CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA. Informes de Auditoría Interna Emitidos durante el Segundo Semestre del 2015

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1 CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA Informes de Auditoría Interna Emitidos durante el Segundo Semestre del 2015 Febrero 2016

2 Tabla de Contenido INFORMES EMITIDOS EN EL SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO INF , Análisis del control interno y el apego a la normativa vigente para el pago de incentivos salariales por vinculación en el CONARE... 3 INF , Control de los Ingresos Externos del SINAES... 4 Inf , Inf , Informe de la Validación Independiente de la Autoevaluación Anual de la Calidad e Informe de Oportunidades de Mejora, Contraloría Universitaria de la Universidad Nacional de Costa Rica, Periodo, INF , Informe Estados Financieros al 31 de diciembre de INFORMES ESPECIALES... 7 ASESORÍAS Y ADVERTENCIAS... 7

3 Informes emitidos en el segundo semestre del año 2015 A continuación se detallan los resúmenes ejecutivos de los informes emitidos por la Auditoría Interna en el período señalado y que por su naturaleza, y conforme la normativa vigente, son susceptibles de comunicarse a particulares interesados. También se enlistan, las referencias de comunicaciones escritas de asesoría o advertencia hechas por parte de esta dependencia. De requerir cualquier ciudadano, el informe completo, debe gestionarlo ante la Auditoría Interna a los correos electrónicos jaguero@conare.ac.cr, gfonseca@conare.ac.cr, o al teléfono , A continuación se enlistan y comentan los informes emitidos por la Auditoría Interna y que por su naturaleza, y conforme la normativa vigente, son susceptibles de comunicarse a particulares interesados. INF , Análisis del control interno y el apego a la normativa vigente para el pago de incentivos salariales por vinculación en el CONARE El estudio se realizó para identificar las actividades de control y el apego a la normativa vigente para el pago de incentivos salariales por vinculación, durante los períodos 2013 y 2014, esto conforme al "Reglamento de Incentivos salariales por gestión y ejecución de proyectos de vinculación universitarios aprobado por CONARE en la sesión Dentro de los hallazgos del estudio se determinó que se está incumplimiento con algunos de los artículos del reglamento citado, además, éste presenta una contradicción normativa del artículo 8 con la Ley de Control Interno, y se señalan algunos elementos que es necesario precisar su correcta aplicación. El Programa Estado de la Nación (PEN) es el único que en la Institución aplica dicho incentivo salarial, por lo que se vieron en la necesidad de crear los documentos Política de incentivos salariales en el Programa Estado de la Nación, y Perfil de Productos del PEN, los cuales se deben revisar y formalizar. Asimismo, se determinó que algunos de convenios que dieron origen al pago de incentivos, fueron ejecutados y administrados por la FunCeNAT, sin que se hayan presentado al CONARE, para su aprobación y declaratoria de interés institucional según corresponde. Finalmente, se indica sobre algunas inconsistencias y errores tanto en los oficios de solicitud de pago de incentivos salariales, como en los pagos de planilla. Las principales recomendaciones se dirigen a revisar, actualizar y corregir el reglamento, así como definir acciones concretas para velar por su cumplimiento y seguimiento; se deben definir formalmente las competencias jerárquicas conforme Informes de Auditoría Interna Emitidos durante el 2do. Semestre del 2015 Página 3

4 a la ley (de CONARE, Directores de Programa y Jefe de Departamento), con respecto a la aprobación de convenios, reglamentos, políticas, directrices, metodologías, entre otros. Asimismo, es necesario revisar y justificar las diferencias indicadas, para que se hagan los ajustes necesarios, y además, realizar conciliaciones y revisiones oportunas sobre los pagos y los contratos firmados. INF , Control de los Ingresos Externos del SINAES El estudio se desarrolló para cumplir con lo establecido en el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el 2015, con el fin de evaluar las actividades de control que se aplican en la administración de los recursos externos del SINAES, verificando la adecuada aplicación de las normas institucionales y otras emitidas por la Contraloría General de la Republica, mismo que fue seleccionado de acuerdo al modelo de valoración de riesgo establecido por nuestra unidad. Se encontró como limitación, la no entrega oportuna de información confiable, tal es el caso del procedimiento oficial para el manejo y control de los ingresos externos por la acreditación de carreras, éste se entregó al final de estudio, en un documento no oficializado, y cambios en las versiones de alguna información, lo que conllevo mayor necesidad de tiempo para conocer las prácticas que se seguían. No contar con información referente y registros sobre los pagos realizados por cada una de las etapas del proceso de acreditación, por parte de las universidades. De las pruebas realizadas, se determina que al momento del estudio, el SINAES carece de control sobre los pagos que deben efectuar las universidades por las actividades ejecutadas o etapas concluidas que conllevan el pago de un arancel, por lo tanto, tampoco se ha hecho una adecuada gestión de cobro a las universidades. No hay un procedimiento establecido formalmente para el manejo de los ingresos externos del SINAES provenientes de los procesos de acreditación, Además no se realizaron las actividades que contiene una versión preliminar no autorizada del procedimiento que el Programa presentó. En el momento que se realizó el estudio se detectó que el SINAES no cuenta con la información correspondiente del pago que se hizo de cada una de las actividades que se realizaron dentro de los procesos de acreditación de cada carrera desde su inicio, en síntesis no se puede determinar con precisión y rapidez lo pagado y lo que se adeuda. Se recomendó, realizar u ordenar la ejecución de un estudio minucioso y documentado para determinar los montos que las universidades han pagado o Informes de Auditoría Interna Emitidos durante el 2do. Semestre del 2015 Página 4

5 debieron pagar por cada una de las actividades del proceso de acreditación y re acreditación a los que se han sometido desde al menos el año 2000, estableciendo un saldo para cada proceso y universidad al 30 de junio de Así también, revisar y establecer formalmente el procedimiento Gestión de Ingresos del SINAES donde se deje establecido las actividades, responsables, controles y tiempos que el personal del Programa debe de realizar en los ingresos externos provenientes del proceso de acreditación, reacreditación y otros. Instruir a las universidades, sobre la información que deben de presentar los depósitos o transferencias del pago, para que este pueda ser vinculado con el proceso de acreditación respectivo y la información sea la requerida por la institución, para mantener un adecuado control. Realizar conciliaciones al menos mensualmente, para verificar que el auxiliar con la información que lleva el SINAES de cobros y pagos, es la misma que presenta el registro de ingresos del Programa en la contabilidad institucional. Trasladar periódicamente (al menos una vez al mes) la copia respectiva de los recibos de ingreso correspondientes, al Departamento de Gestión Financiera, para que ésta pueda realizar las conciliaciones pertinentes y lo adjunte dentro de los comprobantes del registro contable. Publicar y mantener actualizado en la página web del SINAES, los montos a pagar por las universidades por las diferentes etapas del proceso de acreditación, reacreditación de una carrera u otros aranceles existentes. Se concluye que se ha realizado una mala gestión de control y cobro de rubros establecidos por las diferentes actividades que se realizan en el proceso de acreditación por parte del SINAES, ya que en el momento que se hizo esta auditoría, el Programa no contaba con información de los pagos efectuados por la universidades vinculado con cada uno de los procesos, limitando el poder determinar los montos que se debieron haberse recibido y no se pagaron, y cuánto es lo que se debe de cobrar a las universidades, situación que se presenta, según la información obtenida, desde aproximadamente el año 2000 y que si hemos podido evidenciar con claridad en los años 2013 y Los controles a lo interno del SINAES, al momento del estudio, eran débiles o inexistentes, tampoco se evidenciaron gestiones de cobro, que señalen que era una actividad que se efectuara de manera regular. Inf , Inf , Informe de la Validación Independiente de la Autoevaluación Anual de la Calidad e Informe de Oportunidades de Mejora, Contraloría Universitaria de la Universidad Nacional de Costa Rica, Periodo, 2014 Informes de Auditoría Interna Emitidos durante el 2do. Semestre del 2015 Página 5

6 Estos informes corresponden a la ejecución de un estudio de validación independiente de la Autoevaluación Anual de la calidad, efectuada por la Contraloría Universitaria de la UNA, que corresponde al requerimiento establecido por la Contraloría General de la República. Dicha validación fue oportunamente comunicada al CONARE y corresponde a la iniciativa de colaboración mutua realizada entre nueve auditorías internas del sector público. En dichos informes, se señala el nivel de cumplimiento de la Contraloría Universitaria de la UNA, de la normativa técnica que rige la labor de auditoría en el sector público, además de la sugerencia de acciones de mejora adicionales. INF , Informe Estados Financieros al 31 de diciembre de 2014 La Auditoría Interna del CONARE, conforme al plan de trabajo del período 2015, realizó el estudio sobre los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2014, el cual consistió en analizar la razonabilidad de los saldos mostrados en el Balance de Comprobación a la fecha de corte del estudio. Se revisaron los auxiliares contables, se verificó si se aplica la normativa contable correspondiente, así como si se han establecido procedimientos y políticas contables. La información y documentación que se analizó en el estudio se obtuvo del sistema Enlace, los Estados Financieros presentados ante el Ministerio de Hacienda y a la Contraloría General de la República para el período Los principales hallazgos están dirigidos hacia debilidades de control y a la ausencia de la revisión periódica de los saldos mostrados en las cuentas. A nivel general se puede indicar que la cuenta de Terrenos y Edificios se encuentra subvaluada al menos en ,7 y existen saldos de cuentas por cobrar y por pagar que han permanecido así por más de un año, período que no es común en una contabilidad del Sector Público. Como principales recomendaciones del estudio están el registro de las inversiones según los movimientos que realiza el administrador y la conciliación mensual de estas con el estado de cuenta bancario, la actualización del valor de los activos fijos, la integración del sistema contable, así como los registros, para que cada transacción se registre una única vez, afectando la contabilidad patrimonial, presupuestaria y financiera. En general se debe hacer un análisis de los saldos y realizar los ajustes correspondientes para que la contabilidad sea un reflejo de la realidad financiera institucional, así como establecer herramientas de control como políticas contables y procedimientos que favorezcan la estandarización de los registros y el apego a la normativa contable. Como limitación del estudio se indica la ausencia de una respuesta oportuna a la consulta realizada a la Asesoría Legal de la Institución mediante el oficio OF-AI- Informes de Auditoría Interna Emitidos durante el 2do. Semestre del 2015 Página 6

7 , sobre el estado de los procesos judiciales de la Institución que puedan significar pasivos contingentes relevantes de mostrar en la información financiera. Informes especiales Durante el año 2015, además se concluyeron cuatro estudios de eventuales responsabilidades (Relaciones de Hechos), que fueron comunicados mediante tres informes a las autoridades institucionales cuando correspondió. Asesorías y Advertencias En cuanto a asesoría formal y advertencias, a continuación se señalan los oficios emitidos y las participaciones durante el segundo semestre del año OF-AI Asesoría, Directrices CGR sobre relaciones Jerarca Auditoría I. OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI Asesoría, Uso Caja Chica Sede Alajuela Asesoría, Modificaciones al Reglamento de Denuncias Asesoría, Contratación de Servicios de Alimentación Asesoría, Implementación de la Declaración Jurada de jornada Asesoría, Informe Lab-Direct-FunCeNAT Asesoría, Uso y custodia de formularios de recibo de dinero Asesoría, Avances en la implementación del GRP Wizdom Asesoría, Uso de libros Contables Digitales Advertencia, Retraso inscripción Junta Directiva FunCenat 1 Enviado el 19 de agosto de 2015 Informes de Auditoría Interna Emitidos durante el 2do. Semestre del 2015 Página 7