CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

Transcripción

1 CONSEJO NACIONAL DE RECTORES OFICINA DE PLANIFICACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR AUDITORÍA INTERNA Informes de Auditoría Interna emitidos durante el 1er. Semestre del 2014 Agosto 2014

2 ÍNDICE INF Permisos en el CONARE para cursar estudios en el extranjero INF Selección de personal y concursos... 3 INF Seguimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de los períodos 2012 y INF Análisis del Procedimiento para Despidos por Justa Causa vigente en el CONARE Asesorías y Advertencias... 6

3 Informes emitidos en el primer semestre del año 2014 A continuación se detallan los resúmenes ejecutivos de los informes emitidos por la Auditoría Interna en el período señalado y que por su naturaleza, y conforme la normativa vigente, son susceptibles de comunicarse a particulares interesados. También se enlistan, las referencias de comunicaciones escritas de asesoría o advertencia hechas por parte de esta dependencia. De requerir cualquier ciudadano, el informe completo, debe gestionarlo ante la Auditoría Interna a los correos electrónicos jaguero@conare.ac.cr, gfonseca@conare.ac.cr, o al teléfono , A continuación se enlistan y comentan los informes emitidos por la Auditoría Interna y que por su naturaleza, y conforme la normativa vigente, son susceptibles de comunicarse a particulares interesados. INF Permisos en el CONARE para cursar estudios en el extranjero. La finalidad de este estudio fue conocer la aprobación y control de los permisos con y sin goce de salario, por periodos extensos, focalizándose principalmente en aquellos relacionados con estudios de postgrado en el extranjero. En general, se observa escasa normativa interna y procedimientos formales, para estos beneficios, que si bien, son poco frecuentes en la institución, se dan. No se observa, acciones formales y uniformes para dar seguimiento a los beneficiarios del permiso, sobre todo cuando son para estudios, también ausencia de adendas a los contratos de trabajo para establecer las condiciones de lo pactado y las eventuales indemnizaciones. Se recomienda establecer el procedimiento para el otorgamiento y disfrute de este beneficio, el seguimiento de los funcionarios bajo esta condición y la elaboración y suscripción de adendas al contrato de trabajo. INF Selección de personal y concursos El estudio se realiza para analizar el proceso que se ejecuta en el CONARE en el proceso de reclutamiento y selección de personal. El estudio abarca los concursos internos y externos del año 2012 y hasta el 30 de setiembre de Informes del 1er. semestre, 2014 pág. 3

4 El proceso de reclutamiento y selección de personal lo realiza la Sección Administrativa; la que al momento del estudio y desde años atrás carecía de la jefatura de la Unidad de Recursos Humanos, por lo que aspectos como la elaboración y aplicación de un procedimiento formal, políticas y herramientas que guíen las diferentes etapas de la contratación de personal, no se han implementado. Se observa que Recursos Humanos no ha asumido completamente el rol coordinador del proceso y esto se demuestra en aspectos como el establecimiento incompleto de perfiles, la carencia de una base de datos de elegibles, el hecho de no participar técnicamente para determinar la categoría de las nuevas plazas requeridas. Formalmente el CONARE no ha asignado la potestad del nombramiento de personal a un puesto o a determinados niveles ejecutivos y existe un atraso significativo en la entrega de acciones de nombramiento, lo cual no precisa los términos del contrato de trabajo en detrimento del patrono y va en contra de los derechos de los funcionarios de la Institución. Las principales recomendaciones se dirigen a la elaboración de políticas, procedimientos, y herramientas que guíen el proceso de reclutamiento y selección de personal, la implementación de una base de datos de funcionarios elegibles, el establecimiento claro del perfil de cada puesto, previamente a la solicitud de presupuesto y la asignación formal de la potestad de nombrar personal a un puesto o grupo de estos, según su nivel o área competente, así como la entrega a los funcionarios y el respaldo en los expedientes de personal, de los documentos que detallan las condiciones de los nombramientos, junto con las características del puesto. INF Seguimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de los períodos 2012 y 2013 El estudio fue realizado como parte del plan de trabajo establecido para el año La finalidad fue dar seguimiento a los planes de implementación de las recomendaciones sugeridas por la Auditoría Interna para los estudios de auditoría, emitidos en el período 2012 y 2013, así como las recomendaciones pendientes de los períodos 2010 y 2011, con el fin de cumplir con lo establecido en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, la norma 206 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE), evaluar y documentar el nivel de implementación de las recomendaciones sugeridas en los informes emitidos y determinar las recomendaciones que no se han implementado. Informes del 1er. semestre, 2014 pág. 4

5 Para tal efecto, se tomaron los planes de implementación, en los casos que fueron presentados y se les dio seguimiento, se realizaron entrevistas al personal relacionado con los diferentes procesos, actividades o asuntos que se auditaron, se revisaron los documentos que evidenciaron la implementación de las recomendaciones, y se aplicaron pruebas de control basadas en la información suministrada por el personal participante en el proceso de mejora, así como la documentación y correspondencia relacionada con la implementación de las recomendaciones. Del seguimiento de 25 recomendaciones pendientes del periodo 2010 y de 87 del periodo 2011, se pudo determinar que de las 112 recomendaciones, se han implementado 37 lo que representa un 33%, parcialmente aplicadas 17 que representa un 15% y 58 recomendaciones que representa un 52%, que aún no se han implementado. Se puede indicar que de once informes emitidos en el período 2012 se le dio seguimiento a ocho informes. De los ocho informes se les dio seguimiento a 111 recomendaciones, de las cuales se ha implementado 49 recomendaciones, lo que representa un 44%, 15 recomendaciones aplicadas parcialmente que representa un 14% y 47 recomendaciones que aún no se han implementado que representa un 42%. Durante el período 2013 se emitieron once informes de los cuales se le dio seguimiento a cinco, debido a que seis informes aún no cumplían con el plazo requerido para ser sujetos de seguimiento, de aquellos a los que se les dio seguimiento, se emitieron 57 recomendaciones, de las cuales se han implementado un 14% lo que representa 8 recomendaciones, un 7% está parcialmente aplicada que corresponde a 4 recomendaciones y un 79% que aún no se han implementado, representando 45 recomendaciones pendientes de aplicar. INF Análisis del Procedimiento para Despidos por Justa Causa vigente en el CONARE. El estudio se realizó para evaluar la pertinencia y legalidad del Procedimiento para Despidos por Justa Causa, aprobado por el CONARE en la Sesión N de 13 de noviembre de Para desarrollarlo se contrataron los servicios jurídicos especializados para que se brindara una asesoría sobre la legalidad de dicho procedimiento, y se realizaron pruebas para evaluar las actividades de control establecidas en las diferentes actividades que se ejecutan en los procesos disciplinarios. Con respecto a la legalidad del procedimiento se determinó que existen incongruencias en la terminología empleada en dicho procedimiento, en los plazos, en la apertura del expediente, en los posibles recursos de apelación, las sanciones, entre Informes del 1er. semestre, 2014 pág. 5

6 otros; las cuales podrían derivarse de la falta de claridad, en cuanto a la naturaleza y rango de la norma en análisis. Sobre las actividades de control y ejecución del proceso, se identificaron debilidades con respecto a la confección, custodia y administración de los expedientes de los procesos disciplinarios, riesgo de conflictos de interés en los nombramientos del órgano director, costos elevados de los procesos conforme a los recursos (tiempo y salarios) ejecutados en cada proceso. Además, se denota la necesidad de dar un seguimiento oportuno y asignar la responsabilidad, para que resoluciones finales de cada proceso se ejecuten conforme a lo indicado. Las recomendaciones se dirigen a realizar un análisis del procedimiento y hacer una modificación integral, con el fin de cumplir con el ordenamiento jurídico que le compete; asimismo, se debe elaborar un instructivo para la ejecución de los procesos, implementar controles oportunos para la custodia y confección de los expedientes, asignar un responsable para dar un adecuado seguimiento de las resoluciones finales, todo esto con el fin de que se garantice la eficacia y transparencia del debido proceso, se minimicen los riesgos jurídicos y se procure el uso eficiente y eficaz de los recursos. Asesorías y Advertencias En cuanto a asesoría formal y advertencias, a continuación se señalan los oficios emitidos y las participaciones durante el primer semestre del año OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI OF-AI Asesoría. Aplicación de las NICSP Advertencia. Nombramientos en la UCP-CENAT Asesoría. Dictamen de la PGR sobre cálculo de compensación de vacaciones Asesoría. Inclusión en Reglamentos en la WEB Advertencia sobre Inscripción de Junta Directiva de FunCenat Asesoría. Propuesta de convenio CONARE-FunCenat Asesoría. Atraso en la firma de Actas SINAES Advertencia. Retraso en cumplimiento de recomendaciones de OPES Advertencia. Retraso en cumplimiento de recomendaciones del Cenat Advertencia. Retraso en cumplimiento de recomendaciones SINAES Asesoría. Observaciones en Normas para la firma de convenios. Asesoría. Omisión requisitos concursos puestos Div. Coordinación Asesoría. Normas de Auditoría de la CGR Informes del 1er. semestre, 2014 pág. 6