Informe de Auditoría Interna. Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación INF-13( )

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1 CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA Informe de Auditoría Interna Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación INF-13( ) Febrero, 2011

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN RESPONSABILIDAD DE LAS ADMINISTRACIÓN CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTOS APLICADOS RESULTADOS CONCLUSIÓN... 12

3 1. Introducción 1.1 Origen: El estudio se ejecutó en cumplimiento a lo que establece la Ley General de Control Interno Nº 8292 y conforme al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna; la selección del proceso a auditar se basó en el modelo de valoración de riesgo establecido por esta Unidad. Las actividades realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio, respecto al jerarca y demás órganos de la administración activa, asimismo, se ejecutaron conforme a lo que establece el Manual de Normas Generales de Auditoría para el sector público (M CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M CO-DDI). 1.2 Objetivos General: Evaluar las actividades de control interno que se aplica en el proceso de elaboración del informe del Estado de la Educación, analizando los procedimientos establecidos y aplicados en el último informe publicado Específicos: Analizar los procedimientos que se aplican en el proceso de elaboración del informe. Realizar pruebas para verificar las actividades de control interno que impera en el proceso de emisión del informe. Evaluar la normativa y leyes que aplican en la elaboración del Informe. Verificar si se han realizado evaluaciones de los informes publicados. Evaluar si el CONARE ha tomado acuerdos con respecto al Informe y verificar su cumplimiento. Analizar la coordinación que existe entre el Programa Estado de la Nación con las Divisiones de OPES, en el proceso de elaboración del informe. Analizar y revisar el presupuesto asignado para el desarrollo del informe. 1.3 Alcance El estudio comprendió el análisis del control interno aplicado para la elaboración del II Informe del Estado de la Educación, el cual se publicó en el Para el desarrollo del estudio se solicitó toda la información relevante, así como la correspondencia y documentos emitidos durante el proceso de confección del informe. Asimismo, se verificó el cumplimiento de las leyes, normas y directrices vigentes, así como los procedimientos establecidos para el proceso de elaboración del informe. Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 1

4 2. Responsabilidad de la Administración La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa. 3. Control Interno Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en cualquier Administración debe aplicar sistemáticamente, los cinco componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento. Asimismo, establece diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación: Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. Artículo 12. Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno. Artículo 16. Sistemas de información. Finalmente, se establecen los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y las causales al respecto, en los siguientes artículos: Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General 4. Procedimientos Aplicados 4.1 Entrevistas Se realizaron entrevistas al personal involucrado en el proceso de emisión del informe tales como el Director, Coordinadores y Personal Administrativo del Programa Estado de la Nación. 4.2 Revisión de documentos Se revisaron los siguientes documentos: Estrategia General del Informe, Marco Conceptual, Perfil del Estado de la Educación, Proceso de Consulta, Presupuesto asignado del periodo 2009 y 2010, Segundo informe del Estado de la Educación, documentación emitida sobre el Fondo Concursable, convenios firmados para desarrollar el informe, actas del CONARE, entre otros. 4.3 Cédulas de resumen y detalle Se elaboraron cédulas de resumen y de detalle de las observaciones y análisis de la información obtenida mediante la aplicación de las pruebas de auditoría. Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 2

5 4.4 Pruebas Se realizaron pruebas de control y de cumplimiento, basados en la información suministrada por el personal involucrado en el proceso, la documentación y correspondencia relacionada con el tema del estudio. 4.6 Revisión de convenios Se elaboró una matriz de control para revisar el cumplimiento del convenio firmado con el Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Arte (COLYPRO). 4.7 Matriz de hallazgos Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones importantes que se presentan en los hallazgos del informe y están respaldadas con los papeles de trabajo respectivos. 5. Resultados 5.1 Resumen de hallazgos Nº Hallazgo Carencia de un procedimiento formal que guie el proceso de elaboración del informe Estado de la Educación. Insuficientes lineamientos y prácticas para custodiar archivos digitales y asegurar la integridad de la información digital Carencia de un adecuado proceso de coordinación y comunicación del Programa Estado de la Nación y el Programa OPES. Inadecuado control de los ingresos del convenio firmado entre el CONARE y el Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Arte (COLYPRO). Insuficiente control sobre los ingresos por la venta de los Informes del Estado de la Nación. 5.2 Descripción de los hallazgos Hallazgo 1: Carencia de un procedimiento formal que guie el proceso de elaboración del informe Estado de la Educación. Condición Se determinó que a la fecha no se ha documentado formalmente el proceso de elaboración del informe Estado de la Educación; a pesar de que ya se ha ido formalizando otros procesos del Programa. Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 3

6 A pesar de que el Programa ha documentado algunos de los procesos o actividades de dicho informe, es importante elaborar un documento específico que describa claramente cada etapa, los procesos, las actividades y responsables que participan en las diferentes etapas. Criterio El artículo 15 de la Ley de Control Interno, inciso a), indica que se deben documentar, mantener, actualizar y divulgar los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento de los objetos y las metas trazadas. Asimismo, las buenas prácticas y el sistema de control interno, establece la necesidad de documentar y dejar por escrito los diferentes procesos y actividades que se ejecutan, para fortalecer los procesos y el control. Causa El personal se ha dedicado a otras tareas relevantes, no obstante ha venido trabajando en la preparación de los procesos del programa, y se espera que a corto plazo puedan tener listo el procedimiento del Estado de la Educación. Efectos reales o potenciales a. Que el conocimiento y experiencia que se ha adquirido durante los años que se ha desarrollado el Informe, no esté documentado y que posteriormente no se pueda transmitir dicho conocimiento al personal del Programa para la ejecución de futuros Informes. b. Riesgo de que no se llegue a cumplir con el plazo y los objetivos de las diferentes etapas para la elaboración del Informe, por no tener una guía de cada una de las etapas más relevantes. c. Se pueden generar cargas de trabajo en exceso o duplicidad de actividades. d. Estar aplicando incorrectamente los procedimientos y no ser detectados oportunamente. Recomendación a. Preparar el Manual de procedimientos de Elaboración del Informe Estado de la Educación, con base a las políticas que la Institución ha establecido al respecto y a los documentos con los que cuentan en el Programa (Manual del Estado de la Nación y Estado de la Región); asimismo, revisar y actualizar periódicamente dicho manual. Al contar con un Manual debidamente aprobado por la Dirección del Programa, se establece como desea que se desarrolle técnicamente dicho Informe, es una delegación y guía bajo control, que favorece la eficiencia y la administración por excepción, requiriéndose del Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 4

7 tiempo de la Dirección solo cuando existen situaciones inusuales, pudiendo ésta dedicar mayor tiempo a aspectos estratégicos. Hallazgo 2: Insuficientes lineamientos y prácticas para custodiar archivos digitales y asegurar la integridad de la información digital Condición Se determinó que mucha de la información y datos que se utilizan, producen y analizan para la preparación del Informe Estado de la Educación, se custodia, revisa y/o produce en forma digital; como en el caso de los correos electrónicos que se reciben y envían, y el análisis que realizan de bases de datos e información estadística, que es insumo esencial para los datos del informe. El personal del Programa hace respaldos tanto en la red, como en el equipo asignado a cada funcionario; sin embargo, no se pudo determinar que existan políticas y mecanismos de seguridad para garantizar la exactitud e integridad de la información que se almacena. A pesar de que el personal del Centro de Tecnologías de Información y Comunicación (CETIC) del CONARE, realiza respaldos de la información, no se puede garantizar que dichos archivos estén íntegros y que no sufran cambios o modificaciones. Finalmente, es importante indicar que no se han establecido en la Institución, políticas para el control y resguardo de la información que se produce y trabaja, aspecto que tiene sus efectos sobre la información del Programa. Criterio a. La Ley General de Control Interno, en el artículo 16 Sistemas de información, donde indica que la Institución deberá contar con sistema de información que permitan controlar, almacenar y recuperar la información producida, y que además, se cuente con información oportuna para el logro de los objetivos planteados. b. Las Normas de control interno para el Sector Público, en el Capítulo V, normas 5.4 Gestión Documental y 5.6 Calidad del Información, establece aspectos generales sobre la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información. c. Directriz del Archivo Nacional, denominada Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, que establece una serie medidas de control y seguridad para la información electrónica. d. Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información, específicamente la norma 1.4 establece que la Organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 5

8 factores disfuncionales. Para ello debe documentar e implementar una política de seguridad de la información y los procedimientos correspondientes, asignar los recursos necesarios para lograr los niveles de seguridad requeridos. Causa En la Institución no se han establecido políticas y controles formales para el manejo y seguridad de la información electrónica que se produce y administra para la emisión del informe, a pesar de la importancia que ésta tiene para la elaboración del Informe. Efectos reales o potenciales a. Eventualmente la información digital podría sufrir modificaciones sin que se identifiquen oportunamente y que además, puedan afectar la integridad y completitud de los datos que se presentan en el Informe b. Se pueden presentar pérdidas de información que respalda y fundamenta las publicaciones, que quizás no se pueda recuperar e identificar oportunamente. Recomendación a. Establecer políticas que el personal del Programa, pueda aplicar para llevar un adecuado resguardo y control de la información digital. b. Efectuar periódicamente respaldos adicionales a los que hace CETIC, de los datos que se guardan tanto en la red como en el equipo de cada funcionario. Hallazgo 3: Carencia de un adecuado proceso de coordinación y comunicación del Programa Estado de la Nación y el Programa OPES, para la elaboración del Informe del Estado de la Educación. Condición Se observó que existe poca coordinación y comunicación entre el personal del Programa OPES y del Estado de la Nación; siendo que el trabajo y las actividades que ejecutan están muy relacionadas con los temas que se desarrollan en el Informe Estado de la Educación, por lo que se considera que eventualmente podrían desarrollar investigaciones en conjunto y coordinar estudios que les permitirá ahorrar los recursos y tiempo, presentar información actualizada y que los procesos que ejecutan se puedan desarrollar de manera más eficiente y eficaz. Por ejemplo en OPES, se publican estudios sobre estadísticas e investigaciones, que eventualmente podrían ser insumo o trabajarse en conjunto para el informe Estado de la Educación. Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 6

9 Cabe destacar que para el proceso de preparación del tercer informe del Estado de la Educación, se ha mantenido una relación más cercana con algunas Divisiones de OPES, participándolos de los talleres y solicitando información específica, sin embargo, consideramos que aún se podría fortalecer e integrar los procesos que se ejecutan en ambos Programas. El CONARE en la Sesión del 22 de febrero de 2005, cuando iniciaba la propuesta de creación de dicho informe dentro del Programa Estado de la Nación, recalcaba el compromiso del CONARE de apoyar el diseño de una Política de Estado en materia educativa, y que dicha publicación incluirá los principales indicadores nacionales respecto a la educación formal y no formal, educación superior y aspectos relevantes de ciencia y tecnología, temas en los cuales se enfocan los diferentes Programas del CONARE y las Divisiones y Unidades de OPES. Criterio Las Normas de Control Interno para el Sector Público, establece en la norma 5.7 Calidad de la comunicación, que se deben establecer los procesos necesarios para asegurar razonablemente la comunicación de las instancias pertinentes en el tiempo propicio. Causa Dadas las tareas del personal y responsabilidades adquiridas, no se han creado espacios para coordinar el trabajo institucional relacionado con temas que se puedan trabajar en conjunto sobre la educación superior y las estadísticas e informes que se ejecutan. Efectos reales o potenciales a. Eventualmente, se podría generar desaprovechamiento y discrepancias en la información o datos que se presentan, al estar realizando estudios por separado. b. Se podrían estar invirtiendo recursos y tiempo extra en estudios, que quizás podrían ser coordinados previamente entre el personal de ambos Programas. c. Se podrían generar atrasos en la preparación y recopilación de la información que se necesita para trabajar en el informe. Recomendación Establecer mecanismos más idóneos para mejorar la comunicación entre ambos Programas, así como promover trabajos e investigaciones en equipo, que les permitan a ambos cumplir sus objetivos de manera eficiente y eficaz. Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 7

10 Hallazgo 4: Inadecuado control de los ingresos del convenio firmado entre el CONARE y el Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Arte (COLYPRO). Condición En agosto del 2006 el CONARE firmó con el COLYPRO, una carta de entendimiento para que dicha Institución aportará anualmente y durante 5 años, la suma de al Programa Estado de la Nación, a efecto de contratar investigaciones. De la revisión efectuada de dichos ingresos, se determinó lo siguiente: a. Únicamente se ha recibido el aporte de los periodos 2006 y b. El pago del 2009, a pesar de que se emitido la Factura Nº 1006 el 25 de mayo de 2009, fue hasta el 2 de febrero de 2010 se efectuó el depósito respectivo. c. Falta de un control adecuado de los ingresos de dicho convenio y el cumplimiento de lo que ahí se estipula; a la fecha del estudio, no se tenía claro si el dinero ingresó en los periodos correspondientes y del registro contable-presupuestario correspondiente. d. El registro contable-presupuestario del periodo 2006, no está debidamente identificado y separado en el presupuesto del Programa, por lo que no se pudo determinar el registro respectivo. e. Existe poca coordinación entre la Unidad de Coordinación Administrativo-Financiero (UCAF) y el programa Estado de la Nación, para llevar un adecuado control de los ingresos. Criterio a. Cumplimiento de lo establecido en la Carta de Entendimiento firmada entre el CONARE y el COLYPRO. b. El artículo 15 de la Ley de Control Interno, inciso a), indica que se deben documentar, mantener, actualizar y divulgar los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento de los objetos y las metas trazadas. c. Las Normas del Control Interno para el Sector Público, específicamente la referente al Control sobre bienes y servicios provenientes de donantes externos (4.5.5.) señala que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, mantener, perfeccionar y evaluar las actividades de control necesarias en relación con los bienes y servicios provenientes de donantes externos, sean estos obtenidos bajo la modalidad de donación, cooperación técnica o cooperación financiera no reembolsable. d. Las buenas prácticas administrativas y un adecuado sistema de control interno, establecen la necesidad de documentar y dejar por escrito los diferentes procesos y actividades que se ejecutan, para fortalecer dichos procesos y el control. Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 8

11 Causa a. No se le ha dado un adecuado seguimiento para velar por el cumplimiento de la carta firmada entre ambas Instituciones. b. No se han establecido formalmente las funciones y responsabilidades al personal participante en el proceso de recaudación de recursos financieros a favor del programa. Efectos reales o potenciales a. Generarse atrasos en el desarrollo y ejecución del proyecto, debido a que no cuenta con los recursos necesarios para las contrataciones de los investigadores y por ende un incumplimiento de los objetivos trazados. b. Incumplimiento de las obligaciones y aspectos indicados en la carta de entendimiento, al no detectarse oportunamente. c. Se podrían estar utilizando recursos en otros proyectos para cubrir el gasto que se debió pagar con los recursos que no se recibieron. d. Generar en las entidades donantes la percepción errada de que no se requieren o aprecian los recursos ofrecidos y pactados en el convenio. Recomendación a. Establecer actividades de control que garanticen el control y monitoreo del cumplimiento de los convenios firmados y la oportuna recaudación de los recursos bajo compromiso de donación. b. Documentar el actuar del Programa, con respecto al seguimiento y cumplimiento de los convenios, de manera tal que se respalde la ejecución de los recursos y las gestiones realizadas para cumplir con las responsabilidades. c. Velar porque se realicen en forma oportuna y adecuada lo registros por el ingreso respectivo. d. Dar seguimiento y documentar, la gestión realizada con respecto al cumplimiento de lo establecido en el convenio firmado con el COLYPRO, principalmente, gestionar el ingreso del dinero respectivo o documentar las causas en caso de que se presente lo contrario. Hallazgo 5: Insuficiente control sobre los ingresos por la venta de los Informes del Estado de la Nación. Condición Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 9

12 De la revisión de las actividades de control que se realizan con respecto a los ingresos por las ventas de los informes del Programa se determinó lo siguiente: a. Se carece de un procedimiento formal, ni se han establecido políticas para la adecuado control y administración de la venta de los informes, tramites de cobro y pago, control del inventario de libros, devoluciones de documentos y libros dados en consignación. b. Se han realizado depósitos del dinero tardíamente, debido a que ingresos del primer trimestre de 2010, o incluso del periodo 2009, se están depositan hasta setiembre o noviembre de Por ejemplo en el depósito No del 20 de abril, se depositaron ingresos de noviembre de 2009, por un monto de , asimismo, en el depósito No del 24 de setiembre, se depositó dinero recibido durante el I semestre de 2010 por la suma de c. Se adolece de una comunicación oportuna con la Unidad de Coordinación Financiero-Contable, del dinero recibido, los depósitos realizados, las cuentas por cobrar por las ventas en consignación, entre otros, para que se realice el registro respectivo. d. En la UCAF, no se lleva un control oportuno de los documentos que respaldan los ingresos por las ventas, por lo que contablemente se han estado registrando el ingreso con base en los estados de cuenta mensuales. e. Se carece en el Programa de un control del consecutivo de las facturas o recibos de dinero emitidos y anulados. f. Aún no se ha establecido las políticas y controles formales que regulen la venta en consignación de las publicaciones del Programa Estado de la Nación a varias Librerías. Criterio a. Conforme a lo que establece la Ley General de Control Interno en el artículo 15 inciso b). Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución. ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales. iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente. Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 10

13 Causa iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido. b. La norma de las Normas de Control Interno para el Sector Público, establece que la exactitud de los activos y pasivos debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones, incluyendo el cotejo de documentos fuente y el recuento físico. a. No se han establecido formalmente las funciones y responsabilidades del personal involucrado en el proceso. b. No se han establecido lineamientos y políticas de control para la venta e ingresos respectivos. Efectos reales o potenciales a. Al no depositarse con la debida regularidad los ingresos por las ventas se podrían presentar diferencias que no se detecten y corrijan oportunamente. b. No tener certeza de que el ingreso que se está generando por la venta de los informes sea el correcto, debido a que no se está llevando un adecuado control y registro de los recibos de dinero y las facturas emitidas por las ventas. c. Se podrían generar pérdidas económicas para la Institución, al no establecer políticas y controles para las ventas en consignación, sea por incobrabilidad de las facturas, extravío o deterioro de los textos. Recomendación a. Establecer formalmente y por escrito las actividades de control y responsabilidades con respecto a la venta y custodia de las publicaciones del Programa. b. Depositar oportunamente los dineros de las ventas, así como archivar los documentos que respaldan dicho ingreso. c. Llevar un control consecutivo de los recibos y facturas que se emiten por las ventas de las publicaciones, referenciando o respaldando con boletas de depósito el ingreso del dinero a las cuentas del CONARE, así como trasladar una copia de dichos recibos al departamento responsable de realizar los registros contables y presupuestarios respectivos. d. Establecer políticas y control específicos para las ventas en consignación de las publicaciones, que garanticen la adecuada y oportuna custodia y pago de dichas publicaciones. Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 11

14 e. Velar porque se realicen en forma oportuna y correcta los ingresos que el Programa percibe por la venta de las publicaciones. 6. Conclusión El Programa Estado de la Nación está desarrollando actividades coordinadas para fortalecer el sistema de control interno en los diferentes procesos que se ejecutan para la elaboración del Informe Estado de la Educación, esto basado en la experiencia que han adquirido, la pericia de su personal y el aporte de las recomendaciones dadas en informes que la Auditoría Interna ha brindado anteriormente al Programa. A pesar de que el sistema de control interno está razonablemente establecido y en proceso de mejora, cabe recalcar que se deben realizar esfuerzos para fortalecer y ejecutar las actividades de preparación del próximo informe que se publicará; se considera importante, que se establezca formalmente el proceso de valoración de riesgos y establecer indicadores que les permita contar con elementos básicos para tomar medidas correctivas, mitigar y administrar los riesgos, así como asegurar que los procesos se ejecutan de forma eficiente, eficaz y con calidad. Parte fundamental del desarrollo del Informe, es el trabajo en equipo y la experiencia y conocimiento del personal a cargo, es claro que como resultado de la combinación de dichos elementos el Programa ha fomentado la mejora continua y la transparencia en su actuar; asimismo, ha recibido y administrado recursos de entes públicos, específicamente el CONARE ha asignado recursos para la contratación de investigaciones y profesionales que laboren directamente para el Informe; razón por la cual, se recalca la importancia de mantener un control sobre los convenios firmados y la administración de dichos recursos, lo cual les permitirá fortalecer su imagen y reputación, en el futuro captar más recursos para desarrollo de investigaciones e incidir en la política pública y la toma de decisiones transcendentales para el país. Es vital para el Programa contar con investigación especializada en temas de educación, procurar fortalecer vínculos y redes de investigación para que en el país se explote dicho tema, al respecto, se resalta el esfuerzo que ha realizado tanto el Programa como el CONARE, para promover la investigación, mediante la asignación de recursos para el Fondo Concursable y la contratación directa de investigadores, además, es importante que se promueva también el trabajo coordinado y en equipo por personal de las universidades y el CONARE. Con base a la experiencia que han adquirido con la evaluación de otros Informes que se desarrollan en el Programa (por ejemplo, evaluación realizada del Informe Estado de la Región publicado en el 2008), es importante que se establezcan actividades y procesos de evaluación del informe, con lo cual se fomentaría la transparencia y la mejora continua de dicha publicación y todos los procesos que se ejecutan para su desarrollo. Análisis del control interno del proceso de elaboración del Informe del Estado de la Educación pág. 12