Department of Human Services Aging and People with Disabilities 500 Summer St. NE E-12 Salem, OR 97301

Transcripción

1 29 de agosto de 2017 Department of Human Services Aging and People with Disabilities 500 Summer St. NE E-12 Salem, OR Estimado HCW o PSW: Nos gustaría compartir información importante con usted acerca de un próximo cambio que afectará cuándo recibe sus pagos mientras trabaja como trabajador de apoyo personal (PSW, por sus siglas en inglés) para los consumidores de salud mental o como trabajador de atención domiciliaria (HCW, por sus siglas en inglés) para los consumidores de la oficina de Ancianos y Personas con Discapacidades (APD, por sus siglas en inglés) a través del Departamento de Servicios Humanos (DHS, por sus siglas en inglés). A partir del domingo, 1.º de octubre de 2017, los periodos de autorización de servicios (es decir, periodos de pago) cambiarán a cada 14 días (dos semanas). Cada semana empezará en domingo y terminará en sábado. Esto hará que sea más fácil para usted y para sus empleadores consumidores crear y seguir un horario semanal y registrar sus horas. También querrá decir que sus pagos se procesarán en el mismo horario cada periodo de pago. Sus vales tendrán el mismo aspecto y usted seguirá el mismo proceso que sigue ahora para llenarlos. Sin embargo, los plazos de entrega de los vales y las fechas de proceso de pagos van a cambiar. Es muy importante que siga el nuevo calendario de nómina incluido en esta correspondencia para que pueda recibir sus pagos a tiempo. Los vales para septiembre de 2017 y los vales de los meses previos se procesarán el 16 de octubre de 2017, y los cheques o las transferencias electrónicas de fondos (EFT, por sus siglas en inglés) se enviarán por correo postal o se transferirán el 17 de octubre de 2017, si se entregan los vales a más tardar el 4 de octubre de Seguridad, salud e independencia para todas las personas de Oregon Empleador que ofrece igualdad de oportunidades

2 Nuestro objetivo es ayudar a que esta transición sea fácil para todos. En las siguientes páginas, encontrará respuestas a las preguntas que podría tener sobre este cambio. Para ayudar a contestar cualquier pregunta o inquietud que pudiera tener, la oficina de Ancianos y Personas con Discapacidades ha creado una línea de ayuda que estará disponible a partir del 15 de septiembre de 2017 y hasta el 30 de noviembre de Llame al durante el horario normal de atención. El Sindicato Internacional de Empleados de Servicios (SEIU, por sus siglas en inglés) también cuenta con un Centro de Recursos para Miembros que puede llamar al SEIU (7348). Gracias por ser un HCW/PSW y por ayudar a los empleadores consumidores a tener la mayor independencia y seguridad posible en sus hogares y comunidades. La oficina de Ancianos y Personas con Discapacidades valora el trabajo que usted realiza. Atentamente, Jane-ellen Weidanz Jane-ellen Weidanz Gerente de Servicios y Apoyos a Largo Plazo de Medicaid Ancianos y Personas con Discapacidades Debido a las fechas en las que ocurrirán los próximos cambios, le estamos brindando esta información antes de la ratificación del contrato entre el Sindicato Internacional de Empleados de Servicios (SEIU, por sus siglas en inglés) y el estado de Oregon. Dichos cambios están sujetos a la ratificación final por parte de la membresía del SEIU.

3 Preguntas frecuentes sobre los cambios en la autorización de servicios Pregunta frecuente Por qué va a cambiar el periodo de pago a cada 14 días? Nos gustaría que fuera más fácil para los HCW/PSW tener horarios de trabajo más consistentes al tener el mismo número de días en cada periodo de autorización de servicios. Por ejemplo, un trabajador que normalmente trabaja los lunes ya no tendrá que ajustar todo su horario cuando el mes tenga cinco lunes. Esto quiere decir que los cheques de pago ahora pueden ser cada dos semanas de forma consistente. Provocará este cambio una diferencia en mis cheques? Cuándo comienza y termina una semana laboral? Cuándo tendrá efecto el cambio? También queremos ayudar a los HCW/PSW a permanecer dentro de sus límites semanales. No. La buena noticia es que realizar este cambio el 1. º de octubre, el cual cae en domingo, quiere decir que los trabajadores no experimentarán pagos retrasados debido a esta transición. El día de proceso de pago cae en el mismo día del ciclo de pago anterior que iba del 1. º al 15. Usted tendrá que entregar su vale a tiempo y completarlo de forma precisa para garantizar que no haya un retraso. Tendrá que entregar su vale a más tardar el miércoles después de que el periodo de pago termine. Una semana laboral comienza a las 12:00 a. m. del domingo y termina a las 11:59 p. m. del sábado. Notará el cambio por primera vez en los vales de octubre de El primer periodo de autorización de servicio de 14 días comenzará el 1.º de octubre de 2017.

4 Esto cambiará mi horario de trabajo semanal? Esto significa que los periodos de pago serán diferentes cada mes? Cuántos periodos de pago hay en un año? Será diferente el número de horas para las que estoy autorizado/a trabajar en cada periodo de pago comparado con el actual? Tal vez. Su empleador consumidor establece su horario. Su empleador realizará cualquier cambio a su semana laboral con base en las necesidades específicas de servicio del mismo. Esto debería ser más fácil para ambos ya que el número de días no cambiará. Habrá 2 domingos, 2 lunes, etc., en cada periodo de pago. Sí, las fechas del periodo de pago serán diferentes cada mes, pero los días serán los mismos. Por eso es importante seguir el calendario de nómina actualizado que le proporcionaremos y el calendario de nómina para PSW cuando trabaja como PSW a través de la Oficina de Servicios de Discapacidades del Desarrollo. Cambiaremos de 24 a 26 periodos de pago. Con este cambio, habrá dos periodos de pago adicionales cada año. Sí. El número de horas en su vale será ligeramente menor debido a que habrá menos días en cada periodo de pago a partir del 1.º de octubre de Sin embargo, en el transcurso de un año, las horas serán las mismas. Normalmente, cada periodo de pago tiene de 15 a 16 días en este momento, pero a partir del 1.º de octubre de 2017, habrá 14 días en cada periodo de pago. Sus nuevas horas se determinarán al dividir sus horas autorizadas actuales entre el número promedio de horas al día en un mes (30.4 horas). El resultado se multiplica por 14 (el número de días en cada periodo de pago). Para garantizar que ningún consumidor pierda horas debido a este cambio, redondearemos hacia la siguiente hora completa. Lo anterior quiere decir que, por ejemplo, si sus nuevas horas equivalen a 36.4, se redondearán a 37, no a 36.

5 Existe alguna otra razón por la que el número de horas que tengo autorizado trabajar cambiará? En la revaluación de mi empleador consumidor, podrá el número de horas autorizadas cambiar a la mitad de mi periodo de pago? Recibiré un nuevo calendario de nómina? También cambiará el plazo de entrega de mis vales? Siempre que las necesidades de servicio de un empleador consumidor se evalúan, el número de horas de servicio autorizadas puede aumentar o disminuir. Esto siempre ha sido así y seguirá siendo así. En octubre de 2017, la forma en que se evalúan las necesidades de servicio de los empleadores consumidores cambiará. Durante la siguiente evaluación anual de su empleador, podrían autorizarle un número diferente de horas para ciertas tareas. Si esto ocurre, tanto usted como su empleador recibirán una notificación con antelación sobre los cambios en las horas autorizadas. Su gerente de caso le enviará un formulario Los cambios en el número de horas asignadas para ciertas tareas son un resultado de las reducciones al presupuesto ordenadas por la Legislatura y no están relacionadas con el acuerdo resolutorio del SEIU. Siempre existe la posibilidad de que las horas cambien cuando las necesidades de servicio de un consumidor se revalúan. Estamos trabajando con las oficinas locales e invitando al personal de CM para que terminen las evaluaciones y los nuevos planes de servicio antes de un periodo de pago con el fin de que no ocurra ningún cambio durante un periodo de servicio. Sin embargo, habrá ocasiones en las que usted reciba un nuevo vale con horas nuevas durante el periodo de servicio. Sí, usted recibirá un nuevo calendario. Asegúrese de seguirlo de cerca para garantizar que reciba sus pagos a tiempo. Usted todavía tendrá 3 días hábiles para devolver el vale. Generalmente, a menos que haya un día feriado estatal o federal, lo anterior quiere decir que usted debe entregar su vale en un miércoles. Sí. Los nuevos plazos de entrega de los vales aparecen en su calendario de nómina.

6 Tendrá el vale un aspecto diferente? Estamos cambiando la portada para brindarle más información. En las páginas principales, lo único que será diferente serán las fechas indicadas para el periodo de servicio autorizado y trabajado. Usted registrará sus horas de la misma forma como lo hace ahora, con las fechas que trabajó y las horas de inicio y término. Usted está acostumbrado/a a que los periodos de autorización de servicio se vean así: 8/1/17 8/15/17 8/16/17 8/31/17 9/1/17 9/15/17 A partir de octubre de 2017, las autorizaciones de servicio serán de la siguiente forma: 10/1/17 10/14/17 10/15/17 10/28/17 10/29/17 11/11/17 Qué pasará si una semana empieza en un mes y termina en el siguiente? Seguirán los HCW y los trabajadores de apoyo personal (PSW, por sus siglas en inglés) el mismo calendario de nómina? Revise el calendario para ver los periodos de pago y los plazos. Debido a que a usted le pagarán por un periodo de tiempo de dos semanas, en lugar de dos veces en el mismo mes, no importa si su semana laboral abarca dos meses. En su vale aparecerán las fechas para ambos meses. Así que ahora será importante que empiece a incluir en su vale el mes y el día para los turnos que trabajó. Todos los HCW y PSW que estén atendiendo a personas que tienen una enfermedad mental estarán dentro del mismo programa de pago. A través de la Oficina de Discapacidades del Desarrollo, los PSW continuarán recibiendo pagos por los periodos que van del día 1. º al 15 y del 16 al final del mes. Es importante seguir el calendario de nómina para HCW cuando esté trabajando como HCW y seguir el calendario de nómina para PSW cuando trabaje como PSW.

7 Qué ayuda está disponible para mi empleador si necesita ayuda para entender el cambio? Yo era un proveedor residente. Por qué mi vale es diferente ahora? Debido a que a los HCW/PSW ahora se les paga por 14 días, esto cambiará la forma en que registro mis horas extras? Cambiarán mis impuestos, beneficios o retenciones? Cambiará el reembolso de millas? La Comisión de Cuidado Domiciliario de Oregon ofrece un programa voluntario y gratuito de capacitación para empleadores consumidores llamado STEPS que ayuda a los consumidores a convertirse en empleadores exitosos. Un consultor de capacitación está disponible para ayudar a los consumidores con este cambio. Anime a su empleador a que se comunique con su gerente de caso para recibir una referencia. El programa residencial ya no estará disponible a partir del 30 de septiembre de Los HCW/PSW residentes anteriores que permanezcan en el programa residencial se convertirán en HCW/PSW por hora y todos ahora usarán los mismos vales. No. Las horas extras siempre han estado basadas en la semana laboral de domingo a sábado. No podemos proporcionar consejos fiscales y le recomendamos que, si tiene alguna pregunta, se comunique con su experto o abogado fiscal. En general, sus impuestos están basados en el salario que usted gana. Sus retenciones están basadas en cómo completó su W4. Si usted seleccionó que se deduzcan impuestos adicionales de su cheque en el W4, este cambio querrá decir que más impuestos se deducirán ya que ahora recibirá dos cheques adicionales al año. Puede presentar un nuevo W4 si desea hacer un cambio. Debe entregar los W4 en una oficina local. Un fideicomiso para HCW/PSW administra sus beneficios. Se le ha notificado al fideicomiso sobre los cambios en el periodo de pago/servicio. Si tiene preguntas sobre el impacto que esto tendrá, comuníquese con ellos directamente. El número de millas autorizadas al mes podría ajustarse. Cualquier cambio en el número de millas autorizadas durante un periodo de servicio está basado en los cambios a las necesidades específicas de servicio de su empleador.

8 Cambiará el número de horas de transporte que tengo autorizadas? El número de horas autorizadas está basado en las necesidades específicas de servicio de su empleador. Las horas se pueden reducir por periodo de pago.