RESUMEN AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AÑO 2012

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1 RESUMEN AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AÑO 2012 F E B R E R O U n i d a d d e C o n t r o l I n t e r n o

2 CONTENIDO Presentación 2 Página Introducción 3 Capítulo I Control Interno 4 Misión y Visión 5 Objetivo general y específicos 5 Capítulo II Autoevaluación del Sistema de Control Interno - Mideplan 6 Misión y Visión Mideplan 6 Metodología 6 Componentes evaluados 6 Capítulo III Análisis de Resultados 8 Resultados del Plan Anual de Acciones de Mejora Año Resultados de la Aplicación de las Guías de Autoevaluación de Control Interno Resumen del cumplimiento del SCI por Áreas y Unidades funcionales y según Componentes Funcionales 16 Anexos 19 1

3 PRESENTACIÓN En atención a lo establecido en la Ley General de Control Interno Nº 8292, las Normas de Control Interno para el Sector Público N CO-DFOE, aprobadas mediante Resolución de la Contraloría General de la República Nº R-CO del 26 de enero de 2009, publicadas en el Diario Oficial La Gaceta Nº 26 del 6 de febrero 2009 y el Lineamiento General para el funcionamiento del Sistema de Control Interno del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) junio 2009, se presenta un Resumen de los resultados obtenidos mediante la aplicación de la Guías para la Autoevaluación del Sistema de Control Interno en el año 2012, la evaluación del Plan Anual de Acciones de Mejora del año 2012 de cada una de las áreas y unidades funcionales de MIDEPLAN. Además se presenta el Plan de Acciones de Mejora Institucional para el año

4 INTRODUCCIÓN El Informe Resumen de la aplicación de Guías de Autoevaluación del Sistema de Control Interno, contiene los siguientes capítulos: Capítulo I: Concepto del Sistema de Control Interno, sus componentes orgánicos y funcionales. Se describe la creación de la Unidad de Control Interno, su visión, misión y objetivos. Capítulo II: Misión, visión objetivos y estructura funcional de MIDEPLAN. Metodología de autoevaluación Capítulo III: Resumen de los resultados de las acciones de mejora del año 2012, por área y unidad funcionales. Resumen de la aplicación de las Guías de autoevaluación de los componentes funcionales del SCI, por área y unidad funcionales para el año Resumen general de la aplicación de las guías por componentes del Sistema de Control Interno. Anexos: Anexo I: Organigrama de MIDEPLAN Anexo II. Plan de Acciones de Mejora Institucional 2013, por áreas y unidades funcionales de MIDEPLAN. 3

5 CAPITULO I CONTROL INTERNO 1. CONTROL INTERNO El sistema de control interno (SCI) en la Ley 8292 se define como la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. El Sistema de Control Interno tiene dos componentes orgánicos la a) administración activa. b) auditoría interna enfoca temas estratégicos e identifica la capacidad de las instituciones para lograr los objetivos que se han trazado, convirtiéndose en una herramienta de gran importancia. El enfoque actual considera el SCI como el proceso que efectúan las instituciones con la participación activa del de los funcionarios y con el fin de lograr la mayor seguridad posible en el logro, con eficiencia, eficacia y competitividad de sus objetivos. Como aspecto medular considera al recurso humano factor fundamental y una de sus características es la participación de todos los funcionarios de la organización. Lo realizan las personas con las competencias requeridas mediante sus actuaciones concretas y cada titular subordinado es responsable de su implementación y seguimiento. Así el control interno es un sistema integrado de materiales, equipo, procedimientos y personas. En setiembre del año 2011 se creó en la estructura de MIDEPLAN la Unidad del Sistema de Control Interno (UCI), integrada por tres personas funcionarias la cual depende de la Dirección Ejecutiva y Oficialía Mayor de MIDEPLAN; constituye una instancia asesora de la administración activa del Ministerio en el Sistema de Control Interno (SCI) y en el Sistema de Valoración del Riesgo (SEVRI). (DM ). 4

6 La misión, visión objetivo general y objetivo específicos de la Unidad son: MISIÓN: La de MIDEPLAN es la unidad coordinadora del sistema de control interno institucional; se define como unidad asesora de la administración activa, posibilita la búsqueda de la eficacia y eficiencia de la organización; contribuyendo a la mejora del desempeño estratégico, operacional, de procesos y funcional dando fiabilidad y utilidad de su información, en procura del cumplimiento de las metas, los objetivos y la misión, en un marco de legalidad, ética y rendición de cuentas del Ministerio. VISIÓN: La del MIDEPLAN participará en el fortalecimiento permanente y la mejora continúa del sistema de control interno institucional; será reconocida por su rol de apoyo a la administración activa y se consolidará en los próximos años cómo una unidad líder para el Sistema Nacional de Planificación. OBJETIVO GENERAL: Asesorar a la administración activa de MIDEPLAN, en el sistema de control interno y en el sistema específico de valoración del riesgo para mejorar su gestión y lograr el cumplimiento eficaz y eficiente de sus objetivos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Contribuir al logro de un ambiente de control que se constituya en el fundamento de operación y el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. Perfeccionar el proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional. Contribuir a la evaluación, adaptación y adopción de las actividades de control interno (políticas, procedimientos y mecanismos) que garanticen la seguridad razonable. Disponer de elementos y condiciones para la obtención, procesamiento, generación de información y comunicación en forma eficaz, eficiente, oportuna y de acuerdo al bloque de legalidad. Fomentar el diseño, adopción, evaluación y perfeccionamiento de actividades permanentes y periódicas de seguimiento y evaluación para valorar la calidad de funcionamiento del SCI. Promover la formación y capacitación del recurso humano en temas que propicien el fortalecimiento del sistema de control interno. 5

7 MIDEPLAN: CAPITULO II AUTO EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2.1. MISIÓN Orientar el desarrollo nacional y mejorar la gestión pública a corto, mediano y largo plazo, asesorando a la Presidencia de la República en la toma de decisiones, elaborando insumos estratégicos de calidad, propiciando el debate nacional y coordinando el Sistema Nacional de Planificación VISIÓN Ser una institución estratégica para el desarrollo nacional y el mejoramiento de la gestión pública, reconocida por su capacidad de generar insumos oportunos y de alta calidad técnica para la toma de decisiones y promover el debate nacional con la participación de diversos actores de la sociedad. 3. METODOLOGIA AUTOEVALUACIÓN Las normas de control interno emitidas por la Contraloría General de la República integran el marco fundamental para verificar el comportamiento del sistema de control interno. Las guías están estructuradas en seis componentes formuladas a manera de preguntas y se convierten en el instrumento para confrontar el cumplimiento de los objetivos institucionales en la gestión institucional. La autoevaluación permite obtener información en los componentes funcionales del Sistema de Control Interno: Ambiente de control, Evaluación de Riesgos, Actividades de control, Información y Comunicación y Seguimiento del Sistema de Control Interno, así como una visión institucional mediante el uso de una guía General. Como resultado de dicha aplicación se obtiene la formulación del Plan Anual de Acciones de Mejora por área y unidad funcional. Los componentes formulados a manera de preguntas facilitan la medición de eficiencia, eficacia y legalidad de los objetivos, fortaleciendo el Sistema de Control Interno institucional. 3. COMPONENTES EVALUADOS 3.1 Visión Institucional Normas Generales Contempla las regulaciones básicas, políticas y procedimientos que se han establecido para que sean aplicados por todos los funcionarios en su gestión. 6

8 3.2 Ambiente de control Refleja una gestión respaldada mediante la emisión y desarrollo de lineamientos en materia de transparencia, legalidad y delegación así como contar con personal idóneo, competente, con valores y conocimientos técnicos y jurídicos de sus puestos para el cumplimiento de los objetivos institucionales. 3.3 Valoración de Riesgos Teniendo como primicia la identificación de objetivos, se debe efectuar identificación, análisis, evaluación y la correspondiente administración de los riesgos mediante un plan de revisión y administración de riesgos. 3.4 Actividades de Control Son actividades viables integradas a la gestión con el propósito de proveer alguna debilidad que obstaculice el cumplimiento de los objetivos así como la materialización de algún posible riesgo. Se respaldan documentalmente y son de tipo técnico, jurídico, financiero y de eficiencia bajo principios de trasparencia y una correcta gestión institucional. 3.5 Sistema de Información Identificar las limitaciones o impedimentos que obstaculizan el tener un sistema de información institucional que garantice calidad, fluidez y oportunidad de la información, organizado y seguro y permitiendo anticipar los riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos. 3.6 Seguimiento del Sistema de Control Interno Con el propósito de Identificar deficiencias o desviaciones en la gestión y realizar acciones preventivas o correctivas, se debe dar seguimiento en el transcurso de la rutina de gestión así como en las evaluaciones periódicas. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. Las Guías de Autoevaluación del Sistema de Control Interno han sido ajustadas y adaptadas para el MIDEPLAN en los años 2009 y 2010, bajo la estructura de las Normas (N CO-DFOE) establecidas por la Contraloría General de la República. En el año 2012 se efectuó un taller con todas las áreas y unidades para revisión de las Guías con el objetivo de efectuar un nuevo ajuste, se ha elaborado una propuesta la cual será sometida a consideración de las jefaturas de la administración activa y se espera implementar en la auto-evaluación del año Las guías tienen un total de 76 medidas presentadas en forma de preguntas que se distribuyen en seis componentes: 37 preguntas en el apartado Generalesvisión institucional, 15 en Ambiente de control, 3 en Valoración de Riesgos, 15 en Actividades de control, 3 en Información y Comunicación y 3 preguntas en Seguimiento del Sistema de Control Interno. Las variables de valoración para el cumplimiento corresponden a SÍ NO, PARCIAL y NO APLICA. (Corresponde a la gestión del Área o Unidad) 7

9 Estas guías fueron aplicadas por cada una de las Áreas y Unidades funcionales de MIDEPLAN en diciembre del año 2012, dando como resultado la aplicación de las Guías de Autoevaluación 2012, y la programación de Acciones de Mejora para el año 2013 por Áreas y Unidades. CAPITULO III ANÁLISIS DE RESULTADOS 1. RESULTADOS DEL PLAN ANUAL DE ACCIONES DE MEJORA AÑO 2012 Al aplicar las guías de autoevaluación del sistema de control interno, se determina las medidas que se han cumplido, las que se han cumplido parcialmente y las que no se han cumplido; para estas últimas se proponen acciones de mejora con el objetivo de superar las debilidades detectadas por cada Área y/o Unidad; se programa un plan de mejoras sobre el cual se da cuenta. En forma general, a continuación se muestra el estado del cumplimiento del Plan de Acciones de Mejora del año 2012 formulado como producto de la Aplicación de las Guías de Autoevaluación por cada una de las Unidades y Áreas funcionales del Ministerio: 8

10 Cuadro N. 1 Estado de acciones de mejora 2012 Valores absolutos Acciones de mejora programadas AREA/UNIDAD Finalizado En proceso Pendiente Subtotal Auditoría NP NP NP NP Unidad de Planificación Secretaría Técnica del SNP NA NA NA NA Asesoría legal Control Interno NA NA NA NA Comunicación NA NA NA NA Informática Centro Documentación NA NA NA NA Servicios Generales Proveeduría Na NA NA NA Oficina de Gestión Institucional NP Proveeduría Institucional Financiero Contable NA NA NA NP Análisis Del Desarrollo 1 2 O 1 Evaluación y Seguimiento Cooperación Internacional Modernización del Estado Planificación Regional Inversiones Públicas Pre-inversión Dirección Ejecutora de Proyectos NA NA 1 1 Total de Acciones Fuente: Elaboración propia a partir de datos suministrados por las áreas y unidades del MIDEPLAN. Los resultados que se registran en el cuadro anterior evidencia que el avance institucional del Plan de Acciones de Mejora del año 2012 fue deficiente en tanto únicamente el 21% finalizó las acciones de mejora, un 48% de las mismas están en proceso y un 31 % están pendientes. (Ver gráfico N. 1). 9

11 Gráfico N. 1 Estado de acciones de mejora 2012 Valores relativos 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 48% 31% 21% Finalizada En Proceso Pendiente Finalizada En Proceso Pendiente Fuente: Elaboración propia a partir de datos suministrados por los distintos departamentos y unidades del MIDEPLAN. 2. RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LAS GUIAS DE AUTOEVALAUCIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2011 En forma general, a continuación se muestra el estado del cumplimiento del la Aplicación de las Guías de Autoevaluación, por cada una de las Unidades y Áreas funcionales del Ministerio: Unidad Servicios Generales Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Seguimiento SCI Total

12 Unidad de Servicios Generales: cumplió satisfactoriamente con 63 (81,8%); en forma parcial con 7 (9,6). Por su parte, en el estado de cumplimiento negativo encontramos 1 (1,2). Dicha Unidad ha evidenciado que 6 (7.7%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Asesoría Jurídica Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Total Unidad de Asesoría Jurídica: cumplió satisfactoriamente con el 69 (92%), en forma parcial 0. Por su parte, en el estado de cumplimiento negativo encontramos 2 preguntas (2.66%.); las mismas son aplicables en el apartado Generales. Dicha Unidad o departamento ha evidenciado que 6 (8%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Centro de Documentación Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Total Unidad Centro de Documentación: cumplió satisfactoriamente con 61 (77.92%), en forma parcial 1 (1%). Dicha Unidad o departamento ha evidenciado que 15 preguntas (19. 4%.) no son aplicables en su labor específica. Oficina Gestión Institucional Generales Ambiente de control

13 Evaluación de riesgos Actividades de control Total Unidad de Gestión Institucional: cumplió satisfactoriamente con 67 (80.0), en forma parcial 4 (5.1). Por su parte, en el estado de cumplimiento negativo encontramos 1 (1,2); Dicha Unidad o departamento ha evidenciado que 5 (6,1%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Planificación Institucional Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Total Unidad Planificación Institucional: cumplió satisfactoriamente con 59 (76,6%); no cumplió con 4 (5,1%); y cumplió en forma parcial con 5 (6,4%). Dicha Unidad o departamento ha evidenciado que 9 (11,6%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Financiero Contable Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Total Unidad de Financiero Contable: cumplió satisfactoriamente con 72 (93.50%), Cumplimiento parcial 2 (2,5). Esta unidad considera que 3 (3,8 %).de las preguntas no son aplicables en su labor específica. 12

14 Evaluación y Seguimiento Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Total Unidad de Evaluación y Seguimiento: cumplió satisfactoriamente con 60 (77,9%), en forma parcial 4 (5.19%); las cuales están referidas y direccionadas al apartado Generales, ambientes de control y actividades de control. Dicha Unidad o departamento ha evidenciado que 13 (16.88%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Modernización del Estado Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Seguimiento SCI Total Área de Modernización del Estado: cumplió satisfactoriamente con 50 (64.93%), en forma parcial 12 (15.58%); no cumplieron con 4 (5,19%). Dicha Unidad o departamento ha evidenciado que 9 (11.68%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Análisis del Desarrollo Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Seguimiento SCI

15 Total Área de Análisis del Desarrollo: cumplió satisfactoriamente con 61 (79.2%), en forma parcial 5 (6.4%); de las cuales dos de ellas están referidas y direccionadas al apartado Evaluación de Riesgos y 2 al apartado Actividades de Control. Dicha área ha evidenciado que 11(14.28%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Informática Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Total Unidad de Informática: cumplió satisfactoriamente con 68 (88,3%), en forma parcial 3 (3,8%). Dicha Unidad ha evidenciado que 6 (7.99%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Dirección Ejecutora de Proyectos Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Total Dirección Ejecutora de Proyectos: cumplió satisfactoriamente con 71 (92.22%), no cumplió 1 (1,2%). Dicha Unidad o departamento ha evidenciado que 5 (6,4 %) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Inversiones Públicas Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos

16 Actividades de control Información y Comunicación Total Área de Inversiones Públicas: cumplió satisfactoriamente con 66 (85.7%), en forma parcial 3 (3.8%); Esta Área ha evidenciado que 8 (10.3%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Cooperación Internacional Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Total Área de Cooperación Internacional: cumplió satisfactoriamente con 55 (71,4%), en forma parcial 6 (7,7%). Dicha Área ha evidenciado que 16 (20,7 %) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Planificación Regional Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y Comunicación Total Área de Planificación Regional: cumplió satisfactoriamente con 61 (81.33%), en forma parcial 5 (6.66%). Por su parte, en el estado de cumplimiento negativo encontramos 4 preguntas (5.33%.). Dicha área ha evidenciado que 7 (9.33%) de las preguntas que no son aplicables en su labor específica. Proveeduría Institucional ESTADO DE CUMPLIMIENTO 15

17 Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y Comunicación Seguimiento SCI Total Unidad Proveeduría Institucional: cumplió satisfactoriamente con, en forma parcial. Por su parte, en el estado de cumplimiento negativo encontramos. Dicha Unidad o departamento ha evidenciado que de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Pre inversión COMPONENTE FUNCIONAL ESTADO DE CUMPLIMIENTO Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Total Unidad de Pre inversión: cumplió satisfactoriamente con 72 (93.50%), en forma parcial 1 (1.29%); la cual está referida y direccionada al apartado Generales. Por su parte, en el estado de cumplimiento negativo encontramos 1 pregunta (1.29%.); aplicable en el apartado Generales. Dicha Unidad o departamento ha evidenciado que 3 (3.89%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Secretaría Técnica de SPN COMPONENTE FUNCIONAL ESTADO DE CUMPLIMIENTO Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y Comunicación

18 Seguimiento SCI Total Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Planificación: cumplió satisfactoriamente con 20 (25, 9 %), en forma parcial 15 (19,4%); no cumplieron 31 (40,2% ). Dicha Secretaría ha evidenciado que 11 (14,2%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Esta secretaría es de reciente creación y es la primera vez que realiza la aplicación de las Guías de autoevalaución del Sistema de Control Interno. COMPONENTE FUNCIONAL ESTADO DE CUMPLIMIENTO Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Total : cumplió satisfactoriamente con 64 (85,3%) en forma parcial 7 (9.9%). Dicha Unidad ha evidenciado que 6 (7,7.89%) de las preguntas no son aplicables en su labor específica. Esta unidad es de reciente creación y es la primera vez que realiza la aplicación de las Guías de autoevalaución del Sistema de Control Interno. Resumen del cumplimiento del SCI por áreas y unidades. El resumen de aplicación de las guías de autoevalaución indican que las unidades y áreas del MIDEPLAN con mayores cumplimientos al promedio institucional (80%) son: Financiero Contable, Pre- inversión y Dirección Ejecutora de Proyectos; Oficina de Gestión Institucional, Proveeduría, Servicios Generales, Centro de documentación Asesoría legal., Centro de Documentación, Inversiones Públicas. Las unidades y áreas con menores cumplimientos que el promedio institucional son: Modernización del Estado, Planificación Institucional, Planificación Regional Cooperación Internacional, Evaluación y Seguimiento, Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Planificación. Las dos unidades que se salen de la generalidad son Planificación Institucional y la STSPN. 17

19 Finalmente, las áreas y unidades que señalaron que más del 10 % de las preguntas no eran aplicables a son: Evaluación y Seguimiento, Modernización del Estado, Análisis del Desarrollo y Cooperación Internacional y la STSNP.. Cuadro compilado todas las Áreas y Unidades Áreas y Unidades SI NO PARCIAL NA tal Asesoría Jurídica Centro Documentación Servicios Generales Financiero Contable Oficina de Gestión Institucional Secretaría Técnica de Planificación Informática Proveeduría Unidad de Planificación Auditoría Control Interno Análisis Del Desarrollo Evaluación y Seguimiento Cooperación Internacional Modernización del Estado Inversiones Públicas Planificación Regional Dirección Ejecutora de Proyectos Proveeduría Institucional Pre inversión TOTAL Fuente: Elaboración propia a partir de datos suministrados por los distintos departamentos y unidades del MIDEPLAN. Resumen del estado de cumplimiento del SCI según Componentes Funcionales El promedio de cumplimiento de medidas por los componentes funcionales del sistema de Control interno son 1111 (80.00%); de las que se cumplieron parcialmente del 77 ( 6 %) y de las que no se cumplieron 55 ( 4%) y están referidas mayoritariamente a los componentes: Generales y Ambientes de Control. Las áreas y unidades han evidenciado que en promedio 143 (10%) de las medidas no son aplicables en su labor específica. 18

20 Estado de cumplimiento general, según componentes funcionales del SCI Valores absolutos. COMPONENTE FUNCIONAL Generales Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y Comunicación Seguimiento SCI Total Total Fuente: Elaboración propia a partir de datos suministrados por los distintos departamentos y unidades del MIDEPLAN. Gráfico N.3 Estado de cumplimiento del SCI, según componentes. Valores relativos 4% 7% 10% 79% SI NO PARCIAL NO APLICA 19

21 ANEXOS. 20

22 Anexo I: Organigrama de MIDEPLAN 21

23 Anexo II. Plan de Acciones de Mejora Institucional 2013, por áreas y unidades funcionales de MIDEPLAN. fam 22