Convenios marco y contratos de servicios del SINAES

Transcripción

1 CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA Informe de Auditoría Interna Convenios marco y contratos de servicios del SINAES INF-10 ( ) Setiembre, 2010

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN Origen del estudio Objetivos del estudio Alcance del Estudio Período del Estudio RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO METODOLOGÍA APLICADA HALLAZGOS CONCLUSIONES... 6

3 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Origen del estudio El estudio de los convenios y contratos suscritos por el SINAES se realizó en cumplimiento a lo que establece la Ley General de Control Interno Nº8292 y conforme al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna; la selección del proceso a auditar se basó en el modelo de valoración de riesgo establecido por esta Unidad. Las actividades y pruebas realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio, respecto al jerarca y demás órganos de la administración activa; asimismo, se ejecutaron conforme a lo que establece el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M CO-DDI). 1.2 Objetivos del estudio Objetivo General: El estudio tuvo como objetivo evaluar las actividades de control que se aplican para el proceso de elaboración y ejecución de convenios marco y contratos de servicios del SINAES, así como el adecuado seguimiento de los mismos Objetivos Específicos: 1. Evaluar los procedimientos y políticas administrativas existentes, aplicables a los convenios marco y contratos del SINAES. 2. Evaluar en forma discrecional algunos convenios marco y contratos vigentes. 3. Evaluar en forma discrecional algunos convenios marco y contratos ya vencidos. 4. Analizar los controles aplicados en la parte legal del desarrollo de los convenios y contratos del SINAES Alcance del Estudio El estudio consistió en el análisis, evaluación y documentación de los contratos y convenios establecidos por el SINAES. Dicho estudio fue ejecutado por una auditora de campo con la supervisión del encargado de la Auditoría Interna quien evaluó los procedimientos aplicados Período del Estudio El presente estudio abarcó todos los convenios y contratos por servicios suscritos por el SINAES durante el año 2009 y hasta el 31 de mayo del INF-10 ( ) 1

4 2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración del SINAES. 3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en cualquier administración debe aplicar sistemáticamente, cinco componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento. Asimismo, estable diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación: Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. Artículo 16. Sistemas de información. Finalmente, se establecen los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y los causales al respecto, en los siguientes artículos: Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. 4. METODOLOGÍA APLICADA La ejecución de este estudio basó su metodología de trabajo en las políticas y lineamientos establecidos por la Auditoría Interna del CONARE. Entre los procedimientos de estudio aplicados podemos mencionar los siguientes: 4.1 Entrevistas Se aplicaron varias entrevistas al personal del órgano del SINAES, con el fin de obtener información sobre la estructura organizativa, los procedimientos ejecutados, la normativa aplicada y el desarrollo de las actividades, con relación al proceso de elaboración y ejecución de convenios y contratos de servicios. INF-10 ( ) 2

5 4.2 Revisión de documentos Para el desarrollo del presente estudio se revisaron varios documentos de la normativa vigente, además se solicitaron algunos criterios legales al asesor legal del SINAES vinculados con el tema, los cuales fueron analizados para obtener un panorama más amplio del objeto de estudio. 4.3 Matriz de cumplimiento Se elaboraron varias matrices que recopilan y reflejan los resultados obtenidos de la validación de los controles aplicados para los contratos de servicios profesionales y para los convenios contraídos y vigentes durante el periodo del estudio. 4.4 Matriz de hallazgos Documento elaborado por la auditora encargada del estudio para detallar más a fondo los hallazgos obtenidos en el desarrollo del estudio. INF-10 ( ) 3

6 5. HALLAZGOS Hallazgo 1: Inexistencia de un adecuado proceso de valoración de riesgos para los convenios marco del SINAES. Condición De la revisión y análisis de los documentos del SEVRI elaborados por el órgano del SINAES, se pudo determinar la falta de identificación, evaluación y administración de los riesgos asociados al logro de los objetivos de los convenios, hecho que también puede tener un efecto negativo sobre las acciones tomadas por el SINAES. Criterio Ley de Control Interno 8292, Capítulo III, Artículo 14 "Valoración del Riesgo". Causa a. Falta de ampliar a niveles más operativos la valoración y administración del riesgo en las actividades que se desarrollan en la unidad objeto de estudio. b. Existencia de un proceso de identificación y análisis de los riesgos relevantes de la unidad encargada de los convenios marco del SINAES, limitado a los aspectos de mayor relevancia, obviando niveles menores, cuya ejecución contribuye o afecta el logro de objetivos y procesos principales. Efecto Incremento de la probabilidad de que ocurran riesgos que tengan consecuencias negativas sobre los objetivos del órgano del SINAES y sobre la imagen institucional. Recomendación Identificar y analizar los riesgos asociados al logro de los objetivos del SINAES y de las metas institucionales mediante los convenios, logrando el establecimiento de acciones y medidas correctivas para la adecuada administración de los riesgos en esta actividad del SINAES. Lo anterior en procura de tener un mayor conocimiento de los riesgos asociados a procesos o metas de menor nivel, que coadyuvan al logro integral de los fines del SINAES. INF-10 ( ) 4

7 Hallazgo 2: Falta de un modelo de evaluación de las actividades desarrolladas por el personal del SINAES para el cumplimiento de objetivos establecidos en los convenios marco. Condición Del seguimiento dado a las actividades de los convenios, pudimos determinar que las mismas no cuentan con un procedimiento de evaluación y autoevaluación de las actividades desarrolladas por el personal y su efecto sobre el cumplimiento de los objetivos, que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control y determinen de forma oportuna cualquier desviación en el cumplimiento de la objetivos deseados. Criterio Ley de Control Interno 8292, Capítulo III, Artículo 17 "Seguimiento del sistema de control interno." Causa a. Falta de un modelo de seguimiento de la labor del personal asignado en el cumplimiento de los objetivos de los convenios. b. Carencia de herramientas de evaluación de calidad dentro del cronograma de actividades. Efecto a. Incapacidad de obtener información para el análisis comparativo del cumplimiento de metas y objetivos de los convenios entre periodos. b. Eventual extensión de la continuidad de los convenios del SINAES poco provechosos. c. Inexistencia de elementos que permitan elaborar informes de gestión para los convenios marco establecidos. d. Incapacidad de diagnosticar requerimientos de mejora a los controles existentes. Recomendación Establecer un modelo de evaluación de las actividades que desarrolla el personal designado durante el tiempo de ejecución de los convenios establecidos por el SINAES. El mismo puede ser parte o elemento de la evaluación de desempeño que se realice al personal. INF-10 ( ) 5

8 7. CONCLUSIONES El presente estudio permitió determinar que la mayoría de los procesos que desarrolla el órgano del SINAES en relación a los convenios cuentan en la actualidad con un nivel de control interno bueno, sin embargo se observó que la ausencia de controles en algunas actividades, podrían afectar significativamente la capacidad de la organización para alcanzar a plenitud los objetivos planteados y así ejecutar sus estrategias bajo un marco de legalidad, eficacia, eficiencia y economía. Es así como resultan de suma importancia desarrollar las mejoras indicadas en el presente estudio, para minimizar el nivel de riesgos, mejorar la realimentación para la toma de decisiones, dentro de las operaciones ejecutadas por el personal del SINAES. Cabe mencionar que del estudio realizado a los contratos de servicios se determinó un alto grado de satisfacción con los controles y lineamientos aplicados por el personal a cargo de dicho proceso dentro del SINAES. Asimismo, resulta importante mencionar la necesidad de continuar con la revisión y actualización de dichos mecanismos de control, a fin de poder consolidar este proceso, acorde con la reciente reforma legal del órgano del SINAES. INF-10 ( ) 6