HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

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1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de segregación de funciones (Hallazgo de Control Interno No.1) Se estableció que el Tesorero Municipal de la Municipalidad de San Gaspar Ixchil, tiene concentrado todas las funciones de Tesorería como, efectuar cheques, realizar conciliaciones bancarias, realizar compras, presupuesto, inventarios, registro y operatoria de las cajas fiscales, atención a usuarios y en algunos casos receptoría. El Acuerdo No del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la norma 1.5 Separación de Funciones, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y sus servidores. Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entre los procesos de: autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores y bienes y el control de las operaciones. La separación de funciones tiene como objetivo evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control total de una operación". La falta de contratación de personal necesario e idóneo por parte de las autoridades municipales e inobservancia a las disposiciones que establecen los Manuales de Administración de Personal. Que las operaciones financieras y contables de la Tesorería Municipal tengan retraso en sus registros y además que los controles internos sean deficientes y que en ausencia del Tesorero Municipal que se paralicen las actividades financieras de la Municipalidad. El Concejo Municipal en forma inmediata debe realizar las gestiones tanto administrativas como financieras, a efecto de contratar al personal que se considere necesario para cubrir las múltiples funciones que debe de realizar la tesorería municipal. En oficio número TM-SGI-001-A-2007 de fecha 25 de julio de 2007 se traslado el siguiente comentario:"1)que por ser una Municipalidad relativamente pequeña y que por ende no manejan muchos recursos, no se había considerado necesario la contratación de más personal en la tesorería. 2)Que por la poca disponibilidad financiera de la Municipalidad no es procedente el pago de salarios elevados, salarios que son pretendidos por los escasos jóvenes (peritos contadores) que radican en el Municipio.3)Que por los montos de los salarios ofrecidos por la Municipalidad, por lo lejano del Municipio, por la falta de transporte público y la falta de lugares en donde dormir y comer no se encuentra personas interesadas en prestar sus servicios en la Municipalidad". Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la administración no desvanecen el mismo. Sanción económica de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, Síndico Primero, Síndico Segundo, Concejal Primero, Concejal Segundo, Concejal Tercero, Concejal Cuarto, por la cantidad de Q2, para cada uno.

2 2 Falta de control interno en la custodia de documentos (Hallazgo de Control Interno No.2) Se estableció que la Municipalidad de San Gaspar Ixchil, carece de un adecuado control interno en la custodia y resguardo de la documentación que soporta las carpetas de los proyectos realizados en el área de inversión, específicamente en los contratos administrativos de obras. El Acuerdo No del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la norma 1.2, Estructura de Control Interno, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implementar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. La norma 1.6 Tipos de Control, del mismo cuerpo legal, establece que Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. La norma 2.6 establece que toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde". La carencia o falta de un control previo, concurrente y posterior que garantice la solidez de los sistemas de control interno. Que no se adopten y se pongan en practica los principios generales de administración en cuanto a la modernización municipal que sea compatible con legislación interna vigente y limitaciones en el momento de fiscalizar la entidad. El Concejo Municipal, debe efectuar una reestructuración en todos los niveles de control interno, debiendo de implementar sistemas que permitan una adecuada evaluación del mismo los cuales deberán de quedar por escrito dentro del manual de operaciones administrativas y financieras, asimismo,se nombre a una persona específica que se encargue de la reunión de la documentación, el resguardo, compaginación y archivo de estas carpetas. De conformidad con el oficio No. TM-SGI-003-A-2007 de fecha 09 de agosto de 2007, se traslado el siguiente comentario:" 1) La Municipalidad tiene definido todo lo relacionado al control interno tanto administrativamente como financieros. 2) Que por las constantes consultas que se hacen a estar carpetas, en algunos casos se desmiembran las hojas que contienen información. 3) En muchos de los casos, estas carpetas son consultadas por el Concejo Municipal por varios días, lo que hace que no solo una persona pueda tenerlos. 4) En muchos de los casos al momento de efectuar los pagos se deben de consultar documentos y por toda la manipulación en algunos casos se extravían los mismos. 5) Por no contar con archivos suficientes y seguros pueda ser que en algunos casos se extravíen los documentos que tienen las carpetas". Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la administración no desvanecen el mismo.

3 3 Sanción económica de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Secretario, Tesorero Municipal y Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q2, para cada uno.

4 4 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Atraso en la rendición de cuenta (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Se estableció que la Municipalidad de San Gaspar Ixchil, no ha rendido cuenta de su administración ante la Contraloría General de Cuentas, desde el mes de octubre del año dos mil cinco. El Decreto Número del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, en su Artículo 3 enumera los objetivos de la Institución y en su inciso c) establece Promover y vigilar la responsabilidad de los servidores públicos para que puedan rendir cuentas públicamente, de manera amplia y oportuna, tanto de la regularidad en el manejo de los bienes y recursos, como de los resultados cualitativos y cuantitativos obtenidos en su gestión. El Acuerdo Interno No del Contralor General de Cuentas,Normas Generales de Control Interno Gubernamental, según la norma 1.5 Separación de Funciones, establece:"la máxima autoridad de cada ente público, debe normar y velar porque la rendición de cuentas constituya un proceso ascendente, que abarque todos los niveles y ámbitos de responsabilidad y contribuya a rendir cuentas públicamente". Concentración de funciones por parte del tesorero municipal y falta de supervisión y fiscalización por parte del concejo municipal para el cumplimiento de esta obligación. Asimismo, que los sistemas informáticos mantengan deficiencias y no puedan ser consultados y utilizados en su momento. No se cumple con las disposiciones legales sobre la materia. El desconocimiento por parte de la Contraloría General de Cuentas de la situación financiera de la municipalidad. El Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde y Tesorero Municipal, a efecto de que en forma inmediata se rindan las cuentas no presentadas ante la Delegación de la Contraloría General de Cuentas en Huehuetenango, que corresponden del mes de octubre de 2005 a la fecha. De conformidad con el Oficio No. TM-SGI-003-A-2007 de fecha 17 de agosto de 2007, se traslado el siguiente comentario:"1)que lamentablemente el sistema de cómputo SIAFITO-MUNI, ha sufrido una serie de problemas que han ocasionados que por varias semanas no se pueda ingresar la información contable, pues de primero se ingresa la información y luego se realiza las cajas fiscales tanto de ingreso como de egresos. 2) Que toda la información que se tenía almacenada en un equipo de cómputo, lamentablemente se quemo por una tormenta eléctrica, lo que ocasiono que se perdiera todos los archivos, habiéndose recuperado algunos archivos de información pero de años atrás /( ).3)Que no se tiene personal suficiente dentro de la tesorería municipal que pueda dedicarse directamente a esa función, siendo únicamente el tesorero la persona encargada de hacer todos los registros y todas las funciones que se realizan en la tesorería". Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la administración no desvanecen el mismo. Sanción económica, de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 12, para el Alcalde Municipal por Q2,

5 5 Falta de documentación en los proyectos de inversión. (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Se estableció que en la carpetas que contiene la documentación de soporte de los proyectos Construcción de apertura de carretera de la Aldea la Vega, Contrato número por un valor de Q 485,053.80, Apertura de carretera en la Aldea Tierra Colorada, Contrato número por un valor de Q 378,095.50, Apertura de carretera en la Aldea Chacpantze, Contrato número por un valor de Q 158,887.50, y Ampliación de la Escuela de la Aldea la Cumbre, Contrato número por un valor de Q 417, no se encontraron los documentos como pedido y necesidad, bases de cotización, acta de inspección final de la obra, informe pormenorizado del supervisor de la obra, acta de nombramiento de la comisión receptora de obras, acta de recepción definitiva de la obra, liquidación de contrato, acta de liquidación definitiva de la obra y la constancia de inventario. El Decreto número del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, en sus artículos 18, 19, 42, 55, 56, 57, 62, y artículos 15, 30 del Acuerdo Gubernativo Número Reglamento de la Ley, establecen los requisitos que deben de cumplirse y adjuntarse a cada una de las carpetas que conforman los proyectos. Deficiencia en los controles internos y falta de nombramiento de una persona encargada de ordenar, supervisar y fiscalizar para que se cumpla con todo lo que establece las leyes de la materia. Que las carpetas que conforman todos los documentos de los proyectos realizados y en proceso se encuentren incompletos y limitaciones al momento de fiscalizar cada una de las carpetas. El Señor Alcalde Municipal, debe girar instrucciones de forma inmediata al Secretario, Tesorero y Coordinador de la Oficina de Planificación Municipal OMP, asicomo, los miembros de la junta de cotización, para que procedan a localizar y solicitar a donde corresponda todos y cada uno de los documentos que hacen falta en las carpetas respectivas, asimismo, se implemente un sistema de control interno adecuado que permita generar la información de forma oportuna. De conformidad con el oficio No. TM-SGI-004-A-2007 de fecha 24 de agosto de 2007, se traslado el siguiente comentario:"la municipalidad de San Gaspar Ixchil, específicamente el Secretario Municipal conjuntamente con el Tesorero Municipal y el Encargado de la Oficina Municipal de Planificación OMP, al iniciar con un proyecto determinado se reúnen y son los encargados de que se cumpla con todos y cada uno de los requisitos que exige la Ley de Contrataciones del Estado. Que en este caso sin duda, existió un error en la forma de archivar o conformar los mismos, pues no se archiva en definitiva una carpeta hasta que todos y cada uno de los documentos se encuentren completos y correctamente. Que lamentablemente por cuestión de tiempo ya no fue posible adjuntar dicha documentación, esperando tener la oportunidad mas adelante por parte de la Contraloría General de Cuentas para poder adjuntar los documentos que hicieron falta puesto que se tienen dentro de la Municipalidad. Que estos errores serán tratados y se crearan los procedimientos para que no vuelva a suceder". Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos presentados por la administración no desvanecen la condición.

6 6 Sanción económica, de conformidad al Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo Reglamente de la ley, artículo 56 para el Secretario Municipal, Tesorero Municipal y Encargado de la Oficina Municpal de Planificación por la cantidad de Q12, para cada uno.

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