Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y Control Interno

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1 Elaborado por: Ing. Silvia Ramirez M. Fecha: Noviembre, INTRODUCCION Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y Control Interno Revisado por: Jefe PCCI Lic. Adrián Gómez D. MBA. Fecha: Noviembre, de 8 Aprobado por: Directora Ing. Magda González A. Fecha: Noviembre, 2013 El modelo del Sistema de (MSCI) del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) responde al cumplimiento de los dispuesto en la Ley General de No. 8292; así como con las siguientes disposiciones normativas establecidas por la Contraloría General de la República (CGR): a) Normas de para el Sector Público, resolución R-CO de fecha 26 de enero b) Normativa técnica complementaria relativa a las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI-D CO-DFOE). c) Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N CO-DFOE). Este marco normativo incorpora elementos que contribuyen con el fortalecimiento del MSCI a través de vincular conceptos innovadores como lo son el gobierno corporativo, la calidad y la rendición de cuentas. El MSCI está conformado por tres subsistemas; el tercero de ellos se denomina Control de la Evaluación, mismo que regula lo relativo al componente funcional Seguimiento. Dicho componente en esencia se integra de los elementos denominados Estrategia y mecanismos para el seguimiento y Planes de Acción. Considerando lo anterior, se ha determinado que el establecimiento de una apropiada estrategia y mecanismo de control para el seguimiento del sistema de control interno

2 2 de 8 institucional, propicia la implementación de la plataforma necesaria que facilita dar cumplimiento a las exigencias del ordenamiento jurídico y técnico vigente que regula la materia de control interno; situación que genera los elementos necesarios para ejercer una adecuada rendición de cuentas. Además, las normas técnicas que conforman el componente funcional de seguimiento establecen la obligatoriedad de llevar a cabo el proceso de autoevaluación periódica y cotidiana del sistema de control interno. Por consiguiente, y en apego a las competencias y atribuciones de la Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y (PCCI) se define la siguiente estrategia para que las instancias técnicas y administrativas del SFE, tengan una orientación para llevar a cabo el proceso de seguimiento del Sistema de. 2. OBJETIVO 2.1. Valorar la calidad del funcionamiento del Sistema de en el SFE Proponer acciones para fortalecer el Sistema de, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA CÓDIGO Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO GC-Ex-02 Ley de Protección Fitosanitaria. N GC-Ex-10 Ley General de. N 8292 GC-Ex-44 PCCI-CI-G-04 SEVRI-D CO-DFOE N CO- Normas de para el Sector Público.N CO-DFOE Guía de Autoevaluación del Sistema de. Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional. Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de

3 3 de 8 CÓDIGO DFOE DSFE-PG-04 F-01-DSFE-PG-04 NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO Información. Atención y seguimiento a los informes de los entes fiscalizadores internos y externos. Planificación y seguimiento para la atención de los informes de Auditoría Interna en el SFE. 4. JUSTIFICACION En el Artículo 17 de la Ley General de se establece la obligación del jerarca y los titulares subordinados de valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo. El propósito del seguimiento del control interno es asegurar que los controles operen como se requiere y que sean modificados apropiadamente de acuerdo a los cambios en las condiciones. Esto se puede lograr a través de las actividades de seguimiento continuo, evaluaciones puntuales, o una combinación de ambas, para poder ayudar a asegurar que el control interno siga siendo aplicable a todos los niveles y a través de toda la entidad, y que el control interno logre los resultados deseados. Es importante recalcar que el seguimiento de las actividades de control interno como tal, debe distinguirse claramente de la revisión de las operaciones de la institución. 5. ALCANCE Los lineamientos en materia de seguimiento que dicté la Dirección del SFE serán de acatamiento obligatorio para todas las instancias que conforman la estructura organizativa de la institución.

4 4 de 8 La Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y (PCCI) apoyará a la Dirección en la elaboración de los citados lineamientos y en la verificación posterior para determinar su nivel de implementación y cumplimiento. Consecuente con lo anterior, dichas disposiciones deben ser implementadas por los jefes de departamento y unidades del SFE ubicados tanto en Oficinas Centrales como en las Regiones; a efecto de mejorar en forma continua la calidad del sistema de control interno institucional. 6. ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO 6.1. Tipos de seguimiento Los sistemas de control interno deben ser objeto de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento del Sistema de (SCI) en el tiempo. El seguimiento se logra a través de actividades rutinarias, evaluaciones puntuales o la combinación de ambas Seguimiento continuo El seguimiento continuo para evaluar el control interno está inmerso dentro de las operaciones normales y recurrentes (rutinarias) de la entidad, como por ejemplo: a) actividades de supervisión, b) boletas de seguimiento y ubicación de fincas, c) informes de trabajo e inspección, d) registros o actas de inspección, e) reuniones de coordinación, entre otras acciones que el personal ejecuta al cumplir con sus obligaciones. Aunado a lo anterior, cada titular subordinado debe establecer los mecanismos necesarios y suficientes que le permitan realizar acciones continuas de control y prevención en el curso normal de las operaciones de la instancia técnica o administrativa a su cargo.

5 5 de 8 En el establecimiento de los sistemas de control interno de cada instancia técnica o administrativa deben quedar claramente establecidos, formalizados y documentar los controles que se aplicarán cotidianamente para dar seguimiento a las acciones desarrolladas por el departamento y por ende alcanzar los objetivos respectivos Seguimiento puntual En el artículo 17 de la Ley General de No. 8292, se dispone que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Las evaluaciones puntuales, dependerá en primer lugar de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos permanentes de seguimiento, un ejemplo de este tipo de evaluación es la autoevaluación. Las deficiencias de control interno deben ser reportadas a las instancias superiores. Es importante recalcar, que todas las deficiencias encontradas durante el seguimiento continuo o a través de evaluaciones puntuales deben ser comunicadas a aquellos funcionarios que puedan tomar las acciones necesarias para corregirlas en forma oportuna Autoevaluación La autoevaluación es una actividad destinada a la revisión de la estrategia, los procedimientos y las operaciones de la institución. Su objetivo es formular recomendaciones que permitan la implementación de acciones correctivas y preventivas. Además de rendir cuentas a quien corresponda (Administración, Auditoría Interna, Contraloría General de la República y otros).

6 6 de 8 La autoevaluación nos permite: - Identificar aspectos susceptibles de mejora a nivel institucional, procesos, servicios, áreas ó actividades seleccionadas. - Establecer acciones de mejoras para subsanar esas debilidades. - Lograr el cumplimiento de los objetivos del SCI de manera eficaz y eficiente. - Alcanzar los objetivos institucionales bajo la normativa técnica y jurídica aplicable Coordinación La Unidad de PCCI es la encargada de definir la metodología, forma de aplicación, realizar informe final y el período de aplicación de la autoevaluación en el SFE. Este instrumento será aplicado a los ttitulares subordinados de los departamentos técnicos y administrativos del SFE a nivel central y regional. Al finalizar la autoevaluación se espera que cada dependencia o unidad que la aplica, elabore un plan de mejora, contemplando si lo considera necesario los asuntos relevantes para los niveles superiores; es decir, los aspectos que podrían ser resueltos por el titular subordinado y aquellos que por su relevancia deben ser de conocimiento de la Dirección. Para tal efecto, el SFE adquirió una herramienta informática denominada Synergy que es específicamente para realizar y dar seguimiento a las actividades del plan de mejoras de cada departamento y unidad del SFE. En dicho sistema quedará documentada la información. Asimismo, será responsabilidad de cada jefatura o titular subordinado, incluir en el Plan Anual Operativo las acciones relacionadas con mejoras o revisión del sistema de control

7 7 de 8 interno de acuerdo a los resultados obtenidos en el proceso de autoevaluación de dicho sistema, de manera que permita dar un seguimiento oportuno a su cumplimiento Período de Ejecución Con la finalidad de ser congruentes con el proceso de planificación institucional, la autoevaluación debe de planificarse en el primer trimestre de cada año, para ser implementada en el mes de mayo (ver cuadro No.02), para que las actividades de mejora identificadas puedan ser incorporadas en el Plan Anual Operativo (PAO) y en el presupuesto de cada una de las instancias técnicas y administrativas del SFE. Posteriormente, se hará un seguimiento al plan de mejora en el mes de diciembre. Cuadro No.2 Cronograma de implementación para la aplicación de la autoevaluación Actividad Período Responsables Elaboración del instrumento Abril-Mayo Silvia Ramírez M. Aplicación del instrumento Mayo Jefes de Depto. y Unidades Análisis de la información Junio Silvia Ramírez M. Suministro de plan de mejora a Planificación Elaboración del informe institucional de autoevaluación. Junio Junio Silvia Ramírez M., Marianela Umanzor V. Adrián Gómez D., Silvia Ramírez M.

8 8 de Seguimiento a los hallazgos de auditoría y otros entes fiscalizadores Los jerarcas y titulares subordinados deben: Evaluar oportunamente los hallazgos de auditoría y otras revisiones, incluyendo aquellos que muestren deficiencias y recomendaciones reportadas por los auditores y otros que evalúen las operaciones de las diferentes dependencias del SFE. Determinar las acciones correctivas en respuesta a los hallazgos y recomendaciones de las auditorías y revisiones. Completar, dentro de los marcos establecidos, todas las acciones que corrijan o resuelvan de cualquier otra manera los asuntos que han llamado su atención. Con respecto a los informes de auditoría, la Dirección del SFE delega el seguimiento de los mismos a la Unidad de PCCI, para lo cual estableció el procedimiento de gestión DSFE-PG-04 Atención y seguimiento a los informes de los entes fiscalizadores internos y externos. Los departamentos y unidades deberán establecer un plan de trabajo en atención a las recomendaciones definidas en los informes de los entes fiscalizadores para lo cual completaran el formulario F-01-DSFE-PG-04 Planificación y seguimiento para la atención de los informes de Auditoría Interna en el SFE. 7. CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro GC-R-01 Registro de aprobación y control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se encuentra en custodia del Gestor de Calidad Última línea-----