INFORME DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN 2009

Transcripción

1 República Bolivariana de Venezuela Contraloría del Estado Falcón INFORME DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN 2009 Santa Ana de Coro, febrero 2010

2 CONTENIDO Resultado de la Evaluación de Gestión del Julio a diciembre de 2009 del Plan Operativo Anual de la Contraloría del Estado Falcón. Recomendaciones. Criterio de ponderación porcentual. Demostración cuantitativa de la ejecución de metas y objetivos establecidos en los Planes Operativos de las Direcciones y Oficinas de la Contraloría del Estado Falcón Formato F-DTP-016: Grado de Cumplimiento del Plan Operativo Anual de la Contraloría del Estado Falcón. Período: Gráfico representativo del Grado de cumplimiento del Plan Operativo Anual de la Contraloría del Estado Falcón. Período: Indicadores a nivel estratégico. Indicadores a Nivel Estratégico de la Contraloría del Estado Falcón. Oficina de Atención Ciudadana: Formato F-DTP-014: Relación de Metas Incumplidas. Período: Julio a diciembre de Oficina de Administración y Presupuesto: Formato F-DTP-014: Relación de Metas Incumplidas. Período: Julio a diciembre de Oficina de Secretaria, Comunicación Corporativa, Protocolo y Correspondencia:

3 Oficina de Recursos Humanos: Formato F-DTP-014: Relación de Metas Incumplidas. Período: Julio a diciembre de Oficina de los Servicios Jurídicos: Dirección Técnica: Formato F-DTP-014: Relación de Metas Incumplidas. Período: Julio a diciembre de Formato F-DTP-015: Relación de Metas Cumplidas Completamente (por encima del Rango de Gestión). Período: : Formato F-DTP-014: Relación de Metas Incumplidas. Período: Julio a diciembre de : Formato F-DTP-014: Relación de Metas Incumplidas. Período: Julio a diciembre de Reprogramaciones del Plan Operativo Anual 2009 de la Contraloría del Estado.

4 La Contraloría del Estado Falcón con el fin de promover el mejoramiento institucional ha implantado un sistema de control de gestión, basado en la construcción de indicadores de gestión, que permite medir el grado de cumplimiento de lo planificado, detectar desviaciones, tomar decisiones correctas y oportunas y, diseñar e implementar los correctivos pertinentes. En este sentido, en cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas a la Dirección Técnica, de acuerdo a Resolución Nº , de fecha 16 de junio de 2009, publicada en la Gaceta Oficial del Estado Falcón Ordinaria Nº de fecha 17 de junio de 2009 y a lo indicado en la Sección 6, Capítulo IV del Manual de Normas y Procedimientos de ésta Dirección se realizó el siguiente informe de evaluación de gestión del Plan Operativo Anual de la Contraloría del Estado Falcón correspondiente al lapso julio a diciembre de Es importante destacar que por reestructuración orgánica y funcional este Plan Operativo Anual solamente abarcó la planificación de gestión para el período correspondiente al segundo semestre del año Resultado de la Evaluación de Gestión de julio a diciembre de 2009 del Plan Operativo Anual de la Contraloría del Estado Falcón El grado de cumplimiento de julio a diciembre del Plan Operativo 2009 de la Contraloría del Estado Falcón fue de 83,25% calificado como Buena Gestión, calculado como el promedio del cumplimiento de las setenta (70) metas derivadas de los cincuenta y cinco (55) objetivos formulados en los ocho (08) Planes Operativos de las Direcciones y Oficinas de este Órgano Contralor. En total, de las setenta (70) metas programadas, se ejecutaron sesenta y tres (63), de las cuales cincuenta y un (51) metas se ejecutaron completamente y doce (12) parcialmente. A continuación se mencionan brevemente las metas que no fueron ejecutadas así como las ejecutadas parcialmente, en virtud de que en el formato F-DTP-014 denominado Relación de Metas Incumplidas, anexo a este informe,

5 se detalla la información relativa al incumplimiento de metas por dependencias. Relación de Metas ejecutadas parcialmente: Oficina de Atención Ciudadana Meta 1.1 Realizar Cincuenta (50) Talleres dirigidos a las comunidades organizadas. Ejecutada en un 88,00%, Fuera del Rango de Gestión. Oficina de Recursos Humanos Meta 10.1 Realizar 10 actividades deportivas organizadas por la Contraloría del Estado Falcón. Ejecutada en un 80,00%, dentro de la variación de tolerancia del rango de gestión. Dirección Técnica Meta 7.1 Realizar 126 Respaldos a los Sistemas Administrativos de esta Contraloría. Ejecutada en un 91,27%, fuera del rango de gestión. Meta 7.2. Realizar 07 respaldos de toda la información, almacenada en el servidor, por cada uno de los usuarios, a través de la Red de área local y la unidad (F:), que se encuentra creada en cada uno de los equipos de computación de este Órgano Contralor. Ejecutada en un 85,71%, dentro de la variación de tolerancia del rango de gestión. Meta Efectuar 03 auditorías de seguimiento a las Dependencias que conforman el Ejecutivo Regional, sujetas al ámbito de control. Ejecutada en un 66,67%, dentro de la variación de tolerancia del rango de gestión. Meta Efectuar 06 auditorías operativas a las Dependencias que conforman el Ejecutivo Regional, sujetas al ámbito de control. Ejecutada en un 33,33%, fuera del rango de gestión. Meta Procesar 11 informes definitivos pendientes de las auditorías

6 practicadas al Ejecutivo Regional, correspondiente al ejercicio fiscal Ejecutada en un 63,64%, fuera del rango de gestión. Meta Valorar en un 100% los informes de auditoría y/o denuncias de ejercicios fiscales anteriores. Ejecutada en un 16,22%, fuera del rango de gestión. Meta 1.1 Realizar 06 auditorías operativas a los Entes Descentralizados de acuerdo a la normativa legal vigente. Ejecutada en un 83,33%, dentro de la variación de tolerancia del rango de gestión. Meta 3.1 Valorar en un 100% los Informes de Auditorías y/o Denuncias. Ejecutada en un 75,76%, fuera del rango de gestión. Meta 4.1 Procesar en un 100% las Denuncias recibidas de la Oficina de Atención Ciudadana. Ejecutada en un 66,67%, fuera del rango de gestión. Meta Elaborar 13 Informes Definitivos pendientes de las Actuaciones Fiscales practicadas en el Ejercicio Fiscal Ejecutada en un 84,62%, dentro de la variación de tolerancia del rango de gestión. Relación de metas que no reportaron ninguna ejecución: Oficina de Atención Ciudadana Meta 3.1 Realizar tres (3) mesas de trabajo en los diferentes Municipios que Conforman el Estado Falcón. Oficina de Administración y Presupuesto Meta 11.1 Realizar en un 100% la eliminación de documentos. Oficina de Recursos Humanos Meta 1.1. Evaluar el 100% de los funcionarios nivel administrativo y nivel profesional en las diferentes Direcciones y Oficinas, de acuerdo a lo

7 establecido en el instructivo de evaluación del desempeño del manual de normas y procedimientos de la Oficina de Recursos Humanos. Meta Efectuar 03 auditorías operativas a los consejos comunales, específicamente a la ejecución de proyectos. Meta Procesar el 100% de las solicitudes sobre denuncias, peticiones, sugerencias y reclamos recibidas de la Oficina de Atención Ciudadana correspondiente a las Dependencias que conforman el Ejecutivo Regional, sujetas al ámbito de Control. Meta Desarrollar (Iniciar y concluir) en un 100% el Procedimiento para el Ejercicio de la Potestad de Investigación. Meta 3.2 Desarrollar (Iniciar y Concluir) en un 100% el Procedimiento para el ejercicio de la Potestad de Investigación. Relación de Metas cumplidas completamente (por encima del rango de gestión): Aquí se mencionan las metas en las cuales se superaron las cantidades planificadas en el POA, cuya información se refleja en el Formato F-DTP-015 Relación de Metas Cumplidas Completamente (por encima del Rango de Gestión), anexo a este informe. Dirección Técnica Meta 4.1- Realizar el seguimiento de la implantación de ocho (08) Manuales de Normas y Procedimientos de las Oficinas y Direcciones de la Contraloría. Ejecutada en un 125,00%, fuera del rango de gestión.

8 Recomendaciones Oficina de Atención Ciudadana: se sugiere durante la ejecución del Plan Operativo Anual 2010 de esa Oficina, con respecto a la meta 1.1, realizar Cincuenta (50) Talleres dirigidos a las comunidades organizadas, implementar las medidas correctivas establecidas por esa Oficina en el Formato F-DTP-012 así como políticas operativas de monitoreo a objeto de realizar un seguimiento que permita detectar en el momento oportuno alguna desviación y solicitar la reprogramación respectiva en caso de necesitarse, a objeto de sincerar la ejecución de las metas según el POA. Oficina de Administración y Presupuesto: con relación a la meta 11.1, realizar en un 100% la eliminación de documentos de su POA, esta Dirección recomienda para el ejercicio fiscal 2010 hacer uso de la reprogramación como instrumento de perfectibilidad del plan operativo en el momento oportuno así como aplicar la medida correctiva indicada por esa Oficina en el referido formato, con la finalidad de evitar posibles incumplimientos, por cuanto aún cuando en la evaluación del tercer trimestre esta Dirección recomendó por escrito, a esa Oficina la reprogramación de la mencionada meta, ésta no fue solicitada, lo que afectó el grado de cumplimento de la Contraloría. Oficina de Recursos Humanos: con respecto a la meta 1.1 evaluar el 100% de los funcionarios nivel administrativo y nivel profesional en las diferentes Direcciones y Oficinas, de acuerdo a lo establecido en el instructivo de evaluación del desempeño del manual de normas y procedimientos de la Oficina de Recursos Humanos, y la meta 10.1 realizar 10 actividades deportivas organizadas por la Contraloría del Estado Falcón, esta Dirección sugiere realizar un seguimiento que permita tomar las decisiones oportunas ante alguna desviación que se detecte y solicitar la reprogramación respectiva en caso de necesitarse, a objeto de sincerar la ejecución de las metas según el POA, esto con el fin de evitar nuevamente incumplimientos y lograr el alcance

9 eficaz de lo planificado. Dirección Técnica: con relación a la meta 7.1 realizar 126 Respaldos a los Sistemas Administrativos de esta Contraloría, la meta 7.2 realizar 07 respaldos de toda la información, almacenada en el servidor, por cada uno de los usuarios, a través de la Red de área local y la unidad (F:), que se encuentra creada en cada uno de los equipos de computación de este Órgano Contralor y la meta 4.1 realizar el seguimiento de la implantación de ocho (08) Manuales de Normas y Procedimientos de las Oficinas y Direcciones de la Contraloría, ejecutada por encima del rango de gestión, esta Dirección aplicará las medidas correctivas propuestas en el Formato F-DTP-012 a fin de evitar nuevamente incumplimientos y lograr el alcance eficaz de lo planificado. : con relación a las metas 1.1. (Efectuar 03 auditorías de seguimiento a las Dependencias que conforman el Ejecutivo Regional, sujetas al ámbito de control), 2.1 (Efectuar 06 auditorías operativas a las Dependencias que conforman el Ejecutivo Regional, sujetas al ámbito de control), 4.1 (Procesar 11 informes definitivos pendientes de las auditorías practicadas al Ejecutivo Regional, correspondiente al ejercicio fiscal 2008), 6.1 (Valorar en un 100% los informes de auditoría y/o denuncias de ejercicios fiscales anteriores, ejecutadas parcialmente, así como la meta 3.1 (Efectuar 03 auditorías operativas a los consejos comunales, específicamente a la ejecución de proyectos), 5.1 (Procesar el 100% de las solicitudes sobre denuncias, peticiones, sugerencias y reclamos recibidas de la Oficina de Atención Ciudadana correspondiente a las Dependencias que conforman el Ejecutivo Regional, sujetas al ámbito de Control) y 6.2 (Desarrollar (Iniciar y concluir) en un 100% el Procedimiento para el Ejercicio de la Potestad de Investigación), las cuales no reportaron ninguna ejecución, se sugiere implementar mecanismos de gestión necesarios y suficientes que permitan cumplir con el

10 umbral de gestión programados en el lapso evaluado, esto con el fin de evitar nuevamente incumplimientos y contribuir de una manera eficaz con la gestión contralora, considerando que son las Direcciones de Control las unidades administrativas responsables de efectuar los procesos medulares de ésta Institución. : con respecto a las metas 1.1 (Realizar 06 auditorías operativas a los Entes Descentralizados de acuerdo a la normativa legal vigente), 3.1 (Valorar en un 100% los Informes de Auditorías y/o Denuncias), 4.1 (Procesar en un 100% las Denuncias recibidas de la Oficina de Atención Ciudadana), 5.1 (Elaborar 13 Informes Definitivos pendientes de las Actuaciones Fiscales practicadas en el Ejercicio Fiscal 2008) así como la meta 3.2 (Desarrollar (Iniciar y Concluir) en un 100% el Procedimiento para el ejercicio de la Potestad de Investigación), la cual no reportó ninguna ejecución, se recomienda al igual que la observación anterior que implemente mecanismos de gestión necesarios y suficientes que permitan cumplir con el umbral de gestión programados en el lapso evaluado, esto con el fin de evitar nuevamente incumplimientos y contribuir de una manera eficaz con la gestión contralora.

11 Criterio de Ponderación Porcentual El grado de cumplimiento del Plan Operativo Anual 2009 de la Contraloría del Estado Falcón, de cada una de las Direcciones y Oficinas de esta Contraloría se realiza siguiendo el criterio de ponderación porcentual que a continuación se menciona: Gestión Exitosa: se encontrará dentro de este criterio aquella Oficina o Dirección cuyo resultado de evaluación se ubique entre 95 y 100% su grado de cumplimiento. Buena Gestión: se encontrará dentro de este criterio aquella Oficina o Dirección cuyo resultado de evaluación se ubique entre 75 y 94% su grado de cumplimiento. Gestión de rendimiento medio: se encontrará dentro de este criterio aquella Oficina o Dirección cuyo resultado de evaluación se ubique entre 50 y 74% su grado de cumplimiento. Gestión de bajo rendimiento: se encontrará dentro de este criterio aquella Oficina o Dirección cuyo resultado de evaluación sea menor o igual a 49% su grado de cumplimiento.

12 Demostración cuantitativa de la ejecución de metas y objetivos establecidos en los Planes Operativos de las Direcciones y Oficinas de la Contraloría del Estado Falcón ACTIVIDAD OBJETIVOS PROGRAMADOS JULIO A DICIEMBRE DE 2009 METAS PROGRAMADAS METAS EJECUTADAS E EP SE Oficina de Atención Ciudadana Oficina de Administración y Presupuesto Oficina de Secretaría, Comunicación Corporativa, Protocolo y Correspondencia Oficina de Recursos Humanos Oficina de los Servicios Jurídicos Dirección Técnica TOTAL E EP SE Metas ejecutadas completamente Metas ejecutadas parcialmente Metas sin ejecutar A continuación se indica la tabla demostrativa del grado de cumplimiento alcanzado por cada una de las Direcciones y Oficinas de la Contraloría, indicando sus calificaciones respectivas.

13 INDICADORES A NIVEL ESTRATÉGICO DE LA CONTRALORÍA DEL ESTADO FALCÓN PERÍODO: Julio a diciembre de 2009 INDICADOR A NIVEL ESTRATÉGICO Código Descripción CE1 CE2 Margen de variación del Plan Operativo 2009 de la Contraloría del Estado. Cantidad de auditorias realizadas por la Contraloría del Estado Falcón. Valor del Indicador MVPO=(1-ML/MP)*100 MP= 51; ML= 70 MVPO=(1-51/70)*100= 27,14% 33 de 50 Instrumento de Medición Informe de Evaluación de Gestión las Direcciones de Control. CE3 CE4 CE5 CE6 CE7 CE8 CE9 CE10 CE11 CE12 Cantidad de auditorias realizadas por Cantidad de auditorias realizadas por. Cantidad de talleres realizados por la Oficina de Atención Ciudadana, dirigidos a las comunidades organizadas. Cantidad de talleres realizados por la Oficina de Atención Ciudadana, dirigidos a los estudiantes. Cantidad de denuncias y peticiones atendidas por la Oficina de Atención Ciudadana. Cantidad de auditorias de seguimiento realizadas por la. Cantidad de auditorias operativas realizadas por la Dirección de Control de la Administración Central y Otro. Cantidad de auditorias operativas realizadas a los Consejos Comunales por la Dirección de Control de la Administración Central y Otro. Cantidad de auditorias de seguimiento efectuadas por la. Cantidad de auditorias operativas realizadas por la Dirección de Control de la Administración 11 de de de de 10 7 de 7 2 de 3 2 de 6 0 de 3 2 de 2 6 de 7 la Oficina de Atención Ciudadana. la Oficina de Atención Ciudadana. la Oficina de Atención Ciudadana.

14 INDICADOR A NIVEL ESTRATÉGICO Código Descripción Descentralizada. Valor del Indicador Instrumento de Medición CE13 CE14 CE15 Cantidad de auditorias operativas realizadas a los Consejos Comunales por la Dirección de Control de la Administración Descentralizada. Cantidad de Procedimientos para el Ejercicio de la Potestad de Investigación desarrollados (iniciados y concluidos) a los organismos de la Administración Central y Otro. Cantidad de Procedimientos para el Ejercicio de la Potestad de Investigación desarrollados (iniciados y concluidos) a los entes de la Administración Descentralizada. 2 de Indicadores a Nivel Estratégico no incluidos en el Diccionario de Indicadores de Gestión Descripción Valor del Indicador Instrumento de Medición Cantidad de informes definitivos pendientes de las auditorías practicadas en el Ejercicio Fiscal 2008 elaborados por la Dirección de Control de la. Cantidad de Informes Definitivos pendientes de las Actuaciones Fiscales practicadas en el Ejercicio Fiscal 2008 elaborados por la Administración Descentralizada. Cantidad de informes de auditoría y/o denuncias de ejercicios fiscales anteriores valorados por. Cantidad de informes de auditoría y/o denuncias de ejercicios fiscales anteriores valorados por. Cantidad de auditorias operativas originadas por denuncias realizadas por la Dirección de Control de la. Cantidad de auditorias operativas originadas por denuncias realizadas por la Dirección de Control de la Administración Descentralizada. 7 de de 13 6 de de 33 0 de 1 1 de 2.