legales. Efecto La falta de profesionales para el desempeño de los objetivos institucionales de la municipalidad, puede provocar el mal inicio y finalización de toda planificación en la ejecución de proyectos municipales, la ineficiencia de la supervisión, control y fiscalización de obras en proceso por personas sin experiencia calificada en la materia, y descontrol en la tesorería municipal. Recomendación Al Alcalde Municipal y Concejo Municipal, quienes deberán en Punto de Acta, solicitar y analizar las propuestas de profesionales, aptos para calificar a los cargos de funcionarios municipales, con el fin de su contratación a los puestos requeridos, a modo de cumplir con las normas y disposiciones legales, los objetivos institucionales definidos por la municipalidad, y demás obligaciones y atribuciones encomendadas por el Concejo Municipal, con el objeto de alcanzar la mayor transparencia, eficiencia, efectividad, economía y equidad en las operaciones. Comentarios de la administración No existe comentario de la administración, en vista que en el Acta Número de fecha 25 de julio de 2007, en Sesión Ordinaria con el Concejo Municipal, Secretario y Tesorero Municipal, aceptaron las deficiencias que contiene el oficio Número AM-OF de fecha 25 de julio de Comentarios de auditoría

8 8 Se confirma el hallazgo, en vista que la Corporación Municipal aceptaron las deficiencias y no presentaron justificaciones. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad al Decreto Número , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y los miembros del Concejo Municipal, por la cantidad de Q20, para cada uno.

9 9 Procedimientos de Guatecompras pendientes de finalización (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Condición Se determinó que, en la Municipalidad de San Juan Ixcoy, Departamento de Huehuetenango, los responsables de llevar a cabo las publicaciones de los anuncios o convocatorias a concursos de las modalidades de compras, servicios o contrataciones de obras municipales, en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS, no las han realizado en vista que, se encuentran pendientes de concluir su evaluación al 31 de diciembre del 2006, los Contratos Administrativos Nos y , de fechas 16 de marzo y 20 de julio del 2006, que pertenecen a los proyectos de Ampliación y Balasto de la Carretera a la Aldea Santa Eloisa Chitamil y la Circulación del Cementerio General del municipio, por las cantidades de Q898, y Q803, respectivamente, para un total de Q1.701, Criterio El Decreto Número Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 23, Publicaciones, indica: "Las convocatorias a licitar se publican por lo menos dos veces en el diario oficial y dos veces en otro de mayor circulación, así como en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala -GUATECOMPRAS-, dentro de un plazo no mayor de quince (15) días hábiles entre ambas publicaciones. Entre la última publicación y el día fijado para la presentación y recepción de ofertas, deberá mediar un plazo de no menor de cuarenta (40) días y Artículo 8, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Publicación de anuncios y convocatorias, segundo párrafo, establece: "Asimismo, los organismos del estado sus entidades descentralizadas y autónomas, unidades ejecutoras, las municipalidades, las empresas publicas estatales o municipales y todas las entidades sujetas a la Ley, previamente al procedimiento establecido en la Ley y su reglamento publicaran y gestionaran en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala -GUATECOMPRAS-, los anuncios o convocatorias y toda la información relacionada con la compra, venta y contratación de bienes, municipios, obras y servicios que requieran". El Acuerdo Gubernativo Número , Artículo 1, Se adiciona al artículo 4 Bis, el cual queda así: Artículo 4 Bis. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, establece que "El Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, adscrito al Ministerio de Finanzas Públicas, deberá ser utilizado para la publicación de todo proceso de compra, venta y contratación de bienes, suministros, obras y servicios que requieran las entidades reguladas en el articulo 1 de la Ley, desde la convocatoria, resolución de impugnaciones si las hubiere, hasta la adjudicación, incluyendo las compras por excepción y todos los procedimientos establecidos en la Ley y en el presente Reglamento". Causa Negligencia del Alcalde, Concejo Municipal y Secretario Municipal, en atender y cumplir con las leyes, normas y demás disposiciones legales, para terminar con el debido proceso y evaluación de los eventos publicados en el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-. Efecto Al no cumplir con cerrar el proceso de los anuncios o convocatorias y modificaciones de las ofertas en el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, la Corporación Municipal provoca falta de transparencia, eficiencia, eficacia, economía y equidad de su gestión. Recomendación Al Concejo Municipal, para que en Punto de Acta, se nombre al Secretario Municipal para que cumpla la función de publicar las convocatorias a ofertar, en proceso, evaluar, adjudicar y concluir con los eventos en el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, Asimismo informar a los eferentes de las adjudicaciones de las obras municipales, para evitar inconformidades a los procesos, de conformidad con las leyes respectivas.

10 10 Comentarios de la administración No existe comentario de la administración, en vista que en el Acta Número de fecha 25 de julio de 2007, en Sesión Ordinaria con el Concejo Municipal, Secretario y Tesorero Municipal, aceptaron las deficiencias que contiene el oficio Número AM-OF de fecha 25 de julio de Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en vista que la Corporación Municipal aceptaron las deficiencias y no presentaron justificaciones. Se realizó Nota de Auditoría Número AM de fecha 01 de agosto de 2007, por medio de la cual, se les indica a la Corporación Municipal dirigirse al Secretario Municipal para cumplir con los eventos de -GUATECOMPRAS-. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y acuerdo gubernativo regrlamento de la ley de contrataciones del estado, artículo 56, para el Alcalde y Secretario Municipal, por la cantidad de Q30, para cada uno.