HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. No se cumple con la selección y contratación de Personal (Hallazgo de Control Interno No.1)

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO No se cumple con la selección y contratación de Personal (Hallazgo de Control Interno No.1) Se estableció que en la Municipalidad no se realiza con el proceso de selección y contratación de personal asignado en las operaciones El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 3.3 Selección y Contratación establece: Cada ente público para seleccionar y contratar personal debe observar las disposiciones legales que le apliquen (Leyes especificas de Servicios Civil y Reglamento Manual de Clasificación Presupuestaria, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, otras leyes aplicables, circulares, etc Las autoridades no aplicaron el reglamento de trabajo en los años 2004, 2005 y 2006 que esta aprobado Esto puede crear descontento y ineficiencia en el personal de la Municipalidad al dar meritos o ascenso sin tener el soporte reglamentado. Las autoridades de la Municipalidad implementen las normas generales de control interno y reglamentos aplicables al personal en busca de eficiencia, efectividad, economía y equidad Verdaderamente no hemos cumplido con la selección de personal, pero de ahora en adelante nos comprometemos a seleccionar el personal que se contrate y de acuerdo a su capacidad podremos delimitarle sus funciones Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos planteados no desvirtúan su responsabilidad. Sanción económica de conformidad con el Decreto No Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas con base al artículo 39, numeral 4, para Alcalde Municipal y Miembros del Concejo Municipal de Q2, para cada uno.

2 2 No se elaboró Plan Operativo Anual por parte de la OMP (Hallazgo de Control Interno No.2) Se estableció que la Oficina Municipal de Planificación no elaboro el plan operativo anual POA que contiene el total de las obras programadas en sus actividades a realizar a cada año como una política de Planificación Estratégica. El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 4.2 Plan Operativo Anual, establece: El Plan Operativo Anual constituye la base técnica para una adecuada formulación presupuestaria por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad deben elaborar anualmente en forma técnica y objetiva sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto serán contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos. El Encargado de la Oficina Municipal de Planificación no elaboró el Plan Operativo Anual de los años 2004, 2005 y 2006 por no considerarlo de importancia. No hay seguimiento de obras no hay comparación de la objetivos y metas que se trazaron. El Alcalde Municipal gire sus instrucciones al encargado de la oficina municipal de planificación para que realice el plan operativo anual de dicha unidad con el objetivo de cumplir con la planificación estratégica de cada una de las obras que se realizan tanto por administración como contrato. Efectivamente no se elaboró el plan operativo anual POA. Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos planteados no desvirtúan su responsabilidad Sanción económica de conformidad con el Decreto No Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas con base al artículo 39, numeral 18, para Alcalde Municipal, Tesorero y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación de Q10, para cada uno.

3 3 No existe concordancia en el precio del valor de la obra en el Contrato (Hallazgo de Control Interno No.3) Se estableció que el contrato No de fecha 29 de marzo de 2006, correspondiente al proyecto Mejoramiento de Camino Segunda fase Sector Los Olivos, en la cláusula segunda del contrato OBJETO DEL CONTRATO se observa que tiene un valor de Q567, y en la cláusula tercera VALOR DEL CONTRATO especifica un valor de Q275, no existiendo concordancia con el valor total del contrato. El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.6 Tipo de Controles, establece: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior. No existe control de la verificación del contenido de los contratos. Que existan excesos de errores que puedan originar interpretaciones incorrectas El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones a efecto de que se cumpla con la revisión de los contratos y no exista incorrecta transcripción en los mismos con el objeto de evitar malos entendidos al existir diferencias en los documentos. En el contrato No de fecha 29 de mayo de 2006 del Proyecto MEJORAMIENTO DE CAMINO 2ª. FASE SECTOR LOS OLIVOS, el contrato se suscribió en el formato de otro contrato y por un error involuntario no se tuvo el cuidado de efectuar los cambios correspondientes, pero actualmente el contrato ya se encuentra corregido. Pues el costo real del proyecto es de: Quinientos sesenta y siete mil quetzales exactos. (Q567,000.00). Lo cual es la totalidad de la suma de todos los renglones de trabajo del proyecto antes indicado Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos planteados no desvirtúan su responsabilidad. Sanción económica de conformidad con el Decreto No Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas con base al artículo 39, numeral 18), para Alcalde Municipal y Secretario Municipal de Q2, para cada uno.

4 4 Falta de Archivo en la OMP (Hallazgo de Control Interno No.4) Se observo el desorden y falta de resguardo expedientes de obras teniéndose que auxiliar de la tesorería, secretaria y Consejo de desarrollo para cuando es requerida la información El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.11 Archivos, establece: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivo ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil de localizar la información. La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes especificas; independientemente del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o electrónicos. La Oficina Municipal de Planificación no tiene definida sus funciones por lo que no observan los controles pertinentes. La poca importancia de las autoridades y el encargado de la OMP le prestan al control del resguardo de los expedientes de obra Puede ocurrir que se pierda un expediente dando lugar que se tenga que emplear demasiado tiempo para reemplazar los datos, no permiten el fácil acceso de localización El Alcalde Municipal gire sus instrucciones por medio de un memorándum al encargado de la OMP para el resguardo de los documentos ya que existe un desorden total. En relación al desorden encontrado en la Oficina Municipal de Planificación es responsabilidad del coordinador de la oficina: Coordinar y velar por el orden y buen funcionamiento de la oficina que se menciona Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos planteados no desvirtúan su responsabilidad Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas con base al artículo 39, numeral 22, para Alcalde Municipal y encargado de la OMP de Q8, para cada uno.

5 5 Falta de Documentos de Respaldo (Hallazgo de Control Interno No.5) Se solicitó por medio de Nota de Auditoría No. 01-MSAS-07, de fecha documentación de proyectos de obra consistentes en documentos originales consistentes en Actas de nombramientos de la junta adjudicadora y liquidadora de los proyectos, actas inicio de la obra, fianzas de cumplimiento, anticipo, conservación de la obra y saldos deudores, informes físicos, los cuales no presentó. El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 2.6 Documentos de Respaldo Establece: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo Promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. La poca importancia y descuido que las autoridades y el personal han realizado al resguardo de los expedientes de obras. Puede ocurrir que se pierdan expedientes dando lugar a que se tenga que emplear demasiado tiempo en recuperarlos. Las Autoridades Municipales giren sus instrucciones por medio de memorandum a la Secretaria, Tesorería y Oficina Municipal de Planificación para el adecuado resguardo de los expedientes de obra. Esta documentación fue solicitada a la Oficina Municipal de Planificación por lo que ellos deberán informar si se encuentra o no se encuentra la documentación solicitada; más sin embargo al presente oficio de descargo se adjuntan copias de: Actas de nombramiento de la Junta Adjudicadora; Fianzas de cumplimiento, de anticipo, conservación de la obra y saldos deudores; y Certificación de las Actas de Recepción de proyectos. Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos planteados no desvirtúan su responsabilidad Sanción económica de conformidad con el Decreto No Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas con base al artículo 39, numeral 22), para Alcalde Municipal, Miembros del Concejo Municipal, Secretario Municipal, y Encargado de la OMP de Q8,000.00, para cada uno.

6 6 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado. (Hallazgo de Control Interno No.6) Al efectuar la revisión del expedientes que ampara la ejecución de la obra "Mejoramiento Camino Calle Principal Sector Los Olivos, Fase I", se comprobó que no se presentaron las fianzas de conservación de obra y de saldos deudores. Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículos 67 y 68. Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado Esto ha provocado que no se cumpla con lo normado en las leyes vigentes del país. La Municipalidad de San Antonio, deberá de velar para que previo a la ejecución de una obra, se exija a los contratistas la presentación de todas las fianzas indicadas en la Ley de Contrataciones del Estado. No existen las respectivas fianzas Se confirma el hallazgo, debido a que no existen las fianzas respectivas. Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 56, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q1, para cada uno.

7 7 Falta de Bitácora (Hallazgo de Control Interno No.7) Al efectuar la revisión del expediente que ampara la ejecución de las obra "Mejoramiento Camino Calle Principal Sector Los Olivos, Fase I"; se comprobó que no se llevó la respectiva bitácora autorizada por la Contraloría General de Cuentas. Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 38, literal a) indica: Autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización, solicitando las sanciones por incumplimiento de disposiciones legales. Incumplimiento de la Municipalidad de San Antonio, al no velar para que se autorice y se lleven la respectiva bitácora de la obra. Esto ha provocado que no se cuente con un historial de la obra, que indique como se ejecutó y el porqué se dejó abandonada por parte de la empresa constructora. La Municipalidad deberá de velar por que se lleven las respectivas bitácoras autorizadas por la Contraloría General de cuentas, con el objeto de tener un historial de la obra y para cumplir con lo normado en el Reglamento de la Ley de la Contraloría General de Cuentas. No se llevó bitácora en esta obra. Se confirma el hallazgo, debido a que no se llevó la respectiva bitácora. Sanción Económica de conformidad con el decreto No Ley Orgánica de la Contraloria General de Cuentas con base al articulo 39 numeral 18 para Alcalde Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.

8 8 Falta de Supervisión Técnica. (Hallazgo de Control Interno No.8) Al efectuar la revisión de los expedientes que amparan la ejecución de las obras "Mejoramiento Camino Calle Principal Sector Los Olivos, Fase I" y "Construcción Puente Vehicular Río Pachipá, Aldea Nahualate II"; se comprobó que la Municipalidad no contó con supervisión técnica. Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por Acuerdo número del Contralor General de Cuentas, en su Norma 2.2 Organización Interna de las Entidades, indica: "SUPERVISION: Se establecerán los distintos niveles de supervisión, como una herramienta gerencial para el seguimiento y control de las operaciones, que permitan identificar riesgos y tomar decisiones para administrarlos y aumentar la eficiencia y calidad de los procesos.". Incumplimiento de la Municipalidad de San Antonio, al no contar con supervisión técnica en estas obras. Que la obra ejecutada no se construya de acuerdo a los planos, especificaciones técnicas y contrato respectivo o con variación de calidad de materiales, perjudicando a las comunidades beneficiadas La Municipalidad deberá de contratar un Ingeniero Civil o profesional afín, para que efectúe la supervisión técnica de las obras y que las mismas se ejecuten de acuerdo a diseños, planos y especificaciones técnicas, tomando en cuenta técnicas de construcción. La supervisión debe ser constante y que por cada supervisión efectuada se deberá de llenar la respectiva bitácora. Los proyectos fiscalizados no contaron con la supervisión técnica. Se confirma el hallazgo debido a que no existió supervisión técnica en las obras objeto de fiscalización. Sanción Económica de conformidad con el decreto No Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas con base al articulo 39 numeral 20) para Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno.

9 9 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Incumplimiento de Remisión de Copias de Contratos (Hallazgo de Cumplimiento No.1) La Municipalidad de San Antonio Suchitepéquez, ejecuto obras en los años 2005 y 2006 de los Proyectos: "Mejoramiento Camino Calle Principal Sector la Cuchilla II Aldea Nahualate" Contrato No de fecha por valor de Q321,664.58; "Construcción Puente Vehicular Rió Pachipá Aldea Nahualate II", Contrato No de fecha por valor de Q356,000.00; "Construcción Muro Contención Sector Cano Barrios II" Contrato No de fecha por valor de Q583,762.00; "Adecuación Cause Rió Ixtacapa, Margaritas del Rosario" Contrato No de fecha por valor de Q495,976.00; "Construcción Puente Peatonal Rió Nimanquiej, Caserío Asunción Barrios I" Contrato No de fecha por valor de Q260,000.00; " Mejoramiento de camino Segunda Fase, Sector los Olivos" Contrato No de fecha por valor de Q567,000.00; "Construcción Sistema de agua potable, Fase I, Sector Cojulum, Aldea Barrios I" Contrato No de fecha por valor de Q681,000.00; "Construcción Drenaje sanitario Fase I, Aldea Margaritas del Rosario" Contrato No de fecha por valor de Q752,351.00; "Mejoramiento Camino Entrada Principal Sector La Trinidad Nahualate II" Contrato No de fecha por valor de Q275, que ascienden a un total de Q ,58, los cuales no han sido enviadas las copias de los Contratos a la Contraloría General de Cuentas. El Decreto No Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75 establece: "De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas para efectos de registro, control y fiscalización.". Las autoridades de la Municipalidad, no han observado los aspectos legales de los contratos descritos como corresponden. Por parte del ente fiscalizador no se tiene conocimiento de las obras y compromisos financieros en que incurre la municipalidad. El señor Alcalde Municipal y Secretario deberán enviar en un plazo de treinta días los contratos a la Contraloría General de Cuentas para su fiscalización, y en lo futuro cumplir con los aspectos legales. Por un descuido del Señor Secretario no se enviaron en su oportunidad las copias de los contratos realizados en esta Municipalidad, nos comprometemos que los enviaremos en el transcurso de la presente semana. Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos planteados no desvirtúan su responsabilidad. Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República de Guatemala Ley de Contrataciones del Estado articulo 82, 2% monto de la negociación para el Alcalde Municipal y Secretario Municipal a razón de Q76, para cada uno.

10 10 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Se comprobó al efectuar el análisis legal del expediente de la obra Construcción Sistema de Agua Potable, Fase I, Sector Cojulum, Aldea Barrios I, Contrato No de fecha por valor de Q681, que no contiene el Acta de adjudicación de la obra. El Decreto No Ley de Contrataciones del Estado, ARTICULO 16, Competencia de la Junta de Cotización. La junta de cotización tendrá competencia para recibir, calificar y adjudicar la cotización. Sus decisiones las tomará por mayoría de sus miembros, quienes no podrán abstenerse de votar, dejando constancia en acta de la Junta de Cotización tendrá las mismas facultades, atribuciones, responsabilidades y obligaciones que se fijan para la junta de licitación. Incumplimiento a la norma legal en cuanto a la suscripción del Acta de adjudicación, ya que se encontró un acta que no corresponde a la municipalidad de San Antonio Suchitepéquez. Falta de confiabilidad en el proceso de adjudicación El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones a los miembros de la junta de cotización para que en todo proceso deben de suscribir el acta de adjudicación como evidencia y decisiones actuadas El acta de adjudicación de la obra que se menciona si existe, solo que por un error involuntario no se cambiaron algunos datos del machote sobre el cual se escribió. No está demás indicarle que los datos que se encuentran en el cuerpo de la misma si corresponde a los datos el proyecto indicado. Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos planteados no desvirtúan su responsabilidad. Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República de Guatemala Ley de Contrataciones del Estado articulo 82, 5% monto de la negociación para el Alcalde Municipal y miembros de la Junta de Cotización o Adjudicación a razón de Q30, para cada uno.

11 11 No se Cuenta con Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Se estableció que en el Periodo auditado la Municipalidad, no cuenta con auditor interno que evalué permanentemente el ambiente y estructura de control interno en el proceso de ejecución de obras en la Oficina Municipal de Planificación y demás unidades que integran dicha Institución. EL Decreto Numero Código Municipal, artículo 88. Auditor interno establece: Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditor colegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal. El auditor, interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Las municipalidades podrán contratar, en forma asociativa, un auditor interno. Sus funciones serán normadas por el reglamento interno correspondiente. Falta de Presupuesto para contratar a un Auditor interno en los años 2004, 2005 y Falta de un eficiente control interno que permita la eficacia en todas las unidades de la Municipalidad. Las Autoridades Municipales deben contratar un auditor interno para que su gestión sea más eficaz y eficiente en todos los niveles y operaciones de la Municipalidad. Esta municipalidad no había contratado los servicios de un auditor interno por no tener asignación presupuestaria disponible para cubrir su pago, y por no contar con los recursos necesarios para el mismo, no obstante ahora ya se efectuó la contratación de un auditor interno aun cuando para ello debemos realizar un esfuerzo; adjuntamos copia del contrato de prestación de servicios Se confirma el hallazgo en virtud que los argumentos planteados no desvirtúan su responsabilidad Sanción económica de conformidad con el Decreto No Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas con base al artículo 39 numeral 18, para Alcalde municipal de Q20,

12 12 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado en la Contratacion de obras. (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Al efectuar la revisión de los expedientes que amparan la ejecución de obras, se comprobó que previo a la contratación de las obras "Mejoramiento Camino Calle Principal Sector Los Olivos, Fase I", por valor de Q160, y "Construcción Puente Vehicular Río Pachipá, Aldea Nahualate II", por valor de Q 356, no se efectuaron presupuestos y especificaciones técnicas. En las ofertas presentadas no se utilizaron los formularios autorizados de cotizaciones ni están aprobados por la autoridad máxima. No se efectuaron las respectivas liquidaciones de los proyectos ni están aprobadas por la autoridad administrativa. Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículos 1, 20, 39, 40, 56 y 57 y Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 15. Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado. en los procesos de contrataciòn y liquidaciòn de obras. Falta de transparencia y calidad en el gasto publico. La Municipalidad de San Antonio, deberá de velar para que previo a la ejecución de una obra, se cuente con una planificación completa, que contenga, estudios, diseños, presupuestos, especificaciones técnicas y planos, para que la obra se ejecute de acuerdo a la planificación y de acuerdos a normas de construcción vigentes. Existen especificaciones técnicas y presupuesto elaborados por la empresa ganadora, relacionado con los formularios de Cotización, los proyectos fiscalizados no cuentas con dichos formularios y en los expedientes de los proyectos no se encontraron las respectivas liquidaciones por lo cual se asume que no fueron aprobadas por la autoridad administrativa. Se confirma el hallazgo, debido a que no se pudieron comprobar las planificaciones completas, las cotizaciones en formulario aprobado y las respectivas liquidaciones de los proyectos. Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y artículo 56 del Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q4,610.22, para cada uno.